8. Bố cục của đề tài
2.4.1. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Mỹ
America)
Trong hai thập kỷ qua, Hoa Kỳ luôn là một trong những quốc gia dẫn đầu thế giới trong việc phát minh, khám phá, sáng tạo khoa học - kỹ thuật và
58
nghiên cứu khoa học. Ngay từ những năm cuối của thế kỷ XX, quốc gia này cũng đã sáng kiến và đầu tư kinh phí lớn cho phát triển thư viện số. Họ sớm ý thức được rằng Internet và đặc biệt là công nghệ web, là công cụ truyền thông hữu hiệu nhất tính, cho đến nay trong lịch sử văn minh nhân loại, là xa lộ để truyền tải, giao lưu, chia sẻ và sáng tạo các dữ liệu - thông tin - tri thức không giới hạn của nhân loại. Trong bối cảnh như vậy, lưu trữ cũng là lĩnh vực được ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phát triển theo hướng hiện đại hóa, trong đó nổi trội là hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT qua phòng đọc ảo. Phòng đọc ảo thuộc lưu trữ quốc gia Mỹ là cổng thông tin trực tuyến công khai chứa tài liệu và thông tin về tài liệu của Lưu trữ Mỹ. Đây thực chất là một trang web tìm kiếm thông tin thuộc www.archives.gov của Mỹ và cho phép tìm kiếm tất cả thông tin/tài liệu thuộc các trang web khác của www.archives.gov. Mục đích của phòng đọc ảo là giúp người dùng có thể tìm kiếm các dạng thông tin khác nhau bao gồm: tài liệu bản văn thuộc cơ sở dữ liệu của phòng đọc ảo; các bản kê tài liệu và bản mô tả chi tiết tài liệu thuộc "Danh mục TLLT phục vụ nghiên cứu"; tài liệu về các nhà cầm quyền, các cơ quan tổ chức liên quan; thông tin trên các trang web thuộc Archives.com và các Thư viện tổng thống...
Phòng đọc ảo đầu tiên được xây dựng và trong thời gian qua đã cho phép tiếp cận gần 1 triệu tài liệu thuộc lưu trữ quốc gia Mỹ. Đây là những tài liệu mà độc giả không thể tiếp cận ở bất cứ một cổng thông tin trực tuyến nào khác (trừ trường hợp trực tiếp sử dụng tài liệu tại phòng đọc truyền thống). Đối tượng phục vụ của phòng đọc ảo là công dân Mỹ và tất cả độc giả nước ngoài có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thuộc lưu trữ quốc gia Mỹ. Đối tượng sử dụng rộng rãi cho thấy mục tiêu phát huy tối đa giá trị của TLLT, góp phần vào kho tri thức chung của nhân loại.
59
Về cách thức sử dụng, độc giả có thể tìm kiếm, xem và tải về các tài liệu thuộc danh mục cho phép khai thác trực tuyến. Khác với một số website yêu cầu đăng ký tài khoản trực tuyến để có thể tiếp cận với bản toàn văn của tài liệu (sau khi đọc bản tóm tắt nội dung tài liệu), phòng đọc ảo thuộc lưu trữ quốc gia Mỹ cho phép xem và tải về không cần điều kiện đăng ký tài khoản. Khi thực hiện tìm kiếm trên giao diện của phòng đọc ảo, các kết quả tìm kiếm sẽ bao gồm 2 cấp độ: cấp độ 1 là các nguồn chứa tài liệu liên quan đến từ khóa, cấp độ 2 là các tài liệu/thông tin về tài liệu cụ thể thuộc các nguồn ở cấp độ 1. Chẳng hạn, khi thực hiện tìm kiếm bằng từ khóa "Vietnam", kết quả tìm kiếm sẽ truy xuất tổng số 111.041 kết quả, trong đó gồm:
+ 11.696 tài liệu thuộc kho cơ sở dữ liệu của phòng đọc ảo
+ 88.260 bản mô tả chi tiết tài liệu (độc giả có thể sử dụng tài liệu theo chỉ dẫn nguồn)
+ 1.474 tài liệu thuộc các trang web của Archives.gov + 4.255 tài liệu thuộc các Thư viện tổng thống
+ 5.356 tài liệu về các nhà cầm quyền, cơ quan tổ chức có liên quan đến từ khóa
Với cách thức cung cấp thông tin như vậy, phòng đọc ảo sẽ phục vụ nhu cầu tìm kiếm thông tin lưu trữ liên quan đến một vấn đề, cụ thể nhất là một từ khóa một cách hoàn chỉnh nhất có thể.
60
Hình 2.1: Giao diện của phòng đọc ảo áp dụng tại Mỹ 2.4.2. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Úc (Australia)
Tài liệu phông lưu trữ quốc gia Úc bắt nguồn từ tài liệu của Chính phủ Úc và Liên bang Úc thời trước, bao gồm tài liệu thể hiện chức năng, nhiệm của của Chính phủ liên quan tới các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. TLLT được phát huy giá trị qua nhiều hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khác nhau nhằm phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân. Trong đó, tổ chức sử dụng TLLT qua phòng đọc ảo là một trong những hình thức hiện đại và mang lại hiệu quả cao nhất.
Trước hết cần xác định rằng, phòng đọc ảo được đề cập ở đây là một
công cụ trực tuyến tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu của Lưu trữ quốc gia Úc, hướng tới đối tượng chủ yếu là học sinh/sinh viên và hỗ trợ giáo viên
61
trong quá trình nghiên cứu và giảng dạy. Phòng đọc ảo tạo điều kiện cho giáo
viên và sinh viên tiếp cận các nguồn tài liệu cấp 1 theo chuyên đề thay vì tiếp cận tài liệu một cách rời lẻ trong sách vở như trước đây. Ngoài ra, chức năng của phòng đọc cũng cho phép độc giả tìm hiểu những nguyên tắc và kinh nghiệm khi nghiên cứu tài liệu lưu trữ - một loại hình tài liệu có những đặc thù riêng trong sắp xếp, tổ chức tài liệu với những thuật ngữ chuyên ngành như phông, đơn vị bảo quản, hồ sơ...
Như vậy, khái niệm phòng đọc ảo trên và mục đích của việc thiết lập phòng đọc này đã cho thấy đối tượng chủ yếu mà phòng đọc ảo hướng đến chính là học sinh/sinh viên và giáo viên. Đây là đối tượng độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu cho học tập và nghiên cứu và giảng dạy và cũng là đối tượng được đánh giá cao góp phần vào sự thành công của mục tiêu đưa TLLT hỗ trợ đắc lực cho lĩnh vực giáo dục.
Về tài nguyên thông tin, tư liệu trong cơ sở dữ liệu của phòng đọc ảo là một phần nhỏ trong khối tài liệu của Lưu trữ quốc gia và đã được số hóa toàn bộ - những tài liệu số này cho phép độc giả có thể nhìn thấy mọi dấu vết trên tài liệu gốc. Cơ sở dữ liệu có được sau quá trình số hóa và đưa ra phục vụ là 6,5 triệu đơn vị bảo quản (chiếm khoảng 10% tổng số khối tài liệu), 15 triệu trang tài liệu được số hóa và khoảng 90.000 bức ảnh. [22] Mặc dù số lượng tài liệu tồn tại trong phòng đọc ảo này chỉ chiếm 10% tổng số tài liệu của lưu trữ quốc gia Úc nhưng tất cả các tài liệu này (thuộc các chủ đề khác nhau) đều bao gồm 1 bảng mô tả chi tiết về chính tài liệu và được liên kết với khối tài liệu lưu trữ quốc gia Úc. Sự liên kết này tạo điều kiện cho độc giả có nhu cầu khai thác thêm các tài liệu liên quan thuộc phông lưu trữ quốc gia Úc nhưng không được đưa vào phòng đọc ảo.
62
Hình 2.2: Giao diện của phòng đọc ảo áp dụng tại Úc
Phòng đọc ảo thuộc Lưu trữ quốc gia Úc có hai tính năng chính: Lựa chọn nhanh (Quick Picks) và Nghiên cứu tài liệu (Document Studies). Đây cũng là hai công cụ tìm kiếm trong phòng đọc ảo (được đưa vào hệ thống trong thời gian gần đây) không phải là ý tưởng sáng tạo mới mà chúng làm cho các nguồn tài liệu truyền thống có thể được tiếp cận theo một cách thức mới. "Lựa chọn nhanh" là tìm kiếm một tài liệu độc lập - có thể là một bức thư, một quyết định của Nội các, giấy chứng nhận quyền công dân, một bức ảnh... Những tài liệu này có thể là một trang tài liệu cụ thể từ khối tài liệu của Lưu trữ quốc gia hoặc từ một chủ đề cụ thể. Công cụ "Nghiên cứu tài liệu" cũng cho phép khai thác tài liệu theo chủ đề và là tài liệu của Lưu trữ quốc gia nhưng được thiết kết theo đơn vị bảo quản, hồ sơ, hoặc phông tài liệu. Hình thức này cho phép độc giả khai thác trọn vẹn các thông tin liên quan nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu của mình.
