8. Cấu trúc của luận văn
1.3.2.Chủ trương của Ban lãnh đạo Ngân hàng
Nghiên cứu, đổi mới phát triển, thúc đẩy nhanh các giải pháp công nghệ, tự động hóa các quy trình, tăng cường năng lực vận hành là một trong những chiến lược trọng tâm đã được Ban Lãnh đạo thông qua trong giai đoạn 2011- 2015. 65% tỷ trọng kế hoạch/ năm của Khối CNTT là mục tiêu: đảm bảo hệ thống CNTT hoạt động ổn định, tin học hóa các quy trình vận hành, tích cực triển khai chương trình hỗ trợ các đơn vị trên toàn hệ thống liên quan đến CNTT, đáp ứng yêu cầu phát triển sản phẩm CNTT trong ngân hàng.
Đồng thời, Tổng Giám đốc giao khối Vận hành nghiên cứu tổ chức và rà soát lại hoạt động theo hướng tối ưu hóa, xây dựng hoàn thiện quy trình, thủ tục hành chính, tạo chốt kiểm soát hợp lý gắn với cá nhân chịu trách nhiệm, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động hành chính. Tổng Giám đốc cũng phê duyệt Đề án kiện toàn công tác lưu trữ giai đoạn 2013 – 2015 do phòng Hành chính – Khối Vận hành soạn thảo. Đề án được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cụ thể:
30
- Phục vụ hiệu quả các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý, kinh doanh của cơ quan;
- Bảo quản an toàn, đúng, đủ cả vật chất và thông tin trong tài liệu;
- Chuẩn hóa công tác lưu trữ trong toàn bộ hệ thống của MB, đánh giá được kết quả thực hiện, trách nhiệm và trình độ chuyên môn của cán bộ;
- Tiết kiệm chi phí về kho và trang thiết bị bảo quản.
- Xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho toàn hệ thống MB.
Đề án được phê duyệt tạo nên một bước phát triển sâu rộng cho công tác lưu trữ tại MB. Đây cũng là lần đầu tiên ý tưởng xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại MB được đưa vào văn bản và trở thành mục tiêu quan trọng của Đề án.
Cùng với chủ trương quyết liệt của Ban Lãnh đạo ngân hàng và lợi thế về công nghệ thông tin, để khắc phục những tồn tại trong công tác lưu trữ nêu trên thì giải pháp xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở và phát triển cho toàn hệ thống cần được lựa chọn là một trong những nội dung trọng điểm của công tác lưu trữ.
31
Tiểu kết
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Vấn đề đang đặt ra là làm thế nào để đưa thông tin tài liệu lưu trữ đến với người dùng một cách nhanh nhất và quản lý vận hành được hệ thống thông tin này an toàn, hiệu quả là yêu cầu đặt ra với những người làm lưu trữ.
Trong nhiều năm gần đây, thuật ngữ cơ sở dữ liệu đã trở nên quen thuộc trong nhiều lĩnh vực. Chính vì lẽ đó mà ngày càng nhiều người quan tâm đến thiết kế, xây dựng và ứng dụng cơ sở dữ liệu. Giải pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơ quan, tổ chức quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn. Với những ưu điểm về giảm tải trùng lặp, có khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người ở những không gian và thời gian khác nhau thì cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong thời gian tới sẽ được cơ quan, tổ chức lựa chọn để phục vụ hoạt động của mình.
Tuy nhiên khi áp dụng vào thực tế tại mỗi cơ quan lại không giống nhau. Sở dĩ nói như vậy là vì tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi tổ chức chúng ta lại có những nghiên cứu và vận dụng khác nhau, từ đó đưa ra những quy trình, phương pháp thực hiện cho phù hợp. Tìm hiều nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là nội dung chính của Chương 2 tiếp theo đây.
32
Chƣơng 2
QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CỞ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI
Đối với cùng một nội dung công việc, mỗi cơ quan tổ chức có thể đưa ra những cách thức thực hiện khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo đạt được yêu cầu, kết quả chung. Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước và tình hình thực tế tại Hội sở MB, tác giả đưa ra quy trình tổng thể xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thiết kế thành ba bước thực hiện bao gồm:
- Quy trình xây dựng dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Quy trình quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Quy trình được nghiên cứu xây dựng với mục đích trước tiên là để triển khai việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB trong thời gian tới một cách khoa học và hiệu quả, sau đó có thể nhân rộng triển khai cho toàn hệ thống MB.
33 Trách nhiệm Tiến trình Cán bộ lưu trữ Cán bộ lưu trữ, Cán bộ CNTT Cán bộ nhân viên tại Hội sở Cán bộ CNTT Cán bộ lưu trữ Cán bộ lưu trữ, Cán bộ CNTT Cán bộ Đào tạo
2.1. Quy trình, phƣơng pháp xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở MB
2.1.1. Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ sở dữ liệu
Theo Luật Lưu trữ “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông
điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.”. Như vậy cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm tài liệu lưu trữ ở cả hai dạng: tài liệu được số hóa và tài liệu ngay từ khi hình thành đã
Chuẩn bị tài liệu lưu trữ
Xây dựng cấu trúc CSDL, Dữ liệu đặc tả
Nhập dữ liệu
Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin
Quản lý về nghiệp vụ
Xây dựng phần mềm, tài liệu hướng dẫn
34
được thể hiện dưới dạng dữ liệu. Tại Hội sở MB, tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ sở dữ liệu cũng hình thành ở hai dạng: tài liệu lưu trữ trên nền giấy được số hóa và tài liệu ngay từ khi hình thành đã là tài liệu điện tử.
Đối với các tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong các kho lưu trữ dưới dạng giấy từ 1994 đến 2012 sẽ được lựa chọn để số hóa đưa vào cơ sở dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định. Từ năm 2013 trở đi, các tài liệu lưu trữ điện tử là các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị có sử dụng chữ ký số hoặc số hóa thuộc danh mục đưa vào xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ được thu thập đầy đủ cùng với các tài liệu được số hóa từ tài liệu trên nền giấy.
Tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ để xây dựng cơ sở dữ liệu là mức độ quan trọng của tài liệu, tần suất sử dụng, tài liệu đã được lập hồ sơ điện tử từ giai đoạn văn thư. Tại Hội sở MB, khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành hàng năm là rất lớn do vậy không thể xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho toàn bộ khối tài liệu này. Việc đề xuất lựa chọn tài liệu lưu trữ tại MB căn cứ trên các tiêu chí chính như sau:
Theo tiêu chí tầm quan trọng của tài liệu, lựa chọn các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Căn cứ theo thời hạn bảo quản hồ sơ tại Hội sở thì
khối tài liệu này bao gồm:
- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Hội đồng quản trị:
+ Văn bản đi của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát
+ Hồ sơ phê duyệt của Thường trực HĐQT
+ Hồ sơ họp của HĐQT, Thường trực HĐQT + Hồ sơ làm việc với các cơ quan nhà nước
35
+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Ban lãnh đạo Ngân hàng tại các hội nghị tổng kết
+ Báo cáo tổng kết hàng năm/nhiều năm của các đơn vị
+ Báo cáo tổng kết công tác thi đua khen thưởng của MB với các cơ quan quản lý
+ Báo cáo năm về hoạt động kinh doanh trái phiếu gửi Sở GDCKHN
+ Văn bản, tài liệu về Chiến lược
+ Hồ sơ về phân tích Các ngành
- Tài liệu lưu trữ của Khối Quản trị rủi ro:
Hồ sơ về chính sách tín dụng
- Tài liệu lưu trữ của Khối Đầu tư:
Hồ sơ chính sách về các công ty con
- Tài liệu lưu trữ của Trung tâm thẻ:
Hồ sơ phát triển, theo dõi sửa chữa ATM (Automated teller machine)
- Tài liệu lưu trữ của Khối Tài chính kế toán:
Báo cáo tài chính năm
- Tài liệu lưu trữ của phòng Hành chính Hội sở:
+ Hồ sơ pháp lý về Ngân hàng (Quyết định thành lập, giấy phép hoạt động đối với MB, các Chi nhánh/Phòng giao dịch/Điểm giao dịch,..)
+ Văn bản về thành lập, quy định mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị tại Hội sở
+ Văn bản về thành lập, quy định mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ quy định mô hình tổ chức của chi nhánh tại miền Bắc/ Trung/Nam
36
+ Mẫu con dấu và chữ ký trong hệ thống
+ Văn bản đi, đến của Hội sở
- Tài liệu lưu trữ của Khối Tổ chức nhân sự:
Hồ sơ quản lý nhân sự tại Hội sở/Chi nhánh
- Tài liệu lưu trữ của phòng Chính trị:
+ Hồ sơ Đại hội Đảng các nhiệm kỳ
+ Văn bản, tài liệu liên quan đến tổ chức và nhân sự Đảng
+ Danh sách đảng viên, hồ sơ đảng viên
Các hồ sơ, tài liệu này đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của Hội sở và là lựa chọn ưu tiên cho việc đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Các tài liệu thường xuyên tra cứu. Qua khảo sát tình hình tra cứu tại
Hội sở trong năm năm từ 2009 đến 2013 thì các tài liệu lưu trữ tra cứu được phân bố như sau:
37
Bảng 2.1: Thống kê số lƣợng khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Hội sở MB theo loại hình tài liệu từ năm 2009 đến năm 2013
STT Tài liệu tra cứu Mục đích tra cứu Số lƣợt tra cứu Tỷ lệ 1 Hồ sơ kế toán Phục vụ kiểm toán, thanh tra kiểm tra; minh chứng để giải quyết vụ việc phát sinh 975 48,15% 2 Hồ sơ thẩm định Phục vụ rà soát hồ sơ khách hàng, quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng 467 23,06% 3 Hồ sơ nhân sự
Tra cứu thông tin
quá trình tuyển
dụng, tiếp nhận
nhân sự; hỗ trợ công tác điều tra khi có sự vụ phát sinh 261 12,89% 4 Hồ sơ kế hoạch, chính sách, pháp lý Phục vụ tra cứu thông tin xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn 132 6,52% 5 Hồ sơ, tài liệu khác Phục vụ tra cứu thông tin 190 9,38% Tổng cộng 2025 100%
Số liệu thống kê cho thấy tài liệu được thường xuyên tra cứu tập trung ở khối tài liệu kế toán, thẩm định và nhân sự chiếm 84,1% tổng số lượt tra cứu.
38
Trong đó chỉ có hồ sơ kế toán phục vụ mục đích kiểm toán và rà soát sự vụ là các đơn vị cần tra cứu bản gốc và mượn bản gốc, trung bình 05 lượt/năm. Có thể thấy lượng giao dịch tập trung chủ yếu là tra cứu nhanh các thông tin có trong tài liệu lưu trữ, việc mượn bản gốc chiếm tần suất rất ít. Với nhu cầu cung cấp nhanh các thông tin phục vụ kinh doanh như vậy thì khối tài liệu lưu trữ về thẩm định, nhân sự, kế hoạch, chính sách, pháp lý cần được lựa chọn đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên cũng không phải tất cả tài liệu lưu trữ thuộc các nhóm trên đều được lựa chọn do khối lượng tài liệu rất lớn. Theo khảo sát thì thường các yêu cầu khai thác tập trung vào tài liệu trong vòng 5 năm trở lại đây. Do vậy chỉ tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc nhóm tài liệu thường xuyên khai thác có thời gian của hồ sơ tài liệu từ 2009 đến 2013. Từ những năm sau ngoài những tài liệu được đơn vị nộp hồ sơ điện tử thì nhân viên lưu trữ tiến hành số hóa cập nhật dữ liệu.
Tiêu chí thứ ba là lựa chọn các tài liệu đã được lập hồ sơ điện tử từ giai
đoạn văn thư. Như đã phân tích ở trên, hiện nay các hồ sơ, tài liệu tại các đơn vị ngay ở giai đoạn văn thư đã được các chuyên viên chủ động scan lưu tại các thiết bị lưu trữ của cá nhân/đơn vị mình. Kết quả khảo sát việc lập hồ sơ điện tử tại 19 khối/phòng/ban ước tính có tới 80% hồ sơ sản sinh tại các đơn vị đang được lưu song song dưới dạng điện tử bên cạnh hồ sơ giấy. Số lượng lớn hồ sơ điện tử này đang được lưu trữ tại các đơn vị, mặc dù chưa được chuẩn hóa nhưng đây là tiền đề cho việc hình thành thói quen tạo lập, thu thập, lưu trữ hồ sơ điện tử sau khi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở được xây dựng. Song song với quá trình thu tài liệu lưu trữ trên nền giấy, hồ sơ điện tử này sẽ được thu thập theo các quy định trong quy trình công tác lưu trữ và được cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. So với quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định 310/QĐ- VTLTNN thì tại MB việc xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu không chỉ có nhân
39
viên lưu trữ thực hiện mà sẽ có sự tham gia của cán bộ nhân viên tại các khối/phòng/ban.
Tài liệu lưu trữ được lựa chọn để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thống kê chi tiết theo bảng sau:
Bảng 2.2: Thành phần, số lƣợng tài liệu lƣu trữ đƣợc lựa chọn xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở MB
Stt Đơn vị hình thành hồ sơ Thời gian hồ sơ, tài liệu bảo quản Thời hạn Số lƣợng hồ sơ
1 Thẩm định 2009-2012 10 năm kể từ khi kết thúc quan hệ với đối tác 14.834 2 Hành chính 1994-2012 Vĩnh viễn 628
3 Tài chính kế toán 1994-2012 Vĩnh viễn 36
4 Kế hoạch tổng hợp 2006-2012 Vĩnh viễn 90
5 Tổ chức nhân sự 2006-2012 Vĩnh viễn 1.134
6 Quản trị rủi ro 2008-2012 Vĩnh viễn 157
7 Đầu tư 2003-2012 Vĩnh viễn 275
8 Trung tâm thẻ 2006-2012 Vĩnh viễn 1.206
9 Văn phòng Hội đồng quản trị 2006-2012 Vĩnh viễn 2.515 10 Chính trị 2003-2012 Vĩnh viễn 2.776 Tổng số 23.651
40
Đây là danh mục các hồ sơ, tài liệu tác giả đề xuất được số hóa trong khoảng thời gian 5 năm trở lại đây và cũng là danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện cập nhật vào dữ liệu cho các năm về sau khi chạy chính thức phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
2.1.2. Dự kiến cấu trúc của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Cấu trúc cơ sở dữ liệu được ví như là linh hồn của cơ sở dữ liệu. Đây là bộ khung của cơ sở dữ liệu với các mối liên hệ ràng buộc dữ liệu được lưu trữ