9. Bố cục của luận văn
2.1.2.Các cơ quan lưu trữ địa phương
2.1.2.1. Chi cục Văn thư, Lưu trữ (Tổ chức văn thư, lưu trữ cấp tỉnh)
Chi cục Văn thư, Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012, tại Điểm b Khoản 2 Điều 20Mục 3 Chương II Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện”. Do đó bắt đầu từ năm 2012, việc quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp huyện sẽ giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý theo quy định của Luật Lưu trữ.
39
2.1.2.2.Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện
Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của cấp huyện.
2.1.2.3. Văn thư, Lưu trữ cấp xã
Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.
2.1.2.4. Văn thư, Lưu trữ cơ quan nhà nước khác
Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.
Trên đây là Hệ thống lưu trữ theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. Cùng với sự tăng dần về số lượng và phong phú về nội dung tài liệu qua các giai đoạn lịch sử của đất nước, các tổ chức thuộc bộ máy văn thư, lưu trữ cũng được hình thành được Nhà nước quan tâm và ngày một hoàn thiện, lớn mạnh từ trung ương đến địa phương.Với chức năng, nhiệm vụ được phân công, các cơ quan trong Hệ thống lưu trữ Nhà nước luôn thực hiện tốt các chức năng,nhiệm vụ của mình là tổ chức bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội. Đặc biệt, từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, một số cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền như: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, các Sở Nội vụ có thêm một nhiệm vụ mới đó là
40 thực hiện tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ góp phần thúc đẩy hoạt động lưu trữ phát triển theo xu hướng đa dạng hóa các loại hình hoạt động.
2.2. Quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ ở Việt Nam
Việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam được tiến hành theo sơ đồ sau:
Trách nhiệm Trình tự tổ chức Biểu mẫu (nếu có) Mô tả
- Cơ quan có thẩm quyền quy định các loại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, đối tượng cấp, điều kiện cấp/không cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, xây dựng nội dung kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
- Cá nhân xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thực hiện
2.2.1.
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức - Cá nhân xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thực hiện Phụ lục 1 2.2.2. - Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố cấp 2.2.3.
Chuẩn bị các điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận
kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
41 - Cá nhân xin cấp Chứng chỉ
42
2.2.1. Chuẩn bị các điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
2.1.1.1. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Căn cứ vào Khoản 3 Điều 36 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
- Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục
bí mật nhà nước;
- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học công nghệ và chuyển giao khoa học công nghệ lưu trữ.
Tiếp đó, căn cứ Khoản 4 Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã cụ thể hóa các loại dịch vụ lưu trữ, bao gồm:
-Dịch vụ bảo quản; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Dịch vụ tu bổ, khử trùng, khử axít, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ;
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ; -Dịch vụ số hóa tài liệu;
-Dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
Như vậy, ngành Lưu trữ có 01 loại Chứng chỉ hành nghề là “ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ”bao gồm các lĩnh vực hành nghềđược quy định như trên. Có nghĩa là, một Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của cá nhân có thể có một hoặc một số lĩnh vực được phép hành nghề tùy theo năng lực chuyên môn và nhu cầu hoạt động dịch vụ của cá nhân đó và được kiểm chứng qua một kỳ kiểm tra.
43
2.1.1.2. Thẩm quyền cấp, cấp lại thu hồiChứng chỉ hành nghề lưu trữ
Khoản 1, 2 Điều 18 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữquy định thẩm quyền cấp, cấp lại thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:
- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp và có giá trị trong phạm vi toàn quốc; - Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp có giá trị toàn quốc. Giám đốc Sở Nội vụ có thẩm quyền cấp, cấp lại hoặc thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi địa giới hành chính quản lý.
2.2.1.3. Đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điểm c Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 36 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định:
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức và cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ.
Theo quy định trên, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chỉ được cấp cho cá nhân hành nghề thuộc các loại dịch vụ lưu trữ như đã nêu ở trên.
2.2.1.4. Điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là những yêu cầu bắt buộc đòi hỏi cá nhân muốn hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng để thực hiện hoạt động hành nghề lưu trữ.
44 Điều 37 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:
*Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; -Có lý lịch rõ ràng;
- Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;
-Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;
-Đã đạt yêu cầu tại kỳ thi kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.
* Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa
bệnh, cơ sở giáo dục;
- Những người đã bị kết án một trong những tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật
công tác; tội chiếm đọat, mua bán hoặc hủy bí mật tài liệu công tác.
- Người đã được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong ba trường hợp nêu trên thì thì bị thu
hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ [9].
Như vậy, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chỉ cấp cho cá nhân thực hiện hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ không cấp cho pháp nhân (doanh nghiệp): cá nhân cần có lý lịch rõ ràng, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; được (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
45 đào tạo đúng chuyên mônvề lưu trữ hoặc có Giấy chứng nhận nghiệp vụ lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp, có kinh nghiệm làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,… trong thời gian đủ từ 05 năm trở lên phải tham gia học nghiệp vụ, dự thi kiểm tra nghiệp vụ và được cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cấp Giấy chứng nhận.
Luật quy định như trên khẳng định công tác lưu trữ, hoạt động lưu trữ là hoạt động có tính chất khoa học nghiệp vụ chuyên sâu; những người làm công tác lưu trữ, tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ đều phải được đào tạo bài bản hoặc được bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và phải trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ đủ từ 05 năm trở lên.
