Các biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở việt nam luận văn ths thông tin 60 32 03 01 pd

Trong một số nội dung quan trọng và mới của Luật Lưu trữ, có một nội dung lần đầu tiên xuất hiện trong hệ thống pháp luật Lưu trữ của Việt Nam, đó là việc cấp Chứng chỉ hành nghề cho cá

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DƯƠNG THỊ QUẾ

CÁC BIỆN PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ

Ở VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ Ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DƯƠNG THỊ QUẾ

CÁC BIỆN PHÁP TỔ CHỨC,QUẢN LÝ VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ

Ở VIỆT NAM

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ Ngành: Lưu trữ học

Người hướng dẫn:PGS.TS Dương Văn Khảm

Hà Nội-2014

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 6

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 9

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 9

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 10

5 Lịch sử nghiên cứu đề tài 10

6 Nguồn tư liệu tham khảo 12

7 Phương pháp nghiên cứu 12

8 Đóng góp của đề tài 13

9 Bố cục của luận văn 14

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ, CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ 16

1.1 Một số khái niệm cơ bản 16

1.1.1 Khái niệm Chứng chỉ hành nghề 16

1.1.2 Khái niệm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 19

1.1.3 Khái niệm tổ chức 19

1.1.4 Khái niệm quản lý 20

1.1.5 Khái niệm quy trình 21

1.2 Bản chất của Chứng chỉ hành nghề 21

1.2.1 Bản chất của Chứng chỉ hành nghề theo luật pháp quốc tế 21

1.2.2 Bản chất của Chứng chỉ hành nghề theo luật pháp Việt Nam 23

1.3 Cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam 27

1.3.2 Cơ sở thực tiễn 29

1.4 Ý nghĩa của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 32

1.4.1 Đối với ngành Lưu trữ 32

1.4.2 Đối với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ 34

1.4.3 Đối với cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ 34

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 35

Chương 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC VIỆC CẤP 36

CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 36

2.1 Giới thiệu về Hệ thống lưu trữ Việt Nam 36

2.1.1 Cơ quan lưu trữ ở trung ương 37

2.1.2 Các cơ quan lưu trữ địa phương 38

2.2 Quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam 40

2.2.1 Chuẩn bị các điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 42

2.2.2 Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ 46

2.2.3 Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 50

2.3 Quy trình cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 57

2.3.1 Điều kiện cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 57

2.3.2 Hồ sơ đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 57

2.3.3 Thời gian xét, cấp Chứng lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 58

2.3.4 Cách ghi nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại bổ sung 59

2.4 Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 60

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 61

Chương 3: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VIỆC CẤP 62

CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 62

3.1 Quản lý và phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 66

3.2 Quản lý quá trình kiểm tra nghiệp vụ và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ 66

3.3 Quản lý quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề 68

3.4 Quản lý quá trình hành nghề 68

3.5 Quản lý đạo đức nghề nghiệp 69

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 73

Chương 4:MỘT SỐ BIỆN PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ 74

VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 74

4.1 Hoàn thiện hệ thống pháp luật về cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 74

4.1.1 Hoàn thiện hơn nữa những văn bản đã ban hành 75

4.1.2 Ban hành một số văn bản mới phục vụ cho việc cấp, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 76

4.2 Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ trong lĩnh vực cấp, quản lý Chứng chỉ

hành nghề lưu trữ 80

4.3 Nâng cao vai trò của Hội nghề nghiệp trong việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ 82

4.4 Đơn giản hóa thủ tục hành chính 85

4.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 87

TIỂU KẾT CHƯƠNG 4 91

KẾT LUẬN CHUNG 93

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

PHỤ LỤC 99

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống pháp luật về lưu trữ trong những năm gần đây đang ngày càng được hoàn thiện theo hướng quản lý toàn diện các mặt hoạt động về lưu trữ, đáp ứng yêu cầu đổi mới, hội nhập và phát triển kinh tế - xã hội Nhiều văn bản có giá trị pháp lý cao về lưu trữ được ban hành Đặc biệt, ngày 11/11/2011 Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 đã biểu quyết thông qua Luật Lưu trữ Đây là văn bản có giá trị pháp

lý cao nhất về lưu trữ, đánh dấu một mốc quan trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam Luật Lưu trữ được ban hành là một bước tiến đáng kể trong quá trình đổi mới và hoàn thiện thể chế về ngành Lưu trữ, tạo khung pháp lý cao nhất về lưu trữ, nâng cao vai trò của cơ quan quản lý nhà nước thông qua việc quản lý thống nhất về công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu hội nhập với luật pháp lưu trữ quốc tế

Trong một số nội dung quan trọng và mới của Luật Lưu trữ, có một nội dung lần đầu tiên xuất hiện trong hệ thống pháp luật Lưu trữ của Việt Nam, đó là việc cấp Chứng chỉ hành nghề cho cá nhân thực hiện hoạt động dịch

vụ lưu trữ của tổ chức và cá nhân hành nghềđộc lập về dịch vụ lưu trữ Luật định như vậy là để khẳng định công tác lưu trữ, hoạt động lưu trữ là hoạt động có tính chất khoa học, nghiệp vụ chuyên sâu Những người làm công tác lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ đều phải được đào tạo bài bản hoặc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Đây là một đòi hỏi tất yếuđối với nguồn nhân lực về lưu trữtrong quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước

Chủ trương này được thực hiện sẽ mang lại một số lợi ích như sau:

Thứ nhất:Cung cấp nguồn nhân lực được chuẩn hóa,đảm bảo chất lượngcho các dịch vụ lưu trữ như: Chỉnh

lý tài liệu;số hóa tài liệu; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; nghiên cứu khoa học, tư vấn, đào tạo chuyên môn nghiệp

vụ lưu trữ đáp ứng việc bảo đảm an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Khắc phục những hạn chế, bất cập không đáp ứng được các yêu cầu tiêu chuẩn nghiệp vụ công tác lưu trữ đặt ra

Thứ hai: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũng là công cụ để người hành nghề phải thường xuyên học tập, nâng

cao trình độ chuyên môn, cập nhật những thông tin mới về khoa học - công nghệ và các quy định của pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ để hành nghề ngày càng tốt hơn

