Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại tổng cục thi hành án dân sự bộ tư pháp

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƢ PHÁP Khoá luận tốt nghiệp ngành : LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn : THS TRẦN THỊ MAI Sinh viên thực : VŨ THỊ BÍCH THÙY Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405LTHA057, 2014 – 2018, ĐH.LTH14A HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tên là: Vũ Thị Bích Thùy Mã số sinh viên: 1405LTHA057 Sinh viên lớp: Đại học Lưu trữ học 14A Tôi xin cam đoan thông tin, số liệu đề tài khóa luận “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp” hồn tồn xác Những nội dung nghiên cứu thực Mọi tài liệu tham khảo nằm khóa luận đề trích dẫn rõ ràng tên tác giả, cơng trình nghiên cứu, thời gian Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp tơi Ngƣời cam đoan Sinh viên Vũ Thị Bích Thùy MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục khóa luận PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.3 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 11 1.2.1 Quy định trách nhiệm quan, tổ chức việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 11 1.2.2 Quy định quyền nghĩa vụ việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 12 1.2.3 Quy định thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14 1.2.4 Quy định phạm vi sử dụng loại tài liệu lưu trữ 15 1.2.5 Quy định giải mật tài liệu lưu trữ 17 Tiểu kết 23 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ 24 2.1 Khái quát Tổng cục thi hành án dân sự– Bộ Tư pháp 24 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tổng cục thi hành án dân 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng cục Thi hành án dân 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Tổng cục thi hành án dân 31 2.2 Thành phần, nội dung, loại hình, giá trị tài liệu lưu trữ củaTổng cục Thi hành án dân 32 2.2.1 Thành phần loại hình tài liệu 32 2.2.2 Nội dung tài liệu 33 2.2.3 Giá trị tài liệu 33 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân 34 2.3.1 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu bảo quản tài liệu lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân 34 2.3.2 Những quy định Tổng cục Thi hành án dân tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 44 2.3.3 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ áp dụng Tổng cục Thi hành án dân 46 2.3.4 Số lượng thành phần độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 49 2.3.5 Hiệu hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân 50 * Tiểu kết 51 CHƢƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤTGIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ 52 3.1 Nhận xét, đánh giá 52 Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp, tơi có số nhận xét sau đây: 52 3.1.1 Ưu điểm 52 3.1.2 Hạn chế 53 3.1.3 Nguyên nhân 54 3.2 Một số giải pháp 55 3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 55 3.2.2 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, nhân viên giá trị tài liệu lưu trữ chức hoạt động Tổng cục Thi hành án dân 55 3.2.3 Bố trí, bổ sung nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm côngtác lưu trữ 56 3.2.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị kinh phí cho cơng tác lưu trữ 57 3.2.5.Nâng cao hiệu hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 57 3.2.6 Chủ động đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 58 3.2.7 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 59 3.2.8.Ứng dụng công nghệ thông tin công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 59 * Tiểu kết 60 KẾT LUẬN 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Tuy nhiên, chúng thực phát huy giá trị khai thác, sử dụng triệt để, có hiệu Chính vậy, quan cần phải đặc biệt trọng tổ chức hoạt động Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mục tiêu cuối công tác lưu trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quan, tổ chức, nhà nghiên cứu nhu cầu đáng cơng dân Đối với quan, tổ chức tài liệu lưu trữ đặc biệt phát huy hiệu thông tin tài liệu khai thác để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Những định quan trọng hoạch định kế hoạch, định phương án đầu tư, bổ nhiệm nhân hay tổ chức máy cần phải tham khảo thông tin từ tài liệu lưu trữ Qua tìm hiểu khảo sát thực tế nhận thấy kho lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp bảo quản khối tài liệu lớn có giá trị cao thường xuyên cán nhân viên khai thác phục vụ cơng việc Tôi lựa chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp” để tìm hiểu thực tiễn việc thực nghiệp vụ Tổng cục thi hành án dân sự, rút dược ưu điểm tồn công tác Đồng thời, củng cố kiến thức học trường lớp làm hành trang cho cơng việc sau Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận đặt giải ba mục tiêu sau: Thứ nhất: Hệ thống số vấn đề lý luận tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thứ hai: Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp Thứ ba: Nghiên cứu đưa số đề xuất góp phần nâng cao hiệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp 3.Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài: + Hệ thống lý thuyết Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ + Thành phần, nội dung, đặc điểm giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp + Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác lưu trữ Tổng cục thi hành án dân Bộ Tư pháp Bên cạnh đó, đề tài cịn sâu vào nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu để phục vụ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp Phạm vi nghiên cứu cách tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu đề tài đề trên, thực nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu, nghiên cứu sở lý luận sở pháp lý công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Tìm hiểu nghiên cứu tổng quan Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp ; - Điều tra, khảo sát đánh giá thành phần, nội dung, loại hình,… tài liệu bảo quản phông lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân sự; nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế, tìm hiểu nguyên nhân đưa biện pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong nhiều năm nay, công tác lưu trữ nói chung tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng quan tâm nghiên cứu nhiều Hiện nay, có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực giáo trình cơng tác lưu trữ, nhiều viết đăng báo, tạp chí chuyên ngành, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp - Cuốn giáo trình: "Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ" tập thể tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn Nhà xuất Đại học giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990; - Giáo trình: “Nghiệp vụ lưu trữ bản” PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất Hà Nội, năm 2006; - Giáo trình “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” GVC.TS Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất Lao Động , năm 2016 - Lê Thị Hằng, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản lưu trữ Bộ Kế hoạch đầu tư, Luận văn Thạc sĩ; - Phạm Thị Nga (2014), Tổ chức quản lý khai thác sử dụng hồ sơ cán công chức quan nhà nước cấp Bộ, Luận văn Thạc sĩ; - Nguyễn Thị Hằng, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nơng thơn phục vụ cơng tác phịng chống thiên tai, bão lụt, Khóa luận tốt nghiệp; - Đào Thị Hương Nhu, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trung tâm thông tin, liệu biển hải đảo Tổng cục biển hải đảo Việt Nam- Bộ Tài ngun mơi trường, Khóa luận tốt nghiệp; Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài thực sở áp dụng số phương pháp để làm sở giúp người nghiên cứu có so sánh đối chiếu lý luận thực tiễn cách biện chứng Đồng thời sở cho đánh kết mà đề tài đưa q trình nghiên cứu Từ có cách nhìn nhận vấn đề cách đa chiều, toàn diện - Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp thực xuyên suốt trình tìm hiểu, nghiên cứu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Tổng cục thi hành án dân sự; thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu - Phương pháp vấn: phương pháp sử dụng để thu thập thông tin từ cán Tổng cục thi hành án dân độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu - Phương pháp mô tả: Dùng để mô tả hoạt động nghiệp vụ thực trình tổ chức khai thác, sử dụng; dùng để mô tả thực trạng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu - Phương pháp hệ thống: từ nguồn thông tin, tư liệu thu thập thông qua q trình tiếp xúc với tài liệu cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân sự, vận dụng phương pháp để hệ thống thông tin, tư liệu đưa nghiên cứu hồn chỉnh với bố cục hợp lý - Phương pháp phân tích – tổng hợp: phương pháp sử dụng để phân tích ưu, nhược điểm q trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân sự; Tổng hợp nhu cầu, mục đích sử dụng tài liệu độc giả từ đưa khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp Đóng góp đề tài Kết nghiên cứu đề tài đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp ; nhằm đưa tài liệu đến gần với độc giả; phát huy tối đa giá trị tiềm tài liệu lưu trữ bảo quản phông lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân Đồng thời tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế bạn đọc có nhu cầu khai thác sử dụng Bố cục khóa luận Khóa luận trình bày theo phần chính: PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG PHẦN KẾT LUẬN Phần Nội dung gồm chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận pháp lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Trong chương này, tơi trình bày lý luận tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sở làm rõ khái niệm tài liệu lưu trữ trình bày quy định Nhà nước vấn đề nhằm giới thiệu kiến thức tảng để nghiên cứu vấn đề cách toàn diện tổng hợp Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tƣ pháp Nội dung chương này, giới thiệu khái quát Tổng cục thi hành án dân sự; Tìm hiểu thành phần, nội dung loại hình tài liệu bảo quản kho lưu trữ Tổng cục; Tiến hành khảo sát tình hình thực tổ chức khai ... thực tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân Từ đó, đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân. .. tiễn tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu để phục vụ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp Phạm vi nghiên cứu cách tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp Nhiệm... tài liệu lưu trữ + Thành phần, nội dung, đặc điểm giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp + Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng