Đang tải... (xem toàn văn)
Những đóng góp mới về mặt học thuật, lý luận Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. Trước hết, tác giả nghiên cứu sự mở rộng của hệ thống ERP cho các tổ chức quản lý khác không phải là doanh nghiệp. Sau đó tiến hành phân tích những điểm tương đồng trong mô hình chức năng của một doanh nghiệp và của một trường đại học. Bước tiếp theo, tác giả trình bày các kết quả nghiên cứu so sánh 3 mô hình ERP ứng dụng cho các trường đại học của 3 nhà cung cấp hàng đầu thế giới là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics. Trên cơ sở đó, tác giả khẳng định những cơ sở khoa học và rút ra những bài học kinh nghiệm có giá trị cho việc xây dựng mô hình URP ở Việt Nam. Trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào quản lý của các trường đại học trên thế giới, tác giả đã đề xuất giải pháp cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam. Tác giả đề xuất mô hình lý thuyết về URP cho các trường đại học Việt Nam nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong giai đoạn phát triển và hội nhập quốc tế hiện nay. Mô hình gồm 3 phân hệ là: Phân hệ quản lý chung, Phân hệ quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học, Phân hệ hỗ trợ Đào tạo với 23 chức năng khác nhau bao quát toàn bộ các lĩnh vực quản lý trong trường đại học. Đây là mô hình mới, có tính tổng thể đầu tiên cho các trường đại học Việt Nam. Những phát hiện, đề xuất mới rút ra được từ kết quả nghiên cứu, khảo sát của luận án Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các chuyên gia thuộc 8 trường đại học khác nhau trong cả nước, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng tin học trong các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam. Tác giả đã thử nghiệm mô hình URPtại Trường Đại học Kinh tế Đại học Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ. Cả 5 chức năng này đều sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung. Mô hình thử nghiệm đã cho kết quả tốt giúp cho công tác quản lý của Nhà trường đạt hiệu quả cao hơn. Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP đề xuất trong luận án có thể sử dụng cho các trường đại học trong cả nước như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý.
1 LỜI NÓI ĐẦU Sự cần thiết đề tài Cùng với lớn mạnh thị trường giáo dục đại học, nhà cung cấp giải pháp ERP lớn giới tập trung nghiên cứu đề xuất mơ hình dành riêng cho lĩnh vực Những nhà cung cấp ERP hàng đầu giới ORACLE, SAP, PEOPLESOFT thành công với mơ hình ERP cho nhiều trường đại học lớn giới nước tiên tiến Anh, Mỹ, Đức, v.v… Sau Chỉ thịsố 58 Bộ Chính trị, vấn đề tin học hóa cơng tác quản lý trường đại học Bộ Giáo dục Đào tạo trường đại học nước triển khai Gần Nghị số 36 Bộ Chính trị khẳng định yêu cầu cấp thiết việc áp dụng CNTT quản lý nói chung quản lý giáo dục đào tạo nói riêng Đó thuận lợi đường lối sách để ứng dụng mơ hình quản lý giới ERP vào quản lý trường đại học Việt Nam Tuy nhiên, trường đại học Việt Nam chủ yếu dựa việc ứng dụng phân hệ đơn lẻ Thực tế tạo nhiều bất cập thiếu tính đồng bộ, thiếu kết nối phân hệ với Một số trường đại học nghiên cứu áp dụng mơ hình ERP tất dừng lại nghiên cứu bước đầu, chưa đưa mơ hình thực phù hợp cho cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam.Bên cạnh đó, trường đại học tổ chức doanh nghiệp có nhiều khác biệt khó khăn cho việc áp dụng hệ thống ERP vào trường đại học Các nghiên cứu liên quan đến vấn đề giới Ở Việt Nam, vấn đề lại chưa quan tâm nhiều Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mơ hình URP cho trường đại học Việt Nam vấn đề lý luận thực tiễn lĩnh vực khoa học hệ thống thơng tin quản lý Từ tác giả lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý tồn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng dụng trường đại học Việt Nam - Thử nghiệm Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ Mục đích nghiên cứu Mục tiêu tổng quát luận án nghiên cứu xây dựng mơ hình URP áp dụng cho trường đại học Việt Nam tiến hành thử nghiệm mô hình Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế Các mục tiêu cụ thể là: - Nghiên cứu cách có hệ thống nhu cầu phải tiến hành đổi quản lý trường đại học Việt Nam giai đoạn hội nhập - Hệ thống hóa vấn đề lý luận thực tiễn việc ứng dụng hệ thống ERP vào trường đại học giới rút học kinh nghiệm cho Việt Nam - Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học Việt Nam - Xây dựng mơ hình URP cho trường đại học Việt Nam - Thử nghiệm mơ hình URP Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế cách xây dựng hoàn chỉnh vận hành số chức mơ hình Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu:mơ hình URP cho trường đại học Việt Nam quy trình quản lý trường đại học Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu:các trường đại học Việt Nam, tiến hành vấn chuyên gia thuộc trường đại học nước thời gian 2011 - 2014 Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu đặt ra, luận án sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính định lượng phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp vấn chuyên gia, phương pháp thống kê, phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Các đóng góp luận án * Những đóng góp mặt học thuật, lý luận - Luận án đưa kết nghiên cứu lý luận việc xây dựng mơ hình URP ứng dụng cho trường đại học Việt Nam -Trên sở nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mơ hình ERP vào quản lý trường đại học giới, tác giả đề xuất giải pháp quy trình ứng dụng mơ hình URP nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam - Đề xuất mơ hình lý thuyết URP cho trường đại học Việt Nam nhằm hỗ trợ công tác quản lý giai đoạn phát triển hội nhập quốc tế Mơ hình gồm phân hệ là: Quản lý chung, Quản lý Đào tạo Đại học Sau đại học, Hỗ trợ Đào tạo với 23 chức bao quát toàn lĩnh vực quản lý trường đại học * Những phát hiện, đề xuất rút từ kết nghiên cứu, khảo sát luận án - Trên sở kết điều tra, vấn chuyên gia thuộc trường đại học khác nước, luận án đánh giá thực trạng ứng dụng tin học trường đại học Việt Nam giai đoạn Từ đó, luận án đưa đề xuất xây dựng ứng dụng mơ hình URP nhằm hỗ trợ cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam - Tác giả thử nghiệm mơ hình URP Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế với chức là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ sử dụng sở liệu thống nhất, tập trung Mơ hình thử nghiệm cho kết tốt giúp cho công tác quản lý Nhà trường đạt hiệu cao - Mơ hình URP đề xuất luận án sử dụng cho trường đại học nước mơ hình sở để hồn thiện việc ứng dụng CNTT công tác quản lý Bố cục luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, biểu đồ, tài liệu tham khảo, danh mục cơng trình nghiên cứu tác giả, luận án gồm có chương: Chương 1:Tổng quan cơng trình liên quan đến luận án Chương 2:Cơ sở lý luận việc ứng dụng hệ thống ERP vào trường đại học Chương 3: Sự cần thiết xây dựng ứng dụng mơ hình URP vào trường đại học Việt Nam giai đoạn Chương 4: Xây dựng mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học - URP (Thử nghiệm Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế) khai ERP thông qua liên minh chiến lược SAP tạo điều kiện để trường Victoria mở rộng chương trình bên ngồi, đặc biệt khu vực Đơng Nam Á Hongkong CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CÁC CƠNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1.1 Các cơng trình ngồi nước 1.1.1 Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP giới Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá thành công việc ứng dụng ERP hoạt động quản lý doanh nghiệp Các yếu tố thành công quan trọng việc thực ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích hợp hồn chỉnh quy trình chức kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên, số yếu tố quan trọng liên quan đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh tích hợp quy trình cốt lõi khác vào hệ thống ERP Nhiều công ty sử dụng hệ thống thông tin mạnh ERP để xử lý ứng dụng kinh doanh phức tạp, ví dụ quản lý dịch vụ khách hàng phạm vi rộng lớn Lý ERP trở nên phổ biến nâng cao hiệu hoạt động hiệu kinh doanh doanh nghiệp 1.1.2 Lợi ích ERP doanh nghiệp Trên sở phân tích tài liệu nghiên cứu liên quan đến lợi ích đạt từ việc sử dụng hệ thống ERP, tác giả tìm tập hợp lợi ích mà doanh nghiệp áp dụng mong đợi Tác giả đưa danh sách năm loại lợi ích khác theo năm khía cạnh chính, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng sở công nghệ thông tin Tổ chức Ngồi việc nghiên cứu lợi ích đạt hệ thống ERP vào hoạt động, tác giả xem xét giai đoạn đem lại lợi ích yếu tố ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại 1.1.3 Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học giới Những nhà cung cấp ERP hàng đầu giới SAP, SunGard SCT, Datatel bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm Trong năm đầu kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung tay ba công ty Những năm gần đây, sau nhiều hoạt động mua lại sáp nhập, Oracle, SAP Microsoft chiếm lĩnh thị trường cung cấp giải pháp ERP cho trường đại học Họ thành cơng với mơ hình ERP cho hàng trăm đại học lớn Mỹ, Anh, Đức, v.v Các trường đại học Mỹ nơi ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý Từ thành công trường đại học Mỹ, nhiều trường đại học châu Âu bước tiếp cận triển khai hệ thống ERP Chính phủ Đức đầu việc triển khai hệ thống ERP vào trường đại học, tái cấu trúc lại cấu tổ chức dựa hệ thống thông tin Các nước khu vực Đông Âu Slovenia, Romania bước triển khai ERP tổ chức giáo dục đại học Từ thành công Mỹ châu Âu, Hawking với SAP ứng dụng hệ thống ERP sở từ khoa thành viên, sau hợp thành cơng SAP R/3 vào trình đào tạo trường đại học Victoria, Úc Kinh nghiệm trình triển 1.1.4 Thuận lợi khó khăn xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học Đã có nghiên cứu đánh giá tương đồng cấu tổ chức, hoạt động doanh nghiệp trường đại học, từ áp dụng hệ thống ERP mà trước dành cho doanh nghiệp vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học Đầu tiên mối quan hệ tương đồng trường đại học tổ chức doanh nghiệp Tiếp trình tái cấu trúc quy trình quản lý trường đại học ứng dụng mơ hình ERP vào hỗ trợ cơng tác quản lý Ngồi ra, có vấn đề thách thức triển khai hệ thống ERP trường đại học Đó thách thức cơng nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ nhân cũ tuyển dụng nhân Tiếp thiếu hụt nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học Ngoài ra, chiến lược mua sắm trường đại học ảnh hưởng lớn đến việc ứng dụng ERP 1.2 Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài nước 1.2.1 Tình hình ứng dụng ERP Việt Nam Về mặt lý thuyết, việc nghiên cứu ERP nước hạn chế, chủ yếu báo cáo thực nghiệm, học kinh nghiệm việc triển khai hệ thống ERP tổ chức doanh nghiệp hay nhân tố thành công thất bại ERP Việt Nam Trong thời gian tới, với xuất nhiều nhà tư vấn độc lập, nhà cung cấp giải pháp ERP nước với kinh nghiệm triển khai ERP thời gian qua góp phần thúc đẩy phát triển ứng dụng ERP công tác quản lý doanh nghiệp Việt Nam 1.2.2 Khả nghiên cứu ứng dụng mơ hình URP cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam Việc ứng dụng ERP trường đại học xu hướng toàn giới Đã có nhiều trường đại học thành cơng với mơ hình khác ERP Nhiều học kinh nghiệm rút ra, nhân tố định đến thành công dự án ERP nghiên cứu Đây tiền đề thuận lợi cho trường đại học Việt Nam ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý trường đại học Vì vậy, việc nghiên cứu xây dựng mơ hình URP hồn tồn cần thiết phù hợp với chủ trương đổi quản lý giáo dục đào tạo nói chung giáo dục đại học nói riêng Chính phủ Bộ Giáo dục Đào tạo Khả nghiên cứu vấn đề hoàn toàn khả thi điều kiện đầu tư sơ vật chất nhiều trường ngày tăng q trình tin học hóa diễn mạnh mẽ trường đại học 1.3 Thiết kế nghiên cứu Theo tổng kết Moon nghiên cứu đăng tạp chí từ 2000 đến 31/05/2006, có 313 liên quan ERP đăng 79 tạp chí Các nghiên cứu phân thành nhóm sau: (1) Triển khai hệ thống ERP: 135 bài; (2) Sử dụng hệ thống ERP: 44 bài; (3) Mở rộng chức ERP: 37 bài;(4) Giá trị ERP: 24 bài;(5) Khuynh hướng kỳ vọng: 55 bài;(6) Đào tạo, huấn luyện: 18 Riêng lĩnh vực ERP mơi trường đại học nhiều, chủ yếu đề cập đến thuận lợi khó khăn q trình triển khai trường đại học, lợi ích đạt từ phía đơn vị triển khai Ở Việt Nam nghiên cứu đăng tải tạp chí ERP khơng nhiều, chủ yếu viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP, nhân tố thành công hay thất bại ERP Việt Nam Từ tầm quan trọng vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu vấn đề cịn ít; vấn đề mới, cịn khoảng trống nghiên cứu mơi trường Việt Nam, tác giả định chọn hướng nghiên cứu nhằm tìm mơ hình URP thích hợp cho trường đại học Việt Nam 1.3.1 Câu hỏi nghiên cứu Để đạt mục tiêu xây dựng mơ hình URP, tác giả cần trả lời câu hỏi sau: - Điểm giống khác cấu tổ chức, hoạt động doanh nghiệp trường đại học? Tác động đến việc ứng dụng mơ hình ERP? - Kinh nghiệm ứng dụng mơ hình ERP vào trường đại học nước giới tác động việc ứng dụng mơ hình ERP vào trường đại học Việt Nam? - Các nhân tố khác đặc trưng cho sách giáo dục Việt Nam (chính sách đào tạo, tuyển sinh, quản lý…) tác động đến việc ứng dụng mơ hình ERP vào trường đại học Việt Nam? - Nhu cầu xây dựng mơ hình URP ứng dụng vào cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam nào? - Các chức cần có cho mơ hình URP ứng dụng vào công tác quản lý trường đại học? Một trả lời câu hỏi này, tác giả có cần thiết để xây dựng nên mơ hình URP tiến hành thử nghiệm thực tế 1.3.2 Những giả thuyết nghiên cứu đề xuất Ngoài việc trả lời câu hỏi trên, tác giả đề xuất giả thuyết nghiên cứu nhằm hỗ trợ cho trình nghiên cứu xây dựng mơ hình URP Những giả thuyết nghiên cứu giúp tác giả đánh giá tác động yếu tố, nhân tố khác đến việc xây dựng mơ hình URP 1.3.3 Mơ hình nghiên cứu Trong mơ hình nghiên cứu, tác giả xác định nhân tố mục tiêu nhân tố tác động mơ hình, cụ thể sau: -Nhân tố mục tiêu: Mơ hình URP cho trường đại học -Nhân tố tác động:Mơ hình ERP cho doanh nghiệp; Các nhân tố khác Có thể mơ hình hóa sau: Mơ hình ERP Cơ cấu tổ chức Mơ hình hoạt động Các chức … Mơ hình URP cho trường đại học Việt Nam Các nhân tố khác Năng lực tài Quy mơ đào tạo Mức độ tự chủ … Hình 1.3 Mơ hình nghiên cứu luận án 1.3.4 Cách thức chọn mẫu thu thập số liệu Đề tài thực chủ yếu dựa sở phương pháp phân tích định tính Phân tích định tính triển khai giai đoạn đầu nghiên cứu để đánh giá khả xây dựng mơ hình URP cho trường đại học Trong giai đoạn tiếp theo, tác giả tiến hành vấn chuyên gia cần thiết xây dựng mơ hình URP cho trường đại học Việt Nam thông qua ý kiến lãnh đạo, giảng viên số trường đại học nước Sau đó, tác giả tiến hành phân tích u cầu, từ đề xuất mơ hình URP cho trường đại học Trên sở khảo sát hệ thống quản lý Trường Đại học Kinh tế Huế, tác giả xây dựng chức mơ hình áp dụng thử nghiệm để kiểm định lại mơ hình đề xuất 7 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 2.1 Xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học giới 2.1.1 Sự chuyển biến trường đại học giai đoạn Trong bối cảnh cạnh tranh q trình tồn cầu hóa, giống tổ chức nhà nước tư nhân, trường đại học khơng thể đứng ngồi thay đổi lớn xã hội Thứ nhất,các tác động từ bên bên hệ thống như: chuyển hướng giáo dục đại học giới từ đào tạo tinh hoa sang đại trà Thứ hai là,xu hướng ảnh hưởng yếu tố thị trường:Theo quan điểm trường đại học doanh nghiệp hay tổ chức tư nhân sản xuất loại hàng hóa dịch vụ thơng thường Thứ ba làxu hướng đa dạng hóa loại hình sở giáo dục đại học: trường đại học ngày có điểm tương đồng với công ty cổ phần Thực tiễn cho thấy trường chuyển biến, thay đổi trước tình hình để tiếp tục phát triển.Sự chuyển biến diễn mạnh mẽ trước tiên Hoa Kỳ Cơ chế tự chủ Hoa Kỳ tạo môi trường nuôi dưỡng cạnh tranh, khích lệ tinh thần nghiên cứu khoa học, đổi sáng tạo Qua thành tựu củacác trường đại học Xin-ga-po, thấy chế hoạt động trường đại học danh tiếng chuyển thành chế doanh nghiệp hóa Ở Vương quốc Anh, trường đại học đăng ký hình thức cơng ty thuộc Chính phủ Anh với số hiệu định Việc kết hợp chặt chẽ với doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình doanh nghiệp thúc đẩy trường đại học phát triển cách thực tế lý thuyết Các trường đại học Úc nhìn nhận doanh nghiệp tự quản trị theo luật định, trường Chính phủ thành lập lại khơng phải quan công quyền Nhà nước Như vậy, đa số nghiên cứu lý thuyết thực tiễn thực tế quản trị đại học rằng, xu hướng trường đại học hoạt động doanh nghiệp để đảm bảo hiệu đầu tư kết hợp với hương vị “cận thị trường” để thích ứng với kinh tế thị trường tránh thương mại hóa hỗ trợ, giám sát điều tiết nhà nước mơ hình hoạt động tối ưu giới Bên cạnh điểm tương đồng nhiều khía cạnh trường đại học doanh nghiệp tồn khơng khác biệt Sự khác biệt bắt nguồn từ sản phẩm loại hình tạo ra.Khác với các doanh nghiệp sản xuất, tổ chức giáo dục mặt loại tổ chứcdịch vụ mà sản phẩm loạihàng hóa.Nhưng tính chất tác động sâu sắc đến xã hội, hàng hóa phải coi hàng hóa đặc biệt, chi phối sâu sắc tính chất lợi ích cơng phải xem lợi ích cơng.Vì vậy, trường đại học phần quan trọng nằm cấu hệ thống sở hạ tầng quốc gia với trách nhiệm tạo hàng hóa đặc biệt phục vụ xã hội, người Trong mơi trường tồn cầu hóa, với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ, vị trí vai trị trường đại học ngày trở nên quan trọng kinh tế - xã hội Để đáp ứng yêu cầu mới, phản ứng với thay đổi nhanh chóng mơi trường ngồi, trường đại học có điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp Chính thay đổi làm cho trường đại học trở thànhmột hợp thể phức tạp loại hình tổ chức giới tồn tại, kết hợp nhiều loại hình cấu trúc khác nhau, tổ chức trị nhà nước, cơng sở phủ, sở cung cấp dịch vụ công, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp v.v… Cùng đơn vị cung cấp hàng hóa phục vụ cộng đồng, điểm khác trường đại học so với doanh nghiệp không đối tượng mà phục vụ, sản phẩm làm mà người tiêu dùng sử dụng sản phẩm nó.Trường đại học phục vụ nhiều nhóm đối tác liên đới có nhu cầu khơng giống nhau, từ phủ đến tổ chức xã hội, nghề nghiệp, giới doanh nhân, kỹ thuật, cán trường học, cộng đồng, sinh viên, phụ huynh… Do đó, việc tổ chức điều hành, quản trị quản lý trường đại học có nhiều khác biệt độc đáo so với tổ chức trị, xã hội doanh nghiệp kinh tế Đồng nhận thức, coi quản trị đại học công sở hành nhà nước hay tổ chức doanh nghiệp kinh doanh lợi nhuận đưa đến thất bại nguy hại Hơn nữa, thất bại kéo theo tổn thất không lường trước cho hệ thống sở hạ tầng quốc gia 2.1.2 So sánh mơ hình tổ chức, hoạt động trường đại học doanh nghiệp Đi sâu vào nghiên cứu mơ hình tổ chức trường đại học doanh nghiệp, nhìn nhận rõ điểm giống khác trường đại học tổ chức sản xuất cấu tổ chức cách thức hoạt động Có thể nhìn thấy điều thơng qua phân tích khía cạnh liên quan đến mặt khác trường đại học doanh nghiệp Để phù hợp cho trình nghiên cứu, tác giả lựa chọn mơ hình doanh nghiệp cơng ty cổ phần, mơ hình doanh nghiệp chiếm ưu khả phát triển mở rộng để so sánh với trường đại học giới trường đại học Việt Nam Sự so sánh đề cập thông qua yếu tố cấu tổ chức, vai trò thành phần cấu tổ chức, cách thức hoạt động… Về mặt hình thức tổ chức nói, có tách rời quyền sở hữu quyền sử dụng, nên xu chung có Hội đồng trường bên cạnh Ban giám hiệu, gần giống Hội đồng quản trị bên cạnh Ban giám đốc công ty cổ phần Hiệu trưởng trường đại học có vai trị tổng giám đốc điều hành (CEO) chủ tịch Hội đồng trường giống chủ tịch Hội đồng quản trị Có thể thấy rõ điểm tương đồng mặt cấu tổ chức nhìn vào hai sơ đồ tổ chức trường đại học doanh nghiệp Tuy nhiên, phân tích trên, trường đại học tổ chức sản xuất kinh doanh khác tính lợi ích cơng mà đảm nhận Sản phẩm trường đại học tạo người Sản phẩm lại khách hàng trường đại học sau người tiêu dùng sản phẩm từ trường đại học Chính mối quan hệ phức tạp tạo nên phức tạp cấu tổ chức hoạt động giảng dạy trường đại học Bên cạnh phòng ban chức đảm nhận công tác quản lý, điều hành khoa với giảng viên thực hoạt động sản xuất doanh nghiệp, việc trường đại học “sản xuất” sản phẩm đặc biệt tạo nên loạt tổ chức khác nhau,cùng với loạt quy trình nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa đặc biệt 2.2 u cầu hồn thiện cơng tác quản lý trường đại học hoàn cảnh 2.2.1 Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh Do có nhiều điểm tương đồng trường đại học doanh nghiệp nên Lockwood nhận định, trường đại học phải đối mặt với nhiều vấn đề phổ biến với hầu hết tổ chức đại Những vấn đề dẫn đến thay đổi trường đại học toàn giới Khi trường đại học có vấn đề chung tổ chức doanh nghiệp cơng cụ tiêu chuẩn phân tích tổ chức quản lý tổ chức đại - bao gồm hệ thống máy tính sử dụng tập đồn lớn giới - áp dụng tương tự trường đại học Với trợ giúp ERP, trường đại học đáp ứng thị trường toàn cầu mới, đáp ứng yêu cầu ngày tăng, thỏa mãn nhu cầu cục với thực tiễn hoạt động tốt hiệu 2.2.2 Yêu cầu thay đổi để hội nhập phát triển từ thân trường đại học Để đáp ứng với thay đổi mặt sách phủ, nâng cao hiệu hoạt động, giảm chồng chéo nguồn tài nguyên yếu tố kinh tế xã hội khác nhau, bên cạnh việc giảm bớt hoạt động theo cấu truyền thống hướng tới hoạt động tổ chức đại, linh hoạt nữa, trường đại học chuyển sang giải pháp CNTT điều cốt lõi định hướng chiến lược Một phần chiến lược áp dụng công nghệ giảm trùng lặp nỗ lực nguồn lực, cải thiện việc cung cấp thông tin quản lý cải thiện hiệu suất tổ chức Những tiến cơng nghệ thơng tin liên tục định hình lại quy trình hoạt động kinh doanh cho nhiều tổ chức, bao gồm tổ chức giáo dục đại học Ưu điểm hệ thống ERP cho tổ chức giáo dục đại học, theo tổ chức ECAR là: - Cải thiện việc tiếp cận thông tin cho lập kế hoạch quản lý sở giáo dục; - Cải thiện dịch vụ cho giảng viên, sinh viên người lao động; - Rủi ro kinh doanh thấp; - Tăng thu nhập giảm chi phí cải thiện hiệu 10 2.3 Nghiên cứu mơ hình quản lý trường đại học số nhà cung cấp ERP lớn giới * Về chức cần thiết: Có thể so sánh chức ba nhà cung cấp thông qua Bảng 2.2: Bảng 2.2 Các phân hệ hệ thống ERP dành cho trường đại học Tóm tắt phân hệ mơ hình ERP cho trường đại học nhà cung cấp Oracle SAP Microsoft Quản lý nhân Quản lý nhân lực Quản lý nhân tiền lương Quản lý Tài Quản lý ngân sách tài Quản lý tài Quản lý mua sắm Kế tốn Quản lý tài sinh viên Quản lý học phí người học Quản lý tài khoản Quản lý hỗ trợ tài Quản lý khoản tài trợ người học Quản lý tuyển sinh nhập học Quản lý vòng đời sinh viên Đo lường theo dõi thành tích Quản lý hồ sơ sinh viên người học Hệ thống tư vấn học tập Dạy học Hệ thống thông tin sinh viên Quản lý hồ sơ sinh viên Hệ thống cộng đồng trường học Quản lý điểm Quản lý Mối liên hệ nhà tài trợ Phân tích hiệu suất giáo dục Lập kế hoạch thực nghiên cứu Tầm nhìn nhà nghiên cứu Quản lý khoản tài trợ nhà tài trợ Quản lý tài trợ Quản lý Người hiến tặng Nền tảng cơng nghệ Nhìn vào bảng so sánh thấy rằng, mơ hình ERP SAP đồ sộ với nhiều chức khác nhau, chức đảm nhận nhiều nhiệm vụ liên quan với nhau, từ quản lý thơng tin, phân tích tình hình việc lập kế hoạch Đi sâu vào phân tích chức cần thiết, thấy giải pháp nhà cung cấp có chức chung Ngồi ra, SAP Oracle cịn có chức liên quan đến lĩnh vực hỗ trợ tài cho sinh viên, tìm nguồn tài trợ cho sinh viên Trong SAP có chức Quản lý vòng đời sinh viên đảm nhận nhiều nhiệm vụ liên quan đến trình học tập, hỗ trợ sinh viên tương ứng Oracle có chức nhỏ liên quan với nhau, đảm nhận chức SAP Tuy nhiên, điểm mạnh SAP hệ thống hỗ trợ cho nhà quản lý việc theo dõi đo lường thành tích người học, phân tích hiệu suất giáo dục để từ hỗ trợ cho cơng tác định.Điểm mạnh hệ thống ERP SAP cho trường đại học lĩnh vực quản lý nghiên cứu khoa học, bao gồm lợi nhuận phi lợi nhuận… 11 2.4 So sánh mơ hình ERP dành cho doanh nghiệp mơ hình ERP dành cho trường đai học Sau phân tích, so sánh mơ hình ERP dành cho trường đại học ba nhà cung cấp hàng đầu giới SAP, Oracle Microsoft Dynamics, tác giả tiếp tục nghiên cứu giống khác mơ hình ERP dành cho doanh nghiệp mơ hình ERP sau biến đổi cho phù hợp với yêu cầu trường đại học Trong phần này, tác giả lựa chọn sản phẩm nhà cung cấp SAP Mơ hình ERP dành cho trường đại học SAP Business Suite mơ hình ERP dành cho doanh nghiệp SAP Business ByDesign Điểm khác biệt hai mơ hình lớn, bắt nguồn từ khác quy trình sản xuất, sản phẩm khách hàng, nguồn cung ứng loại hình tổ chức Đây sở quan trọng giúp tác giả xây dựng mơ hình URP dành cho trường đại học Việt Nam phần sau luận án 2.5 Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng ERP vào trường đại học Việt Nam Nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mơ hình ERP quản lý trường đại học nước giới, rút học sau đây: 2.5.1 Sự tâm ủng hộ dự án ERP lãnh đạo Để thực thành công hệ thống ERP trường đại học, hỗ trợ nhà quản lý hàng đầu yếu tố định, yếu tố thành công quan trọng 2.5.2 Có tầm nhìn, mục tiêu kế hoạch tồn diện, rõ ràng Phải có dự án tốt, có tầm nhìn, có kế hoạch tồn diện cụ thể,xác định mục tiêu, mục đích, yêu cầu rõ ràng thống nhất, lựa chọn đánh giá tiền khả thi yếu tố quan trọng dự án thực thành công ERP 2.5.3 Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm sốt quản lý thay đổi Có hai chiến lược tiếp cận khác để thực hệ thống ERP Trong phương pháp tiếp cận đầu tiên, tổ chức phải tái cấu trúc quy trình quản lý để phù hợp với chức hệ thống ERP Cách tiếp cận thứ hai hệ thống ERP phải tùy biến gói chức để phù hợp với quy trình quản lý có 2.5.4 Xây dựng nhóm triển khai dự án có lực đủ mạnh Nhóm triển khai ERP nên bao gồm đại diện từ tất đơn vị chức tổ chức, quen thuộc với quy trình quản lý, hoạt động nội bộ, từ chuyên gia kỹ thuật đến điều hành cấp cao 12 CHƯƠNG SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MƠ HÌNH URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 3.1 Mô tả điều tra vấn chuyên gia Để làm rõ thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trường đại học nhu cầu áp dụng mơ hình URP vào hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, tác giả tiến hành vấn chuyên gia lãnh đạo, cán quản lý, giảng viên trường đại học, người nắm rõ tình hình ứng dụng nhu cầu hệ thống thông tin quản lý Cụ thể, tác giả tiến hành vấn 60 chuyên gia trường đại học nước.Các chuyên gia vấn chia thành nhóm thuộc đối tượng cán quản lý giảng viên Nội dung điều tra tập trung vào vấn đề sau: - Mức độ sử dụng máy tính, mạng máy tính phần mềm quản lý phục vụ công việc ngày - Các phần mềm quản lý sử dụng thời gian triển khai phần mềm quản lý có trường đại học - Thuận lợi khó khăn q trình sử dụng phần mềm quản lý, đặc biệt hệ thống phần mềm xây dựng riêng lẻ - Đánh giá chuyên gia lợi ích khó khăn việc áp dụng hệ thống ERP trường đại học - Đánh giá nhu cầu chức cần thiết mơ hình URP cần phải có độ ưu tiên chức năng, phương án triển khai mơ hình URP trường đại học - Mơ hình URP cho đại học Việt Nam thành phần mô hình - Quy trình triển khai mơ hình URP cho trường đại học Việt Nam Trên sở kết điều tra thu thập ý kiến chuyên gia phương pháp sử dụng bảng hỏi kết hợp vấn, tác giả có phân tích cụ thể đưa đánh giá phù hợp cho việc xây dựng mơ hình URP chương sau Toàn bảng biểu, sơ đồ chương tác giả phân tích, xử lý với hỗ trợ phần mềm SPSS Excel 3.2 Phân tích kết điều tra vấn chuyên gia Đối với phần mềm, mà cụ thể phần mềm quản lý việc sử dụng có khác nhóm đối tượng, thể Bảng 3.10: Bảng 3.10 Kết khảo sát việc sử dụng phần mềm quản lý 2.5.5 Đào tạo huấn luyện người sử dụng Hệ thống ERP thay đổi cách thức làm việc tất người tồn tổ chức Do đó, đào tạo người sử dụng cần thiết điều quan trọng phải cho người sử dụng biết thay đổi đào tạo họ để sử dụng hệ thống Phần mềm Quản lý Nhóm đối tượng Total CBQL GV Quản lý điểm 35.0% 33.3% 68.3% Quản lý đăng ký tín 28.3% 25.0% 53.3% 13 14 Quản lý nhân 18.3% 15.0% 33.3% Hồ sơ sinh viên Percent 36.7% 33.3% 11.7% 1.7% 16.7% Quản lý nghiên cứu khoa học 30.0% 13.3% 43.3% Lập thời khóa biểu Percent 31.7% 35% 11.7% 1.7% 20% Quản lý lương 10.0% 5.0% 15.0% Đăng ký tín Percent 35% 40% 15% 1.7% 8.3% Lập thời khóa biểu 20.0% 10.0% 30.0% Điểm Percent 40% 36.7% 13.3% 1.7% 8.3% Quản lý khác 16.7% 13.3% 30.0% Nghiên cứu KH Percent 21.7% 15% 23.3% 13.3% 26.7% Chưa sử dụng 3.3% 6.7% 10.0% Mặc dù vậy, việc triển khai không đồng bộ, rời rạc khiến cho việc sử dụng gặp nhiều khó khăn, bất cập Có thể thấyrõ qua kết khảo sát qua Bảng 3.14: Tuy số lượng người tham gia vấn chưa sử dụng nhiều phần mềm quản lý (lý chủ yếu nhà trường chưa áp dụng đầy đủ phần mềm hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp lĩnh vực khác nhau) đa số (85% chuyên gia) đánh giá phần mềm mà họ sử dụng tiện dụng tiện dụng, hỗ trợ tốt hoạt động ngày họ Chỉ có trường hợp đánh giá bất tiện trình sử dụng phần mềm quản lý Kết cụ thể Bảng 3.11: Bảng 3.11 Mức độ tiện dụng sử dụng phần mềm quản lýĐVT: người Mức độ tiện dụng quản lý Bất cập 23.3% 23.3% Tiện dụng 37 61.7% 61.7% 85.0% Bình thường 13.3% 13.3% 98.3% Bất tiện 1.7% 1.7% 100.0% Total 60 100.0% 100.0% Qua hai kết khảo sát Bảng 3.10 3.11 nhận thấy đa số người sử dụng hài lòng với phần mềm quản lý trường đại học áp dụng Tuy nhiên, số người sử dụng chưa nhiều nhà trường chưa áp dụng phân hệ cần thiết cho hoạt động quản lý tác nghiệp ngày Cụ thể tình hình ứng dụng phần mềm quản lý trường khảo sát thể Bảng 3.12: Bảng 3.12 Kết khảo sát thời gian triển khai phần mềm quản lý GV Dữ liệu trùng lặp phân mảnh 38.33% 35.00% 73.33% Lãng phí chi phí nguồn nhân lực 31.67% 31.67% 63.34% 35.00% 43.33% 78.33% 36.67% 41.67% 78.34% Khác 23.3% 3.33% 1.67% 5.00% Qua phân tích trên, việc sử dụng hệ thống riêng lẻ gặp nhiều bất cập, khó khăn cho khơng cán quản lý mà cịn đội ngũ giảng viên Trong năm gần đây, với xu hướng áp dụng hệ thống ERP doanh nghiệp, trường đại học Việt Nam nghiên cứu hệ thống ERP để từ áp dụng giải pháp quản lý toàn diện vào trường đại học Qua khảo sát mình, tác giả mong muốn có thêm nhiều thơng tin từ phía chun gia trường đại học lợi ích đạt triển khai hệ thống ERP vào trường đại học.Kết cụ thể thể Bảng 3.15: Thời gian triển khai Valid Total CBQL Việc chia sẻ liệu gặp nhiều khó khăn 14 Lĩnh vực Nhóm đối tượng Các quy trình quản lý chồng chéo Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Rất tiện dụng Valid Bảng 3.14 Kết khảo sát bất cập trình sử dụng phần mềm Đã triển khai sử dụng >6 năm Đã triển khai sử dụng 4-6 năm Đã triển khai sử dụng 1-3 năm Đang/sẽ triển khai đưa vào sử dụng Chưa tính đến việc áp dụng Lương Percent 53.3% 18.3% 5% 5% 18.3% Nhân Percent 36.7% 16.7% 18.3% 13.3% 15% Lợi ích Nhóm đối tượng Total CBQL GV Các quy trình làm việc khép kín chuẩn hóa Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch quản lý nhà trường Loại bỏ liệu trùng lặp 40.00% 40.00% 80.00% 45.00% 43.33% 88.33% 36.67% 35.00% 71.67% Tăng lượng thông tin cung cấp cho nhà trường 31.67% 30.00% 61.67% 15 16 Chia sẻ liệu toàn nhà trường 41.67% 41.67% 83.34% Quản lý nhà tài trợ 8.33% Hỗ trợ tốt cho sinh viên trình học tập 41.67% 41.67% 83.34% Quản lý cựu sinh viên 36.67% 25.00% 61.67% Hỗ trợ tốt cho giảng viên trình giảng dạy 40.00% 41.67% 81.67% Quản lý chăm sóc y tế 16.67% 11.67% 28.34% Khác 1.67% 5.00% 6.67% Quản lý thư viện 43.33% 43.33% 86.66% Bảng 3.15 Kết khảo sát ý kiến chuyên gia lợi ích đạt triển khai ERP Quản lý ký túc xá 23.33% 26.67% 50.00% Vấn đề đặt phải có mơ hình dành riêng, phù hợp cho đặc trưng trường đại học Việt Nam Có tạo yên tâm việc ứng dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên vào trường đại học, hỗ trợ cách hiệu quy trình quản lý, nghiệp vụ trường đại học Xuất phát từ lý đó, tác giả mong muốn xây dựng mơ hình URP phù hợp với yêu cầu trường đại học Việt Nam Để thực điều này, tác giả tiến hành khảo sát phân hệ cần thiết quản lý điều hành hoạt động trường đại học, từ có nhìn tổng quan mơ hình URP Tác giả dự định chia phân hệ mơ hình URP thành ba phân hệ chính: Quản lý chung; Quản lý Đào tạo Đại học Sau đại học; Hỗ trợ đào tạo Kết khảo sát chức cần Bảng 3.19: Bảng 3.19 Kết khảo sát ý kiến chuyên gia chức cần thiết mơ hình URP E - Learning 40.00% 40.00% 80.00% Khảo sát trực tuyến 35.00% 36.67% 71.67% Phân hệ Chức Nhóm đối tượng CBQL GV Total Quản lý nhân Quản lý tài 41.67% 46.67% 88.34% Quản lý tài sản Quản lý chung 45.00% 46.67% 91.67% 38.33% 40.00% 78.33% Quản lý mua sắm 23.33% 31.67% 55.00% Quản lý văn biểu mẫu 35.00% 40.00% 75.00% Cổng thông tin 38.33% 41.67% 80.00% Quản lý NCKH 43.33% 45.00% 88.33% Quản lý tuyển sinh 40.00% 45.00% 85.00% Quản lý hồ sơ sinh viên 48.33% 50.00% 98.33% Quản lý lập thời khóa 46.67% 50.00% 96.67% Quản lý Đào tạo Đại học biểu Quản lý đăng ký tín 46.67% 50.00% 96.67% Sau đại học Quản lý thi cử 33.33% 48.33% 81.66% Quản lý điểm 46.67% 46.67% 93.34% Quản lý học phí phí 45.00% 45.00% 90.00% Hỗ trợ đào tạo 11.67% 20.00% Mặc dù tồn khơng khó khăn, với xu ứng dụng phát triển CNTT, hệ thống thông tin quản lý trường đại học nay, 100 % chuyên gia nhận định việc áp dụng hệ thống ERP vào nhà trường thực cần thiết CHƯƠNG XÂY DỰNG MƠ HÌNH QUẢN LÝ TỒN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐẠI HỌC HUẾ) 4.1 Đề xuất mơ hình URP ứng dụng cho trường đại học Việt Nam 4.1.1 Quy trình xây dựng mơ hình URP Để đưa mơ hình URP bao qt hoạt động quản lý trường đại học, tác giả trải qua quy trình gồm bước: Xác định mục tiêu, Xây dựng tổng thể mơ hình URP, Chiến lược khai thác thông tin URP, Xây dựng tảng cơng nghệ cho mơ hình URP, Vận hành thử nghiệm đưa URP vào hoạt động 4.1.2 Phân tích bước quy trình 4.1.2.1 Xác định mục tiêu mơ hình URP Mục tiêu mơ hình URP trường đại học tương tự mục tiêu mà ERP đem lại cho doanh nghiệp, việc quản lý thống tồn diện hoạt động trường đại học sở liệu dùng chung 4.1.2.2 Xây dựng tổng thể mơ hình URP Dựa phân tích trên, tác giả nhận thấy mơ hình URP mở rộng mơ hình ERP trước dành cho tổ chức doanh nghiệp Mơ hình chia làm ba phân hệ phục vụ cho lĩnh vực khác nhau: phân hệ Quản lý chung; phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học Sau đại học; phân hệ Hỗ trợ đào tạo.Có thể khái qt mơ hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) qua Hình 4.2 4.1.2.3 Chiến lược khai thác thông tin URP Xuất phát từ ý tưởng mơ hình ERP, phân hệ chức mơ hình URP dùng chung sở liệu thống toàn trường đại học Việc sử dụng sở liệu giúp phân hệ, chức chia sẻ liệu, 18 17 thông tin với cách dễ dàng Hiện tượng trùng lắp phân mảnh liệu giải triệt để, khơng cịn tình trạng vừa thừa thiếu hệ thống thông tin áp dụng riêng lẻ, phần trước 4.1.2.4 Xây dựng tảng cơng nghệ Mơ hình URP xây dựng dựa tảng web chủ yếu, số chức thiết kế tảng winform nhằm cung cấp tính mạnh mẽ, có độ bảo mật cao Mơ hình URP gồm nhiều phân hệ, chức tích hợp chặt chẽ, giúp quản lý hiệu toàn hoạt động, nghiệp vụ diễn trường đại học Quản lý chung Quản lý Đào tạo Đại học Sau đại học - Quản lý nhân lực - Quản lý tuyển sinh - E- Learning - Quản lý cựu sinh viên - Quản lý tài - Quản lý hồ sơ - Khảo thí kiểm định chất lượng - Quản lý thư viện - Quản lý tài sản - Lập thời khóa biểu - Quản lý văn biểu mẫu - Cổng thông tin điện tử - Quản lý tài khoản truy cập hệ thống - Quản lý đăng ký tín - Quản lý thi - Quản lý điểm - Quản lý văn - Quản lý chương trình đào tạo - Quản lý NCKH 4.1.2.5 Vận hành thử nghiệm đưa URP vào hoạt động Để đưa đánh giá điều chỉnh cho phù hợp, mơ hình URP vận hành thử nghiệm Đây thời điểm cho hệ thống hoạt động với số liệu thử quy trình thật mà hàng ngày người sử dụng phải xử lý Việc chạy thử nghiệm hệ thống cịn nhằm mục đích kiểm tra việc chuyển đổi liệu từ hệ thống cũ, rà sốt lỗi xảy q trình vận hành Ngồi ra, việc vận hành thử nghiệm kiểm tra phân quyền tài khoản cấp cho loại người dùng khác nhau, nhằm đảm bảo chế phân cấp người sử dụng bảo mật hệ thống Hỗ trợ Đào tạo HẠ TẦNG MẠNG MÁY TÍNH CƠ SỞ DỮ LIỆU CHUNG Hình 4.2 Mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) - Quản lý ký túc xá - Quản lý chăm sóc y tế - Quản lý dịch vụ hỗ trợ - Tư vấn học tập 19 20 4.2 Phân