NGHIÊN cứu xây DỰNG BẢNG THỜI hạn bảo QUẢN tài LIỆU của cơ QUAN bộ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH và xã hội

Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXHError!. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LĐTBXH Lao động - Thương binh và Xã hội THBQ Thời hạ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

NGÔ THỊ HOA

NGHI£N CøU X¢Y DùNG B¶NG THêI H¹N B¶O QU¶N TµI LIÖU CñA C¥ QUAN

Bé LAO §éNG - TH¦¥NG BINH Vµ X· HéI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội, 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các

tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2014

Tác giả luận văn

Ngô Thị Hoa

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐHQGHN cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Phòng Hành chính cùng các đồng nghiệp trong phòng cũng như các cán bộ, công chức của cơ quan Bộ LĐTBXH Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Minh Phương đã giúp tôi hoàn thành luận văn này

Đề tài này tôi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn

có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước Nhưng do tính chất phức tạp của đề tài, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội ngày 08 tháng 12 năm 2014

Học viên

Ngô Thị Hoa

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT v

MỞ ĐẦU 1

I Lý do chọn đề tài 1

II Mục tiêu nghiên cứu 3

III Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 4

IV Lịch sử nghiên cứu 5

V Nguồn tài liệu tham khảo 8

VI Phương pháp nghiên cứu 8

VII Bố cục của đề tài 10

VIII Đóng góp của đề tài: 11

Chương I ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ

LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘIError! Bookmark not defined

1.1 Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Error! Bookmark not defined

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Error! Bookmark not defined 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 1.2 Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Error! Bookmark not defined

1.2.1 Tài liệu hành chính Error! Bookmark not defined 1.2.2 Tài liệu khoa học - công nghệ .Error! Bookmark not defined 1.2.3 Tài liệu chuyên môn Error! Bookmark not defined 1.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXHError! Bookmark not defined

Chương II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÁC ĐỊNH THỜI HẠN

BẢO QUẢN CÁC LOẠI TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Error! Bookmark not defined 2.1 Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệuError! Bookmark not defined

2.1.1 Khái niệm Error! Bookmark not defined 2.1.2 Tác dụng của bảng THBQ tài liệu Error! Bookmark not defined 2.1.3 Các loại bảng THBQ tài liệu Error! Bookmark not defined 2.2 Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học Error! Bookmark not defined

2.2.1 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệuError! Bookmark not defined

2.2.2 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệuError! Bookmark not defined

2.3 Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXHError! Bookmark not defined

2.3.1 Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước Error! Bookmark not defined

2.3.2 Kinh nghiệm về xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ

quan Bộ LĐTBXH Error! Bookmark not defined 2.3.3 Nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH Error! Bookmark not defined

Chương III PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Error! Bookmark not defined

3.1 Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong bảng thời hạn

bảo quản của cơ quan Bộ LĐTBXH Error! Bookmark not defined

3.2 Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình

thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXHError! Bookmark not defined

3.2.1 Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn Error! Bookmark not defined 3.2.2 Nhóm tài liệu bảo quản có thời hạn Error! Bookmark not defined

3.3 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương

binh và Xã hội Error! Bookmark not defined 3.4 Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyềnError! Bookmark not defined

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LĐTBXH Lao động - Thương binh và Xã hội

THBQ Thời hạn bảo quản

Thông tư 09

Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của

Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân Càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu đối với mọi hoạt động của đời sống xã hội Vì vậy, con người luôn

có ý thức gìn giữ tài liệu như một tài sản quý giá Có những tài liệu được sản sinh ra nhằm giải quyết các công việc trước mắt, khi giải quyết xong cũng là lúc tài liệu không còn giá trị Bên cạnh đó, có những tài liệu chứa đựng thông tin không chỉ phục vụ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn giúp ích trong việc tra cứu, xác minh, tổng kết, nghiên cứu ở những giai đoạn tiếp theo Những tài liệu này cần phải lưu giữ lại để phục vụ nhu cầu lâu dài của mỗi quốc gia, cơ quan và tổ chức

Như vậy, không phải tất cả các tài liệu sản sinh đều cần phải lưu giữ lại hay không phải tài liệu nào cũng là tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là là những tài liệu có giá trị, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân được lưu giữ lại và bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ mục đích thực tiễn, khoa học và lịch sử Chúng ta không thể lưu giữ hết tất cả tài liệu sản sinh ra trong mỗi quốc gia và các cơ quan, tổ chức Bởi theo thời gian, khối lượng tài liệu sẽ ngày càng lớn, dẫn đến tình trạng không thể bố trí

đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và cán bộ làm công tác lưu trữ Từ đó gây lãng phí tiền của, vật lực và nhân lực bảo quản những tài liệu không còn giá trị Thực tế này đỏi hỏi chúng ta phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựa chọn những tài liệu cần lưu trữ Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định được thời hạn bảo quản của tài liệu, góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp lên số phận của tài liệu Vì vậy công tác này đòi hỏi tính chính xác và thận trọng, tránh những sai xót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ

Cơ sở để công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả chính là các công cụ xác định giá trị tài liệu Có thể kể đến một

số công cụ như danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ quốc gia, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đặc biệt là bảng thời hạn bảo quản tài liệu Đây là bản danh mục các loại hoặc các nhóm tài liệu cơ bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xác định thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo một thứ tự logic nhất định Việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng nhưng cũng là công việc rất khó khăn, phức tạp Xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có cơ sở để xác định giá trị tài liệu một cách thống nhất và nâng cao chất lượng thông tin của tài liệu được lưu trữ Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, việc tiến hành xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan, tổ chức còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập khi mà chất lượng thông tin chưa tương xứng với khối lượng tài liệu được lưu trữ Việc này

đã dẫn đến tài liệu không được chọn lọc ngay ở khâu “nguồn” để nộp lưu vào các kho lưu trữ hiện hành cũng như kho lưu trữ lịch sử

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống

tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực

do Bộ quản lý Bộ và các Tổng cục, Cục thuộc Bộ là những cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Vì vậy, công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định tài liệu nói riêng tại Bộ

sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu “đầu vào” của trung tâm lưu trữ quốc gia III

Hiện nay, công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức Phần lớn các cán bộ, công chức cũng như lãnh đạo các đơn

vị chưa coi trọng công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, tài liệu thu về các lưu trữ hiện hành đa số là trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ theo từng công việc cụ thể Điều này dẫn đến hai hệ lụy: đầu tiên là hao tốn tiền của và công sức để chỉnh lý các khối tài liệu trên; thứ hai các cán bộ lưu trữ không thể lập chính xác hồ sơ công việc vì họ không phải là người trực tiếp sản sinh ra tài liệu Bên cạnh đó, việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH còn nhiều bất cập Mặc dù, Bộ Nội vụ đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhưng không thể áp dụng hoàn toàn cho các nhóm tài liệu đặc thù chuyên môn và một số tài liệu khác sản sinh trong hoạt động của Bộ Vì vậy, các cán bộ lưu trữ cũng gặp khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu Hiện nay, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm công cụ hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan nhằm giữ lại những tài liệu có giá trị và loại hủy các tài liệu hết giá trị Điều này đã dẫn đến tình trạng khối lượng tài liệu trong kho ngày càng nhiều và không đủ diện tích, kho tàng, trang thiết bị và nhân lực để tiến hành thu thập và chỉnh lý tài liệu của các đơn vị đến thời hạn nộp lưu Vấn đề cấp thiết hiện nay là cần phải nghiên cứu và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan nhằm giải quyết những tồn tại và hạn chế trong công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ của Bộ nói chung

Vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài luận văn là “Nghiên cứu

xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”

II Mục tiêu nghiên cứu

Với luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:

Một là: Khảo sát về các loại tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH, chủ yếu là tài liệu chuyên môn ngành LĐTBXH

Hai là: Phân tích giá trị các loại tài liệu chuyên môn sản sinh ở cơ quan

Bộ LĐTBXH để quy định thời hạn bảo quản cho những tài liệu này

Ba là: Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, chủ yếu các nhóm tài liệu chuyên môn về hoạt động ngành LĐTBXH

III Đối tƣợng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

* Đối tượng nghiên cứu của đề tài

- Các hồ sơ, tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH;

- Lý thuyết về xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ;

- Và một số tài liệu liên quan khác

* Nhiệm vụ nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Nghiên cứu lý thuyết từ các sách chuyên khảo cũng như các văn bản quản lý nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ LĐ-TB&XH và các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ

- Nghiên cứu các văn bản về kế hoạch công tác năm của toàn cơ quan, của các đơn vị cụ thể thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ, các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ có liên quan

- Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các bảng thời hạn bảo quản của một

số Bộ

- Tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin đã thu thập được và đưa

ra các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH

- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH

IV Lịch sử nghiên cứu

Thực tiễn nước ta cho thấy vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã được các cơ quan nhà nước quan tâm nghiên cứu và bước đầu đạt được những kết quả nhất định Đầu tiên phải nhắc đến công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu, văn kiện mẫu Đây là bảng thời hạn bảo quản tài liệu đầu tiên ở Việt Nam Đồng thời cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để các ngành, các cấp xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thực hiện hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu Tuy nhiên, trong tình hình thực tiễn mới của đất nước, bảng thời hạn này đã bộc lộ một số hạn chế như: quy định thời hạn bảo quản còn ở mức chung chung; thiếu một số nhóm tài liệu hiện nay - tài liệu xây dựng cơ bản, khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế, thi đua - khen thưởng, pháp chế, tổ chức Đảng và đoàn thể; tên một số nhóm và khái niệm cần điều chỉnh lại Nhằm khắc phục những hạn chế trên, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông

tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo

quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thứ nhất về việc bổ sung các nhóm tài liệu mới: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành kèm theo Thông tư 09 liệt kê ra 203 loại hồ sơ, tài liệu

và chia làm 14 nhóm cụ thể là: tài liệu tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu tổ chức, nhân sự ; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu tài chính, kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu khoa học công nghệ; tài liệu hợp tác quốc tế; tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu pháp chế; tài liệu hành chính, quản trị công sở; tài liệu chuyên môn nghiệp vụ; tài liệu Đảng và các Đoàn thể cơ quan Thứ hai

về thời hạn bảo quản tài liệu: Thông tư xác định rõ 2 mức là bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn - nêu rõ thời gian cụ thể gồm các mức 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm và 70 năm Việc định rõ thời hạn cụ thể giúp cho các cán bộ làm công tác lưu trữ loại ra các tài liệu hết giá trị thuận lợi, nhanh chóng, góp phần giải phóng diện tích kho tàng

Căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, một số Bộ ngành cũng đã nghiên cứu và ban hành bảng thời hạn bảo quản của ngành như: Thông tư 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng; Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên ban hành quy định THBQ tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường; Thông tư số 155/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành hải quan, và của cơ quan như: Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 7 năm 2013 ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp Ngoài ra, một số cơ quan