8. Bố cục của luận văn
2.3.1.2. Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị
là kiểm tra và hoàn chỉnh việc ghi thời hạn bảo quản ở văn thư, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại hủy những tài liệu hết giá trị thực tiễn. Ở Lưu trữ lịch sử, công tác xác định giá trị tài liệu không bó hẹp trong khối lượng tài liệu của một cơ quan, mà bao quát toàn bộ tài liệu trong khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu. Phạm vi công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm: xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định; tối ưu hóa thành phần tài liệu trong các phông lưu trữ đã thu về, xác định lại giá trị để loại ra những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa.
2.3.1.2. Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu giá trị tài liệu
a. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu ở nước ta nhiều năm qua luôn gắn liền và tuân thủ ba nguyên tắc cơ bản của phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lênin, đó là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện, tổng hợp. Các nguyên tắc trên là những căn cứ khoa học quan trọng trong việc lựa chọn những tài liệu có giá trị để bổ sung vào lưu trữ. Việc quy định thời hạn bảo quản cho ngành thi hành án dân sự thực chất cũng chính là việc xác định giá trị tài liệu, vì vậy, phải căn cứ và vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu. Tuy nhiên, để vận dụng vào việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu ngành thi hành án dân sự, đòi hỏi chúng ta phải có sự phân tích cụ thể và chỉ rõ vai trò của các nguyên tắc này trong quá trình lựa chọn và xác định giá trị tài liệu.
Nguyên tắc chính trị (hay còn gọi là nguyên tắc tính đảng) là nguyên tắc phương pháp luận đầu tiên và được coi là nguyên tắc xuyên suốt của quá trình xác định giá trị tài liệu. Nội dung cơ bản của nguyên tắc này là khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, phải đứng trên lập trường, tư tưởng, quan điểm và lợi ích của giai cấp thống trị đương thời. Nói cách khác, giá trị của tài liệu
được xem xét trên quan điểm của giai cấp nắm trong tay quyền quản lý xã hội. Ở nước ta, giai cấp nắm quyền là giai cấp vô sản, và Đảng Cộng sản Việt Nam là đại diện cho giai cấp vô sản lãnh đạo đất nước. Vì vậy, tài liệu được lựa chọn và đưa vào bảo quản là để phục vụ cho sự nghiệp cách mạng của Đảng, của nhân dân, góp phần thực hiện thắng lợi công cuộc đổi mới do Đảng khởi xướng và lãnh đạo, thực hiện dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, văn minh theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Xuất phát từ nguyên tắc chính trị, quá trình xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự phải đứng trên lập trường của giai cấp vô sản để khẳng định những tài liệu nào có giá trị cần giữ lại phục vụ quyền lợi trước hết là của giai cấp vô sản và nhân dân lao động. Theo đó, chúng ta cần lựa chọn để bảo quản và đánh giá cao những nhóm hồ sơ, tài liệu có nội dung phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trong lĩnh vực thi hành án dân sự như hồ sơ xây dựng các văn bản Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định... về thi hành án dân sự; hồ sơ tổ chức thực hiện và tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện các chủ trương, chính sách pháp luật về thi hành án dân sự.... Đồng thời, cũng lưu ý trong việc xác định giá trị những hồ sơ, tài liệu phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan thi hành án dân sự có giá trị cung cấp thông tin cần thiết và phục vụ lợi ích của Đảng, Nhà nước.
Vận dụng nguyên tắc chính trị trong khi xác định giá trị tài liệu ngành thi hành án dân sự cần có sự linh hoạt, kết hợp chặt chẽ giữa lý luận và thực tiễn, đảm bảo tính khoa học, khách quan, không gán ghép cho tài liệu những ý nghĩa theo chủ quan của người đánh giá.
