CHƯƠNG 2: CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
2.4. Kinh nghiệm của nước ngoài
2.4.3. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Anh
Lượng tài liệu mà độc giả có thể tải về lên đến con số 9 triệu, kèm theo 32 triệu bản mô tả tài liệu. Đây là các bản mô tả của toàn bộ tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ quốc gia và hơn 2.500 lưu trữ khác trên cả nước.
Về cách thức tra tìm và sử dụng tài liệu, độc giả có thể truy cập vào cổng thông tin phòng đọc ảo discovery.nationalarchives.gov.uk. Khi thực hiện tìm kiếm thông tin, phòng đọc ảo sẽ cung cấp các kết quả tìm kiếm sau khi độc giả gõ từ khóa cần tìm. Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị tổng số tài liệu liên quan đến từ khóa và cho phép độc giả lựa chọn các tài liệu ở 3 nhóm khác nhau bao gồm: nhóm tài liệu được phép tải về; nhóm tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ quốc gia; nhóm tài liệu đang được bảo quản tại các lưu trữ khác. Bên cạnh đó, độc giả cũng có thể lựa chọn các nhóm tài liệu theo tiêu chí thời gian nhằm tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các nhóm tài liệu này đều được thống kê số lượng tài liệu cụ thể. Chẳng hạn, độc giả tìm kiếm từ khóa Vietnam như tại ví dụ tại phòng đọc ảo của Lưu trữ quốc gia Mỹ.
Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị tổng số tài liệu được tìm thấy là 4.157 tài liệu. Trong đó,
64
- Tài liệu thuộc Lưu trữ quốc gia: 3.772 - Tài liệu thuộc các lưu trữ khác: 385 - Tài liệu được phép tải về: 230
Tài liệu được phân loại theo thời gian:
- Tài liệu không xác định được thời gian: 73 - Tài liệu từ năm 1950 đến nay: 3996
- Tài liệu từ năm 1925 đến 1949: 66 - Tài liệu từ năm 1900 đến 1924: 19 - Tài liệu từ năm 1800 đến 1899: 32 - Tài liệu từ năm 1700 đến 1799: 3
Mọi tài liệu được phép xem và tải về đều kèm theo bản mô tả chi tiết về tài liệu bao gồm: số/ký hiệu bảo quản, số hồ sơ, tiêu đề, thời gian, nơi bảo quản... Ngoài ra, phòng đọc ảo cũng mô tả khái quát bối cảnh của tài liệu giúp độc giả hiểu được nội dung tài liệu trong mối tương quan với các tài liệu khác có cùng một chủ đề hoặc cùng một đơn vị/cơ quan sản sinh ra tài liệu.
Độc giả của phòng đọc ảo thuộc Lưu trữ quốc gia Anh bao gồm hai loại chính:
- Một là, độc giả tự do: Được phép tìm kiếm thông tin trong cổng thông tin điện tử của phòng đọc ảo. Đây là những thông tin mô tả chi tiết về tài liệu, không bao gồm bản toàn văn tài liệu.
- Hai là, độc giả có tài khoản đăng ký: Được phép tìm kiếm thông tin mô tả chi tiết về tài liệu và tải về các tài liệu thuộc nhóm các tài liệu được phép tải. Lệ phí cho một lần tải tài liệu được quy định là 3.3 bảng Anh (tương đương 113.000 VNĐ).
65
Hình 2.3: Giao diện của phòng đọc ảo áp dụng tại Anh
Tóm lại, qua ba mô hình phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT, có thể đưa ra những nhận xét chung sau:
- Mục đích cao nhất của phòng đọc ảo là phát huy tối đa giá trị của TLLT, mở rộng "cầu nối" giữa lưu trữ với xã hội. Trong đó, phòng đọc ảo cũng có thể được xây dựng với mục đích riêng là phục vụ trực tiếp cho một lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội (tại Úc);
- Đối tượng độc giả của phòng đọc ảo không nhất thiết là toàn bộ cá nhân, cơ quan/tổ chức trong và ngoài nước mà có thể chỉ nhằm hướng tới một bộ phận nhất định;
- Quy mô của phòng đọc ảo được đánh giá chủ yếu qua số lượng bản văn tài liệu chứa trong phòng đọc ảo; sự liên kết với các cơ quan lưu trữ khác; các dịch vụ của phòng đọc...
66
- Giao diện của phòng đọc thân thiện, tạo điều kiện cho người sử dụng tiếp cận thông tin một cách dễ dàng. Điều này thực sự cần thiết đối với các đối tượng độc giả phổ thông bởi cách tổ chức tài liệu lưu trữ có những đặc thù mang tính chuyên ngành.
* TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Trong chương này, đề tài phân tích các cơ sở nghiên cứu bao gồm cơ sở lý thuyết, cơ sở pháp lý và cơ sở kỹ thuật như là các điều kiện cần để có thể nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo. Trong đó, về cơ sở lý thuyết, chúng tôi tập trung xây dựng khái niệm phòng đọc ảo được áp dụng tại các cơ quan lưu trữ. Đây là khái niệm mang tính mới hoàn toàn trong hệ thống lý luận về lưu trữ của Việt Nam tại thời điểm hiện tại. Bên cạnh đó, các kinh nghiệm xây dựng phòng đọc ảo của một số nước phát triển cũng góp phần quan trọng trong việc xây dựng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng này. Nếu như các cơ sở nghiên cứu trên đóng vai trò là tiền đề xây dựng phòng đọc ảo thì các kinh nghiệm thực tiễn của nước ngoài sẽ góp phần xây dựng loại hình phòng đọc mới này được hoàn thiện nhất có thể.
67