9. Bố cục của luận văn
2.3.3. Thời gian xét, cấpChứng lạiChứng chỉ hành nghề lưu trữ
59 Khoản 3 Điều 22 Nghị định số 01/2013/ NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ quy định thời gian xét, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữnhư sau:
Thời gian xét, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như đối với trường hợp xin cấp mới là 15ngày. Sở Nội vụ có trách nhiệm xem xét để cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho đối tượng có đủ điều kiện theo quy định và thu lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (Trừ trường hợp chứng chỉ bị mất)
2.3.4.Cách ghi nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại bổ sung
Khoản 4 Điều 22 Nghị định số 01/2013/ NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ quy định nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại bổ sung như sau:
-Ghi theo đúng nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ đối với trường hợp bị hỏng hoặc mất; - Ghi bổ sung nội dung hành nghề đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề;
- Ghi như trường hợp cấp mới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp hết hạn Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ.
Như vậy, quy trình cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được tiến hành theo trình tự sau:
Cá nhân có nhu cầu cấp lại Chứng chỉ hành nghề trong những trường hợp hết thời hạn sử dụng, bổ sung nội dung hành nghề, bị hỏng hoặc mất.
Hoàn thiện và gửi hồ sơ theo quy định hiện hành gửi đến Sở Nội vụ tỉnh, thành phố nơi cư trú các loại giấy tờ: Đơn đề nghị cấp lại, Chứng chỉ hành nghề cũ; Bản sao chứng thực văn bằng;Chứng chỉ và Giấy xác nhận thời
60 gian làm việc thuộc lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề (đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề).
Sở Nội vụ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và cấp lạiChứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện trong thời gian 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
2.4. Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ
Ngoài những trường hợp được quy định tại Khoản 3, Điều 37 Luật Lưu trữ, người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc một trong các trường hợp sau:
- Hành nghề không đúng với nội dung ghi trong Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; - Tự ý tẩy xóa, sửa chữa Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Cho mượn, cho thuê hoặc cho người khác sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Cá nhân khai báo thông tin không trung thực trong hồ sơ xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. - Vi phạm các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động lưu trữ.
- Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thẩm quyền thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Trường hợp phát hiện vi phạm quy định tại Khoản 3, Điều 37 Luật Lưu trữ hoặc quy định Khoản 1 điều này thì Sở Nội vụ nơi phát hiện vi phạm thông báo cho Sở Nội vụ nơi cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ xử lý theo thẩm quyền.
61
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Xuất phát từ mục đích xây dựng quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, trong chương này, tác giả tập trung vào những vấn đề sau:
Giới thiệu hệ thống lưu trữ Việt Nam làm căn cứ giới thiệu chức năng của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Xây dựng quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo đúng trình tự quy định của pháp luật đi từ việc chuẩn bị các điều kiện về hồ sơ; Tổ chức kiểm tra kiểm tra nghiệp vụ; Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
Xây dựng quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ làm cơ sở tác giả xây dựng các biện pháp quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại tại chương 3.
62
Chƣơng 3: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM
ưĐể có thể quản lý tốt việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, tại Điều 25 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:
- Bộ Nội vụ có trách nhiệm:Hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quản lý, thống kê tổng hợp tình hình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước.
- Sở Nội vụ có trách nhiệm:
+ Kiểm tra, thanh tra hoạt động hành nghề lưu trữ trong phạm vi địa bàn quản lý;
+ Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với người vi phạm theo quy định, xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm trong hành nghề dịch vụ lưu trữ;
+ Thông tin hàng tháng trên trên Trang thông tin điện tử của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về tình hình cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp, sử dụng và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
+ Lưu trữ hồ sơ gốc, đăng ký vào Sổ đăng ký hồ sơ hoặc Cơ sở dữ liệu về việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại địa phương;
63 + Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất, báo cáo cơ quan có chức năng giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về lưu trữ tình hình cấp, cấp lại thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Trên đây là những quy định của Nhà nước về việc phân cấp quản lý trong việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo chức năng của các cơ quan quản lý về lưu trữ. Trong đó, quy định rất rõ trách nhiệm của Bộ Nội vụ trong việc hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi toàn quốc. Trách nhiệm của các Sở Nội vụ trong việc kiểm tra, thanh tra hoạt động hành nghề, thu hồi Chứng chỉ hành nghề, giải quyết khiếu nại tố cáo, báo cáo các cơ quan chức năng, lưu trữ hồ sơ,…
Tuy nhiên trong phạm vi luận văn này, tác giả muốn xây dựng mô hình quản lý theo quy trình phản ánh logic quản lý qua các giai đoạn:
+ Quản lý giai đoạn trước khi cấp Chứng chỉ hành nghề(Quản lý và phát hànhphôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Quản lý quá trình kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ);
+ Quản lý trong quá trình cấpChứng chỉ hành nghề lưu trữ(Quản lý quy trình cấpChứng chỉ hành nghề lưu trữ);
Quản lý quá trình sau khi cấpChứng chỉ hành nghề (Quản lý quá trình hành nghề, Quản lý đạo đức nghề nghiệp).
64 Việc quản lý theo quy trình cấp chứng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ giúp cho chúng ta quản lý được toàn diện hơn.
65 Quản lý theo quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ phản ánh toàn diện quy trình quản lý của cơ quan, tổ chức và được cụ thể hóa theo sơ đồ sau:
Trách nhiệm Trình tự quản lý Biểu mẫu (nếu có) Mô tả
- Bộ Nội vụ quản lý
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện
Phụ lục 4 3.1 - Bộ Nội vụ quản lý
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện
3.2 - Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước quản lý - Sở Nội vụ thực hiện
3.3 - Sở Nội vụ; Chính quyền địa
phương; Chủ doanh nghiệp quản lý
- Cá nhân hành nghề thực hiện
3.4
- Sở Nội vụ; Chủ doanh nghiệp quản lý
- Cá nhân hành nghề thực hiện
3.5 Quản lý quá trình kiểm
tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ
Quản lý quá trình hành nghề Quản lý và phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Quản lý quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề Quản lý đạo đức nghề nghiệp
66
3.1. Quản lý và phát hànhphôi Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ
Khoản 3 Thông tư 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định việc quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm in, phát hành, quản lý số lượng và cấp phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Mẫu phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được trình bày trên giấy cứng, khổ A4 (210x 297mm) theo mẫu tại (phụ lục 5).
Trường hợp phôi Chứng chỉ hành nghề bị hư hỏng hoặc bị mất, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Sở Nội vụ) báo cáo (gửi kèm theo Phôi chứng chỉ bị hư hỏng) và đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ cấp lại.
Việc phát hành và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cần được thực hiện một cách công khai, minh bạch giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể kiểm tra, giám sát hoạt động cấp phát chứng chỉ hành nghề hạn chế tình trạng gian lận, tiêu cực trong việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
3.2. Quản lý quá trình kiểm tra nghiệp vụ và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lƣu trữ
Để nâng cao chất lượng của quá trình kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ cho cá nhân có nguyện vọng cấp Chứng chỉ hành nghề do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện,Bộ Nội vụ
67 cần có những biện pháp quản lý phù hợp để hoạt động này đi vào nề nếp mang lại hiệu quả đúng với mục đích quản lý.
Căn cứ vào những nội dung thực hiện của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong quá trình kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và cấp Giấy chứng nhận, Bộ Nội vụ thành lập tổ giám sát là những người chuyên môn về lưu trữ, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, khách quan, có hiểu biết và kinh nghiệm thực tiễn để thực hiện việc giám sát thường xuyên hoặc đột xuất về các nội dung sau:
-Kiểm tra, giám sát, việc xét duyệt các điều kiện đăng ký kiểm tra và xét duyệt hồ sơ đăng ký kiểm tra của
người hành nghề có đảm bảo đúng quy định hay không.
-Kiểm tra, giám sát việc rađề kiểm tra, coi kiểm tra, chấm bài kiểm tra, công nhận kết quả và cấp Giấy chứng
nhận kiểm tra nghiệp vụ đúng đối tượng, khách quan, công bằng chưa.
- Kiểm tra, giám sát việc thu lệ phí đúng với quy định của pháp luật hiện hành.
- Khi phát hiện sai phạm thuộc phạm vi trách nhiệm mình, tổ giám sát có văn bản báo cáo Bộ Nội vụ xem
xét xử lý theo quy định.
Trong quá trình kiểm tra, giám sát cán bộ thuộc tổ kiểm tra phải làm việc trung thực, khách quan nhằm phản ánh đúng thực tế tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ, đánh giá những ưu điểm, hạn chế giúp cho doanh nghiệp và cá nhân hành nghề có định hướng và hoạt động theo đúng quy định của pháp luật.
68
3.3. Quản lý quy trình cấpChứng chỉ hành nghề
Quản lý quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề là một trong những nội dung quan trọng nhất trong quá trình quản lý, bởi đây là khâu quyết định chất lượng của việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đối với nội dung này, cơ quan có quyền quản lý là Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Các cơ quan quản lý cần quan tâm quản lý Sở Nội vụ các nội dung sau:
Quản lý Hội đồng tư vấn xét, cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các Sở Nội vụ trên phạm vi toàn quốc trong việc tiếp nhận hồ sơ, xét duyệt hồ sơ của cá nhân đăng ký cấp Chứng chỉ hành nghềcó đúng với quy định của pháp luật không? có khách khách quan, trung thực không? có đúng thời hạn không? có gây khó khăn cho người xin cấp Chứng chỉ hành nghề không?
Quản lý tốt quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ giúp cho việc cấp Chứng chỉ hành nghề mang lại hiệu quả cao, tạo dựng được lòng tin từ nhân dân các cơ quan tổ chức, cá nhân.
3.4. Quản lý quá trình hành nghề
Quản lý quá trình hành nghề của cá nhân lĩnh vực dịch vụ lưu trữ là một trong những yêu cầu rất cần thiết trong hoạt động quản lý lưu trữ. Bởi vì, quá trình hành nghề là thời điểm quan trọng nhất để doanh nghiệp, các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có thể nhận biết, đánh giá được chất lượng về nguồn nhân lực hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ. Để quản lý tốt quá trình hành nghề, các cơ quan quản lý như doanh nghiệp, Sở Nội vụ,
69 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,… quản lý quá trình hành nghề của đối với cá nhân, doanh nghiệp ở các nội dung sau:
- Người hành nghề tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ và pháp luật có liên quan và thực hiện đúng những nội dung theo hợp đồng đã ký kết.
-Người hành nghề chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả chuyên môn nghiệp vụ trong quá trình hành nghề theo quy định của pháp luật.
- Cơ quan, tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động nghề nghiệp của các nhân viên thuộc quyền quản lý của mình và có trách nhiệm báo cáo kịp thời về cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền những nhân viên vi phạm các quy định của pháp luật trong quá trình hành nghề.
- Người hành nghề giải trình hoặc cung cấp các thông tin, số liệu liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ khi có khiếu nại hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.
3.5. Quản lý đạo đức nghề nghiệp
Sự tiến bộ của xã hội đòi hỏi người hành nghề trong bất cứ lĩnh vực nào cũng phải tuân thủ đạo đức nghề nghiệp. Trong những năm gần đây ở nước ta, có rất nhiều ngành nghề các cơ quan quản lý ban hành bản quy định
70 quy tắc đạo đức nghề nghiệp như nghề Luật sư, nghề Công chứng, Chứng khoán, Kế toán, Kiểm toán, Khám chữa bệnh, Y, Dược,….Đạo đức nghề nghiệp được đánh giá rất quan trọng đối với người hành nghề. Đối với nghề Kế toán kiểm toán có tác giả đã viết “ Đạo đức nghề nghiệp - Phẩm chất quyết định chất lượng dịch vụ” [24]; Đối với ngành y trong quá trình trình góp ý cho dự thảo luật có tác giả viết“Cần đưa tiêu chuẩn y đức vào Chứng chỉ hành nghề và đặt tiêu chuẩn này ngang hàng với tiêu chuẩn về chuyên môn” [30]. Tuy nhiên, việc vi phạm đạo đức nghề nghiệp ở một số ngành nghề như y, dược, một số ngành thuộc lĩnh vực nghệ thuật,…đang ở nước ta đang ở mức báo động.
Đặc biệt, đối với ngành Lưu trữ một ngành có nhiệm vụ lưu giữ những di dản văn hóa quý báu của dân tộc.Thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính xác thực, độ tin cậy cao, là cơ sở pháp lý và bằng chứng lịch sử để phục vụ tiến trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Chính vì vậy, người hành nghề trong ngành Lưu trữ nói chung và dịch vụ lưu trữ nói riêng phải tuân thủ những quy tắc đạo đức nghề nghiệpvề lưu trữ nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả trong lĩnh vực hành nghề.
Quản lý đạo đức nghề nghiệp thông qua Chứng chỉ hành nghề là một yêu cầu mới của ngành Lưu trữ, để thực hiện được nội dung này các cơ quan quản lývề lưu trữ (Bộ Nội vụ) cần ban hành văn bản quy định chuẩn mực đạo đức của người làm nghề lưu trữ nói chung. Bởi vì, người làm việc trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ hay làm việc trong các cơ quan Nhà nước về lưu trữ cũng cần tuân thủ đạo đức nghề nghiệp như nhau. Hiện nay, ngành Lưu trữ chưa có quy định cụ thể về quản lý đạo đức của người hành nghề trong ngành Lưu trữ, theo ý kiến chủ quan của tác giả, người hành nghề lưu trữ phải có phẩm chất đạo đức sau: