8. Bố cục của đề tài
1.2.2. Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng
Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử là hình thức chủ động, được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ lịch sử. Mục đích là để giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu biết được những tài liệu hiện đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử. Thông qua hình thức này, người nghiên cứu nắm được thành phần, nội dung tài liệu trong các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác. Các loại thông
báo, giới thiệu TLLT bao gồm: Một là, bản giới thiệu tổng quát về TLLT dùng
để giới thiệu tóm tắt một TLLT, hoặc một phông TLLT, một sưu tập lưu trữ.
Hai là,bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề dùng để thông báo tóm
tắt cho người nghiên cứu những tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ
về một chuyên đề cụ thể. Ba là, bản mục lục TLLT theo chuyên đề là loại hình
giới thiệu tài liệu, trong đó liệt kê tên tài liệu hoặc hồ sơ được bảo quản trong một phông hoặc một số phông về một chuyên đề nhất định.
Ưu điểm:
Đây là một hình thức khai thác tài liệu mang tính chủ động, mục đích của công việc này là giới thiệu, phổ biến tài liệu rộng rãi cho công chúng, vì vậy mọi đối tượng đều có thể tiếp cận thông tin một cách đơn giản và nhanh chóng, hiệu quả tác động tới công chúng cao.
Hạn chế:
Hình thức này mang tính chủ động của các cơ quan lưu trữ, do đó, mục đích của hình thức này chỉ có thể hướng đến tuyên truyền và giới thiệu TLLT nhằm tăng tri thức cho các đối tượng quan tâm nói riêng và toàn dân nói chung. Trong khi đó, xác suất các bài giới thiệu, thông báo này phục vụ trúng và đúng nhu cầu cụ thể của từng đối tượng là rất nhỏ, đặc biệt là so với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tại phòng đọc.
28
Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, TLLT đang bảo quản tại TTLTQG III thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệutrên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong những năm qua, tài liệu được công bố là những tài liệu có giá trị mới được phát hiện, những tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quan đến các chủ trương chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, những sự kiện, nhân vật lịch sử có ý nghĩa nhưng chưa được công bố hay giới thiệu. Trong mười năm đầu trung bình mỗi năm Trung tâm có từ 5-10 bài công bố, giới thiệu TLLT đăng trên tạp chí chuyên ngành và các báo khác (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian, Báo Nhân dân, Báo Người đại biểu nhân dân...). Trong khoảng thời gian từ năm 2010 đến 2014, số lượng bài đã tăng lên đáng kể, trung bình là 20 bài một năm. Ngoài ra, nhiều TLLT được đăng tải trên trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước. Có thể kể đến như Giới thiệu tập thơ "Gửi hương cho gió" của nhà thơ Xuân Diệu, bản giấy dó năm 1945, "Hà Nội - ngày trở về 10/10/1954", "Chủ tịch Hồ Chí Minh với kỳ họp đầu tiên của Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa khóa I", ...