Đối với cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ

9. Bố cục của luận văn

1.4.3. Đối với cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không chỉ là công cụ để các cơ quan quản lý, giám sát việc thực hiện đạo đức nghề nghiệp của người hành nghề lưu trữ mà còn là phương tiện để người hành nghề phải thường xuyên học tập và nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật những thông tin mới về tiến bộ khoa học và công nghệ, các quy định mới của pháp luật trong lĩnh vực chuyên môn để hành nghề ngày càng tốt hơn. Vì một lẽ đương nhiên, nếu chúng ta chỉ dựa vào kiến thức đã được xác nhận ở bằng cấp, thì vẫn không đáp ứng, thỏa mãn được sự phát triển của khoa học và công nghệ, không thể nắm bắt được các quy định mới của pháp luật chuyên ngành được ban hành, bổ sung từng thời kỳ. Như vậy, không thể hành nghề mà không có Chứng chỉ hành nghề.

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không chỉ giúp cho người hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ luôn có ý thức trách nhiệm cao với công việc mình đang làm, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp mà còn có ý nghĩa tác động đến ý thức của tất cả mọi người tham gia họat động lưu trữ đều phải tự rèn luyện mình đủ điều kiện cấp Chứng chỉ

35 hành nghề lưu trữ. Bởi lẽ,Chứng chỉ hành nghềkhông phải là mục đích, mà thông qua nó, trình độ người làm lưu trữ được phát triển, đáp ứng yêu cầu làm dịch vụ lưu trữ và quản lý dịch vụ lưu trữ, người quản lý phải có chuyên môn hoàn chỉnh hơn người làm sự nghiệp lưu trữ. Đây là một quan điểm mang tính nguyên tắc [24].

TIỂU KẾT CHƢƠNG 1

Nghiên cứu những vấn đề chung về Chứng chỉ hành nghề và Chứng chỉ hành nghề lưu trữcho phép chúng ta rút ra một số kết luận cơ bản sau:

Một là, Luận văn đưa ra và phân tích một số khái niệm chính Chứng chỉ hành nghề, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ làm căn cứ để xác định thẩm quyền cấp, đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề của các ngành nói chung. Từ đó, chúng ta có sự so sánh khi áp dụng vào luật chuyên ngành Lưu trữ. Đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được xác định là cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức và cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ. Sở Nội vụ là cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đồng thời cũng đề cập đến một số khái niệm công cụ Tổ chức, Quản lý, Quy trình để làm rõ hơn những nội dung cần nghiên cứu.

Hai là,Nghiên cứu bản chất của việc cấp Chứng chỉ hành nghề theo quan điểm của một số nước trên thế giới và theo quan điểm của Việt Nam để có thông tin đa chiều về vấn đề này, đồng thời có sự đối chiếu, so sánh và đề xuất hướng tiếp cận về luật pháp phù hợp nhất về việc cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ nói riêng và các ngành khác của Việt Nam nói chung.

36

Ba là, Nghiên cứu có hệ thống cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn cũng như ý nghĩa của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong đời sống xã hội làm căn cứ để nghiên cứu ứng dụng những quy định của pháp luật về tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Việt Nam trong chương 2 của luận văn.

Chƣơng 2:QUY TRÌNH TỔ CHỨCVIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮỞ VIỆT NAM

2.1. Giới thiệu về Hệ thống lƣu trữ Việt Nam

Lịch sử đã chứng minh rằng, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của nước ta, là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ máy cơ quan, đơn vị. Do vậy, ngay từ khi đất nước mới được thành lập, công tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm đặc biệt, bởi lưu trữ luôn gắn liền với tiến trình phát triển lịch sử của đất nước. Cũng từ đó, tổ chức Bộ máy các cơ quan lưu trữ được hình thành để đưa công tác này từng bước kịp thời đáp ứng được yêu cầu phát triển trong nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau của dân tộc.

Theo quy định hiện hành, Hệ thống các cơ quan quản lý ngành Lưu trữ ở Việt Nam hiện nay bao gồm các cơ quan, tổ chức sau:

37

2.1.1.Cơ quan lưu trữ ở trung ương

2.1.1.1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Theo Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước thì Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật.

Về cơ cấu tổ chức, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có 7 tổ chức gồm các phòng nghiệp vụ, tài chính, văn phòng giúp việc quản lý nhà nước cho Cục trưởng và 10 tổ chức sự nghiệp trực thuộc gồm 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và 6 đơn vị sự nghiệp khác.

- Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (có tên theo số thứ tự I, II, III, IV) là các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của Việt Nam trên địa bàn được phân công, theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc khác gồm: Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia; Trung tâm Khoa

học và Công nghệ văn thư, lưu trữ; Trung tâm Tin học; Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ; Trường Trung cấp văn thư,lưu trữ Trung ương;Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

38

2.1.1.2. Các phòng Văn thư,Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ

Các Phòng văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ và các lưu trữ địa phương được tổ chức thống nhất theo Thông tư số 02/2010/TT-VNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư,lưu trữ Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Theo Thông tư này, các Phòng văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng Cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

2.1.2. Các cơ quan lưu trữ địa phương

2.1.2.1. Chi cục Văn thư, Lưu trữ (Tổ chức văn thư, lưu trữ cấp tỉnh)

Chi cục Văn thư, Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012, tại Điểm b Khoản 2 Điều 20Mục 3 Chương II Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện”. Do đó bắt đầu từ năm 2012, việc quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp huyện sẽ giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý theo quy định của Luật Lưu trữ.

39

2.1.2.2.Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện

Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của cấp huyện.

2.1.2.3. Văn thư, Lưu trữ cấp xã

Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ. Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.

2.1.2.4. Văn thư, Lưu trữ cơ quan nhà nước khác

Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.

Trên đây là Hệ thống lưu trữ theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. Cùng với sự tăng dần về số lượng và phong phú về nội dung tài liệu qua các giai đoạn lịch sử của đất nước, các tổ chức thuộc bộ máy văn thư, lưu trữ cũng được hình thành được Nhà nước quan tâm và ngày một hoàn thiện, lớn mạnh từ trung ương đến địa phương.Với chức năng, nhiệm vụ được phân công, các cơ quan trong Hệ thống lưu trữ Nhà nước luôn thực hiện tốt các chức năng,nhiệm vụ của mình là tổ chức bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội. Đặc biệt, từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, một số cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền như: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, các Sở Nội vụ có thêm một nhiệm vụ mới đó là

40 thực hiện tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ góp phần thúc đẩy hoạt động lưu trữ phát triển theo xu hướng đa dạng hóa các loại hình hoạt động.

2.2. Quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ ở Việt Nam

Việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam được tiến hành theo sơ đồ sau:

Trách nhiệm Trình tự tổ chức Biểu mẫu (nếu có) Mô tả

- Cơ quan có thẩm quyền quy định các loại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, đối tượng cấp, điều kiện cấp/không cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, xây dựng nội dung kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

- Cá nhân xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thực hiện

2.2.1.

- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức - Cá nhân xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thực hiện Phụ lục 1 2.2.2. - Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố cấp 2.2.3.

Chuẩn bị các điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận

kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

41 - Cá nhân xin cấp Chứng chỉ

42

2.2.1. Chuẩn bị các điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

2.1.1.1. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 36 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:

- Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục

bí mật nhà nước;

- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học công nghệ và chuyển giao khoa học công nghệ lưu trữ.

Tiếp đó, căn cứ Khoản 4 Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã cụ thể hóa các loại dịch vụ lưu trữ, bao gồm:

-Dịch vụ bảo quản;

- Dịch vụ tu bổ, khử trùng, khử axít, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ;

- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ; -Dịch vụ số hóa tài liệu;

-Dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.

Như vậy, ngành Lưu trữ có 01 loại Chứng chỉ hành nghề là “ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ”bao gồm các lĩnh vực hành nghềđược quy định như trên. Có nghĩa là, một Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của cá nhân có thể có một hoặc một số lĩnh vực được phép hành nghề tùy theo năng lực chuyên môn và nhu cầu hoạt động dịch vụ của cá nhân đó và được kiểm chứng qua một kỳ kiểm tra.

43

2.1.1.2. Thẩm quyền cấp, cấp lại thu hồiChứng chỉ hành nghề lưu trữ

Khoản 1, 2 Điều 18 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữquy định thẩm quyền cấp, cấp lại thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp và có giá trị trong phạm vi toàn quốc; - Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp có giá trị toàn quốc. Giám đốc Sở Nội vụ có thẩm quyền cấp, cấp lại hoặc thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi địa giới hành chính quản lý.

2.2.1.3. Đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Điểm c Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 36 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định:

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức và cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ.

Theo quy định trên, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chỉ được cấp cho cá nhân hành nghề thuộc các loại dịch vụ lưu trữ như đã nêu ở trên.

2.2.1.4. Điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là những yêu cầu bắt buộc đòi hỏi cá nhân muốn hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ phải đáp ứng để thực hiện hoạt động hành nghề lưu trữ.

44 Điều 37 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau:

*Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

- Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; -Có lý lịch rõ ràng;

- Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;

-Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;

-Đã đạt yêu cầu tại kỳ thi kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

* Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa

bệnh, cơ sở giáo dục;

- Những người đã bị kết án một trong những tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật

công tác; tội chiếm đọat, mua bán hoặc hủy bí mật tài liệu công tác.

- Người đã được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong ba trường hợp nêu trên thì thì bị thu

hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ [9].

Như vậy, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chỉ cấp cho cá nhân thực hiện hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ không cấp cho pháp nhân (doanh nghiệp): cá nhân cần có lý lịch rõ ràng, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; được

45 đào tạo đúng chuyên mônvề lưu trữ hoặc có Giấy chứng nhận nghiệp vụ lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp, có kinh nghiệm làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,… trong thời gian đủ từ 05 năm trở lên phải tham gia học nghiệp vụ, dự thi kiểm tra nghiệp vụ và được cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cấp Giấy chứng nhận.

Luật quy định như trên khẳng định công tác lưu trữ, hoạt động lưu trữ là hoạt động có tính chất khoa học