Nghiên cứu đề tài này, nhằm mục tiêu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự làm tài liệu tham khảo, ứng dụng trong thực tế công tác của ngành. Mời các bạn tham khảo!
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ THU LAN NGUYỄN THỊ THU LAN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ Luận văn Thạc sĩ chuyên Mã số: 60 32 03ngành 01 Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HƯỚNG DẪN: HỌC: NGƯỜINGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA PGS PGS.Nguyễn NguyễnVăn VănHàm Hàm Hà Nội, 2015 Hà Nội, 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng Các tư liệu kết nêu luận văn trung thực Nếu có điều sai sót, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Thu Lan ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn Hà Nội thầy cô giáo tận tình giảng dạy, bảo, tạo điều kiện cho suốt thời gian học tập Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân đồng nghiệp phòng, cán bộ, công chức Tổng cục Thi hành án dân Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn bảo tận tình PGS Nguyễn Văn Hàm giúp tơi hồn thành luận văn Trong q trình thực đề tài, ngồi nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân tơi, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước; nhiên, tính chất phức tạp đề tài trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy bạn để luận văn hoàn thiện iii MỤC LỤC Mở đầu 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tư liệu tham khảo 7 Phương pháp nghiên cứu 8 Bố cục luận văn Chƣơng Hệ thống tổ chức tài liệu hình thành hoạt động quan thi hành án dân 10 1.1 Hệ thống quan thi hành án dân 10 1.1.1 Tổng cục Thi hành án dân 12 1.1.2 Cục Thi hành án dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 16 1.1.3 Chi cục Thi hành án dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 17 1.2 Đặc điểm, nội dung thành phần tài liệu hình thành hoạt động quan thi hành án dân 19 1.2.1 Đặc điểm 19 1.2.2 Nội dung, thành phần 22 Chƣơng Vận dụng lý luận, thực tiễn xác định giá trị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 39 2.1 Tổng quan Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 39 2.1.1 Khái niệm Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 39 2.1.2 Ý nghĩa tác dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 42 2.1.3 Cơ sở phương pháp chung xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 44 iv 2.2 Sự cần thiết phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 47 2.3 Vận dụng lý luận, thực tiễn xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu ngành thi hành án dân 51 2.3.1 Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu 51 2.3.1.1 Khái niệm xác định giá trị tài liệu 51 2.3.1.2 Vận dụng nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 52 2.3.2 Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu ngành thi hành án dân 64 2.3.2.1 Quy định pháp luật xác định thời hạn bảo quản tài liệu 64 2.3.2.2 Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu thực tế quan thi hành án dân 71 2.3.3 Xác định thời hạn bảo quản cho nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan thi hành án dân 74 Chƣơng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 90 3.1 Phạm vi đối tượng sử dụng 90 3.2 Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 90 3.3 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 92 3.4 Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 113 Kết luận 116 Danh mục tài liệu tham khảo 118 Phụ lục 123 v MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ sản phẩm lịch sử, nguồn tài nguyên thông tin khứ vô phong phú dân tộc Giá trị to lớn tài liệu lưu trữ thể tất lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý, đạo, điều hành cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý cao xác Đối với ngành thi hành án dân hồ sơ, tài liệu sản sinh trình giải công việc không phản ánh đường lối, sách quản lý Đảng Nhà nước cơng tác thi hành án dân mà cịn nguồn thông tin chủ yếu để xử lý thực nghiệp vụ thi hành án Tuy nhiên, quan thi hành án dân sự, công tác lưu trữ nhiều tồn hạn chế kho bảo quản tài liệu chật hẹp, chưa đảm bảo diện tích theo quy định; tài liệu chưa thu thập lập hồ sơ đầy đủ; việc phân loại, xếp quản lý tài liệu lưu trữ chưa khoa học Đặc biệt, hạn chế công tác lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu chưa thực cách triệt để Cụ thể là, quan thi hành án dân sự, hồ sơ, tài liệu quản lý hành đối chiếu định thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ thi hành án dừng lại việc xác định mức bảo quản tạm thời, bảo quản lâu dài bảo quản vĩnh viễn chưa định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể Cá biệt số quan thi hành án dân cịn chưa thực cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng, có liên quan định đến số phận tài liệu Kết cơng tác có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung thành phần tài liệu Phông lưu trữ quan Việc không xác định rõ thời hạn bảo quản dẫn đến nhiều hồ sơ, tài liệu bảo quản không theo giá trị thực chúng; tài liệu hết giá trị, đến hạn tiêu hủy lưu trữ, gây lãng phí việc bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực kinh phí bảo quản Thực tế đặt yêu cầu cho Tổng cục Thi hành án dân - quan quản lý nhà nước thi hành án dân sự, trực thuộc Bộ Tư pháp phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu áp dụng toàn ngành để thống thực nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu, đồng thời tiêu chuẩn hóa thời hạn bảo quản cho loại tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu giúp cán lưu trữ tránh cách nhìn phiến diện, chủ quan xác định giá trị, đồng thời tạo sở để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho, loại bỏ tài liệu khơng cịn giá trị Nó khơng phương tiện để tiến hành xác định giá trị tài liệu kho lưu trữ quan chủ quản mà cịn có ý nghĩa đạo hướng dẫn cho quan toàn ngành vấn đề Việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản ngành vấn đề cấp Lãnh đạo Bộ Tư pháp quan tâm nội dung quan trọng Đề án “Nâng cao hiệu công tác lưu trữ hệ thống quan thi hành án dân sự” Tổng cục Thi hành án dân Bộ trưởng Tư pháp phê duyệt theo Quyết định số 3542/QĐ-BTP ngày 31/12/2014 bắt đầu triển khai thực từ năm 2015 Nhận thấy cấp thiết này, định chọn vấn đề “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự” làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học Trên sở phân tích lý luận qua việc khảo sát, tìm hiểu thực tế, chúng tơi hy vọng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hoàn chỉnh để phục vụ việc nghiên cứu áp dụng thực tế, giúp nâng cao chất lượng khắc phục hạn chế công tác xác định giác trị nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung tồn ngành thi hành án dân Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu thời hạn bảo quản loại tài liệu hình thành hoạt động ngành thi hành án dân sự, bao gồm tài liệu hành tài liệu chuyên môn nghiệp vụ Về phạm vi nghiên cứu: đề tài này, nghiên cứu định thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu giấy, đề tài khơng đề cập đến loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, tài liệu khoa học kỹ thuật Ngoài ra, đề tài chủ yếu tập trung vào nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản khối tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự, thời hạn bảo quản tài liệu quản lý hành đưa chủ yếu dựa quy định có Nhà nước Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, nhằm mục tiêu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân làm tài liệu tham khảo, ứng dụng thực tế công tác ngành Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu trên, xác định nhiệm vụ cần thực sau: - Tìm hiểu khái quát lý luận chung xác định giá trị tài liệu vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản; - Khảo sát thực tế số quan thi hành án dân từ Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục Thi hành án dân tỉnh Chi cục Thi hành án dân huyện; nghiên cứu nội dung, thành phần tài liệu hình thành chủ yếu hoạt động quan thi hành án dân từ Trung ương đến địa phương