Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh xã hội

I HC QUC GIA H NI TRNG I HC KHOA HC X HI & NHN VN NGễ TH HOA NGHIÊN CứU XÂY DựNG BảNG THờI HạN BảO QUảN TàI LIệU CủA CƠ QUAN Bộ LAO ĐộNG - THƯƠNG BINH Và Xã HộI LUN VN THC S NGNH LU TR H Ni, 2014 I HC QUC GIA H NI TRNG I HC KHOA HC X HI & NHN VN NGễ TH HOA NGHIÊN CứU XÂY DựNG BảNG THờI HạN BảO QUảN TàI LIệU CủA CƠ QUAN Bộ LAO ĐộNG - THƯƠNG BINH Và Xã HộI Mó s 60 32 03 01 LUN VN THC S NGNH LU TR NGI HNG DN: PGS.TS Nguyn Minh Phng H Ni, 2014 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2014 Tác giả luận văn Ngô Thị Hoa ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐHQGHN cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Phòng Hành chính cùng các đồng nghiệp trong phòng cũng như các cán bộ, công chức của cơ quan Bộ LĐTBXH. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Minh Phương đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Đề tài này tôi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước. Nhưng do tính chất phức tạp của đề tài, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội ngày 08 tháng 12 năm 2014 Học viên Ngô Thị Hoa iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii BẢNG CHỮ VIẾT TẮT v MỞ ĐẦU 1 I. Lý do chọn đề tài 1 II. Mục tiêu nghiên cứu 3 III. Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 4 IV. Lịch sử nghiên cứu 5 V. Nguồn tài liệu tham khảo 8 VI. Phương pháp nghiên cứu 8 VII. Bố cục của đề tài 10 VIII. Đóng góp của đề tài: 11 Chƣơng I. ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 13 1.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 13 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 13 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 21 1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 23 1.2.1. Tài liệu hành chính 23 1.2.2. Tài liệu khoa học - công nghệ. 24 1.2.3. Tài liệu chuyên môn 27 1.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH 42 Chƣơng II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN CÁC LOẠI TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 46 2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu 46 2.1.1. Khái niệm 46 iv 2.1.2. Tác dụng của bảng THBQ tài liệu 47 2.1.3. Các loại bảng THBQ tài liệu 47 2.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học 50 2.2.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 50 2.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 54 2.3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 61 2.3.1. Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước 61 2.3.2. Kinh nghiệm về xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH 66 2.3.3. Nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 72 Chƣơng III. PHƢƠNG PHÁP TIẾN HÀNH XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 75 3.1. Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản của cơ quan Bộ LĐTBXH 75 3.2. Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH 78 3.2.1. Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn 78 3.2.2. Nhóm tài liệu bảo quản có thời hạn 85 3.3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 88 3.4. Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền 90 KẾT LUẬN 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 PHỤ LỤC 102 v BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung LĐTBXH Lao động - Thương binh và Xã hội THBQ Thời hạn bảo quản Thông tư 09 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 1 MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu đối với mọi hoạt động của đời sống xã hội. Vì vậy, con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu như một tài sản quý giá. Có những tài liệu được sản sinh ra nhằm giải quyết các công việc trước mắt, khi giải quyết xong cũng là lúc tài liệu không còn giá trị. Bên cạnh đó, có những tài liệu chứa đựng thông tin không chỉ phục vụ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn giúp ích trong việc tra cứu, xác minh, tổng kết, nghiên cứu ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài liệu này cần phải lưu giữ lại để phục vụ nhu cầu lâu dài của mỗi quốc gia, cơ quan và tổ chức. Như vậy, không phải tất cả các tài liệu sản sinh đều cần phải lưu giữ lại hay không phải tài liệu nào cũng là tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là là những tài liệu có giá trị, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân được lưu giữ lại và bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ mục đích thực tiễn, khoa học và lịch sử. Chúng ta không thể lưu giữ hết tất cả tài liệu sản sinh ra trong mỗi quốc gia và các cơ quan, tổ chức. Bởi theo thời gian, khối lượng tài liệu sẽ ngày càng lớn, dẫn đến tình trạng không thể bố trí đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và cán bộ làm công tác lưu trữ. Từ đó gây lãng phí tiền của, vật lực và nhân lực bảo quản những tài liệu không còn giá trị. Thực tế này đỏi hỏi chúng ta phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựa chọn những tài liệu cần lưu trữ. Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định được thời hạn bảo quản của tài liệu, góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp lên số phận của tài liệu. Vì vậy công tác này đòi hỏi tính chính xác và thận trọng, tránh những sai xót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ. 2 Cơ sở để công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả chính là các công cụ xác định giá trị tài liệu. Có thể kể đến một số công cụ như danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ quốc gia, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đặc biệt là bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Đây là bản danh mục các loại hoặc các nhóm tài liệu cơ bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xác định thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo một thứ tự logic nhất định. Việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng nhưng cũng là công việc rất khó khăn, phức tạp. Xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có cơ sở để xác định giá trị tài liệu một cách thống nhất và nâng cao chất lượng thông tin của tài liệu được lưu trữ. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, việc tiến hành xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan, tổ chức còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập khi mà chất lượng thông tin chưa tương xứng với khối lượng tài liệu được lưu trữ. Việc này đã dẫn đến tài liệu không được chọn lọc ngay ở khâu “nguồn” để nộp lưu vào các kho lưu trữ hiện hành cũng như kho lưu trữ lịch sử. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực do Bộ quản lý. Bộ và các Tổng cục, Cục thuộc Bộ là những cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Vì vậy, công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định tài liệu nói riêng tại Bộ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu “đầu vào” của trung tâm lưu trữ quốc gia III. 3 Hiện nay, công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức. Phần lớn các cán bộ, công chức cũng như lãnh đạo các đơn vị chưa coi trọng công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, tài liệu thu về các lưu trữ hiện hành đa số là trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ theo từng công việc cụ thể. Điều này dẫn đến hai hệ lụy: đầu tiên là hao tốn tiền của và công sức để chỉnh lý các khối tài liệu trên; thứ hai các cán bộ lưu trữ không thể lập chính xác hồ sơ công việc vì họ không phải là người trực tiếp sản sinh ra tài liệu. Bên cạnh đó, việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH còn nhiều bất cập. Mặc dù, Bộ Nội vụ đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhưng không thể áp dụng hoàn toàn cho các nhóm tài liệu đặc thù chuyên môn và một số tài liệu khác sản sinh trong hoạt động của Bộ. Vì vậy, các cán bộ lưu trữ cũng gặp khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu. Hiện nay, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm công cụ hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan nhằm giữ lại những tài liệu có giá trị và loại hủy các tài liệu hết giá trị. Điều này đã dẫn đến tình trạng khối lượng tài liệu trong kho ngày càng nhiều và không đủ diện tích, kho tàng, trang thiết bị và nhân lực để tiến hành thu thập và chỉnh lý tài liệu của các đơn vị đến thời hạn nộp lưu. Vấn đề cấp thiết hiện nay là cần phải nghiên cứu và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan nhằm giải quyết những tồn tại và hạn chế trong công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ của Bộ nói chung. Vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài luận văn là “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội” II. Mục tiêu nghiên cứu Với luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau: [...]... trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 2.3.1 Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước 2.3.2 Kinh nghiệm về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH 2.3.3 Nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH Chương III: Phương pháp tiến hành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. .. 3.1 Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong Bảng THBQ của cơ quan Bộ LĐTBXH 3.2 Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH 3.3 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 3.4 Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền VIII Đóng góp của đề tài: Đề tài Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ. .. đề tài * Đối tượng nghiên cứu của đề tài - Các hồ sơ, tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH; - Lý thuyết về xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ; - Và một số tài liệu liên quan khác * Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu của đề tài là xây dựng bảng THBQ tài. .. điểm tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 1.1.Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2 Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 1.2.1 Tài liệu hành chính 1.2.2 Tài liệu khoa học - công nghệ 1.2.3 Tài liệu chuyên môn 1.3 Giá trị tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH Chương II: Cơ sở... đầy đủ các nhóm tài liệu và dự kiến được thời hạn bảo quản phù hợp 9 Phương pháp so sánh: Tiến hành nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, việc sử dụng phương pháp so sánh giúp cho người nghiên cứu có thể đối chiếu với các bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan Bộ khác trong cùng loại chức năng, nhiệm vụ cũng như bảng thời hạn bảo quản mẫu do Bộ Nội vụ ban... xác định thời hạn bảo quản các loại tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 2.1 Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu 2.1.1 Khái niệm 10 2.1.2 Tác dụng của bảng THBQ tài liệu 2.1.3 Các loại bảng THBQ tài liệu 2.2 Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học 2.2.1 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 2.2.2 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 2.3 Cơ sở... quát về Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và... loại tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH, chủ yếu là tài liệu chuyên môn ngành LĐTBXH Hai là: Phân tích giá trị các loại tài liệu chuyên môn sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH để quy định thời hạn bảo quản cho những tài liệu này Ba là: Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, chủ yếu các nhóm tài liệu chuyên môn về hoạt động ngành LĐTBXH III Đối tƣợng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu. .. ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu, văn kiện mẫu Đây là bảng thời hạn bảo quản tài liệu đầu tiên ở Việt Nam Đồng thời cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để các ngành, các cấp xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thực hiện hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu Tuy nhiên, trong tình hình thực tiễn mới của đất nước, bảng thời hạn này đã bộc lộ một số hạn chế như: quy định thời hạn bảo quản còn ở... trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH IV Lịch sử nghiên cứu Thực tiễn nước ta cho thấy vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã được các cơ quan nhà nước quan tâm nghiên cứu và bước đầu đạt được những kết quả nhất định Đầu tiên phải nhắc đến công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ . DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 75 3.1. Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản của cơ quan Bộ LĐTBXH. thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 3.1. Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong Bảng THBQ của cơ quan Bộ LĐTBXH 3.2. Xác định thời hạn bảo. Chương II: Cơ sở lý luận và thực tiễn xác định thời hạn bảo quản các loại tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu 2.1.1.