9. Bố cục của luận văn
2.2.3.Tổ chức cấpChứng chỉ hành nghề lưu trữ
51 Như đã phân tích ở trên, Giám đốc Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao, Sở Nội vụ các tỉnh tiến hành cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:
- Sở Nội vụthông báo công khai các điều kiện, yêu cầu, thời gian, địa điểm cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên website và niêm yết tại Sở Nội vụ.
-Chuẩn bị cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ cho việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như: Văn phòng, máy tính, máy in, tủ đựng tài liệu,…
2.2.3.1. Thành lập Hội đồng tư vấn xét xấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
-Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định thành lập Hội đồng tư vấn xét, cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ để giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện chức năng xét, cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, cụ thể:
- Tùy thuộc vào loại hồ sơ xin cấp Chứng chỉ hành nghề và tình hình cụ thể của mỗi địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành phần, cơ cấu tổ chức và số lượng thành viên của Hội đồng tư vấn cho phù hợp, trong đó Chủ tịch Hội đồng là lãnh đạo Sở Nội vụ và các ủy viên thường trực là các công chức của Sở Nội vụ.
- Các cá nhân tham gia Hội đồng là những cá nhân có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp và có uy tín về lĩnh vực cấp Chứng chỉ hành nghề.
- Hội đồng tư vấn có nhiệm kỳ trong thời gian 05 năm.
- Quy chế hoạt động của Hội đồng tư vấn xét, cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:
Nhiệm vụ:
52 - Tổ chức họp để xem xét và cấp Chứng chỉ hành nghề.
Quyền hạn:
- Kiểm tra sự phù hợp của hồ sơ theo những quy định hiện hành;
- Đề nghị các đối tượng xin cấp Chứng chỉ hành nghề hoàn thiện, bổ sung hồ sơ theo quy định.
Trách nhiệm:
- Hội đồng tư vấn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ về kết quả xét cấp Chứng chỉ hành nghề; - Từng thành viên trong Hội đồng chịu trách nhiệm trước Hội đồng tư vấn về lĩnh vực được giao nhiệm vụ thực hiện.
Cơ cấu tổ chức: bao gồm
- Chủ tịch Hội đồng tư vấn; - Ủy viên thường trực; - Các ủy viên Hội đồng; - Thư ký Hội đồng.
Nguyên tắc làm việc của Hội đồng
- Đảm bảo tính khoa học, khách quan;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho người xin cấp chứng chỉ; - Làm việc theo nguyên tắc tập thể, dân chủ [15].
53
2.2.3.2. Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 của Chính phủ quy định Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:
- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (phụ lục 2). - Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ (phụ lục 1).
- Giấy xác nhận thời gian làm việc đủ từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc. Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về chính sự chính xác của nội dung xác nhận (phụ lục 3).
- Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề, cụ thể:
+ Đối với các dịch vụ bảo quản; tu bổ, khử trùng, khử xít, khử nấm mốc tài liệu phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc hóa sinh;
+ Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp;
+ Đối với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc công nghệ thông tin. Trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ phải có chứng chỉ về công nghệ thông tin do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành Công nghệ thông tin phải có Chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp;
54 + Đối với dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành Lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có Chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. + 02 ảnh 3x3cm (chụp trong thời gian không quá 6 tháng).
Theo quy định trên, Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ngoài sơ yếu lý lịch và ảnh còn phải nộp một số loại giấy tờ sau.
Thứ nhất: Cá nhân có nguyện vọng cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp đơn xin cấp Chứng chỉ hành nghề tại Sở Nội vụ theo mẫu tại phụ lục 2. Đơn xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ngoài những thông tin về cá nhânphải có đầy đủ thông tin sau: Cơ quan cấp Chứng chỉ hành nghề;Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có); lĩnh vực đăng ký hành nghề lưu trữ;
Thứ hai: Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ theo mẫu tại phụ lục 1 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cấp, ngoài những thông tin cá nhân cần ghi rõ điểm của từng nội dung dự kiểm tra, thời hạn của Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ;
Thứ ba: Giấy xác nhận thời gian công tác trong lĩnh vực hành nghề lưu trữtheo mẫu tại phụ lục 3 trong đó thể hiện được 02 nội dung:
Đối với phần tự khai: Ngoài những thông tin về bản thân cần khai rõnơi đăng ký hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện nay, bằng tốt nghiệp chuyên môn, lĩnh vực chuyên môn đã thực hiện, tên cơ quan tổ chức đã tham gia công tác.
55 Đối với cơ quan, tổ chức xác nhận: Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức xác nhận; thời gian công tác, nội dung công việc đã thực hiện, năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của người hành nghề.
Thứ tư:Về bằng cấp, các cá nhân nộp hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc loại dịch vụ chỉnh lý tài liệu; nghiên cứu tư vấn, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên. Các loại dịch vụ còn lại là số hóa tài liệu;bảo quản; tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài liệu chỉ quy định loại bằng tốt nghiệp có liên quan nhưng lại chưa quy định rõ bằng tốt nghiệp đó của bậc đào tạo nào.
Cá nhân đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoàn thiện hồ sơ theo quy định hiện hành.
2.2.3.3. Thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là những quy tắc, những chế độ, phép tắc hay quy định chung phải tuân theo khi thực hiện việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Ngày nay, cùng với công cuộc cải cách thủ tục hành chính, các cơ quan tổ chức về lưu trữ cũng hướng các thủ tục hành chính cơ quan mình theo hướng gọn nhẹ đảm bảo quyền lợi, lợi ích của nhân dân. Để cụ thể hóa chủ trương ấy, đối với thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định như sau:
- Người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gửi 01 bộ hồ sơ đến Sở Nội vụ nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú.
56 - Trong thời gian 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Giám đốc Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy định (phụ lục 4).
- Việc thu và sử dụng lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. Như vậy, quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữbao gồmcác bước sau:
Bước 1: Cá nhân có đủ các điều kiện về lý lịch, bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực hành
nghề và có nhu cầu hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ được pháp luật quy định sẽ tham gia kiểm tra nghiệp vụ thuộc lĩnh vực đăng ký hành nghề do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
Bước 2: Hoàn thiện và gửi hồ sơ về Sở Nội vụ tỉnh, thành phố nơi đăng ký hộ khẩu thường trú theo yêu cầu
của pháp luật về lưu trữ bao gồm các loại giấy tờ sau: Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề;giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ;giấy xác nhận thời gian làm việc từ đủ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc; bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực hành nghề; sơ yếu lý lịch, 02 ảnh 2x3 chụp không quá 6 tháng.
Bước 3. Sở Nội vụ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ
57
2.3. Quy trình cấp lại Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ
2.3.1. Điều kiện cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Khoản 1 Điều 22 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ quy định điều kiện cấp lạiChứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong trong các trường hợp như sau:
+ Hết thời hạn sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; + Bổ sung nội dung hành nghề;
+ Chứng chỉ hành nghề bị hỏng hoặc mất;
Như vậy, Giám đốc Sở Nội vụ sẽ cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân trong những trường hợp sau:
Thứ nhất: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã sử dụng quá 5 năm;
Thứ hai: Người xin cấp lại có nhu cầu bổ sung nội dung hành nghề (Ví dụ Ông Nguyễn Văn A hiện đang có Chứng chỉ hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ chỉnh lý tài liệu và có nhu cầu bổ sung lĩnh vực hành nghề số hóa tài liệu sẽ hoàn thiện hồ sơ và xin cấp lại Chứng chỉ hành nghề có bổ sung lĩnh vựcsố hóa tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành);
Thứ ba: Chứng chỉ hành nghề bị hỏng, bị mất.
58 Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ quy định hồ sơ đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm các loại giấy tờ sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấpChứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (phụ
lục 5);
-Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp chứng chỉ bị mất)
-Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan đến
nội dung xin bổ sung hành nghề (đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề).