qua báo cáo tình hình cơng tác lưu trữ; - Vận dụng lý luận thực tiễn để nghiên cứu xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cụ thể cho nhóm tài liệu hình thành hoạt động hệ thống quan thi hành án dân sự; - Hệ thống hóa xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu vấn đề mới, “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô” xuất năm 1958 Liên Xơ, tác giả đưa phân tích khái niệm công tác đánh giá tài liệu văn kiện, bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện phương pháp công tác đánh giá tài liệu văn kiện Đây nội dung mang tính chất lý luận khái quát lên qua thực tiễn công tác đánh giá, xác định giá trị tài liệu Liên Xơ trước đây, nói, sở cho việc nghiên cứu phát triển vấn đề lý luận xây dựng bảng thời hạn bảo quản sau nhiều nước giới Cuốn “Những văn pháp quy lưu trữ nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa từ 1980-1992” xuất năm 1992 có quy định cụ thể vấn đề xác định thời hạn bảo quản tài liệu phần Quy định Cục Lưu trữ nhà nước Trung Hoa thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ quan, trình bày chi tiết nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, đồng thời đưa Bảng thời hạn bảo quản cho nhiều loại tài liệu khác (tài liệu hành chính, tài liệu kế tốn, tài liệu xây dựng bản, tài liệu chuyên ngành ) Ở nước ta, việc nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản đề cập tương đối nhiều mức độ hình thức nghiên cứu khác Trước hết phải kể đến giáo trình giảng dạy giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” năm 1990 nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; tác giả trình bày cụ thể khái niệm “Bảng kê”, loại bảng kê dùng xác định giá trị bước cụ thể cần tiến hành xây dựng bảng kê Đây nội dung lý luận để nghiên cứu, vận dụng việc xác định giá trị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân Cuốn sách “Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan” tác giả Dương Văn Khảm Nhà xuất Chính trị quốc gia xuất năm 1998 đưa khái niệm thời hạn bảo quản, bảng thời hạn bảo quản đề cập đến nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tác giả tập trung vào mơ tả quy trình xử lý vận dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị nhằm lựa chọn loại hủy tài liệu quan không vào giải vấn đề định thời hạn bảo quản cho loại hồ sơ, tài liệu Trong năm gần đây, có nhiều cơng trình nghiên cứu, đề tài khoa học tập trung vào vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản đề tài “Xác định giá trị tài liệu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Nguyễn Trọng Thư chủ nhiệm (1996);“Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” Lã Thị Hồng chủ nhiệm (2005);“Nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức” Nguyễn Lệ Nhung chủ nhiệm (2008) Ngoài ra, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học đề cập đến vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đề tài luận văn “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn quản lý nhà nước cấp huyện” năm 1998 tác giả Nguyễn Nghĩa Văn, “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành hoạt động tỉnh ủy ban tham mưu, giúp việc tỉnh ủy” năm 2003 tác giả Nguyễn Hồng Phượng, “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cơng trình xây dựng (cơng trình xây dựng dân dụng)” năm 2013 tác giả Dương Thị Thanh Huyền, khóa luận tốt nghiệp đề tài “Tìm hiểu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan Lưu trữ cấp Bộ quan Trung ương” năm 2002 tác giả Nguyễn Thị Dịu… Các đề tài có đóng góp định việc nghiên cứu sở lý luận, thực tiễn, đưa lý vụ việc cạnh tranh, trọng tài thương mại 209 Hồ sơ thi hành án, định lao động: - Về việc nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, tiền công lao động, trợ cấp việc, trợ cấp việc, trợ cấp sức lao động, bồi thường thiệt hại tính mạng, sức khỏe, tổn thất tinh thần - Về việc thực thỏa ước lao động tập thể, thực ký hợp đồng lao động - Về án phí, hồn trả tiền tạm ứng án phí - Về khoản phải thi hành khác án, định lao động 210 Hồ sơ thi hành định Tòa án giải phá sản 211 Hồ sơ thi hành phần dân án, định hình sự: - Về việc xử lý tài sản, trả lại tài sản, án phí, phạt tiền, tịch thu tài sản, truy thu tiền, tài sản thu lợi bất sung quỹ nhà nước - Về việc bồi thường sức khỏe, tổn thất tinh thần, cấp dưỡng, trợ cấp sức lao động - Về việc xử lý, tiêu hủy tang vật - Về khoản phải thi hành khác phần dân án, định hình 20 năm ĐG 20 năm ĐG 20 năm ĐG 20 năm ĐG 40 năm ĐG 70 năm ĐG 40 năm ĐG 40 năm ĐG 40 năm ĐG 212 Hồ sơ tổ chức thi hành định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời tòa án 20 năm ĐG 213 Hồ sơ việc đôn đốc thi hành án hành 40 năm ĐG 214 Hồ sơ việc quản lý, đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra nghiệp vụ thi hành án, định dân 20 năm ĐG 215 Hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân 40 năm ĐG 216 Báo cáo công tác hướng dẫn, đạo nghiệp vụ khó khăn, vướng mắc nghiệp vụ thi hành 110 án dân - Năm, nhiều năm - Tháng, quý, tháng 20 năm ĐG năm 217 Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm Thừa phát lại 70 năm ĐG 218 Báo cáo kết hoạt động Văn phòng Thừa phát lại - Năm, nhiều năm - Tháng, quý, tháng 20 năm ĐG năm 219 Báo cáo rà sốt khó khăn, vướng mắc, bất cập tổ chức, hoạt động Thừa phát lại - Năm, nhiều năm - Tháng, quý, tháng 20 năm ĐG năm 220 Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Thừa phát lại: - Tổng kết năm - Sơ kết tháng Vĩnh viễn 20 năm ĐG 221 Báo cáo kết đôn đốc thi hành án, định hành - Năm, nhiều năm - Tháng, quý, tháng 20 năm ĐG năm 222 Báo cáo kết công tác theo dõi thi hành pháp luật hàng năm 20 năm ĐG 223 Hồ sơ việc trả lời kháng nghị, kiến nghị Viện Kiểm sát nhân dân; quan giám sát Hội đồng nhân dân; đại biểu Quốc hội Vĩnh viễn 224 Hồ sơ việc tổ chức hội nghị, hội thảo, lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thi hành án dân ngành, quan 10 năm 225 Sổ nghiệp vụ thi hành án 70 năm 226 Tập công văn trao đổi công tác thi hành án dân 10 năm XI.Tài liệu tiếp công dân, giải khiếu nại, tố 111 cáo thi hành án dân 227 Tập văn công tác giải khiếu nại, tố cáo Đến văn gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 228 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản, quy trình, thủ tục tiếp công dân, xử lý đơn, giải khiếu nại tố cáo lĩnh vực thi hành án dân Vĩnh viễn 229 Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo xúc, phức tạp, tồn đọng, kéo dài thi hành án dân Vĩnh viễn 230 Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo có kết chấp nhận phần toàn nội dung khiếu nại, tố cáo 70 năm ĐG 231 Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo có kết khơng chấp nhận nội dung khiếu nại, tố cáo 40 năm ĐG 232 Hồ sơ thực bồi thường nhà nước, chi trả tiền bồi thường nhà nước thực trách nhiệm hoàn trả theo quy định: - Vụ việc nghiêm trọng, số tiền bồi thường lớn, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành - Vụ việc khác Vĩnh viễn 20 năm ĐG 233 Hồ sơ, tài liệu xác định quan có trách nhiệm bồi thường hoạt động quản lý hành thi hành án dân 20 năm ĐG 234 Hồ sơ việc hướng dẫn, xin ý kiến đạo giải khiếu nại, tố cáo 20 năm ĐG 235 Hồ sơ theo dõi, đôn đốc việc thực kết luận kiểm tra, định giải khiếu nại, kết luận tố cáo thi hành án dân 20 năm ĐG 236 Báo cáo tình hình, kết cơng tác nội phịng, chống tham nhũng - Năm, nhiều năm 112 20 năm ĐG năm - Tháng, Quý, tháng 237 Báo cáo kết hoạt động quản lý nhà nước công tác bồi thường - Năm, nhiều năm - Tháng, quý, tháng 20 năm ĐG năm 238 Báo cáo kết rà soát vụ việc khiếu nại, tố cáo xúc, phức tạp, tồn đọng, kéo dài - Năm, nhiều năm - Tháng, Quý, tháng 20 năm ĐG năm 239 Báo cáo kết công tác giải khiếu nại, tố cáo thi hành án dân - Năm, nhiều năm - Tháng, Quý, tháng 20 năm ĐG năm 240 Hồ sơ, tài liệu tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo thi hành án dân 10 năm 241 Tập Phiếu chuyển đơn khiếu nại, tố cáo không thẩm quyền giải quan; thông báo không thụ lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; công văn trả lời công dân 10 năm 242 Tập công văn trao