Thứ ba: Nâng cao vai trò của các cơ quản quản lý nhà nước về lưu trữ trong việc quản lý, giám sát quá trình

hành nghề và đạo đức nghề nghiệp của người hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ, tạo môi trường pháp lý thuận lợi và tin cậy để người hành nghề luôn có ý thức tuân thủ những quy định của pháp luật

Cấp Chứng chỉ hành nghềlà một chủ trương mới của ngành Lưu trữ, chính vì vậy từ khi Luật Lưu trữ được ban hành thì trong ngành Lưu trữ có rất nhiều đối tượng quan tâm đến vấn đề này

Để Luật Lưu trữ sớm đi vào cuộc sống và các cơ quan, tổ chức, cá nhân,… hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ triển khai các nhiệm vụ thực hiện luật, ngày 03/01/2013 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ Nghị định đã dành chương V (từ Điều 18 - đến Điều 26) để quy định về thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, bao gồm các quy định về thẩm quyền cấp,

cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của của người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; trách nhiệm quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; xử lý vi phạm,…

Tiếp đó, ngày 01/10/2014 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ Tuy nhiên,các cơ quan có thẩm quyềnvề lưu trữ hiện nay chưa cấp được Chứng chỉ hành nghề lưu trữvì Bộ Nội vụ chưa tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, một điều kiện cần có để đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề.Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý về lưu trữcần ban hành một số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo khác như quy trình tổ chức kiểm tra nghiệp vụ, kế hoạch triển khai cấp Chứng chỉ hành nghề,… để có thể triển khai việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Từ thực tế trên cho thấy, việc nghiên cứu các biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

là yêu cầu cấp thiết góp phần sớm đưa Luật Lưu trữ vào cuộc sống Đồng thời đứng trên góc độ của người nghiên cứu khoa học về lưu trữ, mong muốn được đóng góp một phần công sức của bản thân vào sự nghiêp phát triển

ngành Lưu trữ, tôi lựa chọn đề tài “Các biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình nhằm nâng cao nhận thức về nghề nghiệp, đồng thời rèn luyện khả

năng ứng dụng những quy định của pháp luật vào thực tiễn

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Tác giả nghiên cứu đề tài luận văn này với mục đích tìm hiểu những vấn đề lý luận cơ bản và các quy định của pháp luật về cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của Việt Nam Từ đó, xây dựng quy trình tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành Đề xuất, kiến nghị một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Cung cấp luận cứ khoa học cho việc xây dựng, hoàn thiện chính sách pháp luật và cơ chế quản lý nhà nước đối với việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và đẩy mạnh xã hội hoá hoạt động lưu trữ theo tinh thần cải cách hành chính ở nước ta hiện nay

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

- Nghiên cứu những quy định của pháp luật và nhu cầu xã hội của ngành Lưu trữ trong việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Nghiên cứu quy trình tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

- Đề xuất, kiến nghị một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

* Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi không gian: Đề tài chủ yếu nghiên cứu lý luận chung về Chứng chỉ hành nghề và những quy định của pháp luật Việt Nam (Luật Lưu trữ, Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ,

Thông tư hướng dẫn quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ) trong đó, chú trọng đến việc nghiên cứu các biện pháp

tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam,

Xây dựng quy trình, tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữở Việt Nam

Phạm vi thời gian: Luận văn nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế và các quy định của pháp luật của Việt Nam về việc tổ chức, quản lý việc cấpChứng chỉ hành nghề lưu trữ từ khi Luật Lưu trữ được thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012 đến nay

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứucó hệ thống cơ sở lý luận và những quy định của pháp luật Việt Nam trongviệc cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ; nghiên cứu bản chất của Chứng chỉ hành nghề và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; cơ

sở pháp lý, cơ sở thực tiễn và ý nghĩa của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Xây dựng quy trình tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam;

- Đề xuất một số biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

5 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Nội dung nghiên cứu của đề tài là rất mới đối với học viên cao học lưu trữ Vì năm 2011, Luật Lưu trữ mới

có nội dung quy định về việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Từ khi Luật Lưu trữ được ban hành đến nay,ngành Lưu trữ chưa có nhiều nhiều bài viết hoặc đề tài nghiên cứu về vấn đề này Theo nghiên cứu của tôi, năm 2012, PGS.TS Dương Văn Khảm, chuyên gia đầu ngành về lưu trữ có nhiều năm công tác trên cương vị lãnh đạo cao

nhất của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước đã có bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ với tiêu đề: “Chứng chỉ hành nghề và việc quản lý nhân sự trong lưu trữ” Trong bài viết, tác giả đã đánh giá tầm quan trọng của việc

cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Đặc biệt, tác giả đã làm rõ được những vấn đề mà rất nhiều người quan tâm về cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như: Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; đối tượng cần cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; điều kiện và thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề; ai cần có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quản lý nhân sự thông qua việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Vì vậy, tôi kế thừa kết quả nghiên cứu trên và tiếp tục nghiên cứu ở góc độ tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam nhằm đề xuất những biện pháp tổ chức, quản lý khoa học và hiệu quả nhất để công tác này sớm đi vào nề nếp đảm bảo lợi ích của nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện trong lĩnh vực dich vụ lưu trữ

Hướng nghiên cứu của luận văn được kết hợp giữa dạng đề tài nghiên cứu dưới góc độ pháp lý và dạng đề tài nghiên cứu ứng dụng Tác giả tiến hànhnghiên cứu có hệ thống những quy định của pháp luật Việt Namvề việc cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ và vận dụng những quy định đó để giải quyết vấn đề cụ thể của chuyên môn đó là xây dựng quy trình tổ chức, quản lý và đề ra các biện pháp để tổ chức, quản lý tốt việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữở Việt Nam

Điểm mới của luận văn này là việc vận dụng những quy định của pháp luật để xây dựng quy trình tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ một cách hiệu quả nhất Đây là một nội dung nghiên cứu hoàn toàn

mới, có tính ứng dụng cao và không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu nào trước đây

6 Nguồn tư liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài, tôi sử dụng một số nguồn tư liệu sau:

Một là: Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan đến đề tài như:

- Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 21/11/2005 của Quốc hội;

- Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của

Luật Doanh nghiệp;

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-VBTVQH10 của Quốc hội;

-Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của

Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

Hai là:Từ điển Lưu trữ, Từ điển Tiếng Việt,…

Ba là:Các luận văn Thạc sỹ, Tiến sỹ có liên quan

Bốn là: Các bài viết trên tạp chí chuyên ngành, các bài viết đăng trên báo điện tử có liên quan

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Luận văn được thực hiện trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác- Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh về các

nguyên tắc, phương pháp của Lưu trữ học, đồng thời vận dụng những quan điểm cơ bản của Đảng và Nhà nước

ta trong sự nghiệp đổi mớivà phát triển công tác lưu trữ trong thời đại mới

- Phương pháp phân tích, đánh giá: Phân tích, đánh giá kinh nghiệm quốc tế, các ngành khác tại Việt Nam và

những quy định củangành Lưu trữ về lĩnh vực cấp và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nhằm tìm ra những ưu điểm

để ứng dụng trong thực tế và những điểm hạn chế để đề xuất, sửa đổi chính sách pháp luật nhằm hoàn thiện hơn nữa luật pháp của Nhà nước về lĩnh vực này

- Phương pháp hệ thống: Trên cơ sở những quy định của pháp luật tác giả hệ thống nội dung để xây dựng

quy trình cấp và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các phương pháp khác như mô tả, so sánh những quy định về cấp Chứng chỉ hành nghề của ngành Lưu trữ với một số ngành khác trong nước và quốc tế

8 Đóng góp của đề tài

Nếu đề tài này được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:

-Về Lý luận: Luận văn là công trình nghiên cứu có hệ thống các quy định của pháp luật Việt Nam về tổ chức,

quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Từ đó, phân tích đánh giá những thuận lợi và những khó khăn vướng mắc trong thực tiễn Kiến nghị của đề tài hy vọng sẽ đem lại những kết quả thiết thực cho việc hoàn thiện các quy định pháp luật về lĩnh vực này ở Việt Nam cũng như nâng cao tính khả thi trong thực tế

- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần vào việc vận dụng các văn bản pháp luật vào thực tế

công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả của việc cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ trong tương lai theo định hướng đa dạng hóa các loại hình hoạt động lưu trữ đảm bảo sự thống nhất có sự liên kết chặt chẽ giữa trung ương

và địa phương

Tuyên truyền, phổ biến kiến thức của Luật Lưu trữ về chủ trương xã hội hóa trong công tác lưu trữ Khẳng định sự đúng đắn của Nhà nước ta xây dựng pháp luật về lưu trữ có nội dung chuyển hướng theo cơ chế thị trường

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn được chia thành 04 chương như sau:

Chương 1: Những vấn đề chung về Chứng chỉ hành nghề, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Trong chương này, chúng tôi đưa ra khái niệm về Chứng chỉ hành nghề, khái niệm về Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, bản chất của Chứng chỉ hành nghề, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn và ý nghĩa của việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

Chương 2: Quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

Chương này,trước hết chúng tôi giới thiệu hệ thống lưu trữ Việt Nam nhằm mục đích giới thiệu các cơ quan

có thẩm quyền về lưu trữ của trung ương và địa phương có vai trò trong việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Sau

đó, xây dựng quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

Chương 3: Quy trình quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

Chương này, chúng tôi giới thiệu quy trình quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

Chương 4: Một số biện pháp tổ chức,quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

Trong chương này, tác giảđưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn những chính sách pháp luật của Nhà nước về lĩnh vực này và nhấn mạnh các biện pháp nhằm tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

Kết luận

Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, gợi ý, chỉ bảo của các giảng viên Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng và đặc biệt là PGS.TS Dương Văn Khảm- người đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này Do nội dung nghiên cứu còn rất mới đối với nhiều nhà nghiên cứu nói chung và bản thân tác giả nói riêng,kinh nghiệm và sự hiểu biết của tác giả về vấn đề này còn hạn chế Vì vậy, luận văn không không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý trao đổi của các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Dương Thị Quế

Chương 1:NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ, CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm Chứng chỉ hành nghề

Theo Khoản 2 Điều 7 của Luật Doanh nghiệp quy định:

Chứng chỉ hành nghề là văn bản mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam hoặc hiệp hội nghề nghiệp được Nhà nước ủy quyền cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp về một ngành, nghề nhất định

Chứng chỉ hành nghề được cấp ở nước ngoài không có hiệu lực thi hành tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác

Ngành, nghề kinh doanh phải có Chứng chỉ hành nghề và điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề tương ứng áp dụng theo quy định của pháp luật chuyên ngành có liên quan

Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề phải có Chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật, việc đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký bổ sung ngành, nghề kinh doanh đó phải thực hiện theo quy định dưới đây:

+Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật yêu cầu Giám đốc doanh nghiệp hoặc người đứng đầu cơ sở kinh doanh phải có Chứng chỉ hành nghề, Giám đốc của doanh nghiệp hoặc người đứng đầu cơ sở

kinh doanh đó phải có Chứng chỉ hành nghề(01 người phải có Chứng chỉ hành nghề, đó là Giám đốc hoặc người đứng đầu cơ sở kinh doanh) [12]

Ví dụ: Chứng chỉ hành nghề kinh doanh di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia; Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (trường hợp không uỷ quyền); Chứng chỉ sản xuất, gia công, đóng gói thuốc bảo vệ thực vật;Chứng chỉ hành nghề xông hơi, khử trùng;Chứng chỉ hành nghề buôn bán thuốc bảo vệ thực vật; Chứng chỉ hành nghề khám chữa bệnh tư nhân; Chứng chỉ hành nghề y dược học cổ truyền tư nhân,…

+ Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật yêu cầu Giám đốc và người khác phải có Chứng chỉ hành nghề, Giám đốc của doanh nghiệp đó và ít nhất một cán bộ chuyên môn theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó phải có Chứng chỉ hành nghề (02 người phải có Chứng chỉ hành nghề đó là Giám đốc hoặc người đứng đầu cơ sở kinh doanh và một viên chức chuyên môn nghiệp vụ)

Ví dụ: Chứng chỉ kiểm toán viên;Chứng chỉ hành nghề luật sư đối với Công ty luật hợp danh,…

+ Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật không yêu cầu Giám đốc hoặc người đứng đầu cơ sở kinh doanh phải có Chứng chỉ hành nghề, ít nhất một cán bộ chuyên môn theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó phải có Chứng chỉ hành nghề (01 người phải có Chứng chỉ hành nghề đó là viên chức chuyên môn nghiệp vụ) Như vậy, một doanh nghiệp làm nghiệp vụ chuyên ngành không cần tất cả các thành viên của tổ chức này phải có Chứng chỉ hành nghề

Ví dụ: Chứng chỉ hành nghề dịch vụ thú y; Chứng chỉ hành nghề giám sát thi công xây dựng công trình; Chứng chỉ hành nghề kỹ sư; Chứng chỉ hành nghề kiến trúc sư; Chứng chỉ hành nghề luật sư - đối với công ty luật Công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Chứng chỉ hành nghề dược; Chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản; Chứng chỉ định giá bất động sản; Chứng chỉ hành nghề lưu trữ[12].

1.1.2 Khái niệm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, khái niệm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được quy định như sau:

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là giấy xác nhận năng lực hành nghề do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện các dịch

vụ lưu trữ

Như vậy, theo khái niệm trên thì Chứng chỉ hành nghề lưu trữđược cấp cho cá nhân thực hiện các dịch vụ lưu trữ trong tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ

Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ là:

Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố

Đối chiếu với khái niệmChứng chỉ hành nghề quy định tại Luật doanh nghiệp thìtrong Luật Lưu trữ Hội nghề nghiệp chưa có nhiều vai trò trong lĩnh vực này, Nhà nước chưa ủy quyền để Hội nghề nghiệp về lưu trữ tham gia cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1.1.3 Khái niệm tổ chức

Theo từ điển tiếng Việt,tổ chức là sắp xếp bố trí cho thành một chỉnh thể có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định

1.1.4 Khái niệm quản lý

Theo từ điển tiếng Việt,quản lý điều khiển và theo dõi việc thực hiện những đường lối của chính quyền quy

định

1.1.5 Khái niệm quy trình

Theo từ điển tiếng Việt,quy trình là trình tự phải tuân theo để tiến hành một công việc nào đó

1.2 Bản chất của Chứng chỉ hành nghề

1.2.1 Bản chất của Chứng chỉ hành nghềtheoluật phápquốc tế

Ở các nước phát triển, Chứng chỉ hành nghề cũng được cấp cho khá nhiều nghề được coi là “nhạy cảm” như

ở nước ta Quan niệm về Chứng chỉ hành nghềđược tiếp cận theo hướng như sau:

Thứ nhất:Vấn đề kiểm định nghề nghiệp để cấp Chứng chỉ hành nghề được thực hiện rất chặt chẽ ngay trong

quá trình học tại các trường đại học, cao đẳng,…trong đó Hội nghề nghiệp có vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá kỹ năng nghề nghiệp

Ví dụ: Ở Mỹ, các hội nghề nghiệp có vai trò rất lớn trong quá trình đào tạo của các trường đại học Hội nghề nghiệp là nơi xác định tiêu chuẩn năng lực cần có và nội dung của các kỳ thi cấp Chứng chỉ hành nghề của một người bắt đầu bước chân vào một ngành nghề chuyên nghiệp nào đó

Những tiêu chuẩn này đồng thời cũng được đưa vào bộ tiêu chuẩn kiểm định chương trình đào tạo (còn gọi

là kiểm định nghề nghiệp, ví dụ như tiêu chuẩn của ABET) để đánh giá chất lượng đào tạo của các trường Thông qua kiểm định nghề nghiệp, nội dung chương trình đào tạo của các trường sẽ thường xuyên được đánh giá về mức

độ cập nhật và phù hợp với thị trường, nhằm tránh tình trạng sinh viên ra trường không có những kỹ năng nghề

nghiệp cần thiết Nhà nước không cần can thiệp vào quá trình kiểm định này, mà chỉ công nhận giá trị của các tổ chức kiểm định nghề nghiệp và đưa ra chính sách tài chính đối với người học và nhà trường [1]

Thứ hai:Chứng chỉ hành nghề không phải là một giấy chứng nhận về trình độ chuyên môn của người hành

nghề Bởi lẽ,Chứng chỉ hành nghề chỉ được cấp cho những người đã qua đào tạo ở các cơ sở đào tạo quốc gia (trường trung cấp, cao đẳng, dạy nghề, đại học, sau đại học) và cả những người đã hành nghề lâu năm không vi phạm pháp luật.Do đó, Bằng tốt nghiệp của các cơ sở đào tạo và quá trình công tác mới là chứng chỉ xác nhận của người hành nghề Chứng chỉ hành nghề là một trong những công cụ quản lý, giám sát việc thực hiện đạo đức của người hành nghề

Chứng chỉ hành nghề cũng là công cụ để người hành nghề phải thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật những thông tin mới về khoa học kỹ thuật và các quy định của pháp luật trong lĩnh vực hành nghề [33]

Thứ ba: Với quan niệm như trên, Chứng chỉ hành nghề ở các nước phát triển khá đơn giản Một người đã

qua đào tạo và được cấp bằng, sau thời gian thử việc phải đến hội nghề nghiệp xin gia nhập hội và được hội

cấp Chứng chỉ hành nghề Vì vậy,Chứng chỉ hành nghề là một trong những điều kiện không thể thiếu để các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ký hợp đồng lao động chính thức

