8. Cấu trúc của luận văn
1.3.1.Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
lưu trữ tại Hội sở MB
Lưu trữ là một công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Tuy nhiên, tùy thuộc vào điều kiện thực tế cũng như sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác này, mà ở mỗi cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp lại có sự quan tâm, đầu tư, thực hiện khác nhau. Công tác lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội ngoài những thành tựu đạt được thì còn một số tồn tại cơ bản.
Tại Hội sở MB không có bộ phận làm công tác lưu trữ riêng mà chỉ có 02 nhân sự thực hiện công tác lưu trữ. Với số lượng tài liệu cũng như nhu cầu khai thác sử dụng ngày càng gia tăng thì lực lượng nhân sự như trên không thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Mặt khác, các kho lưu trữ nằm phân tán ở những vị trí khác nhau cũng dẫn đến tình trạng cán bộ nhân viên muốn khai thác phải chờ nhân viên lưu trữ sắp xếp, bố trí lịch để ra kho. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ giải quyết được bài toán nhân sự hạn chế này. Nói như vậy là vì, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được phân quyền cập nhật, khai thác đến từng cán bộ nhân viên, hình thức tra cứu trực tuyến này giúp nhân viên lưu trữ không bị quá tải về thời gian và số lượng yêu cầu khai thác.
27
Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của MB được quy định rất chi tiết và cụ thể trong Quy trình Lưu trữ được ban hành kèm theo quyết định 2949/QĐ-HS ngày 23/4/2012. Tuy nhiên tình trạng các đơn vị còn giao nộp không đúng thời hạn, giao nộp không đầy đủ, các bìa hồ sơ khi giao nộp không ghi đủ các yếu tố thông tin là phổ biến. Việc này khiến cho quá trình
phân loại, chỉnh lý và tra cứu tài liệu gặp nhiều khó khăn. Xác định giá trị tài
liệu cũng là một công tác quan trọng và cần được thực hiện nghiêm túc ngay từ khâu thu thập, bổ sung hồ sơ để nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ tránh lãng phí diện tích cũng như các trang thiết bị bảo quản. Mặc dù đã có những hướng dẫn, quy định cụ thể nhưng tình trạng nộp hồ sơ không đúng thời gian quy định hoặc ý thức chấp hành của cán bộ nhân viên chưa tốt mà vô hình chung công tác xác định giá trị tài liệu tại MB chưa được thực hiện một cách đồng bộ. Với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thì hệ thống nhắc việc tự động qua email được cài đặt trong quá trình sử dụng giúp nhân viên lưu trữ lọc được các đơn vị chưa giao nộp và kiểm tra nhanh chất lượng hồ sơ nộp lưu. Cấu trúc cơ sở dữ liệu được thiết kế chặt chẽ, logic giúp cho dữ liệu tài liệu lưu trữ không bị trùng lặp, các trường tin bắt buộc giúp cho thông tin trong hồ sơ cũng như thông tin về văn bản, tài liệu trong hồ sơ cập nhật đầy đủ, khắc phục tình trạng yếu kém trong công tác thu thập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu lưu trữ hiện nay.
Hiện tại Hội sở MB đang sử dụng công cụ quản lý và tra cứu tài liệu lưu trữ bằng danh mục hồ sơ trên file excel, kết quả tra cứu dừng lại ở thông tin về hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên tại MB công tác báo cáo ở các nghiệp vụ khác hầu hết đều sử dụng sự hỗ trợ của các cơ sở dữ liệu. Vậy nhưng hiện nay các báo cáo lưu trữ vẫn được thực hiện thủ công bằng cách thống kê trên các file excel vừa mất thời gian, vừa không đảm bảo sự chính xác về số liệu báo cáo. Ứng dụng từ cơ sở dữ liệu nói chung và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng sẽ
28
giúp Hội sở MB truy xuất, thống kê, báo cáo một cách nhanh chóng. Đồng thời đây cũng là cơ sở thông tin phục vụ cho quá trình quản lý công tác lưu trữ.
Một trong những thước đo để đánh giá hiệu quả, chất lượng của công tác lưu trữ đó là khả năng đáp ứng các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Tổ chức tốt công tác này sẽ trực tiếp góp phần khẳng định vị trí, vai trò và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Tuy nhiên tại Hội sở MB, với những yêu cầu tra cứu thông tin như hiện nay thì nhân viên lưu trữ đều phải di chuyển ra kho để tra tìm tài liệu. Việc tìm kiếm, phô tô, scan hoàn tất để gửi cho đơn vị khai thác cũng tốn ít nhất ½ ngày làm việc. Điều đó không chỉ gây lãng phí thời gian, công sức mà còn không đáp ứng được yêu cầu đáp ứng nhanh về mặt thông tin.
Trong năm 2013 tại Hội sở MB ghi nhận có 215 lượt cá nhân, đơn vị khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó có 825 hồ sơ được đưa ra phục vụ. Có tổng số 1.188 trang tài liệu được sao chụp. Tài liệu được khai thác sử dụng nhiều tập trung vào một số nghiệp vụ như kế toán, thẩm định, kế hoạch, nhân sự. Việc tài liệu được tập trung khai thác sử dụng vào một số nhóm như trên dẫn đến tình trạng tài liệu bản giấy được đưa ra khai thác nhiều lần bị bẩn hoặc bị rách làm cho tuổi thọ của tài liệu giảm xuống đáng kể. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho khối tài liệu quan trọng, thường xuyên được tra cứu như trên sẽ đáp ứng được nhu cầu dùng tin của người sử dụng và thời gian làm việc của nhân viên lưu trữ.
Trong giai đoạn hiện tại, Hội sở MB bắt đầu triển khai thực hiện sử dụng chữ ký số để phê duyệt văn bản, hồ sơ điện tử sẽ được hình thành ngày càng nhiều là một điều tất yếu. Mặt khác, từ năm 2012 do chính sách bảo mật
29
và phòng ngừa rủi ro cao cán bộ nhân viên MB đã không được sử dụng USB hoặc các thiết bị lưu trữ khác trừ trường hợp đặc biệt được lãnh đạo phê duyệt. Toàn bộ các file văn bản trên phần mềm sẽ không được tải về máy riêng, không được in, mỗi cán bộ nhân viên có một user riêng để truy cập, đọc và tra cứu thông tin từ máy tính của cơ quan. Điều đó đặt ra một bài toán cho công tác lưu trữ là cần phải có một cơ chế quản lý đối với loại hình tài liệu này trước hết để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, sau là để tạo lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử.
Nói tóm lại, giải pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ khắc phục được những tồn tại cơ bản trong công tác lưu trữ tại Hội sở MB. Giải pháp này tuy tốn thời gian và công sức khi triển khai nhưng nếu thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.