VIII. Đóng góp của đề tài:
3.3.Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động Thương
Thƣơng binh và Xã hội
Qua các đợt khảo sát thực tế, tham khảo các tài liệu chuyên môn cũng như phỏng vấn các cán bộ, công chức trực tiếp làm ra tài liệu và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đã giúp chúng tôi điều chỉnh và bổ sung thêm các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH. Về cơ bản, các cán bộ, công chức đồng ý với các nhóm tài liệu cũng như thời hạn bảo quản liệt kê trong bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH mà chúng tôi đã nghiên cứu và đưa ra ở mục 3.1 và 3.2 ở trên. Từ đó, chúng tôi đã tổng hợp và xây dựng hoàn chỉnh bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH cụ thể như sau:
89
a. Phần hƣớng dẫn chung
* Mục đích, yêu cầu
- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH để quy định THBQ cho các hồ sơ, tài liệu, làm công cụ phục vụ xác định giá trị tài liệu.
- Xác định thời hạn bảo quản khi xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, các đơn vị thuộc Bộ nhằm chủ động trong việc lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu hàng năm.
- Xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhằm giúp cho cán bộ làm công tác lưu trữ lựa chọn các tài liệu đã đến hạn giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
* Phạm vi, đối tượng áp dụng
- Bảng THBQ này chủ yếu quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn riêng của cơ quan Bộ LĐTBXH.
- Đối tượng áp dụng của Bảng THBQ:
+ Chỉ áp dụng đối với các đơn vị thuộc Bộ LĐTBXH: khối các cơ quan giúp Bộ quản lý nhà nước về ngành LĐTBXH: các Vụ, Văn phòng, Thanh tra, Tổng Cục Dạy nghề và các Cục gồm Cục Việc làm, Cục Quản lý lao động ngoài nước, Cục An toàn lao động, Cục Người có công, Cục Bảo trợ xã hội, Cục Bảo vệ chăm sóc trẻ em, Cục Phòng chống tệ nạn xã hội.
+ Bảng THBQ này không áp dụng đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ, trực thuộc Tổng cục và các Cục; các đơn vị ngành dọc thuộc phạm vi quản lý của Bộ LĐTBXH. Bởi phạm nghiên cứu của đề tài không nghiên cứu toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành lao động- thương binh và xã hội.
* Giải thích từ ngữ
- “Thời hạn bảo quản tài liệu” là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ
90
- “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu” là bảng kê tài liệu có chỉ dẫn thời
hạn bảo quản dùng trong công tác xác định giá trị tài liệu.
- “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn” là tài liệu có ý nghĩa và giá trị sử dụng
không phụ thuộc vào thời gian.
- “Tài liệu bảo quản có thời hạn” là những tài liệu không thuộc trường hợp
tài liệu bảo quản vĩnh viễn và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
b. Bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được chia thành 4 cột như sau:
- Cột 1: Ghi số thứ tự các hồ sơ, tài liệu. Số thứ tự này được đánh liên tục bắt đầu từ số 01 đến số cuối cùng
- Cột 2: Ghi tên nhóm tài liệu và các loại hồ sơ, tài liệu. - Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu
- Cột 4: Ghi chú những điểm cần lưu ý
Chi tiết của Bảng THBQ đƣợc trình bày cụ thể trong Phần Phụ lục 1 3.4. Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền
Thông qua quá trình cũng như kết quả thực hiện việc nghiên cứu xây dựng bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, chúng tôi xin đưa ra một số đề xuất đối với các cơ quan có thẩm quyền cụ thể như sau:
a. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
Việc xây dựng và ban hành bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH có ý nghĩa quan trọng trong công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ của Bộ nói chung. Đề tài luận văn này chỉ là kết quả nghiên cứu bước đầu, còn nhiều vấn đề cần phải nghiên cứu và bàn bạc kỹ hơn. Vì vậy, chúng tôi kiến nghị Bộ LĐTBXH triển khai thực hiện đề tài nghiên cứu cấp Bộ về xây dựng bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ. Không (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
91
những vậy, cần có thêm đề tài nghiên cứu cấp Bộ về bảng THBQ tài liệu ngành LĐTBXH để hướng dẫn các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương xác định giá trị các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành LĐTBXH. Đây là yêu cầu bức thiết và tất yếu mà Bộ LĐTBXH cần quan tâm và thực hiện bởi vì:
+ Thứ nhất: Xây dựng bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH
nhằm giải quyết những tồn tại và hạn chế trong công tác xác định giá trị tài liệu nói chung và công tác lưu trữ nói riêng của Bộ. Trong khi đó, Nhà nước đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn về vấn đề này như Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2, thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những văn bản này chính là căn cứ, là điểm tựa giúp cho Bộ LĐTBXH có thể triển khai thực hiện việc xây dựng bảng THBQ tài liệu của cơ quan Bộ.
+ Thứ hai: Sau khi Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm
2011 được ban hành, rất nhiều các cơ quan, tổ chức đã căn cứ vào văn bản này để tiến hành xây dựng và ban hành bảng THBQ tài liệu. Cấp trung ương có thể kể đến các Bộ và cơ quan ngang Bộ như: Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 về quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường; Bộ Tư pháp với Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 7 năm 2013 ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp; Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 16 tháng 11 năm 2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính…Bên cạnh đó, một số các cơ quan quản lý ở địa phương cũng đã xây dựng bảng THBQ tài liệu nhằm lưu giữ những tài
92
liệu có giá trị và loại bỏ những tài liệu hết giá trị. Như vậy, chúng ta thấy rằng ban hành bảng THBQ tài liệu là vấn đề tất yếu đối với các cơ quan, tổ chức đặc biệt là các cơ quan quản lý nhà nước nhằm tối ưu hóa nguồn thông tin của các tài liệu được lưu giữ. Trong khi Bộ LĐTBXH với vị trí là cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trong phạm vi cả nước nhưng chưa xây dựng và ban hành bất kỳ bảng THBQ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ cũng như của ngành LĐTBXH. Vấn đề ở đây là Bộ LĐTBXH cần phải triển khai nghiên cứu các đề tài về bảng THBQ tài liệu để ban hành dưới dạng văn bản quản lý nhằm hướng dẫn các đơn vị trực thuộc và thuộc Bộ cũng như các cán bộ, công chức có thể thực hiện thuận lợi và thống nhất việc lập hồ sơ, xác định giá trị cho những tài liệu hình thành trong hoạt động của mình.
b. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Vấn đề xác định giá trị tài liệu nói chung và xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu nói riêng đã được đề cập đến trong các văn bản quy phạm pháp luật như Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2, thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những văn bản này chính là cơ sở, căn cứ để các ngành, các cấp tham khảo xây dựng bảng THBQ, thực hiện hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu tài liệu. Tuy nhiên, những quy định và hướng dẫn trong các văn bản trên vẫn còn mang tính khái quát, chung chung và chưa cụ thể. Nội dung chỉ quy định về các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị, các nhóm hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như thời hạn bảo quản cho chúng. Nếu chỉ căn cứ vào những nội dung trên, các cơ quan, tổ chức sẽ gặp khó khăn trong quá trình xây dựng bảng THBQ. Bởi chúng
93
không chỉ rõ cách thức xây dựng bảng THBQ cũng như xác định thời hạn bảo quản của tài liệu cho các cơ quan, tổ chức như phải bắt đầu từ đâu?, các bước cụ thể tiếp theo như thế nào?… Vì vậy, chúng tôi cho rằng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần nghiên cứu và ban hành các văn bản hướng dẫn về quy
trình xây dựng bảng THBQ và cách thức xác định giá trị của tài liệu nhằm
giúp cho các cơ quan, tổ chức có thể tiến hành xây dựng bảng THBQ tài liệu một cách dễ dàng và thuận lợi.
94
KẾT LUẬN
Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, bên cạnh việc nghiên cứu lịch sử chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, các loại hình tài liệu, chúng tôi còn tiến hành nghiên cứu lý thuyết về xác định giá trị tài liệu, luật pháp về lưu trữ, kinh nghiệm của các Bộ, ngành khác.
Bảng thời hạn bảo quản được chia làm 03 phần với 14 nhóm tài liệu. Trong mỗi nhóm lớn tương ứng với một mặt hoạt động là các hồ sơ, tài liệu. Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã định giá trị cho các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, trong luận văn này, chúng tôi chủ yếu nghiên cứu xây dựng và định thời hạn bảo quản cho nhóm tài liệu chuyên môn của cơ quan Bộ LĐTBXH. Ngoài ra tùy vào từng trường hợp cụ thể, nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, giá trị của chúng được điều chỉnh nhưng không thấp hơn thời hạn bảo quản quy định trong Thông tư 09.
Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi hướng tới yêu cầu giải quyết một số vấn đề thực tiễn trong công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH như lập hồ sơ công việc, xác định giá trị tài liệu, chủ động lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, lựa chọn những tài liệu cần đưa vào lưu trữ lịch sử. Do năng lực bản thân hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn còn ít nên không tránh khỏi khiếm khuyết trong việc xác định thời hạn bảo quản cho từng nhóm tài liệu. Chúng tôi rất mong những đóng góp ý kiến để bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH được hoàn thiện hơn.
95
TÀI LIỆU THAM KHẢO
01. Nguyễn Thị Lan Anh, (2006), Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo
quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương,
luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ (Lưu trữ học và Tư liệu học), Trường Đại học KHXH&NV, Hà Nội.
02. G.A. Bêlốp, A.N Lôghinôva, K.G.Michiaép, N.R.Prôkôpenkô, (1969), Lý
luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên xô, Trường Đại học Tổng hợp Hà
Nội, Hà Nội.
03. Bộ Nội vụ - Ban Quản lý Dự án ADB - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, (2006), Tài liệu khóa học nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn quốc tế;
04. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, (2005), 60 năm xây dựng và phát triển ngành Lao động - Thương binh và Xã hội, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội.
05. Bùi Thị Dung, (2007), “ Phông Lưu trữ Bộ Thương binh - Cựu binh nguồn sử liệu về chính sách thương binh liệt sỹ của nước Việt Nam DCCH (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giai đoạn 1945 - 1954”, Khóa luận tốt nghiệp ngành LTH&QTVP,
Trường Đại học KHXH&NV, Hà Nội.
06. Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các TTLTQG.
07. Dương Thị Thanh Huyền, (2013), Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng), luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ, Trường Đại học KHXH&NV, Hà Nội.
96
08. TS. Nguyễn Liên Hương, (2011), “Xác định giá trị tài liệu - nhiệm vụ khó khăn nhất trong công tác lưu trữ hiện nay”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 10, tr
09. Dương Văn Khảm, (1998), Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở cơ quan, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
10. TS. Dương Văn Khảm, (2005), “Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các nguồn sử liệu”, số 2, tr 43-45;
11. PGS.TS Dương Văn Khảm, (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư
lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, Hà Nội.
12. Kỷ yếu hội thảo khoa học: “Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2009.
13. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội
14. Thanh Mai, (2011), “Bàn về vấn đề Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 5, tr 14-16.
15. Thanh Mai, (2012), “Những nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu ở nước ta nửa thế kỷ qua”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 8, tr 50-52 16. Nghị định số 57-HĐBT ngày 24 tháng 3 năm 1987 của Hội đồng Bộ
trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
17. Nghị định của Chính phủ số 96-CP ngày 07 tháng 12 năm 1993 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
18. Nghị định của Chính phủ số 29/2003/NĐ-CP ngày 31 tháng 3 năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
97
19. Nghị định số 186/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
20. Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐ-TB&XH. 21. Nguyễn Lệ Nhung (chủ nhiệm đề tài), 2008, Nghiên cứu xây dựng Bảng
THBQ mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
22. Nguyễn Thị Trang Nhung, (2008), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà
nước, luận văn cao học LTH, Trường Đại học KHXH&NV, Hà Nội.