MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI 2 HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 2 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 2 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục. 6 2. Phân công công việc trong phòng 7 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 9 1. Khảo sát về công tác văn phòng 9 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 9 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 10 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) Lập hồ sơ hội nghị đó 10 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 12 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 13 Phần II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH 15 I. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 15 1. Lịch công tác tuần 15 2. Soạn thảo quy chế Văn thư lưu trữ 20 3. Soạn thảo quy chế Văn hóa công sở 34 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 46 5.Mô hình văn phòng của cơ quan 47 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Chi cục thi hành án 50 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 51 1. Ưu điểm 51 2. Nhược điểm 52 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53 III. Kết luận 54 PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI 2 HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH 2
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 2
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 2
II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 6
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục 6
2 Phân công công việc trong phòng 7 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 9
1 Khảo sát về công tác văn phòng 9 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 9 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 10 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) Lập hồ sơ hội nghị đó 10 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 11 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
Trang 23 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Chi cục Thi
hành án dân sự quận Ba Đình 13
Phần II NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH 15
I Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 15
1 Lịch công tác tuần 15
2 Soạn thảo quy chế Văn thư lưu trữ 20
3 Soạn thảo quy chế Văn hóa công sở 34
4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 46
5.Mô hình văn phòng của cơ quan 47
6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Chi cục thi hành án 50
Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51
I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình .51
1 Ưu điểm 51
2 Nhược điểm 52
II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53
III Kết luận 54 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ
và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòngcũng như vấn đề xử lý thông tin Hoà cùng với sự phát triển của thế giới và xuhướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang vươn lên tựkhẳng định Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loạihình văn phòng hiên đại xuất hiện (văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và
là một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả đơn vị hành chính tại các cơquan, tổ chức
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước đây là Trường CĐ Văn thư Lưutrữ) là một trong những trường đào tạo cán bộ trình độ cao đẳng, trung cấpchuyên nghiệp chính quy, tại chức chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Hành chínhvăn phòng, Đánh máy, Thư ký, Quản lý văn hóa, Quản trị nhân lực, Quản trị vănphòng… nhằm cung cấp nhân lực cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Vớiphương châm đào tạo: Học đi đôi với hành, sau khi kết thúc quá trình đào tạo lýthuyết tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường đã tổ chức, cho Sinh viênCao đẳng Quản trị Văn phòng năm thứ 3 khi học xong lý luận ở trường được bốtrí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường và ngoài cơ quan Đây làmột hoạt động quan trọng trong chương chình đào tạo của nhà trường nhằm giúpsinh viên có những kiến thức thực tế sau khi ra trường Quá trình thực tập sẽgiúp cán bộ văn phòng trong tương lai củng cố kiến thức về nghiệp vụ đã học vàbiết vận dụng có hiệu quả những kiến thức vào thực tiễn; rèn luyện kỹ năng taynghề sau khi hoàn thành chương trình học tập Đó cũng là cơ hội giúp cho Sinhviên làm quen với môi trường và tác phong làm việc, phát triển tư duy nghề nghiệpmới trí cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan trước kỳ thi tốt nghiệp
Là sinh viên năm cuối học chuyên ngành Quản trị văn phòng, “Thực tập tốtnghiệp” em được trực tiếp, tiếp cận làm quen với môi trường làm việc thực tế và đãhoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp của mình Đợt thực tập tuy ngắn nhưng có giá trị
Trang 4CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI
a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Chi cục Thi hành án dân sự huyện là cơ quan trực thuộc Cục Thi hành ándân sự tỉnh, thực hiện chức năng thi hành án dân sự và thực hiện các nhiệm vụ,quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và thực hiện các hoạt động sựnghiệp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng trên
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình có tư cách pháp nhân, có condấu riêng và được mở tài khoản nội tệ, ngoại tệ tại Kho bạc nhà nước và ngânhàng Trụ sở chính của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình đặt tại thànhphố Hà Nội
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình có các nhiệm vụ và quyền hạnchủ yếu sau đây:
1 Trình Cục trưởng Cụ thi hành án Thành phố Hà Nội xem xét, quyếtđịnh;
2 Trình Cục trưởng pháp quyết định hoặc ban hành:
a) Thông tư, quyết định, chỉ thị về thi hành án dân sự;
b) Thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự địa phương;
c) Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức Thủtrưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự địa phương; bổ nhiệm, miễnnhiệm Chấp hành viên, Thẩm tra viên thi hành án;
d) Quy định về quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu, giấy tờ
về thi hành án dân sự;
đ) Quy định về thống kê thi hành án dân sự
Trang 53 Tổ chức thực hiện văn bản pháp luật, chiến lược, chương trình quốc gia,quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án về thi hành án dân sự sau khi được phê duyệt,ban hành.
