Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tại hội sở ngân hàng thương mại cổ phần quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LẠI THỊ KIM THOA NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LẠI THỊ KIM THOA NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lƣu trữ Hội sở Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Quân đội” công trình nghiên cứu khoa học riêng Các tài liệu kết nghiên cứu luận văn xác trung thực./ Hà Nội, tháng 12 năm 2014 Tác giả luận văn Lại Thị Kim Thoa MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Error! Bookmark not defined 3.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined Đối tượng phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined 4.1 Đối tượng nghiên cứu Error! Bookmark not defined 4.2 Phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined Nguồn tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined Đóng góp luận văn Error! Bookmark not defined Cấu trúc luận văn Error! Bookmark not defined Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI 14 1.1 Khái quát lý luận xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined 1.1.1 Các khái niệm sử dụng luận văn Error! Bookmark not defined 1.1.2 Ý nghĩa sở liệu tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined 1.1.3 Yêu cầu việc xây dựng quản lý sở liệu TLLT 21 1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Quân đội 22 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển 22 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 24 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 25 1.3 Tầm quan trọng việc xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Ngân hàng TMCP Quân đội Error! Bookmark not defined 1.3.1 Yêu cầu nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở MB Error! Bookmark not defined 1.3.2 Chủ trương Ban lãnh đạo Ngân hàng Error! Bookmark not defined Chƣơng 2: QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI Error! Bookmark not defined 2.1 Quy trình, phương pháp xây dựng sở liệu TLLT Hội sở MB 33 2.1.1 Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập sở liệu 33 2.1.2 Dự kiến cấu trúc sở liệu tài liệu lưu trữ 40 2.1.3 Xây dựng liệu đặc tả 43 2.1.4 Nhập liệu 49 2.2 Quy trình, phương pháp quản lý sở liệu TLLT Hội sở MB .50 2.2.1 Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin 50 2.2.2 Quản lý nghiệp vụ 52 2.3 Xây dựng phần mềm quản lý sở liệu TLLT Hội sở MB 61 2.3.1 Xây dựng yêu cầu phần mềm 61 2.3.2 Xây dựng phần mềm 63 2.3.3 Vận hành thử nghiệm 64 2.3.4 Xây dựng tài liệu hướng dẫn 65 2.3.5 Đào tạo người dùng 66 Chƣơng 3: CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN CÓ ĐỂ XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TLLT TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI VÀ ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH THỰC HIỆN 68 3.1 Điều kiện cần có để xây dựng quản lý sở liệu TLLT Hội sở MB Error! Bookmark not defined 3.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined 3.1.2 Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin Error! Bookmark not defined 3.1.3 Nhân lực Error! Bookmark not defined 3.1.4 Kinh phí thực Error! Bookmark not defined 3.2 Đề xuất lộ trình thực Error! Bookmark not defined 3.2.1 Giai đoạn Error! Bookmark not defined 3.2.2 Giai đoạn Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 PHỤ LỤC 88 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ STT VIẾT TẮT Cán nhân viên CBNV Cơ sở liệu CSDL Công nghệ thông tin CNTT Cổng thông tin nội Portal Đại hội đồng cổ đông ĐHĐCĐ Hội đồng quản trị HĐQT Khoa học công nghệ KHCN Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội Thương mại cổ phần TMCP 10 Tài liệu lưu trữ TLLT 11 Văn thư lưu trữ VTLT MB DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT BẢNG TÊN BẢNG Thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 2.1 Hội sở MB theo loại hình tài liệu từ năm 2009 đến năm 2013 2.2 3.1 Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ lựa chọn xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở MB Thống kê số lượt phục vụ khai thác