CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH PHÒNG ĐỌC ẢO PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
3.2. Điều kiện triển khai
3.2.1. Các điều kiện tiên quyết
Đối với các lĩnh vực trong đời sống xã hội nói chung và lĩnh vực lưu trữ nói riêng thì cơ sở pháp lý luôn là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai mọi hoạt động trong các lĩnh vực này. Theo đó, khi tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng vẫn đang manh nha hình thành thì vai trò của các văn bản pháp luật trong việc tạo hành lang pháp lý cho một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mới và mang tính đột phá sẽ càng được đề cao hơn bao giờ hết. Trên thực tế, các văn bản pháp luật liên quan tới việc xây dựng phòng đọc ảo đã được ban hành ở tầm vĩ mô và thể hiện được mức độ quan trọng ở hiệu lực của văn bản như Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
101
01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trực tuyến; Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ đề cập các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, trong đó đề ra chỉ tiêu cụ thể đối với thông tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng. Bên cạnh đó, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cũng được ban hành, tuy mới chỉ dừng lại ở việc quy định về một số khâu trong quy trình xây dựng phòng đọc ảo như:
- Hướng dẫn số 169/HĐ-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, ban hành kèm theo;
- Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.
Có thể thấy rằng, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trên chỉ tập trung chủ yếu vào một số bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, trong khi đó, công đoạn số hóa tài liệu chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số các công đoạn xây dựng phòng đọc ảo. Để góp phần hoàn thiện hành lang pháp lý trong lĩnh vực này, các cơ quan có thẩm quyền (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cần tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, trong đó tập trung vào các khía cạnh sau:
102
- Quy trình xây dựng phòng đọc ảo
- Các tiêu chí lựa chọn TLLT phục vụ xây dựng danh mục tài liệu cho phép phục vụ trên mạng diện rộng;
- Các chuẩn được áp dụng đối với cơ sở dữ liệu;
- Thiết kế cổng thông tin điện tử của phòng đọc;
- Quy định về sử dụng phòng đọc ảo dựa trên các nguyên tắc giống với khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống;
- ...
Ngoài ra, do việc khai thác, sử dụng TLLT dưới dạng số tại phòng đọc truyền thống và trên mạng diện rộng chưa thực sự phổ biến đối với đại đa số người sử dụng TLLT cũng như đối với các cơ quan lưu trữ nên việc ban hành các văn bản nhằm nâng cao hiệu quả của dạng phòng đọc này trên thực tế là thực sự cần thiết. Các văn bản này có thể có hiệu lực pháp lý tương đương với một số văn bản đã được ban hành như Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước...
3.2.1.2. Các hướng nghiên cứu chuyên sâu liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến
Đóng vai trò là kim chỉ nam trong việc hiện thực hóa mô hình phòng đọc ảo áp dụng tại các cơ quan lưu trữ nói chung và TTLTQG III nói riêng, hệ thống lý luận cần được quan tâm nghiên cứu, đặc biệt đối với một quốc gia mới đang manh nha hình thành mô hình phòng đọc ảo. Các nhà nghiên cứu thuộc chuyên ngành lưu trữ, thông tin - thư viện, công nghệ thông tin cần kế thừa những kết quả nghiên cứu của các quốc gia có bề dày về nghiên cứu việc tổ
103
chức khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng và căn cứ vào tình hình thực tiễn của Việt Nam để hình thành và phát triển hệ thống lý luận liên quan đến lĩnh vực này. Trong đó cần phân tích các khía cạnh liên quan đến việc xây dựng phòng đọc ảo như cơ sở pháp lý, hạ tầng kỹ thuật, nghiên cứu xây dựng phần mềm quản trị hệ thống và các lĩnh vực cụ thể như đã đề cập trong phần hoàn thiện cơ sở pháp lý.