4 Ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn,nghiệp vụ về thi hành án dân sự, văn bản cá biệt, văn bản quy phạm nội bộ theoquy định của pháp luật
5 Tổ chức kiểm tra:
a) Việc thực hiện trình tự, thủ tục và áp dụng pháp luật trong hoạt động thihành án dân sự;
b) Chế độ thống kê và báo cáo về thi hành án dân sự;
c) Việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản trong thi hành án dân sự; việc thunộp các khoản phí, lệ phí và chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án;
d) Các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án dân sự theo quyđịnh của pháp luật
6 Giải quyết khiếu nại về thi hành án thuộc thẩm quyền theo quy định củapháp luật về thi hành án dân sự
7 Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực thi hành án dân sự
8 Thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực trong hệ thống cơ quan thihành án dân sự theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ
Tư pháp
9 Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về thihành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng Bộ Tưpháp; đánh giá kết quả về hợp tác quốc tế trong công tác thi hành án dân sự
10 Tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức và cá nhân thực hiện nghiêmbản án và quyết định dân sự của Toà án có hiệu lực pháp luật
11 Phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện thanh tra về thi hành án
Trang 613 Nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin
và hiện đại hoá cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt động của các cơ quan thi hành
án dân sự
14 Thống kê và xây dựng cơ sở dữ liệu về thi hành án dân sự
15 Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức của các cơ quan thi hành
án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
16 Quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các phòng chuyên môn thuộcCục Thi hành án dân sự tỉnh; quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm,cho từ chức, cách chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng chuyên môn thuộcChi cục Thi hành án dân sự quận
17 Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức đối vớimột số chức vụ và bổ nhiệm, nâng ngạch, chuyển ngạch đối với một số chứcdanh quy định tại điểm b, điểm c khoản 2 Điều này theo phân cấp của Bộ trưởng
Bộ Tư pháp
18 Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Chấp hành viên, Thẩmtra viên, cán bộ, công chức của các cơ quan thi hành án dân sự địa phương theoquy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
19 Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật,phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự địa phương theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
20 Quản lý khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự địa phương nộpcho Tổng cục Thi hành án dân sự để thực hiện việc điều hoà phí thi hành án và
sử dụng theo quy định của pháp luật
21 Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo mụctiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp được cấp cóthẩm quyền phê duyệt
22 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Cục trưởng giao
Trang 7b. Cơ cấu tổ chức của văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận
sự trước Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định của pháp luật Các Phó chicục trưởng có trách nhiệm giúp Chi cục trưởng trong việc lãnh đạo chung côngtác của chi cục, chịu trách nhiệm trước chi cục trưởng về phần công tác đượcphân công, được quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi nhiệm vụ đượcgiao Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được ủy quyền lãnhđạo và điều hành các công việc của Chi cục thuộc quyền hạn của Chi cụctrưởng
* Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình có các đơn vị trực thuộc sauđây:
Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước
- Văn phòng chi cục;
- Phòng thi hành án;
- Phòng Pháp chế và Thông tin;
- Thanh tra, thẩm tra;
Văn phòng và Thanh tra chi cục có con dấu riêng và được mở tài khoảntại Kho bạc nhà nước và Ngân hàng
* Nhân lực của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình gồm:
- Công chức, viên chức thuộc chỉ tiêu biên chế theo quy định;
Trang 8việc và khả năng tài chính của chi cục.
* Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình thực hiện chế độ quản lý lao
động và trả tiền lương, tiền công, các khoản thu nhập khác, thực hiện chế độ bảohiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với công chức, viên chức trong biên chế nhànước, cán bộ làm việc theo chế độ hợp đồng từ nguồn kinh phí của Cục theođúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Khoa học và Công nghệ
* Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan.
a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự quận
Ba Đình thực hiện công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch- tổng hợp, văn thư, lưutrữ, kế toán- tài chính, hành chính- quản trị, quản lý quỹ đời sống của chi cục.Sau đây là một số công tác mà Văn phòng được Chi cục trưởng giao phó:
* Công tác tổ chức - cán bộ
- Quản lý cán bộ, hồ sơ cán bộ của chi cục theo phân cấp và quy định
- Thực hiện chế độ, chính sách của nhà nước đối với cán bộ, nhân viên
- Tham mưu, đề xuất và thực hiện chỉ đạo của Chi cục trưởng về các côngviệc liên quan đến tổ chức bộ máy, công tác tuyển dung, bố trí cán bộ, nhân viên
Trang 9quý, hàng tháng và hàng tuần của Chi cục, giúp Chi cục trưởng triển khai, đônđốc các đơn vị thuộc Cục tổ chức thực hiện và tổng kết, đánh giá kết quả thựchiện các chương trình, kế hoạch công tác thi đua khen thưởng.
- Lập kế hoạch, định mức sử dụng chi phí hành chính, tham gia lập vàtriển khai thực hiện kế họach xây dựng cơ bản
- Tổng hợp, xây dựng trình Lãnh đạo Chi cục các văn bản báo cáo định
kỳ và báo cáo đột xuất thep yêu cầu của Lãnh đạo cấp trên và các cơ quan cóliên quan
b Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
- Chánh Văn phòng - Ông Tạ Quang Hà
- Kế toán trưởng kiêm Phó Chánh VP - Bà Hoàng Thu Trang
- Kế toán – Nguyễn Nhật Ánh
- Tư pháp - Huỳnh Thu Linh
- Thủ quỹ kiêm văn thư lưu trữ - Đỗ Thị Tươi
- Lái xe – Tạ Quang Vấn
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng được trình bày tại (Phụ lục 02).
2 Phân công công việc trong phòng
a Quy định chung.
- Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật
về hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các công việc được Chicục trưởng giao
Trong thời gian vắng mặt tại cơ quan, Chánh văn phòng sẽ ủy quyền choPhó chánh văn phòng điều hành hoạt động hàng ngày theo chức năng của vănphòng
- Phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trướcpháp luật về hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các công việc
Trang 10lãnh đạo Chi cục và lãnh đạo văn phòng.
Trường hợp được điều động đột xuất theo yêu cầu của cấp trên, cá nhânđược điều động phải có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo văn phòng về sự vắngmặt của mình tại đơn vị
b Phân công công việc cụ thể
- Công tác quản lý quỹ do CBCNV của Chi cục đóng góp
Lãnh đạo văn phòng hay trưởng phòng hành chính là người đứng đầu vănphòng, chịu trách nhiệm trong toàn bộ hoạt động của văn phòng, và có chứcnãng tham mýu, giúp việc cho Lãnh đạo Cục Có vai trò quan trọng trong việcthực hiện các mục tiêu và đặc biệt là hoạt động quản lý Công việc của họthường mang tính chất bao quát, tổng thể nhýng lại thường chồng chéo và có sựràng buộc vào các phòng ban, đơn vị khác khiến quá trình thực hiện khó tránhphải những khó khãn, vướng mắc
* Hoàng Thu Trang - Kế toán trưởng kiêm Phó Chánh văn phòng
- Phụ trách công tác kế hoạch của Chi cục
- Phụ trách công tác tài chính ngân sách
* Nguyễn Nhật Ánh - Kế toán viên
- Kế toán ngân sách
- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do Lãnh đạo văn phòng yêu cầu
- Kế toán quỹ đời sống
- Phụ trách khai thuế thu nhập cho CBCNV Cục
* Đỗ Thị Tươi - Thủ quỹ kiêm văn thư
- Thủ quỹ cơ quan
- Văn thư đi, đến, dấu công văn đi đến, dấu hồ sơ cấp phép
Trang 11- Phụ trách làm lương và bảo hiểm xã hội cho CBCNV Cục
- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu
* Huỳnh Thu Linh – Tư pháp viên
- Phụ trách công tác đề tài đề án
- Phụ trách công tác quản trị của VP
- Phụ trách khai thuế thu nhập cho CBCNV Chi cục
* Tạ Quang Vấn - Lái xe
- Làm các công việc theo hợp đồng lao động
- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo văn phòng yêu cầu
III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
1 Khảo sát về công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần là hai chứcnăng chủ yếu và cơ bản nhất của văn phòng Qua việc thực hiện hai chức năngnày, văn phòng đã thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với các hoạt độngcủa cơ quan, đặc biệt là hoạt động quản lý, điều hành
Ở Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình, văn phòng luôn giữ vai tròquan trọng đối với các hoạt động của cơ quan Văn phòng đã giúp lãnh đạo cơquan trong công tác tham mưu, tổng hợp, giải quyết các vướng mắc cho lãnhđạo Chi cục và là bộ phận đóng vai trò không nhỏ trong việc thực hiện mục tiêucủa cơ quan Ngoài ra, văn phòng đóng vai trò không nhỏ trong công tác giúpviệc và đảm bảo hậu cần Văn phòng đảm bảo các công tác hỗ trợ, cơ sở vậtchất, trang thiết bị cho các phòng, ban, bộ phận trong cơ quan giúp cơ quan vậnhành một cách thuận lợi để thực hiện mục tiêu, chiến lược mà cơ quan đã đặt ra
Trang 12đảm bảo cho các đợt thanh tra thường xuyên và đột xuất, góp phần vào thànhcông chung của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Mỗi cơ quan, tổ chức đều cần có các chương trình công tác thường kỳ cho
cơ quan nói chung và cho từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp công việc chokhoa học và đúng lịch trình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: chương trình công tácnăm, quý, tháng, 06 tháng cuối năm, lịch công tác tuần
* Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (phụ lục 03).
Đánh giá ưu điểm, nhược điểm
- Ưu điểm: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Thi hành án dân
sự quận Ba Đình được giao Thông qua việc lập và xây dựng chương trình côngtác thường kỳ, Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình sẽ chủ động thực hiệnđược các công việc kế hoạch mà Chi cục đặt ra đồng thời đề xuất, tham mưu đếnlãnh đạo tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực an toàn bức xạ và hạtnhân Vì vậy, chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Thi hành án dân sựquận Ba Đình được xây dựng đảm bảo tính khoa học, có sự sắp xếp theo mộttrình tự nhất định, thuận lợi trong công tác tổ chức, điều hành của Chi cụctrưởng
- Nhược điểm: Do phải dự trù các công việc nên trong quá trình thực hiện,các công việc mới, đột xuất phát sinh mà số lượng cán bộ, công chức còn ít nênviệc tổ chức thực hiện kế hoạch đôi khi còn chậm trễ, dẫn đến hiệu quả côngviệc chưa cao, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chung của cả Chi cục Thihành án dân sự quận Ba Đình
1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) Lập hồ sơ hội nghị đó
Trong quá trình thực tập tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình, tôi
Trang 13đã may mắn được tham gia vào cuộc họp bàn về đổi mới và nâng cao chất lượngkhi làm việc Qua đó tôi thấy các khâu chuẩn bị và tổ chức cho cuộc họp của cơquan đều rất chu đáo và chuyên nghiệp Mặt khác, sự thành công của cuộc họpcũng có vai trò không nhỏ trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơquan và công tác tổ chức của văn phòng phối kết hợp với các phòng, ban liênquan.
Sơ đồ công tác chuẩn bị một hội nghị (Phụ lục 4)
1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào thì lãnh đạo cơ quan cũng cần có nhữngchuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm tra tình hình bên ngoài cũngnhư mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan, haytrưởng các bộ phận là một công tác cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo.Nhiệm vụ này thuộc về văn phòng
Tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình, công tác chuẩn bị trước cácchuyến đi công tác của lãnh đạo được chuẩn bị khá chu đáo và hiệu quả Công tácnày đã được sơ đồ hoá thành quy trình tổ chức một cách đầy đủ
* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh ðạo cơ quan
(phụ lục 05).
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
Nghi thức công sở là một nội dung của nghi thức nhà nước bao gồmnhững quy định được thực hiện đúng, đảm bảo tính trang nghiêm trong giaotiếp hoặc buổi lễ của cơ quan, tổ chức để thực hiện mục tiêu chung Mặt khác,
Trang 14Tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình đã và đang triển khai thựchiện văn hoá công sở rất nghiêm túc và văn minh Với những quy định khoa học
về quy chế làm việc, tổ chức hội họp, quy định về tác phong cử chỉ, về ý thứccông vụ, ngôn ngữ và trang phục… Những quy định này đều tuân theo quy địnhcủa pháp luật và được áp dụng cho tất cả nhân viên cơ quan Điều này đã giúp
cơ quan tạo dựng được cái nhìn tích cực, tôn trọng và tâm lý thoải mái củakhách hàng, đối tác kinh doanh khi đến cơ quan làm việc và liên hệ công tác,phần nào giúp cơ quan tạo dựng được những mối quan hệ tốt đẹp, lâu bền vữngmạnh
2 Khảo sát về công tác văn thư
2.1.Mô hình tổ chức văn thư cơ quan
Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình tổ chức theo mô hình tập trung,chỉ có một văn thư chung của cơ quan, các đơn vị các phòng ban không tổ chứcvăn thư riêng cơ quan đã bố trí một cán bộ chuyên trách về công tác văn thư, lưutrữ, in ấn tài liệu, công tác văn thư trong cơ quan được trang bị tất cả đều là thiết
bị rất hiện đại như: máy tính, máy in, máy fax, máy hủy tài liệu, máy photocopy,máy đếm tiền, máy scan, tất cả đều mới và hiện đại dung cho hiệu suất công việcđạt hiệu quả cao nhất Phòng làm việc của nhân viên văn thư được thiết kế ngồichung với phòng làm việc của văn phòng, giúp thuận tiện trong việc trao đổicông việc giữa bộ phận văn thư và các bộ phận khác trong văn phòng Tuy nhiênvẫn giữ được tính đảm bảo, bảo mật của tài liệu cơ quan
- Ưu điểm:
Với mô hình văn thư như trên, sẽ giúp cho nhân viên văn thư lưu trữthuận tiện trong việc trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong văn phòng.Đồng thời, giúp thuận tiện trong việc giám sát, quản lý của lãnh đạo văn phòngđối với hoạt động của nhân viên văn thư
- Nhược điểm:
Công tác văn thư bao gồm rất nhiều hoạt động như in ấn, bảo quản vàphục vụ sử dụng, là một hoạt động được coi là tương đối vất vả trong hoạt động
Trang 15văn phòng Tuy nhiên, cơ quan chỉ mới bố trí một nhân viên văn thư cho côngtác này Điều này đã tạo một áp lực công việc cho viên văn thư trong khi mộtmình phải giải quyết tất cả các nghiệp vụ văn thư, khó tránh khỏi những trở ngại
và khó khăn trong việc thực hiện nghiệp vụ Gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quảcông việc Hơn nữa, phòng làm việc của nhân viên Văn thư chung với phònglàm việc cho công tác lưu trữ, như vậy sẽ tạo sự lúng túng cho nhân viên văn thưtrong việc bảo quản và sử dụng tài liệu Khó bảo đảm tính bảo mật cho tài liệulưu trữ
b Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Cơ quan
Văn phòng là đơn vị đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, trìnhlãnh đạo Cục xử lý các văn bản đi, đến Quản lý và sử dụng con dấu, đồng thờithực hiện công việc liên quan đến công tác văn thư Vì vậy trách nhiệm củaChánh văn phòng là giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công tác văn thư cho các bộphận, đơn vị thuộc cơ quan và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư của
cơ quan theo đúng các quy định của nhà nước
Theo các quy định của nhà nước về công tác văn thư, dựa vào tình hìnhthực tế tổ chức công tác văn thư tại cơ quan Tôi thấy Chánh văn phòng cơ quan
đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong việc chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư của cơ quan Chánh văn phòng đã thường xuyên hướng dẫn,chỉ đạo, kiểm tra và nhắc nhở cán bộ, nhân viên các bộ phận, phòng, ban có liênquan thực hiện tốt công tác văn thư Những hoạt động này đều được được thốngnhất, đồng bộ và áp dụng chặt chẽ theo quy định quy định của pháp luật hiệnhành và của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình
Trang 16Chánh văn phòng đã tích cực đôn đốc, hướng dẫn và chỉ đạo các nghiệp
vụ lưu trữ cần thiết cho cán bộ, nhân viên của Chi cục Thi hành án dân sự quận
Ba Đình Đặc biệt là các cán bộ, nhân viên văn phòng mới về nghiệp vụ thuthập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu… theo quy địnhcủa nhà nước như: Công văn số 283/VTLLNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cụcvăn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục văn thư lưu trữnhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu Các nghiệp vụ lưu trữ đượcthực hiện nhất quán và nghiêm túc dưới sự chỉ đạo của Cục trưởng và Chánhvăn phòng cơ quan
Tuy nhiên, hiện nay cơ quan chưa có một văn bản nào ban hành về cáccông tác thực hiện nghiệp vụ này Hầu hết các hoạt động tổ chức thực hiệnnghiệp vụ lưu trữ của cơ quan đều được thực hiện theo quy định chung của Nhànước Hơn nữa nhân viên lưu trữ cũng do nhân viên chuyên trách về công tácvăn thư kiêm nhiệm Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên lưu trữtrong quá trình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Đồng thời, gây trở ngạitrong quá trình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận, phòng bankhác trong cơ quan
Để tổ chức lưu trữ tốt các văn bản hành chính của Chi cục Thi hành ándân sự quận Ba Đình, văn phòng đã phối hợp với phòng Pháp chế và Thông tintrong công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu của Chi cục Thi hành án dân sự quận
Ba Đình Thực hiện và hướng dẫn các đơn vị thuộc Chi cục Thi hành án dân sựquận Ba Đình thực hiện công tác bảo mật đối với các văn bản, tài liệu có liênquan theo các quy định của nhà nước
Trang 17Phần II NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH
I Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm
1 Lịch công tác tuần
Trong quá trình thực tập tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình từngày 09/3/2015 đến ngày 17/4/2015, tôi đã vận dụng các kiến thức đã được học tạiTrường Đại học Nội vụ Hà Nội vào thực tế công việc tại cơ quan và đã đạt đượcmột số kết quả nhất định Bản thân tôi luôn nhận được các điều kiện thuận lợi từphía Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình nên tôi đã được thực hành cácnghiệp vụ quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ một cách đầy đủ và cố gắng hoànthành tốt nhất các nhiệm vụ được giao
Sau đây tôi xin trình bày một số kiến thức đã thu được trong quá trìnhthực tâp tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình:
Xây dựng một số văn bản của cơ quan
Trong thời gian thực tập vừa qua, được sự tín nhiệm và tạo điều kiện từ phía cơquan, tôi đã được Chánh văn phòng Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đìnhgiao cho nhiệm vụ soạn thảo một số mẫu văn bản sử dụng nội bộ sau:
Trang 18Mẫu lịch công tác tuần
CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH
Chiều 14:00 PCT Đặng Thanh Lương họp TT kiểm soát thanh tra P101
8:30 Lãnh đạo Chi cục họp với Phó cục trưởng Cục thi hành án
Trang 19II NỘI DUNG
STT THỜI GIAN NỘI DUNG
CÔNG VIỆC
ĐƠN VỊ THỰC HIỆN
ĐƠN VỊ PHỐI HƠP THỰC HIỆN
GHI CHÚ
Trang 20II NỘI DUNG
STT THỜI GIAN NỘI DUNG
CÔNG VIỆC
ĐƠN VỊ THỰC HIỆN
ĐƠN VỊ PHỐI HƠP THỰC HIỆN
GHI CHÚ
Tháng 01 Tháng 02 Tháng 03
Tháng 04 Tháng 05 Tháng 06
Tháng 07 Tháng 08 Tháng 09
Tháng 10 Tháng 11
Trang 21Tháng 12
III TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Trang 22
2 Soạn thảo quy chế Văn thư lưu trữ
CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
Căn cứ Luật Thi hành án dân sự năm 2008;
Căn cứ Điều 74 của Nghị định 74/2009/NĐ-CP của Chính phủ hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật thi hành án dân sự về cơ quan quản lýTHADS, cơ quan THADS và công chức làm công tác THADS;
Căn cứ Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 36/2012/QĐ-BTP ngày 25/6/2012;
Xét đề nghị của Chánh văn phòng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình"
Điều 2 Quy chế này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký Những quy
định trước đây trái với những quy định tại Quy chế này đều bãi bỏ
Điều 3 Chánh văn phòng, các đơn vị thuộc Chi cục giả chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Trang 23CỤC THADS THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHI CỤC THADS QUẬN BA ĐÌNH
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾCông tác văn thư, lưu trữ của Chi cục thi hành án dân sự quận Ba Đình
(Ban hành kèm theo Quyết định số …/QĐ-THADS ngày … tháng … năm 2015 của Chi Cục trưởng THADS )
Chương IQuy định chung
Điều 1 Đối tượng và phạm vi áp dụng
Công tác văn thư, lưu trữ ở Cục Bản quyền tác giả là những hoạt độngnghiệp vụ bao gồm công việc xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý vàgiải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ công việc, thu thập, bổ sung, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhanh, chính xác chocông tác quản lý Nhà nước và các hoạt động của Cục Bản quyền tác giả
Mọi hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ của Cục Bản quyềntác giả chịu sự điều chỉnh của Quy chế này và các quy định tại "Quy chế côngtác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin" ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25/6/2001, Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhànước, các văn bản hiện hành của Nhà nước về văn thư, lưu trữ
Quy chế này được áp dụng thống nhất trong các Phòng, Đại diện Cục Bảnquyền tác giả tại thành phố Hồ Chí Minh (Đại diện)
Điều 2 Trách nhiệm thực hiện
Trang 24tác giả theo qui định hiện hành của Nhà nước, Quy chế Văn thư, lưu trữ của BộVăn hoá - Thông tin và Quy chế này.
Trưởng các Phòng, Đại diện thuộc Cục Bản quyền tác giả có trách nhiệm
tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Phòng, Đại diện mình phụ tráchtheo đúng Quy chế này và Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ Văn hoá -Thông tin, các văn bản hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Mọi cán bộ, công chức thuộc Cục Bản quyền tác giả có liên quan đếncông tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện những quy định tại Quy chếnày
Điều 3 Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ
Kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được dự trù và chi tiêu theo kếhoạch ngân sách do Bộ Văn hoá - Thông tin duyệt Việc sử dụng và quản lý kinhphí thực hiện theo chế độ hiện hành
Chương 2Công tác văn thư
Mục 1: Nội dung, tổ chức và nhiệm vụ công tác văn thư
Điều 4 Nội dung công tác văn thư
1- Về xây dựng và ban hành văn bản:
- Dự thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo văn bản;
- Đánh máy, nhân bản văn bản đã được duyệt;
- Ký văn bản;
- Phát hành văn bản
2- Về quản lý và giải quyết văn bản:
- Quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Quản lý văn bản đi;
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
3- Về quản lý và sử dụng con dấu
Điều 5 Bộ phận văn thư và nhiệm vụ chủ yếu của văn thư
Trang 25Phòng Hành chính tổng hợp cử nhân sự làm công tác văn thư phù hợp.Nhiệm vụ chính của công chức văn thư:
- Thực hiện qui trình văn bản đi;
- Thực hiện qui trình văn bản đến;
- Phối hợp với công chức phụ trách tổng hợp của phòng giúp thủ trưởngtheo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến;
- Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầucông tác của cơ quan;
- Chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức;
- Bảo quản và sử dụng con dấu
Mục 2: Xây dựng văn bản Điều 6 Thể loại và thể thức văn bản
1- Văn bản của Cục Bản quyền tác giả bao gồm toàn bộ những văn bảnđược hình thành trong quá trình quản lý, chỉ đạo điều hành và giải quyết côngviệc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Bản quyền tácgiả
Văn bản của Cục Bản quyền tác giả gồm: Quyết định, Quy chế, Công vănhành chính, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Phương án, Chương trình, Kếhoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy phép, Giấy giớithiệu, Giấy đi đường, Giấy uỷ quyền, Giấy uỷ nhiệm, Giấy nghỉ phép
2- Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật tuân theoLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 23/11/1996
3- Các văn bản khi ban hành phải được thực hiện theo thể thức quy định,gồm: Quốc hiệu, tên cơ quan, số và ký hiệu, địa danh và ngày, tháng, năm, tênloại và trích yếu, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người cóthẩm quyền, dấu cơ quan, nơi nhận, dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn bản
Trang 261- Các Phòng, Đại diện được giao soạn thảo văn bản phải chịu tráchnhiệm về nội dung, thể thức và tính chất hợp pháp của văn bản Tuỳ theo từngvăn bản cụ thể, Cục trưởng có thể lấy yêu cầu góp ý, bổ sung của các đơn vị, cánhân liên quan để hoàn chỉnh văn bản trước khi ký ban hành Tất cả các bảnthảo văn bản đều phải do người ký hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khiđánh máy để ký ban hành Khi trình duyệt bản thảo phải đính kèm các văn bản,tài liệu có liên quan Khi trình ký văn bản chính thức phải kèm theo bản thảo đãđược duyệt Không được tự ý sửa chữa, bổ sung vào bản thảo đã được duyệt.Nếu cần sửa chữa, bổ sung phải trình người ký quyết định Văn bản trình lãnhđạo Bộ Văn hoá - Thông tin ký theo thẩm quyền phải có chữ ký tắt của Cụctrưởng Bản quyền tác giả.
Các Trưởng phòng, Trưởng đại diện phải ký tắt trước khi trình Cụctrưởng ký
2- Phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thứcvăn bản trước khi đóng dấu Khi phát hiện văn bản sai về thể thức hoặc nội dungthì báo cáo người ký ban hành để yêu cầu các Trưởng phòng, Trưởng đại diệnđược giao nhiệm vụ soạn thảo sửa chữa, hoàn chỉnh
3- Chức vụ, họ và tên người ký văn bản phải được ghi chính xác, rõ ràng,đúng quy định
Điều 8 Đánh máy, nhân bản văn bản
1- Kỹ thuật trình bày, thể thức, ký hiệu, kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bảnđược thực hiện thống nhất theo quy định của Chính phủ, của Bộ Văn hoá Thôngtin (02 phụ lục kèm theo)
Bản thảo phải được đánh máy chính xác, đúng nguyên văn, đúng số lượng
và thời gian quy định Trưởng phòng, Trưởng đại diện được giao soạn thảo vănbản có trách nhiệm soát lại bản đánh máy trước khi trình Cục trưởng ký
2- Văn bản gửi các tổ chức và cá nhân nước ngoài, báo cáo tại các hộinghị, hội thảo quốc tế phải viết bằng tiếng Việt để duyệt Khi gửi văn bản đi cầnkèm theo bản dịch không chính thức bằng tiếng nước ngoài tương ứng
Trang 27Mục 3: Ban hành văn bản Điều 9 Ký văn bản
1- Cục trưởng ký tất cả các văn bản của đơn vị Cục trưởng có thể giaocho Phó Cục trưởng ký thay (KT) những văn bản theo sự uỷ nhiệm của Cụctrưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công
Trường hợp Cục trưởng và các Phó Cục trưởng đều đi vắng, Cục trưởng
có thể giao cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền(TUQ) một số văn bản và phải có văn bản giao ký thừa uỷ quyền trong thời giannhất định:
- Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép (theo duyệt của Cụctrưởng)
- Ký các văn bản khác nếu được Cục trưởng uỷ quyền
Trưởng phòng, Trưởng đại diện ký thừa lệnh các văn bản nếu được Cụctrưởng uỷ quyền
2- Không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các thứ mực dễ phai để kývăn bản
3- Số lượng bản chính cần ban hành và thời gian ban hành do người kývăn bản quyết định Không được nhân bản thêm và giữ lại văn bản có chữ kýchưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành
4- Văn bản đã ký, đóng dấu và được phép ban hành, phải được ban hànhđúng thời gian theo yêu cầu của văn bản
Điều 10 Sao văn bản
1 Việc sao lại các văn bản của Cục Bản quyền tác giả, của Bộ Văn hoá Thông tin và văn bản của cấp trên để gửi cho các đơn vị khác thực hiện do Cụctrưởng quyết định
-2- Việc sao văn bản được thực hiện thống nhất theo hai loại gồm: "Sao
Trang 28hiệu bản sao, địa danh, ngày, tháng, năm, chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền, dấu cơ quan
3- Không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghibên lề văn bản Trường hợp những ý kiến của Cục trưởng ghi bên lề văn bản cầnthiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hoá bằng văn bảnhành chính
4- Văn bản sao nguyên văn hoặc trích sao đúng thể thức có giá trị pháp lýnhư bản chính Văn bản dùng để sao phải là bản chính hoặc bản sao có giá trịpháp lý như bản chính
Mục 4: Tiếp nhận và xử lý văn bản Điều 11 Tiếp nhận văn bản
"Văn bản đi" là văn bản do Cục Bản quyền tác giả gửi đi các địa chỉ được
"Văn bản đi" và "Văn bản đến" được ghi số theo thứ tự từ số 01 cho vănbản đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của văn bản cuốicùng của ngày làm việc cuối năm Sổ ghi đăng ký "Văn bản đi" và "Văn bảnđến" được dùng thống nhất theo mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành
Điều 12 Xử lý văn bản đi
1- Văn thư có nhiệm vụ rà soát thể thức văn bản đi, ghi số, ghi ngày,tháng, năm, đăng ký vào sổ, đóng dấu (kể cả dấu độ mật, khẩn nếu có) và gửivăn bản đi Văn bản có đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc" phải đượcgửi ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến nơi nhận ghi trên phongbì
Trang 292- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo(nếu có), 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản lưu trong hồ sơ công việc ở nơi soạn thảovăn bản.
3- Người ký văn bản căn cứ yêu cầu giải quyết công việc quyết định gửivăn bản đến những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thihành hoặc để biết
4- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại phải theonguyên tắc gửi trực tiếp, không gửi vượt cấp Trường hợp đặc biệt cần gửi vượtcấp thì phải gửi một bản cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp biết
Điều 13 Xử lý văn bản đến
1- Văn thư có nhiệm vụ bóc bì văn bản đến, phân loại, đóng dấu đến, vào
sổ theo dõi, chuyển cho Cục trưởng cho ý kiến, sau đó chuyển đến địa chỉ theo
sự chỉ đạo của Cục trưởng ngay trong ngày nhận được văn bản Trường hợp bì
có dấu mật (A), tối mật (B), tuyệt mật (C), sau khi vào sổ theo dõi riêng số ghitrên bì thư, văn thư chuyển trực tiếp bì thư cho cá nhân, tổ chức được ghi têntrên bì
2- Khi phát hiện "Văn bản đến" sai thể thức (không số, không thời gianban hành, không dấu hoặc có dấu nhưng không có chữ ký, hoặc người ký vượtthẩm quyền v.v ) thì báo cáo Cục trưởng và làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi
3- Văn bản có dấu "Công văn đến" đã được Cục trưởng cho ý kiến chuyểntiếp thì chuyên viên tổng hợp giúp việc Cục trưởng chuyển nơi nhận để xử lý vàtheo dõi thực hiện
4- Những văn bản đến thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật và những vănbản gửi các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên không thuộc tráchnhiệm văn thư bóc bì, trước khi chuyển đến nơi nhận phải vào sổ, người nhậnphải ký nhận vào sổ theo dõi
Trang 30bằng thư điện tử thì phải in ra để Cục trưởng duyệt trước khi gửi đi Phòng Hànhchính tổng hợp lập sổ theo dõi fax đi và fax đến Người fax đi phải ghi các thôngtin và lưu bản fax tại sổ fax đi Các văn bản fax đến được lưu tại sổ fax đến Hếtnăm công tác, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu hồi sổ fax đi, fax đến vào kholưu trữ.
Mục 5: Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc Điều 14 Quản lý văn bản
1- Trưởng phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm tổ chức quản lývăn bản đi, đến theo quy trình nghiệp vụ, theo dõi quá trình xử lý văn bản đi,đến nhằm quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ
2- Chuyên viên phụ trách văn thư trực tiếp thực hiện các công việc thuộcnhiệm vụ của văn thư
Điều 15 Quản lý và sử dụng con dấu
1- Trưởng phòng Hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm trước Cục trưởngviệc quản lý con dấu
Con dấu phải được chuyên viên văn thư bảo quản tại phòng làm việc củaPhòng Hành chính tổng hợp Không đưa dấu ra khỏi phòng Hành chính tổnghợp và khỏi cơ quan Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng nhưngoài giờ làm việc Khi đóng dấu xong, chuyên viên phụ trách văn thư phải cấtcon dấu vào tủ và khoá tủ đựng con dấu
2- Chuyên viên văn thư quản lý con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bảnđúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền
Đóng dấu phải đúng chiều, rõ ràng, trùm 1/3 chữ ký ở phía trái
Đối với các bản phụ lục kèm theo, đóng dấu vào góc trên bên trái phụ lục,đấu dè lên hàng chữ đầu trang bằng 1/3 đường kính con dấu (dấu treo) Nếu phụlục có từ 2 trang trở lên thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai
Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu ở văn thư (các hợp đồng, biênbản nghiệm thu, giấy chứng nhận ), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ
Trang 313- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người quản lý và sử dụng con dấuphải báo cáo Cục trưởng làm thủ tục đổi con dấu.
Điều 16 Lập hồ sơ công việc
Cán bộ công chức khi giải quyết công việc nào phải lập hồ sơ về côngviệc đó Cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn có liên quan đến tài liệu,văn bản đều phải lập hồ sơ
Những văn bản giao dịch không liên quan, hoặc không có giá trị thamkhảo thì không đưa vào hồ sơ
Chuyên viên văn thư Phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm hướngdẫn nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc theo đúng quyđịnh của Cục Lưu trữ Nhà nước
Chương IIICông tác lưu trữ
Điều 17 Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
1- Công tác lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc vềthu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng,tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết giá trị và lựa chọn tài liệu để giao nộp vàoLưu trữ lịch sử
2- Tài liệu lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả là bản gốc, bản chính hoặcbản sao hợp pháp có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, được lựa chọn và bảo quản tại lưu trữ cơ quan
Điều 18 Nhiệm vụ của lưu trữ
Chuyên viên văn thư kiêm lưu trữ thuộc Phòng Hành chính tổng hợp cónhiệm vụ:
- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;
Trang 32- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định của Nhànước và của Bộ;
- ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ
- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và các trang thiết bị lưutrữ
Mục 2: Thu thập, bổ sung, quản lý hồ sơ, tài liệu Điều 19 Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu lưu trữ
1- Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục Bảnquyền tác giả sau năm công tác Trong trường hợp các cá nhân cần giữ lại hồ sơ,tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho lưu trữ biết, nhưngthời hạn giữ lại cũng không được quá một năm Tài liệu nộp vào lưu trữ CụcBản quyền tác giả phải được lập thành hồ sơ
Riêng hồ sơ đăng ký quyền tác giả và hồ sơ xử lý đơn thư khiếu nại tố cáoPhòng Quản lý bản quyền chịu trách nhiệm lưu trữ theo chế độ hiện hành về lưutrữ
2- Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu đềuphải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ Cục Bản quyền tác giả, không được giữ
hồ hơ, tài liệu của Cục Bản quyền tác giả làm của riêng hoặc mang sang cơquan, đơn vị khác
Cán bộ, công chức được Cục trưởng cử tham dự hội nghị, hội thảo trong
và ngoài nước phải nộp lại các tài liệu, sách báo liên quan cho Phòng Quản lýhiệp hội - thông tin sau khi về để quản lý và khai thác phục vụ công tác chuyênmôn của cơ quan
3- Hàng năm, bộ phận lưu trữ Cục Bản quyền tác giả có nhiệm vụ tổ chứcthu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Cục Bản quyền tácgiả Cụ thể là:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;