Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

x đĩa cứng vật lý thành một hệ thống ổ đĩa cứng ROI Return On Investment - Thu nhập từ đầu tư SQL Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc THPT Trung học phổ thôn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

NGUYỄN THANH TUẤN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING) ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM

- THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI, NĂM 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

NGUYỄN THANH TUẤN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING) ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM

- THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ

CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

MÃ SỐ: 62 34 04 05

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Hàn Viết Thuận

HÀ NỘI, NĂM 2014

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu sử dụng là trung thực, kết quả nghiên cứu chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật

Nghiên cứu sinh

Nguyễn Thanh Tuấn

ii

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo và các thầy cô giáo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, nhất là các thầy cô trong Khoa Tin học Kinh tế và Viện Sau Đại học của Trường Tác giả đặc biệt xin gửi lời cảm ơn đến PGS TS Hàn Viết Thuận, người đã nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận án này

Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ giảng viên Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế, lãnh đạo và cán bộ giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, lãnh đạo và cán bộ các Khoa, Phòng trực thuộc Trường Đại học Kinh tế đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong quá trình học tập, nghiên cứu thực tế

Tác giả xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, lãnh đạo, cán bộ giảng viên

đã tham gia trả lời phỏng vấn, cung cấp thông tin bổ ích và các cán bộ đã hướng dẫn nghiệp vụ để tác giả hoàn thành bản luận án này

Tác giả xin cảm ơn đồng nghiệp, bạn bè, gia đình và người thân đã ủng hộ, tạo điều kiện, chia sẻ khó khăn và thường xuyên động viên, khích lệ tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu để tác giả hoàn thành bản luận án

Xin trân trọng cảm ơn!

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN I LỜI CẢM ƠN II MỤC LỤC III DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN VIII DANH MỤC CÁC BẢNG XI DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ XIII LỜI NÓI ĐẦU XV

1 Giới thiệu luận án xv

2 Sự cần thiết của đề tài xvi

3 Mục đích nghiên cứu xx

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu xxi

5 Phương pháp nghiên cứu xxi

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1

1.1 Các công trình ngoài nước 1

1.1.1 Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới 1

1.1.2 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp 4

1.1.3 Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới 10

1.1.4 Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học 13

1.2 Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước 18

1.2.1 Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam 18

1.2.1.1 Về phía các doanh nghiệp áp dụng 19

1.2.1.2 Các đơn vị cung cấp và triển khai 21

1.2.2 Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam 24

1.3 Thiết kế nghiên cứu 26

iv

1.3.1 Câu hỏi nghiên cứu 27

1.3.2 Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất 27

1.3.3 Mô hình nghiên cứu 28

1.3.4 Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu 29

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 30

2.1 Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới 31

2.1.1 Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay 31

2.1.2 So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp 36

2.2 Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong hoàn cảnh mới 40

2.2.1 Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới 40

2.2.2 Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại học 43

2.3 Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới 45

2.3.1 Mô hình quản lý trường đại học của Oracle 45

2.3.2 Giải pháp quản lý trường đại học của SAP 48

2.3.3 Mô hình quản lý trường đại học của Microsoft Dynamics 52

2.3.4 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng mô hình 54

2.4 So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành cho trường đai học 58

2.5 Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam 62

2.5.1 Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo 64

2.5.2 Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng 64

2.5.3 Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý được những thay đổi 65

v

2.5.4 Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh 66

2.5.5 Đào tạo và huấn luyện người sử dụng 66

CHƯƠNG 3 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 69 3.1 Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia 69

3.2 Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia 70

3.2.1 Mức độ sử dụng máy tính và phần mềm quản lý 70

3.2.2 Sử dụng và khai thác phần mềm quản lý 75

3.2.3 Thuận lợi và bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý 79

3.2.4 Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng hệ thống ERP vào trường đại học 82