Thứ tư: Chứng chỉ hành nghề là loại chứng chỉ cấp cho cá nhân hành nghề chứ không cấp cho pháp nhân, cơ

quan, tổ chức và không phải là một điều kiện kinh doanh.Chứng chỉ hành nghề thường có thời hạn rất ngắn từ 1-3

năm tùy thuộc vào thâm niên của nguời hành nghề Người được cấp Chứng chỉ hành nghề phải tuân thủ những quy định về đạo đức nghề nghiệp và hàng năm phải tham gia lớp bồi dưỡng về trình độ chuyên môn, cập nhật những thông tin mới trong lĩnh vực hành nghề Nếu vi phạm một trong những quy định đó có thể bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề hoặc không được cấp lại và sẽ không được tiếp tục hành nghề [33]

1.2.2 Bản chất của Chứng chỉ hành nghềtheo luật pháp Việt Nam

Những năm gần đây,Chứng chỉ hành nghề là một trong những giấy phép liên tục xuất hiện trong nền kinh tế của nước ta như: Chứng chỉ hành nghềxây dựng, Chứng chỉ hành nghề môi giới chứng khoán, Chứng chỉ hành nghề khám chữa bệnh, Chứng chỉ hành nghề kế toán, kiểm toán, Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành

nghềcông chứng, Chứng chỉ hành nghề kinh doanh bất động sản, Chứng chỉ hành nghề trùng tu, Chứng chỉ hành

nghề lưu trữ,…Tuy nhiên, việc xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản pháp luật và tổ chức thực hiện về lĩnh vực này ở nước ta có một số điểm chưa đồng nhất với luật pháp quốc tế:

Thứ nhất:Ở Việt Nam, việc rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp hay kiểm định nghề nghiệp trong trường đại học,

cao đẳng chưa thật sự được chú trọng nhiều.Tình hình giáo dục trước khi có Nghị quyết số 29/NQ/TW ngày 04/01/2013 của Ban chấp hành TW 8 khóa XI vẫn được đánh giá chất lượng, hiệu quả giáo dục và đào tạo còn thấp

so với yêu cầu, nhất là giáo dục đại học, giáo dục nghề nghiệp Hệ thống giáo dục và đào tạo còn nặng lý thuyết, nhẹ thực hành Đào tạo thiếu gắn kết với nghiên cứu khoa học, sản xuất, kinh doanh và nhu cầu của thị trường lao động, chưa chú trọng đúng mức việc giáo dục đạo đức, lối sống và kỹ năng làm việc.Việc rèn luyện kỹ năng nghề

nghiệp đối với sinh viên khi học trong trường đại học còn yếu Vì vậy,đổi mới mạnh mẽ nội dung giáo dục đại học

và sau đại học theo hướng hiện đại, phù hợp với từng ngành, nhóm ngành đào tạo và việc phân tầng của hệ thống giáo dục đại học Chú trọng phát triển năng lực sáng tạo, kỹ năng thực hành, đạo đức nghề nghiệp và hiểu biết xã hội, từng bước tiếp cận trình độ khoa học và công nghệ tiên tiến của thế giới.Đây là một chủ trương mới phù hợp với xu thế phát triển của thời đại đang được đẩy mạnh đổi mới ở nước ta Hy vọng trong tương lai, nền giáo dục của Việt Nam nhanh tiệm cận với giáo dục thế giới

Thứ hai: Các cơ quan quan quản lý nhà nước ở Việt Nam có lẽ đã biến Chứng chỉ hành nghề thành một

“siêu bằng” về trình độ chuyên môn.Mỗi loạiChứng chỉ hành nghề được đưa vào văn bản quy phạm pháp luật là

hàng loạt các lớp tập huấn về chuyên môn để cấp Chứng chỉ hành nghề được tổ chức Các lớp tập huấn, bồi dưỡng trình độ chuyên môn ngắn hạn từ 1-3 tháng, các kỳ thi tuyển để cấp Chứng chỉ hành nghề được tổ chức và chỉ khi

có Chứng chỉ hành nghề ấy, người có nghề mới được hành nghề bất kể người đó đã được đào tạo nghề ở đâu, ở cấp bằng ở trường đào tạo nào.Vì vậy, rất nhiều Tiến sỹ, Thạc sỹ chuyên ngành đã có hàng chục năm công tác không

có Chứng chỉ hành nghề vì chưa tham gia học và thi tuyển để được cấp Chứng chỉ hành nghề Lẽ ra,Chứng chỉ hành nghề do Hội nghề nghiệp cấp cho tất cả những người hành nghề để quản lý, giám sát việc tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của họ thì chúng ta lại thi tuyển để cấp Chứng chỉ hành nghề

Thứ ba:Nếu như ở các nước phát triển,Chứng chỉ hành nghề là một trong những điều kiện không thể thiếu để

các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ký hợp đồng lao động chính thức đối với người lao động thì ở Việt Nam, Chứng

chỉ hành nghề mới được cấp chủ yếu cho các cá nhân ngoài công lập Do đó, chỉ một số ít những người đang hành nghề trong hệ thống các cơ quan được coi là không chính quy thì lại được cấp Chứng chỉ hành nghề Đại đa số những người đang hành nghề trong các cơ quan của Nhà nước lại không có Chứng chỉ hành nghề Vì vậy, những vi phạm về đạo đức nghề nghiệp, sự lạc hậu về trình độ chuyên môn của người hành nghề đã và đang xảy ra một cách phổ biến.Những vi phạm về đạo đức nghề nghiệp trong hành nghề tư vấn giám sát, khám chữa bệnh, kế toán, kiểm toán, kinh doanh bất động sản, trùng tu, ở nước ta đang trong tình trạng báo động

Thư tư: Chứng chỉ hành nghề mặc dù được cấp cho cá nhân “Giám đốc, Tổng giám đốc và các cá nhân khác” nhưng lại trở thành một trong những điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp đã và đang trở thành một rào

cản lớn đối với công dân khi gia nhập thị trường, làm hạn chế một số chủ thể không có chứng chỉ hành nghề nhưng lại có tiềm lực tài chính, có kinh nghiệm trong kinh doanh, có nhu cầu thành lập doanh nghiệp nhưng lại không thực hiện được chỉ vì không có Chứng chỉ hành nghề.Việc quy định như vậy là hạn chế bớt quyền tự do kinh doanh của doanh nghiệp làm ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình phát triển kinh tế của đất nước[33]

