Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cac chi cục thuế phục vụ công tác quản lý thuế tại địa phương ( qua khảo sát tại một số chi cục thuế tại thành phố hà nội)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  TRƢƠNG THỊ MAI ANH TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƢỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lƣu trữ học Mã số : 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng Hà Nội, 2015 LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài: “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước” nhận giúp đỡ từ nhiều phía: Trước hết, xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn – PGS.TS Nguyễn Minh Phương, người nhiệt tình dẫn, giúp đỡ góp ý kiến cho nhiều suốt trình thực đề tài Xin chân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn người giúp đỡ chia sẻ nhiều thông tin quý báu giúp hoàn hành đề tài nghiên cứu Ngoài ra, chân thành cảm ơn vị lãnh đạo, nhân chuyên môn, nhân trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ công ty TNHH mà đến khảo sát Luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận ý kiến phản hồi góp ý Xin chân thành cảm ơn! HỌC VIÊN Trƣơng Thị Mai Anh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu đề tài chưa công bố đề tài, công trình nghiên cứu khác, tài liệu tham khảo thích TÁC GIẢ Trƣơng Thị Mai Anh MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG 14 CHƢƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƢỚC 14 1.1 Đặc điểm chung Công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước.14 1.1.1 Khái niệm phân loại Công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước 14 1.1.2 Vai trò Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước kinh tế quốc dân 20 1.1.3 Cơ cấu tổ chức số đặc điểm khác Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 24 1.2 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu hình thành trình hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 29 1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 29 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 34 Tiểu kết Chương 42 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở CÁC CÔNG TY TNHH KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƢỚC 44 2.1 Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 44 2.1.1 Các văn quy định tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 44 2.1.2 Tổ chức nhân làm công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 48 2.1.3.Kho bảo quản trang thiết bị sở vật chất cho công tác lưu trữ 55 2.1.4 Phổ biến hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 60 2.1.5 Đâù tư kinh phí làm công tác lưu trữ 61 2.2 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 63 2.2.1 Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 63 2.2.2 Phân loại tài liệu 65 2.2.3 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 69 2.2.4 Công cụ thống kê, tra tìm tài liệu 73 2.2.5 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 75 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 78 2.3 Nhận xét đánh giá tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 81 2.3.1 Ưu điểm 81 2.3.2 Hạn chế 84 2.4 Nguyên nhân dẫn tới hạn chế việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 87 2.4.1 Nguyên nhân từ phía công ty trách nhiệm hữu hạn 87 2.4.2 Nguyên nhân từ phía Cơ quan quản lý Nhà nước công tác lưu trữ 89 Tiểu kết chương 91 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở CÔNG TY TNHH KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƢỚC 93 3.1 Nhóm giải pháp dành cho công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 93 3.1.1 Nâng cao vai trò, trách nhiệm lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm nhân làm công tác lưu trữ 93 3.1.2 Tổ chức phòng/ phận chuyên trách lưu trữ Công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nước 95 3.1.3 Đầu tư hệ thống sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ 99 3.1.4 Cần ban hành văn quy định công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 100 3.1.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 103 3.1.6 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm 107 3.2 Nhóm giải pháp dành cho phía quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ 109 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 109 3.2.2 Thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệp 113 3.2.3 Tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm dịch vụ lưu trữ tài liệu thành lập 115 Tiểu kết Chương 117 KẾT LUẬN 120 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 123 DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN Viết tắt Viết đầy đủ TLLT Tài liệu lưu trữ Công ty TNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn XHCN Xã hội chủ nghĩa BQTLLT Bảo quản tài liệu lưu trữ GDP Tổng sản phẩm nước 1TV Một thành viên 2TV Hai thành viên TCKT SDTL Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Trong năm qua, với trình hội nhập kinh tế quốc tế, số lượng quy mô doanh nghiệp nước ta tăng nhanh, đóng góp tích cực vào việc thực chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, tạo việc làm cho người lao động, góp phần giải vấn đề an sinh xã hội, xóa đói, giảm nghèo Đồng thời, doanh nghiệp phận chủ yếu tạo GDP, có tính định việc giữ vững nhịp độ tăng trưởng kinh tế ổn định mức cao tác động tích cực vào chuyển dịch cấu kinh tế biến đổi vấn đề đời sống xã hội Theo số liệu công bố niêm giám thống kê 2014 Tổng cục thống kê: Hiện nay, nước ta có 373.213 doanh nghiệp hoạt động, có 230.640 doanh nghiệp đăng ký theo loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), chiếm 61,80% tổng số doanh nghiệp nước [23,tr.11-20][Phụ lục số 2] Đây loại công ty kết hợp ưu điểm chế độ TNHH công ty cổ phần ưu điểm thành viên quen biết công ty đối nhân Nó khắc phục nhược điểm phức tạp thành lập quản lý công ty cổ phần, nhược điểm không phân chia rủi ro công ty đối nhân Chính mà công ty TNHH trở nên quan trọng phần lớn nhà kinh doanh nước lưu tâm tới Hệ thống công ty TNHH có đóng góp không nhỏ cho vấn đề an sinh xã hội, giải việc làm, xóa đói giảm nghèo, chuyển dịch cấu kinh tế, tạo GDP … đồng thời nhân tố thúc đẩy phát triển trình hội nhập kinh tế quốc tế nước ta Trong trình hoạt động, các công ty TNHH sản sinh khối lượng tài liệu đa dạng hình thức phong phú nội dung Khối tài liệu có ý nghĩa gián tiếp lĩnh vực đời sống xã hội, kinh tế, trị có ý nghĩa trực tiếp Công ty TNHH, cụ thể: Đối với Công ty TNHH, tài liệu lưu trữ phản ánh trình hình thành phát triển; tình hình sản xuất, kinh doanh công ty Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý; giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức; tiết kiệm tài ban hành định quản lý xác … Trong công tác tra, kiểm tra, TLLT công cụ giúp người lãnh đạo Công ty TNHH kiểm soát việc thực thi quyền lực góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động công ty, phục vụ cho việc ban hành định quản lý Trong công tác tuyển dụng, sử dụng nhân sự, tài liệu lưu trữ giúp Công ty TNHH định hướng tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng quản lý nhân để đạt hiệu cao… Đối với Đảng Nhà nước, thông tin tài liệu lưu trữ Công ty TNHH phần tranh vẽ bối cảnh lịch sử kinh tế qua giai đoạn, Đảng nhà nước ta khai thác sử dụng để phục vụ việc hoạch định sách phát triển kinh tế, phù hợp với điều kiện, đặc điểm địa phương, ngành kinh tế; phục vụ việc xây dựng, quy hoạch phát triển kinh tế địa phương, ngành Một số không nhỏ tài liệu công ty TNHH có ý nghĩa khoa học, lịch sử phản ánh vai trò, vị trí kinh tế xã hội công ty TNHH nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh, không ngừng nâng cao đời sống ấm no, hạnh phúc cho nhân dân Tài liệu nhiều công ty TNHH trở thành tư liệu quý để nghiên cứu lịch sử phát triển loại hình doanh nghiệp Với vai trò ý nghĩa tài liệu lưu trữ đặt yêu cầu cần phải có công trình nghiên cứu cách thức tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty trách nhiệm hữu hạn - loại hình doanh nghiệp phổ biến nước ta Kết nghiên cứu công trình sở khoa học sở thực tiễn nhằm xây dựng hệ thống lý luận, hệ thống phương pháp luận phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ Công ty trách nhiệm hữu hạn Với mục đích cuối đưa tài liệu lưu trữ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý Công ty TNHH đồng thời phục vụ gián tiếp cho công phát triển kinh tế nước nhà Hiểu ý nghĩa vai trò khối tài liệu hình thành hoạt động công ty trách nhiệm hữu hạn từ yêu cầu thực tế, mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ công ty trách nhiệm hữu hạn vốn sở hữu nhà nƣớc” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học Mục tiêu đề tài Thực đề tài này, hướng tới mục tiêu: - Nghiên cứu đặc điểm Công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước: Khái niệm, phân loại, cấu tổ chức, vai trò - Nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty trách nhiệm hữu hạn thông qua mô hình (Hệ thống văn quy định; tổ chức nhân sự; trang thiết bị, sở vật chất, nguồn kinh phí ) nghiệp vụ cụ thể (Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu, công tác chỉnh lý, điều kiện bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ) Qua đó, đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân công tác tổ chức quản lý tài liệu công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước - Trên sở lý luận chung, sở khoa học sở thực tiễn tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước, mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Công ty TNHH Tôi hi vọng cầu nối đưa tài liệu lưu trữ Công ty TNHH nói riêng doanh nghiệp nói chung phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý Công ty TNHH đồng thời phục vụ gián tiếp cho công phát triển kinh tế nước nhà 112 thác sử dụng tài liệu … Tuy nhiên, áp dụng thực tế quy định phải thay đổi dựa loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực/ngành nghề hoạt động doanh nghiệp … Bốn là: Bổ sung chế khuyến khích công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước nói riêng doanh nghiệp nói chung tự nguyên nộp lưu tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử để bảo quản khai thác sử dụng Những tài liệu có giá trị vô thiết thực lĩnh vực kinh tế, xã hội, trị Ví dụ: Những tài liệu lịch sử hình thành phát triển công ty phản ánh phần tranh kinh tế đất nước thời kỳ định; Những tài liệu sách hợp tác với đối tác nước công ty TNHH 100% vốn đầu tư nước phản ánh quan hệ hợp tác quốc tế Việt Nam nước bạn; Những tài liệu trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty học kinh nghiệm cho đối tượng công ty quy mô vừa nhỏ … Trên thực tế, tài liệu chứa đựng bí mật sản xuất kinh doanh thông tin nhạy cảm mà công ty cần bảo mật nên tác giả đề xuất quan quản lý nhà nước có chế khuyến khích công ty tự nguyện nộp lưu để phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ, hoàn toàn bắt buộc công ty nộp lưu tài liệu Bên cạnh việc khuyến khích nộp tài liệu, quan quan lý nhà nước cần chọn lọc doanh nghiệp để tiếp nhận tài liệu Tránh tình trạng tiếp nhận tài liệu doanh nghiệp quy mô vừa nhỏ, giá trị thực tiễn Đi đôi với việc ban hành văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư – lưu trữ có giá trị pháp lý cao quan nhà nước cần tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp việc đào tạo, phổ biến kiến thức, tư vấn việc lưu trữ tài liệu thông qua buổi hội thảo, tọa đàm, nói chuyện chuyên đề … tổ chức Trung tâm lưu trữ quốc gia, tổ chức thí điểm 113 doaanh nghiệp lớn … để nâng cao hiệu tổ chức tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 3.2.2 Thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệp Đi liền với số lượng 373.213 doanh nghiệp hoạt động toàn quốc khối lượng tài liệu không nhỏ sản sinh trình hoạt động doanh nghiệp Khối tài liệu có ý nghĩa gián tiếp lĩnh vực đời sống xã hội, kinh tế, trị ý nghĩa trực tiếp Công ty TNHH Chính vậy, vấn đề tổ chức quản lý khối tài liệu cần Nhà nước quan tâm Qua trình tham khảo số viết lấy ý tưởng từ Trung tâm hỗ doanh nghiệp vừa nhỏ tác giả đề xuất thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệp trực thuộc Cục thư – lưu trữ để hỗ trợ doanh nghiệp việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm hoạt động chủ yếu để hỗ trợ nâng cao hiệu tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp không trực tiếp thu thập, trực tiếp quản lý, can thiệp sâu vào nội dung tài liệu doanh nghiệp Vì bản, phải tôn trọng quyền sở hữu tư nhân khối tài liệu Việc hỗ trợ trung tâm thể số nội dung: - Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu đặc điểm loại hình doanh nghiệp; đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động doanh nghiệp; nghiên cứu khác biệt tài liệu doanh nghiệp tài liệu quan quản lý hành sở tham mưu quan quản lý ngành ban hành văn hướng dẫn tổ chức quản lý hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ sát với thực tế - Trung tâm làm cầu nối thông tin tiếp nhận thắc mắc, khó khăn doanh nghiệp trình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ để báo cáo, đề xuất với quan quản lý ngành, lĩnh vực để có sách hỗ trợ kịp thời 114 - Trung tâm mở định kỳ lớp bồi dưỡng ngắn hạn theo chuyên đề nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho doanh nghiệp Ở lớp này, cán quan quản lý lưu trữ cần có tham gia cán giảng dạy chuyên sâu, giảng viên đến từ sở đào tạo uy tín, chuyên gia đầu ngành văn thư – lưu trữ để hướng dẫn lý luận thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ doanh nghiệp - Trung tâm định kỳ tổ chức buổi hội thảo, nói chuyện chuyên đề, tọa đàm, triển lãm vấn đề lưu trữ để doanh nghiệp quan tâm tham gia học hỏi trao đổi kinh nghiệm thực tiễn Đây sở nhằm góp phần gắn kết hợp tác doanh nghiệp với nhau, doanh nghiệp quan quản lý ngành, lĩnh vực nhà nước - Trung tâm có chức làm dịch vụ liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ doanh nghiệp: Dịch vụ chỉnh lý; dịch vụ cung cấp trang thiết bị, cở sở vật chất cho lưu trữ doanh nghiệp; dịch vụ tư vấn xây dựng văn quy định/quy chế nhằm hỗ trợ nâng cao hiệu tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Hiện có nhiều công ty tư nhân, sở đào tạo hay trung tâm lưu trữ quốc gia có chức làm dịch vụ Tuy nhiên, có điều kiện phát triển dịch vụ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp tốt “ Tài liệu lưu trữ không tài sản doanh nghiệp, có ý nghĩa phát triển doanh nghiệp mà tài sản quốc gia có nhiều ý nghĩa với sư phát triển quốc gia trong tương lai” [14,tr.78-79] Trên thực tế, khối tài liệu doanh nghiệp chứa nhiều thông tin bí mật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh tài sản sở hữu riêng doanh nghiệp phủ 115 nhận vai trò ý nghĩa khổi tài liệu Đảng, nhà nước, phát triển kinh tế, xã hội với thân doanh nghiệp nên việc quan tâm hỗ trợ hoạt động quản lý khối tài liệu tất yếu 3.2.3 Khuyến khích doanh nghiệp làm dịch vụ lưu trữ tài liệu hoạt động Trong năm gần đây, dịch vụ lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, hồ sơ công ty dịch vụ tư nhân ngày phát triển Các công ty có trách nhiệm giúp quản lý thông tin doanh nghiệp đồng thời thực nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu yêu cầu Với thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước nêu trên, tác giả có đề xuất với quan quản lý nhà nước ngành lưu trữ tạo điều kiện tối đa cho nhà đầu tư tư nhân xây dựng mô hình Công ty cho thuê kho lưu trữ chứng từ Hình thức hoạt động công ty cho thuê kho lưu trữ chứng từ sau: Để vào hoạt động công ty cần có đầy đủ điều kiện như: Cơ sở pháp lý (giấy phép đăng ký kinh doanh); hệ thống phòng, kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ; đội ngũ nhân đào tạo ngành, nghề, có kinh nghiệm lâu năm việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời có khả hướng dẫn nghiệp vụ cho người khác … Sau có đầy đủ điều kiện công ty sử dụng hình thức Marketing, quảng cáo … để ký kết hợp đồng lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp nói chung công ty TNHH nói riêng Hình thức giúp công ty TNHH: - Tận dụng tối đa không gian làm việc: Theo lẽ tự nhiên diện tích lưu trữ hồ sơ, tài liệu công ty tăng dần theo thời gian, điều đồng nghĩa với việc không gian làm việc bị chiếm dụng lý không mang lại lợi nhuận cho công ty Những chi phí thực tế lại thấy lại nằm tổng chi phí sử dụng diện tích 116 - Giảm chi phí tổ chức nhân làm công tác lưu trữ đồng thời nhân phòng ban chuyên môn dành nhiều thời gian vào làm việc thời gian tìm kiếm giấy tờ đống tài liệu công ty, giảm thiểu tình trạng hồ sơ chất đống xung quanh khu vực làm việc Ngoài ra, tráh tình trạng nhân viên làm hỏng, thất lạc tài liệu, lập hồ sơ không quy định - Giảm chi phí thực khâu nghiệp vụ lưu trữ như: Trang thiết bị bảo quản; thu thập bổ sung tài liệu; hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ … Hiện nay, theo tác giả nghiên cứu nước ta có số công ty hoạt động theo mô hình hiệu Ví dụ: Công ty Vinamoves (Địa chỉ: B6, Khu Biệt Thự Thanh Đa, P 27, Q Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh); Công ty cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT (Địa chỉ: Phòng 207, nhà N05, chung cư Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội ); Công ty Công ty CP kho vận Việt Nam (Địa chỉ: Số 12A11 Lý Nam Đế, Hoàn kiếm, Hà Nội) … Các công ty thành lập giúp số lượng không nhỏ doanh nghiệp bảo quản an toàn tài liệu; bảo mật thông tin có tài liệu; tiết kiệm chi phí việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ … Bên cạnh mô hình cho thuê kho lưu trữ thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp tồn mô hình: Dịch vụ bảo quản tài liệu, giấy tờ có giá trị ngân hàng Ví dụ, ngân hàng BIDV, khách hàng sử dụng dịch vụ bảo quản tài sản quý, giấy tờ có giá có lợi ích sau: - Các giấy tờ, tài liệu có giá, tài liệu quan trọng ngân hàng cất giữ an toàn bảo mật tuyệt đối kho tiền đạt tiêu chuẩn ngân hàng nhà nước: - Tiết kiệm không gian chi phí mua sắm trang thiết bị bảo quản - Được BIDV cam kết giữ bí mật thông tin khách hàng, thông tin 117 - Liên quan đến việc bảo quản tài sản quý - Khách hàng kiểm tra tài sản bảo quản miễn phí: kỳ hạn gửi từ - 03 tháng trở xuống tối đa 01 lần; kỳ hạn gửi tháng tối đa 03 lần Qua trình khảo sát thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH tác giả mạnh dạn đề xuất quan quản lý nhà nước nên tạo điều kiện để các nhà đầu tư tư nhân, Ngân hàng thương mại phát triển dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin tài liệu, đồng thời có chế khuyến khích doanh nghiệp hoạt động … nhằm tiết kiệm chi phí cho công ty đồng thời bảo quản số lượng tài liệu hình thành hoạt động công ty phục vụ trình phát triển kinh tế xã hội Tiểu kết Chương Với số lượng 61% tổng số doanh nghiệp nước, hoạt động Công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước hầu hết hoạt động kinh doanh với nhiều hình thức, lĩnh vực, quy mô khác Mục đích cuối mang lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp mình, đặc biệt Công ty hoạt động lĩnh vực kinh tế chủ chốt như: Xây dựng, ngân hàng, Bất động sản, thương mại Để đạt mục đích đó, bên cạnh việc phải trọng đến hoạt động nghiên cứu thị trường, sản xuất, kinh doanh, thương mại lãnh đạo Công ty cần quan tâm đến hoạt động gián tiếp không trực tiếp sản sinh lợi nhuận như: họat động đoàn thể, hoạt động hành chính, hoạt động văn thư – lưu trữ Trong đó, hoạt động lưu trữ công ty hoạt động cần nhận quan tâm lãnh đạo thân nhân phòng ban chuyên môn giá trị ý nghĩa thông tin mang 118 lại hoạt động quản lý công ty Thông tin TLLT giúp Công ty TNHH nhận biết vị trí thương trường; đánh giá khả so với đối thủ cạnh tranh; đánh giá doanh thu, lợi nhuận; nhận định hội, rủi ro qua lãnh đạo Công ty đưa định phù hợp để đẩy mạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty Chính vậy, vấn đề tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH nói riêng doanh nghiệp nói chung cần quan quản lý nhà nước lãnh đạo công ty quan tâm đến, thực trạng cần quan tâm giải giai đoạn Đặc biệt, quan quản lý nhà nước lãnh đạo công ty cần xác định rõ số vấn đề sau: Trách nhiệm phạm vi tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước: Trách nhiệm trước hết phụ thuộc phần lớn phía công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước (bao gồm công ty có chủ đầu tư người Việt Nam chủ đầu tư người nước ngoài) Cụ thể nữa, trách nhiệm thuộc người lãnh đạo công ty - chủ doanh nghiệp Bởi thực tế, khối tài liệu công ty thuộc quyền sở hữu riêng, bất khả xâm phạm; chúng chứa đựng thông tin bí mật sản xuất kinh doanh, chứa đựng quyền sở hữu trí tuệ, chứa đựng danh sách khách hàng mật … chúng định sống còn, tồn tại, hư vinh doanh nghiệp Nhưng điều không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có quyền tự ý tiêu hủy, làm thất lạc tài liệu, tự ý mang tài liệu nước Do đó, bên cạnh quyền sở hữu riêng, lãnh đạo công ty TNHH cần coi tài sản chung quốc gia, có giá trị nhiều phương diện để nâng cao nhận thức vai trò ý nghĩa tài liệu lưu trữ Kể công ty có chủ đầu tư người nước (hoặc công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài), hoạt động lĩnh vực, ngành nghề gì, theo pháp lý: Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư, Luật lưu trữ, Luật kế toán … 119 công ty cần phải tuân thủ theo quy định Pháp luật Việt Nam quản lý tài liệu lưu trữ bình đẳng tổ chức kinh tế khác nước Về phía quan quản lý nhà nước cần quan tâm có trách nhiệm việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH nói riêng doanh nghiệp nói chung Trách nhiệm thể quan điểm, đường lối đạo, sách, văn quy định hướng dẫn, chế tài xử phạt … Nhưng trước hết cần thiết việc hoàn thiện hành lang pháp lý văn quy định, hướng dẫn có giá trị pháp lý cao Hành lang pháp lý không sở để quan nhà nước quản lý, tra, kiểm tra việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty mà kim nam cho công ty thực nghiệp vụ, thực tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cách khoa học xác, tiếp đến chế, sách hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Góp phần phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty phát triển kinh tế, xã hội nói chung Phương pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước Qua kết khảo sát, tác giả nhận thấy việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nói chung công ty TNHH nói riêng phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Đặc điểm, thành phần, nội dung … tài liệu công ty; Đồng thời phụ thuộc vào nguồn tài chính, sở vật chất, ngành nghề hoạt động, quan điểm lãnh đạo … Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động công ty có nhiều điểm khác biệt so với tài liệu hành nhà nước Nên ta áp dụng cách máy móc tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ phương pháp tổ chức quản lý văn đạo chung từ phía quan quản lý Nhà nước vào khó thực Mặc khác, đặc thù hoạt động công ty tối đa hóa doanh thu lợi nhuận nên việc áp đặt quy định cụ thể phương pháp tổ chức quản lý tài liệu vào công ty 120 không khả thi Dưới góc độ cá nhân, tác giả có đề xuất: Các công ty TNHH nói riêng doanh nghiệp nên nâng cao tinh thần trách nhiệm quản lý tài liệu từ giai đoạn đầu hình thành tài liệu khâu lập danh mục hồ sơ, đến khâu soạn thảo, ban hành, văn thư … (Quản lý theo vòng đời tài liệu) nhằm mục đích cuối nâng cao hiệu hoạt động công tác lưu trữ công ty Chúng ta hi vọng với quan tâm thích đáng từ phía quan quản lý nhà nước từ thân lãnh đạo công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH ngày nâng cao hoạt động có hiệu Với mục đích cuối đưa tài liệu lưu trữ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý Công ty TNHH đồng thời phục vụ gián tiếp cho công phát triển kinh tế nước nhà 121 KẾT LUẬN Hiện nay, nước ta có 373.213 doanh nghiệp hoạt động, có 230.640 doanh nghiệp đăng ký theo loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), chiếm 61,80% tổng số doanh nghiệp nước [23,tr.1120][Phụ lục số 2] Hệ thống công ty TNHH có đóng góp không nhỏ cho vấn đề an sinh xã hội, giải việc làm, xóa đói giảm nghèo, chuyển dịch cấu kinh tế, tạo GDP … đồng thời nhân tố thúc đẩy phát triển trình hội nhập kinh tế quốc tế nước ta Trong trình hoạt động, các công ty TNHH sản sinh khối lượng tài liệu đa dạng hình thức phong phú nội dung Khối tài liệu có ý nghĩa gián tiếp lĩnh vực đời sống xã hội, kinh tế, trị có ý nghĩa trực tiếp Công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước Tuy nhiên, thực tế, công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước tồn nhiều hạn chế khâu tổ chức quản lý khâu nghiệp vụ Những hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác như: Nhận thức lãnh đạo, nhận thức nhân phòng ban chuyên môn khác nhâu Công ty, hạn chế lực nhân quản lý trực tiếp công tác lưu trữ Công ty (do phải kiêm nhiệm, chế độ sách chưa phù hợp …), hạn chế tiềm lực kinh tế, tài … Để nâng cao hiệu hoạt động công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ công ty TNHH, cần khắc phục nguyên nhân hạn chế Trước hết quan quản lý nhà nước cần nâng cao nhận thức vai trò thông tin tài liệu lưu trữ công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước nói riêng doanh nghiệp nói chung phát kinh tế, xã hội Qua hoàn thiện hành lang pháp lý hệ thống văn có giá trị pháp lý cao tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cho 122 doanh nghiệp Hệ thống văn cần quy định rõ trách nhiệm doanh nghiệp việc thực công tác lưu trữ; hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ lữu trữ đặc biệt khuyến khích doanh nghiệp tự nguyện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử để phát huy giá trị tài liệu Nhưng quan trọng cả, văn sở hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cho công ty, giúp lãnh đạo công ty nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm để thực nghiệp vụ cách khoa học, xác, góp phần mang lại hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Các quy định/quy trình nghiệp vụ cụ thể cần quy định tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Thống kê, bảo quản tài liệu; Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu … Tuy nhiên, áp dụng thực tế quy định phải thay đổi dựa loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực/ngành nghề hoạt động doanh nghiệp … Đối với thân công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước cần nâng cao nhận thức vai trò ý nghĩa tài liệu lưu trữ nữa, cần coi công tác hậu cần phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Bên cạnh đó, chưa có văn đạo, hướng dẫn tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quan quản lý nhà nước chủ động tổ chức quản lý công tác lưu trữ dựa số lượng, đặc thù, đặc điểm tài liệu … doanh nghiệp Thực đồng xây dựng hệ thống lý luận, hệ thống phương pháp luận phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ doanh nghiệp, góp phần cải thiện công tác tổ chức tài liệu lưu trữ công ty TNHH vốn sở hữu nhà nước nói riêng doanh nghiệp nói chung, hướng tới mục đích cuối đưa tài liệu lưu trữ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý Công ty TNHH đồng thời phục vụ gián tiếp cho công phát triển kinh tế nước nhà 123 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I SÁCH, GIÁO TRÌNH, TẠP CHÍ, CÁC ĐỀ TÀI LIÊN QUAN Nguyễn Trọng Biên (2000), "Suy nghĩ công tác lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ đổi mới", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3/2000) tr.9-11 Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, (2005), Luận văn thạc sỹ: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty 91, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, (2009), Giá trị tài liệu lưu trữ doanh nghiệp phục vụ nghiên cứu phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam thời kỳ đổi mới, Hội thảo khoa học “Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn” Trường ĐH KHXH & NV tổ chức tháng 12/2009, trang 141-155 Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, (2012), Vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4/2012, trang 5-9 Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp, 1980 Nguyễn Thị Huệ (2001), “Vài nét việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán vào doanh nghiệp nhà nước nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 5/2001) tr.151-154 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2004), "thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - Thực trạng giải pháp", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 5/2004) tr.127-131 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2003), Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư 124 Lưu trữ Việt Nam số 3/2003, tr 77-80 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2014), "Quản trị lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ tái cấu trúc", Tạp chí Dấu ấn thời gian, (số 1/2014) tr 26-30 10 PGS.TS Vũ Thị Phụng: “Giá trị tài liệu lưu trữ trách nhiệm quan lưu trữ Việt Nam” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 12/2008 11 Vương Đình Quyền (2014), "Nhìn lại quy định hướng dẫn Nhà nước lưu trữ doanh nghiệp vấn đề đặt ra", Tạp chí Dấu ấn thời gian số, (số 1/2014) tr 47-50 12 Nguyễn Văn Thâm (2014), "Quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp kinh tế thị trường: Yêu cầu vấn đề đặt nay", Tạp chí Dấu ấn thời gian số, (số 1/2014) tr 35-41 13 Trần Vũ Thành(2013), luận văn thạc sỹ: “Tổ chức quản lý công tấc lưu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài”, tư liệu khoa lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội 14 Nguyễn Đăng Việt (2014), luận văn thạc sỹ: “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ số công ty cổ phần địa bàn thành phố Hà Nội.”, tư liệu khoa lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội 15 Đinh Thị Hải Yến (2014), luận văn thạc sỹ: “Xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấc doanh nghiệp tư nhân”, tư liệu khoa lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội 16 Niên giám thống kê 2014, Tổng cục thống kê 17 Kỷ yếu Hội thảo khoa học: “Quản trị lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ tái cấu trúc” 125 II VĂN BẢN QUY ĐỊNH CHUNG Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013), Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức,(Website http://thuvienphapluat.vn/) Bộ Xây dựng, (Thông tư số: 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006), Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, vẽ hoàn công công trình xây dựng, (Website http://www.luatvietnam.vn/) Chính Phủ, (Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010), Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành công tác văn thư, ( Tư liệu Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, (Quyết định số: 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005), Về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu, (Website http://www.archives.gov/), Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, (Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009), Về việc ban hành quy trình chỉnh lý TLLT theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000, (Website http://www.archives.gov/), Quốc hội, (2011), Luật Lưu trữ, (Website www.chinhphu.vn) Quốc hội, (2005), Luật Doanh nghiệp, (Website www.chinhphu.vn) Quốc hội, (2014), Luật Doanh nghiệp, (Website www.chinhphu.vn) Quốc hội, (2005), Luật Sở hữu trí tuệ, (Websitehttp://www.moj.gov.vn/) 10 Quốc hội, (2009), Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Sở hữu trí tuệ, (Website http://www.moj.gov.vn/) III CÁC WEBSITE THAM KHẢO Vũ Thị Thu Hiền (2012), 500 doanh nghiệp lớn giới quản lý tài liệu lưu trữ (nguồn: “Báo Lưu trữ Trung Quốc”, ngày 10 tháng năm http//www.archives.gov.vn) 2011, kỳ thứ 2125), Website: 126 Website: http//www.dncustoms.gov.vn Website: http//www.dpihanoi.gov.vn Website: http//www.hotrodoanhnghiep.vn http://tuyensinh.ussh.edu.vn/nghe-luu-tru-giu-chia-khoa-kho-tang-trithuc-nhan-loai/981