3.2.5 Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP 86

CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ) 99

4.1 Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam 99

4.1.1 Quy trình xây dựng mô hình URP 99

4.1.2 Phân tích các bước của quy trình 100

4.1.2.1 Xác định mục tiêu của mô hình URP 100

4.1.2.2 Xây dựng tổng thể mô hình URP 101

4.1.2.3 Chiến lược khai thác thông tin trong URP 106

4.1.2.4 Xây dựng nền tảng công nghệ 107

4.1.2.5 Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động 111

4.2 Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng 111

4.2.1 Phân hệ Quản lý chung 112

4.2.1.1 Chức năng Quản lý nhân sự 113

4.2.1.2 Chức năng Quản lý tài chính 113

4.2.1.3 Chức năng Quản lý tài sản 113

4.2.1.4 Chức năng Quản lý văn bản và biểu mẫu 113

vi

4.2.2 Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học 114

4.2.2.1 Chức năng Quản lý tuyển sinh 115

4.2.2.2 Chức năng Quản lý hồ sơ 115

4.2.2.3 Chức năng Lập thời khóa biểu 115

4.2.2.4 Chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ 115

4.2.2.5 Chức năng Quản lý thi 116

4.2.2.6 Chức năng Quản lý điểm 116

4.2.2.7 E - Learning 116

4.2.2.8 Chức năng Quản lý văn bằng 117

4.2.2.9 Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học 117

4.2.3 Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo 118

4.2.3.1 Chức năng Quản lý cựu sinh viên 119

4.2.3.2 Chức năng Quản lý thư viện 119

4.2.3.3 Chức năng Quản lý ký túc xá 119

4.2.3.4 Chức năng Tư vấn học tập 120

4.2.4 So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP 120

4.3 Lựa chọn đơn vị và chức năng thử nghiệm 122

4.3.1 Lựa chọn đơn vị thử nghiệm 122

4.3.1.1 Điều kiện về cơ sở vật chất và công nghệ 122

4.3.1.2 Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm 124

4.3.1.3 Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT 125

4.3.2 Lựa chọn chức năng thử nghiệm 126

4.4 Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế 131

4.4.1 Xây dựng chức năng Quản lý nhân sự ở Trường Đại học Kinh tế 131

4.4.2 Xây dựng chức năng Quản lý tài sản ở Trường Đại học Kinh tế 134

4.4.3 Xây dựng chức năng Quản lý hồ sơ ở Trường Đại học Kinh tế 136

4.4.4 Xây dựng chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ở Trường Đại học Kinh tế 137

4.4.5 Xây dựng chức năng Quản lý điểm ở Trường Đại học Kinh tế 140

vii

4.5 Kết quả của việc triển khai các chức năng 149

4.5.1 Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng 151

4.5.2 Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống 153

4.5.2.1 Ban Giám hiệu 154

4.5.2.2 Lãnh đạo các phòng ban và các khoa 154

4.5.2.3 Đội ngũ cán bộ giảng viên 155

4.5.2.4 Người học 155

KẾT LUẬN 157

DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ - 1 -

TÀI LIỆU THAM KHẢO - 2 -

PHỤ LỤC 1: PHIẾU PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA - 8 -

PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA PHỎNG VẤN - 16 -

PHỤ LỤC 3: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ - 21 -

PHỤ LỤC 4: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TÀI SẢN - 43 -

PHỤ LỤC 5: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ - 59 -

PHỤ LỤC 6: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ TÍN CHỈ - 74 -

PHỤ LỤC 7: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐIỂM - 87 -

viii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN

Ký hiệu

BFD Business Function Diagram - Sơ đồ chức năng

BPR Business Process Reengineering - Tái cấu trúc quy trình kinh

doanh

CD Context Diagram - Sơ đồ ngữ cảnh

CEO Chief Executive Officer - Giám đốc điều hành

CIO Chief Information Officer - Giám đốc công nghệ thông tin

CNTT Công nghệ thông tin

DFD Data Flow Diagram - Sơ đồ luồng dữ liệu

ECAR Educause Center for Analysis and Research - Trung tâm Educause

Phân tích và Nghiên cứu ERD Entity Relationship Diagram - Sơ đồ thực thể quan hệ

ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống Hoạch định tài nguyên

doanh nghiệp FRM Financial Resource Management- Quản lý nguồn tài chính

FTTH Fiber To The Home - Mạng viễn thông băng thông rộng bằng cáp

ix

quang

HRM Human Resource Management- Quản lý nguồn nhân sự

IS Information System - Hệ thống thông tin

ISO International Organization for Standardization - Tổ chức tiêu

chuẩn hóa quốc tế ITC Information Technology Committee - Ủy ban công nghệ thông tin JISC Joint Information Systems Committee - Ủy ban hệ thống thông tin LAN Local Area Network - Mạng cục bộ

MIAACU Integrated Information System for University Research Activity

Management - Hệ thống thông tin tích hợp để Quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học

MIS Management Informations System - Hệ thống thông tin quản lý MRP Material Requirements Planning - Hoạch định yêu cầu nguyên vật

liệu NCKH Nghiên cứu khoa học

PC Personal Computer - Máy tính cá nhân

R&D Research and Development - Nghiên cứu và phát triển

RAID Redundant Arrays of Independent Disks - Hình thức ghép nhiều ổ

x

đĩa cứng vật lý thành một hệ thống ổ đĩa cứng ROI Return On Investment - Thu nhập từ đầu tư

SQL Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu

trúc

THPT Trung học phổ thông

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên

URP University Resource Planning - Mô hình Quản lý toàn diện trường

đại học1VINASA Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam

VMware Virtual Machine ware - Hệ thống phần mềm máy ảo

Vmware HA Virtual Machine ware High Availability - Tính năng sẵn sàng cao

của phần mềm máy ảo VNR500 Bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo mô hình

của Fortune 500 WTO World Trade Organization - Tổ chức thương mại thế giới

1 Chúng tôi dùng chữ Quản lý toàn diện trường đại học cho mô hình URP để phản ánh mục tiêu mà mô hình hướng tới Còn nếu dịch theo sát ý của từ tiếng Anh thì phải là ‘Hoạch định tài nguyên trường đại học’

xi

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Các lợi ích của hệ thống ERP 6

Bảng 1.2 Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP 16

Bảng 2.1 So sánh giải pháp ERP của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới 55

Bảng 2.2 Các chức năng của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học 56

Bảng 3.1 Kết quả khảo sát việc Gửi/nhận thư điện tử 71

Bảng 3.2 Kết quả khảo sát việc Tra cứu, tìm kiếm thông tin trên mạng 71

Bảng 3.3 Kết quả khảo sát việc Soạn thảo và lưu trữ văn bản 72

Bảng 3.4 Kết quả khảo sát việc Sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý 72

Bảng 3.5 Kết quả khảo sát việc sử dụng website của nhà trường 73

Bảng 3.6 Kết quả khảo sát việc sử dụng chức năng Xem thông báo 73

Bảng 3.7 Kết quả khảo sát sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường 74

Bảng 3.8 Kết quả khảo sát mức độ trung bình sử dụng các tiện ích 74

Bảng 3.9 Kết quả khảo sát các vấn đề gặp phải khi sử dụng các tiện ích 75

Bảng 3.10 Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý 75

Bảng 3.11 Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lý 77

Bảng 3.12 Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý 78

Bảng 3.13 Kết quả khảo sát lý do sử dụng phần mềm quản lý 79

Bảng 3.14 Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý 81

Bảng 3.15 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai ERP

83 Bảng 3.16 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về những khó khăn gặp phải khi ứng dụng ERP 84

Bảng 3.17 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về nhu cầu ứng dụng ERP của các trường đại học 85

Bảng 3.18 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thời điểm áp dụng ERP 86

Bảng 3.19 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô hình URP 87

xii

Bảng 3.20 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thứ tự ưu tiên của các phân hệ trong

mô hình URP 95 Bảng 3.21 Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về quy trình triển khai URP trong trường đại học 96 Bảng 4.1 So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP 121 Bảng 4.2.Tình hình ứng dụng CNTT tại Trường Đại học Kinh tế Huế 124

xiii

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Hình 1.1 Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP 1

Hình 1.2 Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới 2

Hình 1.3 Mô hình nghiên cứu của luận án 29

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 36

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư và phát triển nhà số 6 Hà Nội37 Hình 2.3 Mô hình ERP cho các trường đại học của Oracle 46

Hình 2.4 Mô hình ERP của SAP áp dụng cho các trường đại học 49

Hình 2.5 Sơ đồ chức năng của hệ thống ERP SAP Business ByDesign 59

Hình 3.1 Biểu đồ tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý trong nhà trường 77

Hình 3.2 Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý chung 89

Hình 3.3 Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học 91

Hình 3.4 Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Hỗ trợ đào tạo 93

Hình 4.1 Quy trình xây dựng mô hình URP 100

Hình 4.2 Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) 105

Hình 4.3 Nền tảng công nghệ của mô hình URP 109

Hình 4.4 Phân hệ Quản lý chung 112

Hình 4.5 Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học 115

Hình 4.6 Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo 119

Hình 4.7 Sơ đồ mạng khu giảng đường C của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế 123

Hình 4.8 Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế 129

Hình 4.9 Các chức năng mới triển khai theo mô hình URP 130

Hình 4.10 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý nhân sự 134

Hình 4.11 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý tài sản 135

Hình 4.12 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý hồ sơ 137

Hình 4 13 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ 140

Hình 4.14 Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý điểm 143

xiv

Hình 4.15 Mô hình cấu trúc server 144

Hình 4.16 Mô hình mạng của hệ thống URP 145

Hình 4.17 Máy chủ phiến với 10 phiến 146

Hình 4.18 Cấu trúc hệ thống mạng của mô hình URP 147

Hình 4.19 Lược đồ dữ liệu quan hệ của hệ thống URP 148

xv

LỜI NÓI ĐẦU

1 Giới thiệu luận án

* Kết cấu tổng thể của luận án

Tổng thể luận án được trình bày trong 248 trang.Ngoài phần mở đầu(7 trang), kết luận(3 trang), danh mục công trình của tác giả, tài liệu tham khảo và phụ lục (92 trang),nội dung chính của luận án được chia thành bốn chương, cụ thể như sau:

- Chương 1: Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án: được trình bày trong 28 trang với 2 bảng biểu và 3 sơ đồ, hình vẽ

- Chương 2: Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường đại học: được trình bày trong 36 trang với 2 bảng biểu và 5 sơ đồ, hình vẽ

- Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay: được trình bày trong 28 trang với 21 bảng biểu và 4 biểu đồ, hình vẽ

- Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP (Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế): được trình bày trong 54 trang với 2 bảng biểu và 19 sơ đồ, hình vẽ

* Các kết quả chính của luận án đạt được

- Về mặt lý luận: Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam Tác giả đã đề xuất mô hình lý thuyết về URP cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam

- Về mặt thực tiễn:Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các chuyên gia, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các trường đại học Việt Nam giai đoạn hiện nay Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam

Tác giả đã thử nghiệm mô hình URPtại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ Các chức năng thử nghiệm bước đầu đã cho kết quả

xvi

tốt Mô hình URPcó thể sử dụng như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cho các trường đại học trong cả nước

2 Sự cần thiết của đề tài

Ngày nay, ở các nước phát triển, cơ cấu nền kinh tế đã thay đổi và tiến triển do một số yếu tố Trước hết, nền kinh tế ở các nước này tiếp tục dịch chuyển từ nền kinh

tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ Một yếu tố khác là người lao động hầu hết

đã trở thành lao động trí thức, nơi máy tính hay giao diện máy tính trở thành một phần cấu thành công việc của họ Yếu tố quan trọng nữa là công nghệ thông tin được

sử dụng rộng rãi để thu thập và tổng hợp các luồng thông tin từ nguồn xuất phát đến người ra quyết định cuối cùng.Công nghệ thông tin đang trở thành một phần quan trọng của quá trình ra quyết định thông qua hệ thống hỗ trợ quyết định

Ở các doanh nghiệp cũng vậy, các quy trình khác nhau của doanh nghiệp như: kỹ thuật, kinh doanh, sản xuất hoặc mua hàng được tích hợp trong cùng một hệ thống thông tin cho thấy sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau trong quản lý kinh doanh tổng hợp Vì vậy, bắt đầu xuất hiện các hệ thống lập kế hoạch tổng hợp như: nguồn nhân lực và tài chính cùng với các yêu cầu về nguyên liệu và nguồn lực sản xuất Loại hệ thống hợp nhất này được gọi làHoạch định tài nguyên doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP)

Mô hình ERP có thể nói một cách tổng quát là sự chuẩn hóa quy trình quản

lý theo tiêu chuẩn quốc tế - International Organization for Standardization(ISO) trong môi trường công nghệ thông tin Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa quy trình quản lý trên nền tảng của công nghệ thông tin

Còn trong môi trường giáo dục đại học hiện đại, các trường đại học đang gặp rất nhiều thách thức, từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyển sinh trong khi quy mô về cán bộ giảng dạy, kinh phí cho đào tạo không theo kịp, đếnviệc mở rộng các loại hình đào tạo (từ xa, trực tuyến,v.v…), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa quy trình

Ngoài việc tổ chức giảng dạy, trường đại học còn hoạt động tương tự như các doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trên cơ sở chung là lợi nhuận Do đó, bất kỳ hệ thống quản lý đại học nào cũng phải đối mặt với các vấn đề khó khăn và trở ngại trong quá trình quản lý Từ đó, một bài toán đặt

ra cho hầu hết các trường đại học là tìm ra mô hình hiệu quả hỗ trợ nhà trường trong việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất

Để đối phó với những vấn đề trên, một xu hướng nổi bật trong những năm gần đây là giáo dục đại học chuyển sang áp dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP, với hy vọng thích ứng với những thay đổi của môi trường đầy cạnh tranh Kết quả là, hệ thống quản lý và điều hành lỗi thời đã được thay thế bằng các hệ thống ERP trong các tổ chức này, để đạt được hiệu quả và khả năng tiếp cận hơn cho tất cả các thành viên, cải thiện hiệu suất người dùng cuối bằng cách cung cấp các công cụ quản lý tốt hơn Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho nhiều trường đại học lớn trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v… Các công ty này đã đưa ra các giải pháp ERP được thiết kế để tích hợp tất cả các phần của một tổ chức giáo dục thành một nền tảng lớn để quản lý Một hệ thống được thiết kế bao gồmcác gói phần mềm có khả năng tùy chỉnh mang lại nhiều lợi ích cho các hoạt động quản lý cũng như quản trị Tùy thuộc vào tính chất của các gói phần mềm, các khoản tiết kiệm của quản lý có thể tăng đến 60% tổng chi phí

có khả năng kết nối mạng càng thúc đẩy việc nghiên cứu và áp dụng mô hình ERP trong trường đại học Mô hình ERP đặc biệt phù hợp trong xu hướng học tập trực tuyến, từ xa qua mạng Do đó đòi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư cơ sở vật chất và chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đào tạo cho xã hội Các trường đại học đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đào tạo như giáo trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các trường

Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị [2] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển

công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vấn đề tin học hóa công tác quản lý trong các trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo

và các trường đại học trong cả nước triển khai.Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của

Bộ Chính trị [3] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng

yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế càng khẳng định yêu cầu cấp thiết của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo nói riêng Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mô hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam

Hiện nay, một số trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam đã và đang sử dụng các phần mềm quản lý như Quản lý Sinh viên, Quản lý Nhân sự, Quản lý Thư viện, Quản lý Thiết bị, Quản lý Tài sản, Quản lý Ký túc xá, v.v song song hoặc độc lập

với nhau Nhìn chung, các trường đại học chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng

phân hệ đơn lẻ từ các công ty phần mềm lớn ở trong nước như Công ty CMC và FPT là hai nhà triển khai giải pháp quản lý thông tin theo mô hình ERP dựa trên sự hợp tác với SAP và Oracle

xix

Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà nhiều trường chỉ

ứng dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà cung cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý

Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối giữa

các phân hệ với nhau và chưa dùng chung một cơ sở dữ liệu trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức dựa trên một cơ sở dữ liệu dùng chung Điều này gây khó khăn lớn cho việc áp dụng ERP ở các trường đại

học vì khi áp dụng ERP vào các trường đại học thì tất cả công việc quản lý phải

được chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong một hệ thống tích hợp thống nhất

Trong khi đó, một số trường đại học đang nghiên cứu áp dụng mô hình ERP vào trường đại học như Đại học Nông Nghiệp 1 Hà Nội, Đại học Kinh tế Đà Nẵng, nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một

mô hình thực sự phù hợp cho công tác quản lý tại các trường đại học ở Việt

Nam.Các công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít, chủ

yếu tập trung nghiên cứu những thuận lợi, khó khăn và lợi ích đạt được khi triển khai hệ thống ERP vào trường đại học. Ở Việt Nam, vấn đề này lại càng hiếm và

chưa được quan tâm nhiều, chủ yếu nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng và kinh

nghiệm trong việc triển khai ERP vào doanh nghiệp Chỉ mới có 1 bài báo đề cập đến ứng dụng ERP vào trường đại học[4]2

Bên cạnh đó, giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp có khá nhiều sự khác biệt trong quản trị và quản lý Điều này cũng là một trong những khó khăn chính cho việc áp dụng các hệ thống ERP vào các trường đại học Cùng với

đó, việc nghiên cứu một mô hình Quản lý toàn diện trường đại học (URP) tương tự

như mô hình Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) dành riêng cho các tổ chức giáo dục đại học vẫn chưa được tiến hành Xuất phát từ thực tiễn này, tác giả

đề xuất khái niệm mô hình URP dựa trên cơ sở của mô hình ERP trong lĩnh vực sản

2 Bài báo “Mô hình ERP cho các trường đại học” của Nguyễn Văn Chức (2007) gồm 4 trang đề cập đến sự cần thiết ứng dụng ERP vào trường đại học và những khó khăn, thuận lợi của việc ứng dụng này Ngoài ra, tác giả đề xuất mô hình gồm 6 phân hệ quản lý trong trường đại học.

xx

xuất kết hợp với những yêu cầu quản lý đặc trưng từ phía các trường đại học Việt Nam Vẫn chủ yếu dựa trên sự kết hợp với các thành tựu của công nghệ thông tin, đặt biệt là mạng máy tính cũng như các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu, mô hình URP sẽ đem lại những lợi ích như các hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp Ngoài ra, mô hình URP có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với các trường phân tán về địa lý

Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực khoa học hệ

thống thông tin quản lý Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng mô

hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình

3 Mục đích nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp dụng cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.

- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam

- Xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam

- Thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng cách xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mô hình này

xxi

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận án là mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam trên cơ sở kế thừa những kinh nghiệm ứng dụng ERP vào các trường đại học của các nước trên thế giới kết hợp với những đặc trưng và quy trình quản lý cơ bản của các trường đại học ở Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi về mặt không gian: các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến

hành phỏng vấn chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước: Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên; Trường Đại học Kinh

tế Quốc dân; Trường Đại học Xây dựng Hà Nội;Trường Đại học Thương mại Hà Nội; Học viện Bưu chính Viễn thông Hà Nội; Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế;Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh;Trường Đại học Đồng Tháp

+ Phạm vi về mặt thời gian: từ tháng 11/2011 đến tháng 11/2014

+ Phạm vi về mặt nội dung: tác giả tìm hiểu và nghiên cứu kinh nghiệm ứng

dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới và thực trạng ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý trong các trường đại học Việt Nam hiện nay để từ đó nhận thức được sự cần thiết phải xây dựng mô hình URP cũng như các phân hệ chức năng cần phải có cho mô hình này

5 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu đặt ra, luận án sử dụng các phương pháp sau:

- Thứ nhất, sử dụng một số phương pháp thống kê như: phân tích, tổng hợp,

so sánh áp dụng với nguồn dữ liệu thứ cấp (từ các công trình nghiên cứu trước) để rút ra bài học kinh nghiệm cho việc áp dụng ERP vào trường đại học, tìm ra câu trả lời cho việc xây dựng mô hình URP

- Thứ hai, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng áp dụng cho nguồn

dữ liệu sơ cấp (từ khảo sát, phỏng vấn 60 chuyên gia trong cùng lĩnh vực tại 8

xxii

trường đại học trên phạm vi toàn quốc) để khẳng định lại sự cần thiết phải xây dựng

và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam

- Thứ ba, sử dụng các phương pháp chuyên dụng trong phát triển hệ thống

thông tin như: phương pháp phân tích, thiết kế hướng chức năng, hướng sự kiện, phương pháp mô hình hóa, v.v… để xây dựng 5 chức năng trong mô hình URP

sẽ chỉ ra khoảng trống nghiên cứu còn chưa đề cập đến trong các nghiêncứu này

1.1 Các công trình ngoài nước

1.1.1 Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới

Trước đây, các tổ chức thường sử dụng các Hệ thống thông tin quản lý - Management Information System (MIS) để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành các hoạt động của mình Tuy nhiên, từ khi xuất hiện hệ thống ERP, các tổ chức có xu hướng chuyển qua áp dụng hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình mới Để hiểu

rõ xu thế thay thế các hệ thống thông tin quản lý trước đây bằng hệ thống ERP,

Samantaray [47] nêu những hạn chế, nhược điểm mà MIS gặp phải khi thực hiện

chức năng quản lý trong xu thế hiện nay, thể hiện ở Hình 1.1

Hình 1.1 Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP

Nguồn: Samantaray [47]

2

Bên cạnh đó, tác giả cũng mô tả quá trình hình thành và phát triển của mô

hình ERP, những ưu điểm của ERP so với MIS, trên cơ sở đó khẳng định ERP đang

trở thành sự cải tiến cho MIS trong việc hỗ trợ công tác quản lý

ERP trải dài theo chiều ngang qua các chức năng kinh doanh và theo chiều dọc trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp Trong thời gian đầu những năm

1990, hệ thống ERP đã nổi lên với khả năng chiếm ưu thế duy nhất trong việc tái cấu trúc các quá trình kinh doanh Tuy nhiên, việc ứng dụng ERP đạt đỉnh điểm vào cuối những năm 1990, sau đó giảm sút nghiêm trọng chủ yếu là do vấn

đề Y2K Những năm đầu thế kỷ 21 đã chứng kiến sự hồi sinh nhanh chóng của hệ

thống ERP trên toàn ngành công nghiệp sản xuất và dịch vụ do sự thích ứng mạnh

mẽ và phù hợp với các quy trình nghiệp vụ trong thời kỳ mới, thể hiện ở Hình 1.2:

Hình 1.2 Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới

Customer (Australia)

Customer (Korea)

Manufacturing Product B (Indonesia)

Finance at Headquarters (Japan)

Finance at Manufacturing Plants

(China and Indonesia)

Human Resources / Payroll at Headquarters (Japan)

Human Resources / Payroll at Manufacturing Plants (China and

Indonesia)

Sales (North America)

Sales (China)

Distribution (Logistics) Shipping and Transportation Foreign Trade

3

Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá về sự thành công của việc ứng dụng ERP

trong hoạt động quản lý doanh nghiệp Các yếu tố thành công quan trọng của việc

thực hiện ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích hợp hoàn chỉnh các quy trình và chức năng kinh doanh của một doanh nghiệp [7],

[27] Tuy nhiên, một số yếu tố quan trọng hơn liên quan đến tái cấu trúc quy trình

kinh doanh và tích hợp các quy trình cốt lõi khác nhau vào hệ thống ERP Nhiều công ty sử dụng hệ thống thông tin mạnh như ERP để xử lý các ứng dụng kinh doanh phức tạp, ví dụ như quản lý các dịch vụ khách hàng trên phạm vi rộng lớn

Lý do ERP trở nên rất phổ biến là nó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu

quả kinh doanh của doanh nghiệp [15]

Liên quan đến ảnh hưởng của quy mô tổ chức đến việc ứng dụng hệ thống

ERP, Sedera và cộng sự [42] cho rằng “quy mô của một tổ chức (nhỏ hoặc lớn) có thểgóp phần vào sự khác biệt trong việc tiếp nhận các lợi ích mà ERP đem lại cho tổ chức” Sự khác biệt trong thực tiễn hoạt động của tổ chức được đo lường bằng cách

sử dụng một mô hình xác nhận theo thời gian, trong đó sử dụng năm yếu tố chính:

hệ thống chất lượng, chất lượng thông tin, sự hài lòng, tác động của cá nhân, tác động của tổ chức và 42 chỉ tiêu nhỏ (Thông tin được thu thập từ 310 người trả lời, đại diện cho 27 tổ chức khu vực công) Kết quả cho thấy:

(1) tổ chức lớn nhận được nhiều lợi ích hơn so với các tổ chức nhỏ;

(2) các tổ chức nhỏ chứng tỏ sự tin cậy cao hơn đối với hệ thống ERP của họ; (3) người lao động có sự khác biệt đáng kể về nhận thức lợi ích trong các tổ chức nhỏ và lớn

Tiếp theo là nghiên cứu về khả năng tùy biến của hệ thống ERP đối với từng

tổ chức của Luo W và Strong D M [29] Nghiên cứu này xác định 9 tùy biến có thể lựa chọn dựa trên mức độ thay đổi được thực hiện cho cả hệ thống ERP và quy trình quản lý Nó được thiết kế để giúp các tổ chức biết được tùy biến nào có sẵn để chọn lựa và trong số các tùy biến thì tùy biến nào là khả thi với khả năng của tổ chức Các ứng dụng của khuôn khổ này được minh họa qua trường hợp nghiên cứu

4

một tổ chức đang thực hiện triển khai một số mô - đun của hệ thống ERP Việc triển khai được thực hiện theo từng giai đoạn cũng minh họa sự chuyển biến của một tổ chức, vì việc triển khai ứng dụng ERP liên quan đến việc thay đổi tổ chức, kỹ thuật và cách bổ sung các lựa chọn tùy biến trở nên khả thi với khả năng của tổ chức

1.1.2 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Lợi ích của hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp bắt nguồn từ điểm khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác, đó chính là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất

và các mô - đun của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản

lý rời rạc, nhưng các mô - đun này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các

mô - đun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta

và ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay

là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể

dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp v.v

Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là

5

để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự

từ nhiều phòng, ban Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tập tin, v.v ) với năng suất thấp

và không có tính kiểm soát Các mô - đun của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản

lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp

Lấy quy trình xử lý đơn bán hàng làm ví dụ Thông thường, khi khách hàng đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình mà phần lớn công việc được thực hiện trên giấy tờ, từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác, vòng quanh công ty và trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của các bộ phận khác nhau Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường làm đơn hàng chậm chễ cũng như thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi Trong khi đó, không ai trong công ty biết được thực sự tình trạng đơn hàng vào một thời điểm nhất định nào đó bởi vì, ví dụ như bộ phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa

Bằng việc kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất, sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau, ERP tự động hoá mọi khâu hoạt động trong một chu trình kinh doanh - ví dụ như việc thực hiện đơn hàng ở trên Với ERP, khi một nhân viên phòng kinh doanh nhận được một đơn hàng của khách, nhân viên này có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn thiện đơn hàng Sau khi đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn

6

hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng mới này Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, thông qua hệ thống ERP đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến

bộ phận tiếp theo Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào

đó, người ta chỉ cần vào hệ thống ERP và theo dõi trong đó Trong trường hợp mọi việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh một cách nhanh chóng, ít xảy ra lỗi và khách hàng sẽ nhận được đơn hàng nhanh hơn

Như vậy, lợi ích mà các hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp là rất lớn, dựa trên việc hoạt động của hệ thống phần mềm tích hợp Trên cơ sở phân tích các tài liệu nghiên cứu liên quan đến các lợi ích đạt được từ việc sử dụng hệ thống ERP, tác giả tìm ra một tập hợp các lợi ích mà doanh nghiệp áp dụng có thể mong đợi Tác giả đưa ra danh sách của năm loại lợi ích khác nhau theo năm khía cạnh chính thể hiện trong Bảng 1.1, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng

cơ sở công nghệ thông tin và Tổ chức

Mối quan tâm của một doanh nghiệp, hay chính xác hơn là giám đốc điều hành của một doanh nghiệp có kinh nghiệm về hệ thống doanh nghiệp không phải là các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống doanh nghiệp thành công đơn lẻ, mà là các tiêu chuẩn đánh giá ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của hệ thống Vì vậy, tác giả tập trung vào các hệ thống đang hoạt động chứ không phải các dự án triển khai

hệ thống và điều này phù hợp với quan điểm của Markus [31] Các hệ thống ERP không kỳ vọng sẽ mang lại lợi ích trên tất cả các khía cạnh như trong Bảng 1.1,nhưng những lợi ích này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quát giúp cho các doanh nghiệp khác nhau có được sự so sánh cần thiết trước khi đưa ra quyết định áp dụng