Cá nhân có nhu cầu cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoàn thiện hồ sơ phù hợp với lĩnh vực xin cấp lại gửi về Sở Nội vụ, nơi cấp Chứng chỉ hành nghềcấp ban đầu:
-Đơn đề nghị cấp lạiChứng chỉ hành nghề lưu trữđược kê khai theo mẫu tại phụ lục 5, ngoài những thông tin
về bản thân cần ghi rõ tên cơ quan cấp lại Chứng chỉ hành nghề, bằng cấp chuyên môn hoặc Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn phù hợp để cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; nêu rõ thời gian và lý do xin cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Nộp lại Chứng chỉ hành nghề cũ (trừ trường hợp bị mất);
- Đối với trường hợp xin bổ sung lĩnh vực hành nghề: Nộp bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và giấy
xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung lĩnh vực hành nghề.
59 Khoản 3 Điều 22 Nghị định số 01/2013/ NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ quy định thời gian xét, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữnhư sau:
Thời gian xét, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như đối với trường hợp xin cấp mới là 15ngày. Sở Nội vụ có trách nhiệm xem xét để cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho đối tượng có đủ điều kiện theo quy định và thu lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (Trừ trường hợp chứng chỉ bị mất)
2.3.4.Cách ghi nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại bổ sung
Khoản 4 Điều 22 Nghị định số 01/2013/ NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ quy định nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại bổ sung như sau:
-Ghi theo đúng nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ đối với trường hợp bị hỏng hoặc mất; - Ghi bổ sung nội dung hành nghề đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề;
- Ghi như trường hợp cấp mới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp hết hạn Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ.
Như vậy, quy trình cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được tiến hành theo trình tự sau:
Cá nhân có nhu cầu cấp lại Chứng chỉ hành nghề trong những trường hợp hết thời hạn sử dụng, bổ sung nội dung hành nghề, bị hỏng hoặc mất.
Hoàn thiện và gửi hồ sơ theo quy định hiện hành gửi đến Sở Nội vụ tỉnh, thành phố nơi cư trú các loại giấy tờ: Đơn đề nghị cấp lại, Chứng chỉ hành nghề cũ; Bản sao chứng thực văn bằng;Chứng chỉ và Giấy xác nhận thời
60 gian làm việc thuộc lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề (đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề).
Sở Nội vụ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và cấp lạiChứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện trong thời gian 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
2.4. Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ
Ngoài những trường hợp được quy định tại Khoản 3, Điều 37 Luật Lưu trữ, người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc một trong các trường hợp sau:
- Hành nghề không đúng với nội dung ghi trong Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; - Tự ý tẩy xóa, sửa chữa Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Cho mượn, cho thuê hoặc cho người khác sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Cá nhân khai báo thông tin không trung thực trong hồ sơ xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. - Vi phạm các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động lưu trữ.
- Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thẩm quyền thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Trường hợp phát hiện vi phạm quy định tại Khoản 3, Điều 37 Luật Lưu trữ hoặc quy định Khoản 1 điều này thì Sở Nội vụ nơi phát hiện vi phạm thông báo cho Sở Nội vụ nơi cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ xử lý theo thẩm quyền.
61 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Xuất phát từ mục đích xây dựng quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, trong chương này, tác giả tập trung vào những vấn đề sau:
Giới thiệu hệ thống lưu trữ Việt Nam làm căn cứ giới thiệu chức năng của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Xây dựng quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo đúng trình tự quy định của pháp luật đi từ việc chuẩn bị các điều kiện về hồ sơ; Tổ chức kiểm tra kiểm tra nghiệp vụ; Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
Xây dựng quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ làm cơ sở tác giả xây dựng các biện pháp quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại tại chương 3.
62
Chƣơng 3: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM
ưĐể có thể quản lý tốt việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, tại Điều 25 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày