MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. 4 1.2.1 Chức năng 4 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 5 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 6 2.1 Hoạt động quản lý 6 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 7 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 7 2.2.1.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Phòng 8 2.2.1.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 8 2.2.1.3. Phương pháp lập hồ sơ 8 2.2.1.4. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 10 2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 11 2.2.2.1 Nguồn thu thập 11 2.2.2.2 Các thành phần thuộc nguồn nộp lưu: 11 2.2.2.3 Nhiệm vụ của cán bộlưu trữ trong việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 12 2.2.2.4 Thời hạn thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 12 2.2.3.Xác định giá trị liệu tại Phòng công chứng số 9 Thành phố Hà Nội 13 2.2.3.1. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3.2 Các tiêu chuẩn trong xác định giá trị tài liệu của Phòng 13 2.2.3.3 Các phương pháp xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3.4 Thời hạn bảo quản tài liệu 15 2.2.3.5 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 16 2.2.4.1. Chuẩn bị chỉnh lý 16 2.2.4.2 Thực hiện chỉnh lý 21 2.2.4.3 Kết thúc chỉnh lý 23 2.2.5 Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 24 Chương 3. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ 26 3.1. Nhận xét, đánh giá 26 3.3.1. Ưu điểm 26 3.3.2. Hạn chế và nguyên nhân 27 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Phòng công chứng số 9 Thành phố Hà Nội. 28 3.3. Một số khuyến nghị 28 3.3.1. Đối với Phòng công chứng số 9 Thành phố Hà Nội 28 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 Phụ lục
Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức .4 1.2.1 Chức .4 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.2.1.1 Các loại hồ sơ hình thành Phòng 2.2.1.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ .8 2.2.1.3 Phương pháp lập hồ sơ 2.2.1.4 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .10 2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 11 2.2.2.1 Nguồn thu thập 11 2.2.2.2 Các thành phần thuộc nguồn nộp lưu: .11 2.2.2.3 Nhiệm vụ cán bộlưu trữ việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 12 2.2.2.4 Thời hạn thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 12 2.2.3.Xác định giá trị liệu Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội 13 2.2.3.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3.2 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Phòng 13 2.2.3.3 Các phương pháp xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3.4 Thời hạn bảo quản tài liệu 15 2.2.3.5 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 16 Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A 2.2.4.1 Chuẩn bị chỉnh lý .16 Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A 2.2.4.2 Thực chỉnh lý .21 2.2.4.3 Kết thúc chỉnh lý 23 2.2.5 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ .24 2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 24 Chương NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ 26 3.1 Nhận xét, đánh giá 26 3.3.1 Ưu điểm .26 3.3.2 Hạn chế nguyên nhân 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội 28 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Đối với Phòng công chứng số Thành phố Hà Nội 28 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 29 C PHẦN KẾT LUẬN 30 Phụ lục Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A A PHẦN MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hố - đại hố, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Như biết, cơng tác Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực hành Nhà nước Cơng tác văn Lưu trữ tham gia tổ chức lưu trữ Hồ sơ, chứng từ ; công tác lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan ; Thu thập,bổ sung tài liệu vào lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; thống