Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

MỤC LỤCBẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮTLỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Lịch sử nghiên cứu vấn đề23. Mục tiêu nghiên cứu34. Nhiệm vụ nghiên cứu35. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu46. Giả thuyết nghiên cứu47. Phương pháp nghiên cứu48. Kết cấu của khóa luận5B. PHẦN NỘI DUNG6CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ61.1. Cở sở lý luận về công tác văn thư61.1.1. Khái niệm61.1.2. Vị trí71.1.3. Yêu cầu71.1.4. Mục đích, ý nghĩa91.1.5. Nội dung của công tác văn thư101.1.5.1. Soạn thảo và ban hành văn bản101.1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến121.1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi161.1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan211.1.5.4.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ211.1.5.4.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ211.1.5.4.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ.221.1.5.4.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ221.1.5.4.5. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu241.1.5.5. Quản lý và sử dụng con dấu24CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI272.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội272.1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội272.1.1.1. Vị trí, chức năng272.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn272.1.1.3. Cơ cấu tổ chức282.1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ282.1.2.1. Chức năng292.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn292.1.2.3. Cơ cấu tổ chức302.2. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTBXH302.2.1. Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư302.2.1.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng302.2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư312.2.1.2.1. Các văn bản của Nhà nước312.2.1.2.2. Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư.322.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư332.2.3. Tổ chức bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư352.2.4. Công tác xây dựng và ban hành văn bản372.2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản372.2.4.2. Thể thức của văn bản442.2.4.3. Kỹ thuật trình bày văn bản452.2.4.4. Thẩm quyền ký văn bản482.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến482.2.6. Quản lý và giải quyết văn bản đi532.2.7. Quản lý và sử dụng con dấu572.2.7.1. Công tác quản lý:572.2.7.2. Sử dụng con dấu582.2.8. Công tác lập hồ sơ582.2.9. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư602.3. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư622.3.1. Ưu điểm622.3.2. Hạn chế642.3.3. Nguyên nhân65CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ673.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn thư673.2. Nhóm giải pháp về giám sát việc thực hiện công tác văn thư683.3. Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng693.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư713.5. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất733.6. Nhóm giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá73C. PHẦN KẾT LUẬN75D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO77PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của khóa luận 5

B PHẦN NỘI DUNG 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 6

1.1 Cở sở lý luận về công tác văn thư 6

1.1.1 Khái niệm 6

1.1.2 Vị trí 7

1.1.3 Yêu cầu 7

1.1.4 Mục đích, ý nghĩa 9

1.1.5 Nội dung của công tác văn thư 10

1.1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10

1.1.5.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 12

1.1.5.3 Quản lý và giải quyết văn bản đi 16

1.1.5.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 21

1.1.5.4.1 Tác dụng của Danh mục hồ sơ 21

1.1.5.4.2 Căn cứ lập Danh mục hồ sơ 21

1.1.5.4.3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ 22

1.1.5.4.4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ 22

1.1.5.4.5 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 24

1.1.5.5 Quản lý và sử dụng con dấu 24

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 27

2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao

động – Thương binh và Xã hội 27

2.1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 27

2.1.1.1 Vị trí, chức năng 27

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 27

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 28

2.1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ 28

2.1.2.1 Chức năng 29

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 29

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 30

2.2 Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH 30

2.2.1 Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư 30

2.2.1.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng 30

2.2.1.2 Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư 31

2.2.1.2.1 Các văn bản của Nhà nước 31

2.2.1.2.2 Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư 32

2.2.2 Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư 33

2.2.3 Tổ chức bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư 35

2.2.4 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 37

2.2.4.1 Quy trình soạn thảo văn bản 37

2.2.4.2 Thể thức của văn bản 44

2.2.4.3 Kỹ thuật trình bày văn bản 45

2.2.4.4 Thẩm quyền ký văn bản 48

2.2.5 Quản lý và giải quyết văn bản đến 48

2.2.6 Quản lý và giải quyết văn bản đi 53

2.2.7 Quản lý và sử dụng con dấu 57

2.2.7.1 Công tác quản lý: 57

2.2.7.2 Sử dụng con dấu 58

2.2.8 Công tác lập hồ sơ 58

2.2.9 Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 60

2.3 Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư 62

2.3.1 Ưu điểm 62

2.3.2 Hạn chế 64

2.3.3 Nguyên nhân 65

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 67

3.1 Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn thư 67 3.2 Nhóm giải pháp về giám sát việc thực hiện công tác văn thư 68

3.3 Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng 69

3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 71

3.5 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất 73

3.6 Nhóm giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá 73

C PHẦN KẾT LUẬN 75

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC

BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

Bộ LĐTB&XH Bộ Lao động – Thương binh và Xã hộiVăn phòng Bộ Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của nhà trường và các thầy, cô giáo trong khoa Quản trị vănphòng, được sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của các thầy cô, các cán bộ tại Vănphòng Bộ LĐTB&XH, đặc biệt là các cô, chú, anh, chị đang công tác tại PhòngHành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ, cùng với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân tôi

đã hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường cùng các thầy, cô giáotrong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho tôi những kiến thức về ngành họccủa mình, những kỹ năng để hoàn thành tốt công việc để trở thành một nhà Quảntrị văn phòng trong tương lai Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thạc

sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn đã tận tình, giúp đỡ tôi hoàn thiện đề tàikhóa luận này

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận này, mặc dù đã có sự chuẩn bị và

cố gắng, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, tôi rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp từ phía thầy, cô và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Vi Thị Lợi

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng có tầm quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; đặc biệt

là giúp việc, giúp lãnh đạo trong việc quản lý điều hành Văn phòng là đơn vị cóchức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồngthời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo và thực hiện chức năng giúp việc, hậucần đối với mỗi cơ quan, tổ chức Hoạt động của văn phòng bao gồm các nội dungnhư sau: tổ chức và điều hành văn phòng; tổ chức công tác văn thư; tổ chức lưutrữ; tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng; kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở;quản lý nhân sự trong văn phòng, trong đó công tác văn thư chiếm một phần lớntrong hoạt động của văn phòng

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung và chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Ảnhhưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan, là mắt xích quan trọng trongquá trình lãnh đạo, điều hành Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức caohay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác văn thư có được làm tốt hay không.Bởi vì công tác này vừa mang tính chính trị, vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liênquan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phầngiải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúngchế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư là một trong những hoạt động góp phần cải cách thủ tụchành chính Hiện nay, tại Bộ LĐTB&XH, công tác văn thư về cơ bản đã đạt đượcnhững kết quả tương đối tốt về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý

và giải quyết văn bản đi – đến, quản lý và sử dụng con dấu Bên cạnh đó vẫn cònnhững mặt hạn chế như: soạn thảo văn bản còn sai về thể thức (cỡ chữ, kỹ thuậttrình bày,….) chưa đúng theo quy định của Nhà nước, công tác bố trí và sắp xếpnhân sự còn chưa phù hợp, công tác lập hồ sơ còn chưa đi vào nề nếp, chưa theotrình tự giải quyết công việc, tài liệu còn trong tình trạng bó gói

Xuất phát từ thực tế trên, tôi chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội”

làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư đã được rất nhiều giáo trình đề cập đến như: Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao

đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2009 Hai giáo trình trên đãnghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công tác văn thư

Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác văn thư còn phải kể đến một sốkhóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp nâng caohiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính, tại cácdoanh nghiệp và tại trường Cao đẳng Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp của tác giảNguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Thành Đô là

“Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp”;

khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Thanh Tuyền – Khoa Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng là “ Thực trạng công tác văn thư ở Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc – Thanh Hóa; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nhữ Mai Nhung – Lớp ĐHLT QTVPK1A - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Mến – Lớp QT901P là “Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề số 3 – Bộ Quốc phòng”.

Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiêncứu về công tác văn thư tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính nhà nước và tạitrường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT

VT-LTK1 – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là “Tìm hiểu công tác văn thư ở Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội – Thực trạng và giải pháp”; báo cáo thực tập

của tác giả Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học và Quản trị văn phòng K53 –

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là “Công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông Sơn”; báo cáo thực tập của tác giả Đinh

Thị Hoài là “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”

Có một số bài viết được đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam như: + Nguyễn Tất Thắng – Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnhThừa Thiên Huế - “Một vài suy nghĩ về thực trạng và giải pháp nâng cao hoạt độngcông tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp ở tỉnh Thừa Thiên – Huế” [3;41-43]

+ Phí Thị Nhung, Nguyễn Văn Kết – “Phát triển ngành văn thư – lưu trữ nhànước trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” [4;2-9]

Tuy nhiên, cho đến năm 2015 chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cáchđầy đủ và toàn diện về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài khóa luận này được thực hiện với ba mục tiêu chính sau:

Một là, khảo sát thực tiễn công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tạiVăn phòng Bộ LĐTB&XH;

Hai là, kết hợp những kết quả khảo sát thực tế để phân tích, đánh giá vànhận xét thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng BộLĐTB&XH, từ đó tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng đó;

Ba là, thông qua kết quả nghiên cứu đề xuất một số giải pháp góp phần nângcao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện tốt đề tài khóa luận này, thì tôi cần phải thực hiện những nhiệm

vụ như sau:

Một là, tìm hiểu lý luận chung về công tác văn thư;

Hai là, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộLĐTB&XH, Văn phòng Bộ;

Ba là, khảo sát công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng

Bộ LĐTB&XH;

Bốn là, nhận xét, đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư;

Trên cơ sở nhận xét, đánh giá, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số giảipháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức, quản lý của lãnh đạo(Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính) đối vớicông tác văn thư và việc thực hiện công tác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài củatôi chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại BộLĐTB&XH thời gian từ năm 2010 đến năm 2015

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tácvăn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trongnội dung hoạt động của văn phòng Hoạt động của cơ quan đạt được chất lượng vàhiệu quả là phụ thuộc một phần lớn vào việc thực hiện công tác văn thư Do đó,nếu tổ chức và quản lý công tác văn thư được tốt thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động của văn phòng, của cơ quan

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được tốt đề tài khóa luận này, thì trong quá trình nghiên cứu tôi

đã sử dụng một số phương pháp như sau:

- Phương pháp quan sát: được áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hànhcủa Lãnh đạo và cách thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ văn thư chuyêntrách

- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn công chức, nhân viên

và người lao động tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH

- Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày sốliệu về công tác văn thư

- Phương pháp so sánh: phương pháp này được áp dụng để so sánh việc thựchiện công tác văn thư với các quy định của Nhà nước và số liệu văn bản qua cácnăm

- Phương pháp phân tích, tổng hợp:

Được áp dụng để tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan để có thể

đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận một cáchkhách quan về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH Từ đó đề ramột số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tạiVăn phòng Bộ LĐTB&XH.

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu và Phần Kết luận thì khóa luận của tôi gồm

có 3 Chương chính như sau:

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Trong Chương này tôi tìm hiểu những cơ sở lý luận chung về công tác vănthư dựa trên các cơ sở pháp lý được quy định trong các văn bản của Nhà nước,trong các giáo trình về công tác văn thư

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Dựa trên những cơ sở lý luận chung ở Chương 1, Chương 2 tôi đi vào tìmhiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH vàVăn phòng Bộ Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư

Từ đó phân tích, đánh giá những ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức vàquản lý công tác văn thư

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Từ những trang bị lý luận nêu ở Chương 1 và khảo sát thực tiễn đã nêu ởChương 2, trong Chương 3 tôi sẽ đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả tổ chức và quản lý công tác văn thư

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cở sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương

Đình Quyền, văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại vănbản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, dichúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc,lệnh,…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được

sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vàonước ta từ thời Trung cổ Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biếntrong các hoạt động quản lý của triều đình Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúpviệc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư Phòng, đếnnăm 1829 được đổi thành Nội các

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhànước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…(sau đây gọi chung là cơquan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiềukhâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhậnvăn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tácvăn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơquan, tổ chức Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệmcông tác văn thư theo những cách sau:

Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc

về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trongcông tác văn thư”

Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà

Nội thì được nêu như sau: “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng

văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơquan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũtrang nhân dân

Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nộidung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thểhiện cao hơn Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việcchỉ đạo, điều hành

Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên,

theo PGS Vương Đình Quyền, 2005, Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội đã định nghĩa về công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

1.1.2 Vị trí

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng, đóng vai trò quan trọngtrong hoạt động của cơ quan tổ chức Trong văn phòng, công tác văn thư không thểthiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạtđộng của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơquan, tổ chức, được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lýNhà nước của mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhànước

vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công viêc của cơ quan, đồng thời làm giảm ýnghĩa của những sự việc được nêu trong các văn bản.

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định;+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm bảo vềmặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không có giá trịpháp lý cao

- Chính xác về nội dung văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;

+ Số hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

- Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật:

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả cáckhâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng cácchế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

- Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận vănbản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản

* Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc

về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Do đó, cần phải bí mật về thông tinđược thể hiện trong văn bản Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý,giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ

quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mậtNhà nước của Ủy ban thường vụ Quốc hội và các quy định chi tiết, quy chế bảo vệ

bí mật Nhà nước của Chính phủ

* Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầuhiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo chocông tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suấtchất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành nhu cầucấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học côngnghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Để đáp ứngyêu cầu hiện đại, thì cần phải ứng dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ, đặcbiệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản, quản lývăn bản, chữ ký số,…

* Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.

* Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động

của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan.

Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nộidung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cầnthiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quanmột cách chân thực

* Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.

Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ

sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơquan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việclập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữcàng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu;đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thìchất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữtrong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốcgia không hoàn chỉnh

1.1.5 Nội dung của công tác văn thư

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên cóthể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tácvăn thư Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:

1.1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việcnhư sau:

Bước 1 Soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo giao cho mộtđơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

Soạn thảo văn bản;

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan;nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Bước 2 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải sửachữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạnthảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa,

bổ sung vào văn bản

Bước 3 Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thìngười đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bảnthảo đó

Nhân bản đúng số lượng quy định

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúngthời gian quy định

Bước 4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Chánh Văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹthuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 5 Ký văn bản

Văn bản sau khi được Chánh Văn phòng kiểm tra lần cuối thì chuyển đếnngười có thẩm quyền để ký chính thức Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyểnsang bộ phận Văn thư để làm thủ tục ban hành

1.1.5.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản đến được quy định tại Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

* Tiếp nhận văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong hoặc ngoài giờ làm việc,Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sốlượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trướckhi nhận và ký nhận

- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì, Văn thư hoặc ngườiđược giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có tráchnhiệm

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Vănthư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiệnsai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết

* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mậthoặc gửi dích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thưchuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bảnliên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản cótrách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫnthực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của

cơ quan, tổ chức

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xácminh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà mà ngày nhận cách quá xa ngàytháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và quamạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và dóng dấu

“Đến”

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển chonơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”

- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối vớicông văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Bước 2 Đăng ký văn bản đến

* Đăng ký văn bản đến bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đến

+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến nên lập hai sổ:

01 sổ đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật)

01 sô đăng ký văn bản mật đến

+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ:

01 sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương

01 sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác

* Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy

- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phảiđược in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý

- Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng kývăn bản mật đến

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến

* Trình văn bản đến

- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao tráchnhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉcác mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạngiải quyết văn bản.

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cầnghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giảiquyết của mỗi đơn vị, cá nhân

- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cầnđược ghi vào phiếu riêng

- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người

có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào

Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đến

* Chuyển giao văn bản đến

- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyểngiao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao vănbản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mậtnội dung văn bản

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải Sổ đăng ký, trìnhngười đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết.Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đếncho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Vănthư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax,văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân

đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sỏchuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ dăng kývăn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển

giao văn bản đến

Bước 4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Giải quyết văn bản đến

- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổchức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương ángiải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đén các đơn vị và cá nhân khác, đơn vịhoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy ýkiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xe, xét,quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chỉ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến củacác đơn vị, cá nhân có liên quan

* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đônđốc về thời hạn giải quyết

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởngphòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôc đốcviệc giải quyết văn bản đến

- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao tráchnhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theodõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.1.5.3 Quản lý và giải quyết văn bản đi

Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản đi được quy định tại Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét,giải quyết

* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản

1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng kýnhư sau:

Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thốngriêng

+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Ghi ngày, tháng, năm văn bản

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiệntheo quy định của pháp luật hiện hành

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 2 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy vi tính

* Đăng ký văn bản đi bằng Sổ

- Lập Sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm

a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đicho phù hợp

- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao vănbản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản

* Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

- Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thựchiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,

tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được

in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

* Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơinhận của văn bản và đúng thời gian quy định

* Đóng dấu cơ quan

- Việc đóng dấu lên chữ kỹ và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành vàphụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanquản lý ngành

- Dấu giáp lai được đóng vào khoản giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

+ Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làmnhàu văn bản

+ Mép bì được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì

* Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải đươc hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đốivới văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký vănbản

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

+ Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều vàviệc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổchuyển giao riêng

+ Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít thì sử dụng

Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, sử dụng cột “Đơn vị, người nhậnbản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào Sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổchuyển giao văn bản đi

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào Sổgửi văn bản đi bưu điện.

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

+ Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơinhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

- Chuyển phát văn bản mật

+ Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11)

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi dúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc

+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào

Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 5 Lưu văn bản đi

* Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký

* Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội

dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

* Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

* Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức

1.1.5.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cánhân

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theonhững nguyên tắc và phương pháp nhất định Để lập hồ sơ tốt thì trước hết cơquan, tổ chức phải lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm

có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập [2; 324]

1.1.5.4.1 Tác dụng của Danh mục hồ sơ

- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống

hồ sơ

- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản

lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; gópphần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đốivới việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng

1.1.5.4.2 Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Bao gồm:

+ Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;

+ Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

+ Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn

vị và của mỗi cá nhân;

+ Danh mục hồ sơ của những năm trước;

+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức(nếu có)

1.1.5.4.3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ.

- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc ngườilập

- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

1.1.5.4.4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

- Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách:

+ Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổchức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thải,trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơquan, tổ chức ký ban hành

+ Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theohướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơquan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phònghoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hànhvào đầu năm

- Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cánhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục

Công tác lập hồ sơ được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

Bước 1 Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ

sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và intheo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ

về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chứcchưa có Danh mục hồ sơ)

Bước 2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể

cả tài liệu, phim ảnh, ghi âm

- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnhđạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy

sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy khôngcần phải lưu giữ

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việchoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản,… Trường hợp trong hồ sơ có tàiliệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp vàsắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quảnkhác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tô cấu thành như một

1.1.5.4.5 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quanđược quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ,tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đượcquyết toán

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ,tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tàiliệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khivăn bản hết hiệu lực thi hành

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc

+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

- Thủ tục nộp lưu

Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và haibản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưutrữ cơ quan giữ mỗi loại một bản

1.1.5.5 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên mộthình dấu cố định trên văn bản

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức vàkhẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các

Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định tại Điều 3, Điều 4của Nghị định 58 chỉ được sử dụng một con dấu Trong trường hợp cần có thêmcon dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải đươc sự đồng ý bằng văn bảncủa cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với condấu thứ nhất;

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minhnhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ đểphục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép vànội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép

sử dụng

Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệphí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp “Giấychứng nhận đăng ký mẫu dấu” Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mớiphải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới

Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định củapháp luật

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng condấu của cơ quan, tổ chức mình

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặtchẽ Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủtrưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm

về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.

Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ

Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơqua công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫudấu, đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất

Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hayđổi tên tỏ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ

Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩmquyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúcnhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan,tổ chức phải thu hồi condấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫudấu

Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩmquyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu

và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liênquan biết

Trên đây là những cơ sở lý luận chung về công tác văn thư, qua đó ta thấyđược công tác văn thư là một phần không thể thiếu được trong hoạt động của vănphòng Do đó, cần phải nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại

Bộ LĐTB&XH, góp phần vào công tác cải cách thủ tục hành chính

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

2.1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH Cụthể như sau:

2.1.1.1 Vị trí, chức năng

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trongphạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quanngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án, dự thảo, chỉ thị, chươngtrình mục tiêu quốc gia,… chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, các

dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Bộ hoặc theo phân công

Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý nhànước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý

Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia,…; thông tin,tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Bộ

Bộ còn quy định, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát trên một

số lĩnh vực sau: việc làm và bảo hiểm thất nghiệp; người lao động Việt Nam đi làmviệc ở nước ngoài theo hợp đồng; dạy nghề; lao động, tiền lương; bảo hiểm xã hộibắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện; an toàn lao động; người có công; bảo trợ

xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới;dịch vụ công; thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực laođộng, người có công và xã hội

Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộtheo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã đượcChính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty tráchnhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu

Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động,người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;

Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ tronglĩnh vực lao động, người có công và xã hội

Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng,tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhà nướcđược phân bổ theo quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ giao và theo quy định của pháp luật

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Bao gồm Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị thực hiện chức năng quản

lý nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Phụ lục 01)

2.1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ đượcquy định cụ thể tại Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng 7 năm 2013

của Bộ LĐTB&XH.

2.1.2.1 Chức năng

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ LĐTB&XH, có trách nhiệm giúp Bộtrưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện,điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội

bộ Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quyđịnh của pháp luật

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Tổng hợp, xây dựng và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vịtrực thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, các văn bản hành chínhthông thường của Bộ; lập báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác chỉ đạo, điều hành

và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ đã được phê duyệt

2 Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện các nộidung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết, chươngtrình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nước ban hành

3 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo

4 Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạo,điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ

5 Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưutrữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vịtrực thuộc Bộ

6 Công tác Thi đua - Khen thưởng

7 Tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạt động củangành Lao động - Thương binh và Xã hội ở trong nước và ngoài nước

8 Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ theoquy định của pháp luật và phân cấp của Bộ

9 Tổ chức thực hiện công tác hậu cần: Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp

cho cơ quan; Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của

cơ quan Quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định củapháp luật và của Bộ Công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt, bão Bảođảm an toàn vệ sinh, môi trường, công tác y tế đối với cơ quan Bộ Tổ chức thựchiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và cơ quan Bộ Bảo đảm phương tiện vàđiều kiện làm việc của cơ quan Bộ Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất - kỹ thuật.Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ

10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các Phó Chánh Văn phòng Bộ vàmột số công chức, viên chức, người lao động

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Phụ lục 02)

2.2 Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH

2.2.1 Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư

2.2.1.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng

Chánh Văn phòng Bộ là người trực tiếp giúp Bộ trưởng tổ chức thực hiệncác nhiệm vụ chung của Văn phòng, trong đó có công tác văn thư của cơ quan vàtrực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan, đơn vị thuộc Bộ

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm làm các công việc sau:

- Đối với văn bản đi:

+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tácvăn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;

+ Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do Vănphòng Bộ ban hành;

+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng;

+ Xem xét và chịu trách nhiệm ký về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đốivới tất cả các văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Bộ ký;

- Đối với văn bản đến:

Chánh văn phòng xem xét các văn bản và cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết vănbản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Lãnh đạo Bộnhững công việc quan trọng.

- Đối với việc lập hồ sơ:

Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng kế hoạch lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định

- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:

Chánh văn phòng giúp Bộ trưởng kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấucủa cơ quan theo đúng quy định

Thông qua các hoạt động này, lãnh đạo Văn phòng đã thực hiện chức năngtham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản trên cơ sở các quy định của Nhànước về công tác văn thư

2.2.1.2 Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư

2.2.1.2.1 Các văn bản của Nhà nước

Hiện nay, công tác văn thư của Bộ đã và đang thực hiện theo các văn bảncủa Nhà nước như sau:

+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tácvăn thư;

+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP;

+ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềQuản lý và sử dụng con dấu;

+ Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng condấu

+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bảnquy phạm pháp luật liên tịch.

2.2.1.2.2 Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư.

Xác định được vị trí và vai trò của hoạt động Văn phòng nói chung và côngtác văn thư nói riêng, Lãnh đạo Văn phòng Bộ đã tham mưu cho Bộ trưởng banhành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư của Bộ như:

+ Phối hợp, rà soát xây dựng đề trình Bộ trưởng Bộ Công an ban hànhQuyết định số 410/2004/QĐ-BCA ngày 05 tháng 5 năm 2004 của Bộ Công an quyđịnh Danh mục bí mật nhà nước độ Mật của ngành Lao động – Thương binh và Xãhội;

+ Phối hợp với Bộ Công an trình Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định

số 91/2004/QĐ-TTg ngày 24 tháng 5 năm 2004 quy định danh mục độ Tối mật củangành Lao động – Thương binh và Xã hội;

+ Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20 tháng 5 năm 2005 của Vănphòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc sử dụng tờ trình và phiếutrình khi trình lãnh đạo Bộ;

+ Công văn số 3109/LĐTBXH-PC ngày 20 tháng 9 năm 2005 của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội về giám sát việc ban hành văn bản quy phạm phápluật;

+ Công văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội về hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan;

+ Thông tư số 07/2006/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 7 năm 2006 của BộLao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ thực hiện chế

độ ưu đãi người có công với cách mạng;

+ Công văn số 3043/LĐTBXH-VP ngày 31 tháng 8 năm 2006 của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội về thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ vềsoạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn Luật, Pháp lệnh;

+ Quyết định số 09/2006/QĐ-BLĐTBXH ngày 05 tháng 12 năm 2006 của

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhànước về lao động – thương binh và xã hội;

+ Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của BộLao động – Thương binh và Xã hội về ban hành quy chế làm việc của Bộ;

+ Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH ngày 30 tháng 3 năm 2007 của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế xây dựng và ban hành văn bảnquy phạm pháp luật về lao động, thương binh và xã hội;

+ Công văn số 1487/LĐTBXH-VP ngày 04 tháng 5 năm 2007 của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tácVăn thư, lưu trữ năm 2006;

+ Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03 tháng 10 năm 2013 của BộLao động – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của BộLao động – Thương binh và Xã hội

Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư (Phụ lục 03)

Công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư của Bộ được thực hiện theocác quy định của Nhà nước và các văn bản của Bộ ban hành Dựa trên các văn bảncủa Nhà nước mà Bộ cũng đã xây dựng được một số văn bản riêng cho cơ quan.Tuy nhiên, các văn bản đó còn mang tính chất chung và đã ban hành từ lâu Năm

2013, Bộ đã ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ, chưa ban hành thêm một

số văn bản nào quy định cụ thể trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân liên quan đếncông tác văn thư, công tác lập hồ sơ Do đó, cấp Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữatới công tác văn thư, sớm tham mưu cho Lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản quyđịnh cụ thể trách nhiệm của cán bộ, công chức, nhân viên đối với việc thực hiệncông tác văn thư

2.2.2 Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư

Bộ LĐTB&XH là cơ quan thuộc Chính phủ, hàng ngày Bộ nhận được rấtnhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến, đồng thời cũng phát hành một số lượng khôngnhỏ văn bản đi

Căn cứ vào khối lượng công việc, Bộ tổ chức văn thư theo hình thức tậptrung Tất cả văn bản đến và văn bản đi, đóng dấu,…đều tập trung tại bộ phận văn

Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của Văn thư trong mọi hoạt động của

Bộ, Bộ đã thiết lập Phòng Hành chính để quản lý công tác văn thư của cơ quan,bao gồm 01 Trưởng phòng quản lý chung hoạt động của phòng và chịu tráchnhiệm về công tác văn thư Phòng Hành chính được bố trí một phòng làm việcriêng, bên trong là phòng làm việc của Trưởng phòng Hành chính tạo điều kiện choviệc giải quyết, xử lý văn bản và dễ dàng trong việc quản lý nhân viên PhòngHành chính được bố trí ngay tầng 1 gần cổng ra vào của cơ quan nên thuận tiệncho việc giao nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến

Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việccủa các đơn vị, phòng ban trong cơ quan rút ngắn thời gian ban hành vì không phảimất nhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thư được tổ chức phân tán Bên cạnh đóviệc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnh đạo cho ýkiến xử lý sẽ được tiến hành nhanh hơn, có hiệu quả hơn nhất là đối với cơ quan cókhối lượng công việc nhiều như Bộ LĐTB&XH

Tổ chức văn thư tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả cao Tất cảcác công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết vănbản đến; đóng dấu, đăng ký vào phần mềm quản lý và làm thủ tục gửi văn bản đicủa Bộ và các Vụ đều tập trung ở bộ phận Văn thư

Tuy nhiên, tổ chức văn thư tập trung cũng có những mặt hạn chế:

Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lý theo mô hình tập trung, thống nhấtthực hiện nghiệp vụ, vì vậy không có sự sáng tạo, tìm ra những cái mới trong côngtác văn thư

Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc công việc tập trung nhiều dẫnđến ứ đọng, cán bộ, nhân viên văn thư làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến saisót, nhầm lẫn trong công việc

Văn bản đến tập trung tại Văn thư Bộ dẫn đến việc đi lại lấy văn bản của cácđơn vị sự nghiệp không nằm trong khuôn viên của Bộ mà còn ở khu vực khác như:Cục Người có công, Tạp chí Lao động và Xã hội,… còn gặp khó khăn, mất nhiều

thời gian, đôi khi gây ảnh hưởng đến việc giải quyết công việc.