đổi công tác giải khiếu nại, tố cáo lĩnh vực thi hành án dân 10 năm 3.4 Hƣớng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân mang tính chất bảng thời hạn bảo quản mẫu đóng vai trị công cụ hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản quan thi hành án dân từ trung ương đến địa phương Căn vào Bảng thời hạn bảo quản ngành, quan thi hành án dân địa phương vận dụng, đối chiếu để xác định thời hạn bảo quản cho nhóm hồ sơ tương ứng quan Ví dụ, để tiến hành tra cứu thời hạn bảo quản hồ sơ cụ thể, trước hết 113 phải xem kỹ tiêu đề hồ sơ, đối chiếu với Bảng thời hạn bảo quản xem hồ sơ thuộc nhóm tài liệu Khi xác định nhóm tài liệu đối chiếu tiếp xem hồ sơ thuộc số thứ tự bao nhiêu, từ biết thời hạn bảo quản hồ sơ cần tra cứu Đối với mức bảo quản 20 năm, 40 năm, 50 năm, 70 năm Bảng thời hạn bảo quản có thích ĐG (đánh giá), nghĩa sau hết thời hạn bảo quản quy định cần tiến hành đánh giá lại để làm thủ tục tiêu hủy kéo dài thời hạn bảo quản tùy thuộc vào giá trị tài liệu nhu cầu sử dụng thực tế thời điểm xem xét Đặc biệt nhóm hồ sơ chuyên ngành thi hành án dân sự, tài liệu hết thời hạn bảo quản cần xem xét, đánh giá cách thận trọng trước thực tiêu hủy Nếu xét thời điểm đó, hồ sơ thi hành án cịn nghiên cứu, khai thác cần nâng mức thời hạn bảo quản lên cho phù hợp Đối với quan thi hành án dân địa phương, vận dụng Bảng thời hạn bảo quản ngành, cần ý khơng q cứng nhắc mà phải ln có linh hoạt, tùy vào tình hình nghiên cứu, sử dụng thực tế quan để có thay đổi, điều chỉnh phù hợp mức thời hạn bảo quản đưa Bảng thời hạn bảo quản ngành, mức thời hạn bảo quản không thấp mức quy định Ngoài ra, dựa vào Bảng thời hạn bảo quản này, quan thi hành án địa phương lập Bảng thời hạn bảo quản cụ thể riêng để áp dụng quan mình, nhằm tạo thuận lợi cho cán làm công tác lưu trữ thực công tác xác định giá trị tài liệu Đồng thời, Chấp hành viên – người trực tiếp thi hành lập hồ sơ thi hành án cần nắm vận dụng Bảng thời hạn bảo quản cách hiệu phục vụ cho việc quản lý, lập hồ sơ thi hành án loại sổ nghiệp vụ Khi lập hồ sơ, Chấp hành viên việc phải nắm vững cách xếp tài liệu hồ sơ, cách đánh số bút lục theo quy định phải xác định thời hạn bảo quản loại hồ sơ dựa vào Bảng thời hạn bảo quản, từ ý thức giá trị hồ sơ để có trách nhiệm thu thập, lưu giữ đầy đủ tài liệu hình thành trình thi hành án vào hồ sơ 114 Tiểu kết chương Bảng thời hạn bảo quản tài liệu có vai trị ý nghĩa quan trọng cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác xác định giá trị tài liệu nói riêng quan, tổ chức Ngồi cơng cụ khác Danh mục hồ sơ, Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Bảng thời hạn bảo quản tài liệu công cụ chủ yếu dùng để xác định thời hạn bảo quản tài liệu Để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu một hệ thống quan, người ta phải thực bước từ xây dựng phương án phân loại tài liệu; phân nhóm quan, đơn vị Bảng; xây dựng cụ thể hóa nhóm tài liệu đến xác định thời hạn bảo quản cho nhóm tài liệu cụ thể Trong đó, việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng đoạn khó khăn phức tạp nhất, địi hỏi phải có thận trọng, tư hiểu biết định giá trị, ý nghĩa tài liệu Đối với Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự, việc vận dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn công tác xác định giá trị tài liệu, chúng tơi cịn vào quy định pháp luật, đồng thời xem xét giá trị, ý nghĩa tài liệu nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu thực tế quan thi hành án dân Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân đóng vai trị cơng cụ hướng dẫn thực xác định giá trị tài liệu phạm vi toàn ngành Tuy nhiên, mức thời hạn bảo quản đưa Bảng quy định cứng nhắc mà tùy theo tình hình thực tế quan thi hành án dân mà điều chỉnh, cân nhắc để thay đổi mức thời hạn bảo quản, không thấp mức quy định Bảng thời hạn bảo quản ngành 115 KẾT LUẬN Công tác lưu trữ mặt hoạt động giữ vai trò định quan, tổ chức Đối với ngành thi hành án dân sự, công tác quản lý bảo quản hồ sơ, tài liệu phận thiếu hoạt động quan Việc tổ chức khoa học, bảo quản khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quan thi hành án dân cấp phục vụ đắc lực cho công tác chun mơn, nghiệp vụ Vì vậy, định phải thực tốt cơng tác để góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng mặt hoạt động khác chức năng, nhiệm vụ quan thi hành án Theo đánh giá Đề án “Nâng cao hiệu công tác lưu trữ hệ thống quan thi hành án dân sự” ban hành theo Quyết định số 3542/QĐBTP ngày 31/12/2014 Bộ trưởng Bộ Tư pháp công tác lưu trữ quan thi hành án dân tồn nhiều vấn đề Việc lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu quan thi hành án dân cấp tỉnh đặc biệt quan thi hành án dân cấp huyện chưa nhận quan tâm đầu tư thỏa đáng từ lãnh đạo cấp Từ việc bố trí cán làm công tác lưu trữ, việc đảm bảo điều kiện sở vật chất, đến việc thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ có vấn đề hạn chế định Trong nghiệp vụ lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu vấn đề khiến cán lưu trữ quan thi hành án dân lúng túng gặp nhiều khó khăn Một phần mức độ phức tạp dường sức phần lớn cán làm công tác lưu trữ, nguyên nhân chủ yếu lại chưa có hướng dẫn, đạo từ quan cấp nên cán lưu trữ chủ quan, tùy tiện xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho tài liệu, đặc biệt khối tài liệu chuyên ngành thi hành án Xác định giá trị tài liệu cơng việc có vai trò định đến số phận tuổi thọ hồ sơ, tài liệu, thế, địi hỏi phải có xác thận trọng cao thực Qua tìm hiểu thực tế, xem xét quy định, văn pháp luật có liên quan nghiên cứu lý luận công tác xác định giá trị tài liệu, đưa Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự, xác định cụ thể mức bảo quản cho nhóm hồ sơ, tài liệu làm sở thực thống tạo thuận lợi cho 116 cán lưu trữ quan thi hành án dân tiến hành xác định giá trị tài liệu Bảng thời hạn bảo quản có ý nghĩa văn hướng dẫn nghiệp vụ có tính thống tài liệu toàn ngành, từ quan quản lý ngành Tổng cục Thi hành án dân đến quan thi hành án dân địa phương Các quan thi hành án dân địa phương vào Bảng thời hạn bảo quản ngành để xác định mức thời gian bảo quản nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan Các mức thời hạn bảo quản chúng tơi đưa Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân chủ yếu dựa nghiên cứu yêu cầu Bởi theo nhận định Lưu trữ quốc gia Úc “Tài liệu lựa chọn bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia dựa sở tiêu chuẩn xem có liên quan thời điểm chúng xác định giá trị Những quy định việc giữ lại cho đời sau đưa sở xem quan trọng Những quy định việc bị loại hủy đưa dựa việc xem khơng quan trọng thời điểm Khơng có cách để dự đốn cách xác hồn tồn tương lai người ta muốn có giá trị” [8,21] Chúng tơi hy vọng rằng, luận văn góp phần giải số vấn đề bất cập công tác lưu trữ quan thi hành án dân Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu có hạn kinh nghiệm thực tiễn tác giả cịn nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, điều mà tác giả cịn băn khoăn cố gắng hoàn thiện đề tài nghiên cứu sau này./ 117 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Lan Anh: Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 2006 Nguyễn Thiên Ân (chủ nhiệm): Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chủ yếu hình thành hoạt động quan nhà nước cấp huyện, Đề tài khoa học cấp Bộ, Viện Khoa học tổ chức Nhà nước, Bộ Nội vụ, Hà Nội, 2013 G.A Bêlốp, A.N Lơghinơva, K.G.Michiắp, N.R.Prơkơpenkơ: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội ấn hành, 1969 Báo cáo số 05/BC-VP ngày 03/01/2014 Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân tình hình thực cơng tác lưu trữ tồn ngành Báo cáo số 68/BC-THA ngày 07/01/2010 Tổng cục Thi hành án dân Quá trình xây dựng trưởng thành hệ thống tổ chức thi hành án dân Bộ Luật tố tụng dân năm 2004, sửa đổi năm 2011, www.chinhphu.vn Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng Ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu, www.archives.gov.vn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (Ban Quản lý dự án ADB): Tài liệu khóa học nâng cao kỹ nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn quốc tế, Hà Nội, 2006 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 10 Nguyễn Thị Dịu: Tìm hiểu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan Lưu trữ cấp Bộ quan Trung ương, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 2002 118 11 Võ Văn Đàng, Nguyễn Đức Nhật (dịch): Những văn pháp quy lưu trữ nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa, Bắc Kinh, 1992 12 Trần Đạo, Thái Hà: Vai trò Bảng thời hạn bảo quản hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 01/1992 13 Nguyễn Cảnh Đương: Bàn phân nhóm tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 04/2014 14 Nguyễn Cảnh Đương, Hồng Văn Thanh: Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2013 15 Nguyễn Liên Hương: Xác định giá trị tài liệu – nhiệm vụ khó khăn cơng tác lưu trữ nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10/2011 16 Dương Văn Khảm: Bảng thời hạn bảo quản việc lựa chọn nguồn sử liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 02/2005 17 Dương Văn Khảm: Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội, 2011 18 Dương Văn Khảm: Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998 19 Dương Văn Khảm: Những vấn đề lý luận sở pháp lý xác định giá trị tài liệu, Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu, Hà Nội, 1994 20 Dương Thị Thanh Huyền: Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cơng trình xây dựng (cơng trình xây dựng dân dụng), Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 2013 21 Hà Huề: Ý nghĩa quan trọng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4/1993 22 Trần Thị Loan: Xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trường trung học chuyên nghiệp, Luận văn Thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 2004 23 Nguyễn Hồng Long (chủ nhiệm): Cơ sở lý luận thực tiễn xác định giá trị tài liệu xây dựng danh mục thời hạn lưu trữ tài liệu Kiểm 119 toán Nhà nước, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp sở - Hội đồng khoa học Kiểm toán Nhà nước, Hà Nội, 2006 24 Luật Kế toán năm 2003, www.chinhphu.vn 25 Luật Lưu trữ năm 2011, www.chinhphu.vn 26 Luật Thi hành án dân năm 2008 (được sửa đổi, bổ sung năm 2014), NXB Tư pháp, Hà Nội, 2015 27 Thanh Mai: Bàn vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 05/2011 28 Thanh Mai: Những nghiên cứu xác định giá trị tài liệu nước ta nửa kỷ qua, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 08/2012 29 Thanh Mai: Bàn thời hạn nơi bảo quản hồ sơ nhân quan, tổ chức, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 07/2014 30 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 31 Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09/09/2009 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Thi hành án dân quan quản lý thi hành án dân sự, quan thi hành án dân công chức làm công tác thi hành án dân 32 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2014 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán nhà nước 33 Nghị số 72/NQ-CP ngày 03/10/2014 Chính phủ việc bãi bỏ số điều Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09/09/2009 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Thi hành án dân quan quản lý thi hành án dân sự, quan thi hành án dân công chức làm công tác thi hành án dân 34 Nguyễn Lệ Nhung: Xác định giá trị sử liệu tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận án tiến sĩ sử học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 2000 120 35 Nguyễn Lệ Nhung: Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan quản lý nhà nước, Trung tâm Khoa học công nghệ văn thư lưu trữ - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2006 36 Hoàng Tùng Phong: Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ, Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 2011 37 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh: Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà Nội, 2006 38 Nguyễn Hồng Phượng: Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành hoạt động tỉnh ủy ban tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 2003 39 Vương Đình Quyền: Một số vấn đề lý luận thực tiễn xác định giá trị tài liệu quản lý quan Nhà nước địa phương, Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu, Hà Nội, 1994 40 Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30/10/2014 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Thi hành án dân trực thuộc Bộ Tư pháp 41 Quyết định số 3542/QĐ-BTP ngày 31/12/2014 Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt Đề án “Nâng cao hiệu công tác lưu trữ hệ thống quan thi hành án dân sự” 42 Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22/7/2013 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bộ Tư pháp 43 Quyết định số 520/QĐ-THA ngày 26/3/2009 Cục trưởng Cục Thi hành án dân việc ban hành Danh mục hồ sơ mẫu lập hồ sơ công việc Cục Thi hành án dân 44 Quyết định số 64/2009/QĐ-TANDTC ngày 14/12/2009 Chánh án Tòa án nhân dân tối cao việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao 121 45 Nguyễn Văn Thâm: Một số vấn đề văn quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử quản lý hành (Tuyển chọn viết), NXB Chính trị - hành chính, Hà Nội, 2011 46 Tạp chí dân chủ pháp luật: Công tác thi hành án dân tiến trình cải cách tư pháp (Số chuyên đề), NXB Tư pháp, Hà Nội, 2013 47 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 48 Thông tư số 22/2011/TT-BTP ngày 02/12/2011 Bộ Tư pháp hướng dẫn thực số thủ tục quản lý hành thi hành án dân 49 Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 50 Hoàng Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Nhân: Một số ý kiến việc xác định giá trị tài liệu Đảng đoàn, Ban cán sự, Đảng ủy quan nhà nước Đoàn thể Trung ương, Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu – Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1994 51 Nguyễn Nghĩa Văn: Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn quản lý nhà nước cấp huyện, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội, 1998 122 PHỤ LỤC Sơ đồ tổ chức máy Tổng cục Thi hành án dân Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30/10/2014 Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Thi hành án dân trực thuộc Bộ Tư pháp Thông tư số 22/2011/TT-BTP ngày 02/12/2011 Bộ Tư pháp hướng dẫn thực số thủ tục quản lý hành thi hành án dân Quyết định số 3542/QĐ-BTP ngày 31/12/2014 Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt Đề án “Nâng cao hiệu công tác lưu trữ hệ thống quan thi hành án dân sự” Trích trang 14-17, Đề án “Nâng cao hiệu công tác lưu trữ hệ thống quan thi hành án dân sự”, phần 1.2 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 123 Sơ đồ chức máy Tổng cục Thi hành án dân TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƢ PHÁP Vụ Nghiệp vụ Vụ Nghiệp vụ Vụ Nghiệp vụ Văn phòng Vụ Tổ chức cán Vụ Giải khiếu nại, tố cáo Vụ Kế hoạch - tài Trung tâm Thống kê, Quản lý liệu ứng dụng công nghệ thông tin - Vụ Nghiệp vụ 1: Vụ Quản lý, đạo nghiệp vụ thi hành án, định dân sự, kinh tế, lao động, nhân gia đình, trọng tài thương mại - Vụ Nghiệp vụ 2: Vụ Quản lý, đạo nghiệp vụ thi hành án, định phá sản; phần dân sự, tiền, tài sản, vật chứng án, định hình định xử lý vụ việc cạnh tranh có liên quan đến tài sản - Vụ Nghiệp vụ 3: Vụ Quản lý thi hành án hành : Quan hệ trực thuộc ... cấu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 90 3.3 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 92 3.4 Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân. .. tài liệu cụ thể; đồng thời nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản cho nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan thi hành án dân Chương Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án. .. vụ thi hành án dân quan Tài liệu chuyên ngành thi hành án dân bao gồm nhóm tài liệu thi hành án dân nhóm tài liệu tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo thi hành án dân Nhóm tài liệu thi hành án