63
2.4.3. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Anh (United Kingdom)
Lưu trữ quốc gia của Vương Quốc Anh hiện đang bảo quản hơn 1000 năm lịch sử với các khối tài liệu khổng lồ. Những tài liệu này xuất phát từ Chính phủ Anh, được thu thập, xác định giá trị và đưa vào bảo quản vĩnh viễn trong lưu trữ. Trong tổng số tài liệu được bảo quản, các chuyên gia lưu trữ, cán bộ lưu trữ lựa chọn một lượng tài liệu nhất định và tiến hành số hóa. Khối tài liệu ở dạng số này trở thành tài nguyên thông tin phục vụ hoạt động của phòng đọc ảo đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng. Phòng đọc ảo cho phép tìm kiếm tài liệu thuộc phạm vi quản lý của Lưu trữ quốc gia và hơn 2.500 các lưu trữ khác trên khắp Vương quốc Anh. Lượng tài liệu mà độc giả có thể tải về lên đến con số 9 triệu, kèm theo 32 triệu bản mô tả tài liệu. Đây là các bản mô tả của toàn bộ tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ quốc gia và hơn 2.500 lưu trữ khác trên cả nước.
Về cách thức tra tìm và sử dụng tài liệu, độc giả có thể truy cập vào cổng thông tin phòng đọc ảo discovery.nationalarchives.gov.uk. Khi thực hiện tìm kiếm thông tin, phòng đọc ảo sẽ cung cấp các kết quả tìm kiếm sau khi độc giả gõ từ khóa cần tìm. Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị tổng số tài liệu liên quan đến từ khóa và cho phép độc giả lựa chọn các tài liệu ở 3 nhóm khác nhau bao gồm: nhóm tài liệu được phép tải về; nhóm tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ quốc gia; nhóm tài liệu đang được bảo quản tại các lưu trữ khác. Bên cạnh đó, độc giả cũng có thể lựa chọn các nhóm tài liệu theo tiêu chí thời gian nhằm tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các nhóm tài liệu này đều được thống kê số lượng tài liệu cụ thể. Chẳng hạn, độc giả tìm kiếm từ khóa Vietnam như tại ví dụ tại phòng đọc ảo của Lưu trữ quốc gia Mỹ.
Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị tổng số tài liệu được tìm thấy là 4.157 tài liệu. Trong đó,
64
- Tài liệu thuộc Lưu trữ quốc gia: 3.772 - Tài liệu thuộc các lưu trữ khác: 385 - Tài liệu được phép tải về: 230
Tài liệu được phân loại theo thời gian: - Tài liệu không xác định được thời gian: 73 - Tài liệu từ năm 1950 đến nay: 3996
- Tài liệu từ năm 1925 đến 1949: 66 - Tài liệu từ năm 1900 đến 1924: 19 - Tài liệu từ năm 1800 đến 1899: 32 - Tài liệu từ năm 1700 đến 1799: 3
Mọi tài liệu được phép xem và tải về đều kèm theo bản mô tả chi tiết về tài liệu bao gồm: số/ký hiệu bảo quản, số hồ sơ, tiêu đề, thời gian, nơi bảo quản... Ngoài ra, phòng đọc ảo cũng mô tả khái quát bối cảnh của tài liệu giúp độc giả hiểu được nội dung tài liệu trong mối tương quan với các tài liệu khác có cùng một chủ đề hoặc cùng một đơn vị/cơ quan sản sinh ra tài liệu.
Độc giả của phòng đọc ảo thuộc Lưu trữ quốc gia Anh bao gồm hai loại chính:
- Một là, độc giả tự do: Được phép tìm kiếm thông tin trong cổng thông tin điện tử của phòng đọc ảo. Đây là những thông tin mô tả chi tiết về tài liệu, không bao gồm bản toàn văn tài liệu.
- Hai là, độc giả có tài khoản đăng ký: Được phép tìm kiếm thông tin mô tả chi tiết về tài liệu và tải về các tài liệu thuộc nhóm các tài liệu được phép tải. Lệ phí cho một lần tải tài liệu được quy định là 3.3 bảng Anh (tương đương 113.000 VNĐ).
65
Hình 2.3: Giao diện của phòng đọc ảo áp dụng tại Anh
Tóm lại, qua ba mô hình phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT, có thể đưa ra những nhận xét chung sau:
- Mục đích cao nhất của phòng đọc ảo là phát huy tối đa giá trị của TLLT, mở rộng "cầu nối" giữa lưu trữ với xã hội. Trong đó, phòng đọc ảo cũng có thể được xây dựng với mục đích riêng là phục vụ trực tiếp cho một lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội (tại Úc);
- Đối tượng độc giả của phòng đọc ảo không nhất thiết là toàn bộ cá nhân, cơ quan/tổ chức trong và ngoài nước mà có thể chỉ nhằm hướng tới một bộ phận nhất định;
- Quy mô của phòng đọc ảo được đánh giá chủ yếu qua số lượng bản văn tài liệu chứa trong phòng đọc ảo; sự liên kết với các cơ quan lưu trữ khác; các dịch vụ của phòng đọc...
66
- Giao diện của phòng đọc thân thiện, tạo điều kiện cho người sử dụng tiếp cận thông tin một cách dễ dàng. Điều này thực sự cần thiết đối với các đối tượng độc giả phổ thông bởi cách tổ chức tài liệu lưu trữ có những đặc thù mang tính chuyên ngành.
* TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Trong chương này, đề tài phân tích các cơ sở nghiên cứu bao gồm cơ sở lý thuyết, cơ sở pháp lý và cơ sở kỹ thuật như là các điều kiện cần để có thể nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo. Trong đó, về cơ sở lý thuyết, chúng tôi tập trung xây dựng khái niệm phòng đọc ảo được áp dụng tại các cơ quan lưu trữ. Đây là khái niệm mang tính mới hoàn toàn trong hệ thống lý luận về lưu trữ của Việt Nam tại thời điểm hiện tại. Bên cạnh đó, các kinh nghiệm xây dựng phòng đọc ảo của một số nước phát triển cũng góp phần quan trọng trong việc xây dựng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng này. Nếu như các cơ sở nghiên cứu trên đóng vai trò là tiền đề xây dựng phòng đọc ảo thì các kinh nghiệm thực tiễn của nước ngoài sẽ góp phần xây dựng loại hình phòng đọc mới này được hoàn thiện nhất có thể.
67
CHƯƠNG 3
MÔ HÌNH PHÒNG ĐỌC ẢO PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III 3.1. Mô hình hệ thống
3.1.1. Tạo lập cơ sở dữ liệu
Phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng TLLT là nơi đáp ứng nhu cầu của người dùng thông qua việc cung cấp những nội dung thông tin lưu trữ. Động cơ đầu tiên để người dùng truy cập vào phòng đọc ảo là có được những nội dung thông tin TLLT hoặc những dịch vụ có liên quan. Trong đó, những thông tin TLLT đóng vai trò quan trọng hơn cả so với các yếu tố khác thuộc phòng đọc ảo. Nội dung thông tin không đầy đủ, không phù hợp thì cho dù phòng đọc ảo có thiết kế được các yếu tố nổi trội thì cũng không thể thu hút độc giả đúng với mục tiêu của việc xây dựng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mới này. Để xây dựng và phát triển nội dung thông tin, phòng đọc ảo buộc phải được trang bị một hệ thống các CSDL. Hay nói cách khác, CSDL chính là nòng cốt của một phòng đọc ảo, phục vụ nhu cầu tra tìm và khai thác thông tin của độc giả. Trong đó, CSDL là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử. [27] Việc tạo lập các CSDL này có thể được chia thành 2 phạm vi:
Một là, tạo lập các CSDL trong phạm vi cơ quan lưu trữ xây dựng phòng đọc ảo (cụ thể là TTLTQG III)
Các CSDL này đóng vai trò chính yếu trong tổng thể tài nguyên thông tin của phòng đọc ảo. Độc giả có thể khai thác các thông tin đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung được truy xuất từ các nhóm CSDL này, bao gồm:
68
- Cơ sở dữ liệu phông/công trình/sưu tập lưu trữ; - Cơ sở dữ liệu hồ sơ;
- Cơ sở dữ liệu văn bản;