kê xây dựng công cụ tra cứu ; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu làm tốt công tác đảm bảo cho việc cung cấp thông tin giải công việc knhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành Nhà nước có phát triển phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương, sách ngày đại với công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thấy vai trò quan trọng cơng tác Lưu trữ vấn đề cấp thiết quan, tổ chức Là một sinh viên thực tập, sau bốn năm học tập trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nắm kỹ năng, thao tác làm việc chương trình đào tạo cơng tác lưu trữ Tuy nhiên nhiều điều mà tơi chưa biết cần học hỏi thêm nhiều việc ứng dụng vào công việc thực tế Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tơi xác định mục đích đợt thực tập là: - Giúp em củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn - Giúp em làm quen tăng cường kỹ nghành nghề, lực chuyên môn đào tạo - Giúp em hệ thống hóa củng cố kiến thức thuộc chuển nghành Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A - Học hỏi thêm kiến thức trình thực tập sở Và thời gian thực tập Phòng công chứng số Thành phố Hà Nội cố gắng không tránh khỏi thiếu sót việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, song nhờ đóng góp tận tình Thầy ( cô ) cô, chú, anh, chị quan mà em hồn thành cơng việc thực tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích *Trong thời gian thực tập em gặp nhiều thuận lợi khó khăn quan như: - Thuận lợi: tuần thực trường ( (từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017) ) thời gian dài cho em việc áp dụng lý thuyết vào thực tế, nhờ giúp đỡ cán quan em hoàn thành tốt thời gian kiến tập - Khó khăn: + Phòng cơng chứng số – Thành phố Hà Nội chủ yếu sản sinh tài liệu công chứng, mức độ mật cao nên em có hội tiếp xúc với hồ sơ tài liệu Phòng + Hoạt động nghiệp vụ Phòng đơi áp dụng theo quy định nghành nên em gặp khó khăn khâu nghiệp vụ trang bị Nhà trường Nhưng giúp đỡ cán Phòng em khắc phục khó khăn Qua em xin cảm ơn quý cô, chú, anh, chị công việc hết lòng truyền đạt cho em kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ Đồng thời qua em xin cảm ơn đến Cô Trịnh Thị Kim Oanh ( GVHD ) cô Nguyễn Thị Hân ( nhân viên văn thư Phòng ) cảm ơn tất người quan nhiệt tình giúp đỡ em thời gian kiến tập Em xin kính chúc cơ, chú, anh, chị quan thật nhiều sức khỏe hạnh phúc Đặc biệt Quý thày cô khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội thành lập ngày 29 tháng năm 2008 theo định số 465/QĐ-UBND việc đổi tên Phòng Cơng chứng Nhà nước sở Căn luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 Chính Phủ cơng chứng, chứng thực; Căn thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14 tháng 03 năm 2001 Bộ Tư Pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 Chính Phủ cơng chứng, chứng thực; Theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ Giám đốc Sở Tư pháp công văn số 271/CV-STP ngày 08/03/2007; Quết định thành lập Phòng cơng chứng số ngày 23 tháng 03 năm 2007 theo định số 893/QĐ-CT Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Vĩnh Phúc thuộc Sở Tư pháp Vĩnh Phúc Phòng cơng chứng số tỉnh Vĩnh Phúc có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Phòng đưa vào hoạt động ngày 01 tháng năm 2007 ( Phụ lục ) Đứng trước u cầu, đòi hỏi tình hình đất nước Do vậy, Sở Tư pháp Hà Nội đề nghị Phòng Cơng chứng số tỉnh Vĩnh Phúc đổi tên thành Phòng Cơng chứng số thành phố Hà Nội Trước đồng thuận của Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sử Tư pháp thành phố Hà Nội thơng qua UBND có chủ trương sớm đổi tên phòng cơng chứng số tỉnh Vĩnh Phúc để đáp ứng nhu cầu đổi đất nước Căn luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Luật công chứng số 82/2006/QH11 ngày 29/11/2006; Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điềucủa Luật công chứng; Căn Nghị số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 Quốc hội việc điều chỉnh địa giới hành Thành Phố Hà Nội số tỉnh có liên quan Căn định số 893/QĐ-CT ngày 23/3/2007 UBND tỉnh Vĩnh Phúc việc thành lập Phòng Cơng chứng số tỉnh Vĩnh Phúc; Theo đề nghị sở Tư pháp Hà Nội công văn số 01/STP-BTTP ngày 01/8/2008; Quyết định đổi tên Phòng Cơng chứng số tỉnh Vĩnh Phúc thành Phòng Cơng chứng số Thành phố Hà Nội Đặt xã Quang Minh, huyện Mê linh – Thành phố Hà Nội, đặt quốc lộ 23, Đại Thịnh, Mê Linh, Hà Nội ( Phụ lục ) Chức năng: Phòng cơng chứng số Hà Nội cung cấp dịch vụ công Nhà nước ủy nhiệm thực nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức; ổn định phát triển kinh tế xã hội - Nhiệm vụ, quyền hạn: Trực tiếp thực công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật tổ chức, cá nhân có yêu cầu công chứng viên chịu trách nhiệm thực Ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực cơng chứng Hằng năm xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác, lập báo cáo dự tốn thu, chi báo cáo tốn tài theo quy định Quản lý công tác tổ chức cán công chức vầ đội ngũ cộng tác viên dịch thuật, quản lý tài sản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đơn vị Tổ chức tốt công tác tiếp dân giải khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền Thực sơ kết, tổng kết chế độ báo cáo, thống kê lĩnh vực phân công theo quy định pháp luật Giải khiếu nại, tố cáo công chứng theo thẩm quyền Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Gíam đốc Sở giao - Cơ cấu tổ chức; Phòng cơng chứng số thành phố Hà Nội có Trưởng phòng, Phó phòng, cơng chức viên, chun viên nhân viên khác Trách nhiệm lãnh đạo Phòng bàn bạc tập thể, định theo đa số, đề cao trách nhiệm cá nhâ phụ trách, lợi ích cán công chức như: cử học, khen thưởng, đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, luân chuyển, vướng mắc hoạt động nghiệp vụ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trong năm qua quan tâm lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng Cơng chứng số thực tốt quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Cụ thể tuyên truyền, phổ biến văn công tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán cơng chức, viên chức quan; bố trí kho tàng; bố trí cán thực công tác chuyên môn, tạo phấn khởi, hiệu công việc 1.2.1 Chức Cán văn thư có chức tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng xây dựng triển khai kế hoạch Phòng trực tiếp triển khai cơng tác Lưu trữ của, phục vụ yêu cầu quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Tham mưu cho Trưởng phòng quản lý tổ chức thực cơng tác Lưu trữ quan Lập kế triển khai việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thường xuyên, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc đơn vị thực giao nộp hồ sơ theo kế hoạch Phòng Thu thập, xử lý thơng tin kịp thời xác Chuẩn bị văn tổng hợp để báo cáo lên cấp 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng lưu trữ bố trí cán lưu trữ chuyên trách Trưởng phòng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Có thể khẳng định công tác Lưu trữ quan trọng thực tiễn nghiên lịch sử Việc áp dụng nghiệp vụ lư trữ hồ sơ, tài liệu vấn đề cần thiết, liên quan tới chất lượng quản lý quan tổ chức cá nhân nói chung Phòng cơng chứng số thành phố Hà Nội nói riêng Cùng với việc đẩy mạnh công đổi đất nước cải cách sách đến cơng tác Lưu trữ Phòng cơng chứng số có nhiều cải tiến tích cực Phòng thực tốt hoạt động quản lý như áp dụng tốt hoạt động nghiệp vụ, bên cạnh Phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị đầy đủ giá, tủ, cặp, hộp, điều hòa, quạt thơng gió,bình cức hỏa Nhờ mà công tác Lưu trữ nâng lên rõ rệt trình trạng thất lạc hồ sơ tài liệu giảm xuống đáng kể, tuổi thọ tài liệu nâng cao 2.1 Hoạt động quản lý Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện Phòng cơng chứng số thành phố Hà Nội chưa có quy chế riêng công tác Văn thư - Lưu trữ mà Phòng thực theo quy định pháp luật : Hoạt động quản lý công tác Lưu trữ Phòng cơng chứng số 9, thực dựa theo quy định Nhà nước, để quy định việc thực công Lưu trữ thư Phòng Cơng tác Lưu trữ Phòng dựa văn quy định như; -Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 - Nghị định số 01/2013/ NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết số điều Luật lưu trữ - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, laajo hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Công văn 283/VTLT-NVTW ngày 19 tháng năm 2004, Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Ngồi ra, Phòng linh hoạt tổ chức quản lý công tác Lưu trữ để phù hợp với chức nhiệm vụ cách : Quản lý phông lưu trữ qua, tổ chức Kho lưu trữ Phòng cơng chứng số Thành Phố Hà Nội thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm phông: Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A + Phơng lưu trữ phòng cơng chứng số Tỉnh Vĩnh Phúc ( Phơng đóng ) + Phơng lưu trữ Phòng công chứng số Thành Phố Hà Nội ( phông mở ) Tổ chức nghiên cứu Khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động quan tổ chức Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội bước ứng dụng thành tựu nghiên cứu khao học vào công tác lưu trữ Minh chứng việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ điện tử góp phần tìm kiếm tài liệu nhanh chóng Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư – lưu trữ Hiện Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội có kế hoạch tới tháng 4/2017 cử đồng chí Ngơ Thị Hân tham gia lớp học ngắn hạn hoạt động lưu trữ nhằm mục đích nâng cao hoạt động lưu trữ Phòng Cơng tác tra, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác Lưu trữ trọng - Sở tư pháp Hà Nội có thẩm quyền, kiểm tra, đánh giá cơng tác Lưu trữ Phòng công chứng số 9, đồng thời đề chế độ khen thưởng chế tài xử lý vi phạm rõ ràng việc thực - Trưởng phòng có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá công tác Lưu trữ đề chế độ khen thưởng, xử phạt cho phòng Lưu trữ - Phòng cơng chứng số kiểm tra cơng tác Lưu trữ Phòng theo q tiến hành đột xuất có biểu sai phạm + Hình thức khen thưởng Phòng: thưởng tiền, nâng lương trước thời hạn, tham quan, nghỉ mát, để làm thi đua cuối năm + Hình thức xử lý: Nếu sai phạm cơng tác văn thư thỳ tùy theo trường hợp mà để xử lý như: Phạt hành chính, trừ lương, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển cơng tác, xử lý hình ( đặc biệt nghiêm trọng làm hồ sơ tài liệu, giấy tờ bán bí Phòng, giả mạo chữ ký & dấu thực giao dịch với doanh nghiệp) 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Nội dung cơng tác Lưu trữ Phòng công chứng số Thành phố Hà Nội: 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trong thời gian qua, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội tương đối đảm bảo quy trình Qua báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ cơng tác năm 2015, Phòng lưu trữ thu kho lưu trữ 113 định, 1117 hồ sơ hành lập hồ sơ hồn chỉnh Phòng Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Công cụ tra cứu Khoa học tài liệu phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ nhiều cấp độ khác phương pháp thủ cơng truyền thống tự động hóa sở phương pháp luận nghiệp vụ thống có liên quan tương hổ bổ trợ lẫn tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm nghiên cứu tài liệu lưu trữ Căn vào đặc điểm tính chất Phòng Cơng chứng số Thành Phố Hà Nội, cán lưu trữ với Phòng ban thuộc Phòng xác định xây dựng sở liệu tra cứu tài liệu điện tử Cơ sở liệu hệ thống thơng tin có cấu trúc dạng tập hợp liên kết liệu, lưu thiết bị thông tin thứ cấp băng từ, đĩa từ Những thông tin liệu sở liệu sở liệu trì hệ điều hành hay lưu trữ hệ quản trị sở liệu, đảm bảo tính hệ thống có khả cập nhật truy cập tự động hóa Phòng công chứng số Thành phố Hà Nội ứng dụng cơng cụ tra cứu đại góp phần nâng cao hiệu cho việc quản lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt giúp cho việc tra cứu tài liệu nhanh chóng xác Tuy nhiên, thực tập e chưa tiếp xúc với hệ thống tra cứu nằm mạng nội Phòng nên có nhân viên quan trực tiếp tiếp xúc với 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu việc sử dụng biện pháp khoa học – kỹ thuật