tài liệu theo hình thức tra cứu năm 2013 Hội sở MB PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản vô quan trọng quốc gia, quan, tổ chức Cùng với phát triển không ngừng xã hội, tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức ngày phong phú nội dung đa dạng loại hình Đây tài liệu có ý nghĩa đặc biệt phát triển đất nước Nhưng để tài liệu lưu trữ phát huy vai trò, giá trị nhiều nữa, đòi hỏi phải có biện pháp quản lý, khai thác sử dụng cách đại, nhanh chóng hiệu Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ ngày đẩy mạnh, phát huy vai trò, tác dụng to lớn việc nâng cao hiệu quản lý tăng suất lao động Ở Việt Nam hầu hết quan, tổ chức bước chuyển phương thức quản lý thủ công sang quản lý đại nhiều phương diện mức độ khác Trong năm gần nhiều ngành, nhiều lĩnh vực quan tổ chức khác sử dụng sở liệu làm công cụ quản lý thông tin, tài liệu cách hiệu Có thể kể đến điển sở liệu đất đai, sở liệu tài nguyên môi trường, sở liệu quốc gia dân cư… Tài liệu lưu trữ nguồn thông tin quan trọng, khối lượng tài liệu phát huy giá trị để phục vụ mặt đời sống xã hội Vì vậy, tài liệu lưu trữ đưa vào sở liệu mang lại kết tích cực cho trình quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp độc giả tăng khả tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác tiện lợi Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005 “Cơ sở liệu tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử” Theo đó, sở liệu tài liệu lưu trữ tập hợp liệu tài liệu lưu trữ tổ chức, xếp nhằm mục đích quản lý, khai thác sử dụng đầy đủ, nhanh chóng hiệu Mặc khác, tài liệu điện tử xuất trở nên phổ biến xã hội, chưa thể thay văn giấy vật mang tin khác tài liệu điện tử chiếm ưu số lượng tần suất sử dụng Do xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ biện pháp lâu dài để quản lý loại hình tài liệu Để xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ, quan, đơn vị cần đáp ứng hai yếu tố tài liệu lưu trữ tổ chức khoa học có nguồn lực công nghệ thông tin đảm bảo lưu trữ, khai thác bảo mật tài liệu lưu trữ Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, với hệ thống tài liệu lưu trữ chỉnh lý hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có điều kiện tốt để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Bên cạnh xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ MB yêu cầu bách nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khối lượng tài liệu lưu trữ ngày tăng nhân đảm nhiệm công tác lưu trữ hạn chế, kho lưu trữ phân tán chưa có sở liệu đầy đủ, thống để quản lý phục vụ khai thác Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội vấn đề cần quan tâm thực Là nhân viên Ngân hàng TMCP Quân đội làm công tác lưu trữ Hội sở, với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động MB, chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lƣu trữ Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội” làm luận văn cao học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên giới, vấn đề liên quan đến xây dựng sở liệu nói chung sở liệu tài liệu lưu trữ nói riêng nghiên cứu nhà nghiên cứu nhiều nước Ban đầu tài liệu lưu trữ điện tử lưu file máy tính, đến khối lượng tài liệu ngày nhiều mức độ phức tạp tăng lên người ta sử dụng sở liệu để quản lý Những nghiên cứu công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ Tại nước Indonesia, Malaysia, Pháp, Mỹ tiến hành thành công nhiều dự án số hóa đưa vào sở liệu để quản lý, khai thác khối tài liệu Theo nghiên cứu ThS Nguyễn Thùy Trang – Phòng quản lý khoa học công nghệ, Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ hoạt động số hóa xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Pháp phát triển diện rộng vào cuối kỷ XX phông lưu trữ có tính di sản mang giá trị lịch sử; phông lưu trữ quý có tình trạng vật lý kém, dễ rách, hỏng; phông lưu trữ khai thác, sử dụng thường xuyên lựa chọn để số hóa Tại Malaysia, sở liệu tài liệu ảnh thực giai đoạn Dự án chuyển đổi liệu năm 2000 - 2001 Các loại ảnh Lưu trữ Malaysia ưu tiên lựa chọn để chuyển đổi ảnh lịch sử bao gồm hình ảnh kiện lịch sử, ảnh chân dung lãnh đạo nước, hình ảnh phóng đời sống kinh tế - xã hội đất nước hình ảnh tư liệu khác Tại Nhật Bản, sở liệu tài liệu lịch sử Châu Á có quy mô lớn giới thành lập từ năm 2001 Thành phần tài liệu Trung tâm lưu trữ bao gồm tài liệu Nhật Bản tài liệu quan hệ Nhật Bản với nước Châu Á 10 Ở Việt Nam, kế thừa thành tựu nghiên cứu nước giới vào xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, sau số hóa TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng năm 2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Huệ Chi (2013), Đôi điều suy nghĩ lập hồ sơ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, tr 1-5 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HDVTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐVTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/ Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Cơ sở liệu, NXB ĐHQG Hà Nội Đỗ Văn Học (2013), Lập Hồ sơ điện tử - xu hướng có tính tất yếu công tác văn thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, tr 2-6 Nguyễn Văn Kết (2013), Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, vấn đề thực tế quy định mới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3, tr 1317 11 Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - Yêu cầu thực tiễn đặt cho ngành lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr 34-36 10.Dương Văn Khảm (2013), Thiết lập siêu liệu – công việc quan trọng dự án số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 1, tr 22-25 11.Brett King (2014), Bank 3.0 Tương lai ngân hàng kỷ nguyên số, Dịch giả Nguyễn Phương Lan, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội 12 Nguyễn Văn Linh, Trần Cao Đệ, Trương Thị Thanh Tuyền, Lâm Hoài Bảo, Phan Huy Cường, Trần Ngân Bình (2003), Cấu trúc liệu, Giáo trình Đại học Cần Thơ, http://uet.vnu.edu.vn 13 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2011), Thông tư số 01/2011/TTNHNN ngày 21 tháng 02 năm 2011 quy định việc đảm bảo an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin hoạt động ngân hàng, http://moj.gov.vn 14.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Báo cáo thường niên, Tài liệu lưu hành nội 15.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Đề án kiện toàn công tác lưu trữ 2013-2015 số 283/ĐA-VH-HC ngày 04/6/2013, Hồ sơ văn năm 2013 16.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), 262/QĐ-HS ngày 01/02/2013 v/v ban hành Quy định hạ tầng Trung tâm liệu, Hồ sơ văn năm 2013 17 Cao Thị Nhạn, Nguyễn Thị Thanh Bình (2010), Cơ sở liệu, Giáo trình Đại học Đà Lạt, http://www.ebook.edu.vn 18 Nguyễn Lệ Nhung, Các khuynh hướng tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn 12 19 Nguyễn Lệ Nhung, Tổ chức quản lý tài liệu điện tử, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn 20 Nguyễn Lệ Nhung, Một số dạng siêu liệu, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn 21.Vũ Thị Phụng (2014), Quản trị lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ tái cấu trúc – vấn đề đặt nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr 13-16 22 Phạm Thế Quế (2006), Cơ sở liệu, Học viện Công nghệ Bưu Viễn thông, http://www.e-ptit.edu.vn 23 Phan Tấn Quốc (2005), Giáo trình Cơ sở liệu, Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng, http://ckq.edu.vn 24.Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005, http://moj.gov.vn 25.Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006, http://moj.gov.vn 26.Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, http://www.archives.gov.vn/ Website: 27 http://www.archives.gov.vn/, “Những khó khăn chủ yếu việc triển khai nội dung tài liệu điện tử lưu trữ điện tử cho quan, tổ chức”, Bài viết Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bình Định, đăng ngày 03/7/2014 28 http://www.archives.gov.vn/, Kinh nghiệm lưu trữ nước số hóa tài liệu lưu trữ, ThS Nguyễn Thùy Trang - Phòng Quản lý khoa học công nghệ, Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ 13 29 VietnamNet.vn, “Không thể đứng với phát triển CNTT”, Bài phát biểu Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam, đăng ngày 29/10/2014 14