Hơn nữa, do các nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng đang dừng lại ở mức đặt vấn đề và tồn tại dưới dạng các bài viết rời lẻ, nên cần thiết phải thực hiện những công trình nghiên cứu cụ thể, giải quyết trọn vẹn các vấn đề như đã đề cập ở trên. Các đề tài khoa học có quy mô như báo cáo khoa học sinh viên, khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án, các đề tài cấp Bộ và cấp Nhà nước…đều phải vượt qua hàng rào thẩm định hoặc nghiệm thu để đảm bảo chất lượng về nội dung. Quy mô nghiên cứu như vậy sẽ khắc phục được những tồn tại trong tình hình nghiên cứu chung tại Việt Nam hiện nay.
3.2.1.3. Sự kết hợp liên ngành giữa lưu trữ học, công nghệ thông tin và thông tin - thư viện
Có thể nói, phòng đọc ảo là một đối tượng nghiên cứu “liên ngành” trong đó công nghệ thông tin là kiến thức không thể thiếu khi nghiên cứu về hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới này. Bởi lẽ, phòng đọc ảo được xây dựng và vận hành hoàn toàn trên công nghệ thông tin và truyền thông. Đây là mối quan hệ hai chiều giữa hai ngành tưởng chừng không có điểm chung nhưng thực tế lại có thể kết hợp nhằm xây dựng một mô hình thống nhất. Cơ quan lưu trữ cần công nghệ thông tin để tạo dựng cơ sở dữ liệu, xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và quản trị hệ thống, thiết kế website. Ngược lại, các chuyên gia công nghệ thông tin cần các nguyên tắc quản lý TLLT, cách
104
thức tổ chức tài liệu...để đáp ứng các yêu cầu của "đơn đặt hàng" từ phía cơ quan lưu trữ.
Bên cạnh việc kết hợp với các chuyên gia công nghệ thông tin, TTLTQG III có thể tham vấn các chuyên gia trong lĩnh vực thông tin - thư viện, bởi đây là lĩnh vực đã áp dụng thành công mô hình thư viện điện tử/thư viện trực tuyến - một mô hình có nhiều điểm tương đồng với phòng đọc ảo của một cơ quan lưu trữ.
3.2.1.4. Khả năng chấp nhận và tiếp cận phòng đọc ảo của độc giả
Với tư cách là một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT còn nhiều mới lạ và phức tạp do yếu tố công nghệ chi phối, phòng đọc ảo chỉ có thể đạt được hiệu quả khi triển khai xây dựng và đi vào hoạt động nếu độc giả có khả năng chấp nhận và khả năng tiếp cận. Điều này càng trở nên quan trọng bởi công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT luôn đặt ra mục tiêu đáp ứng nhu cầu của xã hội nói chung và nhu cầu chính đáng của mọi cá nhân nói riêng. Cụ thể, việc đánh giá khả năng chấp nhận phòng đọc ảo đồng nghĩa với việc phân tích nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT qua mạng diện rộng. Khả năng tiếp cận phòng đọc ảo đồng nghĩa với khả năng hiểu và khả năng thực hiện các thao tác tìm kiếm, đọc và tải về TLLT của phòng đọc. Trong đó, việc đánh giá cũng như đảm bảo khả năng hiểu và thực hiện các thao tác trên cần được quan tâm đặt lên hàng đầu.
Bởi lẽ, khi TLLT được đưa ra phục vụ khai thác trên mạng diện rộng thì đối tượng độc giả cũng đã dạng hơn về độ tuổi, ngành nghề, trình độ văn hóa...
Trong khi đó, cách tổ chức tài liệu đối với các loại hình TLLT lại phức tạp và mang tính chuyên ngành. Thực tế này phần nào gây khó khăn cho độc giả (đặc biệt là đối tượng độc giả phổ thông) khi tiếp cận phòng đọc. Do đó, yêu cầu đặt ra khi xây dựng phòng đọc ảo chính là giao diện của website được thiết kế thân
105
thiện với người dùng, tài nguyên thông tin được tổ chức logic và khoa học, chuyên mục hỗ trợ độc giả trực tuyến được thực hiện nghiêm túc...
3.2.2. Các điều kiện hỗ trợ
3.2.2.1. Nguồn tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống
Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong các khâu quan trọng trong việc xây dựng phòng đọc ảo và các cơ sở dữ liệu (sản phẩm của số hóa TLLT) với tư cách là tài nguyên thông tin cũng trở thành bộ phận cấu thành, giữ vị trí nòng cốt của loại phòng đọc mới này. Tuy nhiên, đối với một cơ quan lưu trữ lịch sử có quy mô lớn như TTLTQG III thì số hóa trở thành một dự án / đề án đòi hỏi huy động nhân lực, vật lực, kinh phí và diễn ra trong một khoảng thời gian dài.
Do đó, trong trường hợp dự án/đề án số hóa tài liệu chưa được triển khai thực hiện thì việc xây dựng phòng đọc ảo là điều "không tưởng" đối với 1 cơ quan lưu trữ. Ngược lại, khi số hóa tài liệu đã đi vào hoạt động và đạt được thành quả cũng như một lượng sản phẩm nhất định (sản phẩm được đề cập ở đây chính là các cơ sở dữ liệu - nguồn tài nguyên thông tin của phòng đọc ảo) thì việc xây dựng phòng đọc ảo mới có tiền đề để thực hiện. Hay nói cách khác, số hóa tài liệu chính là một điều kiện triển khai xây dựng loại phòng đọc đặc thù này.
Đối với TTLTQG III, điều kiện triển khai ở đây được xác định là "phát triển nguồn tài nguyên thông tin thông qua số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống"
mà không phải là "xây dựng nguồn tài nguyên thông tin thông qua số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống". Bởi lẽ, Trung tâm đã và đang thực hiện dự án số hóa TLLT và đã xây dựng được một số cơ sở dữ liệu cần thiết có thể trở thành "đầu vào" của phòng đọc ảo. Nhiệm vụ ở đây chính là phát triển lượng tài liệu được số hóa lên một con số lớn hơn nhiều lần, nhằm mở rộng nguồn tài nguyên
106
thông tin phục vụ khai thác, sử dụngg TLLT qua mạng diện rộng. Qua khảo sát thực tế tại TTLTQG III, số lượng tài liệu được số hóa được thống kê như sau:
STT Loại hình tài liệu được số hóa Số lượng
1 Tài liệu hành chính ≈ 5.000.000 (ảnh)
2 Tài liệu nghe nhìn
Tài liệu ảnh ≈ 100.000 (ảnh) Tài liệu ghi âm ≈ 10.000 (giờ) Tài liệu phim điện ảnh ≈ 300 (cuộn) Bảng 3.2: Thống kê số lượng TLLT được số hóa tại TTLTQG III
Trong đó, có 05 phông được phép sử dụng trên bản số hóa tại phòng đọc truyền thống (phông Quốc hội - mục lục số 1, quyển số 1; phông Phủ Thủ tướng - mục lục số 1,2,3 - quyển số 1,2; phông Chủ tịch nước - mục lục số 2, quyển số 1; phông Bộ Vật tư - mục lục số 1, quyển số 1; phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước - mục lục số 1, quyển số 1). Việc cho phép sử dụng bản số hóa tại phòng đọc truyền thống sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho một phòng đọc ảo được triển khai và đi vào hoạt động.
3.2.2.2. Kinh phí, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật
Để xây dựng phòng đọc ảo thì một trong những điều kiện quan trọng là phải có nguồn kinh phí để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu đặt ra của phòng đọc. Nếu như cơ sở vật chất không được đầu tư thích hợp thì mô hình sẽ trở nên khập khiễng, không đạt hiệu quả. Khác với các loại hình khác, đối với việc xây dựng phòng đọc ảo thì các cơ quan lưu trữ cần đầu tư cho cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm như máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng, hệ điều hành, phần mềm quản trị phòng đọc ảo... Qua phỏng vấn lãnh đạo Tổ Sao lưu bảo hiểm tài liệu (bộ phận phụ trách số hóa
107
TLLT), tình hình cơ sở vật chất hiện nay chỉ đáp ứng được 1/3 so với yêu cầu của việc tiến hành dự án số hóa TLLT truyền thống. Chẳng hạn, để thực hiện số hóa tài liệu hành chính với số lượng là 5 triệu ảnh như trên đã thống kê, bộ phận số hóa chỉ thực hiện bằng số lượng máy quét rất hạn hẹp là 13 máy, số lượng bàn là chuyên dụng phục vụ việc làm phẳng tài liệu trước khi quét ảnh cũng thiếu hụt nghiêm trọng... Bên cạnh đó, việc đầu tư kinh phí còn nhiều hạn chế cũng gây cản trở lớn cho quá trình thực hiện dự án số hóa nói riêng và quá trình xây dựng phòng đọc ảo trong tương lai nói chung. Sự hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó một phần lớn là do Trung tâm hiện đang ưu tiên đầu tư kinh phí cho việc xây dựng "Kho Lưu trữ phim ảnh - ghi âm và tài liệu khoa học - công nghệ".
3.2.2.3. Nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng
Con người luôn đóng vai trò trung tâm trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay nói cách khác bộ máy hoạt động của một cơ quan, tổ chức sẽ không thể vận hành được nếu không có con người. Con người bao gồm kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng do học hỏi, tích luỹ được trong quá trình hoạt động, nó cũng bao gồm các tố chất của con người như tính sáng tạo, khả năng phối hợp, đạo đức lao động,…Do đó, đội ngũ cán bộ cũng quyết định đến sự thành công trong việc xây dựng mô hình này, đặc biệt là đối với mô hình mới và mang tính đặc thù như phòng đọc ảo. Tại TTLTQG III, nguồn nhân lực đóng vai trò chủ chốt khi xây dựng và vận hành phòng đọc ảo bao gồm các cán bộ phòng Đọc, phòng Tin học, Tổ Sao lưu bảo hiểm tài liệu. Tuy nhiên, khi tổ chức khai thác, sử dụng TLLT qua phòng đọc ảo là một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mang tính liên ngành (lưu trữ và công nghệ thông tin) thì yêu cầu đặt ra ở đây chính là đào tạo và bồi dưỡng nhân lực "chéo". Cán bộ phòng Đọc, Tổ Sao lưu bảo hiểm tài liệu được bồi dưỡng kiến thức và kỹ
108
năng về công nghệ thông tin và cán bộ phòng Tin học được bồi dưỡng hệ thống lý luận của lưu trữ học.
* TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Trong nội dung chương 3, đề tài tập trung xây dựng mô hình phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT bảo quản tại TTLTQG III. Trong đó, việc tạo lập các cơ sở dữ liệu và vùng liên kết đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng tài nguyên thông tin, một bộ phận nòng cốt của phòng đọc ảo.
Đề tài cũng thể hiện kết quả nghiên cứu bằng việc thiết kế cổng thông tin điện tử của phòng đọc ảo với các yếu tố cấu thành như trang chủ, các phương thức tìm kiếm thông tin TLLT, các vùng liên kết website... Với một mô hình cụ thể được xây dựng như vậy, chúng tôi đã đưa ra và phân tích các điều kiện triển khai xây dựng đối với TTLTQG III. Các điều kiện này được chia hai nhóm gồm điều kiện tiên quyết và điều kiện hỗ trợ, trong đó các điều kiện tiên quyết là những điều kiện thuộc bên ngoài Trung tâm và buộc phải được thực hiện đầu tiên và trước hết, các điều kiện hỗ trợ là những điều kiện do chính Trung tâm cần đáp ứng nhằm triển khai xây dựng phòng đọc ảo.
109