VIII. Đóng góp của đề tài:
3.2.2.Nhóm tài liệu bảo quản có thời hạn
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, chúng tôi xác định nhóm tài liệu chuyên môn bảo quản có thời hạn gồm các mức 70 năm, 20 năm, 15 năm, 10 năm, 05 năm.
a. Nhóm tài liệu bảo quản 70 năm sau khi cá nhân đó qua đời
Những hồ sơ nằm trong nhóm này chủ yếu là những hồ sơ liên quan đến viên chức, cá nhân, người lao động gồm có:
* Lĩnh vực quản lý lao động ngoài nước
- Hồ sơ cấp giấy thông báo chuyển trả, giấy xác nhận về thời gian đi hợp tác lao động để giải quyết chế độ BHXH
86
- Hồ sơ bổ nhiệm, bổ nhiệm lại hiệu trưởng trường cao đẳng nghề, trường trung cấp nghề, giám đốc trung tâm dạy nghề trực thuộc Bộ LĐTBXH
- Hồ sơ công nhận, công nhận lại, thôi công nhận hiệu trưởng trường cao đẳng nghề tư thục
- Hồ sơ cấp, cấp lại thẻ kiểm định viên
- Hồ sơ công nhận và cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia ở trình độ kỹ năng nghề bậc 1, bậc 2, bậc 3, bậc 4, bậc 5 cho người lao động
- Hồ sơ cấp thẻ đánh giá viên kỹ năng nghề quốc gia * Lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động
- Hồ sơ cấp, cấp lại chứng chỉ kiểm định viên an toàn lao động
Những hồ sơ trên được quy định thời hạn bảo quản 70 năm bởi vì chúng liên quan đến giải quyết các chế độ, quyền lợi, thi lên trình độ kỹ năng nghề cao hơn cũng như cơ hội nghề nghiệp của cá nhân.
b. Nhóm tài liệu bảo quản 20 năm
Nhóm tài liệu được định thời hạn bảo quản 20 năm chủ yếu là những tài liệu mang tính chất tham khảo các ý kiến tham vấn, thảo luận, trao đổi nhằm hoàn thiện một vấn đề cụ thể như Hồ sơ hội thảo, tọa đàm về dạy nghề do cơ quan tổ chức...hay là những tài liệu bị tổng hợp và bao hàm trong văn bản khác như Kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác dạy nghề quý, tháng;...
Trong nhóm tài liệu này còn có sổ sách quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ. Tuy nhiên trong khi khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH chúng tôi nhận thấy rằng nhiều sổ sách quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội cần phải lưu trữ trên 20 năm ví dụ như Sổ quản lý giấy phép hoạt động cai nghiện ma túy: theo quy định giấy phép hoạt động cai nghiện ma túy cho các cơ sở cai nghiện chỉ có giá trị là 10 năm, tuy nhiên sau khi hết hạn các cơ sở cai nghiện được phép gia hạn, mỗi lần gia hạn là 10 năm và được Lãnh đạo Bộ LĐTBXH ký
87
vào ngay mặt sau của giấy phép. Trong trường hợp cơ sở cai nghiện gia hạn 2 lần thì sổ quản lý giấy phép không thể chỉ lưu giữ trong vòng 20 năm. Hay như sổ quản lý giấy phép đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài. Giấy phép này không có thời hạn sử dụng. Nó gắn liền với hoạt động cũng như sự tồn tại của doanh nghiệp dịch vụ. Vì vậy, nếu sổ quản lý giấy phép này bảo quản 20 năm là chưa hợp lý.
Vì vậy, chúng tôi cho rằng các sổ sách quản lý chuyên môn nên định thời hạn bảo quản 20 năm nhưng có đánh giá lại.
c. Nhóm tài liệu bảo quản dưới 15 năm
Nhóm tài liệu này đều mang tính chất tạm thời, không có giá trị tham khảo và sử dụng lâu dài. Nhưng tùy vào mục đích sử dụng tài liệu mà định thời hạn bảo quản phù hợp
*. Nhóm tài liệu bảo quản 15 năm
Nhóm này chủ yếu là các hồ sơ xử lý các vụ việc vi phạm trong công tác lao động, thương binh và xã hội ví dụ như: Hồ sơ xử lý các vụ việc vi phạm trong công tác dạy nghề (vụ việc thông thường); Hồ sơ thu hồi chứng chỉ kiểm định viên; Hồ sơ thu hồi giấy phép đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài...Các hồ sơ này phản ánh kết quả kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện pháp luật của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhằm xử lý đối tượng vi phạm đồng thời có tính chất răn đe và điều chỉnh hành vi trong toàn xã hội. Tuy nhiên các vụ việc này chỉ mang tính chất vi phạm thông thường vì vậy chỉ có giá trị bảo quản tạm thời.
* Nhóm tài liệu bảo quản 10 năm
Nhóm này bao gồm các công văn trao đổi về công tác lao động, thương binh và xã hội như công văn trao đổi về công tác bình đẳng giới, công văn trao đổi về công tác dạy nghề, tài liệu cập nhật, thống kê về tai nạn lao động 6 tháng, báo cáo quý, tháng về bảo vệ, chăm sóc trẻ em của các đơn vị thuộc
88
phạm vi quản lý...Và một số hồ sơ cấp giấy chứng nhận hoạt động trong lĩnh vực lao động, xã hội có thời hạn 10 năm như hồ sơ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động thuộc thẩm quyền của Bộ; hồ sơ cấp, gia hạn giấy phép hoạt động cai nghiện...
* Nhóm tài liệu bảo quản 05 năm
Nằm trong nhóm này là các tài liệu thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực lao động, người có công và xã hội nhưng không được chấp nhận như Hồ sơ quyết định, cho phép thành lập trường cao đẳng nghề công lập, trường cao đẳng nghề tư thục, phân hiệu/cơ sở đào tạo khác thuộc trường (không được chấp thuận); Hồ sơ cấp, cấp lại thẻ kiểm định viên (không chấp thuận); Hồ sơ cấp giấy chứng nhận Trung tâm đánh giá kỹ năng nghề quốc gia (trường hợp chấp nhận)...và Hợp đồng đặt hàng dạy nghề cho lao động nông thôn giữa TCDN và các trường thuộc các Bộ, ngành (5 năm sau khi hợp đồng kết thúc)... Những hồ sơ này chỉ cần lưu giữ tạm thời, không có giá trị khai thác thông tin lâu dài.