8. Cấu trúc của luận văn
3.1.3.Nhân lực
Nhân lực là yếu tố quan trọng khi triển khai các dự án, quyết định sự thành công và phát triển của dự án. Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cũng vậy, khó khăn nhất là việc thay đổi thói quen sử dụng, nộp lưu văn bản, hồ sơ giấy và tâm lý ngại truy cập phần mềm để thực hiện công việc. Điều này xuất phát từ nguyên nhân chủ yếu là trình độ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ nhân viên trong cơ quan không đồng đều, thậm chí có thể xảy ra các trường hợp gặp phải sự chống đối từ phía người sử dụng.
Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, khi triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin đều phải tính đến bài toán về nhân lực. Đó là trình độ, số lượng và khả năng đáp ứng yêu cầu công việc. Tại Hội sở MB, tổng số cán bộ nhân viên đến
80
31/10/2013 có 5.650 người, tuổi đời bình quân là 28,5 tuổi trong đó có 5.183 người chiếm 91,7% có trình độ đại học và sau đại học, 467 người chiếm 8,3% trình độ cao đẳng. [11, tr61]. Về đối tượng sử dụng thì với đội ngũ cán bộ trẻ, có trình độ, đã và đang sử dụng nhiều phần mềm, cơ sở dữ liệu khác nhau, các cán bộ nhân viên MB đều có khả năng đáp ứng được yêu cầu công việc khi triển khai xây dựng các chương trình có ứng dụng CNTT nói chung và xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng. Nhân sự triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu về mặt công nghệ thì MB có đội ngũ chuyên viên công nghệ thông tin giỏi và năng động, liên tục phát triển các phần mềm và hiện tại đang quản lý vận hành toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu của Ngân hàng an toàn, hiệu quả. Như vậy về mặt nguồn lực nhân sự, MB đáp ứng đủ yêu cầu để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Để chuẩn bị triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu, Hội sở MB sẽ cần tổng hợp danh sách các chốt nhân sự thực hiện chính là các chức danh: Nhân viên thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan, nhân viên phụ trách công tác lưu trữ tại các đơn vị, lãnh đạo đơn vị phê duyệt để thực hiện đào tạo, hướng dẫn, tập huấn cho các đối tượng này, từ đó thiết lập một đội ngũ hướng dẫn về nghiệp vụ và giải quyết sự cố công nghệ làm việc một cách hiệu quả. Do nhân sự làm lưu trữ không nhiều nên sự thành công của việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phụ thuộc rất lớn vào các cán bộ nhân viên toàn Hội sở.
3.1.4. Kinh phí thực hiện
3.1.4.1. Nguồn kinh phí
Khi triển khai bất cứ một dự án nào thì vấn đề kinh phí thực hiện đều cần được tính đến nếu không thì chỉ là dự án treo, dự án trên giấy tờ. Tại MB, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình nghiệp vụ là chủ trương chiến lược do vậy kinh phí thực hiện sẽ được Ban lãnh đạo phê duyệt dựa trên nguồn kinh phí chung của Ngân hàng. Mặt khác, việc triển khai xây dựng và
81
quản lý tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB dự kiến sẽ do nhân viên công nghệ thông tin tự phát triển từ phần mềm quản lý văn bản đã được xây dựng, nâng cấp từ năm 2012 nên sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí thực hiện.
3.1.4.2. Cơ sở tính kinh phí thực hiện
Tại MB không tính chi phí thực hiện từng bước như văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, mà kinh phí được tính toán dựa trên các căn cứ sau:
- Căn cứ báo giá thiết bị, vật tư, công cụ tại thời điểm lập dự toán (Khối Công nghệ thông tin chủ trì);
- Căn cứ khối lượng công việc vận chuyển, vệ sinh tài liệu lưu trữ các giai đoạn (Phòng Hành chính – Khối Vận hành chủ trì);
- Căn cứ vào kinh phí triển khai đào tạo (Trung tâm đào tạo – Khối Tổ chức nhân sự chủ trì).
3.2. Đề xuất lộ trình thực hiện
Dựa trên khối lượng tài liệu, thứ tự ưu tiên và nguồn nhân lực hiện có tại Hội sở MB, tác giả đưa ra lộ trình đề xuất thực hiện như sau:
3.2.1. Giai đoạn 1
Giai đoạn 1 diễn ra trong năm 2015-2016, các công việc chính triển khai trong giai đoạn này bao gồm:
- Lập dự án tổng thể xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB.
- Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, vận hành thử nghiệm.
82
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn cán bộ nhân viên lập và nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy định.
- Rà soát chi tiết khối tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn, thực hiện nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
3.2.2. Giai đoạn 2
Giai đoạn 2 diễn ra trong năm 2017-2020, công việc chính bao gồm: - Thực hiện các nghiệp vụ thu thập, khai thác sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành năm 2015 về sau.
- Thống kê các lỗi khi sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để sửa chữa, khắc phục và bổ sung những tính năng, những trường thông tin mới (nếu có) để nâng cao hiệu quả sử dụng.
- Thực hiện nhập “cuốn chiếu” dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với các khối tài liệu thường xuyên được tra cứu.
Mục tiêu đến năm 2020 Hội sở MB sẽ thực hiện số hóa và nhập xong dữ liệu được lựa chọn vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Đồng thời vận hành ổn định các nghiệp vụ thu thập cập nhật, khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Tất nhiên sẽ có nhiều phát sinh cần giải quyết trong quá trình xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ do đó lộ trình thực hiện có thể thay đổi phụ thuộc vào số lượng, chất lượng nhân sự và các điều kiện về cơ sở vật chất, nguồn kinh phí.
83
Tiểu kết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một giải pháp hữu hiệu trong thời đại ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ. Phần lớn các cơ quan hiện nay đặc biệt là các doanh nghiệp mới chỉ dừng ở việc đăng nhập các thông tin của tài liệu lưu trữ theo dõi bằng file excel hoặc vào phần mềm quản lý theo hướng dẫn tại văn bản số 169/HD-VTLTNN, ngày 10/3/2010 của Cục VTLT Nhà nước về việc “Hướng dẫn Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ” để phục vụ cho việc quản lý tài liệu lưu trữ chứ chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để đưa vào khai thác trực tuyến. Sở dĩ như vậy là vì công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm, chú trọng và vì không có đủ điều kiện để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Tại Hội sở MB, các điều kiện cơ bản để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ về cơ bản đã được đáp ứng. Tài liệu lưu trữ được chỉnh lý và tổ chức khoa học, đảm bảo đầy đủ về hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, kính phí thực hiện và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, thích ứng nhanh với quá trình vận hành các ứng dụng công nghệ.
Cùng với lộ trình thực hiện theo hai giai đoạn được đề xuất Hội sở MB hướng đến mục tiêu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các khối tài liệu có giá trị được lựa chọn và trở thành một kênh thông tin thiết thực phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin cho toàn Hội sở MB.
84
KẾT LUẬN
Trong những năm gần đây công tác lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Quân đội đã được quan tâm chú trọng đầu tư. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, với tiềm lực về nhân sự và công nghệ hiện có, Ngân hàng TMCP Quân đội đã và đang có những chủ trương đúng đắn trong việc triển khai hiện đại hóa công tác lưu trữ, bước đầu thực hiện tại Hội sở chính.
Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là mong muốn không chỉ của Ban lãnh đạo Ngân hàng mà là của toàn thể cán bộ nhân viên, bởi vì những hiệu quả mà nó mang lại rất thiết thực như nâng cao năng suất lao động, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ yêu cầu quản trị, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ và lưu giữ được thông tin có giá trị trong tài liệu.
Qua phân tích từ thực tế tại Hội sở chính Ngân hàng TMCP Quân đội, tác giả đã xây dựng dự cấu trúc cơ sở dữ liệu dự kiến, những nguồn lực cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Đồng thời đánh giá những điều kiện hiện tại của Ngân hàng từ việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, về hạ tầng công nghệ thông tin tới nguồn nhân lực và kinh phí thực hiện để đưa ra các công việc cần hoàn thiện trước khi tiến hành xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Sau khi thực hiện tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội sẽ tiếp tục triển khai mở rộng cho toàn hệ thống. Qua quá trình nghiên cứu, tác giả cũng mong muốn các doanh nghiệp đẩy mạnh đầu tư cho công tác lưu trữ để đi đến sự thống nhất chung, đồng thời kiến nghị với cơ quan nhà nước quan tâm, hướng dẫn cho các cơ quan doanh nghiệp mà không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử triển khai thực hiện công tác lưu trữ một cách đồng bộ, hiệu quả.
