Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT
3.2. Một số giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam
3.2.1. Tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ của các cá nhân, cơ quan, tổ chức về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
Muốn đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thì trước hết cần phải nâng cao nhận thức của cơ quan quản lý ngành cũng như các công chức, viên chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về các vấn đề sau:
- Thứ nhất là về vai trò của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ. Như đã phân tích ở Chương 1, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ có những lợi ích sau:
nâng cao hiệu quả của hoạt động lưu trữ trên cơ sở thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm của hoạt động lưu trữ; nâng cao hiệu suất lao động của cán bộ lưu trữ; tăng cường khả năng hội nhập, cộng tác và chuyển giao công nghệ trong hoạt động lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức ở trong và ngoài nước… Do đó, tiêu chuẩn hóa là một lĩnh vực thuộc khoa học công nghệ mà ngành Lưu trữ Việt Nam cần coi trọng và đánh giá đúng mức về vai trò của nó đối với sự phát triển của ngành. Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, công nghệ lưu trữ càng cần phải hiện đại hóa và phát triển.
- Thứ hai là cần xác định đúng đối tượng cần chuẩn hóa. Đối tượng của tiêu chuẩn hóa chính là các chủ đề của tiêu chuẩn. Chủ đề tiêu chuẩn hóa có thể là sản phẩm (ví dụ: viên gạch, bu lông, bánh răng, đường ống), nguyên vật liệu (ví dụ: than, sắt thép, xi măng, cát, sỏi…), máy móc thiết bị (ví dụ: động cơ ô tô, động cơ điện, máy bơm, máy nén khí…). Đối tượng của tiêu chuẩn có thể là một quá trình (ví dụ: phương pháp xác định nhiệt lượng của than đá…), cũng có thể là những đối tượng không phải sản phẩm (ví dụ: đơn vị đo lường, ký hiệu các nguyên tố hóa học, ký hiệu toán học, dấu hiệu chỉ đường…).
79
Trong hoạt động lưu trữ, đối tượng có thể chuẩn hóa bao gồm: các thuật ngữ chuyên môn (cần có sự thống nhất thuật ngữ, khái niệm và định nghĩa); các nghiệp vụ lưu trữ từ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu cho đến bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (có thể là các quy trình thực hiện công việc; chuẩn dữ liệu, cấu trúc dữ liệu (gồm cả siêu dữ liệu) và trao đổi dữ liệu; cách thức trình bày ấn phẩm lưu trữ…); các phương tiện, thiết bị phục vụ việc tác nghiệp của hoạt động lưu trữ (kết cấu của kho lưu trữ, các yêu cầu về kiến trúc, môi trường trong kho lưu trữ; yêu cầu và trang thiết bị bảo quản các loại hình tài liệu lưu trữ…). Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mới chỉ xây dựng được các tiêu chuẩn liên quan đến tài liệu lưu trữ hành chính. Trong thời gian tới cần mở rộng đối tượng tiêu chuẩn hóa sang các loại hình tài liệu lưu trữ khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn…
- Thứ ba là cần tuân thủ một số nguyên tắc chính khi tiến hành xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ như sau: Nguyên tắc số một là đơn giản hoá, có nghĩa là loại trừ những yếu tố không cần thiết, chỉ giữ lại những gì cần thiết, có lợi cho trước mắt và phù hợp với tương lai. Nguyên tắc số hai là thoả thuận, có nghĩa là phải dung hòa được quyền lợi của nhiều bên khi tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng trong thực tiễn. Nguyên tắc số ba là áp dụng, có nghĩa là tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sau khi ban hành phải áp dụng được, có như vậy tiêu chuẩn hóa mới đem lại hiệu quả. Nguyên tắc số bốn là không có giải pháp tuyệt đối ưu việt, do đó giải pháp của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật thường là giải pháp được đồng thuận cao nhất và có khả năng thống nhất thực hiện. Nguyên tắc số năm là đổi mới, có nghĩa là các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải luôn luôn được soát xét lại cho phù hợp với khung cảnh luôn luôn thay đổi. Nguyên tắc số sáu là đồng bộ, có nghĩa là phải đảm bảo tính đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, các cấp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, các đối tượng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có liên quan cũng như quá trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật. Nguyên tắc số bảy là pháp lý, có nghĩa là cần xem xét thận trọng trường hợp nào thì xây dựng tiêu chuẩn để khuyến khích áp dụng, còn trường hợp nào thì phải xây dựng quy chuẩn kỹ thuật để bắt buộc áp dụng.
80
Muốn nâng cao nhận thức của các cá nhân, cơ quan, tổ chức về các vấn đề trên thì chúng ta cần tăng cường các biện pháp tuyên truyền, hội thảo và tập huấn.
3.2.2. Ban hành Kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
Để hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý của ngành Lưu trữ Việt Nam cũng như thực tiễn tác nghiệp lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần sớm ban hành Kế hoạch tổng thể, trong đó cần xác định các đối tượng của hoạt động lưu trữ cần xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và lộ trình thực hiện chúng. Khi xây dựng kế hoạch, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần lưu ý đến việc tăng cường hướng chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài thành tiêu chuẩn quốc gia, trong đó nên ưu tiên chấp nhận những tiêu chuẩn có phạm vi ảnh hưởng rộng, mang lại hiệu quả lâu dài và đảm bảo tính tương thích, phù hợp với quốc tế nhằm tiết kiệm thời gian và công sức xây dựng tiêu chuẩn. Hệ thống tiêu chuẩn của mỗi quốc gia thường được hình thành từ hai nguồn tiêu chuẩn, gồm có: nguồn tiêu chuẩn do quốc gia đó tự xây dựng;
nguồn tiêu chuẩn được lựa chọn sử dụng từ nguồn tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn của các quốc gia khác và có hiệu lực như các tiêu chuẩn do quốc gia đó tự xây dựng. Việc chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài thành tiêu chuẩn quốc gia có thể được thực hiện bằng một số phương pháp thông dụng sau: phương pháp công bố chấp nhận (lựa chọn tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài phù hợp và công bố tiêu chuẩn này được sử dụng như tiêu chuẩn quốc gia); phương pháp tờ bìa (bổ sung tờ bìa theo mẫu tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam để gán cho một tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được lựa chọn); phương pháp in lại hoàn toàn (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được lựa chọn được in lại hoàn toàn nội dung nhưng theo quy định trình bày tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam);
phương pháp dịch (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được lựa chọn được dịch sang tiếng Việt và trình bày theo quy định về thể thức tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam, có thể xuất bản đơn ngữ hoặc song ngữ);
phương pháp soạn thảo lại (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được sử dụng làm căn cứ để biên soạn tiêu chuẩn quốc gia, trong đó nội dung
81
chính của tiêu chuẩn quốc gia vẫn theo đúng tiêu chuẩn gốc nhưng có thể thay đổi bố cục hoặc cách diễn đạt); phương pháp gộp hoặc tham khảo (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được đưa vào thành một phần trọn vẹn trong tiêu chuẩn quốc gia). Song song với đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần rà soát các tiêu chuẩn ngành đã ban hành để chuyển đổi thành tiêu chuẩn quốc gia như tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ…;
đồng thời đẩy mạnh xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật đối với những đối tượng, vấn đề đặc thù của hoạt động lưu trữ tại Việt Nam nhằm thống nhất thực hiện trong các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó cần lưu ý đến tính đồng bộ và tương hợp của các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có cùng đối tượng điều chỉnh. Có như vậy, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ khi ban hành mới có tính khả thi.
Hiện nay, số lượng tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đang ngày càng tăng. Luật Lưu trữ năm 2011 đã thừa nhận tài liệu lưu trữ điện tử cũng là một loại hình tài liệu lưu trữ cần được quản lý như các loại hình tài liệu lưu trữ khác. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ cũng đã dành một chương để quy định về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Tuy nhiên việc triển khai thi hành các quy định này trong thực tế vẫn còn nhiều khó khăn, vướng mắc. Do vậy, trong 05 năm tới, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần tập trung nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật liên quan đến tài liệu lưu trữ điện tử.
Trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thể tham khảo một số tiêu chuẩn quốc tế dưới đây đã được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO ban hành:
- Tiêu chuẩn ISO 16175:-2-2011 “Thông tin và tư liệu - Các nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử”.
- Tiêu chuẩn ISO/TR 22957:2009 “Quản lý tài liệu - Phân tích, lựa chọn và thực hiện hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)”.
- Tiêu chuẩn ISO/TR 14105:2011 “Quản lý tài liệu - Quản lý thay đổi để thực hiện thành công hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)”.
82
- Tiêu chuẩn ISO/TR 18492:2005 “Bảo quản lâu dài thông tin trong tài liệu điện tử”.
- Tiêu chuẩn ISO/TR 15801:2009 “Quản lý tài liệu - Lưu trữ thông tin điện tử - Khuyến nghị cho tính xác thực và độ tin cậy”.
- Tiêu chuẩn ISO 14289-1:2014 “Ứng dụng quản lý tài liệu - Định dạng tài liệu điện tử để tăng cường khả năng tiếp cận - Phần 1: Sử dụng Tiêu chuẩn ISO 32000-1 (định dạng PDF/A)”.
- Tiêu chuẩn ISO 19005-2:2011 “Quản lý tài liệu - Định dạng tài liệu điện tử để bảo quản lâu dài - Phần 2: Sử dụng Tiêu chuẩn ISO 32000-1 (định dạng PDF/A)”…
Bên cạnh đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thể chấp nhận một số tiêu chuẩn dưới đây thành tiêu chuẩn quốc gia như:
- Tiêu chuẩn ISO 13008:2012 “Thông tin và tài liệu - Quá trình chuyển đổi và sao lưu tài liệu điện tử”.
- Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010 “Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn số hóa tài liệu”.
- Tiêu chuẩn ISO/IEC 14496-26:010 “Công nghệ thông tin - Mã hóa dữ liệu nghe nhìn - Phần 26: Dữ liệu âm thanh”…
3.2.3. Tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
Như đã phân tích ở trên, một trong những khó khăn ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua là do kinh phí hạn hẹp, cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu, đội ngũ công chức, viên chức ít kinh nghiệm và thiếu kiến thức chuyên môn về lĩnh vực tiêu chuẩn hóa. Do đó, trong thời gian tới muốn nâng cao hiệu quả của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thì phải khắc phục những khó khăn trên. Trước hết là cần phải huy động tất cả các nguồn kinh phí có thể, trong đó nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước vẫn là chủ đạo, nhưng cần chú trọng hơn đến nguồn hợp tác quốc tế.
Trong xu hướng hội nhập hiện nay, chúng ta có thể nghiên cứu các những tiêu
83
chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài, lựa chọn áp dụng toàn bộ hoặc một phần để trở thành tiêu chuẩn quốc gia. Tuy nhiên, vấn đề ngôn ngữ là một trở ngại không nhỏ đối với công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ. Vì vậy, trước mắt Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần được đầu tư kinh phí cho việc sưu tầm và biên dịch các những tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ. Chỉ khi nắm bắt được Lưu trữ các nước đã và đang xây dựng, áp dụng các tiêu chuẩn gì trong công tác lưu trữ thì chúng ta mới có sự lựa chọn đúng đắn và phù hợp. Bên cạnh đó, việc thí nghiệm, thử nghiệm các thông số kỹ thuật liên quan đến các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ cũng đòi hỏi nguồn kinh phí không nhỏ. Nếu được đầu tư xây dựng phòng thí nghiệm thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thể chủ động về thời gian cũng như tiết kiệm được kinh phí thuê khoán làm các thí nghiệm, thử nghiệm.
Đội ngũ công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc phát triển hoạt động này đối với ngành Lưu trữ Việt Nam. Vì thế, để hình thành nên nguồn nhân lực có trình độ, đáp ứng được các yêu cầu của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ đòi hỏi phải tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng và trình độ chuyên môn cũng như trình độ ngoại ngữ cho các công chức, viên chức này.
Không những vậy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần đẩy mạnh hoạt động phổ biến, tuyên truyền tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đã được ban hành thông qua các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Trang thông tin điện tử của Cục hoặc lồng ghép vào các hội nghị, hội thảo nghiệp vụ; đồng thời cần ban hành các quy định và văn bản hướng dẫn để việc triển khai áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ được tiến hành đồng bộ và thống nhất cũng như tổ chức tập huấn cho các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương về việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đặc biệt là những tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có nội dung phức tạp. Ngoài ra, để đảm bảo việc soát xét, sửa đổi các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về
84
lưu trữ được kịp thời, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần thực hiện công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn hóa tại các cơ quan, tổ chức. Việc kiểm tra này có thể tiến hành đột xuất hoặc theo định kỳ nhưng nên lồng ghép với các đợt kiểm tra tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Sau khi kiểm tra nếu phát hiện có vấn đề bất cập trong việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thì cần nhanh chóng nghiên cứu, sửa đổi các tiêu chuẩn cho phù hợp.
*** Tiểu kết:
Qua những phân tích ở trên có thể thấy rằng hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam hiện nay có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn. Muốn đẩy mạnh hoạt động này trong thời gian tới thì trước hết chúng ta cần tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ của các cá nhân, cơ quan, tổ chức về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thông qua các hoạt động tuyên truyền, hội thảo, tập huấn. Sau đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần nhanh chóng ban hành Kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ, trong đó tăng cường hướng chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài thành tiêu chuẩn quốc gia. Bên cạnh đó, việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ cũng cần được Nhà nước quan tâm hơn nữa. Có như vậy thì hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam mới có thể đạt được những kết quả khả quan trong tương lai.