CHƯƠNG 1: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
1.3. Sự cần thiết xây dựng mô hình phòng đọc ảo
1.3.1. Đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng hiện nay, TLLT tại các lưu trữ nói chung và TTLTQG III đã được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả.
Tuy nhiên, những kết quả đạt được như vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm
36
năng thông tin chứa trong các nguồn TLLT cũng như nhu cầu tìm kiếm thông tin của độc giả. Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu khai thác thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và thu hẹp khoảng cách địa lý của con người ngày càng cao. Do đó, việc ra đời của phòng đọc ảo sẽ giúp độc giả khai thác, sử dụng tài liệu không mất quá nhiều thời gian và công sức.
Sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới, đó là tài liệu điện tử. Đây là loại hình tài liệu có những đặc điểm khác biệt tài liệu truyền thống về cách thức ghi tin; kết nối nội dung và phương tiện mang tin; cấu trúc vật lý và cấu trúc lôgic của tài liệu; siêu dữ liệu... Với những đặc điểm này, tài liệu điện tử đã thể hiện những ưu thế trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và theo vòng đời của tài liệu sẽ dần xuất hiện trong các cơ quan lưu trữ với hai dạng tài liệu: tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)”. Chính vì vậy, hệ quả của sự sản sinh ra loại hình tài liệu này là ngoài nhiệm vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu truyền thống thì các cơ quan lưu trữ còn hướng đến việc tổ chức khai thác tài liệu dưới dạng điện tử.
Việc xây dựng phòng đọc ảo sẽ là một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng phù hợp với loại hình tài liệu mới.
Ngoài ra, sự phát triển của khoa học công nghệ cũng dẫn đến sự thay đổi trong cách thức tìm kiếm thông tin của con người nói chung. Ngoài các nguồn tin là sách, báo, tạp chí, phương tiện phát thanh - truyền hình... thì máy tính kết nối mạng Internet đã trở thành xa lộ thông tin siêu tốc, chi phối cuộc sống của con người. Điều đó đồng nghĩa với thói quen tiếp cận thông tin nói chung đã thay đổi đòi hỏi các cơ quan lưu trữ cũng cần nghiên cứu một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng đáp ứng nhu cầu của người sử dụng TLLT trong kỷ nguyên số hiện nay.
37
1.3.2. Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng TLLT của các cơ quan, cá nhân. Với sự đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung, TLLT được tổ chức khai thác, sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau để phát huy tối đa giá trị của tài liệu, phục vụ nhu cầu của xã hội. Theo Luật Lưu trữ quy định, hiện nay có 6 hình thức khai thác, sử dụng TLLT như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, mỗi hình thức đều có những ưu điểm và hạn chế khác nhau. Xét ở tầm vĩ mô, càng nhiều hình thức tổ chức khai thác, sử dụng được áp dụng thì những hạn chế nói chung sẽ được bù lấp. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu càng đa dạng và phong phú thì sự hiệu quả trong phát huy giá trị của TLLT càng tăng cao. Phòng đọc ảo ra đời sẽ góp phần vào việc đa dạng hóa các hình thức này cũng như góp phần vào công cuộc phát huy giá trị của TLLT trong đời sống xã hội.
Mặt khác, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT vốn đã được biết đến như
"cầu nối" giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân; tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ. Việc xây dựng phòng đọc ảo nhằm đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng TLLT sẽ góp phần mở rộng "cầu nối" này bằng việc đưa TLLT đến gần với xã hội. Thông qua tìm kiếm thông tin trên mạng Internet, độc giả hoàn toàn có thể có được các kết quả tìm kiếm là thông tin TLLT được đăng tải trên website của phòng đọc ảo. Hơn nữa, sự đơn giản về mặt thủ tục và ưu điểm vượt trội hơn so với phòng đọc truyền thống về thời gian cũng như khoảng cách địa lý giữa nơi cư trú của độc giả với phòng đọc sẽ thu hút lượng độc giả lớn hơn. Như vậy, việc áp dụng phòng đọc ảo trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã góp phần biến "cầu nối" trở thành "xa lộ" kết nối
38
thông tin TLLT với xã hội, giữa công tác lưu trữ với xã hội, phát huy tối đa giá trị thông tin tiềm năng trong các kho lưu trữ.
1.3.3. Góp phần vào sự phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ
Hiện đại hoá công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Để thực hiện được điều này cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ hiện đại nói chung và công nghệ thông tin nói riêng trong công tác lưu trữ. Có thể kể đến một số ứng dụng đã và đang phát huy vai trò của chúng trong việc quản lý cũng như thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như sử dụng các thiết bị hiện đại trong bảo quản, tu bổ và phục chế TLLT, sử dụng phần mềm quản lý và tra tìm TLLT, thực hiện số hóa TLLT truyền thống... Bên cạnh đó, sự ra đời của loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử cũng đòi hỏi tăng cường các biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện điện tử chuyên dụng, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ của cơ quan. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tạo được các cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất, nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng TLLT, thúc đẩy sự nghiệp hiện đại hoá công tác lưu trữ lên một tầm cao mới. Sự ra đời của phòng đọc ảo sẽ góp phần hiện đại hóa khâu nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT, từ đó góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ nói chung.
* TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương này, đề tài tập trung trình bày thành phần, nội dung tài liệu, giá trị của tài liệu bảo quản tại TTLTQG III cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã và đang được áp dụng tại Trung tâm. Dựa trên các nội dung này, đề tài phân tích nhu cầu của xã hội đối với thông tin TLLT, trong đó nhấn mạnh sự thay đổi về phương thức thu thập, tiếp cận thông tin của con
39
người trong bối cảnh của sự bùng nổ công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng Internet. Đây sẽ là tiền đề để có thể xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT qua mạng diện rộng, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng TLLT về không gian và thời gian.
40