Từ những nội dung trên, chúng ta thấy rằng việc cấp Chứng chỉ hành nghề của quốc tế nói chung và Việt Nam nói riêng xét cho cùng đó là công nhận kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của người lao động đã tích lũy trong quá trình học tập và làm việc để khuyến khích người lao động không ngừng học tập nâng cao trình độ của mình góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập khu vực và thế giới Tuy nhiên trong quá trình triển khai, do cách tiếp cận khác nhau nên bản chất của Chứng chỉ hành

nghề theo quan điểm của luật pháp Việt Nam cũng có những điểm không đồng nhất với quan điểm về cấp Chứng chỉ hành nghề theo luật pháp quốc tế ở một số điểm cơ bản sau:

Chưa thật sự chú trọng đến việc kiểm định nghề nghiệp, vai trò của Hội nghề nghiệp chưa được đề cao

phạm vi cấp

Tất cả các đối tượng

hành nghề kể cả công lập và ngoài công lập

Ảnh hưởng đến điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp

Qua sự so sánh trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng để thúc đẩy sự phát triển kinh tế của đất nước toàn diện

về mọi mặt, Nhà nước cần thay đổi cơ bản nhận thức về Chứng chỉ hành nghề Chứng chỉ hành nghề được cấp cho

tất cả các cá nhân đã qua đào tạo chuyên môn về nghề nghiệp với những điều kiện nhất định Chấm dứt việc “thi tuyển” để cấp Chứng chỉ hành nghề Nâng cao vai trò của hội nghề nghiệp trong việc kiểm định nghề nghiệp của

sinh viên ngay trong quá trình học tại các trường đại học cao đẳng và giám sát việc thực hiện đạo đức nghề nghiệp

và bồi dưỡng nâng cao kiến thức, cập nhật thông tin cho người hành nghề.Chứng chỉ hành nghề không được coi là điều kiện kinh doanh của một doanh nghiệp

1.3 Cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

1.3.1 Cở sở pháp lý

Để chủ trương tổ chức và quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được thực hiện thống nhất trên phạm vi toàn quốc, Nhà nước ta đã có một số văn bản quy phạm pháp luật quy định về vấn đề này như sau:

Thứ nhất:Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

Việt Nam là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về lưu trữ, cóba nội dung quy định đến việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

- Đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức (Điểm c Khoản 1 Điều 36) và cá nhân hành nghề độc lập về lưu trữ (Điểm a Khoản 2 Điều 36) Nội dung này chỉ

rõ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chỉ cấp cho cá nhân hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ chứ không cấp cho pháp nhân (doanh nghiệp) Tuy nhiên, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũnglà điều kiện kinh doanh của tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ và cá nhân hành nghề độc lập về lưu trữ

-Các tiêu chí cấp/không cấpChứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 37)

-Thẩm quyền quy định nội dung, chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, các cơ sở đào tạo nghiệp vụ lưu trữ (Điều 35)

Các quy định nêu trên là những căn cứ pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất để các cơ quan, tổ chức, cá nhân

có liên quan triển khai, xây dựng văn bản và chuẩn bị các điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Thứ hai:Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều

của Luật Lưu trữ đã cụ thể hóa một số nội dung của Luật Lưu trữ như sau:

- Khái niệm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Khoản 5 Điều 2);

- Thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 18);

- Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ (Điều 19);

- Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 20);

- Thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 21);

- Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 22);

- Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 23);

- Quyền, nghĩa vụ của người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 24);

- Trách nhiệm quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 25);

- Xử lý vi phạm (Điều 26)

Thứ ba: Thông tư số 01/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

và hoạt động dịch vụ lưu trữ Thông tư quy định việc quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

- Quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Thẩm quyền, nội dung kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ;

- Biểu mẫu về thủ tục hành chính cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Trên đây là những văn bản quy phạm pháp luật cao nhất và quan trọng nhất để làm cơ sở thực hiện chủ trương cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ Tuy nhiên để thực hiện được chủ trương này cần có sự phối hợp tích cực giữa các cơ quan có thẩm quyền quản lý về lưu trữ là Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các

Sở nội vụ Đặc biệt là vai trò của Bộ Nội vụ trong việc ban hành một số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về cấp, quản

lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Trên cơ sở đó, các Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch, ban hành những văn bản có liên quan để triển khai việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên phạm vi toàn quốc

1.3.2 Cơ sở thực tiễn

Cơ sở thực tiễn của việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ xuất phát từ những yêu cầu về nguồn nhân lực hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ lưu trữ Trong những năm gần đây, thực hiện chủ trương xã hội hóa công tác

lưu trữ các dịch vụ lưu trữ về các lĩnh vực chỉnh lý tài liệu, cung cấp trang thiết bị ngành Lưu trữ, cung cấp các phần mềm quản lý công tác lưu trữ, số hóa tài liệu ,…được hình thành ngày càng nhiều góp phần đáp ứng việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Tuy nhiên, nguồn nhân lực hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ đã và đang tồn tại một số hạn chế, bất cập chưa thật sự đáp ứng được các tiêu chuẩn nghiệp vụ mà công tác lưu trữ đặt ra, thực trạng về nguồn nhận lực được thể hiện ở các phương diện sau:

Đối với nguồn nhân lực trong lĩnh vực dịch vụ chỉnh lý tài liệu:

Do chưa có sự quản lý chặt chẽ và kiểm soát đầu vào của người hành nghề nên trình độ chuyên môn của người hành nghề chưa thật sự đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ Các cá nhân tham gia chỉnh lý tài liệu có nhiều trình

độ khác nhau, nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu không đúng quy trình chuẩn dẫn đến tình trạng các phông lưu trữ cơ quan, tổ chức bị phân tán, phân loại, lập hồ sơ không khoa học, xác định giá trị tài liệu không chính xác, hệ quả có thể tiêu hủy những tài liệu còn giá trị, tài liệu thu vào lưu trữ lịch sử kém chất lượng Chính vì vậy, nhân sự hoạt động trong này cần phải được chuẩn hóa chuyên môn về lưu trữ để nâng cao hơn nữa chất lượng của dịch vụ lưu trữ