Nguyên tắc phương pháp luận thứ hai là nguyên tắc lịch sử. Nguyên tắc lịch sử xuất phát từ thực tế khách quan là bất cứ một tài liệu nào cũng mang dấu ấn về cả nội dung và hình thức của thời đại mà chúng xuất hiện. Vì vậy, khi xem xét giá trị của tài liệu, phải đặt chúng vào hoàn cảnh lịch sử mà
chúng được sản sinh, không nên chỉ dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳ hiện tại mà đánh giá những tài liệu hình thành trong các thời kỳ trước đó.
Nắm vững và vận dụng nguyên tắc lịch sử sẽ giúp chúng ta giải quyết được những vấn đề phức tạp trong khi đánh giá các loại tài liệu trước đây. Thực tế cho thấy, có trường hợp tài liệu nếu xét theo quan điểm hiện nay thì không cần thiết phải bảo quản, nhưng trong điều kiện cụ thể mà nó đã xuất hiện thì lại có giá trị. Ví dụ, hiện nay, Phông lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân sự vẫn còn lưu trữ những tài liệu từ những năm 1987, 1988 như Báo cáo của Tòa án nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc rút kinh nghiệm qua kiểm tra công tác thi hành án dân sự... Nếu xét theo quan điểm hiện nay thì những tài liệu này không có giá trị cao bởi chúng không còn nguyên vẹn, một số văn bản có chữ bị mờ, thiếu thể thức. Tuy nhiên, vận dụng nguyên tắc lịch sử thì những tài liệu này vẫn đòi hỏi phải được lưu trữ và bảo quản tốt bởi chúng có giá trị và ý nghĩa trong việc phản ánh công tác thi hành án của hệ thống Tòa án nhân dân cấp tỉnh năm 1987.
Như vậy, việc áp dụng nguyên tắc lịch sử giúp chúng ta không mắc sai lầm chủ quan trong xác định giá trị những tài liệu của các thời kỳ trước, tránh việc đánh giá không đúng hoặc loại hủy những tài liệu còn giá trị.
Nguyên tắc thứ ba trong xác định giá trị tài liệu là nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Nguyên tắc này đòi hỏi khi đánh giá giá trị của tài liệu, phải xem xét một cách toàn diện ở nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau. Mỗi tài liệu được sản sinh ra không chỉ được sử dụng trong một lĩnh vực duy nhất hoặc phục vụ một mục đích duy nhất, vì vậy, giá trị của tài liệu không phải chỉ bó hẹp ở một mặt này hay mặt khác mà bản thân chúng có tính đa dạng về giá trị. Ví dụ, Báo cáo số 68/BC-THA ngày 07/01/2010 của Tổng cục Thi hành án dân sự về quá trình xây dựng và trưởng thành của hệ thống thi hành án dân sự vừa có ý nghĩa về mặt lịch sử khi nghiên cứu về sự hình thành và phát triển của cơ quan thi hành án dân sự qua các thời kỳ, vừa có ý nghĩa về mặt
chính trị, thể hiện đường lối, quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác thi hành án dân sự.
