Công tác văn thư – lưu trữ của chi cục thi hành án dân sự quận hoàn kiếm

MỤC LỤC A .PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí và chức năng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm 3 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm 4 1.2.1. Chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.2.1 Nhóm Tổng hợp: 5 1.2.2.2 Nhóm Hành chính văn thư, lưu trữ: 6 1.2.2.3 Nhóm Lễ tân: 6 1.2.2.4 Nhóm về tài chínhkế toán: 6 1.2.2.5 Nhóm dữ liệu, Thông tin và Thống kê thi hành án dân sự: 9 1.2.2.6 Nhóm kho: 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm 11 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 11 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm 12 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm 13 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 14 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 15 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 18 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 19 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 20 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 20 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 21 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 23 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm và một số đề xuất khuyến nghị 24 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24 3.1.1 Về Công tác Văn thư 24 3.1.2 Về Công tác lưu trữ 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan 25 3.2.1 Về Công tác Văn thư 26 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 26 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm 27 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 27 C. PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Thi hành án dân .3 quận Hoàn Kiếm .3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí chức Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành - Tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 1.2.1 Chức .4 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.2.1 Nhóm Tổng hợp: 1.2.2.2 Nhóm Hành văn thư, lưu trữ: 1.2.2.3 Nhóm Lễ tân: 1.2.2.4 Nhóm tài chính-kế tốn: 1.2.2.5 Nhóm liệu, Thông tin Thống kê thi hành án dân sự: 1.2.2.6 Nhóm kho: 10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức .10 Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 11 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ .11 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 12 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 13 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng Công tác Văn thư – Lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ quan .14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 14 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 15 2.2.1.2 Quản lý giải văn đến 15 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 18 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 18 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 19 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 20 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ .20 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 20 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 21 2.2.2.5 Công tác Thống kê Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .22 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm số đề xuất khuyến nghị 24 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 24 3.1.1 Về Công tác Văn thư .24 3.1.2 Về Công tác lưu trữ 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ quan 25 3.2.1 Về Công tác Văn thư 26 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ .26 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 27 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường 27 C PHẦN KẾT LUẬN .29 PHỤ LỤC 30 A PHẦN MỞ ĐẦU Lưu trữ Việt Nam có lịch sử trăm năm hình thành phát triển Cách Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đời Trong năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hồ, Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh trọng đến công tác Văn thư, Lưu trữ Sớm nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 08/9/1945 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp ký sắc lệnh thành lập bổ nhiệm Chi Cục trưởng Nha Lưu trữ Cơng văn Thư viện tồn quốc Cho đến nay, công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, trọng đặt lên vị trí hàng đầu Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Văn thư, Lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biệt với mục đích học đơi với hành, năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập nhằm mục đích: Thứ giúp cho sinh viên củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn Thứ hai giúp cho sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Thứ ba giúp sinh viên hệ thống hóa tăng cường củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành Thực kế hoạch đào tạo Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp Cao đẳng liên thông Văn thư – Lưu trữ (1512VTLA), hệ quy, khóa học 2015-2017 Được giới thiệu nhà trường, nhận đồng ý Chi Cục thi hành án dân quận Hồn Kiếm, em có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế thực nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Chi Cục thi hành án dân quận Hoàn Kiếm từ ngày 15/05/2017 đến 16/05/2017 Trong thời gian thực tập, em cố gắng thực tốt nội quy, quy chế làm việc Chi cục kế hoạch đào tạo nhà trường đề Tuy nhiên, trình thực nghiệp vụ, bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên thân em không tránh khỏi bỡ ngỡ, lúng túng công việc, chưa xử lý nhanh nhạy lý thuyết thực hành Trong suốt trình thực tập Chi cục Thi hành án dân quận Hồn Kiếm em ln nhận hướng dẫn, bảo, giúp đỡ tận tình Chi Cục trưởng cán bộ, công chức, viên chức công tác Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm Qua đây, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ; Chi Cục trưởng tập thể cán bộ, công chức, viên chức công tác Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên “Báo cáo thực tập” em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cô giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 Sinh viên Lâm Thị Hà B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Thi hành án dân quận Hồn Kiếm 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí chức Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn kiếm thành lập theo Quyết định số 2393/QĐ-BTP ngày 04.11.2009 Bộ Tư pháp việc thành lập Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội quan trực thuộc Cục Thi hành án dân thành phố Hà Nội, thực nhiệm vụ thi hành án dân thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội chịu đạo Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm Chi cục Thi hành án quận Hoàn Kiếm có tư cách pháp nhân, dấu hình Quốc huy, tài khoản riêng trụ sở quận Hoàn Kiếm, thành phố hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Trực tiếp tổ chức thi hành án, định theo quy định pháp luật; - Giải khiếu nại, tố cáo thi hành án dân thuộc thẩm quyền Chi cục; - Thực quản lý công chức, sở vật chất, kinh phí phương tiện hoạt động giao theo dẫn, đạo quan thi hành án cấp tỉnh; - Thực chế độ thống kê, báo cáo công tác tổ chức, hoạt động thi hành án theo quy định pháp luật hướng dẫn quan thi hành án dân cấp tỉnh; - Lập hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự; - Giúp Ủy ban nhân dân cấp thực hiện, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật; - Báo cáo công tác thi hành án dân trước Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân theo quy định pháp luật; báo cáo Tòa án kết thi hành án, định có yêu cầu 1.1.3 Cơ cấu tổ chức - Chi cục Thi hành án dân quận Hồn Kiếm có Chi cục trưởng khơng q 03 Chi cục phó - Các phịng ban gồm có: + Phịng Kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo: Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân quận Hồn Kiếm thực cơng tác kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo thi hành án dân thi hành án dân thuộc thẩm quyền + Phịng Hành – Tổ chức: Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm tổng hợp, thống kê thi hành án dân sự, hành quản trị, quản lý tang vật + Phòng Tổ chức cán bộ: Tham mưu giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm thực chức quản lý tổ chức cán ngành; cơng tác bảo vệ trị nội bộ, cơng tác phịng ngừa, đấu tranh chống tham nhũng, cơng tác cải cách hành chính, thi đua khen thưởng + Phòng Nghiệp vụ tổ chức thi hành án: Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân quận Hồn Kiếm cơng tác hướng dẫn, đạo nghiệp vụ tổ chức thi hành án thuộc thẩm quyền Chi cục + Phịng Tài chính, kế tốn: Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm cơng tác kế hoạch, tài chính; quản lý sử dụng tài sản nhà nước 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phịng Hành - Tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm 1.2.1 Chức Phịng Hành – Tổ chức đơn vị cấp phòng trực thuộc Chi cục Thi hành án dân quận Hồn Kiếm, có chức tham mưu, giúp Chi cục trưởng Cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý hoạt động Chi cục thi hành án dân tổ chức thực công tác tổng hợp; hành văn thư, lưu trữ; lễ tân; tài chính-kế tốn; quản trị; liệu, thơng tin thống kê thi hành án dân sự; quản lý kho tang tài vật nhiệm vụ khác theo phân công Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân tỉnh theo quy định pháp luật 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.2.1 Nhóm Tổng hợp: + Xây dựng, trình Chi cục trưởng định chương trình, kế hoạch cơng tác năm; chương trình, kế hoạch công tác quý tháng Chi cục, ngành Thi hành án dân sự; kế hoạch kiểm tra Chi cục; chương trình, kế hoạch làm việc Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự; + Theo dõi, đơn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, kế hoạch kiểm