8. Cấu trúc của luận văn
2.3.5. Đào tạo người dùng
Sau khi vận hành thử nghiệm và nghiệm thu phần mềm, cơ quan đơn vị tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng cho người dùng. Tùy theo mỗi cơ quan mà hình thức đào tạo có thể triển khai linh hoạt đảm bảo tất cả người dùng ở các vai trò khác nhau đều có thể sử dụng được.
Ở MB, công tác đào tạo luôn được coi trọng, với nhu cầu ngày càng phát triển, trung tâm đào tạo đã được thành lập dưới sự quản lý trực tiếp của Khối Tổ chức nhân sự. Trung tâm đào tạo sẽ tiếp nhận yêu cầu từ đơn vị nghiệp vụ và tổ chức các khóa đào tạo. Hình thức đào tạo đang được sử dụng nhiều nhất tại MB đối với việc phổ biến, hướng dẫn quy trình, quy định là đào tạo trực tuyến. Đào tạo sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ được áp dụng hình thức này vì đối tượng sử dụng là tất cả cán bộ nhân viên Hội sở. Phòng Hành chính thực hiện xây dựng bài giảng, bài kiểm tra, lời ghi âm, quay màn hình thao tác thực hiện để chuyển trung tâm đào tạo để số hóa bài giảng. Tất cả cán bộ nhân viên đều phải học trực tuyến và tham gia kiểm tra đầy đủ.
67
Tiểu kết chƣơng 2
Nhu cầu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB xuất phát từ tình hình thực tế của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ hiện tại. Số lượng tài liệu sản sinh ngày càng nhiều cùng với sự hình thành tài liệu điện tử đã đặt ra bài toán cần giải quyết cấp thiết cho công tác quản lý lưu trữ. Mặt khác nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ ngày càng tăng tập trung chủ yếu là tra cứu thông tin ở một số khối tài liệu nhất định cũng khiến cho nhân sự lưu trữ bị quá tải và không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu.
Vì vậy, để khắc phục các thực trạng trên thì chủ trương xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB đã được Ban lãnh đạo phê duyệt. Trước khi tiến hành cần có một khảo sát và xây dựng một quy trình, phương pháp thực hiện chi tiết, cụ thể và những yêu cầu sát thực tế để việc triển khai được hiệu quả. Theo nghiên cứu của đề tài thì quá trình xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB được tách thành 3 bước thực hiện nối tiếp bao gồm: quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, quy trình quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Quy trình xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nếu được xây dựng và triển khai thành công sẽ là cơ sở để Hội sở MB đẩy mạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, hiện đại hóa công tác lưu trữ. Để thực hiện được điều đó thì Hội sở MB cần chuẩn bị các nguồn lực đầy đủ và có một lộ trình triển khai cụ thể.
68
Chƣơng 3
CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN CÓ ĐỂ XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI
VÀ ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH THỰC HIỆN
3.1. Điều kiện cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở MB
3.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Làm thế nào để vừa phát huy được những ưu điểm của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vừa đảm bảo được việc quản lý, vận hành chúng một cách thông suốt là bài toán đặt ra khi nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Để làm được điều này trước hết cơ quan, tổ chức phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khi tài liệu lưu trữ được thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu tốt sẽ tạo ra nguồn tài liệu lưu trữ chất lượng đưa vào cơ sở dữ liệu. Thứ hai là cơ quan, tổ chức phải có tiêu chí lựa chọn, xác định các khối tài liệu lưu trữ sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu. Bởi lẽ, không phải bất cứ tài liệu lưu trữ nào cũng cần phải xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của người làm lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức là cần nghiên cứu đánh giá để có lựa chọn hợp lý, hiệu quả.
Tài liệu lưu trữ chủ yếu tại Hội sở MB là tài liệu quản lý, điều hành hoạt động và thực hiện các nghiệp vụ bao gồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn. Tính đến hết năm 2013, tài liệu lưu trữ của Hội sở có 1.459 mét tương ứng với 20.764 hồ sơ. Các tài liệu lưu trữ đều là tài liệu giấy, thời gian của tài liệu từ năm thành lập ngân hàng 1994 đến 2013. Sau quá trình triển khai Đề án lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB đã được thu thập, phân loại, xác định giá trị và thống kê. Tuy nhiên để đưa những hồ sơ này vào cơ sở dữ
69
liệu, Hội sở MB cần xây dựng chương trình phối hợp với các đơn vị, phòng ban chuyên môn rà soát lại các hồ sơ trong khối tài liệu được lựa chọn.
Những hồ sơ thường xuyên được tra cứu tại Hội sở MB bao gồm: hồ sơ kế toán, hồ sơ kế hoạch chính sách, hồ sơ nhân sự và hồ sơ thẩm định. Từ năm 2013 những hồ sơ này hầu hết đã được các đơn vị scan lưu tại máy chung của đơn vị để tra cứu. Đây là điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, cập nhật cơ sở dữ liệu sau khi đưa vào hoạt động chính thức.
Bên cạnh đó, các đơn vị nghiệp vụ như Khối Doanh nghiệp vừa và nhỏ, Khối Khách hàng lớn, Khối Quản trị rủi ro, Khối Nguồn vốn và kinh doanh tiền tệ, Khối Đầu tư… đã hình thành việc lập và lưu hồ sơ điện tử với mục đích ban đầu là để tra cứu thông tin dễ dàng, thuận tiện. Những tài liệu điện tử vẫn tồn tại song song với tài liệu giấy và được các cá nhân, đơn vị lưu giữ riêng, khi kết thúc công việc hoặc không tra cứu nữa các dữ liệu bị xóa khỏi máy tính để mất đi nguồn cơ sở dữ liệu đã được tạo lập. Các quy định về việc tiếp nhận văn bản, tài liệu điện tử từ giai đoạn văn thư đến giai đoạn lưu trữ vẫn chưa được thiết lập nên các tài liệu điện tử có giá trị được hình thành và giải quyết chưa được đưa vào lưu trữ cơ quan. Trong khi đó hầu hết các đơn vị này khi khai thác tài liệu lưu trữ đều chỉ cần bản mềm để lấy thông tin thể hiện ở bảng thống kê số liệu sau đây:
Bảng 3.1: Thống kê số lƣợt phục vụ khai thác tài liệu theo các hình thức tra cứu trong năm 2013 tại Hội sở MB
STT Hình thức tra cứu Số lƣợt
1 File mềm (Scan) 155
2 Photocopy 45
3 Mượn bản gốc 15
70
Do vậy, để xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Hội sở MB cần tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ điện tử cho cán bộ nhân viên để từ những tài liệu, văn bản điện tử hình thành trong quá trình giải quyết công việc, mỗi cá nhân có ý thức lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ đơn vị.
3.1.2. Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin
Về mặt công nghệ, cơ quan, tổ chức cần đáp ứng được yêu cầu về các phần mềm ứng dụng cho việc xây dựng, quản lý, khai thác, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm: Phần mềm hệ thống, phần mềm nền (quản trị CSDL quan hệ, hệ thống thông tin…), phần mềm ứng dụng (gồm các phân hệ cơ bản: Quản trị hệ thống; Nhập, cập nhật dữ liệu; Đồng bộ dữ liệu; Khai thác thông tin tài liệu lưu trữ (tổng hợp, tra cứu, cung cấp, kết xuất dữ liệu,…); Cổng thông tin tài liệu lưu trữ. Tiếp theo là đảm bảo yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin như: Các trang thiết bị phải đảm bảo đủ khả năng lưu trữ, cập nhật, tra cứu thông tin; Đường truyền: Yêu cầu phải có mạng LAN, mạng internet hoặc mạng chuyên dùng tùy theo mô hình triển khai tại mỗi cơ quan, đơn vị.
Tại MB, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng trên nền tảng các ứng dụng công nghệ đang được áp dụng mạnh mẽ vào quá trình quản lý hoạt động văn thư lưu trữ . Các phần mềm đang được sử dụng hiệu quả hiện nay bao gồm:
Cổng thông tin nội bộ MB Portal
Việc mở rộng phát triển mạng lưới hoạt động của Ngân hàng cùng với khoảng cách về địa lý giữa các đơn vị, chi nhánh khiến cho phương thức chuyển giao văn bản bằng đường thư hay văn bản giấy không thể đáp ứng được nhu cầu trao đổi, xử lý thông tin. Trước thực tại đó, là đơn vị nghiệp vụ làm trực tiếp, Văn phòng Hội sở đã đề xuất yêu cầu tới Khối CNTT lúc đó là phòng CNTT để nghiên cứu xây dựng phần mềm chuyển văn bản trong nội bộ
71
hệ thống MB. 2006 là năm đầu tiên MB sử dụng phần mềm chuyển văn bản nội bộ. Tuy các thao tác và quá trình tiếp nhận, xử lý văn bản còn chậm nhưng đã khắc phục được tình trạng in, chuyển bản cứng, giúp cho cán bộ nhân viên hình thành thói quen tiếp nhận, xử lý thông tin, văn bản qua mạng.
Trải qua quá trình sử dụng và cải tiến, Ban dự án đã xây dựng nâng cấp, vận hành thành công Cổng thông tin nội bộ MB Portal vào tháng 5/2012. Cổng thông tin nội bộ đã trở thành một văn phòng số với giao diện thân quen. Hàng ngày cán bộ nhân viên đều đọc, luân chuyển, trình ký văn bản nội bộ hoặc thực hiện các giao dịch với phòng Hành chính như: đăng ký phòng họp, đăng ký văn phòng phẩm, đăng ký xe, đăng ký hậu cần công tác, đăng ký thẻ taxi, biển tên... Đây là một bước tiến lớn của Ngân hàng trong việc tin học hóa hoạt động hành chính, văn phòng. Qua hơn hai năm vận hành và khai thác, hệ thống đã đi vào ổn định và chứng minh được giá trị đối với mục tiêu cải cách hành chính của MB.
Triển khai sử dụng chữ ký số
Để nối tiếp và đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính, Tổng Giám đốc đã phê duyệt tờ trình số 111/TTr-CNTT về Nâng cấp hệ thống Cổng thông tin và Triển khai chữ ký số tại MB. Khối CNTT đã phối hợp với Khối Vận hành, Văn phòng CEO triển khai dự án Nâng cấp Cổng thông tin nội bộ MB từ tháng 10/2013. Đến tháng 07/2014, các hạng mục của dự án cơ bản đã hoàn thành, sẵn sàng đưa vào sử dụng chính thức.
Trong phạm vi các nâng cấp, Ban dự án đã đặt mục tiêu “cách mạng hóa” bằng việc triển khai ký số tại MB, theo đó: việc phê duyệt của lãnh đạo các cấp bằng chữ ký tươi trên văn bản, giấy tờ (đối với các quy trình hành chính, văn phòng) sẽ chuyển đổi thành phê duyệt bằng chữ ký số trên văn bản điện tử.
72
Chữ ký số MB lựa chọn triển khai là chữ ký số công cộng và giá trị pháp lý của chữ ký số công cộng đã được pháp luật Việt Nam thừa nhận và bảo vệ theo các văn bản sau:
- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
- Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
- Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
- Thông tư số 78/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 2 năm 2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
Chữ ký số được trang bị cho cán bộ quản lý từ cấp phòng trở lên và một số chức danh Trưởng bộ phận có liên quan trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ. Mỗi cán bộ quản lý được cấp 01 USB Token (Universal Serial Bus Token) có chữ ký số của cá nhân đã được đăng ký để sử dụng phê duyệt, ký duyệt qua mạng. Khối CNTT là đơn vị chủ trì, khối Vận hành phối hợp trong việc xây dựng quy trình quản lý, cấp phát và thu hồi chữ ký số trình lãnh đạo phê duyệt, đảm bảo các quy định về bảo mật thông tin trong hệ thống MB.
Việc ứng dụng chữ ký số sẽ giúp nhân viên và cán bộ quản lý hình thành thói quen soạn thảo – trình ký – phê duyệt qua mạng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Thay bằng việc trình bản cứng, chờ ký, lấy bản ký hoặc chỉnh sửa, trình ký lại theo ý kiến lãnh đạo, người dùng chỉ cần thao tác theo quy trình trên bằng cách chọn các nút chức năng trên mạng MBPortal. Ý kiến phê duyệt, thông tin trình ký được cập nhật kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc. Việc triển khai chữ ký số là một cải cách hành
73
chính có tính hiện đại, mang lại lợi ích rất lớn nhờ rút ngắn thời gian phê duyệt và tiết kiệm chi phí in ấn, giấy tờ.
Nhằm đảm bảo yếu tố khả thi, dự án Nâng cấp Cổng thông tin nội bộ Portal triển khai ứng dụng chữ ký số trong các quy trình quản lý gồm:
- Quy trình trình ký và luân chuyển văn bản trong nội bộ Ngân hàng; - Quy trình quản lý, cấp phát biển tên;
- Quy trình quản lý hoạt động công tác; - Quy trình quản lý vật tư hành chính; - Quy trình quản lý xe và thẻ taxi; - Quy trình quản lý văn phòng phẩm.
Phần mềm office one
Tháng 8 năm 2014 MB đã phối hợp với Trung tâm Giải pháp Công nghệ thông tin và Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Viễn thông Quân đội
khảo sát để triển khai Hệ thống phần mềm Văn phòng Điện tử trên nền tảng di động (Office.One) cho cán bộ quản lý cấp lãnh đạo ngân hàng, lãnh đạo khối và lãnh đaọ chi nhánh. Kế hoạch tới tháng 02/2015 phần mềm được nghiệm thu và triển khai chính thức phục vụ ban lãnh đạo trong việc tra cứu thông tin văn bản đi – đến, lịch làm việc và giao việc, phê duyệt văn bản, hồ sơ trình ký trên ipad hoặc điện thoại di động. Phần mềm này kết hợp cùng quá trình triển khai chữ ký số giúp cho hồ sơ, văn bản được phê duyệt, luân chuyển kịp thời, kỳ vọng đáp ứng được tốc độ giao dịch vận hành của toàn hệ thống.
Phần mềm nhắn tin khẩn, hỏa tốc
Để hỗ trợ cung cấp thông tin hỏa tốc một cách kịp thời khi có thay đổi về lãi suất, về cơ chế chính sách mới hay các thông điệp quan trọng, phòng Hành chính Hội sở đã phối hợp cùng khối CNTT đưa ra sang kiến xây dựng phần
74
mềm quản lý tin nhắn công văn khẩn, hỏa tốc. Theo đó khi ban hành văn bản hỏa tốc, nhân viên văn thư sẽ thực hiện truy cập vào phần mềm, chọn đối tượng cần gửi tin nhắn và soạn tin thông báo. Tin nhắn này sẽ gửi tới điện thoại di động của từng cá nhân được tích chọn gửi đã hỗ trợ đắc lực cho việc truyền đạt thông tin khẩn cấp trong các trường hợp hỏa hoạn, bão lụt; các chỉ đạo hệ thống, các thông tin trong dịp nghỉ lễ, tết dài ngày hay những ngày nghỉ cuối tuần.
Xây dựng phần mềm quản lý thư đi – đến
Để tăng năng suất lao động và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư lưu trữ, phòng Hành chính khối Vận hành đã có sáng kiến quản lý thư đi và thư đến bằng phần mềm tích hợp vào Cổng thông tin