8. Bố cục của luận văn
2.3.1.1. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ chủ yếu, một nhiệm vụ tất yếu khách quan của công tác lưu trữ. Theo cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ thì xác định giá trị tài liệu “là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam” [9,92].
Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam cũng đưa ra định nghĩa ngắn gọn về xác định giá trị tài liệu là “quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn khoa học, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy” [17,441].
Từ các khái niệm trên đây cho thấy, việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành theo các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định. Mục đích chính của xác định giá trị là để lựa chọn được những tài liệu thực sự có giá trị, hướng tới tiêu chí “giữ lại lượng tài liệu ít nhất với lượng thông tin và khả năng sử dụng nhiều nhất có thể” [15,13]. Việc loại tài liệu hết giá trị ra để tiêu hủy chỉ là hệ quả tất yếu, không phải là mục đích chính mà chỉ là một bộ phận của công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài liệu ở các giai đoạn: giai đoạn văn thư, giai đoạn Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử. Ở giai đoạn văn thư, khi tài liệu còn đang trong quá trình giải quyết công việc, yêu cầu xác định giá trị thể hiện qua việc lập hồ sơ hiện hành, lựa chọn những văn bản đưa vào hồ sơ, đồng thời loại bỏ những giấy tờ
không thuộc thành phần ra khỏi hồ sơ, ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ được
