8. Cấu trúc của luận văn
2.2.2.Quản lý về nghiệp vụ
Quy trình, phương pháp quản lý về mặt nghiệp vụ bao gồm: Quản lý cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ; Khai thác sử dụng dữ liệu; Thống kê, báo cáo và Tiêu hủy dữ liệu tài liệu lưu trữ.
2.2.2.1. Cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ
Việc cập nhật dữ liệu thực hiện song song theo quy trình thu thập tài liệu lưu trữ bản giấy. Khoản 5 Điều 13 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đã quy
định: “Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện
các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan”. Vì vậy để tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đòi hỏi các cán bộ nhân viên
53
phải tăng cường lập hồ sơ điện tử và coi đây là công việc hàng ngày, thường xuyên và liên tục. Tại Hội sở MB, những đơn vị nào có hồ sơ, tài liệu được chọn để xây dựng cơ sở dữ liệu thì yêu cầu bắt buộc phải lập hồ sơ điện tử, cập nhật hồ sơ vào cơ sở dữ liệu. Quá trình cập nhật dữ liệu được thực hiện theo quy trình sau:
54
Quy trình cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
C á n b ộ n h â n v iê n N h â n v iê n lư u t rữ đ ơ n v ị N h â n v iê n lư u t rữ c ơ q u a n Nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ
Mở Hồ sơ
Nhập dữ liệu vào phần mềm, chuyển hồ sơ đến lưu
trữ đơn vị
Nhận và kiểm tra các thông tin của hồ sơ so với
danh mục hồ sơ
Xác nhận đã kiểm tra, nhập thêm thông tin số hồ sơ, chuyển tất cả hồ sơ của đơn vị vòa lưu trữ cơ
quan
Nhận và kiểm tra hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Nhâp thông tin kho, giá trong trường hợp đơn vị nộp cả hồ sơ
điện tử và hồ sơ giấy
Cập nhật Thông tin xác nhận Yes Yes No No Thông tin xác nhận
55
Cách thức thực hiện
Bước 1: Lập hồ sơ
Cán bộ nhân viên lập hồ sơ công việc, nhập dữ liệu vào phần mềm, chuyển hồ sơ đến user nhân viên phụ trách lưu trữ của đơn vị.
Bước 2: Nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị
Nhân viên lưu trữ đơn vị kiểm tra hồ sơ, có hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Chọn từ chối tiếp nhận, nhập ý kiến và trả lại người lập hồ sơ để chỉnh sửa
- Trường hợp 2: Tiếp nhận hồ sơ, nhập thông tin số thứ tự hồ sơ, chuyển hồ sơ của đơn vị đến user nhân viên phụ trách lưu trữ của cơ quan.
Bước 3: Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Nhân viên lưu trữ cơ quan kiểm tra hồ sơ của đơn vị, có hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Chọn từ chối tiếp nhận, nhập ý kiến và trả lại nhân viên lưu trữ đơn vị để chỉnh sửa
- Trường hợp 2: Tiếp nhận hồ sơ, nhập thông tin kho, giá nếu có tương ứng với hồ sơ nền giấy tại kho lưu trữ, kết thúc quy trình cập nhật dữ liệu.
2.2.2.2. Tổ chức khai thác sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ
56
Đăng ký khai thác tài liệu
Phê duyệt
Phê duyệt
Mở quyền đọc tài liệu cho người khai thác
Đọc tài liệu
Trả tài liệu
Đóng quyền đọc tài liệu
Kết thúc
Người khai thác tài liệu Cấp kiểm soát tại đơn vị Nhân viên lưu trữ cơ quan Cấp thẩm quyền Quy trình khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
No
Cách thức thực hiện:
Bước 1: Đăng ký khai thác dữ liệu tài liệu lưu trữ
Cán bộ nhân viên có nhu cầu khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ đăng nhập yêu cầu trên hệ thống phần mềm, cấu hình các user lãnh đạo phê duyệt và trình tự phê duyệt. Chọn “Gửi duyệt”.
Thông tin đăng nhập bao gồm: Số hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, hình thức khai thác, mục đích khai thác, thời gian cần sử dụng.
57
STT Hồ sơ
khai thác
Đối tƣợng khai thác Thời gian khai thác Cấp phê duyệt 1 Do HĐQT/BKS ban hành
Tất cả các đối tượng Không xác
định Chánh Văn phòng Hội đồng quản trị 3 Tài liệu thông thường
Thuộc nơi nhận văn bản/là đơn vị lập hồ sơ Dưới 5 ngày Lãnh đạo Phòng Hành chính Hội sở 4
Không thuộc nơi nhận văn bản/không là đơn vị lập hồ sơ Dưới 5 ngày Lãnh đạo đơn vị ban hành văn bản
5 Tất cả các đối tượng Trên 5
ngày Lãnh đạo cơ quan phụ trách đơn vị ban hành văn bản
6 Tài liệu mật Tất cả các đối tượng Không xác
định Lãnh đạo cơ quan phụ trách đơn vị ban hành văn bản
Bước 2: Lãnh đạo đơn vị duyệt đề nghị khai thác
- Trường hợp 1: Không đồng ý duyệt, nhập ý kiến và trả lại, chuyển trạng thái đăng ký thành “Không được duyệt”
58
- Trường hợp 2: Duyệt, đăng ký được chuyển đến user có thẩm quyền theo cấu hình ban đầu.
Bước 3: Cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Trường hợp 1: Không đồng ý duyệt, nhập ý kiến và trả lại, chuyển trạng thái đăng ký thành “Không được duyệt”
- Trường hợp 2: Duyệt, đăng ký được chuyển đến user nhân viên lưu trữ.
Bước 4: Nhân viên lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác
Nhân viên lưu trữ cơ quan tiếp nhận đề nghị khai thác đã được phê duyệt, chọn tài liệu và phân quyền cho người đọc, có email tự động gửi đến người khai thác và lãnh đạo đơn vị thông báo vào đọc tài liệu.
Bước 5: Người khai thác xác nhận hoàn tất khai thác
Người khai thác đọc tài liệu và chọn “kết thúc” để dừng quá trình khai thác, thông tin được chuyển đến user nhân viên lưu trữ để thực hiện đóng quyền đọc tài liệu của người khai thác, kết thúc quy trình.
2.2.2.3. Thống kê, báo cáo
Số liệu thống kê, báo cáo được kết xuất tự động khi sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một ưu điểm nổi trội so với các phương thức quản lý truyền thống. Các báo cáo được thiết lập trong quá trình quản lý bao gồm:
Báo cáo tình hình cập nhật tài liệu
- Dữ liệu đầu vào:
+ Từ ngày… đến ngày ….
59
- Dữ liệu đầu ra:
Tất cả các thông tin về hồ sơ được cập nhật liệt kê theo thời gian và đơn vị cập nhật
Báo cáo tình hình khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
- Dữ liệu đầu vào:
+ Từ ngày… đến ngày…
+ Đơn vị khai thác (chọn một đơn vị hoặc tất cả) + Loại hồ sơ, tài liệu (chọn một hoặc tất cả) - Dữ liệu đầu ra:
Các thông tin về số lượng hồ sơ được khai thác, số lượt phục vụ
Báo cáo hồ sơ đến hạn tiêu hủy
- Dữ liệu đầu vào:
+ Từ ngày… đến ngày…
+ Đơn vị
+ Loại hồ sơ - Dữ liệu đầu ra:
Danh mục các hồ sơ đến hạn tiêu hủy
Ngoài ra còn một số báo cáo khác theo nhu cầu của người sử dụng như: Danh mục hồ sơ mật, Danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,…
60
2.2.2.4. Tiêu hủy dữ liệu tài liệu lưu trữ
Quy trình tiêu hủy dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện cùng với quá trình thực hiện tiêu hủy tài liệu lưu trữ trên nền giấy (hiện tại MB chỉ có tài liệu trên vật mang tin là giấy).
Nhân viên lưu trữ cơ quan Người phụ trách hành chính Hội đồng xác định gái trị tài liệu Cấp thẩm quyền Hội đồng tiêu hủy tài liệu Quy trình hủy cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Xuất báo cáo danh mục dữ liệu tài liệu lưu trữ hết thời hạn
bảo quản
Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Kiểm soát
Lập tờ trình, quyết định hủy
tài liệu
Kiểm soát Phê duyệt
Tổ chức hủy tài liệu
Lưu hồ sơ và báo cáo Yes Yes No No No Thống nhất danh
mục tài liệu hủy
Cách thức thực hiện:
Bước 1: Xuất báo cáo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hết thời hạn bảo quản
Nhân viên lưu trữ cơ quan hàng năm xuất danh mục dữ liệu tài liệu lưu trữ hết thời hạn bảo quản, trình người phụ trách hành chính kiểm soát về nội dung.
Bước 2: Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ, thống nhất danh mục tài liệu hủy
61
Nhân viên lưu trữ soạn thảo Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ và trình cấp thẩm quyền ký. Hội đồng hoạt động và thống nhất đưa ra danh mục tài liệu hủy.
Bước 3: Lập tờ trình, quyết định tiêu hủy dữ liệu tài liệu lưu trữ
Nhân viên lưu trữ soạn thảo Tờ trình và Quyết định tiêu hủy tài liệu trình người phụ trách hành chính kiểm soát và cấp thẩm quyền phê duyệt.
Bước 4: Tổ chức tiêu hủy tài liệu
Sau khi có Quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, lưu trữ cơ quan phối hợp với công nghệ thông tin hủy dữ liệu tài liệu lưu trữ đảm bảo dữ liệu không thể khôi phục, an toàn, bảo mật.
Bước 5: Lưu hồ sơ và báo cáo
Nhân viên lưu trữ cơ quan lập hồ sơ công tác tiêu hủy dữ liệu tài liệu lưu trữ và báo cáo cấp có thẩm quyền về kết quả tiêu hủy.
2.3. Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở MB
Sau khảo sát và nghiên cứu, việc xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu gồm 05 bước: Xây dựng yêu cầu của phần mềm; Xây dựng phần mềm; Vận hành thử nghiệm; Xây dựng tài liệu hướng dẫn; Đào tạo người dùng.
2.3.1. Xây dựng yêu cầu của phần mềm
Phần mềm xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu lưu trữ dữ liệu tài liệu lưu trữ đồng thời là công cụ quản lý dữ liệu tài liệu lưu trữ. Đến thời điểm hiện tại Hội sở MB chưa xây dựng phần mềm quản lý lưu trữ nào, công cụ quản lý và tra cứu chính vẫn là các file excel. Do vậy, phần mềm xây dựng lần này ngoài
62
mục tiêu quản lý được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ tích hợp toàn bộ cơ sở dữ liệu lưu trữ bao gồm:
- Thông tin cấp 2: Dữ liệu cơ quan lưu trữ, dữ liệu phông lưu trữ, dữ liệu hồ sơ, dữ liệu văn bản.
- Thông tin cấp 1: Dữ liệu toàn văn văn bản.
Để phần mềm xây dựng được phù hợp và sát với yêu cầu người dùng nhóm nghiệp vụ và nhóm phát triển sẽ trao đổi, thảo luận để đi đến thống nhất bản đặc tả phần mềm. Đây là tài liệu phân tích yêu cầu người dùng và xác định các chức năng của phần mềm, là cơ sở để đưa ra các giải pháp kỹ thuật phù hợp và căn cứ xác định kịch bản kiểm tra khi nghiệm thu hệ thống.
Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB dự kiến có những phân hệ cụ thể như sau:
- Phân hệ cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Phân hệ tìm kiếm, khai thác sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Phân hệ thống kê, báo cáo dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Các yêu cầu đối với tính năng của hệ thống:
- Quản trị người dùng: Cấp quyền cập nhật (nhập mới, xóa, sửa), quyền khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu cho người sử dụng, trong đó:
+ Đối với mỗi user cán bộ nhân viên tại Hội sở đều có hai mục: Cập nhật dữ liệu và Khai thác sử dụng dữ liệu.
+ Đối với mỗi user nhân viên lưu trữ có thêm mục: Thống kê, báo cáo dữ liệu.
- Quản trị hệ thống: Thiết lập tham số cấu hình kết nối máy in, cơ sở dữ liệu/hệ thống khác…
63
Tài liệu yêu cầu của phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dự kiến sẽ do phòng Hành chính kết hợp với khối Công nghệ thông tin tạo lập, chỉnh sửa, thống nhất nghiệm thu trước khi triển khai các bước tiếp theo.
2.3.2. Xây dựng phần mềm
Với quy mô dữ liệu và các thông tin cần quản lý, Hội sở MB nên xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phát triển tích hợp cùng hệ thống Cổng thông tin nội bộ Portal đang được hoạt động trên phần mềm Microsoft SQL Server. Khối CNTT sẽ triển khai xây dựng phần mềm theo yêu cầu thống nhất với phòng Hành chính.
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Hội sở được xây dựng và quản lý, vận hành tập trung, thống nhất trong một cơ sở dữ liệu chung. Phần mềm cần đáp ứng được quá trình thực hiện các bước xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Việc cập nhật dữ liệu tại một phân hệ sẽ được phản ánh tức thời tại các phân hệ có liên quan. Phần mềm có kiến trúc gồm 03 lớp:
- Tầng trình diễn: Giao tiếp với người dùng cuối để thu thập dữ liệu và hiển thị kết quả thông qua các thành phần trong giao diện người sử dụng, phần mềm được phát triển và trình diễn trên cổng thông tin tương tự phần mềm quản lý văn bản. Giao diện tương tác với người dùng được tích hợp trên website nội bộ như hình sau:
64
- Tầng nghiệp vụ: Cung cấp các đối tượng để thực hiện các nghiệp vụ, thực hiện vào ra cơ sở dữ liệu
- Tầng dữ liệu: Cung cấp các hàm, thủ tục thực hiện công việc thêm mới, sửa, xóa các dữ liệu, lưu trữ hệ thống dữ liệu.
Cán bộ nhân viên Hội sở theo phân quyền được truy cập vào phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu thông qua mạng nội bộ để cập nhật, khai thác, tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ.
2.3.3. Vận hành thử nghiệm
Đây là thời gian vận hành thử nghiệm trên một số người dùng ở các vị trí khác nhau để kiểm tra toàn diện luồng quy trình với đầy đủ các tính năng của phần mềm. Trong quá trình vận hành thử, những tồn tại, sai sót của cơ sở dữ liệu sẽ được xử lý, khắc phục.
65
Vận hành thử nghiệm là bước bắt buộc phải có trước khi đưa bất cứ một phần mềm nào vào sử dụng chính thức. Bởi vì không phải phần mềm nào xây dựng cũng đều sử dụng được ngay, nó sẽ phát sinh những sự cố hoặc những trường tin mà giai đoạn xây dựng tài liệu đặc tả và xây dựng phần mềm cơ quan, tổ chức chưa tính đến. Khi xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bộ phận nghiệp vụ và bộ phận phát triển phần mềm sẽ phối hợp kiểm tra, thử nghiệm. Phương pháp thử nghiệm là vận hành phần mềm trong một thời gian nhất định (thông thường là 60 ngày) trên các user giả lập. Theo tài liệu đặc tả ở trên thì việc thử nghiệm sẽ thực hiện trên các user: cán bộ nhân viên, nhân viên lưu trữ đơn vị, nhân viên lưu trữ cơ quan, lãnh đạo đơn vị (phê duyệt đề nghị khai thác và hồ sơ tài liệu nộp lưu), lãnh đạo cơ quan (cấp thẩm quyền phê duyệt đề nghị khai thác) và lãnh đạo phụ trách công tác hành chính.
Trong quá trình vận hành thử nghiệm, đơn vị nghiệp vụ thống kê các lỗi phát sinh và yêu cầu thêm mới gửi cho bên phát triển để chỉnh sửa, cập nhật. Việc thử nghiệm chỉ hoàn thành khi cả hai bên ký vào biên bản nghiệm thu phần mềm.
2.3.4. Xây dựng tài liệu hướng dẫn
Tài liệu hướng dẫn được xây dựng sau khi vận hành thử nghiệm thành công phần mềm, cung cấp cho người sử dụng những hướng dẫn đầy đủ về cách thức sử dụng các chức năng của phần mềm quản lý và hướng dẫn một số cách xử lý sự cố thông thường; các luồng quy trình nghiệp vụ và quyền hạn, trách nhiệm của các cá nhân có liên quan khi sử dụng.