Những đóng góp mới về mặt học thuật, lý luận Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. Trước hết, tác giả nghiên cứu sự mở rộng của hệ thống ERP cho các tổ chức quản lý khác không phải là doanh nghiệp. Sau đó tiến hành phân tích những điểm tương đồng trong mô hình chức năng của một doanh nghiệp và của một trường đại học. Bước tiếp theo, tác giả trình bày các kết quả nghiên cứu so sánh 3 mô hình ERP ứng dụng cho các trường đại học của 3 nhà cung cấp hàng đầu thế giới là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics. Trên cơ sở đó, tác giả khẳng định những cơ sở khoa học và rút ra những bài học kinh nghiệm có giá trị cho việc xây dựng mô hình URP ở Việt Nam. Trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào quản lý của các trường đại học trên thế giới, tác giả đã đề xuất giải pháp cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam. Tác giả đề xuất mô hình lý thuyết về URP cho các trường đại học Việt Nam nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong giai đoạn phát triển và hội nhập quốc tế hiện nay. Mô hình gồm 3 phân hệ là: Phân hệ quản lý chung, Phân hệ quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học, Phân hệ hỗ trợ Đào tạo với 23 chức năng khác nhau bao quát toàn bộ các lĩnh vực quản lý trong trường đại học. Đây là mô hình mới, có tính tổng thể đầu tiên cho các trường đại học Việt Nam. Những phát hiện, đề xuất mới rút ra được từ kết quả nghiên cứu, khảo sát của luận án Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các chuyên gia thuộc 8 trường đại học khác nhau trong cả nước, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng tin học trong các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam. Tác giả đã thử nghiệm mô hình URPtại Trường Đại học Kinh tế Đại học Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ. Cả 5 chức năng này đều sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung. Mô hình thử nghiệm đã cho kết quả tốt giúp cho công tác quản lý của Nhà trường đạt hiệu quả cao hơn. Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP đề xuất trong luận án có thể sử dụng cho các trường đại học trong cả nước như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý.
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
1 Sự cần thiết của đề tài
Cùng với sự lớn mạnh của thị trường giáo dục đại học, các nhà cung cấp giải pháp
ERP lớn trên thế giới đã tập trung nghiên cứu và đề xuất các mô hình dành riêng cho
lĩnh vực này Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như ORACLE, SAP,
PEOPLESOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho nhiều trường đại học lớn
trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v…
Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị, vấn đề tin học hóa công tác quản lý trong các
trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và các trường đại học trong cả nước
triển khai Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của Bộ Chính trị càng khẳng định yêu cầu
cấp thiết của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo
nói riêng Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mô
hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam
Tuy nhiên, các trường đại học Việt Nam chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng
phân hệ đơn lẻ Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối
giữa các phân hệ với nhau Một số trường đại học cũng đang nghiên cứu áp dụng mô
hình ERP nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một
mô hình thực sự phù hợp cho công tác quản lý tại các trường đại học ở Việt Nam.Bên
cạnh đó, giữa trường đại học và tổ chức doanh nghiệp có khá nhiều sự khác biệt cũng
là một trong những khó khăn chính cho việc áp dụng hệ thống ERP vào các trường đại
học
Các nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít Ở Việt Nam, vấn đề này
lại càng hiếm và chưa được quan tâm nhiều Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô
hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn
trong lĩnh vực khoa học hệ thống thông tin quản lý Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài
“Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University
Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm
tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình
2 Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp dụng
cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại Trường
Đại học Kinh tế - Đại học Huế
Các mục tiêu cụ thể là:
- Nghiên cứu một cách có hệ thống nhu cầu phải tiến hành đổi mới quản lý trong các
trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hội nhập hiện nay
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng hệ thống ERP
vào các trường đại học trên thế giới và rút ra những bài học kinh nghiệm cho Việt
Nam
- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác quản lý
trong các trường đại học ở Việt Nam
- Xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam
- Thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng cách xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mô hình này
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam và quy trình quản lý cơ bản trong các trường đại học ở Việt Nam
- Phạm vi nghiên cứu:các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến hành phỏng vấn chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước trong thời gian 2011 - 2014
4 Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đặt ra, trong bản luận án đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng như phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phỏng vấn chuyên gia, các phương pháp thống kê, phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý
5 Các đóng góp mới của luận án
* Những đóng góp mới về mặt học thuật, lý luận
- Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam
-Trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào quản lý của các trường đại học trên thế giới, tác giả đề xuất giải pháp cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam
- Đề xuất mô hình lý thuyết về URP cho các trường đại học Việt Nam nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong giai đoạn phát triển và hội nhập quốc tế hiện nay Mô hình gồm
3 phân hệ là: Quản lý chung, Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học, Hỗ trợ Đào tạo với 23 chức năng bao quát toàn bộ các lĩnh vực quản lý trong trường đại học
* Những phát hiện, đề xuất mới rút ra được từ kết quả nghiên cứu, khảo sát của luận án
- Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các chuyên gia thuộc 8 trường đại học khác nhau trong cả nước, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng tin học trong các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam
- Tác giả đã thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế với
5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ đều sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất, tập trung Mô hình thử nghiệm đã cho kết quả tốt giúp cho công tác quản lý của Nhà trường đạt hiệu quả cao hơn
- Mô hình URP đề xuất trong luận án có thể sử dụng cho các trường đại học trong cả nước như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý
6 Bố cục của luận án
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, biểu đồ, tài liệu tham khảo, danh mục các công trình nghiên cứu của tác giả, luận án gồm có 4 chương:
Chương 1:Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án Chương 2:Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường đại học
Trang 2Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học
Việt Nam trong giai đoạn hiện nay
Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP (Thử
nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế)
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN
LUẬN ÁN
1.1 Các công trình ngoài nước
1.1.1 Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới
Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá về sự thành công của việc ứng dụng ERP trong
hoạt động quản lý doanh nghiệp Các yếu tố thành công quan trọng của việc thực hiện
ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích hợp hoàn
chỉnh các quy trình và chức năng kinh doanh của một doanh nghiệp Tuy nhiên, một
số yếu tố quan trọng hơn liên quan đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tích hợp
các quy trình cốt lõi khác nhau vào hệ thống ERP Nhiều công ty sử dụng hệ thống
thông tin mạnh như ERP để xử lý các ứng dụng kinh doanh phức tạp, ví dụ như quản
lý các dịch vụ khách hàng trên phạm vi rộng lớn Lý do ERP trở nên rất phổ biến là
nó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
1.1.2 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Trên cơ sở phân tích các tài liệu nghiên cứu liên quan đến các lợi ích đạt được từ
việc sử dụng hệ thống ERP, tác giả tìm ra một tập hợp các lợi ích mà doanh nghiệp áp
dụng có thể mong đợi Tác giả đưa ra danh sách của năm loại lợi ích khác nhau theo
năm khía cạnh chính, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng cơ sở công
nghệ thông tin và Tổ chức
Ngoài việc nghiên cứu những lợi ích đạt được khi một hệ thống ERP đi vào hoạt
động, tác giả còn xem xét những giai đoạn đem lại lợi ích cũng như những yếu tố ảnh
hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại
1.1.3 Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới
Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, SunGard SCT, Datatel cũng
bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm năng này Trong những năm đầu thế
kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung trong tay ba công ty trên Những năm gần đây, sau
nhiều hoạt động mua lại và sáp nhập, Oracle, SAP và Microsoft đang chiếm lĩnh thị
trường cung cấp giải pháp ERP cho các trường đại học Họ đã và đang thành công
với mô hình ERP cho hàng trăm đại học lớn tại Mỹ, Anh, Đức, v.v
Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào công
tác quản lý Từ sự thành công tại các trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở
châu Âu cũng từng bước tiếp cận và triển khai các hệ thống ERP Chính phủ Đức đi
đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại học, tái cấu trúc lại cơ
cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia,
Romania cũng từng bước triển khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học
Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ thống
ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP R/3 vào
quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc Kinh nghiệm trong quá trình triển
khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để trường Victoria
mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam Á và Hongkong
1.1.4 Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học
Đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp dụng các hệ thống ERP mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học Đầu tiên là mối quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp Tiếp đó là quá trình tái cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi ứng dụng mô hình ERP vào hỗ trợ công tác quản lý
Ngoài ra, cũng có những vấn đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống ERP trong trường đại học Đó là thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ được nhân sự cũ và tuyển dụng nhân sự mới Tiếp đó là sự thiếu hụt của các nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học Ngoài ra, chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến việc ứng dụng ERP
1.2 Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước
1.2.1 Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam
Về mặt lý thuyết, việc nghiên cứu ERP ở trong nước còn hạn chế, chủ yếu là những báo cáo thực nghiệm, những bài học kinh nghiệm của việc triển khai hệ thống ERP trong các tổ chức doanh nghiệp hay các nhân tố thành công hoặc thất bại của ERP tại Việt Nam Trong thời gian tới, với sự xuất hiện nhiều hơn của các nhà tư vấn độc lập, các nhà cung cấp giải pháp ERP trong và ngoài nước cùng với kinh nghiệm triển khai ERP trong thời gian qua sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển ứng dụng ERP trong công tác quản lý doanh nghiệp Việt Nam
1.2.2 Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam
Việc ứng dụng ERP trong các trường đại học đang là một xu hướng trên toàn thế giới Đã có rất nhiều trường đại học thành công với các mô hình khác nhau của ERP Nhiều bài học kinh nghiệm cũng đã được rút ra, những nhân tố quyết định đến sự thành công của một dự án ERP cũng đã được nghiên cứu Đây là tiền đề thuận lợi cho các trường đại học ở Việt Nam ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý trong trường đại học
Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng mô hình URP là hoàn toàn cần thiết và phù hợp với chủ trương đổi mới quản lý giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo Khả năng nghiên cứu vấn đề này cũng hoàn toàn khả thi trong điều kiện đầu tư cơ sơ vật chất của nhiều trường ngày càng tăng và quá trình tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ trong các trường đại học
1.3 Thiết kế nghiên cứu
Theo tổng kết của Moon về các bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ 2000 đến 31/05/2006, có 313 bài liên quan ERP được đăng trên 79 tạp chí Các bài nghiên cứu này có thể phân thành các nhóm sau: (1) Triển khai hệ thống ERP: 135 bài; (2) Sử
Trang 3dụng hệ thống ERP: 44 bài; (3) Mở rộng chức năng ERP: 37 bài;(4) Giá trị ERP: 24
bài;(5) Khuynh hướng và kỳ vọng: 55 bài;(6) Đào tạo, huấn luyện: 18 bài
Riêng lĩnh vực ERP trong môi trường đại học ít hơn nhiều, chủ yếu đề cập đến
những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai trong trường đại học, những
lợi ích đạt được từ phía đơn vị triển khai
Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủ
yếu là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố thành
công hay thất bại ERP tại Việt Nam Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng
nghiên cứu về vấn đề này còn rất ít; nó là vấn đề mới, còn khoảng trống trong nghiên
cứu tại môi trường Việt Nam, tác giả quyết định chọn hướng nghiên cứu này nhằm
tìm ra một mô hình URP thích hợp cho các trường đại học Việt Nam
1.3.1 Câu hỏi nghiên cứu
Để có thể đạt được mục tiêu xây dựng mô hình URP, tác giả cần trả lời những câu
hỏi sau:
- Điểm giống và khác nhau giữa cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và
trường đại học? Tác động của nó đến việc ứng dụng mô hình ERP?
- Kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học của các nước trên thế
giới tác động như thế nào đối với việc ứng dụng mô hình ERP vào các trường đại học
ở Việt Nam?
- Các nhân tố khác đặc trưng cho chính sách giáo dục Việt Nam (chính sách đào
tạo, tuyển sinh, quản lý…) tác động như thế nào đến việc ứng dụng mô hình ERP vào
trường đại học ở Việt Nam?
- Nhu cầu xây dựng mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý ở các trường đại
học Việt Nam như thế nào?
- Các chức năng cần có cho một mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý
trường đại học?
Một khi trả lời được các câu hỏi này, tác giả sẽ có được những căn cứ cần thiết để
có thể xây dựng nên mô hình URP và tiến hành thử nghiệm trong thực tế
1.3.2 Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất
Ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, tác giả cũng đề xuất những giả thuyết nghiên
cứu nhằm hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu và xây dựng mô hình URP Những giả
thuyết nghiên cứu giúp tác giả đánh giá những tác động của các yếu tố, các nhân tố
khác nhau đến việc xây dựng mô hình URP
1.3.3 Mô hình nghiên cứu
Trong mô hình nghiên cứu, tác giả xác định các nhân tố mục tiêu và nhân tố tác
động của mô hình, cụ thể như sau:
-Nhân tố mục tiêu: Mô hình URP cho trường đại học
-Nhân tố tác động:Mô hình ERP cho doanh nghiệp; Các nhân tố khác
Có thể mô hình hóa như sau:
1.3.4 Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu
Đề tài được thực hiện chủ yếu dựa trên cơ sở phương pháp phân tích định tính Phân tích định tính được triển khai trong giai đoạn đầu của nghiên cứu để đánh giá khả năng có thể xây dựng mô hình URP cho trường đại học
Trong giai đoạn tiếp theo, tác giả tiến hành phỏng vấn các chuyên gia về sự cần thiết xây dựng mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam thông qua ý kiến của các lãnh đạo, giảng viên của một số trường đại học trong cả nước
Sau đó, tác giả tiến hành phân tích các yêu cầu, từ đó đề xuất mô hình URP cho các trường đại học Trên cơ sở khảo sát hệ thống quản lý hiện tại của Trường Đại học Kinh tế Huế, tác giả xây dựng 5 chức năng trong mô hình mới và áp dụng thử nghiệm
để kiểm định lại mô hình đề xuất
Mô hình URP cho trường đại học
ở Việt Nam
Mô hình ERP
Cơ cấu tổ chức
Mô hình hoạt động Các chức năng
…
Các nhân tố khác Năng lực tài chính Quy mô đào tạo Mức độ tự chủ
… Hình 1.3 Mô hình nghiên cứu của luận án
Trang 4CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG
ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC
2.1 Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới
2.1.1 Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay
Trong bối cảnh cạnh tranh của quá trình toàn cầu hóa, giống như các tổ chức nhà
nước và tư nhân, trường đại học không thể đứng ngoài những thay đổi lớn của xã hội
Thứ nhất,các tác động từ bên trong và bên ngoài hệ thống như: sự chuyển hướng
của giáo dục đại học thế giới từ đào tạo tinh hoa sang đại trà
Thứ hai là,xu hướng ảnh hưởng của yếu tố thị trường:Theo quan điểm này thì các
trường đại học không phải là các doanh nghiệp hay tổ chức tư nhân sản xuất ra các
loại hàng hóa dịch vụ thông thường
Thứ ba làxu hướng đa dạng hóa của các loại hình cơ sở giáo dục đại học: trường
đại học ngày này có những điểm tương đồng với các công ty cổ phần
Thực tiễn đã cho thấy hiện nay các trường đang chuyển biến, thay đổi trước tình
hình mới để tiếp tục phát triển.Sự chuyển biến này diễn ra mạnh mẽ và trước tiên ở
Hoa Kỳ Cơ chế tự chủ của Hoa Kỳ đã tạo ra môi trường nuôi dưỡng sự cạnh tranh,
khích lệ tinh thần nghiên cứu khoa học, đổi mới và sáng tạo Qua những thành tựu
củacác trường đại học ở Xin-ga-po, chúng ta thấy cơ chế hoạt động của các trường
đại học danh tiếng được chuyển thành cơ chế doanh nghiệp hóa Ở Vương quốc Anh,
mỗi trường đại học đều đăng ký dưới hình thức 1 công ty thuộc Chính phủ Anh với
số hiệu nhất định Việc kết hợp chặt chẽ với doanh nghiệp và hoạt động theo mô hình
doanh nghiệp sẽ thúc đẩy các trường đại học phát triển một cách thực tế và ít lý
thuyết hơn Các trường đại học của Úc được nhìn nhận như là các doanh nghiệp tự
quản trị theo luật định, mặc dù các trường này do Chính phủ thành lập nhưng lại
không phải là cơ quan công quyền của Nhà nước
Như vậy, đa số các nghiên cứu lý thuyết cũng như thực tiễn và thực tế về quản trị
đại học đều chỉ ra rằng, xu hướng trường đại học hoạt động như một doanh nghiệp để
đảm bảo hiệu quả đầu tư kết hợp với hương vị “cận thị trường” để thích ứng với nền
kinh tế thị trường nhưng tránh thương mại hóa dưới sự hỗ trợ, giám sát và điều tiết
của nhà nước là mô hình hoạt động tối ưu nhất trên thế giới hiện nay
Bên cạnh những điểm tương đồng trên nhiều khía cạnh giữa trường đại học và
doanh nghiệp cũng tồn tại không ít sự khác biệt Sự khác biệt này bắt nguồn từ chính
sản phẩm do mỗi loại hình tạo ra.Khác với các các doanh nghiệp sản xuất, các tổ
chức giáo dục về mặt nào đó là một loại tổ chứcdịch vụ mà sản phẩm của nó là một
loạihàng hóa.Nhưng do tính chất tác động sâu sắc đến xã hội, hàng hóa này phải được
coi là một hàng hóa đặc biệt, được chi phối sâu sắc bởi tính chất lợi ích công và về cơ
bản phải được xem là lợi ích công.Vì vậy, trường đại học là một phần quan trọng
nằm trong cơ cấu của hệ thống cơ sở hạ tầng quốc gia với trách nhiệm chính là tạo ra
những hàng hóa đặc biệt phục vụ xã hội, đó chính là con người
Trong môi trường toàn cầu hóa, cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học
công nghệ, vị trí và vai trò của trường đại học ngày càng trở nên quan trọng trong
kinh tế - xã hội Để đáp ứng yêu cầu mới, phản ứng với những thay đổi nhanh chóng của môi trường ngoài, các trường đại học đã có những điều chỉnh, thay đổi cho phù
hợp Chính những thay đổi này đã làm cho các trường đại học trở thànhmột hợp thể phức tạp nhất trong các loại hình tổ chức trên thế giới bởi nó là sự tồn tại, kết hợp
của rất nhiều loại hình cấu trúc khác nhau, như tổ chức chính trị của nhà nước, công
sở của chính phủ, cơ sở cung cấp các dịch vụ công, tổ chức hoạt động sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp v.v…
Cùng là những đơn vị cung cấp hàng hóa phục vụ cộng đồng, nhưng điểm khác nhau cơ bản của trường đại học so với doanh nghiệp không chỉ ở đối tượng mà nó
phục vụ, sản phẩm do nó làm ra mà còn là người tiêu dùng sử dụng các sản phẩm của nó.Trường đại học phục vụ rất nhiều nhóm đối tác liên đới có nhu cầu không giống
nhau, từ chính phủ đến các tổ chức xã hội, nghề nghiệp, giới doanh nhân, kỹ thuật, cán bộ trường học, cộng đồng, sinh viên, phụ huynh…
Do đó, việc tổ chức điều hành, quản trị và quản lý ở trong trường đại học cũng có nhiều khác biệt độc đáo so với các tổ chức chính trị, xã hội và doanh nghiệp trong nền kinh tế Đồng nhất trong nhận thức, coi quản trị đại học như là một công sở hành
chính nhà nước hay một tổ chức doanh nghiệp kinh doanh vì lợi nhuận đều đưa đến những thất bại nguy hại Hơn nữa, thất bại này còn kéo theo những tổn thất không lường trước được cho cả hệ thống cơ sở hạ tầng của quốc gia đó
2.1.2 So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp
Đi sâu vào nghiên cứu mô hình tổ chức của trường đại học và doanh nghiệp, có thể nhìn nhận rõ những điểm giống nhau và khác nhau giữa trường đại học và tổ chức sản xuất cả về cơ cấu tổ chức cũng như cách thức hoạt động Có thể nhìn thấy điều này thông qua những phân tích về các khía cạnh liên quan đến các mặt khác nhau của trường đại học và doanh nghiệp Để phù hợp cho quá trình nghiên cứu, tác giả lựa chọn mô hình doanh nghiệp là công ty cổ phần, vì đây là mô hình doanh nghiệp đang chiếm ưu thế về khả năng phát triển và mở rộng để so sánh với các trường đại học trên thế giới và các trường đại học Việt Nam Sự so sánh đề cập thông qua các yếu tố
về cơ cấu tổ chức, vai trò của các thành phần trong cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động…
Về mặt hình thức tổ chức có thể nói, do có sự tách rời giữa quyền sở hữu và quyền
sử dụng, nên xu thế chung là có một Hội đồng trường bên cạnh Ban giám hiệu, gần giống như Hội đồng quản trị bên cạnh Ban giám đốc ở các công ty cổ phần Hiệu trưởng ở trường đại học có vai trò như một tổng giám đốc điều hành (CEO) và chủ tịch Hội đồng trường giống như chủ tịch Hội đồng quản trị Có thể thấy rõ điểm tương đồng trong mặt cơ cấu tổ chức khi nhìn vào hai sơ đồ tổ chức của trường đại học và của doanh nghiệp ở trên
Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, các trường đại học và các tổ chức sản xuất kinh doanh khác nhau ở tính lợi ích công mà nó đảm nhận Sản phẩm do trường đại học tạo ra là con người Sản phẩm này lại cũng chính là khách hàng của trường đại học và
Trang 5sau này cũng có thể là người tiêu dùng những sản phẩm từ trường đại học Chính mối
quan hệ phức tạp này đã tạo nên sự phức tạp trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động
giảng dạy của trường đại học Bên cạnh những phòng ban chức năng đảm nhận công
tác quản lý, điều hành và các khoa với các giảng viên thực hiện hoạt động sản xuất
như ở doanh nghiệp, thì việc trường đại học “sản xuất” sản phẩm đặc biệt tạo nên một
loạt các tổ chức khác nhau,cùng với đó là một loạt quy trình nghiệp vụ liên quan đến
hàng hóa đặc biệt này
2.2 Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong
hoàn cảnh mới
2.2.1 Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới
Do có nhiều điểm tương đồng giữa các trường đại học và các doanh nghiệp nên
Lockwood nhận định, các trường đại học cũng sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề rất
phổ biến với hầu hết các tổ chức hiện đại Những vấn đề này sẽ dẫn đến những thay
đổi trong các trường đại học trên toàn thế giới
Khi các trường đại học có những vấn đề chung như các tổ chức doanh nghiệp thì
các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện đại - bao gồm
cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên thế giới - có thể
được áp dụng tương tự trong các trường đại học
Với sự trợ giúp của ERP, các trường đại học có thể đáp ứng thị trường toàn cầu
mới, đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng, thỏa mãn nhu cầu cục bộ với thực tiễn hoạt
động tốt hơn và hiệu quả hơn
2.2.2 Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại
học
Để đáp ứng với những thay đổi về mặt chính sách của chính phủ, nâng cao hiệu quả
hoạt động, giảm sự chồng chéo của các nguồn tài nguyên cũng như các yếu tố kinh tế -
xã hội khác nhau, bên cạnh việc giảm bớt hoạt động theo cơ cấu truyền thống và hướng
tới hoạt động như các tổ chức hiện đại, linh hoạt hơn nữa, các trường đại học đã
chuyển sang các giải pháp CNTT như là một điều cốt lõi của định hướng chiến lược
mới Một phần chiến lược là áp dụng công nghệ hiện đại để giảm sự trùng lặp những
nỗ lực và nguồn lực, cải thiện việc cung cấp thông tin quản lý và cải thiện hiệu suất tổ
chức Những tiến bộ trong công nghệ thông tin liên tục định hình lại các quy trình hoạt
động kinh doanh cho nhiều tổ chức, bao gồm cả tổ chức giáo dục đại học
Ưu điểm chính của hệ thống ERP cho các tổ chức giáo dục đại học, theo tổ chức
ECAR là:
- Cải thiện việc tiếp cận thông tin cho lập kế hoạch và quản lý cơ sở giáo dục;
- Cải thiện các dịch vụ cho các giảng viên, sinh viên và người lao động;
- Rủi ro kinh doanh thấp;
- Tăng thu nhập và giảm chi phí do cải thiện hiệu quả
2.3 Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới
* Về các chức năng cần thiết:
Có thể so sánh các chức năng của ba nhà cung cấp này thông qua Bảng 2.2:
Bảng 2.2 Các phân hệ của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học Tóm tắt các phân hệ của mô hình ERP cho các trường đại học của các nhà cung cấp
Quản lý nhân sự Quản lý nhân lực Quản lý nhân sự và tiền lương Quản lý Tài chính Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính
Quản lý tài chính sinh viên Quản lý học phí người học Quản lý tài khoản Quản lý hỗ trợ tài chính Quản lý các khoản tài trợ người học
Quản lý tuyển sinh và nhập học Quản lý vòng đời sinh viên Hệ thống thông tin sinh viên Quản lý hồ sơ sinh viên Đo lường và theo dõi thành tích
người học
Quản lý hồ sơ sinh viên
Quản lý điểm Phân tích hiệu suất giáo dục
Quản lý Mối liên hệ nhà tài trợ Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ Quản lý tài trợ
Nhìn vào bảng so sánh trên có thể thấy rằng, mô hình ERP của SAP khá đồ sộ với rất nhiều các chức năng khác nhau, mỗi chức năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ liên quan với nhau, từ quản lý thông tin, phân tích tình hình cho đến việc lập kế hoạch
Đi sâu vào phân tích các chức năng cần thiết, có thể thấy rằng cả 3 giải pháp của 3 nhà cung cấp đều có những chức năng chung Ngoài ra, SAP và Oracle còn có những chức năng liên quan đến lĩnh vực hỗ trợ tài chính cho sinh viên, tìm nguồn tài trợ cho sinh viên Trong khi SAP có chức năng Quản lý vòng đời sinh viên đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ liên quan đến quá trình học tập, hỗ trợ sinh viên thì tương ứng Oracle cũng có nhưng chức năng nhỏ liên quan với nhau, đảm nhận các chức năng như của SAP Tuy nhiên, điểm mạnh của SAP là các hệ thống hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc theo dõi và đo lường thành tích của người học, phân tích hiệu suất giáo dục
để từ đó hỗ trợ cho công tác ra quyết định.Điểm mạnh nữa trong hệ thống ERP của SAP cho các trường đại học là lĩnh vực quản lý nghiên cứu khoa học, bao gồm cả lợi nhuận và phi lợi nhuận…
Trang 62.4 So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành
cho trường đai học
Sau khi phân tích, so sánh giữa các mô hình ERP dành cho các trường đại học của
ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics, tác giả
tiếp tục nghiên cứu sự giống nhau và khác nhau giữa mô hình ERP dành cho doanh
nghiệp và mô hình ERP sau khi biến đổi cho phù hợp với yêu cầu của các trường đại
học Trong phần này, tác giả lựa chọn các sản phẩm của cùng một nhà cung cấp là
SAP Mô hình ERP dành cho các trường đại học là SAP Business Suite và mô hình
ERP dành cho doanh nghiệp là SAP Business ByDesign Điểm khác biệt giữa hai mô
hình là khá lớn, bắt nguồn từ sự khác nhau về quy trình sản xuất, sản phẩm cũng như
khách hàng, nguồn cung ứng của mỗi loại hình tổ chức Đây là một trong những cơ
sở quan trọng giúp tác giả xây dựng mô hình URP dành cho các trường đại học Việt
Nam trong phần sau của luận án
2.5 Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng ERP vào trường đại học ở Việt
Nam
Nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP trong quản lý trường đại học của
các nước trên thế giới, chúng ta có thể rút ra các bài học sau đây:
2.5.1 Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo
Để thực hiện thành công một hệ thống ERP trong một trường đại học, hỗ trợ của
các nhà quản lý hàng đầu là một yếu tố quyết định, yếu tố thành công quan trọng
nhất
2.5.2 Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng
Phải có dự án tốt, có tầm nhìn, có kế hoạch toàn diện và cụ thể,xác định mục tiêu,
mục đích, các yêu cầu rõ ràng và thống nhất, lựa chọn và đánh giá tiền khả thi là các
yếu tố quan trọng đối với các dự án thực hiện thành công ERP
2.5.3 Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý
được những thay đổi
Có hai chiến lược tiếp cận khác nhau để thực hiện một hệ thống ERP Trong
phương pháp tiếp cận đầu tiên, tổ chức phải tái cấu trúc quy trình quản lý để phù hợp
với các chức năng của hệ thống ERP Cách tiếp cận thứ hai là hệ thống ERP phải tùy
biến các gói chức năng để phù hợp với các quy trình quản lý hiện có
2.5.4 Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh
Nhóm triển khai ERP nên bao gồm đại diện từ tất cả các đơn vị chức năng của tổ
chức, quen thuộc với các quy trình quản lý, hoạt động nội bộ, từ các chuyên gia kỹ
thuật đến điều hành cấp cao
2.5.5 Đào tạo và huấn luyện người sử dụng
Hệ thống ERP sẽ thay đổi cách thức làm việc của tất cả mọi người trong toàn tổ
chức Do đó, đào tạo người sử dụng là cần thiết và điều quan trọng là phải cho người
sử dụng biết những thay đổi đó cũng như đào tạo họ để sử dụng hệ thống mới
CHƯƠNG 3 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY
3.1 Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia
Để làm rõ hơn về thực trạng ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý trong trường đại học cũng như nhu cầu áp dụng một mô hình URP vào hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, tác giả tiến hành một cuộc phỏng vấn đối với các chuyên gia là các lãnh đạo, các cán bộ quản lý, các giảng viên trong các trường đại học, những người nắm rất rõ tình hình ứng dụng và nhu cầu đối với các hệ thống thông tin quản lý Cụ thể, tác giả tiến hành phỏng vấn 60 chuyên gia ở 8 trường đại học trong cả nước.Các chuyên gia được phỏng vấn được chia thành 4 nhóm thuộc 2 đối tượng là cán bộ quản
lý và giảng viên
Nội dung cuộc điều tra tập trung vào các vấn đề sau:
- Mức độ sử dụng máy tính, mạng máy tính và các phần mềm quản lý phục vụ công việc hằng ngày
- Các phần mềm quản lý được sử dụng và thời gian triển khai các phần mềm quản
lý hiện có của các trường đại học
- Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng các phần mềm quản lý, đặc biệt là các hệ thống phần mềm được xây dựng riêng lẻ
- Đánh giá của các chuyên gia về lợi ích cũng như khó khăn trong việc áp dụng hệ thống ERP trong các trường đại học
- Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP cần phải có cũng như độ ưu tiên của từng chức năng, phương án triển khai mô hình URP trong trường đại học
- Mô hình URP cho đại học Việt Nam và các thành phần cơ bản của mô hình
- Quy trình triển khai mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam
Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra thu thập ý kiến của các chuyên gia bằng phương pháp sử dụng bảng hỏi kết hợp phỏng vấn, tác giả sẽ có những phân tích cụ thể và đưa ra những đánh giá phù hợp cho việc xây dựng mô hình URP ở chương sau Toàn bộ các bảng biểu, sơ đồ trong chương này được tác giả phân tích, xử lý với sự
hỗ trợ của phần mềm SPSS và Excel
3.2 Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia
Đối với các phần mềm, mà cụ thể ở đây là các phần mềm quản lý thì việc sử dụng
có sự khác nhau giữa các nhóm đối tượng, thể hiện trong Bảng 3.10:
Bảng 3.10 Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý
Quản lý đăng ký tín chỉ 28.3% 25.0% 53.3%
Trang 7Quản lý nhân sự 18.3% 15.0% 33.3%
Quản lý nghiên cứu khoa học 30.0% 13.3% 43.3%
Tuy số lượng người tham gia phỏng vấn chưa sử dụng nhiều các phần mềm quản
lý (lý do chủ yếu là do nhà trường chưa áp dụng đầy đủ các phần mềm hỗ trợ cho các
hoạt động tác nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau) nhưng đa số (85% chuyên gia) đều
đánh giá các phần mềm mà họ sử dụng đều tiện dụng và rất tiện dụng, hỗ trợ tốt trong
hoạt động hằng ngày của họ Chỉ có 1 trường hợp đánh giá là bất tiện trong quá trình
sử dụng các phần mềm quản lý này Kết quả cụ thể ở Bảng 3.11:
Bảng 3.11 Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lýĐVT: người
Mức độ tiện dụng Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid
Qua hai kết quả khảo sát ở Bảng 3.10 và 3.11 có thể nhận thấy đa số người sử dụng
đều hài lòng với các phần mềm quản lý đang được các trường đại học áp dụng Tuy
nhiên, số người sử dụng còn chưa nhiều bởi do nhà trường chưa áp dụng các phân hệ
cần thiết cho mọi hoạt động quản lý và tác nghiệp hằng ngày Cụ thể về tình hình ứng
dụng các phần mềm quản lý ở các trường được khảo sát thể hiện trong Bảng 3.12:
Bảng 3.12 Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý
Thời gian triển khai
Đã triển khai và
sử dụng
>6 năm
Đã triển khai và
sử dụng 4-6 năm
Đã triển khai và
sử dụng 1-3 năm
Đang/sẽ triển khai
và đưa vào sử dụng
Chưa tính đến việc áp dụng
Hồ sơ sinh viên Percent 36.7% 33.3% 11.7% 1.7% 16.7%
Lập thời khóa biểu Percent 31.7% 35% 11.7% 1.7% 20%
Nghiên cứu KH Percent 21.7% 15% 23.3% 13.3% 26.7% Mặc dù vậy, việc triển khai không đồng bộ, rời rạc khiến cho việc sử dụng gặp nhiều khó khăn, bất cập Có thể thấyrõ qua kết quả của cuộc khảo sát qua Bảng 3.14:
Bảng 3.14 Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm
quản lý
Dữ liệu trùng lặp và phân mảnh 38.33% 35.00% 73.33%
Lãng phí chi phí và nguồn nhân lực 31.67% 31.67% 63.34%
Các quy trình quản lý chồng chéo 35.00% 43.33% 78.33%
Việc chia sẻ dữ liệu gặp nhiều khó khăn 36.67% 41.67% 78.34%
Qua phân tích ở trên, việc sử dụng các hệ thống riêng lẻ gặp khá nhiều bất cập, khó khăn cho không những các cán bộ quản lý mà còn cả đội ngũ giảng viên Trong những năm gần đây, cùng với xu hướng áp dụng các hệ thống ERP trong các doanh nghiệp, các trường đại học Việt Nam đã và đang nghiên cứu về hệ thống ERP để từ
đó có thể áp dụng một giải pháp quản lý toàn diện vào trường đại học Qua cuộc khảo sát của mình, tác giả cũng mong muốn có thêm nhiều thông tin từ phía các chuyên gia trong các trường đại học về những lợi ích sẽ đạt được khi triển khai hệ thống ERP vào trường đại học.Kết quả cụ thể thể hiện trong Bảng 3.15:
Các quy trình làm việc khép kín và được chuẩn hóa 40.00% 40.00% 80.00%
Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch và quản lý nhà trường
45.00% 43.33% 88.33%
Loại bỏ những dữ liệu trùng lặp 36.67% 35.00% 71.67%
Tăng lượng thông tin cung cấp cho nhà trường 31.67% 30.00% 61.67%
Trang 8Bảng 3.15 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai ERP
Vấn đề đặt ra là phải có một mô hình dành riêng, phù hợp cho những đặc trưng của
các trường đại học Việt Nam Có như vậy mới tạo được sự yên tâm trong việc ứng
dụng các hệ thống Hoạch định tài nguyên vào các trường đại học, hỗ trợ một cách
hiệu quả nhất các quy trình quản lý, nghiệp vụ trong trường đại học Xuất phát từ lý
do đó, tác giả mong muốn xây dựng một mô hình URP phù hợp với những yêu cầu
của các trường đại học Việt Nam Để thực hiện điều này, tác giả tiến hành khảo sát về
những phân hệ cần thiết trong quản lý và điều hành các hoạt động của trường đại học,
từ đó có cái nhìn tổng quan về mô hình URP Tác giả dự định sẽ chia các phân hệ của
mô hình URP này thành ba phân hệ chính: Quản lý chung; Quản lý Đào tạo Đại học
và Sau đại học; Hỗ trợ đào tạo Kết quả khảo sát về những chức năng cần có thể hiện
trong Bảng 3.19:
Bảng 3.19 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô
hình URP
Quản lý chung
Quản lý nhân sự 45.00% 46.67% 91.67%
Quản lý tài chính 41.67% 46.67% 88.34%
Quản lý tài sản 38.33% 40.00% 78.33%
Quản lý mua sắm 23.33% 31.67% 55.00%
Quản lý văn bản biểu mẫu 35.00% 40.00% 75.00%
Cổng thông tin 38.33% 41.67% 80.00%
Quản lý NCKH 43.33% 45.00% 88.33%
Quản lý Đào tạo Đại học
và Sau đại học
Quản lý tuyển sinh 40.00% 45.00% 85.00%
Quản lý hồ sơ sinh viên 48.33% 50.00% 98.33%
Quản lý lập thời khóa biểu
46.67% 50.00% 96.67%
Quản lý đăng ký tín chỉ 46.67% 50.00% 96.67%
Quản lý thi cử 33.33% 48.33% 81.66%
Quản lý điểm 46.67% 46.67% 93.34%
Quản lý học phí và phí 45.00% 45.00% 90.00%
Chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ nhà trường 41.67% 41.67% 83.34%
Hỗ trợ tốt cho sinh viên trong quá trình học tập 41.67% 41.67% 83.34%
Hỗ trợ tốt cho giảng viên trong quá trình giảng dạy 40.00% 41.67% 81.67%
Quản lý nhà tài trợ 8.33% 11.67% 20.00%
Quản lý cựu sinh viên 36.67% 25.00% 61.67%
Quản lý chăm sóc y tế 16.67% 11.67% 28.34%
Quản lý thư viện 43.33% 43.33% 86.66%
Quản lý ký túc xá 23.33% 26.67% 50.00%
E - Learning 40.00% 40.00% 80.00%
Khảo sát trực tuyến 35.00% 36.67% 71.67% Mặc dù tồn tại không ít khó khăn, nhưng cùng với xu thế ứng dụng và phát triển CNTT, hệ thống thông tin quản lý trong trường đại học như hiện nay, 100 % các chuyên gia đều nhận định rằng việc áp dụng hệ thống ERP vào nhà trường là thực sự cần thiết
CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ)
4.1 Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam
4.1.1 Quy trình xây dựng mô hình URP
Để đưa ra được mô hình URP có thể bao quát các hoạt động quản lý trong một trường đại học, tác giả trải qua một quy trình gồm 5 bước: Xác định mục tiêu, Xây dựng tổng thể mô hình URP, Chiến lược khai thác thông tin trong URP, Xây dựng nền tảng công nghệ cho mô hình URP, Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động
4.1.2 Phân tích các bước của quy trình
4.1.2.1 Xác định mục tiêu của mô hình URP Mục tiêu của mô hình URP đối với trường đại học sẽ tương tự như mục tiêu mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp, đó chính là việc quản lý thống nhất và toàn diện các hoạt động của trường đại học trên cơ sở một dữ liệu dùng chung
4.1.2.2 Xây dựng tổng thể mô hình URP Dựa trên các phân tích ở trên, tác giả nhận thấy mô hình URP sẽ là sự mở rộng của
mô hình ERP trước đây dành cho các tổ chức doanh nghiệp Mô hình này chia làm ba phân hệ phục vụ cho từng lĩnh vực khác nhau: phân hệ Quản lý chung; phân hệ Quản
lý Đào tạo Đại học và Sau đại học; phân hệ Hỗ trợ đào tạo.Có thể khái quát mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) qua Hình 4.2
4.1.2.3 Chiến lược khai thác thông tin trong URP Xuất phát từ ý tưởng như mô hình ERP, các phân hệ và các chức năng trong mô hình URP sẽ dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn trường đại học Việc sử dụng một cơ sở dữ liệu sẽ giúp các phân hệ, các chức năng chia sẻ dữ liệu,
Trang 9thông tin với nhau một cách dễ dàng Hiện tượng trùng lắp và phân mảnh dữ liệu sẽ
được giải quyết triệt để, không còn tình trạng vừa thừa nhưng vẫn thiếu trong các hệ
thống thông tin áp dụng riêng lẻ, từng phần trước đây
4.1.2.4 Xây dựng nền tảng công nghệ
Mô hình URP được xây dựng dựa trên nền tảng web là chủ yếu, một số chức năng
được thiết kế trên nền tảng winform nhằm cung cấp những tính năng mạnh mẽ, có độ
bảo mật cao Mô hình URP gồm nhiều phân hệ, chức năng tích hợp chặt chẽ, giúp
quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động, nghiệp vụ diễn ra trong trường đại học
4.1.2.5 Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động
Để có thể đưa ra đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp, mô hình URP sẽ được vận
hành thử nghiệm Đây là thời điểm cho hệ thống hoạt động với số liệu thử và quy
trình thật mà hàng ngày người sử dụng phải xử lý Việc chạy thử nghiệm hệ thống
còn nhằm mục đích kiểm tra việc chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống cũ, rà soát các
lỗi có thể xảy ra trong quá trình vận hành Ngoài ra, việc vận hành thử nghiệm sẽ
kiểm tra sự phân quyền của các tài khoản được cấp cho các loại người dùng khác
nhau, nhằm đảm bảo cơ chế phân cấp người sử dụng cũng như bảo mật của hệ thống
Quản lý chung
- Quản lý nhân lực
- Quản lý tài chính
- Quản lý tài sản
- Quản lý văn bản biểu mẫu
- Cổng thông tin điện tử
- Quản lý tài khoản truy cập hệ thống
Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học
- Quản lý hồ sơ
- Quản lý điểm
- Quản lý văn bằng
- Quản lý NCKH
- Khảo thí và kiểm định chất lượng
- E- Learning
- Quản lý tuyển sinh
- Quản lý chương trình đào tạo
- Lập thời khóa biểu
- Quản lý đăng ký tín chỉ
- Quản lý thi
Hỗ trợ Đào tạo
- Quản lý thư viện
- Tư vấn học tập
- Quản lý cựu sinh viên
- Quản lý ký túc xá
- Quản lý chăm sóc y tế
- Quản lý các dịch vụ
hỗ trợ
HẠ TẦNG MẠNG MÁY TÍNH
CƠ SỞ DỮ LIỆU CHUNG
Hình 4.2 Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP)
Trang 104.2 Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng
4.2.1 Phân hệ Quản lý chung
Đây là phân hệ hỗ trợ công tác quản trị, quản lý và điều hành dựa trên 6 chức năng
liên quan đến quy trình hoạt động của trường đại học
4.2.2 Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học
Phân hệ này chia làm 11 chức năng đảm nhận toàn bộ hoạt động đào tạo của một
trường đại học, từ lúc người học bắt đầu quá trình học tập tại trường cho đến khi
người học hoàn thành chương trình đào tạo Các chức năng trải đều từ khi bắt đầu
tuyển sinh cho đến khi cấp phát văn bằng Ngoài ra còn có các chức năng liên quan
đến hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo từ xa
4.2.3 Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo
Đây là nhóm các chức năng đảm nhận việc hỗ trợ các hoạt động học tập, giảng dạy
của giảng viên cũng như người học Phân hệ này gồm 6 chức năng liên quan đến các
dịch vụ hỗ trợ khác nhau
4.2.4 So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP
Bảng 4.1 So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP
Quản lý nhân lực Quản lý nhân lực
Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính
Quản lý văn bản biểu mẫu Quản lý tài khoản truy cập hệ thống Cổng thông tin điện tử
Quản lý học phí người học
Quản lý các khoản tài trợ người học
Quản lý tuyển sinh Quản lý vòng đời sinh viên Quản lý hồ sơ
Đo lường và theo dõi thành tích người Quản lý điểm
Quản lý văn bằng
Quản lý lập thời khóa biểu Quản lý đăng ký tín chỉ
E - Learning Phân tích hiệu suất giáo dục Quản lý thi
Khảo sát và kiểm định chất lượng Lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu Quản lý nghiên cứu khoa học
Tầm nhìn nhà nghiên cứu
Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ
Quản lý Người hiến tặng
Quản lý cựu sinh viên Quản lý thư viện Quản lý ký túc xá Quản lý chăm sóc y tế Quản lý các dịch vụ hỗ trợ
Tư vấn học tập
4.3 Lựa chọn chức năng và đơn vị thử nghiệm 4.3.1 Lựa chọn đơn vị thử nghiệm
Việc lựa chọn Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế làm đơn vị áp dụng thử nghiệm mô hình URP xuất phát từ nhiều nguyên nhân Thứ nhất, đó là điều kiện cơ
sở hạ tầng công nghệ thông tin của Nhà trường khá hoàn thiện, đảm bảo cho việc triển khai các ứng dụng một cách thuận lợi Thứ hai, Ban Giám hiệu ủng hộ và quyết tâm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong Nhà trường bằng việc ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin và hệ thống thông tin Thứ ba, nhiều giảng viên và chuyên gia có kinh nghiệm trong việc ứng dụng và triển khai các hệ thống thông tin sẵn sàng tham gia vào các dự án công nghệ thông tin của Nhà trường
4.3.1.1 Về điều kiện cơ sở vật chất và công nghệ Trong thời gian qua, Ban Giám hiệu Nhà trường đã đầu tư mạnh mẽ cho việc phát triển cơ sở hạ tầng CNTT và ứng dụng CNTT Hạ tầng kỹ thuật về CNTT, máy tính
và các trang thiết bị kỹ thuật số, hệ thống mạng, đường truyền được đặc biệt quan tâm đầu tư, nâng cấp nên hiệu quả sử dụng đã được cải thiện
4.3.1.2 Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm Trong giai đoạn 2010 - 2014, Nhà trường đã chú trọng đầu tư vào các ứng dụng CNTT phục vụ cho hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và quản lý của Nhà trường Nhà trường đã chi tổng cộng 673.9 triệu đồng cho việc ứng dụng 14 phân hệ liên quan đến các lĩnh vực quản lý khác nhau
4.3.1.3 Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT Trong thời gian qua, việc phát triển các ứng dụng CNTT trong Nhà trường về cơ bản đáp ứng được một số yêu cầu nhất định Tuy nhiên, quá trình phát triển thiếu đồng bộ, thiếu một chiến lược tổng thể dẫn đến một số khó khăn và hạn chế trong việc triển khai các ứng dụng phục vụ hoạt động tác nghiệp của các phòng, trung tâm
và khoa trực thuộc cũng như hoạt động quản lý, điều hành của cán bộ lãnh đạo
4.3.2 Lựa chọn chức năng thử nghiệm
Trên cơ sở mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP đã đề xuất ở trên, tác giả sử dụng các công cụ phát triển hệ thống thông tin để phân tích, xây dựng 5 chức năng chính như: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý
hồ sơ và Quản lý điểm Sau khi tiến hành xây dựng các chức năng này, tác giả tiến