Đối với nguồn nhân lực trong lĩnh vực dịch vụ số hóa tài liệu:

Hiện nay, chúng ta đang sống trong thời đại mà những thành tựu của công nghệ thông tin phát triển rực rỡ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan tổ chức mang tính tất yếu, đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ ngày càng được nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm Cán bộ thực hiện công việc này không những có kiến thức về lưu trữ mà còn phải có kiến thức về công nghệ thông tin Trên thực tế hiện nay,ngành Lưu trữ nói chung và các dịch vụ lưu trữ nói riêng đang tồn tại một thực trạng là cán

bộ cótrình độ về công nghệ thông tin có thể số hóa tài liệu thì không có chuyên môn về lưu trữ, cán bộ có chuyên môn về lưu trữ thì trình độ về công nghệ thông tin lại hạn chế Chính vì vậy, việc bổ sung kiến thức còn thiếu thuộc lĩnh vực của người hành nghề là một đòi hỏi tất yếu

Đối với nguồn nhân lực trong lĩnh vực bảo quản; tu bổ, phục chế tài liệu:

Như chúng ta đã biết, mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội Các cơ quan, tổ chức muốn tuổi thọ của tài liệu được kéo dài thì biện pháp bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệuphải đảm bảo chính xác tuyệt đối Nếu người hành nghề không có kiến thức sâu, rộng về lưu trữ hoặc hóa sinh có thể vô tình làm mất giá trị vô giá của những tài liệu quan trọng Vì vậy, người hành nghề trong lĩnh vực này cũng cần có kiến thức lưu trữ hoặc hóa sinh để đảm bảo yêu cầu nghề nghiệp đặt ra

Đối với nguồn nhân lực trong lĩnh vực nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ:

Đây là lĩnh vực được triển khai phổ biến ở các cơ quan, tổ chức nhưng nếu những người tham gia thực hiện dịch vụ này không được chuẩn hóa về chuyên môn thì những sản phẩm khoa học sẽ nhanh chóng bị lỗi thời hay một số tổ chức đào tạo mời giáo viên giảng dạy nhưng không có sự quản lý của các cơ quan có thẩm quyền về nội dung giảng dạy dễ dẫn đến tình trạng làm qua loa, tùy tiện tốn kém kinh phí nhưng hiệu quả lại không cao

Chính vì vậy, chủ trương cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là một chủ trương hoàn toàn đúng đắn của Nhà nước nhằm chuẩn hóa và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ đáp ứng nhu cầu xã hội, phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại

1.4 Ý nghĩa của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1.4.1 Đối với ngành Lưu trữ

Chủ trương cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đánh dấu bước ngoặt đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của ngành Lưu trữ Việt Nam Một ngành, một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của bất kỳ nhà nước, cơ quan, tổ chức nào Việc cấp Chứng chỉ hành nghề đã được thể chế bằng luật, tạo cơ sở pháp lý cao nhất để công tác này được tổ chức và quản lý thống nhất trong phạm vi toàn quốc Đồng thời, việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũng thể hiện sự chuyển mình của ngành Lưu trữ cũng vận hành theo xu thế của thời đại như một số ngành nghề được coi là phát triển mạnh ở Việt Nam hiện nay như: Kinh doanh dịch vụ pháp lý; kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh; kinh doanh dịch vụ kế toán, kiểm toán; dịch vụ môi giới, định giá, giao dịch bất động sản; kinh doanh dịch

vụ thiết kế quy hoạch xây dựng, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình, giám sát thi công xây dựng; mua

bán di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia, Những năm gần đây có thêm một số ngành, nghề cần có Chứng chỉ hành nghề như người mẫu, ca sỹ; ngành Trùng tu, ngành Lưu trữ

Cấp Chứng chỉ hành nghề cho người hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu cũng trữ góp phần giảm bớt gánh nặng cho biên chế Nhà nước, tạo việc làm cho nhiều đối tượng khác ngoài công lập Chủ trương này càng có ý nghĩa hơn khi tháng 3/2013 Chính phủ đã có Thông báo số 117/TB-VPCP, ngày 19/3/2013 đã thông báo kết luận của Phó Chủ tịch nước Nguyễn Xuân Phúc về đề án tinh giản biên chế trong bộ máy Nhà nước giai đoạn 2014-

2020 Từ trước đến nay, việc thực hiện công tác lưu trữ từ trung ương đến địa phương chủ yếu là do cán bộ trong biên chế Nhà nước thực hiện Công tác lưu trữ từ quan niệm là nhiệm vụ chủ yếu của các cơ quan Nhà nước thì giờ đây cũng trở thành nhiệm vụ của các tổ chức hành nghề lưu trữ tạo môi trường pháp lý thuận lợi và tin cậy cho hoạt động dịch vụ lưu trữ và đa dạng hóa các loại hình hoạt động của ngành Lưu trữ

1.4.2 Đối với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ

Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho người hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ sẽ đẩy mạnh quá trình chuẩn hóa kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp cho người hành nghề ngoài công lập

Là căn cứ cho các đơn vị sử dụng lao động khi tuyển dụng và bố trí công việc phù hợp với lĩnh vực công tác, giảm bớt sai sót nâng cao chất lượng công việc trong quá trình hành nghề

1.4.3 Đối với cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không chỉ là công cụ để các cơ quan quản lý, giám sát việc thực hiện đạo đức nghề nghiệp của người hành nghề lưu trữ mà còn là phương tiện để người hành nghề phải thường xuyên học tập và nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật những thông tin mới về tiến bộ khoa học và công nghệ, các quy định mới của pháp luật trong lĩnh vực chuyên môn để hành nghề ngày càng tốt hơn Vì một lẽ đương nhiên, nếu chúng ta chỉ dựa vào kiến thức đã được xác nhận ở bằng cấp, thì vẫn không đáp ứng, thỏa mãn được sự phát triển của khoa học

và công nghệ, không thể nắm bắt được các quy định mới của pháp luật chuyên ngành được ban hành, bổ sung từng thời kỳ Như vậy, không thể hành nghề mà không có Chứng chỉ hành nghề

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không chỉ giúp cho người hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ luôn có ý thức trách nhiệm cao với công việc mình đang làm, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp mà còn có ý nghĩa tác động đến

ý thức của tất cả mọi người tham gia họat động lưu trữ đều phải tự rèn luyện mình đủ điều kiện cấp Chứng chỉ

hành nghề lưu trữ Bởi lẽ,Chứng chỉ hành nghềkhông phải là mục đích, mà thông qua nó, trình độ người làm lưu trữ được phát triển, đáp ứng yêu cầu làm dịch vụ lưu trữ và quản lý dịch vụ lưu trữ, người quản lý phải có chuyên môn hoàn chỉnh hơn người làm sự nghiệp lưu trữ Đây là một quan điểm mang tính nguyên tắc [24]

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Nghiên cứu những vấn đề chung về Chứng chỉ hành nghề và Chứng chỉ hành nghề lưu trữcho phép chúng ta rút ra một số kết luận cơ bản sau:

Một là, Luận văn đưa ra và phân tích một số khái niệm chính Chứng chỉ hành nghề, Chứng chỉ hành nghề

lưu trữ làm căn cứ để xác định thẩm quyền cấp, đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề của các ngành nói chung Từ

đó, chúng ta có sự so sánh khi áp dụng vào luật chuyên ngành Lưu trữ Đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được xác định là cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức và cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ Sở Nội vụ là cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Đồng thời cũng đề cập đến một số khái niệm công cụ Tổ chức, Quản lý, Quy trình để làm rõ hơn những nội dung cần nghiên cứu

Hai là,Nghiên cứu bản chất của việc cấp Chứng chỉ hành nghề theo quan điểm của một số nước trên thế giới

và theo quan điểm của Việt Nam để có thông tin đa chiều về vấn đề này, đồng thời có sự đối chiếu, so sánh và đề xuất hướng tiếp cận về luật pháp phù hợp nhất về việc cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ nói riêng và các ngành khác của Việt Nam nói chung

Ba là, Nghiên cứu có hệ thống cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn cũng như ý nghĩa của Chứng chỉ hành nghề lưu

trữ trong đời sống xã hội làm căn cứ để nghiên cứu ứng dụng những quy định của pháp luật về tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam trong chương 2 của luận văn

Chương 2:QUY TRÌNH TỔ CHỨCVIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮỞ VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu về Hệ thống lưu trữ Việt Nam

Lịch sử đã chứng minh rằng, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của nước ta, là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ máy cơ quan, đơn vị Do vậy, ngay từ khi đất nước mới được thành lập, công tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm đặc biệt, bởi lưu trữ luôn gắn liền với tiến trình phát triển lịch sử của đất nước Cũng từ đó, tổ chức Bộ máy các cơ quan lưu trữ được hình thành để đưa công tác này từng bước kịp thời đáp ứng được yêu cầu phát triển trong nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau của dân tộc

Theo quy định hiện hành, Hệ thống các cơ quan quản lý ngành Lưu trữ ở Việt Nam hiện nay bao gồm các cơ quan, tổ chức sau:

2.1.1.Cơ quan lưu trữ ở trung ương

2.1.1.1 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Theo Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước thì Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật

Về cơ cấu tổ chức, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có 7 tổ chức gồm các phòng nghiệp vụ, tài chính, văn phòng giúp việc quản lý nhà nước cho Cục trưởng và 10 tổ chức sự nghiệp trực thuộc gồm 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và 6 đơn vị sự nghiệp khác

- Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (có tên theo số thứ tự I, II, III, IV) là các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của Việt Nam trên địa bàn được phân công, theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc khác gồm: Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia; Trung tâm Khoa

học và Công nghệ văn thư, lưu trữ; Trung tâm Tin học; Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ; Trường Trung cấp văn thư,lưu trữ Trung ương;Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

2.1.1.2 Các phòng Văn thư,Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ

Các Phòng văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ và các lưu trữ địa phương được tổ chức thống nhất theo Thông tư số 02/2010/TT-VNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư,lưu trữ Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp Theo Thông tư này, các Phòng văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng Cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

2.1.2 Các cơ quan lưu trữ địa phương

2.1.2.1 Chi cục Văn thư, Lưu trữ (Tổ chức văn thư, lưu trữ cấp tỉnh)

Chi cục Văn thư, Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày

01/7/2012, tại Điểm b Khoản 2 Điều 20Mục 3 Chương II Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện” Do đó bắt đầu

từ năm 2012, việc quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp huyện sẽ giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý theo quy định của Luật Lưu trữ

2.1.2.2.Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện

Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho

Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của cấp huyện

2.1.2.3 Văn thư, Lưu trữ cấp xã

Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ

2.1.2.4 Văn thư, Lưu trữ cơ quan nhà nước khác

Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp

Trên đây là Hệ thống lưu trữ theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam Cùng với sự tăng dần về số lượng và phong phú về nội dung tài liệu qua các giai đoạn lịch sử của đất nước, các tổ chức thuộc bộ máy văn thư, lưu trữ cũng được hình thành được Nhà nước quan tâm và ngày một hoàn thiện, lớn mạnh từ trung ương đến địa phương.Với chức năng, nhiệm vụ được phân công, các cơ quan trong Hệ thống lưu trữ Nhà nước luôn thực hiện tốt các chức năng,nhiệm vụ của mình là tổ chức bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội Đặc biệt, từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, một số cơ quan quản lý lưu trữ

có thẩm quyền như: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, các Sở Nội vụ có thêm một nhiệm vụ mới đó là

thực hiện tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ góp phần thúc đẩy hoạt động lưu trữ phát triển theo xu hướng đa dạng hóa các loại hình hoạt động

2.2 Quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam

Việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam được tiến hành theo sơ đồ sau:

Trách nhiệm Trình tự tổ chức Biểu mẫu (nếu có) Mô tả

- Cơ quan có thẩm quyền

quy định các loại Chứng chỉ

hành nghề lưu trữ, đối tượng

cấp, điều kiện cấp/không cấp

Chứng chỉ hành nghề lưu

trữ, xây dựng nội dung kiểm

tra nghiệp vụ lưu trữ

Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