CHƯƠNG 2: CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO
2.4. Kinh nghiệm của nước ngoài
2.4.2. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Úc
Tài liệu phông lưu trữ quốc gia Úc bắt nguồn từ tài liệu của Chính phủ Úc và Liên bang Úc thời trước, bao gồm tài liệu thể hiện chức năng, nhiệm của của Chính phủ liên quan tới các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.
TLLT được phát huy giá trị qua nhiều hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khác nhau nhằm phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân. Trong đó, tổ chức sử dụng TLLT qua phòng đọc ảo là một trong những hình thức hiện đại và mang lại hiệu quả cao nhất.
Trước hết cần xác định rằng, phòng đọc ảo được đề cập ở đây là một công cụ trực tuyến tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu của Lưu trữ quốc gia Úc, hướng tới đối tượng chủ yếu là học sinh/sinh viên và hỗ trợ giáo viên
61
trong quá trình nghiên cứu và giảng dạy. Phòng đọc ảo tạo điều kiện cho giáo viên và sinh viên tiếp cận các nguồn tài liệu cấp 1 theo chuyên đề thay vì tiếp cận tài liệu một cách rời lẻ trong sách vở như trước đây. Ngoài ra, chức năng của phòng đọc cũng cho phép độc giả tìm hiểu những nguyên tắc và kinh nghiệm khi nghiên cứu tài liệu lưu trữ - một loại hình tài liệu có những đặc thù riêng trong sắp xếp, tổ chức tài liệu với những thuật ngữ chuyên ngành như phông, đơn vị bảo quản, hồ sơ...
Như vậy, khái niệm phòng đọc ảo trên và mục đích của việc thiết lập phòng đọc này đã cho thấy đối tượng chủ yếu mà phòng đọc ảo hướng đến chính là học sinh/sinh viên và giáo viên. Đây là đối tượng độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu cho học tập và nghiên cứu và giảng dạy và cũng là đối tượng được đánh giá cao góp phần vào sự thành công của mục tiêu đưa TLLT hỗ trợ đắc lực cho lĩnh vực giáo dục.
Về tài nguyên thông tin, tư liệu trong cơ sở dữ liệu của phòng đọc ảo là một phần nhỏ trong khối tài liệu của Lưu trữ quốc gia và đã được số hóa toàn bộ - những tài liệu số này cho phép độc giả có thể nhìn thấy mọi dấu vết trên tài liệu gốc. Cơ sở dữ liệu có được sau quá trình số hóa và đưa ra phục vụ là 6,5 triệu đơn vị bảo quản (chiếm khoảng 10% tổng số khối tài liệu), 15 triệu trang tài liệu được số hóa và khoảng 90.000 bức ảnh. [22] Mặc dù số lượng tài liệu tồn tại trong phòng đọc ảo này chỉ chiếm 10% tổng số tài liệu của lưu trữ quốc gia Úc nhưng tất cả các tài liệu này (thuộc các chủ đề khác nhau) đều bao gồm 1 bảng mô tả chi tiết về chính tài liệu và được liên kết với khối tài liệu lưu trữ quốc gia Úc. Sự liên kết này tạo điều kiện cho độc giả có nhu cầu khai thác thêm các tài liệu liên quan thuộc phông lưu trữ quốc gia Úc nhưng không được đưa vào phòng đọc ảo.
62
Hình 2.2: Giao diện của phòng đọc ảo áp dụng tại Úc
Phòng đọc ảo thuộc Lưu trữ quốc gia Úc có hai tính năng chính: Lựa chọn nhanh (Quick Picks) và Nghiên cứu tài liệu (Document Studies). Đây cũng là hai công cụ tìm kiếm trong phòng đọc ảo (được đưa vào hệ thống trong thời gian gần đây) không phải là ý tưởng sáng tạo mới mà chúng làm cho các nguồn tài liệu truyền thống có thể được tiếp cận theo một cách thức mới. "Lựa chọn nhanh" là tìm kiếm một tài liệu độc lập - có thể là một bức thư, một quyết định của Nội các, giấy chứng nhận quyền công dân, một bức ảnh... Những tài liệu này có thể là một trang tài liệu cụ thể từ khối tài liệu của Lưu trữ quốc gia hoặc từ một chủ đề cụ thể. Công cụ "Nghiên cứu tài liệu"
cũng cho phép khai thác tài liệu theo chủ đề và là tài liệu của Lưu trữ quốc gia nhưng được thiết kết theo đơn vị bảo quản, hồ sơ, hoặc phông tài liệu. Hình thức này cho phép độc giả khai thác trọn vẹn các thông tin liên quan nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu của mình.
63