Các cơ sở dữ liệu

Một phần của tài liệu Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở việt nam luận văn ths thông tin 60 32 (Trang 86 - 93)

CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH PHÒNG ĐỌC ẢO PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

3.1. Mô hình hệ thống

3.1.3. Mô hình cụ thể

3.1.3.3. Các cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ và các cơ quan liên quan khác

Cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ và các cơ quan liên quan khác bao gồm mạng lưới các cơ quan lưu trữ của Việt Nam (từ trung ương đến địa phương) và các cơ quan trong mối quan hệ kết nối CSDL như đã đề cập ở trên, bao gồm:

- Bộ Nội vụ

- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia

81

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

- Các cơ quan lưu trữ chuyên ngành - Các cơ quan lưu trữ tài liệu nghe - nhìn - ...

Cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ và các cơ quan có liên quan khác gồm các thông tin đầu vào sau:

- Mã cơ quan lưu trữ - Tên cơ quan lưu trữ - Địa chỉ liên hệ

Cơ sở dữ liệu phông/công trình/sưu tập lưu trữ

Cơ sở dữ liệu phông/công trình/sưu tập lưu trữ là toàn bộ các phông/công trình/sưu tập lưu trữ được bảo quản tại TTLTQG III gồm:

- Tài liệu hành chính:

+ Quốc hội + Phủ Thủ tướng

+ Ủy ban Kế hoạch Nhà nước + Bộ Lao động

+ Bộ Nội vụ + Bộ Y tế + ...

- Tài liệu Khoa học - công nghệ

82

+ Nhà máy Lọc hóa dầu + Tổng cục Bưu điện + Lăng Hồ Chủ tịch + Cục đê điều + ...

- Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ + Đào Duy Anh

+ Văn Cao + Gia phả họ Đỗ + ...

Thông tin đầu vào đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ gồm có:

- Mã cơ quan lưu trữ

- Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ - Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ - Lịch sử đơn vị hình thành phông - Thời gian tài liệu

- Tổng số tài liệu - Số tài liệu đã chỉnh lý - Số tài liệu chưa chỉnh lý - Các nhóm tài liệu chủ yếu - Các loại hình tài liệu khác - Ngôn ngữ

83

- Thời gian nhập tài liệu - Công cụ tra cứu

- Lập bản sao bảo hiểm - Ghi chú

Cơ sở dữ liệu hồ sơ

Cơ sở dữ liệu hồ sơ là toàn bộ hồ sơ được phân chia theo các phông bảo quản tại TTLTQG III. Thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ gồm:

- Mã cơ quan lưu trữ

- Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số

- Hộp số - Hồ sơ số

- Ký hiệu thông tin - Tiêu đề hồ sơ - Chú giải

- Thời gian bắt đầu - Thời gian kết thúc - Ngôn ngữ

- Bút tích - Số lượng tờ

- Thời hạn bảo quản - Chế độ sử dụng

84

- Tình trạng vật lý

Hình 3.2: Cơ sở dữ liệu hồ sơ dưới dạng thư mục (TTLTQG III)

Cơ sở dữ liệu văn bản

Cơ sở dữ liệu văn bản là toàn bộ văn bản của từng hồ sơ (chia theo từng phông lưu trữ). Thông tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2) gồm có:

- Mã cơ quan lưu trữ

- Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số

- Hồ sơ số - Tờ số - Tên loại - Số và ký hiệu

85

- Thời gian - Tác giả

- Trích yếu nội dung - Ký hiệu thông tin - Độ mật

- Số lượng tờ - Mức độ tin cậy - Ngôn ngữ - Bút tích

- Tình trạng vật lý

Hình 3.3: Cơ sở dữ liệu văn bản dưới dạng thư mục ( TTLTQG III)

86

Cơ sở dữ liệu toàn văn của văn bản

Cơ sở dữ liệu toàn văn của văn bản là các file ảnh của văn bản trong hồ sơ. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu dạng này có thể không đầy đủ tất cả các văn bản của một hồ sơ (hồ sơ được phép khai thác sử dụng rộng rãi). Nguyên nhân chính là do một số văn bản có thể được đóng dấu mật ở các cấp độ khác nhau.

Bên cạnh các file văn bản, cơ sở dữ liệu toàn văn của văn bản còn gồm các thông tin đầu vào sau:

- Mã cơ quan lưu trữ

- Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số

- Hồ sơ số - Tờ số - Trang số - Tên file

Hình 3.4: Cơ sở dữ liệu toàn văn của văn bản (TTLTQG III)

87

Một phần của tài liệu Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở việt nam luận văn ths thông tin 60 32 (Trang 86 - 93)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(124 trang)