Bảng 1.1 Các lợi ích của hệ thống ERP

7

• Hoạt động • Giảm chi phí

• Giảm thời gian chu kỳ

• Cải thiện năng suất

• Nâng cao chất lượng

• Nâng cao dịch vụ khách hàng

• Quản lý • Quản lý nguồn lực tốt hơn

• Nâng cao khả năng lập kế hoạch và ra quyết định

• Cải thiện hiệu suất

• Chiến lược • Hỗ trợ phát triển kinh doanh

• Hỗ trợ hợp tác kinh doanh

• Xây dựng các ý tưởng kinh doanh

• Xây dựng chiến lược dẫn đầu về chi phí thấp

• Tạo lập chuyên biệt hóa sản phẩm (bao gồm sự tùy chọn)

• Tạo lập các mối liên kết với các đối tác (khách hàng và nhà cung cấp)

• Cơ sở hạ tầng công

nghệ thông tin

• Xây dựng sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh trước những thay đổi ở hiện tại cũng như trong tương lai

• Giảm chi phí cho công nghệ thông tin

• Tăng năng lực cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

• Tổ chức • Hỗ trợ trong những thay đổi của tổ chức

• Tạo điều kiện học tập kinh doanh

• Trao quyền

• Xây dựng tầm nhìn chung

Nguồn: Tổng hợp của tác giả

Ngoài việc nghiên cứu những lợi ích đạt được khi một hệ thống ERP đi vào

hoạt động, tác giả còn xem xét những giai đoạn đem lại lợi ích cũng như những yếu

ERP, ngoài sự tốn kém, còn đòi hỏi mất rất nhiều thời gian, ít nhất là một năm và có

8

thể kéo dài suốt quá trình hoạt động của tổ chức Vì vậy, chúng ta phải nắm rõ vấn

đề này để phát huy những lợi ích của hệ thống ERP và giảm thiểu những lãng phí trong việc áp dụng một hệ thống ERP trong tổ chức

Theo Earl [18], phải mất từ 1 đến 2 năm mới có thể bắt đầu cụ thể hóa các

lợi ích kinh doanh Cũng theo đó, một dự án ERP không thể hoàn thành sau 3 năm

Những lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi từ hệ thống ERP sẽ đạt được một cách liên tục sau khi triển khai hệ thống chứ không phải đạt được tất cả cùng một lúc [13].Điều này cũng nhận được sự đồng ý của Gattiker và Goodhue [20] cũng như Matolcsy và cộng sự [32] khi họ nhận định rằng các lợi ích từ hệ thống ERP bắt đầu xuất hiện sau giai đoạn “chạy thử” - mất khoảng 2 năm trở lên Tương tự như vậy, Häkkinen và Hilmola [21] cũng cho rằng giai đoạn “chạy thử” mất khoảng từ 4 đến

12 tháng sau khi triển khai Việc đạt được các lợi ích sau giai đoạn “chạy thử” là do nhân viên đã học hỏi được cách sử dụng và có kinh nghiệm hơn với các hệ thống ERP [16]

Việc các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại có thể bị chậm trễ trong giai đoạn

“chạy thử” sau khi triển khai là hoàn toàn bình thường và tất yếu.Vì vậy nhiều tài liệu khuyến cáo không nên đo lường hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn này Lý

do là vì đo lường năng suất và tác động khi các doanh nghiệp chưa ổn định sẽ không chính xác [21] Điều này đã được nghiên cứu của Matolcsy và cộng sự [32]kiểm chứng trong thực tế khi họ thực hiện các phép đo trong suốt 3 năm trước khi áp dụng hệ thống ERP và 2 năm sau khi triển khai

Ngoài ra, cũng tồn tại các yếu tố khác bên cạnh yếu tố đo lường theo giai đoạn của hoạt động kinh doanh Ví dụ, Hit và cộng sự [24] cho rằng tình trạng

không ổn định hay các cú sốc trong ngành kinh doanh xảy ra trên thị trường có thể gây ra một sự ảnh hưởngkhi đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Điều này có thể dẫn đến các phép đo không chính xác và các đánh giá cũng trở nên sai lầm

Quản lý tốt việc triển khai hệ thống thông tin cũng như những thành phần tham gia vào hệ thống ERP cũng là một yếu tố quan trọng góp phần ảnh hưởng đến

9

việc tăng hiệu suất hệ thống [37] Các nhà quản lý cũng nên đặt mục tiêu cho việc triển khai ERP Mặt khác, những vấn đề như “kích thước hệ thống ERP” cũng là một yếu tố góp phần tác động tới hoạt động kinh doanh Điều này có nghĩa là số lượng các mô - đun triển khai, sự liên kết giữa các mục tiêu kinh doanh chiến lược

và mục tiêu của ERP là một yếu tố quan trọng để tạo ra lợi ích kinh doanh từ hệ thống ERP

Một yếu tố khác ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại là bản thân

các hệ thống ERP của các nhà cung cấp Các hệ thống ERP từ các nhà cung cấp đa

quốc gia cải tiến hiệu suất tốt hơn so với các hệ thống ERP của nhà cung cấp địa

sau khi triển khai Đối với các doanh nghiệp liên quan đến kinh doanh quốc tế,điều này càng trở nên quan trọng, vì các nhà cung cấp ERP đa quốc gia có thể cung cấp nhiều chức năng tốt hơn để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp Đây là

một dấu hiệu cho thấy các yếu tố như các nhà cung cấp ERP và đặc tính riêng của

hệ thống ERP có thể dẫn đến kết quả khác nhau liên quan đến hoạt động kinh doanh [26]

Häkkinen và Hilmola [21] đề cập đến việc đo lường dự án ERP liên quan đến

việc xem xét các lợi ích tài chính như ROI, những lợi ích của tổ chức, sự hài lòng

của người sử dụng và các chỉ số đo lường hiệu quả liên quan đến năng suất lao động Điều này được dùng như một hướng dẫn để tìm kiếm các chỉ số cụ thể của

hiệu suất kinh doanh từ hệ thống ERP Việc đo lường cũng bao gồm các chỉ số:

thay đổi tổ chức và tái cấu trúc quy trình kinh doanh- Business Process

cấp dịch vụ tốt hơn và chất lượng thông tin cuối cùng tốt hơn [24]

Choo [14] cho rằng việc đánh giá những cải tiến trong việc ra quyết định, thời gian hoàn thành và mức độ thuận lợi cho các hoạt động quản lý, kết quả của việc áp dụng ERP, cũng là những chỉ số đánh giá hiệu quả kinh doanh từ hệ thống ERP Ngoài ra, việc đo lường quản lý chuỗi cung ứng cũng có thể được sử dụng để đánh giá lợi ích đạt được từ hệ thống ERP, với các chỉ số như: chi phí hậu cần và