85
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6
năm 2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/.
2. Huệ Chi (2013), Đôi điều suy nghĩ về lập hồ sơ điện tử, Tạp chí Văn
thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, tr. 1-5.
3. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01
năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ,
http://www.archives.gov.vn/
4. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HD-
VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu
trữ, http://www.archives.gov.vn/
5. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐ-
VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/
6. Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Cơ sở dữ
liệu, NXB ĐHQG Hà Nội.
7. Đỗ Văn Học (2013), Lập Hồ sơ điện tử - xu hướng có tính tất yếu
trong công tác văn thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, tr. 2-6.
8. Nguyễn Văn Kết (2013), Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, những vấn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đề thực tế và quy định mới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3, tr. 13- 17.
9. Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - Yêu cầu thực tiễn
86
10.Dương Văn Khảm (2013), Thiết lập siêu dữ liệu – công việc quan
trọng nhất của một dự án số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 1, tr. 22-25.
11.Brett King (2014), Bank 3.0 Tương lai của ngân hàng trong kỷ
nguyên số, Dịch giả Nguyễn Phương Lan, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội.
12. Nguyễn Văn Linh, Trần Cao Đệ, Trương Thị Thanh Tuyền, Lâm
Hoài Bảo, Phan Huy Cường, Trần Ngân Bình (2003), Cấu trúc dữ liệu, Giáo
trình Đại học Cần Thơ, http://uet.vnu.edu.vn.
13.Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2011), Thông tư số 01/2011/TT-
NHNN ngày 21 tháng 02 năm 2011 quy định việc đảm bảo an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng, http://moj.gov.vn.
14.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Báo cáo thường niên, Tài liệu
lưu hành nội bộ.
15.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Đề án kiện toàn công tác lưu
trữ 2013-2015 số 283/ĐA-VH-HC ngày 04/6/2013, Hồ sơ văn bản đi năm 2013.
16.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), 262/QĐ-HS ngày 01/02/2013
v/v ban hành Quy định hạ tầng Trung tâm dữ liệu, Hồ sơ văn bản đi năm 2013.
17. Cao Thị Nhạn, Nguyễn Thị Thanh Bình (2010), Cơ sở dữ liệu, Giáo
trình Đại học Đà Lạt, http://www.ebook.edu.vn.
18.Nguyễn Lệ Nhung, Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ tài liệu
điện tử, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn.
19. Nguyễn Lệ Nhung, Tổ chức và quản lý tài liệu điện tử, Bài giảng
87
20. Nguyễn Lệ Nhung, Một số dạng siêu dữ liệu, Bài giảng lớp cao học
lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn.
21.Vũ Thị Phụng (2014), Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ
tái cấu trúc – những vấn đề đặt ra hiện nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr. 13-16.
22.Phạm Thế Quế (2006), Cơ sở dữ liệu, Học viện Công nghệ Bưu
chính Viễn thông, http://www.e-ptit.edu.vn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
23.Phan Tấn Quốc (2005), Giáo trình Cơ sở dữ liệu, Trường Cao đẳng
Kỹ thuật Cao Thắng, http://ckq.edu.vn.
24.Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29
tháng 11 năm 2005, http://moj.gov.vn.
25.Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày
29 tháng 6 năm 2006, http://moj.gov.vn.
26.Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11
năm 2011, http://www.archives.gov.vn/.
Website:
27. http://www.archives.gov.vn/, “Những khó khăn chủ yếu trong việc triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử cho các cơ quan, tổ chức”, Bài viết của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bình Định, đăng ngày 03/7/2014.
28. http://www.archives.gov.vn/, Kinh nghiệm của lưu trữ các nước về số hóa tài liệu lưu trữ, ThS Nguyễn Thùy Trang - Phòng Quản lý khoa học và công nghệ, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ.
29. VietnamNet.vn, “Không thể đứng ngoài cuộc với phát triển CNTT”,
88
PHỤ LỤC
01. Văn bản 238/ĐA-VH-HC ngày 04/6/2013- Đề án kiện toàn công tác lưu trữ 2013-2015.
02. Văn bản 10701/TB-HS ngày 16/11/2012 của Tổng Giám đốc ban hành v/v Triển khai mô hình tổ chức mới giai đoạn 2011-2015.