8. Bố cục của đề tài
1.2.5. Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ
"Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý" (Điều 33, Luật Lưu trữ). Tác dụng của việc cấp chứng thực lưu trữ là giúp cho các cơ quan, cá nhân xác minh những vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào sự chứng nhận của cơ quan lưu trữ. Bản chứng thực lưu trữ có giá trị về mặt pháp lý, có thể dùng làm bằng chứng trước các tòa án hoặc để bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân khi cần thiết. Vì vậy, khi cấp chứng thực các cơ quan lưu trữ phải chịu trách nhiệm về tính chân thực của các thông tin. Điều này đòi hỏi các cán bộ lưu trữ phải nghiên cứu kỹ mục đích khai thác tài liệu của độc giả, nghiên cứu kỹ các thông tin của tài liệu, kiểm tra, đối chiếu cẩn thận trước khi viết chứng thực.
Ưu điểm:
Hình thức này giúp cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ.
34
Hạn chế:
Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu độc giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn yêu cầu, các đơn này phải do người có thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao, trích sao tài liệu lưu trữ. Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực của cơ quan. Vì vậy có thể nói, hình thức này tốn khá nhiều thời gian khi người có nhu cầu chứng thực phải chờ đợi sự xác minh và cho phép của cấp quản lý.
Trong thực tế, Trung tâm đã cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những cán bộ đi B, giúp họ xác minh được quá trình cống hiến của mình trong cuộc kháng chiến chống Mĩ, từ đó họ được hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước. Hiện nay Trung tâm đang tiến hành cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cho cán bộ đi B ở tất cả các tỉnh thành trong cả nước. Ngoài ra còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả. Trung bình một năm Trung tâm đã cấp chứng thực lưu trữ và bản sao là gần 11.000, trong đó gần 2% là chứng thực lưu trữ.