10

phân phối, chi phí bảo trì, chi phí làm lại, tốc độ để thực hiện, tỷ lệ giao hàng đúng thời hạn, thời gian cần thiết để sản xuất một mặt hàng cụ thể, tỷ lệ phần trăm lỗi vận chuyển, tỷ lệ khiếu nại của khách hàng, dễ dàng thay đổi mức sản lượng, đa dạng hóa sản phẩm và khả năng sản xuất sản phẩm mới [45]

1.1.3 Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới

Cùng với sự phát triển của các hệ thống ERP ứng dụng trong hoạt động sản xuất công nghiệp và dịch vụ, những năm gần đây cũng đánh dấu xu thế ứng dụng ERP vào môi trường đại học một cách mạnh mẽ Giả định chiếm ưu thế là vì hệ thống ERP đã hoạt động tốt trong rất nhiều tổ chức khác nhau thì nó cũng sẽ hoạt động tốt trong các trường đại học Lockwood [28]lập luận rằng, các trường đại học,

các tổ chức phải đối mặt với nhiều vấn đề phổ biến đối với hầu hết các tổ chức hiện đại, bao gồm: các vấn đề về nguồn lực phối hợp, kiểm soát chi phí, khuyến khích và tạo điều kiện cho các nhân viên trong doanh nghiệp, v.v Do đó, có thể diễn giải rằng khi các trường đại học có những vấn đề chung như một loạt các tổ chức, thì các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện đại - bao gồm

cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên thế giới - có thể được áp dụng tương tự trong các trường đại học

Mặt khác, cũng là hấp dẫn khi xem trường đại học như một cái gì đó khác

biệt hay đặt ngoài các tổ chức khác - là một tổ chức độc đáo trong thế giới hiện đại Balderston F.[10] mô tả lịch sử các trường đại học phát triển như một loại hình tổ

chức, và vẫn còn ở một mức độ “đặc biệt” với một nơi tự trị trong xã hội và quyền

lựa chọn các thành viên, quyết định mục tiêu của nó, và hoạt động theo cách riêng của mình

Ngoài ra, việc thay đổi ở trường đại học trên toàn thế giới còn chịu rất nhiều

áp lực từ môi trường ngoài, bao gồm: tài trợ và hỗ trợ chính phủ cho mỗi sinh viên tiếp tục suy giảm, toàn cầu hóa và cạnh tranh toàn cầu, số lượng sinh viên tăng liên tục, những thay đổi trong bản chất của công việc học tập, cạnh tranh ngày càng tăng giữa các tổ chức giáo dục, áp lực của chính phủ buộc phải cải thiện hiệu quả hoạt động, và kỳ vọng của các bên liên quan thường đa dạng và thay đổi Trong lĩnh vực

11

giáo dục đại học, những thay đổi này là quan trọng và liên tục đòi hỏi quy trình quản lý hiệu quả hơn [9], [39], cần phải cải thiện các hoạt động quản trị [9] Trong vòng hai mươi năm qua và trong tương lai gần, các trường đại học đã, đang và sẽ phải trải qua những thay đổi lớn Chính phủ các nước đã gây sức ép đối với các trường đại học và buộc họ phải hành động như các doanh nghiệp Can thiệp của chính phủ và nhu cầu giáo dục tăng đã mở đầu áp lực cho sự thay đổi trên lĩnh vực giáo dục đại học Sớm hay muộn giáo dục đại học sẽ nhìn vào thực tế là không phải tất cả các trường đại học đều là các tổ chức đặc biệt

Chính trong bối cảnh như vậy mà các trường đại học đã tìm cách khai thác công nghệ thông tin mới, trong đó các thế hệ mới của hệ thống thông tin quản lý tích hợp trở nên rất hấp dẫn Trong nhiều trường hợp, các trường đại học không tự xây dựng các hệ thống này, họ cũng không đặt mua chúng từ những nhà sản xuất phần mềm chuyên về việc cung cấp các giải pháp riêng biệt, mà họ đang chuyển sang chỉnh sửa và tùy chỉnh hệ thống phần mềm chung được sử dụng rộng rãi bởi các tập đoàn lớn, điển hình là hệ thống ERP Các hệ thống ERP bao phủ đầy đủ nhất các phạm vi hoạt động và quy trình của tổ chức, cung cấp các loại thông tin quản lý tổ chức linh hoạt, hiệu quả và cập nhật thường xuyên Các hệ thống này được hứa hẹn là

sẽ mang đến cho các trường đại học những chức năngnhằm đáp ứng nhu cầu quản lý trước một loạt các áp lực cũng như căng thẳng đặc trưng cho hoàn cảnh hiện tại của

họ Vì lẽ đó mà các trường đại học đang ngày càng mong muốn áp dụng hệ thống ERP

Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, SunGard SCT, Datatel cũng bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm năng này Trong những năm đầu thế kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung trong tay ba công ty trên [40] Những năm gần đây, sau nhiều hoạt động mua lại và sáp nhập, Oracle, SAP và Microsoft đang chiếm lĩnh thị trường cung cấp giải pháp ERP cho các trường đại học [48] Họ đã và đang thành công với mô hình ERP cho hàng trăm đại học lớn tại Mỹ, Anh, Đức, v.v

12

Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý Nổi bật là các dịch vụ của hệ thống ERP do SAP cung cấpdành cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP [30] Từ sự thành công tại các trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở châu Âu cũng từng bước tiếp cận và triển khai các hệ thống ERP Đã có những đánh giá thực nghiệm về hiệu quả cũng như thành công của các dự án triển khai ERP vào các trường đại học Ở châu Âu, chính phủ Đức đi đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại học, tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin [22] Nghiên cứu này cũng đề cập đến các nhân tố dẫn đến việc tăng cường khả năng hoạt động của tổ chức giáo dục đại học bằng cách ứng dụng SAP R/3 Hiệu quả của việc ứng dụng này cũng được đề cập bằng thực nghiệm ở các trường đại học Đức

Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia, Romania cũng từng bước triển khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học Họ tiến hành tích hợp từng phần, từng giải pháp cho từng lĩnh vực hoặc ứng dụng cả một hệ thống ERP lớn [5], [6] Trong nghiên cứu của mình, nhóm tác giả đã nghiên cứu việc tích hợp hệ thống phần mềm vào quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học Từ quan điểm xã hội, hệ thống thông tin tích hợp quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học MIAACU (Integrated Information System for University Research Activity Management) xác định những mối liên hệ xã hội tốt hơn giữa những người sử dụng

là các trung tâm nghiên cứu và các phòng ban quản lý đại học cũng như có thể tăng cường tính minh bạch của tổ chức đối với các đối tác xã hội: bộ và các tổ chức khác phát động các cuộc thi để tài trợ cho nghiên cứu Ngoài ra, nghiên cứu này còn đề cập đến việc ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực trong trường đại học Đây là một ứng dụng phần mềm quản lý nguồn lực mới và độc đáo cho các trường đại học đã được phát triển và triển khai thực hiện Sự phức tạp của dự án liên quan đến việc cấu trúc các giải pháp bằng cách triển khai một phần mềm ứng dụng đảm bảo tập hợp thông tin, thử nghiệm hệ thống tích hợp trong các môi trường khác nhau

Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ thống ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP

13

R/3 vào quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc [23] Kinh nghiệm trong quá trình triển khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để trường Victoria mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam

Á và Hongkong

1.1.4 Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học

Để hiểu rõ xu thế này, đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp dụng các hệ thống ERP mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học

Đầu tiên là nghiên cứu của Pollock N và Cornford J [38] đề cập đến mối

quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp Có thể nói các trường đại học là các tổ chức được thành lập từ rất lâu, có lịch sử lâu đời hơn rất nhiều so với các công ty, xí nghiệp Mặc dù hiện nay, đã có những thay đổi nhất định về hình thức, chức năng và dáng dấp bên ngoài, nhưng các trường đại học vẫn giữ lại những đặc điểm tương đồng vốn có từ xa xưa Đó là sự kết hợp nhất định giữa mục đích, “sản xuất” giới hạn đầu ra, quyền tự chủ và phụ thuộc nhu cầu

xã hội Bất kỳ tổ chức nào cũng có một hay nhiều hơn các đặc điểm nói trên Ngoài

ra, hai tác giả còn đưa ra những kết luận về sự tương đồng trong các hoạt động, các chức năng quản lý giữa trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp

Trong nghiên cứu của mình, Yakovlev I V [46] đã đề cập đến quá trình tái

cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi ứng dụng mô hình ERP vào

hỗ trợ công tác quản lý Tác giả chỉ rõ thách thức lớn trong tái cấu trúc các quy trình quản lý là việc phải quên cách làm việc truyền thống, cởi mở hơn trong việc tiếp nhận các chức năng mà hệ thống quản lý mới cung cấp Trong số các chức năng mới, có nhiều chức năng giúp cải thiện hoạt động điều hành trường đại học, trong khi một số khác lại không phù hợp với quy mô nhỏ của trường Vì vậy, cần phải cấu hình lại hệ thống cho phù hợp mặc dù không phải ai cũng làm được điều này

14

Ngoài ra, Swartz D và Orgill K [44] cũng đã có những nghiên cứu nhằm cung cấp một cách tiếp cận hệ thống ERP để giúp các nhà triển khai có thể tiết kiệm chi phí trong quá trình triển khai một dự án ERP Nhóm tác giả đã đưa ra những vấn

đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống ERP trong trường đại học Đó là

thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ được nhân sự cũ và tuyển dụng nhân sự mới

Bên cạnh những thuận lợi trong xu hướng này, cũng tồn tại không ít khó

khăn Trong nghiên cứu của mình,Pollock [39] đã đề cập đến sự thiếu hụt của các

nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học Kết quả là trường đại học không có sự lựa chọn nào ngoài việc áp dụng một giải pháp chung Những giải pháp này rất khó để tùy chỉnh cho các nhu cầu cụ thể của các tổ chức Do đó, vấn đề quan trọng đối với các nhà cung cấp phần mềm và các trường đại học liên quan đến những lợi ích của hệ thống ERP có thể được kết hợp với các chiến lược để cải thiện sự phù hợp giữa các giải pháp này, nhu cầu của các trường đại học cụ thể và các tổ chức nói chung Về mặt này, nhà cung cấp cần một

sự hiểu biết sâu sắc hơn về bối cảnh tổ chức cụ thể và yêu cầu của các trường đại học

Ngoài ra, chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến

việc ứng dụng ERP vì các trường đại học cảm thấy khó khăn trong việc đánh giá

các gói phần mềm [39] Cũng trong nghiên cứu này, tác giả phân tích về những vấn

đề không thể so sánh được giữa môi trường đại học và môi trường doanh nghiệp

mà trước đây ERP được ứng dụng rất nhiều Rất khó để chuyển từ một gói phần mềm có tính chất chung như ERPsang triển khai tại một trường đại học cụ thể Nó không chỉ đơn giản liên quan đến yếu tố kỹ thuật, mà còn là sự hiểu biết của người dùng đã được đào tạo Chính vì sự khó khăn đó, tác giả tiếp tục phân tích về các chiến lược tùy chọn mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra cho các tổ chức khác nhau Các nhà cung cấp phần mềm đưa ra mô hình tiêu chuẩn, trên cơ sở đó tùy biến theo từng tổ chức cụ thể trên cơ sở sửa chữa và nâng cấp các gói phần mềm tiêu chuẩn Đồng thời với việc cấu hình lại phần mềm là sự thay đổi tổ chức rất khó

15

khăn Cuối cùng, tác giả phân tích những ảnh hưởng của ERP tới tổ chức: tiêu chuẩn hóa, tổ chức đơn vị, tái lập quá trình hoạch định chính sách và thay đổi mối quan hệ

Bên cạnh những nghiên cứu về mặt lý thuyết, trong thực tế đã có những

nghiên cứu liên quan đến việc ứng dụng thành công mô hình ERP vào môi trường đại học dưới sự hỗ trợ của các giảng viên MacKinnon [30] cũng đã có những nghiên cứu về các dịch vụ do SAP cung cấp trong hệ thống ERP dành cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP (Bảng 1.2) Nghiên cứu đề cập đến các mô hình ERP khác nhau được cung cấp bởi SAP cho các trường đại học ở Mỹ

16

Ngoài ra, cũng có những nghiên cứu nhằm phân tích, tổng kết và rút ra những bài học kinh nghiệm trong việc áp dụng và triển khai hệ thống ERP trong

trường đại học Nghiên cứu của Somarajan [43] bàn về việc lập kế hoạch và thực

hiện thành công của một hệ thống ERP trong một tổ chức giáo dục Đây là một quá

trình đầy nỗ lực, phức tạp liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, tài chính, tổ chức và

hoạt động Hai vấn đề đầu tiên là kỹ thuật và tài chính có thể được xử lý thông qua các phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn Tuy nhiên, hai vấn đề sau về mặt tổ chức và hoạt động là các vấn đề có tính mềm, đòi hỏi cách tiếp cận đặc biệt để đảm bảo thành công

Nguồn: MacKinnon [30]

Bảng 1.2 Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP