Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sở quy hoạch kiến trúc hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - KHUẤT THỊ KIM CHI NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - KHUẤT THỊ KIM CHI NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội - 2015 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài ……………………………………………………… Nguồn tài liệu tham khảo 8 Kết cấu luận văn 10 PHẦN NỘI DUNG 12 Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 12 1.1 Thực trạng công tác lưu trữ Sở Quy hoa ̣ch – Kiế n trúc Hà Nô ̣i 12 1.1.1 Tổng quan Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 12 1.1.2 Thành phần, nô ̣i dung và ý nghia tài liê ̣u lưu trữ Sở Quy hoa ̣ch – ̃ Kiế n trúc Hà Nô ̣i 17 1.1.3 Thực trạng công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội… 23 1.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội khả đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Sở 29 1.2.1 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 29 1.2.2 Khả đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở 33 1.3 Sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Sở 37 1.3.1 Khái niệm Công nghệ thông tin…………………………………… 37 1.3.2 Tầm quan trọng công nghệ thông tin với đời sống 38 1.3.3 Ý nghĩa việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 39 Chương 2: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 42 2.1 Khái niệm sở liệu 42 2.1.1 Khái niệm 42 2.1.2 Các đặc tính ưu điểm Cơ sở liệu 43 2.2 Những để xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội…………………………………………………… 47 2.2.1 Về lý luâ ̣n 47 2.2.2 Căn thực tiễn 48 2.2.3 Căn pháp lý 50 2.3 Điều kiện cho việc xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Sở 51 2.3.1 Nguồn vốn 52 2.3.2 Trang bị loại máy móc, thiết bị cần thiết cho việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở…………………………………………………………… 53 2.3.3 Nguồn lực (Yếu tố người) 55 2.3.4 Lựa chọn tài liệu (để cập nhật vào hệ thống CSDL Sở) 56 2.4 Quy trinh xây dựng sở dữ liê ̣u ̀ 58 2.4.1 Xác định sở liệu lưu trữ 58 2.4.2 Xác định thông tin tiêu chuẩn thông tin đầu vào sở liệu 59 2.4.3 Lựa chọn chuẩn bị tài liệu 63 2.4.4 Biên mu ̣c phiế u tin 64 2.4.5 Lựa cho ̣n phầ n mề m ứng du ̣ng và cài đă ̣t phầ n mề m 74 2.4.6 Nhâ ̣p dữ liê ̣u 77 2.4.7 Chuẩ n hóa chuyển đổi liệu 80 2.4.8 Kiể m tra dữ liê ̣u đã ta ̣o lâ ̣p 81 2.4.9 Nghiê ̣m thu và đưa vào sử du ̣ng 81 Chương 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 83 3.1 Tổ chức quản lý CSDL tài liệu lưu trữ 83 3.1.1 Hình thức phương pháp quản lý 83 3.1.2 Trách nhiệm quản lý 86 3.1.3 Đối tươ ̣ng và pha ̣m vi quản lý 88 3.2 Tổ chức khai thác , sử du ̣ng CSDL 89 3.2.1 Hình thức khai thác, sử dụng CSDL 89 3.2.2 Đối tươ ̣ng pha ̣m vi khai thác , sử dụng CSDL 91 3.2.3 Quy trình khai thác, sử dụng CSDL 92 3.2.4 Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội…………………………………………………… 94 PHẦN KẾT LUẬN 104 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Xã hội ngày phát triển, đời sống người ngày cải thiện, nhận thức người ngày nâng cao, đất nước đổi dẫn đến việc thay đổi to lớn tất ngành, lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế Đó quy luật khách quan xã hội Cùng với phát triển không ngừng ngành, lĩnh vực, công tác lưu trữ chiếm vị trí quan trọng góp phần không nhỏ vào công xây dụng phát triển đất nước lĩnh vực đời sống xã hội Những đóng góp ngành lưu trữ thời gian qua không dừng lại công tác nghiên cứu lý luận, phương pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ mà khẳng định chứng minh thực tế hầu hết quan, tổ chức phạm vi nước Ngày nay, trình hội nhập, phát triển kinh tế đại hóa đất nước, việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào mặt đời sống xã hội trở thành nhu cầu thiết yếu thiếu, vì việc nghiên cứu áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ xem bước vững giúp thúc đẩy cơng tác lưu trữ ngày thêm hồn thiện đạt hiệu cao Trong thời gian qua, công tác lưu trữ cấp, ngành quan tâm mức, song song với nhận thức có nhiều văn liên quan đến cơng tác lưu trữ ban hành mang tính quy phạm nhằm đạo, hướng dẫn đưa công tác lưu trữ ngày hoàn thiện Hệ thống văn quản lý nhà nước công tác lưu trữ ban hành áp dụng vào thực tiễn sở vững mang lại hiệu đáng tự hào cho hoạt động lưu trữ quan tổ chức Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội quan chuyên môn giúp UBND Thành phố thực nhiệm vụ liên quan đến công tác quy hoạch, xây dựng thủ đô Hà Nội Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ với việc thực nhiệm vụ giao, Lãnh đạo Sở thời gian qua có nhiều cố gắng quan tâm mức đến tổ chức công tác lưu trữ Sở Tuy nhiên, bên cạnh thành tựu đạt được, công tác lưu trữ tồn nhiều hạn chế định, đặc biệt hạn chế việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Điều gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, chất lượng hiệu giải công việc quan nói chung cơng tác lưu trữ Sở nói riêng Với khối lượng tài liệu hình thành hàng năm tương đối lớn, thành phần loại hình tài liệu tương đối đa dạng phức tạp nguyên nhân khiến cho công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội ngày gặp nhiều khó khăn Để hồn thiện bước nâng cao hiệu công tác lưu trữ Sở thời gian tới, lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Mục tiêu đề tài sở phân tích thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội để nhìn thấy mặt hạn chế, khó khăn việc tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Từ tập trung nghiên cứu kỹ hệ thống lý luận quy định Nhà nước sở liệu (CSDL) xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, đề xuất số giải pháp, kiến nghị nhằm tham mưu cho Lãnh đạo Sở để nghiên cứu xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng CSDL cách có hiệu nhất, phục vụ tốt công tác tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Để thực mục tiêu nêu trên, tập trung giải nhiệm vụ sau: - Một nghiên cứu hệ thống lý luận CSDL từ xây dựng hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ Sở - Hai tìm hiểu sâu phân tích thực trạng công tác lưu trữ, đặc trưng hồ sơ, tài liệu Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ có nhìn cụ thể việc thành lập xây dựng CSDL cho toàn khối tài liệu lưu trữ Sở - Ba tham mưu, đề xuất số giải pháp để nghiên cứu xây dựng quản lý CSDL tài liệu lưu trữ tạo dựng nhằm phục vụ tốt công tác bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác lưu trữ nói chung ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực lưu trữ nói riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Toàn khối hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Sở Quy hoạch – Kiến trúc từ năm 1992 đến Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lưu trữ cấp ngành quan tâm ý Vì thực tế, có nhiều cơng trình nghiên cứu nhiều lĩnh vực khác nhau, đề tài lại sâu nghiên cứu vấn đề cụ thể nhằm phân tích, đánh giá đưa giải pháp nhằm phục vụ cho nhiệm vụ mục đích nghiên cứu tác giả Từ trước tới có nhiều đề tài nghiên cứu việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, mục đích đề tài nhằm thúc đẩy hoạt động lưu trữ quan, tổ chức Tuy nhiên nội dung hầu hết đề tài nghiên cứu trước thường tập trung vào công tác lưu trữ loại hình hồ sơ, tài liệu hành mà chưa sâu tìm hiểu phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ mang tính chất chuyên ngành, đặc thù quan cụ thể Riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ trước tới chưa có đề tài nghiên cứu chuyên sâu đề cập đến công tác quản lý, lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trũ Sở Các đề tài nghiên cứu trước tập trung vào nghiên cứu vấn đề liên quan đến công tác chuyên môn quy hoạch đô thị, kiến trúc công trình xây dựng Luận án Tiến sỹ khoa học Kinh tế “ Quy hoạch phát triển quản lý thị với vai trị cộng đồng đô thị Việt Nam” tác giả Nguyễn Ngọc Quỳnh, năm 1996 hay Luận án Tiến sỹ kiến trúc “Giải pháp quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian khu đô thị Hà Nôi” tác giả Nguyễn Văn Hải, năm 2005; tìm hiểu công tác lưu trữ với phương diện khảo sát, đánh giá tài liệu lưu trữ Sở đề tài nghiên cứu tác giả Đào Thị Thanh Xuân “ Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”, luận văn thạc sĩ, năm 2010 Vì đề tài “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” mà lựa chọn nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chun ngành lưu trữ học hồn tồn khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu có từ trước Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê nin, sử dụng số phương pháp phổ biến nghiên cứu khoa học, cụ thể như: - Phương pháp hệ thống: Vận dụng phương pháp hệ thống để tìm hiểu trình hình thành phát triển Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội qua thời kỳ lịch sử, phân tích, phân loại, xếp hệ thống tài liệu hình thành tồn sở trình tự thời gian Phương pháp hệ thống sử dụng để xác định giá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống văn quản lý chung công tác lưu trữ, hệ thống văn quản lý Sở - Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng tư liệu tổng hợp so sánh, đối chiếu với thực tế công tác lưu trữ để thấy rõ hạn chế tồn việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Sở - Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả: Căn vào thành phần, nội dung tài liệu có Sở để phân tích, tổng hợp mô tả cụ thể, chi tiết đặc điểm, đặc trưng tài liệu lưu trữ, từ có phương pháp hợp lý nhằm bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Sở - Phương pháp thống kê: Thống kê phương pháp lưu trữ nhằm thuận lợi cho việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ đồng thời hỗ trợ đắc lực cho việc xây dựng quản lý CSDL tài liệu lưu trữ phục vụ tốt công tác quan - Phương pháp thông tin học: Giúp tiếp cận hồ sơ, tài liệu cách nhanh chóng, cụ thể, nắm bắt nội dung chúng để đưa giải pháp tối ưu nhất, cung cấp thông tin danh mục loại tài liệu lưu trữ phục vụ đối tượng người dùng, đáp ứng nhu cầu quản lý lãnh đạo yêu cầu giải cán quan, đồng thời quản lý thông tin hồ sơ cách hệ thống, khoa học xác Đóng góp đề tài Kết luận văn có giá trị thực tiễn lớn công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, góp phần khắc phục nhiều hạn chế công tác quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Đồng thời kết luận văn có đóng góp khơng nhỏ cơng tác lưu trữ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, Sở, ban ngành chuyên mơn khác có liên quan Đây nguồn tài liệu tham khảo cho quan, tổ chức, đơn vị có loại hình nội dung tài liệu tương đương triển khai thực xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ cho đơn vị mình Nguồn tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau đây: - Các văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ + Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc Hội + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Các văn hướng dẫn xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ + Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy định chuẩn thông tin đầu vào việc biên mục văn bản, tài liệu hành trung tâm lưu trữ Quốc gia Để tải liệu máy tính cá nhân: Duyệt hồ sơ danh mục bên trái >> Chọn tài liệu cần tải >> Kích chọn nút lệnh tải liệu máy Để lựa chọn chất lượng tệp tin tải >> Kích chọn nút lệnh Tải tệp Mƣợn hồ sơ quy hoạch Để mượn hồ sơ quy hoạch, người dùng phải viết phiếu yêu cầu mượn hồ sơ; tìm kiếm hồ sơ quy hoạch cần mượn; kích chọn vào hồ sơ cần mượn 97 Người dùng nhập thơng tin có phiếu u cầu hồ sơ Người mượn: người dùng lấy mặc định theo tài khoản người dùng Mục đích: Nhập mục đích mượn hồ sơ Từ ngày, đến ngày: Nhập khoảng thời gian mượn hồ sơ Hình thức giao: Nhập hình thức muốn giao nhận Loại phiếu: nhập loại phiếu Ghi chú: Nhập thông tin ghi Sau nhập thông tin phiếu người dùng kích chọn sang tab chi tiết hồ sơ Người dùng muốn mượn tài liệu thì tích chọn vào loại tài liệu ấy, sau chọn loại tài liệu cần mượn, người dùng kích chọn vào nút lệnh gửi yêu cầu để yêu cầu gửi tới người quản lý có trách nhiệm xét duyệt phiếu mượn Khi u cầu mượn thành cơng, người dùng in phiếu mượn cách kích chọn vào nút lệnh In phiếu 98 Chọn xem chi tiết hồ sơ Kích chọn vào nút lệnh thơng tin hồ sơ để xem thông tin chi tiết hồ sơ Chọn mở hồ sơ, kích chọn nút lệnh Mở hồ sơ hiển thị giao diện xem thông tin tài liệu hồ sơ + Nhập thông tin hồ sơ khai thác Người dùng kích chọn vào nút lệnh hiển thị giao diện thêm hồ sơ 99 - Nhập tên hồ sơ cơng cụ tìm kiếm hồ sơ - Kích chọn vào hồ sơ cho phép khai thác kích vào nút lệnh Chọn hồ sơ Thẩm định: Chuyên viên gửi yêu cầu thẩm định lên cấp cao để xét duyệt yêu cầu người mượn Kích chọn Thẩm định hiển thị giao diện: + Nhập nội dung yêu cầu thẩm định + Kích chọn vào xác nhận + Sau điền nội dung kích chọn vào nút lệnh Chấp nhận để gửi thẩm định đên cấp lãnh đạo kích vào Thốt để bỏ qua Xét duyệt: Đồng ý cho phép người dùng mượn khai thác hồ sơ, kích chọn vào chức xét duyệt 100 + Nhập nội dung đồng ý xét duyệt + Kích chọn vào ô xác nhận + Sau điền nội dung kích chọn vào nút lệnh Chấp nhận để gửi nội dung xét duyệt đên người mượn kích vào Thốt để bỏ qua Từ chối: Không đồng ý cho người dùng mượn khai thác hồ sơ, kích chọn vào chức từ chối hiển thị giao diện + Nhập nội dung khơng đồng ý xét duyệt + Kích chọn vào ô gửi email đến người mượn + Sau điền nội dung kích chọn vào nút lệnh Chấp nhận để gửi nội dung từ chối đến người mượn kích vào Thoát để bỏ qua 101 Trên số thao tác việc mươn, trả hồ sơ lưu trữ CSDL qua hệ thống hệ thống mạng nội quan Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội tiến hành chạy thử nghiệm lấy ý kiến đóng góp độc giả để tiếp tục bổ sung, hoàn thiện Sự giống khác quy trình khai thác, sử dụng tài liệu giấy khai thác, sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL: STT Nội dung quy trình Lập phiếu mượn Ghi thông tin yêu cầu khai thác tài liệu Gửi phiếu yêu cầu Duyệt phiếu yêu cầu Nhận hồ sơ, tài liệu Khai thác thông tin Trả hồ sơ, tài liệu Tài liệu giấy CSDL Theo mẫu có sẵn Theo mẫu có sẵn Trực tiếp ghi giấy (theo Cập nhật (gõ) máy mẫu) (theo mẫu) Trực tiếp chuyển đến người có thẩm quyền giải Gửi yêu cầu thông qua hệ thống mạng nội quan Lãnh đạo Sơ Chánh Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng Sở ký đồng ý Văn phịng Sở tích duyệt trực tiếp phiếu qua hệ thống Nhận trực tiếp từ phận Lưu trữ Sở Khai thác chỗ mượn phòng làm việc Trực tiếp mang tài liệu trả cho phận Lưu trữ Sở 102 Nhận thông tin tài liệu qua hệ thống mạng nội quan Khai thác máy Tự thu hồi thông tin sau thời hạn quy định (căn theo phiếu mượn) Tiểu kết chƣơng Nhìn từ bảng phân tích nêu thấy, quy trình khai thác, sử dụng tài liệu giấy khai thác, sử dụng CSDL tài liệu lưu trữ có giống bước triển khai, nhiên chúng có đặc điểm khác biệt Với việc mượn tài liệu giấy thông thường, cán thụ lý hồ sơ cần phải trực tiếp mượn hồ sơ cán lưu trữ quan phải phục vụ, cho mượn tài liệu gốc, với cách khai thác, sử dụng hồ sơ mạng có ưu điểm đỡ tốn thời gian, cơng sức lại nhiều lần đồng thời sử dụng tài liệu cách hiệu quả, đảm bảo giữ gìn hồ sơ, tài liệu gốc không bị thất lạc hư hỏng trình sử dụng Vì việc tổ chức quản lý khai thác, sử dụng tài liệu thơng qua hệ thống CSDL nêu có nhiều thuận lợi ưu việt hẳn phương pháp khai thác tài liệu theo cách truyền thống Tuy nhiên nói rằng, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu mạng tác dụng lớn nêu trên, chúng tồn số nhược điểm liên quan đến ổn định lâu dài cơng nghệ, việc truy cập mạng khó trì mức độ thường xuyên liên tục Việc tổ chức quản lý khai thác, sử dụng tài liệu mạng vì bị gián đoạn lỗi công nghệ nghẽn mạng, mạng trục trặc máy tính cá nhân làm cho trình khai thác, sử dụng thông tin không thông suốt Đó cịn chưa kể đến việc cơng nghệ theo thời gian dần tính khả dụng, bị lỗi thời khơng có khả cập nhật nâng cấp kịp thời Vì theo cá nhân tôi, việc quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL vô quan trọng cần thiết bên cạnh phải coi trọng việc quản lý tài liệu giấy để đảm bảo an tồn thơng tin tài liệu cần thiết 103 KẾT LUẬN Để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ giai đoạn mới, công tác lưu trữ Việt Nam thời gian qua khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi, sáng tạo, học hỏi kinh nghiệm từ quốc gia tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng hiệu giảng dạy, học tập, áp dụng vào thực tế công việc quan, đơn vị, tổ chức Chất lượng cán làm công tác lưu trữ ngày nâng cao mặt chuyên môn nghiệp vụ lẫn phẩm chất đạo đức, trị đáp ứng tốt địi hỏi xã hội, góp phần khơng nhỏ vào thành hoạt động quan, tổ chức, đơn vị phạm vi nước Điều rõ ràng cho thấy vai trị ý nghĩa quan trọng cơng tác lưu trữ đời sống xã hội đặc biệt công xây dựng, đổi phát triển đất nước Công tác lưu trữ vì cần phải phát huy vai trị mình cách rõ rệt hơn, cần có nhiều đóng góp quan trọng góp phần khơng nhỏ vào phát triển chung Muốn vậy, thành tựu đạt được, công tác lưu trữ luôn phải đổi mới, sáng tạo, kết hợp lý luận thực tiễn, tận dụng mạnh sẵn có cộng với hỗ trợ công nghệ thông tin để đại hóa cơng tác lưu trữ thời kỳ Với lý nêu trên, kết hợp hoạt động thực tiễn công việc thấy rõ vai trị cơng nghệ thơng tin đời sống nói chung ngành khoa học nói riêng thiếu giai đoạn Sau năm công tác, trực tiếp quản lý khối tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, nhận thấy công tác quản lý tài liệu chuyên môn phức tạp khó khăn Hơn nữa, khối tài liệu Sở sản sinh ngày nhiều, nhu cầu khai thác, sử dụng ngày lớn, khơng có biện pháp, cách thức quản lý hợp lý, phù hợp thì trước mắt làm ảnh hưởng lớn đến công việc chung quan đồng thời phát huy hết giá trị sử dụng tài liệu Vì đề tài mà nghiên cứu mang giá trị thực tiễn cao, nhằm khắc phục hạn chế, tồn công tác quản lý tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc 104 Hà Nội Tuy đề tài dừng lại việc nghiên cứu vấn đề quy trình xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội sở để Sở triển khai thực tốt dự án thời gian tới Đóng góp đề tài khơng chỗ tạo lập hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quy hoạch quản lý đô thị Thành phố Hà Nội nói riêng mà cịn tài liệu tham khảo cho quan, tổ chức khác có liên quan đến cơng tác quy hoạch xây dựng phạm vi nước Trong trình triển khai thực hiện, cần tuân thủ nghiêm ngặt theo quy trình đồng thời tôn trọng đảm bảo tính chân thực thơng tin hồ sơ, tài liệu phù hợp với trạng tài liệu lưu trữ quản lý Việc quản lý, vận hành trì hệ thống CSDL giai đoạn sau cần đặc biệt quan tâm để phát huy tốt vai trò quan trọng khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu đối tượng Hy vọng thời gian tới, với quan tâm Lãnh đạo, tâm toàn thể cán công nhân viên quan tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Sở ngày hoàn thiện, đầu tư tốt nhằm quản lý phát huy hết vai trò, giá trị tài liệu, đáp ứng rộng rãi nhu cầu quan tồn xã hội Từ đóng góp vai trị khơng nhỏ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội vào nhiệm vụ xây dựng phát triển thủ đô, phát triển đất nước, xứng đáng quan đầu ngành lĩnh vực quy hoạch kiến trúc quản lý đô thị 105 Danh mục tài liệu tham khảo Bản đồ thành hệ kiến trúc Việt Nam (1992), nhà xuất địa chất khống sản Báo cáo thành tích 35 năm hoạt động Viện Quy hoạch Xây dựng Hà Nội (1997) , Kiến trúc sư trưởng Thành phố Báo cáo số 3628/ QHKT-VP ngày 06/9/2014 công tác văn thư lưu trữ (2014), Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Các văn hướng dẫn thực Luật thi hành văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ (2004), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Công văn số 1159/TCQLĐĐ-CĐKTK ngày 21/9/2011 Cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên Môi trường việc hướng dẫn xây dụng CSDL địa Cơng văn số 301/BC-SNN ngày 25/9/2014 Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Hà Nội việc báo cáo kết kiểm tra công tác văn thư lưu trữ quan đơn vị thuộc cụm thi đua khen thưởng số Đề cương giảng, lý thuyết CSDL khoa Công nghệ thông tin Đại học sư phạm Hưng Yên, https://voer,edu.vn Hồng Đoàn, Nguyễn Hồng Thục, Khuất Tân Hưng (2003), Nhà cao tầng, thiết kế xây dựng, Trịnh, Tư liệu Thư viện Quốc Gia, Hà Nội Đơn giá khảo sát xây dựng Thành phố Hà Nội Ban hành kèm theo Quyết định số 30/2001/QĐ-UB ngày 30/5/2001 (2003), Tư liệu Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội 10 Trần Thị Quế Hà, Lê Huy, Nguyễn Văn Kim (2003), Kiến trúc phố cổ Hội An – Việt Nam, Tư liệu Thư viện trường Đại học Khoa hội Nhân văn, Hà Nội 11 Nguyễn Văn Hải (2005), Giải pháp Quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian khu đô thị Hà Nội, Luận án Tiến sỹ kiến trúc, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 12 Đặng Thái Hồng (1992), Lịch sử nghệ thuật quy hoạch thị, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 13 Đặng Thái Hoàng (2004), Kiến trúc Châu Á Thế giới 1970-2010, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 106 14 Trần Hùng, Nguyễn Quốc Thông (1995), Thăng Long Hà Nội – 10 kỷ thị hóa, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 15 Hội xây dựng Việt Nam (1992),10 năm hoạt động trưởng thành 16 Lê Tuấn Hùng (2004), ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – số giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 17 Nguyễn Thu Huyền (2000), Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng sở liệu văn thư quan, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 18 Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn xây dựng CSDL lưu trữ 19 Nguyễn Thị Thu Hương (2002), Nghiên cứu xây dựng sở liệu thống kê tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 20 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 21 Kiến trúc đời sống, Hội Kiến trúc sư Thành phố Hồ Chí Minh (2011), Nhà xuất Thành phố Hồ Chí Minh 22 Nguyễn Khởi (2002), Bảo tồn tu tạo di tích kiến trúc, Nhà xuất Xây dựng, Hà Nội 23 Luật lưu trữ số 01/2011/QH1 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 24 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 25 Luật Xây dựng số 16/2003/ QH11 ngày 26/11/2003 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 26 Luật Quy hoạch (số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 107 27 Luật Thủ đô (số 25/2012/QH13 ngày 21/11/2012 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 28 Đinh Thị Hạnh Mai (2003), Đảm bảo thông tin tư liệu hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán cơng chức Văn phịng Quốc hội, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phịng 29 Chủ tịch Hồ Chí Minh (2005), Kiến trúc sư vĩ đại công cải cách xây dựng, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 30 Nội triều Nguyễn, Khâm định Đại Nam hội điển lệ (1992), NXB Thuận Hóa 31 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 32 Pierre Cleeesesmeent, Nathalie Lancret (ch.b), Emmanual Cerise, dịch Mai Thu Hương, Trương Quốc Tòa (2010), Hà Nội chu kỳ đổi thay, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 33 Phạm Thế Quế (2006), Giáo trình CSDL dùng cho sinh viên hệ đào tạo Đại học từ xa, Học viện Cơng nghệ bưu viễn thông 34 Quyết định số 53QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục phiếu tin phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập CSDL quản lý tài liệu lưu trữ 35 Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy định chuẩn thông tin đầu vào việc biên mục văn bản, tài liệu hành trung tâm lưu trữ Quốc gia 36 Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành quy trình tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ 37 Vương Đình Quyền (chủ biên) (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội 38 Nguyễn Ngọc Quỳnh (1996), Quy hoạch phát triển quản lý thị với vai trị cộng đồng thị Việt Nam (lấy Thành phố Hải phòng làm địa bàn nghiên cứu) Luận án Tiến sĩ Khoa học Kinh tế 108 39 Trương Quang Thao (1998), Đô thị hôm qua – hôm ngày mai, Nhà xuất Xây dựng, Hà Nội 40 Nguyễn Hồng Tiến (2004), Sự phát triển mạng lưới giao thông phát triển không gian chùm đô thị (lấy chùm đô thị Hà Nội làm địa bàn nghiên cứu), Luận án Tiến sỹ, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 41 Vũ Văn Trọng (2006), Xây dựng CSDL tài nguyên đất phục vụ công tác quản lý đất đai huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nơng nghiệp I, Hà Nội 42 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21/8/2014 Bộ Nội vụ Bộ Xây dựng việc hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử 43 Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng năm 2006 Bộ Xây dựng việc Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, vẽ hồn cơng công trình xây dựng 44 Vũ Thị Vinh (1996), Nghiên cứu số vấn đề chủ yếu Quy hoạch phát triển mạng lưới đường Thành phố Hà Nội đến năm 2010, Luận án Tiến sĩ Khoa học kỹ thuật 45 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ (các văn quy định, hướng dẫn chủ yếu Đảng Nhà nước Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo sưu tầm tuyển chọn) (1998), NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội 46 Đào Thị Thanh Xuân (2010), Khảo sát đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 47 Urbanisme Pierse Merlin, Tông Quang Khải (1993), Quy hoạch đô thị, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội 48 http://www.slideshare.net/tuoitrecomvn 49 http://tuhn.vn/hoctaptrenmang/lotus-qtn/content 50 http://voer.edu.vn 51 http://vanthuluutru.dongnai.gov.vn 52 http://www.archives.gov.vn 109 THỐNG KÊ CÁC NỘI DUNG CẦN CHỈNH SỬA STT Những yêu cầu chỉnh sửa Nội dung chỉnh sửa Nêu rõ mục tiêu đề tài Nêu đóng góp đề tài Đổi lại tên chương cho phù hợp với mục tiêu đề tài Trình bày rõ khái niệm (CSDL lưu trữ, CSDL tài liệu lưu trữ…) Xem lại việc lựa chọn Đã chỉnh sửa lại theo yêu CSDL cho phù hợp với đặc cầu trưng tài liệu Sở Xem lại số đề xuất để Sửa số yêu cầu bố quản lý CSDL trí cán phụ trách cơng nghệ thơng tin Nêu việc áp dụng thực tế Nêu thêm thực tế việc tổ Sở chức xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Sửa lỗi văn phong, kỹ thuật Chỉnh sửa gộp mục tiêu đề tài với nhiệm vụ đề tài Đã thêm mục đóng góp đề tài Chương 1: Sự cần thiết việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở… Đã chỉnh sửa thêm số khái niệm Số trang Ghi 12 42, 43, 53 59>63 64>67 86>87 95>102 XÁC NHẬN CỦA NGƢỜI HƢỚNG DẪN LUẬN VĂN XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN PGS.TS Đào Xuân Chúc PGS.TS Vũ Thị Phụng 110 111