8. Bố cục của đề tài
1.3.3. Góp phần vào sự phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ
Hiện đại hoá công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Để thực hiện được điều này cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ hiện đại nói chung và công nghệ thông tin nói riêng trong công tác lưu trữ. Có thể kể đến một số ứng dụng đã và đang phát huy vai trò của chúng trong việc quản lý cũng như thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như sử dụng các thiết bị hiện đại trong bảo quản, tu bổ và phục chế TLLT, sử dụng phần mềm quản lý và tra tìm TLLT, thực hiện số hóa TLLT truyền thống... Bên cạnh đó, sự ra đời của loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử cũng đòi hỏi tăng cường các biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện điện tử chuyên dụng, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ của cơ quan. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tạo được các cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất, nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng TLLT, thúc đẩy sự nghiệp hiện đại hoá công tác lưu trữ lên một tầm cao mới. Sự ra đời của phòng đọc ảo sẽ góp phần hiện đại hóa khâu nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT, từ đó góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ nói chung.
* TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương này, đề tài tập trung trình bày thành phần, nội dung tài liệu, giá trị của tài liệu bảo quản tại TTLTQG III cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã và đang được áp dụng tại Trung tâm. Dựa trên các nội dung này, đề tài phân tích nhu cầu của xã hội đối với thông tin TLLT, trong đó nhấn mạnh sự thay đổi về phương thức thu thập, tiếp cận thông tin của con
39
người trong bối cảnh của sự bùng nổ công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng Internet. Đây sẽ là tiền đề để có thể xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT qua mạng diện rộng, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng TLLT về không gian và thời gian.
40
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO 2.1. Cơ sở lý thuyết
2.1.1. Khái niệm phòng đọc ảo
Đối với công tác lưu trữ nói chung, việc áp dụng các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phát huy tối đa giá trị thông tin của tài liệu là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ. Trong đó, tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc là hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất từ trước tới nay. Phòng đọc TLLT được hiểu là một không gian cố định bao gồm các trang thiết bị cần thiết phục vụ hoạt động cung cấp tài liệu của cán bộ phòng đọc và hoạt động sử dụng tài liệu của độc giả nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Không gian này cũng thường được gọi là "phòng đọc truyền thống" để phân biệt với các loại phòng đọc mới xuất hiện cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ hiện đại, trong đó có phòng đọc ảo.
Phòng đọc ảo (virtual reading room) trước hết được xác định là phòng đọc tồn tại trong "thực tế ảo" (một thuật ngữ chuyên ngành công nghệ). Theo tiến sĩ Sue V.G. Cobb, Đại học Nottingham (Anh), "Thực tế ảo" (virtual reality) hay còn gọi là "thực tại ảo" là thuật ngữ mô tả một môi trường được mô phỏng bằng máy tính, dùng để chỉ một tập hợp các công nghệ máy tính được sử dụng để tạo ra và cho phép người dùng trải nghiệm môi trường kỹ thuật số mô phỏng ba chiều (3D)". Hay nói cách khác, thực tế ảo là công nghệ sử dụng các kỹ thuật mô hình hóa không gian với sự hỗ trợ của các thiết bị đa phương tiện để xây dựng một thế giới mô phỏng (môi trường ảo) bằng máy vi tính để đưa con người vào một thế giới nhân tạo với không gian như thật. Người sử dụng sẽ không giống như người quan sát bên ngoài, mà trở thành một phần của hệ thống. Thế giới nhân tạo này không tĩnh tại, mà lại phản ứng,
41
thay đổi theo ý muốn (tín hiệu vào) của người sử dụng. Người sử dụng nhìn thấy sự vật thay đổi trên màn hình ngay theo ý muốn của họ và bị thu hút và cảm nhận bằng các giác quan bởi sự mô phỏng này.
Chuyên gia Stephen R.Ellis thuộc Trung tâm nghiên cứu AMAS, Cục Quản trị hàng không và không gian quốc gia (Mỹ) lại cho rằng "Sự hiển thị môi trường ảo là sự hiển thị mang tính tương tác dựa trên máy tính đồ họa, tạo một không gian khác với không gian thực của người sử dụng". [43] Định nghĩa này nhấn mạnh khía cạnh không gian được hiển thị qua màn hình máy tính để so sánh với không gian thực của người sử dụng.
Trên thực tế, công nghệ thực tế ảo thường được so sánh với các thuật ngữ như "công nghệ số", "công nghệ điện tử", " công nghệ trực tuyến"... Hiện nay, trên thế giới vẫn tồn tại những quan niệm khác nhau về các thuật ngữ này. Một số người cho rằng đây là những loại hình công nghệ khác nhau, nhưng nhiều nhà nghiên cứu lại quan niệm đây là những thuật ngữ có tính hoán đổi được cho nhau, đồng nghĩa với nhau và có thể sử dụng lẫn nhau tùy theo thói quen sử dụng thuật ngữ. Quan điểm thứ hai này nhận được sự đồng thuận nhiều hơn quan điểm thứ nhất. Có thể lấy ví dụ trong lĩnh vực thư viện (lĩnh vực được xác định là có mối liên quan gần nhất với phòng đọc ảo trong lưu trữ).
Gary Cleveland, trong báo cáo "Digital Libraries: definitions, issues and challenges" đã cho rằng tất cả các thuật ngữ "thư viện ảo", "thư viện điện tử", "thư viện không tường" và "thư viện số" đều có thể hoán đổi cho nhau để diễn tả khái niệm này. Giáo sư Peter Brophy thuộc Trung tâm nghiên cứu quản trị thông tin, Manchester Metropolitan University, Anh, trong báo cáo của mình - "Tổng quan nghiên cứu thư viện số" cũng xác định rằng thuật ngữ "thư viện số" và "thư viện điện tử" là có thể dùng lẫn cho nhau. Trong tài liệu về Thư
42
viện số, tác giả cũng cho rằng những thuật ngữ "thư viện điện tử", "thư viện số" và "thư viện ảo" là đồng nghĩa và cùng một nội hàm.
Với sự đồng nghĩa trên, có thể khẳng định rằng, phòng đọc ảo trong lĩnh vực thư viện cũng như trong lưu trữ cũng có thể thay thế bằng các tên gọi khác nhau như "phòng đọc điện tử", "phòng đọc trực tuyến", "phòng đọc số"... Tuy nhiên, thuật ngữ "phòng đọc ảo" được chúng tôi lựa chọn sử dụng (mang tính chất tạm thời trong khuôn khổ luận văn) bởi lẽ, "phòng đọc ảo" nhấn mạnh đến tính chất "phi không gian" về phương diện vốn tài liệu và dịch vụ. Phòng đọc ảo không phụ thuộc vào một địa điểm cố định (một cơ quan lưu trữ cụ thể) và nó cho phép truy cập thông tin từ xa thông qua mạng. Việc sử dụng thuật ngữ "phòng đọc ảo" thay vì các thuật ngữ đồng nghĩa khác sẽ góp phần phân biệt với một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng đang được áp dụng tại một số Trung tâm lưu trữ quốc gia. Đó là hình thức cho phép độc giả khai thác TLLT số hóa trên máy tính nhưng được tổ chức tập trung tại phòng đọc truyền thống.
Bên cạnh sự giống nhau về mặt thuật ngữ như đã đề cập ở trên, phòng đọc ảo áp dụng trong lĩnh vực lưu trữ và thư viện còn có nhiều điểm tương đồng như tài nguyên thông tin phục vụ độc giả là thông tin số hóa, độc giả không khai thác bản gốc trên vật mang tin truyền thống, phục vụ khai thác thông tin trên mạng, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả về thời gian và khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, phòng đọc ảo thuộc hai lĩnh vực này cũng hàm chứa những điểm khu biệt. Chẳng hạn, về đối tượng số hóa, trong lĩnh vực thư viện, đối tượng số hóa chủ yếu là sách và các dạng tư liệu khác (đa phần là dạng quyển/cuốn, số lượng bản lớn và có thể thu thập trên thị trường), trong khi đối tượng số hóa của phòng đọc ảo trong lưu trữ là TLLT (tài liệu có thể tồn tại dưới nhiều loại hình như tài liệu hành chính, tài liệu nghe - nhìn, tài liệu khoa học - công nghệ... và thường mỗi tài liệu chỉ có một đến hai bản,
43
có giá trị đặc biệt bởi tính chính xác và độ tin cậy cao). Về quy trình, phương thức và trang thiết bị phục vụ số hóa, lĩnh vực lưu trữ đòi hỏi các khâu nghiệp vụ mang tính phức tạp và đặc thù, trong đó có thể kể đến khâu vệ sinh tài liệu và thực hiện bóc/tách tài liệu trước khi tiến hành số hóa. Trong khi đó, việc số hóa phục vụ xây dựng phòng đọc ảo áp dụng cho một thư viện lại nhấn mạnh đến các kỹ thuật cũng như trang thiết bị chuyên biệt để quét tài liệu dưới dạng quyển/cuốn. Ngoài những điểm khác biệt chủ yếu này, phòng đọc ảo thuộc hai lĩnh vực thư viện và lưu trữ còn hàm chứa sự khác biệt về mặt quản trị hệ thống, quản trị nội dung cũng như các phần mềm được sử dụng nhằm vận hành và duy trì hoạt động của phòng đọc...
Trên thực tế tại nhiều quốc gia trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng, phòng đọc ảo của thư viện đã được nghiên cứu xây dựng và áp dụng với một mức độ phổ biến nhất định. Tuy nhiên, đối với lĩnh vực lưu trữ, phòng đọc ảo là thuật ngữ mới chỉ được sử dụng nhiều tại các nước phát triển. Mặc dù vậy, khi xây dựng phòng đọc ảo, mỗi Lưu trữ quốc gia lại đưa ra các khái niệm khác nhau, phụ thuộc vào mục đích, đối tượng hướng đến riêng của mình (các khái niệm này sẽ được đề cập trong các phần sau). Khái niệm mang tính khái quát nhất được đưa ra bởi Giám đốc Trung tâm Lưu trữ trực tuyến (San Francisco, Mỹ) - Roger Macdonald và chuyên gia dữ liệu - Kalev Leetaru, "Phòng đọc ảo là dạng phòng đọc mà trong đó người nghiên cứu có thể sử dụng các thuật toán để khai thác dữ liệu trực tiếp trên các máy chủ của cơ quan lưu trữ bằng cách sử dụng phần mềm máy tính ảo." [44] Các thuật toán ở đây được nhắc đến như là các thao tác của người sử dụng, được xử lý bởi máy tính kết nối mạng. Đây là khái niệm mang tính khái quát cao nhưng có phần định hướng công nghệ thông tin và chưa thể hiện được những nguyên tắc, tính chất đặc thù của lưu trữ học. Dựa trên các kết quả nghiên cứu, chúng
44
cổng thông tin điện tử do các cơ quan lưu trữ tổ chức và quản lý, cho phép người sử dụng truy cập vào các cơ sở dữ liệu lưu trữ để tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của phòng đọc mà không cần trực tiếp đến các lưu trữ với điều kiện tuân theo các quy định của lưu trữ”. Trong đó, cổng thông tin
điện tử tích hợp là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin (cụ thể là các thông tin lưu trữ), các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất và đơn giản trên
nền tảng Web. Điều đáng lưu ý chính là phòng đọc ảo nằm ngoài các lưu trữ
(tồn tại trong môi trường ảo), nhưng việc tổ chức, quản lý lại gắn liền mật thiết với các cơ quan này. Nói một cách khái quát, phòng đọc ảo trong lĩnh vực lưu trữ là dạng phòng đọc đáp ứng các điều kiện sau:
- Tài liệu lưu trữ chứa trong phòng đọc ảo ở dạng số, thông tin TLLT nằm trong các cơ sở dữ liệu TLLT;
- Các tài liệu lưu trữ được truy cập, tìm kiếm, sử dụng qua chế độ mạng máy tính (không cần trực tiếp khai thác tại các lưu trữ);
- Phòng đọc ảo nằm ngoài các lưu trữ nhưng được quản lý bởi một cơ quan lưu trữ cụ thể;
- Các yêu cầu, quy định về khai thác, sử dụng TLLT truyền thống được áp dụng với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tại phòng đọc ảo;
- Phòng đọc ảo có cùng mục tiêu, chức năng như một phòng đọc truyền thống. Trong đó mục tiêu quan trọng nhất là phát huy giá trị của TLLT đối với đời sống xã hội.
2.1.2. Cấu trúc của phòng đọc ảo
Trước hết cần khẳng định rằng, cấu trúc của phòng đọc ảo có thể được thể hiện theo hai cách thức:
45
Một là, phòng đọc ảo được cấu thành bởi các 3 yếu tố cơ bản: Hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin, bao gồm máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng...; Hệ thống phần mềm, cụ thể là hệ điều hành, phần mềm quản trị phòng đọc ảo; Nội dung, trong đó phải kể đến kho tài nguyên số... Việc trình bày cấu trúc của phòng đọc ảo như vậy sẽ mang tính khái quát nhất và nhấn mạnh các yếu tố cấu thành khi lập kế hoạch và triển khai xây dựng phòng đọc ảo. Hai là, cấu tạo của phòng đọc ảo chính là những yếu tố cấu thành trên giao diện web và các tầng thông tin chứa trong đó. Cách trình bày này chủ yếu hướng đến các yếu tố của phòng đọc ảo mà người sử dụng (độc giả) có thể nhìn thấy và trải nghiệm. Đây cũng chính là cách trình bày được lựa chọn để sử dụng ở mục này nhằm tránh trùng lặp nội dung với cơ sở kỹ thuật sẽ được đề cập tại phần sau.
Đối với người sử dụng nói chung, mọi phòng đọc ảo đều được bố trí như sau: tầng trên là “Giao diện web” - thiết kế các điểm để liên kết tới những vùng như: Giới thiệu về cơ quan, về hệ thống, về phòng đọc; Hướng dẫn sử dụng và các công cụ trợ giúp khác, đặc biệt là các điểm truy cập đến các “tài nguyên thông tin” - Phần chủ yếu của phòng đọc ảo (nằm ở các tầng chìm bên trong).
Phần thứ nhất của “Tài nguyên thông tin” thông thường được tổ chức theo Danh mục chủ đề/Directory. Phần này được cấu trúc theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng quát đến chi tiết, từ ngoài vào trong theo thứ bậc, ví dụ: Mảng/vấn đề lớn; Tiếp đó là các mục/vấn đề nhỏ; Mỗi mục này lại chia nhỏ dần theo cấu trúc hình cây: Cây – cành; Cành –nhánh to; Nhánh to – nhánh nhỏ; Nhánh nhỏ –nhánh nhỏ hơn... Cùng với các phân chia này là các điểm liên kết: đảm bảo các mối quan hệ nhiều chiều giữa các nhánh cũng như giữa nhánh với các cành. Cách tổ chức như vậy nhằm tạo thuận tiện cho người dùng trong khai thác thông tin. Đó có thể là các tầng thông tin từ "Chủ
46
đề" - "Phông" - "Hồ sơ" - "Tài liệu" được bố trí sắp xếp theo kiểu này và để tìm kiếm tài liệu theo chủ đề ta có thể “Click-Nháy” vào đề mục tương ứng tuần tự từ ngoài vào trong. Nếu muốn tìm/truy cập nhanh tới tài liệu cần phải có sự hỗ trợ của Máy tìm tin/Search engine thông qua các Lệnh tìm cụ thể...
Trong phòng đọc ảo còn có phần “Tài nguyên” thứ hai - quan trọng nhất, đó là các tổ hợp cơ sở dữ liệu, biểu hiện trên giao diện Web qua Danh mục các cơ sở dữ liệu. Danh mục này thường được sắp xếp theo chức năng, theo chủ đề hoặc theo vần chữ cái. Người dùng có thể tiếp cận tới các cơ sở dữ liệu này để khai thác thông tin theo các cấp độ khác nhau: từ thư mục, tóm tắt tới toàn văn; khai thác riêng rẽ từng cơ sở dữ liệu hay khai thác theo Nhóm cơ sở dữ liệu... Mức độ khai thác đến đâu tuỳ thuộc vào khả năng của hệ thống (vấn đề kỹ thuật và tổ chức) và đặc biệt là sự “cho phép “ của cơ quan chủ quản, các lệ phí tương ứng.
Thành phần thứ 3 trong phòng đọc ảo là phần Liên kết tới các nguồn tài
nguyên thông tin phân tán bên ngoài (nằm ngoài phòng đọc ảo hoặc nằm