Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ Việt Nam: thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐÀM DIỆU LINH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐÀM DIỆU LINH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Dương Văn Khảm Hà Nội - 2014 MỤC LỤC Số trang MỞ ĐẦU 03 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT 11 1.1 Khái niệm 11 1.2 Phân loại 13 1.3 Nguyên tắc việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật 15 1.4 Vai trò tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật hoạt động lưu trữ 17 1.5 Một số tiêu chuẩn nước liên quan đến hoạt động lưu trữ 23 Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 31 2.1 Cơ sở pháp lý cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ 31 2.2 Tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 46 2.2.1 Phương thức thực 46 2.2.2 Số lượng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ xây dựng, ban hành 49 2.2.3 Nội dung tiêu chuẩn lưu trữ ban hành 51 2.2.4 Nhận xét, đánh giá 69 Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM 72 3.1 Thuận lợi khó khăn hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ 72 3.1.1 Thuận lợi 72 3.1.2 Khó khăn 76 3.2 Một số giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam 78 3.2.1 Tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ cá nhân, quan, tổ chức hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ 78 3.2.2 Ban hành Kế hoạch tổng thể xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ 80 3.2.3 Tăng cường đầu tư kinh phí, sở vật chất đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ 82 KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC 92 MỞ ĐẦU Lý chọn Đề tài Lưu trữ hoạt động tác nghiệp gắn liền với quan, tổ chức Theo quy định Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 số văn hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ quan có trách nhiệm: tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia lĩnh vực văn thư, lưu trữ đề nghị Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định, công bố tiêu chuẩn này; xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lĩnh vực văn thư, lưu trữ Với tư cách quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước, thời gian qua Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí phối hợp với nhiều quan, tổ chức để xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống hoạt động lưu trữ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Tính đến nay, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng ban hành 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ Trong năm 2014, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng cơng tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ” Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định để công bố thời gian tới Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thời gian qua số hạn chế như: Một là, tập trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng), chưa trọng đến việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật (mang tính bắt buộc áp dụng) Hai là, nội dung tiêu chuẩn xây dựng chủ yếu tập trung vào mẫu sổ sách trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa trọng đến loại hình tài liệu lưu trữ khác tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử Ba là, chưa thường xuyên thực việc soát xét tiêu chuẩn ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn… Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ, lựa chọn Đề tài “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam: Thực trạng giải pháp” làm luận văn thạc sĩ Mục tiêu nhiệm vụ Đề tài Luận văn hướng tới hai mục tiêu sau đây: - Một là, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Hai là, đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam Để thực mục tiêu trên, Luận văn đặt giải nhiệm vụ sau: - Giới thiệu tổng quan tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai trị tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật hoạt động lưu trữ - Giới thiệu số tiêu chuẩn nước ngồi liên quan đến hoạt động lưu trữ - Tìm hiểu quy định Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ nói riêng - Khảo sát đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Phân tích thuận lợi khó khăn hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ giai đoạn - Nghiên cứu, đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Đề tài tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền ban hành - Phạm vi nghiên cứu Đề tài nội dung liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước từ thành lập Cục (năm 1962) Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4.1 Tình hình nghiên cứu nước Ý thức vai trò hoạt động tiêu chuẩn hóa, năm qua, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiến hành nhiều Đề tài nghiên cứu làm sở khoa học cho việc ban hành số tiêu chuẩn ngành lưu trữ, như: - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hố thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” CN Phạm Thị Thúy chủ trì (năm 1987 - 1990) - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” CN Mai Thị Loan chủ trì (năm 1988 - 1992) - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ” ThS Nguyễn Thị Tâm chủ trì (năm 1994 - 1997) - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” ThS Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì (năm 1994 - 1998) - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” TS Hồ Văn Quýnh chủ trì (năm 1996 - 1998) - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” ThS Nguyễn Trọng Biên chủ trì (năm 1993 - 1997)… Bên cạnh đó, khơng học giả, nhà nghiên cứu quan tâm đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ viết trao đổi như: - Bài viết “Mấy ý kiến cơng tác tiêu chuẩn hóa văn thư - lưu trữ Việt Nam” TS Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 1995) - Bài viết “Vài suy nghĩ mẫu bìa hồ sơ” nhóm tác giả Bùi Quang Huy, Nguyễn Lương Bằng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 1999) - Bài viết “Mấy suy nghĩ thực công tác tiêu chuẩn hóa ngành Lưu trữ” TS Hồ Văn Quýnh (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 2001) - Bài viết “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ” TS Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 2002)… Ngoài ra, báo cáo kết công tác hàng năm, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có tổng kết, đánh giá cơng tác tiêu chuẩn hóa nói chung hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ nói riêng Năm 1999, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (lúc Cục Lưu trữ Nhà nước) ban hành báo cáo tổng kết 10 năm thực tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - lưu trữ Cục Năm 2013, Hội thảo khoa học “Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức, viên chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ có tham luận với chủ đề “Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962 - 2012” 4.2 Tình hình nghiên cứu nước ngồi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization - ISO) thành lập từ năm 1946 thức hoạt động từ năm 1947 Đây liên đoàn quốc tế quan tiêu chuẩn hóa quốc gia tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn giới với gần 3.000 quan kỹ thuật bao gồm: Ban Kỹ thuật, Tiểu ban Kỹ thuật, nhóm cơng tác nhóm nghiên cứu đặc biệt, có Ban Kỹ thuật thơng tin tư liệu (TC 46/ISO) Tiểu ban công tác lưu trữ tài liệu (SC 10) có nhiệm vụ nghiên cứu, soạn thảo tiêu chuẩn hướng dẫn ISO lĩnh vực thông tin tư liệu lưu trữ Thời gian qua, TC 46/ISO SC 10 phối hợp soạn thảo trình ban hành nhiều tiêu chuẩn quốc tế lưu trữ như: Tiêu chuẩn ISO 9706:1994 “Thông tin tư liệu - Loại giấy dành cho tài liệu - Các yêu cầu để bảo quản lâu dài”; Tiêu chuẩn ISO 15489:2001 “Thông tin tư liệu - Quản lý hồ sơ”; Tiêu chuẩn ISO 11799:2003 “Thông tin tư liệu - Các yêu cầu bảo quản tài liệu thư viện lưu trữ”; Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010 “Thông tin tư liệu - Hướng dẫn số hóa tài liệu”; Tiêu chuẩn ISO 16175:2-2011 “Thơng tin tư liệu - Các nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn yêu cầu chức cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử”… Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (International Council on Archives - ICA) tổ chức phi Chính phủ trung lập, thành lập từ năm 1948 với mục đích vận động tổ chức lưu trữ thành viên thực sách quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ cách hiệu thông qua đối thoại, trao đổi chia sẻ kinh nghiệm kiến thức chuyên môn Hiện tại, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế có gần 1.400 thành viên 199 quốc gia vùng lãnh thổ giới Thời gian qua, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế nghiên cứu ban hành 10 tiêu chuẩn, ví dụ như: Tiêu chuẩn trao đổi hồ sơ lưu trữ điện tử; Tiêu chuẩn quốc tế mơ tả quan có tài liệu lưu trữ, ký hiệu ISDIAH (xuất lần năm 2008); Tiêu chuẩn quốc tế chung mô tả tài liệu lưu trữ, ký hiệu ISAD(G) (tái lần năm 2000)… Bên cạnh việc áp dụng tiêu chuẩn lưu trữ Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ban hành, gồm có: Tiêu chuẩn ISO 15489:2001; Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010; Tiêu chuẩn ISO 16175:2011; Tiêu chuẩn ISDIAH; Tiêu chuẩn ISAD(G)…, Tổ chức Liên hợp quốc ban hành số tiêu chuẩn riêng để quản lý hồ sơ lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn yêu cầu chức hệ thống lưu trữ hồ sơ Ban Thư ký Liên hợp quốc (ban hành tháng năm 2003); Tiêu chuẩn liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ (ban hành tháng năm 2004); Tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ số hóa (ban hành tháng năm 2009)… Đối với quốc gia phát triển Pháp, Mỹ, Trung Quốc, Anh…, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ quan lưu trữ nước quan tâm thực Ngay từ năm 1970, Cục Lưu trữ Pháp xây dựng ban hành nhiều tiêu chuẩn lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn AFNOR NF Z44-077 “Tư liệu - Danh mục hình ảnh cố định - Biên soạn mô tả thư mục” (ban hành tháng năm 1977); Tiêu chuẩn AFNOR NF Z44-068 “Danh mục tư liệu đồ - Giới thiệu dẫn mục lục” (ban hành tháng 12 năm 1982)… Năm 1994, Hiệp hội nhà lưu trữ Mỹ phát hành Sổ tay “Các tiêu chuẩn mô tả tài liệu lưu trữ” Mục đích Sổ tay giúp cho nhà lưu trữ Mỹ tiếp cận với tiêu chuẩn lưu trữ ban hành Đã có gần 90 tiêu chuẩn, bao gồm số tiêu chuẩn ISO phần lớn tiêu chuẩn quốc gia Mỹ giới thiệu Sổ tay này, ví dụ như: Tiêu chuẩn ISO 2709:1981 “Tài liệu - Định dạng trao đổi thông tin băng từ”; Tiêu chuẩn ISO 7489:1984 “Hệ thống xử lý thơng tin - Mơ hình tham chiếu bản”; Tiêu chuẩn ANSI Z39.2.1985 “Trao đổi thông tin thư mục”; Tiêu chuẩn ANSI X3.1988 “Hệ thống thông tin - Hệ thống từ điển nguồn thông tin”… Trong giai đoạn từ 1992 - 2005, Tổng cục Lưu trữ Trung Quốc ban hành 30 tiêu chuẩn ngành, ví dụ như: Tiêu chuẩn DA/T11-1994 phương pháp thử độ bền tài liệu giấy (ban hành tháng năm 1995); Tiêu chuẩn DA/22-2000 chỉnh lý tài liệu lưu trữ (ban hành tháng 12 năm 2000)… Năm 2009, Trung Quốc chấp nhận Tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001 “Thông tin Tư liệu - Quản lý hồ sơ - Yêu cầu chung” thành Tiêu chuẩn quốc gia với ký hiệu GB/T XXXX-2009/ISO 15489-1:2001… Tại Anh, Lưu trữ Quốc gia Anh thường xuyên phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Anh nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn PAS 198:2012 “Thông số kỹ thuật điều kiện môi trường để bảo quản sưu tập văn hóa” (được cơng bố vào tháng năm 2012); Tiêu chuẩn Công nhận dịch vụ lưu trữ (được công bố vào tháng năm 2014)… Tuy nhiên đến chưa có cơng trình nghiên cứu sâu phân tích, đánh giá hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam Nguồn tài liệu tham khảo Để thực Đề tài này, tham khảo sử dụng nguồn tài liệu sau đây: - Tài liệu lý luận: Giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990); Tập giảng “Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - lưu trữ” ThS Lê Thị Nguyệt Lưu… - Tài liệu pháp lý: Các văn quy định Nhà nước cơng tác tiêu chuẩn hóa, có hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung tiêu chuẩn lưu trữ nói riêng - Tài liệu khảo sát thực tế: Hồ sơ lưu trữ Đề tài nghiên cứu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn ngành lưu trữ; viết, nghiên cứu trao đổi Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước website số tổ chức, quan lưu trữ nước Phương pháp nghiên cứu Là đề tài nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn, ngồi việc vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Trên khó khăn mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước gặp phải xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ thời gian qua Trong thời gian tới khó khăn khơng tháo gỡ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam khó đạt kết mong muốn 3.2 Một số giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam 3.2.1 Tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ cá nhân, quan, tổ chức hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Muốn đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ trước hết cần phải nâng cao nhận thức quan quản lý ngành công chức, viên chức trực tiếp thực nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật vấn đề sau: - Thứ vai trò hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Như phân tích Chương 1, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật hoạt động lưu trữ có lợi ích sau: nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ sở thống hợp lý hóa quy trình, sản phẩm hoạt động lưu trữ; nâng cao hiệu suất lao động cán lưu trữ; tăng cường khả hội nhập, cộng tác chuyển giao công nghệ hoạt động lưu trữ quan, tổ chức ngồi nước… Do đó, tiêu chuẩn hóa lĩnh vực thuộc khoa học cơng nghệ mà ngành Lưu trữ Việt Nam cần coi trọng đánh giá mức vai trị phát triển ngành Trong q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, cơng nghệ lưu trữ cần phải đại hóa phát triển - Thứ hai cần xác định đối tượng cần chuẩn hóa Đối tượng tiêu chuẩn hóa chủ đề tiêu chuẩn Chủ đề tiêu chuẩn hóa sản phẩm (ví dụ: viên gạch, bu lông, bánh răng, đường ống), nguyên vật liệu (ví dụ: than, sắt thép, xi măng, cát, sỏi…), máy móc thiết bị (ví dụ: động tơ, động điện, máy bơm, máy nén khí…) Đối tượng tiêu chuẩn q trình (ví dụ: phương pháp xác định nhiệt lượng than đá…), đối tượng khơng phải sản phẩm (ví dụ: đơn vị đo lường, ký hiệu nguyên tố hóa học, ký hiệu tốn học, dấu hiệu đường…) 78 Trong hoạt động lưu trữ, đối tượng chuẩn hóa bao gồm: thuật ngữ chun mơn (cần có thống thuật ngữ, khái niệm định nghĩa); nghiệp vụ lưu trữ từ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (có thể quy trình thực cơng việc; chuẩn liệu, cấu trúc liệu (gồm siêu liệu) trao đổi liệu; cách thức trình bày ấn phẩm lưu trữ…); phương tiện, thiết bị phục vụ việc tác nghiệp hoạt động lưu trữ (kết cấu kho lưu trữ, yêu cầu kiến trúc, môi trường kho lưu trữ; yêu cầu trang thiết bị bảo quản loại hình tài liệu lưu trữ…) Hiện nay, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng tiêu chuẩn liên quan đến tài liệu lưu trữ hành Trong thời gian tới cần mở rộng đối tượng tiêu chuẩn hóa sang loại hình tài liệu lưu trữ khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn… - Thứ ba cần tuân thủ số nguyên tắc tiến hành xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ sau: Ngun tắc số đơn giản hố, có nghĩa loại trừ yếu tố không cần thiết, giữ lại cần thiết, có lợi cho trước mắt phù hợp với tương lai Nguyên tắc số hai thoả thuận, có nghĩa phải dung hịa quyền lợi nhiều bên tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng thực tiễn Nguyên tắc số ba áp dụng, có nghĩa tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sau ban hành phải áp dụng được, có tiêu chuẩn hóa đem lại hiệu Nguyên tắc số bốn giải pháp tuyệt đối ưu việt, giải pháp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật thường giải pháp đồng thuận cao có khả thống thực Nguyên tắc số năm đổi mới, có nghĩa tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải ln ln sốt xét lại cho phù hợp với khung cảnh luôn thay đổi Nguyên tắc số sáu đồng bộ, có nghĩa phải đảm bảo tính đồng loại tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, cấp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đối tượng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có liên quan q trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật Nguyên tắc số bảy pháp lý, có nghĩa cần xem xét thận trọng trường hợp xây dựng tiêu chuẩn để khuyến khích áp dụng, cịn trường hợp phải xây dựng quy chuẩn kỹ thuật để bắt buộc áp dụng 79 Muốn nâng cao nhận thức cá nhân, quan, tổ chức vấn đề cần tăng cường biện pháp tuyên truyền, hội thảo tập huấn 3.2.2 Ban hành Kế hoạch tổng thể xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Để hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý ngành Lưu trữ Việt Nam thực tiễn tác nghiệp lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần sớm ban hành Kế hoạch tổng thể, cần xác định đối tượng hoạt động lưu trữ cần xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lộ trình thực chúng Khi xây dựng kế hoạch, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần lưu ý đến việc tăng cường hướng chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước thành tiêu chuẩn quốc gia, nên ưu tiên chấp nhận tiêu chuẩn có phạm vi ảnh hưởng rộng, mang lại hiệu lâu dài đảm bảo tính tương thích, phù hợp với quốc tế nhằm tiết kiệm thời gian công sức xây dựng tiêu chuẩn Hệ thống tiêu chuẩn quốc gia thường hình thành từ hai nguồn tiêu chuẩn, gồm có: nguồn tiêu chuẩn quốc gia tự xây dựng; nguồn tiêu chuẩn lựa chọn sử dụng từ nguồn tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia khác có hiệu lực tiêu chuẩn quốc gia tự xây dựng Việc chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước thành tiêu chuẩn quốc gia thực số phương pháp thông dụng sau: phương pháp công bố chấp nhận (lựa chọn tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước ngồi phù hợp cơng bố tiêu chuẩn sử dụng tiêu chuẩn quốc gia); phương pháp tờ bìa (bổ sung tờ bìa theo mẫu tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam để gán cho tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước lựa chọn); phương pháp in lại hoàn toàn (tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước lựa chọn in lại hồn tồn nội dung theo quy định trình bày tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam); phương pháp dịch (tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước lựa chọn dịch sang tiếng Việt trình bày theo quy định thể thức tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam, xuất đơn ngữ song ngữ); phương pháp soạn thảo lại (tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước sử dụng làm để biên soạn tiêu chuẩn quốc gia, nội dung 80 tiêu chuẩn quốc gia theo tiêu chuẩn gốc thay đổi bố cục cách diễn đạt); phương pháp gộp tham khảo (tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước đưa vào thành phần trọn vẹn tiêu chuẩn quốc gia) Song song với đó, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần rà soát tiêu chuẩn ngành ban hành để chuyển đổi thành tiêu chuẩn quốc gia tiêu chuẩn mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ…; đồng thời đẩy mạnh xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật đối tượng, vấn đề đặc thù hoạt động lưu trữ Việt Nam nhằm thống thực quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh cần lưu ý đến tính đồng tương hợp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có đối tượng điều chỉnh Có vậy, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ ban hành có tính khả thi Hiện nay, số lượng tài liệu lưu trữ điện tử hình thành hoạt động quan, tổ chức ngày tăng Luật Lưu trữ năm 2011 thừa nhận tài liệu lưu trữ điện tử loại hình tài liệu lưu trữ cần quản lý loại hình tài liệu lưu trữ khác Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ dành chương để quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Tuy nhiên việc triển khai thi hành quy định thực tế cịn nhiều khó khăn, vướng mắc Do vậy, 05 năm tới, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần tập trung nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật liên quan đến tài liệu lưu trữ điện tử Trong trình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật này, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tham khảo số tiêu chuẩn quốc tế Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO ban hành: - Tiêu chuẩn ISO 16175:-2-2011 “Thông tin tư liệu - Các nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ mơi trường văn phịng điện tử Phần 2: Hướng dẫn yêu cầu chức cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử” - Tiêu chuẩn ISO/TR 22957:2009 “Quản lý tài liệu - Phân tích, lựa chọn thực hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)” - Tiêu chuẩn ISO/TR 14105:2011 “Quản lý tài liệu - Quản lý thay đổi để thực thành công hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)” 81 - Tiêu chuẩn ISO/TR 18492:2005 “Bảo quản lâu dài thông tin tài liệu điện tử” - Tiêu chuẩn ISO/TR 15801:2009 “Quản lý tài liệu - Lưu trữ thông tin điện tử - Khuyến nghị cho tính xác thực độ tin cậy” - Tiêu chuẩn ISO 14289-1:2014 “Ứng dụng quản lý tài liệu - Định dạng tài liệu điện tử để tăng cường khả tiếp cận - Phần 1: Sử dụng Tiêu chuẩn ISO 32000-1 (định dạng PDF/A)” - Tiêu chuẩn ISO 19005-2:2011 “Quản lý tài liệu - Định dạng tài liệu điện tử để bảo quản lâu dài - Phần 2: Sử dụng Tiêu chuẩn ISO 32000-1 (định dạng PDF/A)”… Bên cạnh đó, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chấp nhận số tiêu chuẩn thành tiêu chuẩn quốc gia như: - Tiêu chuẩn ISO 13008:2012 “Thông tin tài liệu - Quá trình chuyển đổi lưu tài liệu điện tử” - Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010 “Thông tin tư liệu - Hướng dẫn số hóa tài liệu” - Tiêu chuẩn ISO/IEC 14496-26:010 “Cơng nghệ thơng tin - Mã hóa liệu nghe nhìn - Phần 26: Dữ liệu âm thanh”… 3.2.3 Tăng cường đầu tư kinh phí, sở vật chất đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Như phân tích trên, khó khăn ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thời gian qua kinh phí hạn hẹp, sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu, đội ngũ cơng chức, viên chức kinh nghiệm thiếu kiến thức chun mơn lĩnh vực tiêu chuẩn hóa Do đó, thời gian tới muốn nâng cao hiệu hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ phải khắc phục khó khăn Trước hết cần phải huy động tất nguồn kinh phí có thể, nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước chủ đạo, cần trọng đến nguồn hợp tác quốc tế Trong xu hướng hội nhập nay, nghiên cứu tiêu 82 chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước ngoài, lựa chọn áp dụng toàn phần để trở thành tiêu chuẩn quốc gia Tuy nhiên, vấn đề ngôn ngữ trở ngại không nhỏ công chức, viên chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - người trực tiếp thực nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Vì vậy, trước mắt Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần đầu tư kinh phí cho việc sưu tầm biên dịch tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước liên quan đến hoạt động lưu trữ Chỉ nắm bắt Lưu trữ nước xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn cơng tác lưu trữ có lựa chọn đắn phù hợp Bên cạnh đó, việc thí nghiệm, thử nghiệm thông số kỹ thuật liên quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ địi hỏi nguồn kinh phí khơng nhỏ Nếu đầu tư xây dựng phịng thí nghiệm Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chủ động thời gian tiết kiệm kinh phí thuê khốn làm thí nghiệm, thử nghiệm Đội ngũ cơng chức, viên chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, đặc biệt người trực tiếp thực nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ có vai trị quan trọng việc phát triển hoạt động ngành Lưu trữ Việt Nam Vì thế, để hình thành nên nguồn nhân lực có trình độ, đáp ứng u cầu hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ đòi hỏi phải tăng cường cơng tác đào tạo, bồi dưỡng kỹ trình độ chun mơn trình độ ngoại ngữ cho công chức, viên chức Không vậy, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần đẩy mạnh hoạt động phổ biến, tuyên truyền tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ban hành thông qua viết Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Trang thông tin điện tử Cục lồng ghép vào hội nghị, hội thảo nghiệp vụ; đồng thời cần ban hành quy định văn hướng dẫn để việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ tiến hành đồng thống tổ chức tập huấn cho quan, tổ chức Trung ương địa phương việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đặc biệt tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có nội dung phức tạp Ngồi ra, để đảm bảo việc soát xét, sửa đổi tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật 83 lưu trữ kịp thời, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần thực công tác kiểm tra việc thực quy định tiêu chuẩn hóa quan, tổ chức Việc kiểm tra tiến hành đột xuất theo định kỳ nên lồng ghép với đợt kiểm tra tình hình thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Sau kiểm tra phát có vấn đề bất cập việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ cần nhanh chóng nghiên cứu, sửa đổi tiêu chuẩn cho phù hợp *** Tiểu kết: Qua phân tích thấy hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam có nhiều thuận lợi gặp khơng khó khăn Muốn đẩy mạnh hoạt động thời gian tới trước hết cần tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ cá nhân, quan, tổ chức hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ thông qua hoạt động tuyên truyền, hội thảo, tập huấn Sau đó, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần nhanh chóng ban hành Kế hoạch tổng thể xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ, tăng cường hướng chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn nước thành tiêu chuẩn quốc gia Bên cạnh đó, việc đầu tư kinh phí, sở vật chất đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ cần Nhà nước quan tâm Có hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam đạt kết khả quan tương lai 84 KẾT LUẬN Trong thời gian qua, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia lưu trữ ngày quan tâm thực Đây nhiệm vụ trọng tâm nằm Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (ban hành kèm theo Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ) Tuy nhiên, số hạn chế việc triển khai nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ảnh hưởng nhiều đến kết hiệu việc ban hành, áp dụng tiêu chuẩn thực tiễn Những hạn chế thể qua việc chưa chủ động xây dựng định hướng phát triển dài hạn; chưa trì thực hàng năm; số lượng tiêu chuẩn ban hành khiêm tốn; nội dung tiêu chuẩn ban hành tập trung vào mẫu sổ sách trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính; chưa trọng đến việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật (mang tính bắt buộc áp dụng); chưa kịp thời rà soát, chuyển đổi tiêu chuẩn ngành thành tiêu chuẩn quốc gia; chưa tổ chức đánh giá, tổng kết hiệu áp dụng tiêu chuẩn thực tiễn Thông qua việc nêu vấn đề, lý giải, phân tích ba chương, Luận văn trình bày được: văn quy định Việt Nam hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ nói riêng; tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước; giới thiệu số tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước liên quan đến hoạt động lưu trữ Qua tác giả tập trung đánh giá ưu điểm, hạn chế phân tích thuận lợi, khó khăn hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam Đóng góp Luận văn đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam thời gian tới Đó là: Nâng cao nhận thức, trình độ cá 85 nhân, quan, tổ chức thông qua việc tuyên truyền, hội thảo, tập huấn; Ban hành Kế hoạch tổng thể xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ; Tăng cường đầu tư kinh phí, sở vật chất đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực… Việc áp dụng tốt giải pháp nêu góp phần quan trọng nâng cao hiệu hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam tương lai 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS Nguyễn Trọng Biên (năm 1993 - 1997), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 144; ThS Nguyễn Trọng Biên (năm 2002), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính”, Phịng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 150d; Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường, Thông tư số 560-KCM/TT ngày 21 tháng năm 1996 hướng dẫn thi hành Nghị định số 86-CP ngày 08 tháng 12 năm 1995 Chính phủ quy định phân cơng trách nhiệm quản lý nhà nước chất lượng hàng hóa; Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 29/2011/TT-BKHCN ngày 15 tháng 11 năm 2011 sửa đổi, bổ sung số quy định Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 Bộ Khoa học Công nghệ hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; Bộ Nội vụ, Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng năm 2012 ban hành Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Bộ Nội vụ, Quyết định số 1121/2014/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Liên Bộ Tài - Bộ Khoa học Cơng nghệ, Thơng tư liên tịch số 145/2009/TTLT-BTC-BKHCN ngày 17 tháng năm 2009 hướng dẫn quản lý sử dụng kinh phí xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật; Chính phủ, Nghị định số 86-CP ngày 08 tháng 12 năm 1995 quy định phân công trách nhiệm quản lý nhà nước chất lượng hàng hóa; 87 10 Chính phủ, Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2007 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật; 11 Chính phủ, Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2009 sửa đổi số điều Nghị định 127/2007/NĐ-CP ngày 01/08/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật Nghị định 132/2008/NĐ-CP ngày 31/12/2008 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa; 12 Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (năm 1990), Giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp; 13 Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1999), Báo cáo tổng kết 10 năm tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 100; 14 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (năm 2008), Tài liệu tập huấn “Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng ISO 9001: 2000 vào hoạt động quan hành nhà nước”; 15 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (năm 2013), Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020”; 16 Nguyễn Thị Hà (năm 2010), Giới thiệu số tiêu chuẩn giấy lưu trữ nước giới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11, tr.45 - 46, 48; 17 Trần Văn Học (năm 2009), Tiêu chuẩn hóa với hội nhập phát triển, Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, số 23, tr.16 - 17; 18 Hội đồng Bộ trưởng, Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng năm 1982 ban hành Điều lệ cơng tác tiêu chuẩn hóa; 88 19 Hội đồng Bộ trưởng, Nghị định số 327-HĐBT ngày 19 tháng 10 năm 1991 ban hành Quy định việc thi hành Pháp lệnh chất lượng hàng hóa; 20 Hội đồng Nhà nước, Pháp lệnh số 49-LCT/HĐNN8 ngày 27 tháng 12 năm 1990 chất lượng hàng hóa; 21 Bùi Quang Huy, Nguyễn Lương Bằng (năm 1999), Vài suy nghĩ mẫu bìa hồ sơ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5, tr.14 - 15; 22 CN Mai Thị Loan (năm 1988 - 1992), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính”, Phịng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 134; 23 ThS Lê Thị Nguyệt Lưu, Tập giảng “Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - lưu trữ”; 24 Vũ Dương Thúy Ngà (năm 2012), Vấn đề chuẩn hóa hoạt động thư viện thơng tin nay, Tạp chí Nghiên cứu văn hóa - Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, số 1; 25 PTS Nguyễn Minh Phương (năm 1995), Mấy ý kiến cơng tác tiêu chuẩn hóa văn thư - lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr.5 - 8; 26 TS Nguyễn Minh Phương (năm 2002), Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr.37 - 40; 27 Quốc hội, Luật Lưu trữ, năm 2011; 28 Quốc hội, Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật, năm 2006; 29 TS Hồ Văn Quýnh (năm 1996), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 143; 30 TS Hồ Văn Quýnh (năm 2002), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ”, Phịng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 150c; 31 TS Hồ Văn Quýnh (năm 2001), Mấy ý nghĩa thực cơng tác tiêu chuẩn hóa ngành Lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, tr.111 - 115; 89 32 ThS Nguyễn Thị Tâm (năm 1994 - 1997), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 145; 33 Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (bản dịch năm 2006), Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9706 “Thông tin tư liệu: Loại giấy dành cho tài liệu - Các yêu cầu bảo quản tài liệu”, Tư liệu Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ, VL06/1008-1009; 34 Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (bản dịch năm 2006), Tiêu chuẩn quốc tế ISO 11108 “Thông tin tư liệu: Giấy tờ văn phòng - Các yêu cầu độ bền khả chịu tác động giấy, Tư liệu Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, VL06/1014-1015; 35 Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (bản dịch năm 2006), Tiêu chuẩn quốc tế ISO 11798 “Thông tin tư liệu: Tính ổn định lâu bền việc viết, in ghi tin giấy - Những yêu cầu phương pháp kiểm tra”, Tư liệu Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, VL06/1012-1013; 36 Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, Quyết định số 222/QĐ-TĐC ngày 06 tháng năm 1986 ban hành Quy định đề cương xây dựng tiêu chuẩn; 37 Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, Quyết định số 92/QĐ-TĐC ngày 15 tháng 02 năm 1986 ban hành Quy chế lập quản lý hồ sơ tiêu chuẩn; 38 Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, Quyết định số 247/QĐ-TĐC ngày 13 tháng 10 năm 1993 ban hành Quy chế lập xét duyệt dự án xây dựng tiêu chuẩn Việt Nam; 39 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; 40 CN Phạm Thị Thúy (năm 1987 - 1990), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hố thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ”, Phịng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 132a; 90 41 CN Nguyễn Thị Trà (năm 1997), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu mục lục hồ sơ”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 144a; 42 Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia (năm 2006), Kỷ yếu Hội thảo “Tăng cường cơng tác tiêu chuẩn hóa hoạt động thông tin - tư liệu”; 43 Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Pháp lệnh số 18/1999/PLUBTVQH10 ngày 24 tháng 12 năm 1999 chất lượng hàng hóa; 44 ThS Nguyễn Nghĩa Văn (năm 1994 - 1998), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 140b; 45 Vũ Thành Vinh (năm 2008), Tầm quan trọng hệ thống tiêu chuẩn quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, tr.5 6; 46 http://www.archivists.org/catalog/stds99/intro.html 47 https://archives.un.org/content/our-policies-standards-andguidelines 48 http://www.iso.org/iso/home/standards.htm 49 http://www.nationalarchives.gov.uk 91 PHỤ LỤC Tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” (ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng năm 1997 Cục Lưu trữ Nhà nước) Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 “Bìa hồ sơ lưu trữ” (ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ) Tiêu chuẩn “Record-keeping Requirements for Digitization” Ban Quản lý Lưu trữ tài liệu Tổ chức Liên hợp quốc ban hành tháng năm 2009 Tiêu chuẩn “Archive Service Accreditation Standard” Lưu trữ Quốc gia Anh phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Anh xây dựng, công bố vào tháng năm 2014 92