VIII. Đóng góp của đề tài:
3.2.1. Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn
Chức năng của Bộ LĐTBXH là quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội. Như chúng ta đã biết bản chất của hoạt động quản lý
79
nhà nước mang tính chính trị. Bởi vì nhà nước là tổ chức chính trị thể hiện ý chí của giai cấp thống trị và ý chí đó được nhà nước đưa vào đời sống xã hội. Vì vậy những hồ sơ, tài liệu quan trọng hình thành trong quá trình thực hiện chức năng của Bộ LĐTBXH cần xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Chúng được sử dụng lâu dài trong việc nghiên cứu tính chất và đánh giá hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH. Những hồ sơ, tài liệu cần được bảo quản vĩnh viễn bao gồm:
a. Nhóm hồ sơ tài liệu về xây dựng văn bản quy phạm pháp luật
Nhóm này bao gồm hồ sơ xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền về lao động, người có công và xã hội, hồ sơ triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lao động, người có công và xã hội, hồ sơ ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo điều hành về công tác lao động, người có công và xã hội
Những hồ sơ trên giúp chúng ta thấy được bản chất của Nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân và vì dân; thấy được con đường của Đảng Cộng sản Việt Nam trong quá trình lãnh đạo đất nước tiến lên chủ nghĩa xã hội. Đồng thời cũng nhận thấy được những bước đi, sự phát triển của ngành LĐTBXH cũng như của cơ quan Bộ LĐTBXH trong từng thời kỳ lịch sử.
b. Nhóm tài liệu xây dựng và thực hiện chiến lược, chương trình, đề án, dự án trong lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội
Nhóm này gồm có hồ sơ về việc xây dựng, tổ chức thực hiện chiến lược, chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án về lao động, người có công và xã hội.
Đây là nhóm tài liệu quan trọng mang tính vĩ mô, hoạch định các kế hoạch dài hạn, phương pháp, cách thức nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong việc thực hiện công tác lao động, thương binh và xã hội ở một giai đoạn nhất định. Ví dụ Chiến lược dạy nghề giai đoạn 2011- 2020 do Tổng cục dạy nghề
80
xây dựng bao gồm quan điểm, mục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thể, các nhóm giải pháp thực hiện từng mục tiêu, tổ chức các hoạt động thực hiện chiến lược dạy nghề trong hai giai đoạn 2011-2015 và 2016-2020. Hay các chương trình mục tiêu quốc gia về giảm nghèo, bình đẳng giới, dạy nghề, việc làm...trong một giai đoạn cụ thể cùng các đề án, dự án lớn mang tính dài hạn với sự tham gia của các cấp, các ngành trong phạm vi cả nước. Vì thế, các tài liệu thuộc nhóm này rất quan trọng trong việc nghiên cứu lịch sử phát triển của ngành lao động, thương binh và xã hội, thể hiện mức độ quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với ngành trong từng giai đoạn lịch sử. Đồng thời cũng phản ánh các kết quả về công tác lao động, thương binh và xã hội mà cơ quan Bộ LĐTBXH nói riêng và Nhà nước nói chung đã đạt được.
c. Nhóm hồ sơ tài liệu xây dựng kế hoạch, tổng hợp, tổng kết, số liệu thống kê trong quá trình thực hiện công tác
Trong nhóm này gồm những hồ sơ, tài liệu sau kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ LĐTBXH và các đơn vị trực thuộc nhiều năm, năm; kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác chuyên môn nghiệp vụ của các đơn vị thuộc phạm vi quản lý nhiều năm, năm; hồ sơ hội nghị về lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan chủ trì tổ chức; báo cáo chuyên đề, Số liệu thống kê về chuyên môn, nghiệp vụ; tài liệu quy hoạch, hướng dẫn quy hoạch trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
Đây là nhóm tài liệu quan trọng trong phông Lưu trữ Bộ LĐTBXH cũng như Phông Lưu trữ của Tổng cục và các Cục giúp Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội. Các tài liệu trên phản ánh quá trình triển khai thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực được giao của Bộ LĐTBXH trong từng thời kỳ lịch sử. Những văn bản tổng kết đánh giá kết quả đã đạt được, phương hướng nhiệm vụ trong những thời kỳ tiếp theo. Những báo cáo chuyên đề nêu lên một vấn
81
đề cụ thể hay quá trình thực hiện một nhiệm vụ mà Bộ được giao thực hiện, nhiều khi trong báo cáo tổng kết năm không phản ánh chi tiết và cụ thể được. Những hồ sơ, tài liệu trên là nguồn tư liệu tham khảo cho việc biên soạn lịch sử của ngành và của chính cơ quan Bộ LĐTBXH. Đồng thời phản ánh kết quả lãnh đạo của Đảng cũng như việc tổ chức, thực hiện của hà nước trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
d. Nhóm tài liệu phản ánh hoạt động nghiên cứu, sáng tạo góp phần giúp Bộ LĐTBXH quản lý hiệu quả lĩnh vực được giao. Đồng thời góp phần phát triển lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trong công cuộc xây dựng và bảo vệ chế độ XHCN
Trong nhóm này bao gồm những hồ sơ, tài liệu cụ thể như sau:
Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý lĩnh vực lao động, người có công và xã hội như tài liệu xây dựng cơ sở dữ liệu về liệt sĩ, mộ liệt sĩ, nghĩa trang liệt sĩ, thân nhân liệt sĩ đối với trường hợp liệt sĩ chưa tìm thấy hài cốt; xây dựng và phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu và thông tin thị trường lao động...Việc xây dựng các cơ sở dữ liệu nhằm lưu giữ các thông tin quan trọng phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý và điều hành công tác lao động, người có công và xã hội trong phạm vi cả nước.
Nghiên cứu phương án điều tra số liệu cụ thể trong thực tiễn nhằm phục vụ ra quyết định quản lý của cơ quan Bộ LĐTBXH như hồ sơ xây dựng phương án điều tra lao động - việc làm; hồ sơ xây dựng phương án điều tra lao động, tiền lương, tiền công trong các loại hình doanh nghiệp; hồ sơ xây dựng phương án điều tra, khảo sát tình hình trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn...
Nghiên cứu xây dựng các mô hình nhằm thực hiện hiệu quả công tác về lao động, người có công như hồ sơ xây dựng, triển khai thí điểm, nhân rộng các mô hình cai nghiện, dạy nghề, bảo vệ chăm sóc trẻ em....; tài liệu về thí
82
điểm giám định ADN xác định danh tính của liệt sĩ thiếu thông tin; tài liệu thí điểm, nhân rộng Bộ tiêu chí kiểm định chất lượng dạy nghề...
Nghiên cứu xây dựng các bộ chỉ tiêu giám sát, đánh giá các đối tượng thuộc phạm vi quản lý trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội như hồ sơ xây dựng hệ thống chỉ tiêu, giám sát, đánh giá về người cao tuổi, người khuyết tật, đối tượng bảo trợ xã hội, giảm nghèo; hồ sơ xây dựng bộ chỉ số đo trẻ em,...Các tài liệu trên chính là thước đo, là chuẩn mực, là mục đích cụ thể để các tỉnh, thành phấn đấu và đạt được trong quá trình thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
e. Nhóm tài liệu phản ánh hoạt động thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội
Ngoài hồ sơ kiểm tra hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ về lao động, người có công và xã hội thì hồ sơ giải quyết các vụ việc vi phạm trong công tác lao động, người có công và xã hội - có tính chất nghiêm trọng cũng cần được bảo quản vĩnh viễn. Những hồ sơ trên cho phép khai thác thông tin về việc xác định xem thực tế hoạt động của đối tượng quản lý có phù hợp hay không phù hợp với mục đích, nhiệm vụ, kế hoạch, các quy định đã đặt ra. Nó cho phép chúng ta phát hiện và loại bỏ những sai xót, lệch lạc của đối tượng bị quản lý hoặc có thể điều chỉnh các quyết định đã ban hành sao cho phù hợp với thực tế và yêu cầu nhiệm vụ. Đồng thời các vụ việc vi phạm nghiêm trọng xảy ra chứng tỏ lỗ hổng của pháp luật cũng như công tác quản lý và kiểm tra của các cơ quan quản lý còn chưa chặt chẽ, tồn tại nhiều hạn chế. Vì vậy, thông qua việc khai thác thông tin từ các hồ sơ này giúp cho cơ quan Bộ LĐTBXH đề xuất nghiên cứu các văn bản nhằm sửa đổi pháp luật hoặc tăng cường các biện pháp quản lý chặt chẽ hơn trong giai đoạn tiếp theo.
Trong nhóm này còn có hồ sơ giải quyết các vụ việc vi phạm trong công tác lao động, người có công và xã hội - có tính chất thông thường không nghiêm trọng thì chỉ có thời hạn bảo quản trong một thời gian nhất định.
83
f. Nhóm tài liệu liên quan đến hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực
lao động, người có công và xã hội
Trong nhóm này có các hồ sơ, tài liệu như hồ sơ chủ trì tổ chức hội thi tay nghề ASEAN hàng năm, hồ sơ tham dự hội thi tay nghề thế giới, hồ sơ tham dự hội thi tay nghề ASEAN, hồ sơ tham dự hội thi tay nghề quốc tế về người khuyết tật; hồ sơ chủ trì tổ chức Diễn đàn trẻ em tại Việt Nam; hồ sơ tham dự Diễn đàn trẻ em quốc tế và khu vực.
Đây cũng là những tài liệu quan trọng trong phông lưu trữ của Bộ LĐTBXH và Tổng cục cùng các Cục thuộc Bộ. Vì các hoạt động này phản ánh quá trình hội nhập quốc tế của đất nước ta. Những hình thức, nội dung hội nhập quốc tế cũng như vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế, cũng mối quan hệ ngoại giao của Việt Nam với các nước trong khu vực cũng như toàn thế giới.
g. Nhóm tài liệu phản ánh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật, nâng cao nhận thức của toàn xã hội về lĩnh vực người lao động, người có công và xã hội
Trong nhóm này bao gồm những tài liệu như tài liệu xây dựng và phát hành hồ sơ quốc gia về an toàn lao động; hồ sơ tổ chức thực hiện Tháng hành động vì trẻ em hàng năm, hồ sơ tổ chức hội thi tay nghề quốc gia hàng năm; hồ sơ tổ chức triển khai thực hiện tuần lễ quốc gia về an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ hàng năm; hồ sơ hưởng ứng ngày quốc tế về người khuyết tật...
Hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật và nâng cao nhận thức của toàn xã hội về lao động, người có công và xã hội phản ánh một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan Bộ. Đồng thời cho thấy phương pháp tiếp cận và nâng cao nhận thức của mỗi cá nhân trong việc thực hiện pháp luật ngành LĐTBXH. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ xác định thời hạn bảo quản vĩnh
84
viễn đối với những phong trào lớn, có tính chất “điểm”, chiến dịch lớn về quy mô cũng như nguồn vốn sử dụng. Còn những phong trào mang tính chất nhỏ, lẻ, quy mô hạn chế thì được xác định thời hạn bảo quản có thời hạn.
h. Nhóm tài liệu liên quan đến các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành lao động thương binh xã hội gồm:
* Các hồ sơ về việcthành lập, chia, tách, giải thể các trường cao đẳng
nghề công lập, tư thục
Nhóm tài liệu này bao gồm các hồ sơ như Hồ sơ quyết định, cho phép thành lập trường cao đẳng nghề công lập, trường cao đẳng nghề tư thục, phân hiệu/cơ sở đào khác thuộc trường (trường hợp chấp nhận), Hồ sơ cho phép chia, tách, sáp nhập trường cao đẳng nghề công lập trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội...
Chúng được định thời hạn bảo quản vĩnh viễn vì phản ánh kết quả triển khai cũng như sự nỗ lực của cơ quan Bộ LĐTBXH trong việc quy hoạch và phát triển mạng lưới các cơ sở dạy nghề trong cả nước. Những hồ sơ này còn giúp cho Bộ LĐTBXH hoạch định việc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất cho các cơ sở dạy nghề cũng như xây dựng các trường nghề chất lượng cao, trường nghề đạt đẳng cấp quốc tế...
* Hồ sơ đăng ký, đăng ký bổ sung hoạt động dạy nghề đối với các
trường cao đẳng nghề; trường cao đẳng, đại học có đăng ký dạy nghề; trường cao đẳng nghề có vốn đầu tư nước ngoài
Những hồ sơ này cần bảo quản vĩnh viễn vì việc đăng ký, đăng ký bổ sung hoạt động dạy nghề của các trường nghề giúp cơ quan Bộ LĐTBXH quản lý và thống kê các nghề đang được đào tạo để từ đó đưa ra các giải pháp đổi mới đào tạo và dạy nghề đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động, đáp ứng nhu cầu phát triển của đất nước và hội nhập quốc tế với việc hướng đến
85
đào tạo các nghề đạt chuẩn quốc gia, và cao hơn nữa là đào tạo một số nghề đạt trình độ quốc tế và khu vực.
k. Sổ sách quản lý chuyên môn
Sổ sách quản lý chuyên môn là phương tiện thống kê và giúp cán bộ, công chức có thể theo dõi các đối tượng thuộc phạm vi quản lý thuộc ngành LĐTBXH và tra cứu khi cần thiết. Theo quy định trong Thông tư 09, sổ sách chuyên môn có thời hạn bảo quản là 20 năm. Tuy nhiên trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đã nâng thời hạn bảo quản đối với Sổ trích ngang thông tin liệt sĩ thời kỳ chống Pháp và chống Mỹ. Lý do là toàn bộ hồ sơ về liệt sỹ trong hai thời kỳ trên đều chuyển xuống cho các Sở LĐTBXH bảo quản, Bộ chỉ giữ lại Sổ trích ngang thông tin về liệt sỹ. Hơn nữa có những trường hợp hồ sơ không có trong kho nhưng trong Sổ trích ngang lại có ghi đầy đủ các thông tin về liệt sĩ như họ tên, ngày nhập ngũ, trường hợp hy sinh, chức vụ, nguyên quán, tên thân nhân, số bằng tổ quốc ghi công. Thông tin này khi được sao y lại từ Sổ trích ngang có giá trị pháp lý để giải quyết chế độ cho thân nhân liệt sĩ. Vì vậy Sổ trích ngang này cần phải bảo quản vĩnh viễn.