Ngoài ra, khi vận dụng nguyên tắc toàn diện và tổng hợp trong việc xác định giá trị tài liệu, chúng ta cũng cần phải so sánh tài liệu trong mối quan hệ với những tài liệu khác để thấy hết được giá trị của chúng. Thực tế cho thấy trong nhiều trường hợp, giá trị của tài liệu chỉ bộc lộ một cách đầy đủ và chính xác khi đặt chúng trong mối liên hệ với các tài liệu khác. Hoặc một số tài liệu có thể không có giá trị lớn về nội dung nhưng chúng lại là chứng cứ quan trọng để nghiên cứu những vấn đề khác thông qua các đặc điểm như hình thức, văn phong của tài liệu. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, tuyệt đối không đánh giá giá trị của từng văn bản trong hồ sơ mà phải xem xét một cách tổng thể để thấy giá trị của toàn bộ hồ sơ. Có thể lấy nhiều trường hợp chứng minh cho vai trò của nguyên tắc toàn diện và tổng hợp trong công tác xác định giá trị tài liệu. Ví dụ, trong một hồ sơ thi hành án gồm nhiều biên lai thu tiền thi hành án, nếu tách riêng những biên lai này thì chúng chỉ có giá trị bảo quản là 10 năm. Tuy nhiên, nếu xét với vai trò là thành phần trong hồ sơ thi hành án thì chúng lại là chứng cứ quan trọng chứng minh kết quả của hoạt động thi hành án, vì vậy cần được lưu trữ và bảo quản theo thời hạn bảo quản của hồ sơ thi hành án đó. Hoặc, có thể lấy ví dụ khác như công văn số 2154/BTP-THA ngày 26/10/2010 của Bộ Tư pháp về việc góp ý vào dự thảo Thông tư liên tịch giữa Bộ Tư pháp và Bộ Công an hướng dẫn việc phối hợp bảo vệ cưỡng chế trong thi hành án, nếu để riêng thì công văn đó chỉ có giá trị bảo quản tạm thời, nhưng nếu đặt trong hồ sơ xây dựng Thông tư liên tịch quy định cụ thể việc phối hợp bảo vệ cưỡng chế trong thi hành án dân sự thì công văn đó lại có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Do đó, trong công tác xác định giá trị tài liệu, việc đánh giá tài liệu một cách toàn diện và tổng hợp là rất cần thiết.
Ba nguyên tắc phương pháp luận được rút ra từ lý luận nhận thức mác xít trên có mối liên hệ mật thiết với nhau, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị tài liệu. Chúng chỉ ra những phương hướng chủ yếu, có tính
chất định hướng trong toàn bộ quá trình xác định giá trị tài liệu. Khi vận dụng các nguyên tắc này, cần phải có sự kết hợp một cách linh hoạt, phù hợp, tránh cứng nhắc, phiến diện.
b. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu
Trong công tác xác định giá trị tài liệu, các phương pháp thường được áp dụng là phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin và phương pháp phân tích sử liệu học.
Phương pháp hệ thống là phương pháp có vai trò quan trọng trong nhận thức khoa học, xuất phát từ tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con đường phân tích hệ thống. Theo đó, việc vận dụng phương pháp này trong công tác xác định giá trị tài liệu đòi hỏi phải phân tích giá trị của tài liệu theo một hệ thống mà trong đó tài liệu được hình thành. Ngoài ra, còn phải xem xét mối liên hệ giữa tài liệu của hệ thống này với các hệ thống khác để thấy rõ chức năng cụ thể của một tài liệu trong hoạt động của cơ quan.
Đối với ngành thi hành án dân sự, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, vị trí của các cơ quan thi hành án dân sự trong hệ thống, chúng ta có thể rút ra những nhóm tài liệu chung, phổ biến, điển hình của ngành. Từ đó, tránh được việc lựa chọn những tài liệu có thông tin lặp lại và sự trùng lặp thông tin không cần thiết giữa các tài liệu trong cùng một hệ thống. Đồng thời, khi áp dụng phương pháp này, cũng cần chú ý đến thứ bậc khác nhau của tài liệu trong một hệ thống, thường thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan có vị trí càng cao thì càng có giá trị, bởi chúng có nội dung đa dạng, bao quát và phong phú hơn. Ví dụ, nhóm tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng hình thành tại Tổng cục Thi hành án dân sự thường gồm những tài liệu được đánh giá có giá trị cao hơn nhóm tài liệu này tại các Chi cục Thi hành án dân sự.
Phương pháp phân tích chức năng là phương pháp xác định giá trị tài liệu dựa trên kết quả phân tích chức năng, ý nghĩa của các cơ quan sản sinh ra tài liệu và chức năng của mỗi loại tài liệu trong hoạt động của từng cơ quan
nhất định. Thông thường, những tài liệu hình thành tại các cơ quan có vị trí cao, có chức năng quan trọng trong bộ máy nhà nước sẽ có giá trị cao hơn tài liệu tại các cơ quan mang chức năng hẹp hơn. Ngoài ra, nếu xét trong phạm vi chức năng của một cơ quan thì những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan được đánh giá cao hơn những tài liệu không liên quan hoặc ít liên quan. Tuy nhiên, khi vận dụng phương pháp này trong việc xác định giá trị tài liệu ngành thi hành án, cần phải linh hoạt và kết hợp với các phương pháp, tiêu chuẩn khác để tránh đưa lại những kết quả phiến diện, máy móc. Vì ngay cả ở cơ quan có chức năng về quản lý nhà nước trong công tác thi hành án dân sự như Tổng cục Thi hành án dân sự thì cũng không phải mọi tài liệu sản sinh ra đều được đánh giá cao và đưa vào bảo quản, mà ở đây vẫn đòi hỏi phải có sự chọn lọc đối với từng tài liệu. Hoặc ở các cơ quan có chức năng, phạm vi hoạt động nhỏ như các Chi cục Thi hành án dân sự nhưng đôi khi hình thành ra những tài liệu có giá trị không hề nhỏ. Do vậy, phương pháp phân tích chức năng chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được vận dụng gắn liền với các phương pháp khác, không nên quá tuyệt đối hóa ý nghĩa của phương pháp này.
Phương pháp thông tin là phương pháp xác định giá trị tài liệu bằng cách đánh giá giá trị thông tin mà tài liệu mang lại cho người sử dụng. Khi thông tin trong tài liệu càng có ý nghĩa về nhiều mặt, có độ tin cậy và chính xác thì giá trị của tài liệu càng cao. Giá trị của thông tin trong tài liệu còn được xem xét dựa trên nhu cầu sử dụng thông tin qua từng giai đoạn, do đó, giá trị này có thể bị thay đổi theo thời gian do các thông tin bị cũ dần so với thực tiễn. Tuy nhiên, lại có những thông tin càng cũ, càng xa thì lại càng có giá trị, đặc biệt là phục vụ nghiên cứu lịch sử. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, phải phân tích cụ thể để hiểu về ý nghĩa của thông tin chứa đựng trong tài liệu, tránh tình trạng giữ lại nhiều tài liệu không có ý nghĩa hoặc tiêu hủy những tài liệu có thông tin cần thiết. Vận dụng phương pháp thông tin còn giúp tránh được việc lựa chọn những tài liệu có thông tin bị trùng lặp, bao hàm. Khi gặp những tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc bị bao hàm, chúng ta
phải xác định được những tài liệu nào mang thông tin tổng hợp, bao quát để định thời hạn bảo quản cho chính xác. Thông thường, những tài liệu mang thông tin tổng hợp, bao hàm thông tin của những tài liệu khác thì có giá trị cao hơn những tài liệu có thông tin bị bao hàm. Trong thực tế, hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự đã hình thành nên một khối lượng tài liệu lớn với nội dung thông tin vô cùng phong phú, đa dạng. Tuy nhiên, giá trị của thông tin trong mỗi tài liệu là khác nhau, không phải tài liệu nào cũng mang những nội dung thông tin cần thiết, quan trọng. Nếu không vận dụng phương pháp thông tin thì sẽ rất khó khăn để xác định chính xác giá trị của các loại tài liệu này.
Phương pháp phân tích sử liệu học được sử dụng trong công tác xác định giá trị tài liệu là việc áp dụng các phương pháp của sử liệu học để xem xét và đánh giá giá trị của tài liệu. Phương pháp này xuất phát từ tính chất của quá trình phân loại sử liệu học và quá trình xác định giá trị tài liệu có nhiều điểm tương đồng. Giá trị của một số loại tài liệu, đặc biệt là những tài liệu cũ, hình thành trong các thời kỳ trước sẽ được làm sáng tỏ bằng cách áp