A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong mỗi cơ quan tổ chức dù là cơ quan nhà nước hay là những doanh nghiệp tư nhân việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ là một phần không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ không chỉ để cho có mà nó mang lại rất nhiều cho cơ quan đó, với một người lãnh đạo văn phòng một người luôn phải có trách nhiệm để thúc đẩy các công việc trong Văn phòng, trong công tác tổ chức, quản lí công tác văn thư, lưu trữ. Sự quản lý tốt trong các khâu sẽ là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng của cơ quan được coi là bộ mặt của cơ quan đó, không thể xem nhẹ những vấn đề cho dù là nhỏ nhất, Công tác tổ chức, quản lí công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan cũng là một trong những vấn đề quan trọng mà văn phòng cần phải quan tâm đến và có trách nhiệm để xây dựng và phát triển nó. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là huyết mạch trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Với tầm hiểu biết chút ít của sinh viên thì tôi xin nghiên cứu một chút về chuyên đề : “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong Phòng hành chính tổng hợp Trường Đại học nội vụ hà nội”. Làm tốt công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, qua đó ban lãnh đạo sẽ làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của Trường một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho Trường quản lí điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Sau khi truyền đạt các lý thuyết cơ bản cho sinh viên về chuyên ngành Quản trị văn phòng, Trường đã tổ chức đợt thực tập kéo dài hai tháng cho sinh viên Khóa Đại học Quản trị văn phòng K2 từ ngày 10012017 đến ngày 10032017. Qua lần thực tập này góp phần cho sinh viên có những trải nghiệm thực tế về chuyên ngành mình đang học và được học tập tăng thêm kinh nghiệm để có một nền tảng vững chắc trước khi bước ra đời không bị bỡ ngỡ. Được sự đồng ý của Nhà trường và sự đồng ý của Phòng Khảo thí và ĐBCL Trường Đại học Nội vụ Hà nội tiếp nhận về thực tập tại phòng.
A PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong quan tổ chức dù quan nhà nước doanh nghiệp tư nhân việc thực công tác văn thư- lưu trữ phần thiếu quan, việc tổ chức công tác văn thư- lưu trữ mà mang lại nhiều cho quan đó, với người lãnh đạo văn phịng người ln phải có trách nhiệm để thúc đẩy cơng việc Văn phịng, cơng tác tổ chức, quản lí cơng tác văn thư, lưu trữ Sự quản lý tốt khâu yếu tố quan trọng trình làm việc quan, tổ chức Văn phòng quan coi mặt quan đó, xem nhẹ vấn đề cho dù nhỏ nhất, Cơng tác tổ chức, quản lí cơng tác văn thư, lưu trữ quan vấn đề quan trọng mà văn phòng cần phải quan tâm đến có trách nhiệm để xây dựng phát triển Đối với quan, tổ chức, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Với tầm hiểu biết chút sinh viên tơi xin nghiên cứu chút chuyên đề : “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Phịng hành tổng hợp Trường Đại học nội vụ hà nội” Làm tốt công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, qua ban lãnh đạo làm để điều hành hoạt động Trường cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho Trường quản lí điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Sau truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Trường tổ chức đợt thực tập kéo dài hai tháng cho sinh viên Khóa Đại học Quản trị văn phòng K2 từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Qua lần thực tập góp phần cho sinh viên có trải nghiệm thực tế chuyên ngành học học tập tăng thêm kinh nghiệm để có tảng vững trước bước đời không bị bỡ ngỡ Được đồng ý Nhà trường đồng ý Phịng Khảo thí ĐBCL Trường Đại học Nội vụ Hà nội tiếp nhận thực tập phòng Mục tiêu đề tài Tìm hiểu khảo sát tồn hoạt động cơng tác văn phịng Trường Nghiên cứu, phân tích tổ chức cơng tác Văn thư – Lưu Trữ ( VT-LT) Trường từ tìm kết đạt hạn chế tồn đọng nguyên nhân hạn chế Trên sở lí luận thực tiễn đánh giá đắn thực trạng công tác VT-LT đưa đề xuất, kiến nghị giải pháp có tính khả thi cao để áp dụng cho quan việc nâng cao hiệu hoạt động thời gian tới Trên sở lí luận thực tiễn đánh giá đắn thực trạng kỹ soạn thảo văn Trường Hiểu ý nghĩa, vai trò, đặc điểm, nội dung CTVT, biết cách thực thao tác nghiệp vụ CTVT: tổ chức giải văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật, quản lý sử dụng dấu, biết cách tổ chức lao động khoa học CTVT Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nội dung phần nghiên cứu em tập trung nghiên cứu CTVT, phân tích thực trạng CTVT Phịng Hành tổng hợp Trường Đại học Nội Vụ Hà nội, để thấy thành tựu đạt hạn chế CTVT từ tìm nguyên nhân điểm hạn chế, tồn CTVT Từ đưa góp ý nhằm hoàn thiện phát triển nâng cao chất lượng CTVT để hoạt động ngày hiệu phát triển Đối tượng nghiên cứu đề tài lí thuyết văn thư, thực tiễn hoạt động văn thư Phịng hành tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà nội, sâu nghiên cứu công tác nghiệp vụ công tác này, bao gồm: - Soạn thảo ban hành văn bản; - Quản lí giải văn đến, văn đi; - Quản lí sử dụng dấu; - Tổ chức lập hồ sơ hành, nộp hồ sơ lưu trữ quan Phạm vi nghiên cứu đề tài CTVT Trường Đại học Nội vụ Hà nội nhằm hồn thiện cơng tác phần giúp Phịng Hành tổng hợp nâng cao hiệu hoạt động CTVT nói riêng hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà nội nói chung Nguồn tài liệu tham khảo - Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế CTVT- LT quan tổ chức; - Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 kiểm tra xử lí văn quy phạm pháp luật; - Nghị đinh số 110/2004/NĐ- ngày 08/4/2004 Chính phủ CTVT; - Nghị đinh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lí văn đi, văn đến; - Giáo trình lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà nội Lịch sử nghiên cứu vấn đề CTVT hoạt động đảm bảo công việc thực thông qua VB, giấy tờ quan CTVT bao gồm quy định thức, ghi nhận thành VB quan, đơn vị hành Đây vấn đề khơng nhà khoa học, nhà văn hóa nhà quản lí đặc biệt quan tâm Lĩnh vực số cơng trình khoa học đăng tải giáo trình, luận văn, tạp chí: - Vương Đình Quyền – “ Lí luận phương pháp cơng tác văn thư”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007; - Vương Đình Quyền –“ Văn Quản lí Nhà nước cơng tác cơng văn giấy tờ thời kỳ phong kiến Việt Nam” NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội năm 2002; - Văn phòng Quốc hội, hiến pháp 1946 kế thừa, phát triển hiến pháp Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998; - Xây dựng, ban hành quản lí văn cơng tác văn thư lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu sử dụng báo cáo: - Phương pháp phân tích; - Phương pháp tổng hợp; - Phương pháp so sánh; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp vật biện chứng; - Phương pháp vấn đối thoại; - Phương pháp đối chiếu Bố cục đề tài Đề tài : “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Phịng hành tổng hợp Trường Đại học nội vụ hà nội” Ngoài lời mở đầu, mục lục, bảng từ cụm từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục báo cáo bố cục thành phần: Phần 1: Khảo sát cơng tác văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần 2: Tìm hiểu cơng tác văn thư Phịng Hành Tổng hợp trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị Trong trình thực tập phịng Khảo thí ĐBCL trường Đại học Nội vụ Hà Nội với giúp đỡ nhiệt tình thầy Phịng Trường với dẫn nhiệt tình tạo điều kiện để em hoàn thành báo cáo Bài báo cáo hoàn thành sở tài liệu thu thập được, thời gian gấp rút nên khơng thể tránh khỏi sai sót khơng đáng có Kính mong thầy, cơ, giảng viên lãnh đạo phịng dẫn cho em để hồn thành báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên Đinh Quang Tuân CHƯƠNG : KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Ι Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước có tên gọi Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I Tiền thân Trường Trung học văn thư Lưu trữ Trung ương I, thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Năm 1996, Trường đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I Theo định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCT ngày 15 tháng năm 2005 Bộ trưởng Bộ giáo dục Đào tạo đổi tên trường Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (trở thành trường Cao đẳng) Ngày 21/4/2008 Thứ trưởng Thường trực Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội trước trực thuộc Cục văn thư lưu trữ nhà nước từ năm 2005 đến trực thuộc Bộ Nội vụ Theo Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội (quy định Quyết định 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) Tổ chức máy Nhà trường gồm khoa(đào tạo ngành nghề văn thư, lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực ), phòng, đơn vị Với tổng số công chức, viên chức, lao động hợp đồng khoảng 377 người Với khoảng 51.730 sinh viên, học sinh bậc học có 71 lưu học sinh Cộng hịa DCND Lào Nhìn lại chặng đường 45 năm hình thành phát triển Nhà trường nhiều việc phải làm hệ cán công chức, viên chức sinh viên, học sinh có quyền tự hào: Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011); Huân chương Tự hạng Nhất Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983); Huy chương Hữu nghị Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007); Huân chương Lao động Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996; Bằng khen Chính phủ năm 2011; Bằng khen Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Bằng khen Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; Bằng khen Bộ trưởng Bộ Công an; Kỷ niệm chương Hùng Vương Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989); Nhiều Bằng khen, giấy khen Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn niên, Liên đoàn Lao động, Đảng nhà trường đạt danh hiệu sạch, vững mạnh, Cơng đồn, Đồn niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền Với bề dày kinh nghiệm nhà trường nỗ lực tinh thần đồn kết cơng chức, viên chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vượt qua khó khăn thử thách, phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất lượng hiệu cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ cho xã hội đáp ứng yêu cầu nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trường tự khẳng định vị trước yêu cầu ngành nhu cầu xã hội Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán cung cấp cho ngành nội vụ cho xã hội Các hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp Trường không ngừng trưởng thành phát triển Những năm qua, quan tâm lãnh đạo, đạo Đảng uỷ Bộ Nội vụ, Đảng uỷ, Ban giám hiệu Nhà trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày phát triển, tiêu biểu trường có sở đào tạo miền Trung (tỉnh Quảng Nam, Đà Nẵng) sở TP Hồ Chí Minh Tổ chức máy ngày hoàn thiện phục vụ tốt cho ngành giáo dục nước nhà vào hoạt động hiệu quả, chất lượng đội ngũ công chức, viên chức, lao động hợp đồng ngày nâng cao, số lượng cơng trình nghiên cứu khoa học tăng, chất lượng bảo đảm, giảng ngày chất lượng Trình độ chun mơn, trị, kỹ đảm bảo ngày nâng cao, đảm bảo đủ cho hoạt động nhà trường ΙΙ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn: -Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học cơng nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao Về cấu tổ chức: a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng b) Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác c) Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phịng Tổ chức cán - Phịng Hành – Tổng hợp - Phịng Kế hoạch – Tài - Phịng Quản trị - Thiết bị - Phịng Khảo thí bảo đảm chất lượng - Phòng Quản lý khoa học sau đại học 10 KẾT LUẬN Công tác văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Trong có nghiệp vụ cơng tác văn thư, quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khâu phải tổ chức tốt công tác văn thư văn thư nội dung cơng tác văn phịng nơi trực tiếp tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, nghiệp vụ cơng tác văn thư tổ chức tốt, làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành cơng việc quan, tổ chức thống nhất, thông suốt, đạt chất lượng hiệu hiệu cao nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị Từ thực trạng công tác văn thư nhà Trường thấy công tác ổn định, đáp ứng kịp thời cho hoạt động đơn vị tồn Trường, nắm rõ thơng tin giúp lãnh đạo nhà Trường định quản lí cơng tác chung thống nhất, nhiên qua kết đạt số hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư cịn chưa thống tồn Trường, nhiên phần mềm công tác văn thư chưa sử dụng đơn vị nhà Trường, số cán bộ, chuyên viên chưa tâm đến việc lập hồ sơ hồn thành cơng việc Qua trình thực tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua lí luận đào tạo từ ngành học Trường thời gian áp dụng kiến thức vào thực tiễn để giải cơng việc, tích lũy thêm kinh nghiệm để sau vào nghề, sở khơng ngừng trau dồi kiến thức Em cảm thấy tự hào chọn hướng ln có cầu tiến ngành nghề mà lựa chọn cảm thấy ngành Quản trị Văn phòng quan trọng hoạt động chung toàn xã hội Sau năm học tập rèn luyện kiến thức chuyên ngành em cảm thấy tự tin kiến thức kinh nghiệm để có hành trang để chuẩn bị bước sang trang đời, không kiến thức chuyên môn mà em học hỏi nhiều kiến thức sống, cách cư xử môi trường công sở, thầy cô đánh thức đời dẫn lối hướng 50 Trong trình Thực tập Trường em thầy hướng dẫn nhiệt tình, giúp đỡ để em hoàn thành đợt thực tập em xin gửi lời cảm ơn tất thầy cô Trường, Phịng Khảo thí bảo đảm chất lượng nơi em có hội để trải nghiệm để có hành trang tốt bước vào đời Là người cán văn phòng tương lai sinh viên chúng em cần học tập ,rèn luyện trao dồi kiến thức để sau làm hồn thành, thực tốt công việc giao Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 Sinh viên thực Đinh Quang Tuân 51 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Đơn vị soạn thảo Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội V/v Ý KIẾN CỦA HIỆU TRƯỞNG CHUN VIÊN SOẠN THẢO a Tóm tắt nội dung: Kính đề nghị Ban giám hiệu xem xét phê duyệt./ Ý KIẾN CỦA PHÓ HIỆU TRƯỞNG b Hồ sơ kèm theo: PHỤ TRÁCH LĨNH VỰC Ngày c Độ mật, khẩn văn bản: Ngày tháng năm 20 tháng năm 20 Chuyên viên soạn thảo KIỂM TRA THỂ THỨC CỦA THƯ KÝ LÃNH ĐẠO TRƯỜNG TRƯỞNG ĐƠN VỊ SOẠN THẢO Ngàytháng năm 20 Ngàytháng Ý KIẾN CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN 52 năm 20 Phụ lục I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Stt Tên loại văn hành Chữ viết tắt Nghị (cá biệt) NQ Quyết định (cá biệt) QĐ Chỉ thị (cá biệt) CT Quy chế QC Quy định QyĐ Thông cáo TC Thông báo TB Hướng dẫn HD Chương trình CTr 10 Kế hoạch KH 11 Phương án PA 12 Đề án ĐA 13 Dự án DA 14 Báo cáo BC 15 Biên BB 16 Tờ trình TTr 17 Hợp đồng HĐ 18 Công văn 19 Công điện CĐ 20 Bản ghi nhớ GN 21 Bản cam kết CK 22 Bản thỏa thuận TTh 23 Giấy chứng nhận CN 24 Giấy ủy quyền UQ 25 Giấy mời GM 26 Giấy giới thiệu GT 53 27 Giấy nghỉ phép NP 28 Giấy đường ĐĐ 29 Giấy biên nhận hồ sơ BN 30 Phiếu gửi PG 31 Phiếu chuyển PC Bản văn Bản y SY Bản trích TS Bản lục SL Phụ lục II SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) 54 Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung công văn 55 7a, 7b, 7c 9a, 9b : Nội dung văn : Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức : Nơi nhận 10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn 13 : Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 : Địa quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 15 : Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) 56 Phụ lục III SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức : Hình thức sao: “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” : Tên quan, tổ chức văn : Số, ký hiệu : Địa danh ngày, tháng, năm 5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức : Nơi nhận 57 Phụ lục V MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Mẫu trình bày văn hành Mẫu 1.1 - Quyết định (quy định trực tiếp) Mẫu 1.2 - Quyết định (quy định gián tiếp) Mẫu 1.3 - Văn có tên loại khác Mẫu 1.4 - Cơng văn hành Mẫu 1.5 - Giấy mời Mẫu 1.6 - Giấy giới thiệu Mẫu 1.7 - Biên Mẫu 1.8 - Giấy biên nhận hồ sơ Mẫu 1.9 - Giấy chứng nhận Mẫu 1.10 - Giấy đường Mẫu 1.11 - Giấy nghỉ phép Mẫu 1.12 - Phiếu chuyển Mẫu 1.13 - Phiếu gửi Mẫu trình bày văn 58 Mẫu 2.1 Bản văn Mẫu 1.2 – Quyết định (quy định trực tiếp) BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ Độc lập – Tự – Hạnh phúc NỘI Số:/QĐ-ĐHNV Hà Nội , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về việc ………………… (1) ………………… HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Căn (2) ; Căn (3) ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều .(4) Điều / HIỆU TRƯỞNG(7) Nơi nhận: - Như Điều …; - …… ; - Lưu: VT, … (5) A.xx (6) (Chữ ký, dấu) Họ tên 59 Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung định (2) Nêu trực tiếp để ban hành định (văn thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức) (3) Các văn pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải nội dung định (4) Nội dung định (5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (6) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) (7) () Quyền hạn, chức vụ người ký); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; Mẫu 1.3 – Quyết định (quy định gián tiếp) (*) BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Số: /QĐ-ĐHNV Hà Nội , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ………………… (1) ………………… HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Căn (2) ; Căn (3); Xét đề nghị ; QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định …… (4) Điều / HIỆU TRƯỞNG(7) Nơi nhận: - Như Điều …; - …… ; - Lưu: VT, … (5) A.xx (6) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung định (2) Nêu trực tiếp để ban hành định (văn thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức) (3) Các văn pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải nội dung định (4) Nội dung định (5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (6) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) (7) () Quyền hạn, chức vụ người ký); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………… (1) ………………… (Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-…… ngày … tháng … năm 20…… …….) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều ; Chương … Điều ; Chương … Điều Điều QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng văn ban hành kèm theo định (cá biệt), bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm (1) Trích yếu nội dung văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đinh Quang Tuân Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp Quản trị Văn phòng K2C ... lục báo cáo bố cục thành phần: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần 2: Tìm hiểu cơng tác văn thư Phịng Hành Tổng hợp trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phần 3: Kết luận... nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội h) Cơng đồn Trường Đại. . .trữ Phịng hành tổng hợp Trường Đại học nội vụ hà nội? ?? Làm tốt công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, qua ban lãnh