8. Bố cục của đề tài
1.2.1. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc
Phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng thường xuyên và phổ biến nhất. Với hình thức này, độc giả sẽ được tiếp cận trực tiếp với cán bộ lưu trữ và tài liệu ở các dạng khác nhau như bản gốc, bản sao, bản điện tử... Đối tượng phục vụ khá rộng rãi bao gồm độc giả từ các cơ quan trong nước, ngoài nước và quần chúng nhân dân. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì tổ chức sử dụng tại phòng đọc cũng có những hạn chế nhất định mặc dù đây là hình thức được sử dụng phổ biến nhất.
Ưu điểm
Đối với độc giả: Khi sử dụng tài liệu tại phòng đọc, độc giả có thể sử dụng cùng lúc nhiều tài liệu, được bổ sung kịp thời những tài liệu mà trong
25
quá trình nghiên cứu thấy phát sinh; được tra cứu, tham khảo các tài liệu bổ trợ. Bên cạnh đó, việc tiếp xúc trực tiếp với cán bộ phòng đọc sẽ tạo điều kiện cho độc giả được hướng dẫn các nguồn tài liệu, giải đáp các thắc mắc.
Đối với cơ quan lưu trữ: Khi tổ chức tốt phòng đọc, cơ quan lưu trữ có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mất mát và thất thoát về cả phương diện vật mang tin và thông tin của tài liệu. Phòng đọc cũng là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên cán bộ phòng đọc có thể tiếp nhận những ý kiến đóng góp để cải tiến công tác phục vụ độc giả.
Hạn chế
Đối với độc giả: Xét ở một khía cạnh nào đó, hình thức tổ chức sử dụng tại phòng đọc chỉ phù hợp với các đối tượng độc giả có điều kiện về thời gian và khoảng cách địa lý. Bởi lẽ, thời gian phục vụ của phòng đọc có giới hạn nhất định, trong khi đó, thời gian tìm hiểu và đọc tài liệu của độc giả có thể kéo dài nhiều ngày. Đối với độc giả có nơi cư trú cách xa phòng đọc thì việc sử dụng tài liệu càng khó khăn hơn.
Đối với cơ quan lưu trữ: Mặc dù tài liệu được đưa ra phục vụ độc giả sẽ được bảo đảm an toàn hơn một số hình thức tổ chức khai thác sử dụng khác nhưng xét về lâu dài, việc sử dụng trực tiếp bản gốc tài liệu sẽ tác động xấu tới vật mang tin và giảm tuổi thọ của tài liệu. Những tác động này có thể xuất phát từ độc giả hoặc đơn giản chỉ là việc đưa tài liệu ra khỏi môi trường bảo quản thường xuyên.
Hiện nay, tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc vẫn là hình thức được TTLTQG III thực hiện thường xuyên nhất. Tại phòng đọc, độc giả được lựa chọn một trong hai hình thức tiếp cận TLLT là trực tiếp sử dụng tài liệu bản gốc, bản chính trên vật mang tin truyền thống và sử dụng gián tiếp thông qua bản số hóa. Đối với hình thức sử dụng TLLT dạng số, độc giả sẽ đọc tài liệu
26
trên máy tính tại phòng đọc sau khi tài liệu được chuyển từ phòng Tin học qua mạng nội bộ của Trung tâm. Tuy nhiên, số lượng tài liệu ở dạng này được đưa ra phục vụ vẫn còn khiêm tốn. Trung tâm mới cho phép sử dụng 05 phông đã được số hóa, gồm Phông Quốc hội, phông Phủ Thủ tướng, phông Chủ tịch nước, phông Bộ Vật tư và phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước. [11] Đối với hình thức tiếp cận tài liệu ở dạng bản gốc, bản chính trên vật mang tin truyền thống thì tài liệu được đưa ra phục vụ độc giả lớn về số lượng và đa dạng về loại hình. Độc giả có nhu cầu đọc tài liệu cần thực hiện các thủ tục được quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nôi vụ về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử cũng như các quy định cụ thể của Trung tâm. Ngoài ra, phòng đọc cũng được trang bị cơ sở vật chất tiện nghi và hiện đại, trong đó phải kể đến hệ thống máy tính phục vụ tra cứu tài liệu và hệ thống máy làm thẻ tại chỗ cho độc giả đến sử dụng tài liệu...
27