8. Bố cục của luận văn
1.2.2. Nội dung, thành phần
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự được chia thành hai nhóm tài liệu chủ yếu là nhóm tài liệu quản lý hành chính và nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, hầu như không có tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn... Theo thống kê tại Đề án “Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong hệ thống cơ quan thi hành án dân sự” thì khối lượng tài liệu lưu trữ ngành thi hành án dân sự tính đến hết tháng 7/2014 là 25.585 mét giá tài liệu. Trong đó, khối tài liệu chuyên ngành thi hành án chiếm tỷ lệ chủ yếu (74%) với 18.859 mét giá tài liệu, khối tài liệu quản lý hành chính khoảng 6.726 mét giá tài liệu (chiếm tỷ lệ 26%).
1.2.2.1. Tài liệu quản lý hành chính
Khối tài liệu quản lý hành chính hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự không lớn, chủ yếu tại cơ quan quản lý ngành là Tổng cục Thi hành án dân sự. Theo số liệu khảo sát trong Báo cáo số 05/BC- VP ngày 03/01/2014 của Văn phòng Tổng cục về tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong toàn ngành, tại Tổng cục Thi hành án dân sự, khối lượng tài liệu
lưu trữ bảo quản trong kho chủ yếu là tài liệu hành chính, gồm 240 mét giá tài liệu với nội dung và thành phần đa dạng (chiểm tỷ lệ 82% so với tài liệu nghiệp vụ). Ngược lại, tại các cơ quan thi hành án dân sự địa phương (Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự), do từ năm 2008 trở về trước, Thi hành án dân sự tỉnh là đơn vị thuộc Sở Tư pháp, hơn nữa, các cơ quan thi hành án dân sự địa phương chủ yếu thực hiện công tác nghiệp vụ nên khối lượng tài liệu quản lý hành chính chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ (trung bình khoảng 20%).
Tương tự như các cơ quan, tổ chức khác, tài liệu quản lý hành chính ngành thi hành án dân sự được hình thành để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về quản lý, điều hành hoạt động, tổ chức, biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất... Bởi vậy, tài liệu quản lý hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh quá trình xây dựng, hình thành và ghi lại những sự kiện, dấu mốc qua các giai đoạn phát triển, đổi mới của hệ thống ngành thi hành án dân sự. Dựa trên các nhiệm vụ công tác, chúng tôi chia tài liệu quản lý hành chính thành các nhóm tài liệu sau:
Nhóm 1. Tài liệu tổng hợp
Tài liệu tổng hợp hình thành tại các đơn vị có chức năng tham mưu, tổng hợp, đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác như Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Văn phòng Cục Thi hành án dân sự, bộ phận tổng hợp tại Chi cục Thi hành án dân sự. Tài liệu tổng hợp bao gồm những hồ sơ, tài liệu như: các loại kế hoạch, báo cáo kết quả công tác định kỳ/đột xuất; báo cáo, tài liệu phục vụ các cuộc họp của thủ trưởng cơ quan; thông báo ý kiến kết luận, biên bản các cuộc họp giao ban của Lãnh đạo; hồ sơ tổ chức các hội nghị, kỷ niệm ngày lễ lớn, ngày truyền thống ngành; hồ sơ ứng dụng tiêu chuẩn ISO; hồ sơ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch công tác năm của các đơn vị trực thuộc; hồ sơ xử lý các thông tin báo chí liên quan đến hoạt động thi hành án dân sự; công văn trao đổi về những vấn đề chung, gửi để biết...
Nhóm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch
Tài liệu quy hoạch, kế hoạch bao gồm những hồ sơ, tài liệu như hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan; hồ sơ xây dựng và tổ chức thực hiện đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành; báo cáo đánh giá thực hiện các đề án, dự án, chương trình, mục tiêu; hồ sơ xây dựng và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan; hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch; công văn trao đổi về công tác quy hoạch, kế hoạch...
Nhóm 3. Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương
Tài liệu tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương hình thành tại các đơn vị có chức năng quản lý về tổ chức, cán bộ, công chức như Vụ Tổ chức cán bộ Tổng cục Thi hành án dân sự, Phòng Tổ chức cán bộ Cục Thi hành án dân sự. Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm những hồ sơ, tài liệu như các loại kế hoạch, báo cáo tổng kết, sơ kết công tác tổ chức cán bộ; hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế làm việc, các chế độ, quy định, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ; hồ sơ thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, hợp nhất, chia tách, giải thể các cơ quan thi hành án dân sự; hồ sơ xây dựng, giao chỉ tiêu, biên chế; hồ sơ quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý ngắn hạn/dài hạn; hồ sơ tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, kỷ luật cán bộ; hồ sơ giải quyết các chế độ chuyển công tác, nghỉ hưu, phụ cấp...; hồ sơ gốc của cán bộ, công chức; hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, cử cán bộ, công chức đi học...
Nhóm 4. Tài liệu tài chính, kế toán
Tài liệu tài chính, kế toán hình thành tại các đơn vị có chức năng thực hiện công tác tài chính, kế toán; quản lý, phân bổ dự toán ngân sách được giao; theo dõi, quản lý việc sử dụng, mua sắm tài sản... như Vụ Kế hoạch – tài chính Tổng cục Thi hành án dân sự, Phòng Tài chính – kế toán Cục Thi hành án dân sự, bộ phận kế toán tại các Chi cục Thi hành án dân sự. Tài liệu tài chính, kế toán bao gồm những hồ sơ, tài liệu như kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán; dự toán ngân sách hàng năm; kế hoạch, báo cáo tài chính
và quyết toán; báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ; hồ sơ kiểm toán, kiểm tra, thanh tra tài chính; hồ sơ cấp kinh phí mua sắm tài sản cố định; các loại sổ sách kế toán; hồ sơ dự thầu; chứng từ kế toán...
Nhóm 5. Tài liệu xây dựng cơ bản
Tài liệu xây dựng cơ bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự chiếm tỷ lệ không nhiều, phần lớn gồm các hồ sơ, tài liệu sửa chữa nhỏ, cải tạo, mở rộng các công trình và các hồ sơ xây dựng trụ sở, kho vật chứng (gồm hồ sơ dự toán, hồ sơ pháp lý, hồ sơ trúng thầu...) tại một số cơ quan thi hành án dân sự địa phương được xây dựng mới trụ sở theo Đề án “Xây dựng trụ sở, kho vật chứng cho các cơ quan thi hành án dân sự và xây dựng cơ sở đào tạo thuộc Bộ Tư pháp theo Nghị quyết số 49/NQ-TW giai đoạn 2011-2015” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Nhóm 6. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
Tài liệu về hành chính, quản trị công sở hình thành tại các đơn vị như Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Văn phòng Cục Thi hành án dân sự, bộ phận văn thư, lưu trữ, quản trị tại Chi cục Thi hành án dân sự. Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu như hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; kế hoạch, báo cáo công tác văn thư, lưu trữ; hồ sơ thực hiện cải cách hành chính; hồ sơ kiểm tra nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ; tập lưu công văn đi; sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đi, sổ theo dõi phục vụ khai thác tài liệu; hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị; hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về quản trị công sở; hồ sơ thực hiện công tác phòng chống cháy, nổ, thiên tai; kế hoạch mua sắm mới, thanh lý tài sản; biên bản theo dõi kiểm kê tài sản hàng năm; công văn trao đổi chung về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị...
Nhóm 7. Tài liệu thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế
Tài liệu thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế hình thành tại các đơn vị như Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Văn phòng Cục Thi hành án dân sự, bộ phận thi đua khen thưởng tại Chi cục Thi hành án dân sự. Tài liệu
thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu như hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định về thi đua, khen thưởng của ngành; kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng, hợp tác quốc tế; hồ sơ tổ chức và thực hiện các phong trào thi đua; hồ sơ kiểm tra công tác thi đua, khen thưởng; hồ sơ đề nghị khen thưởng cho các tập thể, cá nhân; hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết thi đua khen thưởng; hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành; hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế; công văn trao đổi chung về công tác thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế...
Nhóm 8.Nhóm tài liệu thống kê thi hành án dân sự
Tài liệu thống kê thi hành án dân sự hình thành tại các đơn vị có chức năng, nhiệm vụ về quản lý, thực hiện công tác thống kê và báo cáo thống kê thi hành án dân sự như Trung tâm Thống kê, Quản lý dữ liệu và Ứng dụng công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; bộ phận thống kê tại Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự. Tài liệu thống kê thi hành án dân sự có vai trò quan trọng trong việc cung cấp số liệu và thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành; là một trong những căn cứ khi quyết định một số vấn đề cơ bản trong thi hành án dân sự như: đánh giá kết quả thi hành án, lập kế hoạch và giao chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ hàng năm cho các cơ quan thi hành án dân sự và Chấp hành viên… Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu như hồ sơ, tài liệu về việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, các dự án, đề án về thống kê thi hành án dân sự; các loại Báo cáo thống kê thi hành án dân sự định kỳ, đột xuất; hồ sơ về việc giao chỉ tiêu, nhiệm vụ thi hành án hàng năm…
Nhóm 9. Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể
Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu sau:
- Tài liệu của tổ chức Đảng: gồm các hồ sơ đại hội Đảng; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác Đảng; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên; hồ sơ, tài liệu về hoạt động của Ban cán sự Đảng; công văn trao đổi về công tác Đảng...
- Tài liệu của tổ chức Công đoàn: gồm hồ sơ Đại hội; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; hồ sơ Hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm; công văn trao đổi về công tác Công đoàn...
- Tài liệu Đoàn Thanh niên: gồm hồ sơ Đại hội Đoàn Thanh niên; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác Đoàn; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; tài liệu về các hoạt động của Đoàn Thanh niên; công văn trao đổi về công tác Đoàn...
- Tài liệu của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ: gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm/6 tháng; quyết định thành lập, thay đổi thành viên Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; tài liệu về các hoạt động của Ban; công văn trao đổi của Ban...
- Tài liệu của Hội cựu chiến binh: gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm/6 tháng; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, tài liệu về hoạt động của Hội...
1.2.2.2. Tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự
Tài liệu chuyên ngành thi hành án là khối tài liệu lớn và quan trọng trong phông lưu trữ các cơ quan thi hành án dân sự, chúng phản ánh và ghi lại quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ về thi hành án dân sự tại các cơ quan này. Tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự bao gồm nhóm tài liệu thi hành án dân sự và nhóm tài liệu tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự.
Nhóm tài liệu thi hành án dân sự
Nhóm tài liệu này hình thành tại các đơn vị có chức năng, nhiệm vụ thực hiện quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức thi hành các bản án, quyết định dân sự thuộc thẩm quyền như Vụ Nghiệp vụ 1, Vụ Nghiệp vụ 2, Vụ Nghiệp vụ 3 thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự, Phòng Nghiệp vụ và tổ chức thi hành án thuộc Cục Thi hành dân sự, các Chấp hành viên tại Chi cục Thi hành án dân sự.
Nhóm tài liệu thi hành án gồm:
- Hồ sơ, tài liệu xây dựng và ban hành các văn bản quản lý về chuyên môn nghiệp vụ, các quy trình, thủ tục trong lĩnh vực thi hành án dân sự;
- Hồ sơ thi hành các bản án, quyết định dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại; hồ sơ thi hành phần dân sự, tiền, tài sản, vật chứng trong bản án, quyết định hình sự, hành chính và vụ việc cạnh tranh;
- Các loại sổ thi hành án, gồm Sổ nhận bản án, quyết định; Sổ nhận đơn yêu cầu thi hành án; Sổ thụ lý thi hành án; Sổ ra quyết định thu hồi, sửa đổi, bổ sung, hủy quyết định thi hành án; Sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ; Sổ ra quyết định ủy thác thi hành án; Sổ nhận ủy thác thi hành án; Sổ ra quyết định hoãn, tạm đình chỉ thi hành án, tiếp tục thi hành án; Sổ miễn, giảm thi hành án; Sổ ra quyết định đình chỉ, trả lại đơn yêu cầu thi hành án; Sổ ra quyết định cưỡng chế thi hành án; Sổ quản lý hồ sơ đưa vào lưu trữ; Sổ ra quyết định thu phí thi hành án; Sổ theo dõi chuyển giao quyết định thi hành án cho trại giam, trại tạm giam; Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính.
Trong nhóm tài liệu nghiệp vụ thi hành án thì nhóm hồ sơ thi hành án là khối tài liệu chủ yếu và chiếm tỷ lệ lớn nhất. Theo báo cáo thống kê từ năm 2009-2012, trung bình mỗi năm toàn ngành thi hành xong 398.137 việc [46,11], tương đương với 398.137 hồ sơ thi hành án được đưa vào lưu trữ, từ năm 2013-2014, trung bình mỗi năm toàn ngành thi hành xong 512.035 việc. Điều này cho thấy số vụ việc thi hành án có chiều hướng ngày càng tăng, dẫn đến khối lượng hồ sơ thi hành án đưa vào lưu trữ càng lớn.
Hồ sơ thi hành án được phân loại theo tính chất các vụ việc quy định tại Mục 1, Chương III Bộ luật tố tụng dân sự năm 2004 (sửa đổi, bổ sung năm 2011) thành các nhóm hồ sơ sau:
- Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về dân sự;
- Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về hôn nhân và gia đình; - Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về kinh doanh, thương mại;
- Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về lao động;
- Hồ sơ thi hành quyết định của Tòa án về giải quyết phá sản; - Hồ sơ thi hành phần dân sự trong bản án, quyết định hình sự; - Hồ sơ về việc đôn đốc thi hành án hành chính.
Hồ sơ thi hành án thể hiện toàn bộ quá trình tổ chức thi hành án của