8. Bố cục của đề tài
2.3. Cơ sở kỹ thuật
Cơ sở kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập và vận hành phòng đọc ảo bởi đây là loại phòng đọc được sử dụng hoàn toàn trong môi trường mạng. Để phòng đọc ảo có thể phát huy được tác dụng của mình đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT, khi xây dựng cần phải có cơ sở hạ tầng kỹ thuật như sau:
Một là, cổng thông tin điện tử đăng tải dữ liệu để người sử dụng tiếp
cận với phòng đọc ảo. Đối với hình thức khai thác, sử dụng TLLT thông qua
phòng đọc ảo thì cổng thông tin điện tử, cụ thể là giao diện của cổng thông tin sẽ là nơi duy nhất mà độc giả có thể tiếp cận tài liệu phục vụ mục đích của
54
mình. Cổng thông tin điện tử của phòng đọc ảo sẽ cho phép xây dựng nội dung thông tin từ nhiều nguồn khác nhau cho nhiều đối tượng sử dụng, xác định cách thức hiển thị thông tin cho người dùng và cung cấp các khả năng quản trị, người dùng có thể đăng ký trở thành thành viên của phòng đọc ảo.
Hai là, hệ thống máy chủ đủ mạnh để có thể lưu trữ, bảo quản dữ liệu, cung cấp dữ liệu cho người sử dụng và quản lý người dùng. Máy
chủ (Server) là một máy tính được kết nối với một mạng máy tính hoặc Internet, có năng lực xử lý cao và trên đó người ta cài đặt các phần mềm để phục vụ cho các máy tính khác truy cập để yêu cầu cung cấp các dịch vụ và tài nguyên. Như vậy, về cơ bản, máy chủ cũng là một máy tính, nhưng được thiết kế với nhiều tính năng vượt trội hơn, năng lực lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng lớn hơn máy tính thông thường rất nhiều. Máy chủ thường được sử dụng cho nhu cầu lưu trữ và xử lý dữ liệu trong một mạng máy tính hoặc trên môi trường Internet. Đối với một phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT thì máy chủ là nền tảng của việc lưu trữ, bảo quản dữ liệu, cung cấp thông tin
TLLT cũng như các dịch vụ khác trên Internet tới người sử dụng.
Ba là, phần mềm quản lý hệ thống. Phần mềm quản lý hệ thống phục vụ
xây dựng phòng đọc ảo cần đáp ứng các yêu cầu chức năng và yêu cầu tính năng kỹ thuật. Trong đó,
Về yêu cầu chức năng:
- Quản lý danh mục: Cho phép người sử dụng tạo lập, quản lý các danh mục của hệ thống như danh mục tên loại văn bản (quyết định, báo cáo, chỉ thị, công văn...), khung phân loại thông tin (gồm các danh mục chia theo từng chuyên đề như "Những vấn đề chung", "Quân sự" "Ngoại giao", "Tôn giáo", "Vật giá"... ), danh mục hồ sơ...
55
- Quản lý các CSDL cơ quan lưu trữ (các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương kết nối CSDL với TTLTQG III); CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ (Ví dụ: các phông/công trình/sưu tập được thống kê trong Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại TTLTQG III); CSDL hồ sơ (các hồ sơ thuộc các phông lưu trữ); CSDL văn bản (các văn bản thuộc một hồ sơ) với các thao tác như nhập dữ liệu, tìm kiếm, báo cáo thống kê, kết nối dữ liệu...
- Quản trị người dùng: Cấp quyền cập nhật (nhập mới, sửa, xoá), quyền khai thác sử dụng CSDL cho người sử dụng. Đối với người quản trị nội dung của phòng đọc ảo, phần mềm cho phép các đối tượng có quyền nhập thêm, sửa đổi và xóa các thông tin chung/tài liệu thông qua tài khoản đã được cấp. Đối với người sử dụng phòng đọc, độc giả được chia thành 2 nhóm (độc giả tự do và độc giả đăng ký tài khoản thành viên của phòng đọc) và mỗi nhóm đều có quyền tiếp cận thông tin ở các mức độ khác nhau.
- Quản trị hệ thống: Cho phép thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, CSDL, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký lượt truy cập phòng đọc ảo hoặc lượt đọc/tải tài liệu..., đăng nhập/đăng xuất tài khoản thành viên của độc giả.
Về yêu cầu tính năng kỹ thuật:
- Phần mềm phải có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng về quy mô ứng dụng đối với các quy trình nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ dữ liệu...;
- Mô hình hệ thống phải cho phép khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu;
- Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất, có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố;
56
- Có khả năng lưu trữ được nhiều dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc được lưu trữ dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh...);
- Đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức:
+ Bảo mật mức hệ điều hành: Phân quyền truy nhập máy chủ/bảo trì hệ thống và quyền chạy các chương trình ứng dụng;
+ Quyền truy nhập Web: Kiểm soát quyền truy cập tới một phần nào đó của một không gian Web.
+ Bảo mật mức CSDL: Ngăn chặn các truy cập dữ liệu trái phép; Kiểm soát phần đĩa sử dụng; Kiểm soát nguồn tài nguyên hệ thống sử dụng; Theo dõi quá trình truy cập của người sử dụng.
Ba mức độ bảo mật trên thuộc hệ thống bảo mật dựa trên các giải pháp công nghệ. Việc kết hợp hệ thống bảo mật này với mức bảo mật dựa trên các quy định hành chính đặc biệt là các quy định của pháp luật về khai thác sử dụng TLLT, sẽ đáp ứng khả năng an toàn và bảo mật thông tin tài liệu của phòng đọc ảo.
- Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng, bố cục giao diện hợp lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện;
- Bảo đảm nguyên tắc cung cấp dữ liệu đầu ra cho các hệ thống thông tin khác và chấp nhận đầu vào từ các hệ thống thông tin khác theo chuẩn XML, phục vụ quá trình trao đổi dữ liệu.
Bốn là, mạng Internet băng thông rộng. Internet là một hệ thống thông
tin toàn cầu có thể được truy nhập công cộng gồm các mạng máy tính được liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuẩn hóa
57
(giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và của người dùng cá nhân trên toàn cầu. Mạng Internet sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đưa thông tin tài liệu lưu trữ hòa nhập vào hệ thống thông tin toàn cầu phục vụ mọi đối tượng với ưu điểm là không giới hạn về khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, để có thể thực hiện được điều này thì điều kiện đủ ở đây chính là sử dụng mạng Internet băng thông rộng. Băng thông có tên quốc tế là bandwidth, là thuật ngữ được dùng để chỉ lưu lượng của tín hiệu điện được truyền qua thiết bị truyền dẫn trong một giây là bao nhiêu. Có thể hiểu rằng, nếu băng thông lớn sẽ cho phép số lượng lớn người truy cập cổng thông tin điện tử cùng lúc. Ngược lại, nếu băng thông hẹp (băng thông nhỏ) thì cổng thông tin điện tử trở thành "đường làng", hạn chế lượng truy cập cùng một thời thời điểm.
Năm là, các thiết bị công nghệ chuyên dụng như máy tính, máy quét, thiết bị lưu trữ, máy in... Nếu như phòng đọc truyền thống cần đến những
trang thiết bị mang tính đơn giản và ít bị chi phối bởi yếu tố công nghệ thì phòng đọc ảo lại đòi hỏi các thiết bị hiện đại, phức tạp và chuyên sâu về công nghệ. Bởi lẽ, phòng đọc ảo được vận hành và sử dụng hoàn toàn trên máy tính và trong môi trường mạng. Hơn nữa, thành phần nòng cốt của phòng đọc là nội dung thông tin TLLT phần lớn lại được tạo lập thông qua việc số hóa tài liệu truyền thống. Quy trình này đòi hỏi một hệ thống các thiết bị như máy quét, máy tính, thiết bị lưu trữ...