tra việc xây dựng văn bản, đề án Chi cục; tổng hợp kết thực kế hoạch, chương trình cơng tác Chi cục, ngành Thi hành án dân địa phương; kiến nghị giải pháp bảo đảm thực chương trình, kế hoạch công tác Chi cục, ngành; + Xây dựng dự thảo báo cáo Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thi hành án dân sự; báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ đột xuất việc thực nhiệm vụ Chi cục, ngành Thi hành án dân theo quy định pháp luật (kể báo cáo phục vụ giao ban Lãnh đạo Chi cục hàng tuần, tháng; báo cáo công tác tháng, báo cáo quý báo cáo hàng năm ) đạo Chi cục trưởng; + Thông báo ý kiến kết luận, đạo lãnh đạo Chi cục đến Phịng, cá nhân có liên quan theo dõi, đôn đốc việc thực ý kiến kết luận, đạo đó; theo dõi, điều phối lịch làm việc Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự; + Thực nhiệm vụ người phát ngôn Chi cục theo quy định pháp luật; điểm tin báo chí hàng ngày phục vụ cơng tác quản lý, điều hành lãnh đạo Chi cục + Làm đầu mối tiếp nhận thơng tin, trì quan hệ Chi cục với quan cấp trên, đơn vị thuộc Tổng cục, Cục, quan thi hành án dân địa phương quan, tổ chức khác + Sơ kết, tổng kết; thực chế độ báo cáo, thống kê lĩnh vực cơng tác phịng Hành – Tổ chức hệ thống quan thi hành án dân toàn quốc theo quy chế Ngành, địa phương theo quy định pháp luật + Phối hợp với quan liên quan thực việc đạo, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thuộc Chi cục Thi hành án dân lĩnh vực cơng tác hành theo quy định pháp luật, Quy chế làm việc Chi cục đạo Chi cục trưởng 1.2.2.2 Nhóm Hành văn thư, lưu trữ: + Tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thơng tin liên lạc bảo mật thông tin, tài liệu quan Chi cục theo quy định pháp luật, Bộ Tư pháp, Tổng cục Cục + Hướng dẫn việc thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc Chi cục 1.2.2.3 Nhóm Lễ tân: Thực công tác lễ tân quan Chi cục, phối hợp đón tiếp đồn; tổ chức phối hợp tổ chức kiện, hội nghị, hội thảo cấp Tổng cục, Cục, ngành Thi hành án dân sự; xếp, bố trí địa điểm họp cho đơn vị thuộc Tổng cục 1.2.2.4 Nhóm tài chính-kế toán: - Tổ chức triển khai thực chủ trương, sách, biện pháp, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch quy định pháp luật kế hoạch-tài đơn vị dự toán trực thuộc Chi cục sau ban hành; + Chủ trì phối hợp việc xây dựng kế hoạch, triển khai thực kế hoạch tập huấn nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức pháp luật kế hoạch-tài chính; + Nắm bắt tình hình thực quy định pháp luật kế hoạch-tài thi hành án dân để kịp thời đề xuất với Lãnh đạo Chi cục biện pháp tổ chức thực có hiệu văn quy phạm pháp luật có liên quan - Hướng dẫn, giải đáp vấn đề nghiệp vụ kế hoạch-tài đơn vị dự tốn trực thuộc - Về cơng tác quản lý ngân sách, kinh phí: + Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngồi tài trợ (nếu có), nguồn kinh phí khác thực cơng tác kế tốn-tài theo phân cấp quy định pháp luật + Hướng dẫn đơn vị dự toán trực thuộc xây dựng dự toán thu, chi ngân sách hàng năm; thu phí thi hành án; xem xét, kiểm tra, xử lý tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách hàng năm đơn vị trực thuộc; bảo vệ dự toán ngân sách năm Ngành với quan nhà nước hữu quan theo quy định + Căn kết thẩm định cấp có thẩm quyền phương án phân bổ ngân sách cho dự án, đơn vị dự tốn, trình Chi cục trưởng ký định giao dự toán ngân sách nhà nước cho đơn vị dự toán thuộc Chi cục quản lý để triển khai thực năm kế hoạch + Trình Chi cục trưởng cấp có thẩm quyền điều chỉnh dự tốn ngân sách phân bổ giao dự toán bổ sung cho đơn vị dự toán thuộc Chi cục quản lý theo quy định + Hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, đơn đốc tổng hợp thình hình thực dự toán thu, chi ngân sách giao đơn vị dự toán thuộc Chi cục quản lý theo quy định + Tổ chức thẩm định, kiểm tra, xét duyệt toán ngân sách hàng năm đơn vị dự toán thuộc Chi cục; tổng hợp, lập toán ngân sách của, Chi cục gửi Tổng cục, Cục quan có liên quan theo quy định pháp luật + Thực quản lý vốn, kinh phí thuộc ngân sách nhà nước giao cho Chi cục bao gồm: kinh phí thường xuyên (kinh phí chi quản lý nhà nước, đào tạo, dự án, chương trình, đề án); vốn đầu tư phát triển (vốn đầu tư phát triển cho ngành, lĩnh vực, vốn đấu tư xây dựng nguồn vốn, nguồn kinh 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 ... án dân quận Hoàn Kiếm ban hành văn quy định cụ thể Công tác văn thư Chi cục như: - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm Đối với văn đạo công tác lưu trữ, Chi. .. trữ, quản lý công tác thi đua khen thư? ??ng Công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm hai cán làm công tác kiêm nhiệm Văn thư Lưu trữ Hai cán tốt nghiệp... phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ quan Để nắm bắt tình hình, thực tế cơng tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân quận Hoàn Kiếm, năm có phận tra Chi Cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà