MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 3 2. Mục tiêu của đề tài. 4 3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu. 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 5 5. Lịch sử nghiên cứu. 5 6. Phương pháp nghiên cứu. 6 7. Bố cục đề tài. 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội. 7 1.1.1. Vị trí và chức năng. 8 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH. 15 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. 16 1.2.1. Vị trí, chức năng của Văn phòng. 17 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng. 17 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 19 1.3. Chức năng nhiện vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính 20 1.3.1. Vị trí, chức năng của Phòng Hành chính. 20 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính. 20 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính. 21 1.4. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. 21 1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. 21 1.4.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của đơn vị. 23 1.4.3. Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan. 24 1.4.4. Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan và Lãnh đạo Văn phòng. 25 1.5. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc tại các vị trí trong Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và xã hội. 25 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ 31 2.1. Công tác văn thư tại Văn phòng Bộ. 31 2.1.1. Sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. 31 2.1.2. Tình hình nhân sự phụ trách công tác Văn thư. 33 2.2. Công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng Bộ. 34 2.2.1. Các quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về soạn thảo và ban hành văn bản. 34 2.2.2. Thẩm quyền ban hành và hình thức các văn bản quản lý của Bộ. 34 2.3. Công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Bộ. 36 2.3.1. Quản lý văn bản đi. 36 2.3.2. Quản lý văn bản đến. 46 2.4. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Bộ. 52 PHẦN III. KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 3.1. Nhận xét. 54 3.1.1. Ưu điểm. 54 3.1.2. Hạn chế. 56 3.2. Nguyên nhân . 56 3.2. Một số giải pháp góp phần nâng cao công tác Văn thư. 56 3.3. Kiến nghị. 56 KẾT LUẬN 58 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 4 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .6 Bố cục đề tài Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh xã hội .7 1.1.1.Vị trí chức 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn .8 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Bộ LĐTBXH 14 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 15 1.2.1.Vị trí, chức Văn phịng 16 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng 16 1.2.3.Cơ cấu tổ chức Văn phòng 18 1.3.Chức nhiện vụ cấu tổ chức Phịng Hành Chính 18 1.3.1.Vị trí, chức Phịng Hành .18 1.3.2.Nhiệm vụ quyền hạn Phịng Hành 19 1.3.3.Cơ cấu tổ chức Phịng Hành 19 1.4.Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 20 1.4.1.Chức tham mưu, tổng hợp .20 1.4.2.Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan đơn vị .21 1.4.3.Công tác tổ chức hội nghị quan 23 1.4.4.Nội dung quy trình tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng quan Lãnh đạo Văn phòng .23 1.5.Vị trí việc làm mơ tả cơng việc vị trí Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh xã hội 24 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH .30 Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TỔ CHỨC THỰC HIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG 30 BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ 30 2.1 Công tác văn thư Văn phòng Bộ 30 2.1.1 Sự quan tâm, đạo Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 30 2.1.2 Tình hình nhân phụ trách cơng tác Văn thư .32 2.2 Công tác soạn thảo văn Văn phòng Bộ 33 2.2.1 Các quy định Bộ Lao động – Thương binh Xã hội soạn thảo ban hành văn 33 2.2.2 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Bộ 33 2.3 Công tác quản lý văn Văn phòng Bộ 35 2.3.1 Quản lý văn 36 2.3.2 Quản lý văn đến 45 2.4 Tình hình quản lý sử dụng dấu Văn phòng Bộ 51 PHẦN III KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 3.1 Nhận xét 54 3.1.1 Ưu điểm 54 3.1.2 Hạn chế 56 3.2 Nguyên nhân .56 3.2 Một số giải pháp góp phần nâng cao cơng tác Văn thư 56 3.3 Kiến nghị 57 KẾT LUẬN 58 PHẦN PHỤ LỤC .59 PHẦN PHỤ LỤC Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Bộ LĐTBXH: Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động người, việc trao đổi thông tin thiếu được, việc trao đổi thông tin người có nhiều phương tiện cách thể Văn coi phương tiện quan trọng trở thành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan tổ chức Văn để điều hành quản lý xã hội, pháp lý để tra cứu trách nhiệm Chính vậy, khẳng định rằng: Cơng tác văn thư hoạt động quan trọng máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng Trong cơng tác văn phịng, văn thư hoạt động thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động quan, tổ chức Nó hoạt động giúp cho hệ thống quan hoạt động cách thống trơn chu Với Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan quản lý cấp trung ương chịu trách nhiệm trước phủ lĩnh vực Cơng tác văn thư Bộ có vị trí vai trị cự kỳ quan trọng hoạt động toàn quan, đầu mối ngành Lao động thương binh Xã hội, có trách nhiệm đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị thuộc Bộ, đơn vị nghiệp Công tác văn thư có tốt cơng việc tồn quan tốt Để đáp ứng phương châm học đôi với hành, năm trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập quan, đơn vị, tổ chức để giúp cho sinh viên có hội khảo sát, trải nghiệm nghiệp vụ Nhờ giới thiệu nhà trường đồng ý tiếp nhận Phịng Hành – Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội tơi có hội thực tập quan kể từ ngày 04/01/2016 đến ngày11/3/2016 Trong thời gian thực tập Phịng hành , tơi tiếp xúc với công tác Văn thư quan, bước đầu làm công việc văn thư để rèn luyện kỹ nghiệp vụ Do thơi gian thực tập ngắn, khối lượng công việc quan lớn, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tế có nhiều điểm khác biệt Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần phải linh hoạt hồn thành cơng việc giao Với nỗ lực thân, kiến thức thầy trang bị, giúp đỡ tận tình cán Phịng Hành nên tơi hồn thành tốt đợt thực tập Trong thời gian thực tập đây, nhận giúp đỡ tận tình Nguyễn Tiến Mai - Trưởng phịng Hành chính, chị Đào Thị Thiên Hương – Phó Trưởng phịng Hành tồn thể anh, chị thuộc Văn phịng Tơi xin gửi lời cảm ơn tới q thầy Khoa Quản trị Văn phịng trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị kiến thức kinh nghiệm bổ ích để đáp ứng yêu cầu công việc Xin chân thành cảm ơn chú, anh, chị phịng Hành tạo điều kiện để tơi hồn thành đợt thực tập Dưới báo cáo tôi, thời gian kiến thức thân có hạn nên cịn nhiều sai sót mong nhận quan tâm, góp ý quý thầy cô giáo bạn sinh viên để báo cáo thực tập đạt kết tốt Xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Chu Thị Biển Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hịa vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan Hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phục thuộc vào phần công tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có công tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì để làm tốt cơng tác văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Ngày công tác văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Sống xã hội phát triển địi hỏi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem lực kiến thức mà trau dồi phục vụ cho xã hội, cho đất nước Xuất phát từ vai trị khơng thể thiếu Văn thư quan, tổ chức niềm yêu ngành, yêu nghề, giảng dạy tâm huyết thầy cô trường , bảo tận tình cơ, chú, anh, chị quan nên chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực Cơng tác Văn thư Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” để viết Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội báo cáo có nhìn đắn hoạt động văn thư Mục tiêu đề tài Mục tiêu báo cáo thực tập nhằm: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Văn phòng Bộ - Tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ LĐTBXH - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Bộ Lao đông – Thương binh xã hội, thấy rõ ưu điểm hạn chế tồn sở đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu - Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ lao động – Thương binh Xã hội - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ LĐTBXH - Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ LĐTBXH - Thực trạng cơng tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTBXH - Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao cơng tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTBXH Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo thực tập lý thuyết công tác Văn thư thực tiễn hoạt động văn thư Bộ Lao động – Thương binh xã hội, bao gồm: - Tìm hiểu lịch sử hình thành; - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Bộ đặc biệt công tác Văn thư; - Thực trạng hoạt động Bộ công tác Văn thư - Đánh giá hiệu hoạt động Văn thư Bộ ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế - Đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư Vì thời gian thực tập nghiên cứu có hạn nên báo cáo tơi xin giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài từ năm 2012 đến năm 2015 Nguồn tài liệu tham khảo Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để hoàn thành báo cáo tốt nhất, tơi tìm hiểu, tham khảo tài liệu từ: - Các báo cáo, khóa luận khóa trước công tác văn thư quan cấp Bộ - Thông tin Internet - Các Nghị định, Quyết định, Thông tư Nhà nước quy định công tác văn thư Lịch sử nghiên cứu Công tác văn thư thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động ngày Đặc biệt, văn phịng cấp ủy, văn phịng tổ chức trị - xã hội quan trực tiếp giúp ủy, tổ chức trị - xã hội điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng Thấy tầm quan trọng công tác văn thư nên có nhiều báo cáo, luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu đề tài như: Báo cáo tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng Trần Thị Thúy – Lớp QT1001P với đề tài “Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”, đề tài “ Hồn thiện cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng trường Đại học Bách khoa Hà Nội” Định Thị Hồi, khóa luận tốt nghiệp “Thực trạng công tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân dự - Bộ Tư pháp” Nguyễn Quốc Hỷ lớp CĐ QTVP1 – K4 trường Đại học Thành Đơ Do báo cáo có hạn nên tơi xin liệt kê số đề tài nghiên cứu để nói lên vai trị quan trọng cơng tác văn thư quan, tổ chức, Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo thực tập sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát; - Phương pháp điều tra, khảo sát; - Phương pháp thống kế; - Phương pháp so sánh, đối chiếu Bố cục đề tài Phần I Khảo sát cơng tác văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Phần II Chuyên đề thực tập: Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực công tác Văn thư Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Tên tổ chức: Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Địa chỉ: Số 12 Ngơ Quyền, Hồn Kiếm, Hà Nội Số điện thoại: +84 3826 9490 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh xã hội Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; Căn Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội; Theo đề nghị Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán Tại Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quy định rõ ràng, cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét Qua đợt thực tập Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội công tác tác Văn thư, tơi có hội làm quen với cơng việc thực tế, có hội kiểm nghiệm, so sáng thực tế với kiến thức lý luận học ba năm qua Sau hai tháng làm việc chung với cán Văn phòng, chủ yếu cán Văn thư tìm hiểu thực tế cơng tác Hành Văn thư tơi có số nhận xét sau 3.1.1 Ưu điểm Hiện Bộ Lao động – Thương binh Xã hội ban hành Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng năm 3013 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Đồng thời vào ngày 30 tháng 12 năm 2013 Văn phòng ban hành loạt Quyết đinh 567, 565,………quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức đơn vị thuộc Văn phòng Đây văn quy đinh chi tiết chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng đơn vị Văn phòng Các văn sở cho công tác kiểm tra, hướng dẫn đánh giá Lãnh đạo quan Lãnh đạo Văn phòng Qua thời gian thực tập Văn phịng Bộ cơng tác văn thư cơng tác có nhiều thành tự, ưu điểm lớn nhất, ngày khẳng định vai trò hoạt động quản lý điều hành Những ưu điểm cơng tác Văn thư là: - Mơ hình tổ chức Văn thư tập trung, tất văn đến quan qua văn thư giúp cho quan quản lý tập trung, thống toàn văn quan Việc theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc giải văn thực thuận lợi hơn, cơng việc giải nhanh chóng hơn, đồng thời việc quản lý văn tập trung việc hạn chế việc mát hư hỏng tài liệu quan Chu Thị Biển 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc tổ chức biên chế cán văn thư chuyên trách hợp lý, không gây tình trạng tải cho cán văn thư, tạo điều kiện cho họ công tác tốt, bảo đảm sức khỏe từ nâng cao hiệu chất lượng cơng việc - Cán văn thư có ý thức, trách nhiệm với nghề nghiệp, yêu nghề, say mê với công việc Đồng thời, thông qua đợt tập huấn cán văn thư có trình độ tinh thần trách nhiệm với công việc nâng cao rõ rệt, suất chất lượng công việc đồng thời nâng lên - Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng quan tâm đến cơng tác Văn thư, thường xun có đạo sát sao, tận tình đến cơng tác văn thư cán văn thư, giúp cho công tác văn thư ngày phát huy vai trị hoạt động quan, chất lượng hiệu công việc ngày cao - Việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn E.Molisa vào tháng năm 2008 tạo bước ngoặc cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Tạo nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn bản, đồng thời, với việc sử dụng phần mềm việc theo dõi tình hình đăng ký văn bản, giải văn tìm kiếm văn thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian tông qua mạng nội (LAN) Hiện nay, việc đăng ký văn không theo phương pháp thủ công, tức việc quản lý văn thực hồn tồn máy tính với phần mềm E.Molisa, việc đăng ký văn thực nhanh chóng, khó sảy sai xót, nhầm lẫn Đồng thời việc quản lý văn máy tính việc tra tìm văn dễ dàng, nhanh chóng Tính bảo mật thơng tin cao lẽ muốn đăng nhật vào phần mềm quản lý văn Bộ phải có tên truy cập mật truy cập - Văn lưu văn thư xếp thứ tự, khoa học bìa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quy định - Quy trình quản lý văn Bộ thực với quy trình Nhà nước, đảm bảo quản lý văn chặt chẽ, tránh tình trạng mát tài liệu hay chậm tiến trình giải cơng việc quan Việc theo dõi, đôn đốc giải Chu Thị Biển 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc tiến hành thường xuyên thuận lợi hơn, từ nâng cao suất chất lượng cơng việc 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư nhận thấy số hạn chế cịn tồn như: - Q trình giải văn đi, đến chậm trễ - Cơng tác soạn thảo ban hành văn cịn sai sót thể thức kỹ thuật trình bày văn như: sai kích thước lề, cỡ chữ, làm giảm hiệu lực văn - Phần mềm quản lý văn mắc lỗi hay bị virut xâm phậm ảnh hưởng đến trình đăng ký văn vào phần mềm 3.2 Nguyên nhân - Sử dụng mơ hình văn thư tập trung quan cấp Bộ với chức năng, nhiệm vụ phức tạp khối lượng văn đến quan lớn nên gây tình trạng tải - Tất văn tập trung Phịng Hành gây thời gian số đơn vị không nằm khuôn viên Bộ như: Trường Đại học Lao động – Xã hội, Nhà Xuất Lao động… - Cán bộ, nhân viên chưa thật nắm rõ quy định Nhà nước công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động văn thư - Lãnh đạo đơn vị chưa thật quan tâm đến cơng tác văn thư 3.2 Một số giải pháp góp phần nâng cao công tác Văn thư - Đầu tư thêm trang thiết bị, đổi số trang thiết bị phịng Hành để phục vụ cho việc quản lý giải văn - Tổ chức liên kết giải cơng việc phịng, ban cá nhân - Khối lượng cơng việc phịng Hành nhiều mà số lượng cán bộ, nhân viên cịn hạn chế nên cần bố trí thêm nhân để khơng làm ảnh hưởng đến q trình giải công việc - Mở thêm lớp huấn luyện nghiệp vụ cho cán văn phịng nói Chu Thị Biển 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chung cán văn thư nói riêng 3.3 Kiến nghị Qua nhận xét trên, xin mạnh dạn đưa số ý kiến đóng góp cho cơng tác văn thư Bộ mong ý kiến nhận xét quan quan tâm, xem xét: Thứ nhất, quan cần quan tâm đến việc ban hành văn hướng dẫn, đạo cơng tác Văn thư, đặc biệt công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thứ hai, quan cần phải mở thêm nhiều lớp tập huấn nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho cán bộ, đồng thời mở lớp tập huấn kỹ khác cho cán văn phịng nói chung cán văn thư nói riêng Thứ ba, trang thiết bị văn phòng, năm cần tiến hành rà soát, kiểm kê trang thiết bị điều kiện phục vụ cho cán để kịp thời phát thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa, hay thiết bị cần bổ sung Việc giao cho phòng ban văn phòng tự thống kê Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra lại, xem xét có biện pháp áp dụng phù hợp sửa chữa thay Thứ tư, Văn phòng cần thường xuyên kiểm tra hoạt động phòng ban, quan tâm đến việc đánh giá lực cán bộ, có nhiều biện pháp khen thưởng, kỷ luật hợp lý để khuyến khích tin thần làm việc cán bộ, nhân viên, tạo khơng khí làm việc tích cực, thoải mái cống hiến cho cơng việc Thứ năm, Văn phịng cần thường xun sốt tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng soạn thảo văn phịng ban để có biện pháp can thiệp kịp thời công tác không thực tốt Chu Thị Biển 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập Văn phịng Bộ LĐTBXH cơng tác hành văn thư, trực tiếp làm nghiệp vụ cơng tác văn thư như: đóng dấu, đăng ký văn bản, lập hồ sơ hành……được quan sát thực tết hoạt động Văn phịng, làm cho tơi thực cảm thấy yêu nghề hơn, thấy tầm quan trọng ngành nghề đào tạo có tiềm năng, xã hội coi trọng Tôi thực cảm thấy phấn chấn nghĩ đến cơng việc sau trường Qua học hỏi nhiều kiến thức bổ ích bổ sung vào kho tàng kiến thức lý luận Ngồi việc thực hành nghiệp vụ cơng tác văn thư như: đóng dấu, đăng ký văn bản….thì tơi cịn học hỏi kinh nghiệp làm việc từ cán văn thư cách thực nghiệp vụ tốt, đảm bảo chất lượng Đồng thời thấm nhuần đức tính cần có cán làm công tác văn thư mà trước nghe thầy giáo nói lý thuyết là: nhanh chóng, xác, bí mật… Đồng thời tơi làm quen với môi trường với mối quan hệ mới, qua tơi học cách ứng xử giải mối quan môi trường công sở cho hài hịa, hợp lý khơng làm ảnh hưởng đến cơng việc mà khơng lịng thủ trưởng đồng nghiệp Qua đợt thực tập có dịp so sánh kiến thức lý luận học 04 năm qua, thực cảm thấy kiến thức lý luận học cần thiết, tảng thực tiễn, thực tiễn làm hiểu sâu sắc lý luận hiểu thêm vấn đề mơ hồ Đây thực đợt thực tập có ý nghĩa lớn riêng tơi nói riêng tồn sinh viên nói chung Trên toàn kết mà tơi có qua đợt thực tập Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Chu Thị Biển 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01: SƠ ĐỒ BỘ MÁY BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CÁC ĐƠN VỊ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Vụ Lao động – Tiền lương CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP PHỤC VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Trung tâm thông tin Vụ Hợp tác quốc tế Viện Khoa học Lao động Xã hội Vụ Bình đẳng giới Viện Chỉnh hình – Phục hồi chức Vụ Tổ chức cán Tạp chí Lao động Xã hội Vụ Pháp chế Vụ Kế hoạch – Tài Tạp chí Giachính đình Trẻ em Vụ Bảo hiểm xã hội Thanh tra Bộ Tạp chí Gia đình Trẻ em Báo lao động Xã hội Trung tâm hỗ trợ phát triển quan hệ lao động Văn phịng Bộ Cục An tồn lao động Cục người có cơng Cục Phịng chống tệ nạn xã hội Cục quản lý lao động nước Cục Việc làm Cục Bảo trợ xã hội Cục bảo trợ, chăm sóc trẻ em Tổng Cục dạy nghề Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02: SƠ ĐỒ BỘ MÁY VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng -Phịng Hành - Phịng Kế hoạch – Tài - Phòng thi đua – Tuyên truyền Đại diện Văn phịng Bộ Thành phố Hồ Chí Minh Phó Chánh Văn phòng - Phòng Quản trị - Phòng Quốc phòng – An ninh - Phịng Quản lý xe Phó Chánh Văn phòng - Phòng Thư ký – Tổng hợp - Nhà khách - Nhà khách người có cơng Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH Trưởng phịng Hành Phó Trưởng phịng Hành Bộ phận Thư viện Bộ phận Văn thư Bộ phận Lưu trữ Bộ phận Photo Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC CỦA CƠ QUAN Trách nhiệm Các bước thực Tiếp nhận yêu cầu đơn vị Phòng Thư ký – Tổng hợp Tổng hợp, xây dựng chương trình cơng tác Lãnh đạo Văn phòng Xem xét Bộ trưởng/ Thứ trưởng Phê duyệt Phịng Hành Phát hành Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05: SƠ ĐỒ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN Trước chuyến Dự thảo Kinh phí Văn bản, giấy tờ Phương tiện Giấy đường Liên hệ nơi nghỉ Xác định mục đích địa điểm Hợp đồng Trong chuyến Giữ liên lạc với Lãnh đạo Thơng báo tình hình quan Sau chuyến Gửi thư cảm ơn Thông báo kết Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ VĂN BẢN DO CƠ QUAN BAN HÀNH Chu Thị Biển Lớp: Quản trị Văn phòng K1B