tiên tiến kết hợp kinh nghiệm cổ truyền để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ nằm tầng hướng Đơng – Nam có diện tích khoảng 60m2 Phòng cơng chứng số Thành Phố Hà Nội Kho lưu trữ gồm có giá tài liệu, có đầy đủ cặp hộp bìa chứa hồ sơ lưu trữ Bên cạnh Kho lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị hỗ trợ khác để bảo quản tài liệu khác như: Quạt trần, quạt thơng gió, bình cứu hỏa … Tuy nhiên Kho nhiều tài liệu bị bó gói chất thành tập dầy nhiều tài liệu bảo quản không cách bị hư hại ( ố vàng, ẩm mốc rách nát ) 2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân - Do chức nhiệm vụ Phòng, cán lưu trữ linh hoạt tổ chức hoạt động khai thác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang 24 Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A + Đối với độc giả ngồi Phòng muốn khai thác tài liệu phải đăng ký phòng lưu trữ Tùy tài liệu mà độc giả muốn khai thác cán lưu trữ hướng dẫn đăng ký, xin thị cấp trên, câp duyệt cán lưu trữ lên kho xuất tài liệu mang xuống Phòng lưu trữ cho độc giả khai thác + Đối với cán Phòng muống khai thác tài liệu phải đăng ký mạng nội quan, tài liệu scan thỳ trực tiếp khai thác Nếu tài liệu chưa scan thỳ cán Phòng phải xuống Phòng lưu trữ chờ cán lưu trữ xuất tài liệu điểm khác sau cán bọ lưu trữ xuất tài liệu thỳ cán muốn khai thác tài liệu mang tài liệu phòng sử dụng để gải công việc hi công việc kết thúc phải trả lại cho Kho lưu trữ Nhưng điều làm dảm tuổi thọ tài liệu lưu trữ kho, thúc đẩy trình tài liruj bị lão hóa tình trạng mát thất lạc tài liệu tương đối cao Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang 25 Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Chương NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá Công tác Lưu trữ Phòng cơng chứng số đạt thành tích tốt, bên cạnh nhiều điểm hạn chế cần khắc phục để cơng tác Lưu trữ Phòng đạt kết tốt 3.3.1 Ưu điểm - Tổ chức cán làm cơng tác văn thư Về biên chế: Phòng công chứng số Thành Phố Hà Nội tổ bố trí cán làm cơng tác Lưu trữ chun trách phòng Lưu trữ Về trình độ chun mơn: Phòng cơng chứng số quan tâm bố trí cơng chức, có trình độ chun mơn chun ngành đào tạo để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trong năm vừa qua, lưu trữ Phòng khơng có biến động nhiều nhân sự, số sinh viên thực tập phận lưu trữ sau tốt nghiệp tuyển dụng bố trí vị trí cơng việc chun mơn khác nên nhân phụ trách công tác lưu trữ không biến động nhiều - Công tác quản lý Lưu trữ Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội thực tốt việc quản lý, đạo triển khai tương đối đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước công tác Lưu trữ góp phần làm cho cơng tác lưu trữ Phòng vào nề nếp ổn định Về tuyên truyền, phổ biến Luật công chứng, Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ : Trưởng phòng quan tâm đạo triển khai tương đối đầy đủ văn quy định Nhà nước sử dụng làm sở pháp lý để thực hoạt động văn thư, lưu trữ; cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đầy đủ lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ Công tác kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác Lưu trữ: Việc thực công tác lưu trữ thực quy định pháp luật nên không xảy tình trạng khiếu kiện phải giải khiếu nại, tố cáo Phòng - Cơng tác nghiệp vụ Lưu trữ Tình hình thực cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ: Công tác quản lý lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thực theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang 26 Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A trữ quan Tất hồ sơ cán lập sau giải nộp vào Kho lưu trữ Phòng - Việc chỉnh lý tài liệu: thực đảm bảo theo quy định hành công văn 283/VTLT-NVTW ngày 19 tháng năm 2004, Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Nhìn chung bên cạnh ưu điểm cơng tác Lưu trữ Phòng tồn số hạn chế cần khắc phục để công tác văn thư hòa thiện 3.3.2 Hạn chế nguyên nhân Các Lưu trữ cán chuyên trách không theo học nghành văn thư- lưu trữ ra, mà cán Lưu trữ Phòng tốt nghiệp trường Đại học Phương đông khoa Quản trị văn phòng học thêm lớp đào tạo ngắn hạn công tác văn thư - lưu trữ, nên chưa nắm bắt cập nhật kịp thời văn quy phạm pháp luật quy định công tác Văn thư - Lưu trữ - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhiều bất cập Cơng nghệ phục vụ cho cơng tác Lưu trữ hạn chế, cụ thể phần mềm quản lý lưu trữ giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc q trình xử lý cơng việc - Việc lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ qua nhiều thiếu sót Phòng chưa xây dựng danh mục hồ sơ cho việc lập hồ sơ,và việc lập hồ sơ gặp nhiều khó khăn cán chuyên môn cán văn thư chưa nắm rõ văn quy phạm pháp luật quy định công tác văn thư - Cơng tác xác định giá trị tài liệu: Tuy Phòng có quan tâm tới việc xác đinh giá trị tài liệu, thực tế công việc bắt đầu cán chuyên môn xét thấy tài liệu liên quan tới công việc cho vào để lập hồ sơ mà khơng để ý tới việc xem có bị trùng thừa bao hàm hay không Mặt khác Phòng chưa có bảng thời hạn bảo quản xuất việc cán lưu trữ Phòng chưa quan tâm trọng tới cơng tác - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ yếu Tuy phòng lưu trữ có hệ thống điều hòa lại khơng sử dụng Nhiệt độ kho khơng thích hợp tài liệu, hệ thống rèm cửa hư hại chưa sữ chữa Bên cạnh đó, tài liệu bị hư hại để chung với tài liệu bình thường làm cho mức độ hư hại xảy nhanh hơn, ảnh hưởng tới tuổi thọ tài liệu - Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu: Mặc dù Kho lưu tữ cs bàn để phục vụ người khai thác sử dụng tài liệu, việc khai thác sử dụng tài liệu lại không kho Mà tài liệu mang khỏi kho lưu Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang 27 Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A trữ, điều dẫn tới ảnh hưởng tới tuổi thọ tài liệu việc thất lạc tài liệu tương lai 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội + Trưởng phòng quán triệt quy định pháp luật, văn hướng dẫn Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ Sở Tư Pháp công tác lưu trữ nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức ý thức trách nhiệm toàn thể công chức, viên chức quan, đơn vị công tác lưu trữ Thủ trưởng đơn vị cần liệt đạo, hướng dẫn công chức đơn vị thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, đại, hiệu + Xây dựng quy chế văn thư - lưu trữ riêng cho Phòng + Cần bố trí cơng chức làm công tác lưu trữ, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định pháp luật + Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác, lưu trữ đơn vị Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn điện tử hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo trao đổi chuyên môn nội đơn vị đơn vị, nên hạn chế việc sử dụng văn giấy.Thực trình tự quản lý lưu trữ theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 + Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ công chức, viên chức + Đề biện pháp chế tài xử lý trường hợp cố tình thực sai nghiệp vụ lưu trữ Phòng + Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội - Tổ chức xếp nhân phòng lưu trữ cách khoa học, công tác lưu trữ khâu trọng yếu, mắc xích quan trọng tồn khối văn phòng Làm tốt cơng tác có nghĩa tạotiền đề cho cơng việc Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội tiến hành nhanh chóng thuận lợi Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang 28 Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán lưu trữ Con người nguồn tài nguyên quý giá, nhân tố quan trọng định hoạt động Phòng Con người tài sản lớn Phòng, nên Phòng cơng chứng số nên biết khai thác có hiệu thể lực trí lực người Tất hoạt động Phòng khơng thể thiếu đơi bàn tay trí óc người Trong công tác lưu trữ vậy, ngồi quan tâm Trưởng phòng mặt điều kiện làm việc, trang thiết bị đại phục vụ cho cơng việc thường xun, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán lưu trữ tất yếu - Bố trí, xếp tổ chức khoa học nơi làm việc Có thể nói nơi làm việc " giới riêng " nhân viên văn phòng nóichung cán lưu trữ nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc thuận tiện hiệu đáp ứng nhu cầu giải công việc liên hồn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường - Đối với môn văn thư lưu trữ: Với mục đích đổi phương pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ nhà Trường cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Qua nhiều năm giảng dạy công tác văn thư lưu trữ, sở vận dụng sở lý luận áp dụng thực tiễn đưa công tác văn thư, lưu trữ trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, thống phối hợp hỗ trợ tốt cho cơng tác tổ chức đồn thể, tổ chun mơn công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp Tuyên truyền tầm quan trọng công tác văn thư tới quan tổ chức Trang bị kiến thức cho sinh viên tổ chức đợt kiến tập thực tập cho sinh viên quan tổ chức đê họ thấy độ vênh công tác văn thư với lý thuyết Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, báo cáo đúc kết từ thực tiễn, đạt kết tốt đẹp góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư cho Phòng Em mong góp ý Thầy ( ) báo cáo cuarv em hồn thiện Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang 29 Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A C PHẦN KẾT LUẬN Cơng tác lưu trữ hoạt động lưu trữ thông tin văn giấy văn điện tử nhằm phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước nói chung Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội nói riêng Qua thời gian thực tập (từ ngày 10/601/2017 đến ngày 10/03/2017) Phòng cơng chứng số Thành Phố Hà Nội khoảng thời gian không dài đủ để em, sinh viên ngồi ghế nhà trường dìu dắt, dạy dỗ thầy đặc biệt tạo điều kiện để em với sinh viên khác vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên ngành chọn Qua thời gian thực tập Phòng, em quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phòng với nhiệt tình cơng việc.Em học hỏi nhiều điều, vào thực tế tìm hiểu sâu chuyên ngành Qua trình thực tập giúp em trưởng thành nhiều, vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khơng phải khó không đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn cho phù hợp với công việc Trong q trình thực tập, khơng tránh tránh khỏi sai sót, em có gặp phải khó khăn q trình làm việc, em cán quan tâm, bảo tận tình để em biết lỗi mắc phải để sửa sai.Và thử thách đầu tiên, va chạm công việc bước vào thực tế Em tin rằng, lần mắc lỗi làm cho thân trưởng thành vững bước tự tin công việc Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trang bị cho em vốn kiến thức đầy đủ để giúp cho q trình thực tế khơng ngỡ ngàng tự tin với kiến thức trang bị trường Và em xin gửi lời cảm ơn tới tất cán Phòng công chứng số Thành phố Hà Nội giúp đỡ, bảo ban em trình thực tập quan Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang 30 Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục I BẢNG NỘI QUY CƠ QUAN Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục II SƠ ĐỒ CÁC PHỊNG BAN PHỊNG CƠNG CHỨNG SỐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục III TỦ HỒ SƠ Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục IV MẪU BÌA HỒ SƠ Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục V KHO LƯU TRỮ Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục VI BÀN KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập Lớp: ĐH Lưu trữ học - K13A Phụ lục VII TÀI LIỆU CHƯA LẬP HỒ SƠ TRONG KHO Sinh viên: Lê Thị Thùy Trang ... cơng tác lưu trữ Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội 28 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Đối với Phòng cơng chứng số Thành phố Hà Nội 28 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, ... pháp Hà Nội công văn số 01/STP-BTTP ngày 01/8/2008; Quyết định đổi tên Phòng Cơng chứng số tỉnh Vĩnh Phúc thành Phòng Cơng chứng số Thành phố Hà Nội Đặt xã Quang Minh, huyện Mê linh – Thành phố Hà. .. công tác Lưu trữ Phòng đạt kết tốt 3.3.1 Ưu điểm - Tổ chức cán làm cơng tác văn thư Về biên chế: Phòng cơng chứng số Thành Phố Hà Nội tổ bố trí cán làm công tác Lưu trữ chuyên trách phòng Lưu trữ