Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN,
2.2. Tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
2.2.1. Phương thức thực hiện
Tiêu chuẩn hóa là một trong những nội dung và biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển, hợp lý hóa tổ chức sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn kỹ thuật và an toàn lao động. Nhận rõ vai trò quan trọng đó của tiêu chuẩn hóa, ngày 24 tháng 8 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Điều lệ tạm thời về việc nghiên cứu, xây dựng, xét duyệt, ban hành và quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp kèm theo Nghị định số 123-CP. Tuy nhiên, từ 1963 - 1982, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khi đó có tên là Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng đang trong giai đoạn tập trung nguồn lực vào việc xây dựng và hướng dẫn thi hành các chế độ, quy định về nghiệp vụ lưu trữ nhằm quản lý tập trung thống nhất hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia trong thời kỳ chiến tranh và sau khi đất nước mới hòa bình. Do đó, trong giai đoạn này Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa có điều kiện quan tâm đến hoạt động tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng. Từ sau khi được kiện toàn tổ chức và đổi tên thành Cục Lưu trữ Nhà nước (theo Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng), hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đã ngày càng được quan tâm thực hiện. Ngay từ năm 1986, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng định hướng tiêu chuẩn hóa đến năm 2000. Do công chức, viên chức của Cục khi đó chưa có kinh nghiệm trong việc xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
47
nước đã chủ động mời các chuyên gia của Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng đến hướng dẫn nghiệp vụ. Hàng năm, trong các báo cáo công tác Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều tổng kết, đánh giá kết quả xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ để rút kinh nghiệm. Sau khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật được ban hành năm 2006, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức tập huấn để giới thiệu về Luật này cũng như việc áp dụng TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước (tháng 5 năm 2008).
Để có cơ sở khoa học cho việc ban hành các tiêu chuẩn về lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã thực hiện nhiều Đề tài nghiên cứu, ví dụ như:
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hoá thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” do CN. Phạm Thị Thúy chủ trì (năm 1987 - 1990).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” do CN. Mai Thị Loan chủ trì (năm 1988 - 1992).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS. Nguyễn Trọng Biên chủ trì (năm 1993 - 1997).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu trình bày Sổ đăng ký các phông lưu trữ bảo quản trong các kho lưu trữ” do CN. Hoàng Thị Tuyết Thu chủ trì (năm 1993 - 1994);
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ”
do ThS. Nguyễn Thị Tâm chủ trì (năm 1994 - 1997).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS. Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì (năm 1994 - 1998).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS. Hồ Văn Quýnh chủ trì (năm 1996 - 1998)…
Viên chức được giao chủ trì thực hiện cùng với nhóm nghiên cứu Đề tài đều là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn gắn liền với công việc liên quan đến tiêu chuẩn cần xây dựng nên kết quả nghiên cứu của Đề tài thường đạt được yêu cầu và mục tiêu đề ra. Trong số 10 Đề tài được thực hiện từ năm 1987 cho đến năm 2002, đã có 08 Đề tài được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiệm thu, đánh giá tốt và ra Quyết định ban hành các tiêu chuẩn ngành trên cơ sở kết quả nghiên cứu của các Đề tài này.
48
Trong quá trình thực hiện các Đề tài liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn ngành, nhóm nghiên cứu Đề tài không chỉ dựa vào kinh nghiệm của bản thân mà còn dựa vào kết quả khảo sát thực tiễn cũng như tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài. Ví dụ như: Khi thực hiện Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính”, nhóm nghiên cứu đã khảo sát về các mẫu bìa hồ sơ hiện đang được sử dụng tại Việt Nam như: Mẫu bìa hồ sơ theo quy định trong tập Bài giảng về công tác văn thư, lưu trữ do Phòng Nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước soạn thảo năm 1985; Mẫu bìa hồ sơ theo quy định trong sách “Công tác lưu trữ Việt Nam” xuất bản năm 1987; Mẫu bìa hồ sơ của Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương áp dụng đối với Phông Bộ Nông Lâm; Mẫu bìa hồ sơ của Bộ Thủy Lợi... Ngoài ra, nhóm nghiên cứu còn tham khảo các mẫu bìa hồ sơ của một số nước trên thế giới như: Mẫu bìa hồ sơ của Liên Xô theo quy định của sách “Chỉ đạo công tác văn thư Matxcơva” năm 1959; Mẫu bìa hồ sơ của Liên Xô theo quy định của sách “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất Matxcơva” năm 1974; Mẫu bìa hồ sơ của Cộng hòa Dân chủ Đức; Mẫu bìa hồ sơ của Cộng hòa Pháp… Trên cơ sở phân tích các đặc điểm giống nhau và khác nhau giữa các mẫu hồ sơ trên, nhóm nghiên cứu đã đề xuất ý kiến tiêu chuẩn hóa mẫu bìa hồ sơ để áp dụng vào thực tiễn của Việt Nam. Bên cạnh đó, việc thí nghiệm, thử nghiệm các thông số kỹ thuật liên quan đến tiêu chuẩn cũng được thực hiện một cách cẩn trọng; trước khi thông qua một tiêu chuẩn, mỗi dự thảo tiêu chuẩn đều được gửi xin ý kiến và tổ chức hội thảo nhiều lần.
Từ năm 2010, sau khi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được thay đổi theo Quyết định số 89/2009/QĐ- TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ, nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng trình Cục và cấp có thẩm quyền ban hành các tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ đã được giao cho Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ - đơn vị sự nghiệp thuộc Cục có chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ. Từ đó đến nay, phần lớn các tiêu chuẩn được xây dựng đều cần thực hiện các thử nghiệm về thông số kỹ thuật. Tuy nhiên, do chưa có phòng thí nghiệm cũng như cán bộ có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực lý hóa sinh nên Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thường phải thuê khoán Viện Tiêu chuẩn
49
Chất lượng Việt Nam thực hiện các thử nghiệm trên cũng như phối hợp với đơn vị này trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn quốc gia.
Trước năm 2013, kinh phí đầu tư cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đều thuộc kinh phí của hoạt động khoa học và công nghệ được ngân sách nhà nước cấp cho Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.
Do nguồn kinh phí này khá hạn hẹp, chủ yếu dành cho các Đề tài khoa học cấp Bộ nên việc xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ không được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, từ năm 2013 trở lại đây, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ sung thêm kinh phí thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, trong đó có nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ. Vì vậy mà hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ thường xuyên trong kế hoạch công tác hàng năm của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.
2.2.2. Số lượng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ đã xây dựng, ban hành
Nhiệm vụ tiêu chuẩn hóa hoạt động lưu trữ bắt đầu được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm thực hiện từ năm 1987 thông qua việc triển khai Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ”
do CN. Phạm Thị Thúy chủ trì. Nhưng phải đến năm 1990, sau khi kết quả nghiên cứu của Đề tài trên được nghiệm thu, tiêu chuẩn ngành về lưu trữ đầu tiên mới được ban hành (theo Quyết định số 18-TC/KHKT ngày 06 tháng 3 năm 1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước).
Từ năm 1962 đến năm 2005, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành 09 tiêu chuẩn ngành (trong đó có 01 tiêu chuẩn ngành đã được soát xét, sửa đổi), bao gồm:
- TCN 1-90 “Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ”: khuyến khích áp dụng trong tất cả các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương.
- TCN 2-1992 “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước”: bắt buộc áp dụng đối với các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức xã hội, đoàn thể quần chúng và các Lưu trữ trên phạm vi toàn quốc.
50
- TCN-03-1997 “Cặp đựng tài liệu”: khuyến khích áp dụng ở các Lưu trữ Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị sản xuất, kinh doanh và đoàn thể quần chúng trong toàn quốc.
- TCN-04-1997 “Mục lục hồ sơ”: bắt buộc áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Lưu trữ chuyên ngành và Lưu trữ cơ quan ở Trung ương đến địa phương.
- TCN-05-1997 “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”: bắt buộc áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Lưu trữ chuyên ngành; khuyến khích áp dụng ở các Lưu trữ cơ quan.
- TCN-06-1997 “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”: bắt buộc áp dụng trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; khuyến khích áp dụng trong các Lưu trữ chuyên ngành và Lưu trữ cơ quan từ Trung ương đến địa phương.
- TCN-09-1999 “Phiếu phông”: bắt buộc áp dụng tại các Lưu trữ cố định và khuyến khích áp dụng ở các Lưu trữ hiện hành.
- TCN 01:2002 “Bìa hồ sơ” (thay thế TCN 2-1992): bắt buộc áp dụng cho các Lưu trữ cố định, Lưu trữ hiện hành của cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân trên phạm vi toàn quốc; khuyến khích áp dụng trong công tác văn thư của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức kinh tế, xã hội.
- TCN 02:2002 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính”: bắt buộc áp dụng cho tất cả các kho lưu trữ có sử dụng giá kệ, tủ bảo quản tài liệu lưu trữ.
Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật được ban hành từ năm 2006 nhưng phải đến năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mới tiến hành nghiên cứu để chuyển đổi 03 tiêu chuẩn ngành về bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính và giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia. Ngày 23 tháng 7 năm 2012, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN về việc công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia:
- TCVN 9251:2012 “Bìa hồ sơ lưu trữ” (được chuyển đổi từ TCN 01:2002);
- TCVN 9252:2012 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” (được chuyển đổi từ TCN 02:2002);
51
- TCVN 9253:2012 “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” (được chuyển đổi từ TCN-06-1997).
Trong năm 2013 - 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng dự thảo Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ”. Hiện tại, dự thảo Tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định.
Từ sau khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật được ban hành năm 2006 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa thực hiện việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.
2.2.3. Nội dung của các tiêu chuẩn về lưu trữ đã ban hành
Căn cứ vào nội dung của các tiêu chuẩn về lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành trong thời gian qua, có thể chia thành hai nhóm cơ bản sau:
- Một là, mẫu hóa một số loại sổ sách, văn bản phục vụ cho việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ, bao gồm: Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ; Mục lục hồ sơ;
Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
- Hai là, chuẩn hóa một số trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, bao gồm: Bìa hồ sơ; Cặp đựng tài liệu; Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
Dưới đây là những nội dung cơ bản của các tiêu chuẩn này:
a) Tiêu chuẩn ngành về “Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ”
Đây là tiêu chuẩn ngành về lưu trữ đầu tiên (có mã số là TCN 1-90) được ban hành kèm theo Quyết định số 18-TC/KHKT ngày 06 tháng 3 năm 1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước, được áp dụng đối với tài liệu quản lý hành chính thời kỳ sau cách mạng và chỉ áp dụng được đối với các bộ thẻ hệ thống và bộ thẻ sự vật chuyên đề. Tiêu chuẩn này quy định về chất liệu, kích thước và các thông tin cần có trong một tấm thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ:
- Thẻ được làm bằng bìa cứng hoặc các tông mỏng có các chỉ số kỹ thuật đường với loại bìa 272, không bị nhoè mực khi viết.
52
- Khuôn khổ, kích thước và nội dung ghi trong thẻ như sau:
50mm 98mm
Ký hiệu phân loại thông tin Số phông Số mục lục Số hồ sơ Số tờ
Tên phông
Nội dung
Đặc điểm tài liệu (độ tin cậy, ngôn ngữ, bút tích, phương pháp sao in)
Thời gian viết tài liệu
Địa điểm viết tài liệu
74mm 37mm 37mm
Các chữ cố định trên tấm thẻ được in ti pô bằng kiểu chữ in ti pô Rô man 10. Các chỉ số về khuôn khổ, kích thước của tấm thẻ và các ô mục có thể được thu nhỏ cho phù hợp với thẻ thông tin có kích thước 9cm x 12cm.
b) Tiêu chuẩn ngành về “Mục lục hồ sơ”
Tiêu chuẩn này (có mã số là TCN-04-1997) được ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước, quy định về khuôn khổ, mẫu trình bày và cách lập “Mục lục hồ sơ”:
- Mục lục hồ sơ có kích thước A4 ( 210mm x 297mm ) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năng chống nấm mốc. Độ dầy một quyển mục lục hồ sơ không quá 30mm (tương đương 300 tờ giấy).
- Thành phần “Mục lục hồ sơ” gồm có: Tờ bìa; Tờ nhan đề; Tờ mục lục; Lời nói đầu; Bảng chữ viết tắt; Bảng kê các hồ sơ; Bảng chỉ dẫn; Phần
15mm10mm50mm30mm
53
kết thúc. Cách trình bày các yếu tố thông tin và nội dung cần có của từng thành phần trong “Mục lục hồ sơ” cũng được hướng dẫn rất chi tiết.
Mẫu bảng kê các hồ sơ trong “Mục lục hồ sơ” theo TCN-04-1997
Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày
tháng bắt đầu và kết thúc
Số tờ Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
15mm 20mm 110mm 20mm 10mm 15mm
c) Tiêu chuẩn ngành về “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”
Tiêu chuẩn này (có mã số là TCN-05-1997) được ban hành kèm theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04 tháng 8 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước, quy định về khuôn khổ và mẫu trình bày “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”:
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được in sẵn có kích thước A4 (210x297), dầy 10 - 15mm; được đóng bằng giấy trắng, dai, nhẵn đều hai mặt, có trọng lượng 60g/m2 trở lên. Bìa sổ làm bằng loại giấy cứng, gáy sổ bọc vải.
- Thành phần trong “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ” gồm có: Tờ bìa;
Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ; Phần thống kê các mục lục hồ sơ. Cách
54
trình bày các yếu tố thông tin và nội dung cần có của từng thành phần trong
“Sổ đăng ký mục lục hồ sơ” được hướng dẫn rất chi tiết kèm theo hướng dẫn về cách ghi thông tin trong “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”. Trong đó, phần thống kê các mục lục hồ sơ được quy định cụ thể như sau:
+ Các yếu tố thông tin trong bảng kê được trình bày ở dạng kẻ cột trải rộng trên hai trang có kích thước tổng cộng 400mm x 297mm trong khung viền 2 nét cách đều mép ngoài 10mm.
+ Tên gọi các cột mục được in bằng kiểu chữ VNTime 12 Bold. Dưới tên gọi các cột mục là đường kẻ ngang cách khung viền trên 15mm và cách đều nhau 10mm.
+ Độ rộng từng cột mục được quy định như sau: Số thứ tự đăng ký mục lục: 25mm; Phông số: 25mm; Mục lục số: 15mm; Tên mục lục: 135mm; Thời gian của tài liệu có trong mục lục: 50mm; Số lượng đơn vị bảo quản: 30mm;
Số tờ của mục lục: 20mm; Số bản của mục lục: 20mm; Thời hạn bảo quản:
35mm; Ghi chú: 45mm.
d) Tiêu chuẩn ngành về “Phiếu phông”
Tiêu chuẩn này (có mã số là TCN-09-1999) được Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành năm 1999, quy định về kích thước, màu sắc và nội dung cơ bản của Phiếu phông - công cụ thống kê được lập ra để theo dõi tình hình tài liệu của một phông lưu trữ:
- Về kích thước và màu sắc: Phiếu phông được làm bằng một tờ giấy màu vàng, khổ A3, định lượng giấy từ 160gr/m2.
- Về nội dung:
+ Trang 1 của Phiếu phông ghi các thông tin về tên cơ quan lưu trữ, phông số, tên phông.
+ Trang 2 của Phiếu phông là biểu ghi “Thông tin tóm tắt về phông”
bao gồm các cột mục: Tên phông; ngày tháng năm bắt đầu, kết thúc phông;
Ngày nhập đầu tiên của phông; Ngày gửi phiếu phông lên Cục Lưu trữ;
Phông số; Tên cơ quan lưu trữ bảo quản phông; Ghi chú.
+ Trang 3 của Phiếu phông gồm có 02 biểu ghi: Biểu ghi “Đăng ký tài liệu chưa chỉnh lý” và Biểu ghi “Đăng ký tài liệu đã chỉnh lý”.