Bên cạnh những quy định những về điều kiện được cấp chứng chỉ luật cũng quy định khá chi tiết về những trường hợp không được cấp làm cơ sở để các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng những quy định của pháp luật.
2.2.1.5.Xây dựng nội dung kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
Xây dựng nội dung kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung rất cần thiết nhằm mục đích kiểm tra kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và cập nhật những kiến thức về pháp luật trong lĩnh vực hành nghề.
Căn cứ quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 37 Luật Lưu trữ quy định cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ “Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức”.
Để thực hiện được nội dung này, trước hết cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ ở Trung ương là Bộ Nội vụ cần ban hành nội dung kiểm tra gồm các nội dung: Hiểu biết về văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, quy trình
46 nghiệp vụ về các lĩnh vực đăng ký hành nghề theo quy định tại Thông tư 01/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của BộNội vụ.
2.2.2. Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
Mục đích của việc kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ nhằm đánh giá kiến thức chuyên môn và sự cập nhật văn bản pháp luật mới trong lĩnh vực này đảm bảo năng lực hoạt động hành nghề.
Điều 4 Thông tư số 01/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ quy định việc tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ:
2.2.2.1. Điều kiện đăng ký kiểm tra
- Là công dân Việt Nam, có hành vi dân sự đầy đủ.
- Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề theo quy định tại Khoản 4 Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chỉnh phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
- Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lĩnh vực lưu trữ từ đủ05 năm trở lên.
2.2.2.2. Hồ sơ đăng ký kiểm tra
- Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề (nếu có).
- Giấy xác nhận thời gian làm việctừ đủ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đã làm việc.
47 - 02 ảnh 2 x 3cm (thời gian không quá 6 tháng, kể từ ngày chụp đến ngày đăng ký)[7].
2.2.2.3. Tổ chức kiểm tra
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. - Thông tin liên quan đến việc nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra được thông báo cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên Trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào tháng 6 hàng năm.
- Nội dung kiểm tra: Hiểu biết về văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ về các lĩnh vực đăng ký hành nghề: Bảo quản;chỉnh lý; tu bổ, khử trùng, khử axít, khử nấm mốc; số hóa tài liệu lưu trữ, nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
- Hình thức kiểm tra gồm: Viết, trắc nghiệm và thực hành;
- Cá nhân đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện hành; - Cá nhân đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện hành[7].
- Thành lập Hội đồng kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thành lập Hội đồng kiểm tra cho từng kỳ kiểm tra.
+ Chủ tịch và phó Chủ tịchhội đồng là lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
+ Ủy viên thư ký và Ủy viên hội đồng kiểm tra là đại diện các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ; + Giúp việc cho Hội đồng kiểm tra là Tổ thường trực do Hội đồng quyết định không quá 9 người;
48 + Người tham gia phụ đạo, hướng dẫn ôn tập kỳ kiểm tra nào không được tham gia thành viên hội đồng kiểm tra (ra đề kiểm tra, duyệt để kiểm tra, chấm bài kiểm tra);
+ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận do Hội đồng kiểm tra thành lập và tổ chứcthực hiện gồm: Tổ thường trực, Ban ra đề kiểm tra, Ban coi kiểm tra, Ban chấm kiểm tra theo quy định của Bộ Nội vụ.
*Chế độ làm việc của Hội đồng kiểm tra: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hội đồng kiểm tra làm việc theo chế độ tập thể. Các quyết định của Hội đồng được thông qua khi có ít nhất 2/3 ý kiến đồng ý của các thành viên Hội đồng kiểm tra.
+ Hội đồng kiểm tra được sử dụng thời gian hành chính để tổ chức các kỳ họp và hoạt động thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra. Các thành viên Hội đồng kiểm tra được hưởng thù lao trích từ lệ phí theo mức được Bộ Tài chính duyệt.
+ Chương trình và nội dung các kỳ họp Hội đồng kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho các thành viên trước khi họp 05 ngày.
49
* Trách nhiệm của Hội đồng kiểm tra
+ Thông báo công khai kế hoạch kiểm tra trên các phương tiện thông tin đại chúng; + Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, lập và xét duyệt danh sách thí sinh dự kiểm tra;
+ Xây dựng đề kiểm tra, đáp án cho mỗi kỳ kiểm tra; + Tổ chức coi kiểm tra, chấm bài kiểm tra;
+ Tổng hợp kết quả kiểm tra theo từng đợt trình Bộ Nội vụ phê duyệt;
+ Công bố kết quả kiểm tra và thông báo điểm cho từng thí sinh theo kết quả phê duyệt của Bộ Nội vụ; + Tổ chức phúc khảo kết quả kiểm tra nếu người dự kiểm tra có yêu cầu;
+ Bảo quản, lưu trữ bài đề kiểm tra, bài kiểm tra và các tài liệu liên quan đến các kỳ kiểm tra; + Chủ động đề xuất hoặc tham gia vào việc hoàn thiện các quy định về kiểm tra[22].
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra Chủ tịch Hội đồng:
+ Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra; + Phân công trách nhiệm cho Phó Chủ tịch và từng thành viên Hội đồng kiểm tra; + Quyết định thành lập Ban ra đề, Ban coi kiểm tra, Ban chấm bài kiểm tra;
+ Tổ chức việc ra đề kiểm tra và đáp án có niêm phong riêng, lựa chọn đề kiểm tra, đáp án theo nội dung,