Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng thương mại Cổ phần quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LẠI THỊ KIM THOA NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LẠI THỊ KIM THOA NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2014 0 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Quân đội” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung thực./. Hà Nội, tháng 12 năm 2014 Tác giả luận văn Lại Thị Kim Thoa 1 MỤC LỤC MỤC LỤC 1 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 3 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 4 PHẦN MỞ ĐẦU 5 1. Lý do chọn đề tài 5 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 9 3.1. Mục tiêu 9 3.2. Nhiệm vụ 10 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10 4.1. Đối tượng nghiên cứu 10 4.2. Phạm vi nghiên cứu 11 5. Phương pháp nghiên cứu 11 6. Nguồn tài liệu tham khảo 12 7. Đóng góp của luận văn 12 8. Cấu trúc của luận văn 12 Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI 14 1.1. Khái quát lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 14 1.1.1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 14 1.1.2. Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 15 1.1.3. Yêu cầu của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT 21 1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Quân đội 22 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 22 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 24 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 25 1.3. Tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Quân đội 21 1.3.1. Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB 21 1.3.2. Chủ trương của Ban lãnh đạo Ngân hàng 22 Chƣơng 2: QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI 31 2.1. Quy trình, phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 33 2.1.1. Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ sở dữ liệu 33 2.1.2. Dự kiến cấu trúc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 40 2.1.3. Xây dựng dữ liệu đặc tả 43 2.1.4. Nhập dữ liệu 49 2.2. Quy trình, phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 50 2.2.1. Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin 50 2 2.2.2. Quản lý về nghiệp vụ 52 2.3. Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 61 2.3.1. Xây dựng yêu cầu của phần mềm 61 2.3.2. Xây dựng phần mềm 63 2.3.3. Vận hành thử nghiệm 64 2.3.4. Xây dựng tài liệu hướng dẫn 65 2.3.5. Đào tạo người dùng 66 Chƣơng 3: CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN CÓ ĐỂ XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TLLT TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI VÀ ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH THỰC HIỆN 68 3.1. Điều kiện cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 68 3.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 68 3.1.2. Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin 70 3.1.3. Nhân lực 79 3.1.4. Kinh phí thực hiện 80 3.2. Đề xuất lộ trình thực hiện 81 3.2.1. Giai đoạn 1 81 3.2.2. Giai đoạn 2 82 KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC 88 3 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT VIẾT ĐẦY ĐỦ VIẾT TẮT 1 Cán bộ nhân viên CBNV 2 Cơ sở dữ liệu CSDL 3 Công nghệ thông tin CNTT 4 Cổng thông tin nội bộ Portal 5 Đại hội đồng cổ đông ĐHĐCĐ 6 Hội đồng quản trị HĐQT 7 Khoa học công nghệ KHCN 8 Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội MB 9 Thương mại cổ phần TMCP 10 Tài liệu lưu trữ TLLT 11 Văn thư lưu trữ VTLT 4 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT BẢNG TÊN BẢNG 1 2.1 Thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB theo loại hình tài liệu từ năm 2009 đến năm 2013 2 2.2 Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ được lựa chọn xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB 3 3.1 Thống kê số lượt phục vụ khai thác tài liệu theo các hình thức tra cứu trong năm 2013 tại Hội sở MB 5 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quan trọng của mỗi quốc gia, của mỗi cơ quan, tổ chức. Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng phong phú về nội dung và đa dạng về loại hình. Đây là những tài liệu có ý nghĩa đặc biệt đối với sự phát triển của đất nước. Nhưng để tài liệu lưu trữ phát huy được vai trò, giá trị nhiều hơn nữa, đòi hỏi phải có những biện pháp quản lý, khai thác sử dụng một cách hiện đại, nhanh chóng và hiệu quả. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ ngày càng được đẩy mạnh, phát huy vai trò, tác dụng to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và tăng năng suất lao động. Ở Việt Nam hầu hết các cơ quan, tổ chức đã và đang từng bước chuyển phương thức quản lý thủ công sang quản lý hiện đại trên nhiều phương diện và mức độ khác nhau. Trong những năm gần đây nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và ở các cơ quan tổ chức khác nhau đã sử dụng cơ sở dữ liệu làm công cụ quản lý thông tin, tài liệu một cách hiệu quả. Có thể kể đến điển hình như cơ sở dữ liệu đất đai, cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư…. Tài liệu lưu trữ cũng là một nguồn thông tin quan trọng, hiện tại khối lượng tài liệu này đã và đang phát huy những giá trị để phục vụ mọi mặt của đời sống xã hội. Vì vậy, nếu tài liệu lưu trữ được đưa vào các cơ sở dữ liệu sẽ mang lại những kết quả tích cực hơn nữa cho quá trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử”. Theo đó, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập 6 hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được tổ chức, sắp xếp nhằm mục đích quản lý, khai thác sử dụng đầy đủ, nhanh chóng và hiệu quả. Mặc khác, tài liệu điện tử đã xuất hiện và trở nên phổ biến trong xã hội, mặc dù chưa thể thay thế văn bản giấy và vật mang tin khác nhưng tài liệu điện tử đang chiếm ưu thế về số lượng và tần suất sử dụng. Do đó xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ còn là biện pháp lâu dài để quản lý loại hình tài liệu này. Để xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan, đơn vị cần đáp ứng được hai yếu tố căn bản là tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và có nguồn lực công nghệ thông tin đảm bảo lưu trữ, khai thác và bảo mật tài liệu lưu trữ. Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, với hệ thống tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý và hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có là những điều kiện tốt để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại MB cũng đang là một yêu cầu bức bách do nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và khối lượng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng trong khi nhân sự đảm nhiệm công tác lưu trữ hạn chế, kho lưu trữ phân tán và chưa có một cơ sở dữ liệu đầy đủ, thống nhất để quản lý và phục vụ khai thác. Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là vấn đề rất cần được quan tâm thực hiện. Là nhân viên của Ngân hàng TMCP Quân đội và làm công tác lưu trữ tại Hội sở, với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động của MB, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội” làm luận văn cao học của mình. 7 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên thế giới, những vấn đề liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu nói chung và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng đã được nghiên cứu bởi các nhà nghiên cứu của nhiều nước. Ban đầu tài liệu lưu trữ điện tử được lưu tại các file trong máy tính, đến khi khối lượng tài liệu ngày càng nhiều và mức độ phức tạp tăng lên người ta đã sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý. Những nghiên cứu bắt đầu từ công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ. Tại các nước Indonesia, Malaysia, Pháp, Mỹ đã tiến hành thành công nhiều dự án số hóa và đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý, khai thác khối tài liệu này. Theo nghiên cứu của ThS Nguyễn Thùy Trang – Phòng quản lý khoa học và công nghệ, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thì hoạt động số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Pháp đã được phát triển trên diện rộng nhất là vào cuối thế kỷ XX khi các phông lưu trữ có tính di sản và mang giá trị lịch sử; các phông lưu trữ quý nhưng có tình trạng vật lý kém, dễ rách, hỏng; các phông lưu trữ được khai thác, sử dụng thường xuyên được lựa chọn để số hóa. Tại Malaysia, cơ sở dữ liệu tài liệu ảnh được thực hiện trong giai đoạn 1 của Dự án chuyển đổi dữ liệu năm 2000 - 2001. Các loại ảnh được Lưu trữ Malaysia ưu tiên lựa chọn để chuyển đổi là ảnh lịch sử bao gồm các hình ảnh sự kiện lịch sử, ảnh chân dung lãnh đạo trong nước, hình ảnh phóng sự về đời sống kinh tế - xã hội của đất nước và những hình ảnh tư liệu khác. Tại Nhật Bản, cơ sở dữ liệu tài liệu lịch sử Châu Á có quy mô lớn nhất thế giới được thành lập từ năm 2001. Thành phần tài liệu tại Trung tâm lưu trữ này bao gồm tài liệu của Nhật Bản và những tài liệu về quan hệ của Nhật Bản với các nước Châu Á. Ở Việt Nam, kế thừa thành tựu nghiên cứu của các nước trên thế giới vào xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bắt đầu từ những nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, sau đó là số hóa [...]... rõ hơn những vấn đề lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ - Làm rõ quy trình và phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội - Giới thiệu cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các điều kiện, lộ trình cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu trong thời gian... niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, tầm quan trọng của việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và các yêu cầu, điều kiện cần có để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ - Tìm hiểu, nghiên cứu thực tế để đưa ra quy trình và phương pháp xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội - Khảo sát, đánh giá tài liệu lưu trữ. .. luận và phụ lục, nội dung đề tài gồm 3 phần chính sau: Chƣơng 1: Sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội Chƣơng 2: Quy trình, phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội 12 Chƣơng 3: Các điều kiện cần có để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân. .. cứ vào văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước và tình hình thực tế tại Hội sở MB, tác giả đưa ra quy trình tổng thể xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thiết kế thành ba bước thực hiện bao gồm: - Quy trình xây dựng dữ liệu tài liệu lưu trữ; - Quy trình quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; - Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Quy trình được nghiên cứu xây. .. chọn phần mềm quản lý các dữ liệu tài liệu lưu trữ này Hay nói cách khác xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chính là quá trình tạo dữ liệu và liên kết dữ liệu theo một cấu trúc nhất định Để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, trước hết cần xác định các tài liệu lưu trữ đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Việc chọn lựa tất cả hồ sơ, tài liệu hay một nhóm hồ sơ, tài liệu là tùy thuộc vào... hóa và quản lý tài liệu điện tử Đây là một nội dung trong công tác xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cung cấp các kỹ thuật và phương 8 pháp quản lý tài liệu điện tử - là nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ để đưa vào cơ sở dữ liệu Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong những năm qua đã được nghiên cứu và tiến hành ở một số cơ quan, tổ chức nhà nước như các Trung tâm Lưu trữ. .. trữ và các nguồn lực tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội để dự kiến cấu trúc cơ sở dữ liệu, các điều kiện cần đáp ứng và đề xuất lộ trình thực hiện 4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Hai đối tượng nghiên cứu chính của luận văn bao gồm: - Lý thuyết về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; - Khối tài liệu lưu trữ của Hội sở MB và quy trình, phương pháp xây dựng cơ sở. .. tiến hành số hóa, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu 16 1.1.1.4 Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là quá trình kiểm soát cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Các cơ quan, tổ chức cần xác định được nội dung kiểm soát, mục đích kiểm soát, từ đó đưa ra cách thức kiểm soát và thẩm quyền kiểm soát Mục đích của hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là làm cho quá... cơ sở thực tiễn cho việc nghiên cứu ứng dụng vào xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, MB đã xây dựng và triển khai Đề án kiện toàn công tác lưu trữ 2013-2015 Kết quả đến thời điểm hiện tại của Đề án là cơ sở để tác giả tiến hành nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB và kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ được... thác và tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ được vận hành ổn định và đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Mục tiêu quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở những mức độ khác nhau có thể thay đổi tùy theo điều kiện của mỗi cơ quan, tổ chức Có những đơn vị đặt ra mục tiêu xây dựng và quản lý được toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cũng có đơn vị chỉ xây dựng và quản lý một phần tài liệu lưu . xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội. 13 Chƣơng 3: Các điều kiện cần có để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân. việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Quân đội 21 1.3.1. Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB 21 1.3.2 dựng và quản lý cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng. Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng