8. Bố cục của luận văn
2.1.2. nghĩa và tác dụng của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu có những ý nghĩa và vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ của mọi cơ quan, tổ chức; cụ thể là:
Bảng thời hạn bảo quản hỗ trợ cho công tác xác định giá trị, định thời hạn bảo quản của tài liệu: Vấn đề xác định giá trị tài liệu là một trong những vấn đề quan trọng của công tác lưu trữ. Bởi một khối lượng lớn tài liệu đã và đang được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; trong đó, gồm nhiều tài liệu có ý nghĩa khác nhau, có những tài liệu có nhiều ý nghĩa về kinh tế, lịch sử, khoa học, nhưng cũng có những tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn trong một thời gian ngắn. Lưu trữ không có khả năng và thực tiễn cũng không cho phép giữ quá nhiều số tài liệu ấy. Bởi vậy, xác định giá trị tài liệu là công tác bắt buộc phải thực hiện để tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, xác định giá trị tài liệu luôn được coi là một khâu nghiệp vụ khó khăn và phức tạp của công tác lưu trữ, bởi nó quyết định đến “số phận” và giá trị sử dụng của tài liệu. Nếu xác định giá trị không chính xác, sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu không được bảo quản và lưu trữ theo đúng giá trị của chúng, làm giảm chất lượng và hiệu quả của một Lưu trữ. Mặt khác, xác định giá trị tài liệu không phải chỉ là một công tác bó hẹp trong phạm vi của một cơ quan, tổ chức mà còn cần có sự thống nhất khi thực hiện công tác này theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn chung nhất định. Để cụ thể hóa việc xác định giá trị tài liệu theo những tiêu chí trên và tránh được sự chủ quan, phiến diện của cán bộ lưu trữ khi xác định giá trị của tài liệu trong các trường hợp cụ thể, người ta phải xây dựng và biên soạn các loại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để áp dụng cho toàn bộ tài liệu của một hay nhiều cơ quan. Bảng thời hạn bảo quản là một trong những công cụ chủ yếu dùng để chỉ dẫn xác định giá trị tài liệu, định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu một cách phù hợp, thống nhất. Căn cứ và Bảng thời hạn bảo quản, cán bộ lưu
trữ đối chiếu, vận dụng để ghi thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mình. Đồng thời, Bảng thời hạn bảo quản cũng giúp các Lưu trữ hiện hành có cơ sở hướng dẫn các đơn vị, các cán bộ chuyên môn tiến hành việc xác định giá trị tài liệu từ khi lập hồ sơ, xác định và lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Bảng thời hạn bảo quản là cơ sở để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử: Bảng thời hạn bảo quản giữ vai trò thiết yếu trong việc xác định phạm vi bổ sung tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử. Trong Bảng thời hạn bảo quản, tài liệu được xếp thành hai nhóm thời hạn bảo quản là nhóm bảo quản “vĩnh viễn” và nhóm “có thời hạn”. Giá trị bảo quản vĩnh viễn áp dụng cho hồ sơ có giá trị lịch sử cần thu thập bảo quản cố định ở Lưu trữ lịch sử. Như vậy, khi đến hạn nộp lưu tài liệu, cán bộ lưu trữ cơ quan sẽ sử dụng Bảng thời hạn bảo quản để đối chiếu với tài liệu trong thực tế, lựa chọn ra những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp theo đúng quy định. Bảng thời hạn bảo quản trong trường hợp này có ý nghĩa như một công cụ chỉ dẫn việc chọn hồ sơ có giá trị lưu trữ để đưa vào bảo quản ở Lưu trữ lịch sử.
Bảng thời hạn bảo quản là căn cứ để xem xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tiêu hủy tài liệu hết giá trị là một công việc cần thực hiện trong công tác lưu trữ nhằm loại bỏ những tài liệu thực sự hết giá trị về mọi mặt để giải phóng kho tàng, dành diện tích bảo quản những tài liệu có giá trị, tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu, tạo điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu và phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng. Tiêu hủy tài liệu là một nội dung quan trọng trong công tác xác định giá trị; bởi nếu xác định giá trị tài liệu không chính xác, tiêu hủy mất những tài liệu có giá trị thì sẽ không có cách nào phục hồi lại được thông tin trong tài liệu đã mất. Để hạn chế tình trạng này, người ta phải xây dựng vào áp dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong quá trình xem xét tiêu hủy tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản sẽ giúp tránh được những sai lầm trong việc tiêu hủy tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Dựa vào Bảng
thời hạn bảo quản, cán bộ lưu trữ thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để trình Hội đồng xác định giá trị của cơ quan xem xét tiêu hủy. Đồng thời, Hội đồng xác định giá trị cũng căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để đối chiếu và kiểm tra thực tế hồ sơ trước khi quyết định cho tiêu hủy. Như vậy, Bảng thời hạn bảo quản là một công cụ không thể thiếu trong việc tiêu hủy tài liệu. Thực tế cho thấy, những ngành, những cơ quan, tổ chức chưa xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản của ngành hay của cơ quan, tổ chức mình thường gặp nhiều khó khăn trong việc xem xét đưa tài liệu ra tiêu hủy, thậm chí không thể thực hiện được công tác này.
2.1.3. Cơ sở và phương pháp xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một nhiệm vụ khó khăn, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải nắm vững và bao quát được thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong một cơ quan hoặc một hệ thống cơ quan cần xác định. Vì việc định thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa quyết định với số phận của tài liệu, nên yêu cầu đặt ra đối với công tác này là phải chính xác và thận trọng. Khi tiến hành xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, phải căn cứ trên những cơ sở sau đây:
- Giá trị hiện hành và giá trị lịch sử của tài liệu: Chính vì giá trị của tài liệu mà người ta lưu giữ chúng để sử dụng nên việc định thời hạn bảo quản nhất thiết phải căn cứ vào giá trị của tài liệu. Tài liệu từ khi hình thành đến khi đưa vào lưu trữ có hai loại giá trị là giá trị hiện hành và giá trị lịch sử. Giá trị hiện hành của tài liệu gồm giá trị hiện hành thường xuyên và giá trị hiện hành không thường xuyên. Khi công việc còn đang tiếp diễn, tài liệu có giá trị hiện hành thường xuyên. Lúc này, tài liệu đang ở giai đoạn văn thư. Khi công việc kết thúc, tài liệu chuyển tiếp sang giai đoạn lưu trữ và có giá trị hiện hành không thường xuyên, nghĩa là phục vụ tra cứu giải quyết công việc đã kết thúc nhưng còn liên quan đến hiện tại. Sau khi kết thúc giá trị hiện hành, tài liệu phân hóa thành hai loại: loại có giá trị lịch sử được đưa vào bảo
quản tại các Lưu trữ lịch sử, loại không có giá trị lịch sử được tiêu hủy theo quy định. Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tin chứa đựng trong tài liệu phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành. Đối với tài liệu có giá trị lịch sử, giá trị của tài liệu không chỉ là giá trị của nội dung thông tin mà còn thể hiện ở các yếu tố khác như: ngôn ngữ, hình thức, chất liệu chế tác... Những giá trị của tài liệu nêu trên tạo ra thời hạn bảo quản của tài liệu, hay có thể nói thời hạn bảo quản chủ yếu ám chỉ độ dài giá trị sử dụng của tài liệu. Khi định thời hạn bảo quản cho tài liệu, cần xác định được hai loại giá trị này, đồng thời kết hợp vận dụng các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn của xác định giá trị tài liệu để đưa ra các mức bảo quản phù hợp và chính xác.
- Quy định của pháp luật về mức xác định thời hạn bảo quản của tài liệu: Hiện nay, khi xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho cơ quan, tổ chức mình, người ta phải căn cứ vào mức xác định thời hạn bảo quản được quy định tại Thông tư số 09//2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 09/2011/TT-BNV). Đây là văn bản có tính pháp lý cao nhất quy định về thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ, tài liệu áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, các đơn vị vũ trang nhân dân. Trong đó, thời hạn bảo quản của các loại hồ sơ, tài liệu hành chính được đề cập khá chi tiết và đầy đủ. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tại Thông tư 09/2011/TT- BNV để áp dụng định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu tương ứng của cơ quan mình. Tuy nhiên, cần chú ý mức xác định thời hạn bảo quản không được thấp hơn quy định tại Bảng thời hạn bảo quản này. Đối với các loại tài liệu chuyên ngành, khi xác định thời hạn bảo quản cần căn cứ vào các quy định của cơ quan chủ quản cấp trên như Bảng thời hạn bảo quản của ngành (nếu có), các văn bản hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu...
- Nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu thực tế: Mục đích cuối cùng của việc lưu trữ các hồ sơ, tài liệu là để cung cấp thông tin phục vụ các nhu cầu sử dụng. Do đó, có thể nói nhu cầu sử dụng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với từng loại tài liệu đã tạo ra thời hạn bảo quản của chúng. Mỗi cơ quan, tổ chức có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau nên nhu cầu sử dụng đối với cùng một loại tài liệu cũng là khác nhau. Vì vậy, khi xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho tài liệu, phải chú ý xem xét đến yếu tố về nhu cầu sử dụng thực tế của loại tài liệu đó đối với cơ quan, tổ chức mình để tăng hoặc giảm mức bảo quản cho phù hợp.
Để dễ dàng và thuận tiện hơn khi tiến hành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, các nhà nghiên cứu đã đưa ra phương pháp thực hiện công tác này gồm bốn bước cơ bản như sau:
- Xây dựng phương án phân loại cho Bảng thời hạn bảo quản: Xây dựng phương án phân loại của Bảng thời hạn bảo quản không giống với phương án phân loại trong một phông lưu trữ cơ quan. Mục đích của việc phân loại trong Bảng thời hạn bảo quản là để hệ thống các đề mục và các nhóm tài liệu một cách khoa học và thuận lợi cho việc xem xét, áp dụng. Trên thực tế, người ta thường phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động mà từ đó tài liệu được hình thành. Các mặt hoạt động được sắp xếp từ chính đến phụ, trong các mặt hoạt động, người ta cũng xếp các vấn đề quan trọng hơn lên trước.
- Phân nhóm các cơ quan trong Bảng thời hạn bảo quản: Việc phân nhóm các cơ quan áp dụng khi xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu hoặc Bảng thời hạn bảo quản ngành. Việc phân nhóm cơ quan được thực hiện căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của của cơ quan và mối quan hệ giữa các cơ quan cùng có chung một tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản. Tùy thuộc vào phạm vi của Bảng thời hạn bảo quản mà người ta phân nhóm cơ quan theo các cấp độ chi tiết khác nhau, nhưng thông thường trong một Bảng thời hạn bảo quản mẫu hoặc Bảng thời hạn bảo quản ngành có ít nhất hai nhóm cơ quan là nhóm cơ quan chủ quản và nhóm các cơ quan trực thuộc.
- Xây dựng và cụ thể hóa các nhóm tài liệu của Bảng thời hạn bảo quản: Để cụ thể hóa các nhóm tài liệu, người ta phải căn cứ vào phương án phân loại của Bảng thời hạn bảo quản. Theo đó, toàn bộ tài liệu được chia thành các nhóm nhỏ, các nhóm này sau đó lại được hệ thống hóa theo các đề mục của phương án phân loại. Tên gọi của các nhóm tài liệu liệt kê trong Bảng thời hạn bảo quản được viết một cách ngắn gọn, có tính tổng hợp, phản ánh những điểm chung nhất của mỗi loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan.
- Xác định thời hạn bảo quản của tài liệu: Đây là bước khó khăn và phức tạp nhất trong quy trình xây dựng một Bảng thời hạn bảo quản. Để xác định chính xác thời hạn bảo quản của mỗi loại tài liệu, cần nắm vững thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan; đối chiếu nội dung tài liệu với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để thấy được ý nghĩa của chúng trong thực tế. Ngoài ra cần xem xét mối liên hệ giữa các loại tài liệu với nhau cũng như mối liên hệ giữa cơ quan này với cơ quan khác để xác định được giá trị về nhiều mặt của tài liệu. Kết quả cuối cùng của bước này là đưa ra được thời hạn bảo quản tính bằng số năm cụ thể đối với tất cả các nhóm tài liệu có trong Bảng.
2.2. Sự cần thiết phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự
Từ khi Thông tư số 09/2011/TT-BNV ra đời, cho đến nay, nhiều Bộ, ngành và các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đã hoặc đang quan tâm nghiên cứu xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan mình. Thực tế đã chứng minh nếu không tiến hành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản thì không thể thực hiện được công tác xác định giá trị tài liệu một cách hiệu quả và thống nhất. Đối với một ngành đặc thù như thi hành án dân sự thì việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho những tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành, đặc biệt là tài liệu nghiệp vụ thi hành án là một nhiệm vụ rất cần thiết.
Trước hết, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành là một công cụ hỗ trợ quan trọng, giúp giải quyết những hạn chế trong công tác xác định giá trị tài liệu ngành thi hành án dân sự hiện nay. Qua khảo sát về công tác lưu trữ tại các cơ quan thi hành án dân sự và ngay cả cơ quan quản lý ngành là Tổng cục Thi hành án dân sự, công tác xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để. Tại Tổng cục Thi hành án dân sự, việc định thời hạn bảo quản các loại tài liệu quản lý hành chính được thực hiện theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; riêng đối với tài liệu nghiệp vụ thi hành án do chưa có căn cứ về mặt pháp lý nên việc định thời hạn bảo quản chỉ dừng lại ở các mức bảo quản vĩnh viễn và lâu dài chứ chưa xác định được thời hạn bảo quản bằng số lượng năm cụ thể. Tại các cơ quan thi hành án dân sự địa phương, đặc biệt là các Chi cục Thi hành án dân sự, có