tích chức nhiệm vụ phân hệ chức 4.2.1 Phân hệ Quản lý chung Quản lý Người hiến tặng Quản lý cựu sinh viên Quản lý thư viện Quản lý ký túc xá Quản lý chăm sóc y tế Quản lý dịch vụ hỗ trợ Tư vấn học tập Đây phân hệ hỗ trợ công tác quản trị, quản lý điều hành dựa chức liên quan đến quy trình hoạt động trường đại học 4.2.2 Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học Sau đại học Phân hệ chia làm 11 chức đảm nhận toàn hoạt động đào tạo trường đại học, từ lúc người học bắt đầu trình học tập trường người học hồn thành chương trình đào tạo Các chức trải từ bắt đầu tuyển sinh cấp phát văn Ngoài cịn có chức liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo từ xa 4.2.3 Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo Đây nhóm chức đảm nhận việc hỗ trợ hoạt động học tập, giảng dạy giảng viên người học Phân hệ gồm chức liên quan đến dịch vụ hỗ trợ khác 4.2.4 So sánh mơ hình URP mơ hình ERP nhà cung cấp SAP Bảng 4.1 So sánh mơ hình ERP SAP mơ hình URP Mơ hình ERP SAP Quản lý nhân lực Quản lý ngân sách tài Quản lý mua sắm Mơ hình URP Quản lý nhân lực Quản lý tài Quản lý tài sản Quản lý văn biểu mẫu Quản lý tài khoản truy cập hệ thống Cổng thông tin điện tử Quản lý học phí người học Quản lý khoản tài trợ người học Quản lý vòng đời sinh viên Đo lường theo dõi thành tích người Dạy học Phân tích hiệu suất giáo dục Lập kế hoạch thực nghiên cứu Tầm nhìn nhà nghiên cứu Quản lý khoản tài trợ nhà tài trợ 4.3 Lựa chọn chức đơn vị thử nghiệm 4.3.1 Lựa chọn đơn vị thử nghiệm Việc lựa chọn Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế làm đơn vị áp dụng thử nghiệm mơ hình URP xuất phát từ nhiều nguyên nhân Thứ nhất, điều kiện sở hạ tầng công nghệ thông tin Nhà trường hoàn thiện, đảm bảo cho việc triển khai ứng dụng cách thuận lợi Thứ hai, Ban Giám hiệu ủng hộ tâm nâng cao hiệu công tác quản lý Nhà trường việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin hệ thống thông tin Thứ ba, nhiều giảng viên chuyên gia có kinh nghiệm việc ứng dụng triển khai hệ thống thông tin sẵn sàng tham gia vào dự án công nghệ thông tin Nhà trường 4.3.1.1 Về điều kiện sở vật chất công nghệ Trong thời gian qua, Ban Giám hiệu Nhà trường đầu tư mạnh mẽ cho việc phát triển sở hạ tầng CNTT ứng dụng CNTT Hạ tầng kỹ thuật CNTT, máy tính trang thiết bị kỹ thuật số, hệ thống mạng, đường truyền đặc biệt quan tâm đầu tư, nâng cấp nên hiệu sử dụng cải thiện 4.3.1.2 Tình hình ứng dụng triển khai phần mềm Quản lý tuyển sinh Quản lý hồ sơ Quản lý điểm Quản lý văn Quản lý chương trình đào tạo Quản lý lập thời khóa biểu Quản lý đăng ký tín E - Learning Quản lý thi Khảo sát kiểm định chất lượng Quản lý nghiên cứu khoa học Trong giai đoạn 2010 - 2014, Nhà trường trọng đầu tư vào ứng dụng CNTT phục vụ cho hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học quản lý Nhà trường Nhà trường chi tổng cộng 673.9 triệu đồng cho việc ứng dụng 14 phân hệ liên quan đến lĩnh vực quản lý khác 4.3.1.3 Đánh giá chung tình hình ứng dụng CNTT Trong thời gian qua, việc phát triển ứng dụng CNTT Nhà trường đáp ứng số yêu cầu định Tuy nhiên, trình phát triển thiếu đồng bộ, thiếu chiến lược tổng thể dẫn đến số khó khăn hạn chế việc triển khai ứng dụng phục vụ hoạt động tác nghiệp phòng, trung tâm khoa trực thuộc hoạt động quản lý, điều hành cán lãnh đạo 4.3.2 Lựa chọn chức thử nghiệm Trên sở mô hình Quản lý tồn diện trường đại học - URP đề xuất trên, tác giả sử dụng công cụ phát triển hệ thống thông tin để phân tích, xây dựng chức như: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý hồ sơ Quản lý điểm Sau tiến hành xây dựng chức này, tác giả tiến 21 22 hành thử nghiệm Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế để đánh giá rút kinh nghiệm Việc tác giả lựa chọn xây dựng, triển khai thử nghiệm chức chức quan trọng phân hệ, có mối quan hệ mật thiết với đảm nhận việc quản lý, điều hành hoạt động trường đại học: hoạt động đào tạo Những chức có trao đổi liệu mật thiết với trình vận hành, quản lý hoạt động đào tạo nhà trường Các chức Nhà trường sử dụng bao gồm: Quản lý nhân sự, Quản lý tài chính, Quản lý hồ sơ sinh viên, Quản lý đăng ký tín Có thể hình dung hoạt động độc lập chức qua Hình 4.8: 4.4 Xây dựng số chức thử nghiệm Trường Đại học Kinh tế Huế - Đại học Huế Quản lý nhân Quản lý tài Quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý đăng ký tín Quá trình xây dựng chức trình bày chi tiết phần 4.4 phụ lục 3, 4, 5, nội dung luận án 4.5 Kết việc triển khai chức Trong q trình triển khai mơ hình URP Trường Đại học Kinh tế Huế, học kinh nghiệm giới ứng dụng ERP vào quản lý trường đại học mà tác giả nghiên cứu đúc kết chương vận dụng cách hiệu đem lại nhiều lợi ích thiết thực 4.5.1 Kết trực tiếp từ việc thử nghiệm chức Mơ hình URP gồm phân hệ với 23chức tác giả ứng dụng thử nghiệm chức quan trọng, có liên quan mật thiết với trường Đại học Kinh tế- Đại học Huế Đó chức năng: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín Quản lý điểm Quá trình thử nghiệm thu số kết khả quan 4.5.2 Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai chức hệ thống CSDL CSDL CSDL Hình 4.8 Hiện trạng phần mềm quản lý Trường Đại học Kinh tế Trong mô hình URP mà tác giả đề xuất, chức dùng chung sở liệu tập trung, thống Đây mục tiêu mà mơ hình URP mong muốn đạt triển khai thực tế Ở đây, tác giả thay chức Quản lý tài chức Quản lý tài sản Có thể thấy thay đổi áp dụng mơ hình URP qua Hình 4.9: Quản lý nhân Quản lý tài sản Quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý đăng ký Quản lý điểm tín CSDL tập trung, thống Hình 4.9 Các chức triển khai theo mơ hình URP Cũng ERP doanh nghiệp, URP đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho trường đại học, đặc biệt việc quản lý tập trung cho trường lớn có nhiều sở cách xa URP cho phép trường đại học hoạt động thông qua hệ thống mạng nội Internet với cấu trúc liệu tập trung Các đối tượng người sử dụng phân tán với nhiều cấp độ quyền truy cập khác (Ban Giám hiệu, lãnh đạo phòng ban khoa, đội ngũ cán giảng viên, người học) nhiều nơi cập nhật liệu lấy thông tin cần thiết cho nhu cầu nghiệp vụ thơng qua máy tính cá nhân nối mạng 23 24 KẾT LUẬN hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa, phù hợp với xu hướng hội nhập giới chiến lược phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam Kết luận án góp tiếng nói chung việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý nâng tầm trường đại học Việt Nam khu vực giới năm tới Kết nghiên cứu luận án mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học URP đóng góp khơng vấn đề lý luận cho việc xây dựng mơ hình quản lý trường đại học mà tham khảo có giá trị cho cơng ty tư vấn, triển khai giải pháp quản lý trường đại họcvà trường đại họccó dự định sử dụng hệ thống thông tin việc hoạch định nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản lý điều hành trường đại học Tuy nhiên, luận án tồn số hạn chế định Trước hết chưa có trường đại học Việt Nam áp dụng hồn chỉnh mơ hình ERP vào quản lý nên chưa có đánh giá thực tế xác thực Ngồi ra, mơ hình URP lý thuyết mà tác giả đề xuất có nhiều chức chưa thể đánh giá thực tế thời gian nghiên cứu làm luận án, tác giả hồn thành tổng số 23chức năngcủa mơ hình URP Một số chức thực cần thiết có số chức áp dụng sau trường đại học Việt Nam thực tự chủ có quyền định vấn đề quản lý trường đại học Tác giả hy vọng mơ hình URP mà tác giả đề xuất tài liệu tham khảo bổ ích cho trường đại học thời gian tới Đặc biệt chức năngcủa mơ hình URP đưa vào sử dụng góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quản lý trường đại học Việt Nam Với mong muốn xây dựng hệ thống Quản lý toàn diện trường đại học - URP nhằm hỗ trợ, đem lại hiệu cao cho công tác quản lý, điều hành trường đại học Việt Nam lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp, tác giả tiến hành nghiên cứu đề xuất mô hình URP với 23chức chia thành phân hệ tương ứng với lĩnh vực chức quản lý trường đại học Việt Nam Trong luận án này, tác giả đạt kết sau đây: - Hệ thống hóa vấn đề lý luận vai trị lợi ích mơ hình ERP nghiên cứu, phân tích xu hướng ứng dụng mơ hình ERP trường đại học số nước phát triển giới, từ rút học kinh nghiệm cho việc ứng dụng giải pháp ERP trường đại học Việt Nam - Phân tích, đánh giá đặc trưng tạo nên khác biệt trường đại học Việt Nam so với trường đại học giới, đồng thời đánh giá chủ trương, sách đổi thời gian gần Chính phủ Bộ Giáo dục Đào tạo nhằm tạo điều kiện cho việc ứng dụng giải pháp tin học hóa cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam - Đưa đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin công tác quản lý trường đại học thông qua khảo sát 60 chuyên gia trường đại học nước Đồng thời, qua khảo sát này, tác giả nhận trí cao việc ứng dụng giải pháp toàn diện URP vào trường đại học phân hệ, chức mà mơ hình cần phải có, ưu tiên cho chức cần thiết - Trên sở nghiên cứu giải pháp ERP nhà cung cấp lớn SAP, Oracle Microsoft Dynamics ứng dụng trường đại học, kết hợp với thực tiễn đặc trưng trường đại học Việt Nam, tác giả đề xuất mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học- URP đảm nhận chức quản lý cần thiết trình mở rộng phát triển trường đại học sau - Vận dụng lý thuyết việc xây dựng phần mềm quản lý dựa mơ hình URP đề xuất trên, tác giả tiến hành xây dựng chức quan trọng có mối liên hệ mật thiết với mơ hình này, là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín Quản lý điểm Các chức xây dựng hệ thống mạng với cấu trúc Client/Server, dựa tảng winform webform với kiến trúc NET Các chức có giao diện đẹp, nhiều tính hỗ trợ phân tích, đánh giá kết dạng biểu đồ trực quan, giúp nhà quản lý nắm tình hình thực tế hoạt động quản lý, từ định kịp thời, hỗ trợ tối đa cho hoạt động giảng dạy, học tập giảng viên, người học trường đại học - Tiến hành thử nghiệm chức Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế nhằm rút đánh giá mơ hình URP áp dụng cho trường đại học Việt Nam Mơ hình mang tính thực tiễn cao ba khía cạnh: tổ chức, nghiệp vụ cơng nghệ nhằm thúc đẩy q trình tin học hóa quản lý trường đại học theo 25 DANH MỤC CƠNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ Nguyễn Thanh Tuấn (2012), ‘Xu hướng ứng dụng mơ hình ERP (Enterprise Resource Planning) vào công tác quản lý trường đại học giới học kinh nghiệm cho Việt Nam’, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế ‘Đổi mơ hình quản trị trường đại học khối kinh tế Việt Nam’, Hà Nội, tháng 12 năm 2012 Nguyễn Thanh Tuấn (2013), ‘Nghiên cứu ứng dụng mơ hình ERP (Enterprise Resource Planning) vào cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam Thử nghiệm Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế’, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học Huế, Mã số: DHH12324, Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Thanh Tuấn (2014), ‘Xây dựng mơ hình Hoạch định tài ngun trường đại học - University Resource Planning (URP) cho trường đại học cơng lập Việt Nam’, Tạp chí Kinh tế & Phát triển, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Số 210 (II) tháng 12/2014, tr 70 - 78 Nguyễn Thanh Tuấn (2015), ‘Nâng cao hiệu quản lý trường đại học: Kinh nghiệm giới giải pháp cho Việt Nam’, Tạp chí Khoa học Đại học Huế, Tập 101, Số 02, tr 235 - 248 ... thiết xây dựng ứng dụng mơ hình URP vào trường đại học Việt Nam giai đoạn Chương 4: Xây dựng mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học - URP (Thử nghiệm Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế) khai... cứu ứng dụng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) vào cơng tác quản lý trường đại học Việt Nam Thử nghiệm Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế? ??, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học Huế, ... TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐẠI HỌC HUẾ) 4.1 Đề xuất mơ hình URP ứng dụng cho trường đại học Việt Nam 4.1.1 Quy trình xây dựng mơ hình URP Để đưa mơ hình URP bao qt hoạt động quản lý trường đại học,