Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND UBND quận ba đình

Nội dung cơ bản của việc hiện đại hóacông tác văn phòng bao gồm: Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ;từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, nâng cao việc sử dụng trang thiết

LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng HĐND-UBND quận có vị trí quan trọng trong cơ cấu chungcủa UBND quận Vì vậy, chất lượng tổ chức và hoạt động của Văn phòngHĐND-UBND quận có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo củaUBND quận, tất yếu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan trực thuộcUBND, trong đó có vai trò quan trọng của Văn phòng HĐND-UBND quận.Qua thời gian thực tập tại UBND quận Ba Đình từ ngày 02/3/2010 đếnngày 02/5/2010, em đã được nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Vănphòng HĐND-UBND quận Ba Đình Với những kiến thức về kỹ năng hànhchính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung đã được vận dụng qua thực tế, từ

đó, em đã rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân và một số những kiếnnghị đóng góp vào việc hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Văn phòngHĐND-UBND quận nhằm thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

Em xin chân thành cảm ơn Học viện Hành chính, đặc biệt là Khoa Văn bản

và Công nghệ hành chính, giảng viên hướng dẫn Lê Ngọc Hồng, UBND quận

Ba Đình đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập để hoàn thành tốt báo cáo này Nội dung chính của Báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động của Văn phòng trong cơ quanhành chính nhà nước

Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBNDquận Ba Đình

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt độngcủa Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình

PHẦN 1: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

I Kế hoạch thực tập chi tiết (Từ ngày 02/3/2010 đến 02/5/2010)

- Làm quen với các phòng, ban trong UBND quận

- Tìm hiểu sơ bộ về Văn phòng HĐND-UBND quận (về nềnếp làm việc, đặc thù công việc…)

- Xin số liệu về cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của UBND và Văn phòng quận

- Tìm hiểu về công tác hội họp và công tác lập chương trình

kế hoạch của bộ phận Chuyên viên tổng hợp

- Hình thành đề cương báo cáo thực tập

- Thực hiện các công việc đơn giản như: Viết giấy mời họp,giúp các chuyên viên lên lịch thay giấy mời; phân loại và sắpxếp các tài liệu của Phòng Chuyên viên tổng hợp

Tuần 4

(22/3-28/3)

- Nộp kế hoạch thực tập và đề cương báo cáo

- Nghiên cứu, thống kê số lượng, chất lượng thực hiện ápdụng tin học hóa văn phòng

- Tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết thực hiện chuyên đề vềCCHC

Tuần 5

(29/3-04/04)

- Nghiên cứu, quan sát các kỹ năng thực hiện nghiệp vụ hànhchính của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng quận

- Thu thập thông tin từ các nguồn tư liệu khác, nghiên cứu vàtham khảo báo cáo thực tập ở các khóa trước.

- Được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và nội dung các vănbản dự thảo, trình lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo để phát hànhnhững văn bản đã hoàn thành sơ bộ

Tuần 6

(05/4-11/4)

- Tiếp tục nghiên cứu các số liệu

- Tìm hiểu sâu hơn về tình hình thực hình thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của Văn phòng quận, việc áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

- So sánh thực tiễn với lý thuyết đã học

- Liên hệ với các bạn trong đoàn thực tập, trao đổi thông tin

và phương pháp làm báo cáo

- Nộp báo cáo đã sửa cho giảng viên

- Gặp Phó Chánh Văn phòng báo cáo kết quả thực tập, đềnghị ký xác nhận và nhận xét đánh giá quá trình thực tập

- Nộp báo cáo hoàn chỉnh

II Những việc đã làm

- Đến nơi thực tập nhận vị trí thực tập tại Phòng Chuyên viên tổng hợp

- Tìm hiểu sơ bộ về cơ quan thực tập: Nghiên cứu các văn bản liên quannhư chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nội quy, quy chế của cơ quan

- Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng quận

- Thực hiện các công việc được giao trong thời gian thực tập như: Viếtgiấy mời họp, giúp các chuyên viên lên lịch thay giấy mời; phân loại và sắp xếp

các tài liệu của Phòng Chuyên viên tổng hợp; kiểm tra thể thức và nội dung cácvăn bản dự thảo; tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết chuyên đề CCHC…

- Quan sát cách làm việc của cán bộ, công chức trong Văn phòng Traođổi với các cán bộ, công chức trong cơ quan, tìm hiểu về quy trình công vụ, cácnghiệp vụ hành chính cũng như mối quan hệ công việc trong tập thể, bầu khôngkhí và môi trường làm việc

- Xin các số liệu, tài liệu cần thiết, nghiên cứu và phân tích các số liệu

- Thăm quan và làm quen với các phòng ban trong UBND quận

- Nghiên cứu báo cáo thực tập của các khoá trước

- Thường xuyên liên hệ, trao đổi với giảng viên hướng dẫn

- Thường xuyên trao đổi thông tin với các bạn trong đoàn thực tập

III Kết quả cụ thể

- Về số lượng: Đã tham gia xây dựng 1 báo cáo chuyên đề và 2 lịch côngtác tuần của Thường trực HĐND-UBND quận; viết 20 giấy mời họp; giúp cácchuyên viên của phòng lên lịch thay giấy mời; giúp chuyên viên tổng hợp côngtác văn hóa xã hội kiểm tra thể thức 5 văn bản dự thảo; phân loại và sắp xếp các tàiliệu của phòng

- Về chất lượng: Được đánh giá hoàn thành tốt việc viết giầy mời họp,kiểm tra thể thức văn bản dự thảo Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế về kỹ năngxây dựng lịch công tác, kế hoạch hoạt động cũng như dự thảo các báo cáo, chưahình dung hết các vấn đề để chuẩn bị tổ chức một cuộc họp

PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀCHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG

VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN

HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

I TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

1 Một số khái niệm

- Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, khái niệm

“văn phòng” ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn, toàn diện hơn Có nhiều

cách hiểu về khái niệm “văn phòng” nhưng xét một cách chung nhất thì “văn phòng” là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

- Hiện đại hóa công tác văn phòng thực chất là việc sử dụng tổng hợp cácbiện pháp nhằm đổi mới lề lối làm việc của tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạtđộng theo hướng tiên tiến, phù hợp với xu hướng của thời đại, đáp ứng đượcnhững đòi hỏi của công cuộc đổi mới Nội dung cơ bản của việc hiện đại hóacông tác văn phòng bao gồm: Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ;từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, nâng cao việc sử dụng trang thiết bị

và thực hiện các nghiệp vụ hành chính

- HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO là phương pháp làm việc khoa học, đượccoi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các tổ chức chủ động,sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình Việc áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động văn phòng chủ yếu hướng vào các nhiệm vụ:Tạo môi trường làm việc, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, xây dựng

kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quản lý nguồn nhân lực

Từ một số khái niệm cơ bản nêu trên, có thể thấy việc tổ chức và hoạt độngcủa Văn phòng bao gồm nhiều những yếu tố tác nghiệp đầu vào và đầu ra cótính chất đặc thù nhất định Trong hoạt động quản lý của cơ quan hành chính

nhà nước, Văn phòng càng có vị trí, ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ tổ chức

và hoạt động của cơ quan, đảm bảo tính liên tục, ổn định trong công vụ

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

2.1 Chức năng

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là hoạt động bao hàm nội dungtham vấn (tham mưu) và thống kê, xử lý thông tin (tổng hợp) phục vụ hoạt độngquản lý, giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu Sự phân chia đó chỉ mang ýnghĩa tương đối nhằm thể hiện những hoạt động nhiều mặt, có tính chất tổnghợp trong những đề xuất về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo

và tổ chức lao động của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

- Chức năng hậu cần: Đó chính là việc quản lý, sắp xếp, phân phối vàkhông ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ mọi nhu cầu về các điều kiệnvật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính… cho hoạt động củamột cơ quan, tổ chức Khi áp dụng phương thức quản lý mà hiệu quả đạt đượccao nhất chỉ với mức chi phi thấp nhất là biểu hiện của sự vận dụng hiệu quảcủa nguyên tắc này

2.2 Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,năm của cơ quan;

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin nhằm báo cáo, tổnghợp tình hình hoạt động, đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan;

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm vềmặt pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyếtcác văn thư và tờ trình đó;

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong công tácthư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối của cơ quan mình với cơ quan, tổchức, cá nhân khác cũng như với nhân dân nói chung;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toàn kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiếnphân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chitrả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước vàquyết định của thủ trưởng;

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý trang thiết bị,phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động vàcông tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế; bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, antoàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ, khánh tiết; thực hiện côngtác lễ tân, tiếp khách một cách văn minh, khoa học cho đơn vị;

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong vănphòng; từng bước hiện đại hóa công tác hành chính - văn phòng; chỉ đạo, hướngdẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên mônkhi cần thiết

II HỆ THỐNG VĂN BẢN PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1 Những văn bản pháp luật quy định chung

- Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 của Thủ tướng Chínhphủ phê duyệt đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sởhành chính nhà nước giai đoạn I (2003-2005);

- Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chínhphủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Quyết định số 144 /2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2004 của Thủ tướng Chínhphủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 tronghoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

2 Một số văn bản pháp luật về nghiệp vụ hành chính

- Quyết định 114/2006/QĐ-TTG ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủban hành quy định chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước;

- Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 về nghi thức nhà nướctrong tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhànước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen củaThủ tướng Chính phủ;

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ, Văn phòng

Chính phủ ngày 06/5/2005 về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước;

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi bổsung Nghị định 110;

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thưlưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN BA ĐÌNH

I KHÁI QUÁT VỀ QUẬN BA ĐÌNH, UBND VÀ VĂN PHÒNG UBND QUẬN BA ĐÌNH

HĐND-1 Sơ lược về quận Ba Đình, UBND quận Ba Đình

1.1 Đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội

- Về đặc điểm tự nhiên: Với số dân 243.570 người và mật độ dân số là

26.218 người/km2, Ba Đình là một trong 10 quận của thành phố Hà Nội, phíaBắc giáp quận Tây Hồ, phía Nam giáp quận Đống Đa, phía Đông giáp sôngHồng, phía Đông Nam giáp quận Hoàn Kiếm, phía Tây giáp quận Cầu Giấy.Với diện tích là 9,29 km2, quận được hình thành với 14 phường: Ngọc Hà, ĐộiCấn, Cống Vị, Quán Thánh, Phúc Xá, Nguyễn Trung Trực, Điện Biên, ThànhCông, Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Khánh, Liễu Giai, Vĩnh Phúc

Quận Ba Đình nằm trong khu vực có địa hình tương đối bằng phẳng, thoảidần, mang đặc điểm chung của khí hậu Hà Nội có sự thay đổi và khác biệt củahai mùa chính cùng với hai thời kỳ chuyển tiếp vào tháng 4 và tháng 10, khí hậu

có đủ bốn mùa xuân, hạ, thu và đông Độ ẩm trung bình trong năm là 84,5% và có

114 ngày mưa trong một năm

- Về xã hội:

+ Văn hóa: Quận nằm trên nền đất xưa vốn thuộc tổng Hữu Nghiêm (sauđổi là Yên Hòa), huyện Thọ Xương và các tổng Yên Thành, Nội, Thượng,Trung, huyện Vĩnh Thuận Từ 1954-1961 gọi là khu Ba Đình và khu Trúc Bạch

Từ 1961-1981 là khu phố Ba Đình Đến tháng 6/1981 mới chính thức gọi làquận Ba Đình Từ những hiện vật, di chỉ khảo cổ được tìm thấy (nhất là tại khuvực Hoàng thành, hồ Giảng Võ, hồ Ngọc Khánh…) minh chứng nơi đây đãtừng được chọn xây cất cung điện của các triều đại xưa như Lý, Trần, Lê Hiện

trên đất Ba Đình còn bảo tồn được nhiều công trình, di tích văn hoá là niềm tựhào không của riêng Ba Đình mà còn là của nhân dân cả nước như: đền QuánThánh, đền Voi Phục, Cột cờ Hà Nội, chùa Một Cột… và đặc biệt là quần thể ditích về cuộc đời và sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh

Bên cạnh đó, các hoạt động văn hóa - xã hội trên địa bàn quận được triểnkhai thực hiện rộng khắp như: Tổ chức phong trào “Ngày chủ nhật xanh”(14/3/2010) hưởng ứng tháng Thanh niên của Thành đoàn Hà Nội; tổ chức hộitrại “Cháu ngoan Bác Hồ” tại trường THCS Thăng Long; tổ chức diễn đàn

“Đảng với thanh niên, thanh niên với Đảng”

+ Giáo dục: Ba Đình là quận đầu tiên trong cả nước được công nhận làhoàn thành chương trình phổ cập THCS, thành tích TDTT trong hội khỏe PhùĐổng và thi học sinh giỏi Hiện nay, quận có 8 trường chuẩn quốc gia, 100%giáo viên đều đạt vượt chuẩn

+ Y tế: Công tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân được thực hiện tốt thông quacác chương trình y tế, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh, nhất

là dịch cúm gia cầm và dịch tiêu chảy cấp nguy hiểm; duy trì tốt công tác dân

số, gia đình và trẻ em, 13/14 phường đạt chuẩn quốc gia về y tế

- Về kinh tế: Trong những năm qua kinh tế của quận đều tăng trưởng ở mức

cao, là đơn vị đầu tiên của Hà Nội thực hiện hoàn thành cổ phần hoá 100%doanh nghiệp Nhà nước thuộc quận (1999 - 2000) Trên địa bàn quận có hơn

3000 doanh nghiệp đang hoạt động; thu ngân sách luôn hoàn thành vượt mức kếhoạch, tỷ lệ thu luôn tăng theo tốc độ phát triển (năm 2009: đạt 179% kế hoạch).Với những đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội hiện có, quận BaĐình được Chính phủ xác định là Trung tâm hành chính - chính trị quốc gia, nơitập trung các cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chínhphủ Đây còn là trung tâm ngoại giao, đối ngoại, nơi thường xuyên diễn ra cáchội nghị quan trọng của Nhà nước, quốc tế và khu vực với 28 đại sứ quán, 26văn phòng, tổ chức quốc tế, 15 đơn vị lực lượng vũ trang đóng trên địa bàn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi bổ sung năm 2002, UBND quận BaĐình là cơ quan chấp hành của HĐND quận, đồng thời là cơ quan hành chínhnhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhànươc cấp trên UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy quản lý nhà nước từtrung ương tới cơ sở

Căn cứ các Điều 123, 124, 125 Hiến pháp năm 1992 và từ Điều 97 đến Điều

110 của Luật Tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003,UBND quận có nhiệm vụ tổ chức thực hiện Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên, HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấpphường Một cách chung nhất, UBND quận Ba Đình thực hiện nhiệm vụ quản

lý nhà nước trên 14 phường thuộc địa bàn quận trong các lĩnh vực: kinh tế, nông

- lâm - ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai; công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp; xâydựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá, thông tin và thể dục thể thao; trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tàinguyên, môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; trong việcthực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; việc thi hành pháp luật;việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

1.3 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào Luật Tổ chức HĐND-UBND năm 2003, Nghị định số172/2004/NĐ-CP ngày 19/9/2004 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Quyết định

số 341/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 của UBND thành phố Hà Nội về việc tổchức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc Hà Nội;

cơ cấu của UBND quận Ba Đình được tổ chức và thể hiện qua sơ đồ sau:

Phòng Tư phápPhòng Nội vụ

Văn phòng HĐND-UBND

Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng Y tếPhòng Văn hóa và Thông tin

Phòng Lao động -

Phòng Tài chính - Kế hoạch

Phòng Tài nguyên - Môi trường

Phòng Quản lý đô thịPhòng Kinh tế

Chú thích: Mối quan hệ trực thuộc

Mối quan hệ phối hợp

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn UBND quận

UBND quận Ba Đình bao gồm: 1 Chủ tịch phụ trách chung, 1 Phó Chủtịch chịu trách nhiệm về chính trị - kinh tế, 1 Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm về

văn hoá - xã hội, 1 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực an ninh - quốc phòng, 1 PhóChủ tịch phụ trách lĩnh vực quản lý đô thị, 1 Ủy viên phụ trách Văn phòng, 1

Ủy viên phụ trách Thanh tra, 1 Ủy viên phụ trách quân sự, 1 Ủy viên phụ tráchcông an

Các phòng ban thuộc UBND quận có 1 trưởng phòng, từ 1 đến 2 phótrưởng phòng và một số chuyên viên cán sự Biên chế của các phòng do UBNDquận quy định trên cơ sở tổng biên chế quản lý Nhà nước của UBND quận đượcUBND Thành phố giao hằng năm

2 Tổng quan về Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình

2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Căn cứ vào Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủquy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã,thành phố thuộc tỉnh, Quyết định số 341/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 củaUBND thành phố Hà Nội, Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình là cơ quanchuyên môn thuộc UBND quận thực hiện các nhiệm vụ:

- Tham mưu cho UBND quận xây dựng chương trình công tác năm, quý,tháng, tuần, theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành UBND các phường thựchiện Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của UBND quận

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận soạnthảo các báo cáo công tác của UBND quận, các báo cáo khác theo sự chỉ đạo điềuhành của Chủ tịch UBND quận Dự thảo các văn bản do UBND quận trực tiếpgiao; tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra thể thức văn bản do các đơn vị dự thảo

- Quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của UBND quận; giúpUBND quận tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, yêu cầu của các tổ chức, cá nhân

- Tổ chức mối quan hệ công tác giữa UBND quận với Quận uỷ, HĐND,

Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể thuộc quận Giúp UBNDquận kiểm tra đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc của UBND

- Tổ chức công bố văn bản quy phạm pháp luật của UBND quận, theo dõi,kiểm tra việc thực hiện Quản lý việc ban hành văn bản của UBND quận; thựchiện chế độ bảo mật, phát ngôn, đưa tin, chuyển giao tài liệu theo quy định.

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND quận.Quản lý cán bộ, công chức thuộc, quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chấtcủa UBND quận và Văn phòng theo quy định

- Thực hiện nhiệm vụ khác do UBND quận giao cho

2.2 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc

Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình làm việc theo chế độ thủ trưởngbao gồm 1 Chánh Văn phòng, 2 Phó Chánh Văn phòng và các cán bộ, côngchức chia làm 4 bộ phận: Bộ phận chuyên viên tổng hợp; bộ phận CNTT, bộphận hành chính - quản trị, bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính

Nhiệm vụ của từng vị trí lãnh đạo được phân công cụ thể như sau:

- Đồng chí Nguyễn Trung Dũng - Chánh Văn phòng

+ Là thủ trưởng, lãnh đạo và điều hành toàn diện các mặt công tác củaVăn phòng; phân công và điều hành chung hoạt động của các Phó Chánh Vănphòng, các bộ phận, cán bộ, công chức văn phòng, thực hiện chế độ, chính sáchđãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụđối với cán bộ, công chức Văn phòng

+ Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các bancủa HĐND, các đại biểu HĐND

+ Tham mưu giúp UBND quận thực hiện công tác ngoại vụ, ứng dụngCNTT vào quản lý nhà nước Giúp UBND quận tổng hợp tình hình hoạt độngtrên các lĩnh vực công tác: nội chính, an ninh - quốc phòng, chiến lược pháttriển kinh tế - xã hội; tổ chức cán bộ, thanh tra, phòng chống tham nhũng, thựchành tiết kiệm, chống lãng phí, CCHC, tôn giáo

+ Chuẩn bị các văn bản của HĐND và UBND quận tại các kỳ họp củaQuận ủy, HĐND, UBND quận và các báo cáo thường kỳ, đột xuất Tổ chức banhành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận.

+ Giúp HĐND, UBND quận giữ mối quan hệ thường xuyên với Quận ủy,Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quận

+ Trực tiếp phụ trách các bộ phận: Chuyên viên tổng hợp, Kế toán tài vụ, CNTT

- Đồng chí Phạm Văn Hưng - Phó Chánh Văn phòng

+ Giúp Chánh Văn phòng và UBND quận tổng hợp tình hình hoạt độngtrên các lĩnh vực công tác: quản lý đô thị; tài nguyên, môi trường; tư pháp; giảiphóng mặt bằng; phòng chống lụt bão, tìm kiếm, cứu nạn; công tác 197; tiếpdân, giải quyết khiếu nại, tố cáo

+ Giúp UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp quản lý với các cơ quan:Đội Thanh tra giao thông công chính Ba Đình, Xí nghiệp Môi trường đô thị số

1, Xí nghiệp Kinh doanh nước sạch Ba Đình, Xí nghiệp Quản lý và Phát triểnnhà số 1, Điện lực Ba Đình

+ Là tổ trưởng Tổ công tác giúp việc Ban Chỉ đạo áp dụng ISO quận, chịutrách nhiệm tham mưu giúp Chánh Văn phòng và UBND quận áp dụngHTQLCL theo tiểu chuẩn ISO 9001: 2000 trong quản lý hành chính tại quận

+ Là trưởng bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính, tổ trưởng tổ tiếpdân của UBND quận

+ Điều hành hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng vắng mặt,thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của Chánh Văn phòng

- Đồng chí Nguyễn Dân Huy - Phó Chánh Văn phòng

+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng và UBND quận thực hiện công tácthi đua - khen thưởng Giúp Chánh Văn phòng và UBND quận tổng hợp tìnhhình hoạt động trên các lĩnh vực: quản lý kinh tế, kế hoạch, tài chính, đầu tư xây

dựng cơ bản; văn hóa thông tin, TDTT, giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ, y

tế, lao động và giải quyết việc làm, các vấn đề xã hội, dân số - gia đình và trẻ em

+ Tham mưu, giúp việc các cuộc họp của HĐND, UBDN, Hội đồng Thiđua khen thưởng quân

+ Phụ trách công tác hành chính - quản trị

+ Được ủy nhiệm của Chánh Văn phòng ký duyệt chi tiền lương, muasắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở vật chất theo kế hoạch tài chính hàng nămđược UBND quận phê duyệt Những khoản chi đột xuất phải được sự đồng ýcủa Chánh Văn phòng

+ Giúp HĐND, UBND quận giữ mối quan hệ thường xuyên với Ủy banMặt trận Tổ quốc quận, các tổ chức chính trị, xã hội, các đoàn thể nhân dân.Giúp UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp quản lý với các cơ quan: Chi cụcThuế Ba Đình, Đội quản lý thị trường số 3, Kho bạc Nhà nước Ba Đình, PhòngThống kê quận, Trạm Thú y Ba Đình, Trung tâm y tế dự phòng quận Ba Đình

+ Trực tiếp phụ trách các bộ phận: Văn thư - lưu trữ, giao thông; hànhchính - quản trị; lễ tân, y tế, tạp vụ, bếp; bảo vệ, lái xe

+ Thực hiện nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của Chánh Văn phòng

hồ sơ hành chính

Bộ phậncông nghệ thông tin

Cán bộ văn thưCán bộ lưu trữCán bộ hành chính - quản trị

Cán bộ kế toánCán bộ thủ kho - thủ quỹNhân viên lái xeNhân viên giao thông

Nhân viên y tếNhân viên bảo vệNhân viên lễ tân, tạp vụ

Chuyên viêntổng hợp chung

Chú thích Mối quan hệ trực thuộc

Mối quan hệ phối hợp

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình

- Nguồn nhân lực: Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình tính đến thời

điểm tháng 3/2010 có tất cả 39 cán bộ, công chức, nhân viên Số cán bộ, côngchức thuộc biên chế chiếm 30% còn lại là nhân viên hợp đồng Trong đó, vềchuyên môn nghiệp vụ, thạc sĩ: 5, đại học: 22, trung cấp: 4 Về trình độ lý luậnchính trị, cao cấp: 7, trung cấp: 5; về trình độ quản lý nhà nước, đại học: 2, bồidưỡng: 7 (Theo bảng số liệu tổng hợp của Phòng Nội vụ) Về số lượng người cóbằng cấp tin học, đại học: 1, cao đẳng: 1, trung cấp: 1 (Theo Báo cáo về côngtác ứng dụng CNTT phục vụ CCHC năm 2009) Đồng thời, đa số cán bộ, côngchức đều được tham gia bồi dưỡng những kiến thức mới để hoàn thiện năng lựclàm việc của mình thông qua các chương trình bồi dưỡng của UBND, Văn phòng tổ chức

- Cơ sở vật chất: Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình được bố trí

làm việc tại tầng 1, 3, 4 với địa điểm thông thoáng của tòa nhà 7 tầng tại số 25phố Liễu Giai, diện tích 2.241,81 m2 bao gồm cả khuôn viên rộng, có chỗ để xe.Các bộ phận đều được trang bị máy điều hòa, điện thoại, ghế xoay, các vật dụngvăn phòng cùng với số lượng máy tính sử dụng: 33, máy in: 18, modem: 2, máyquét: 2 Văn phòng sử dụng chủ yếu 4 phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản lý

hồ sơ “một cửa”, phần mềm quản lý văn bản đến, đi; trang thông tin điện tửquận, hệ thống thư điện tử

- Kinh phí, tài chính: Năm 2009, với tổng thu ngân sách nhà nước của

quận đạt 179% kế hoạch, kinh phí hoạt động cho Văn phòng quận được UBNDquận thực hiện bằng cách trực tiếp giao dự toán thu chi ngân sách đảm bảo đủkinh phí theo định mức

Với nguồn nhân lực, vật lực, tài lực được đảm bảo khá đầy đủ, Văn phòngquận quán triệt ý nghĩa tầm quan trọng phải sử dụng, khai thác tối đa lợi thếhiện có của quận Sử dụng có hiệu quả những nguồn lực nội tại của tổ chứcđược xác định là một trong những công tác trọng tâm nhằm thực hiện Luật Thựchành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2005, phòng chống tham nhũng

2.6 Cơ chế quản lý, lãnh đạo

Văn phòng HĐND-UBND quận làm việc theo chế độ thủ trưởng, ChánhVăn phòng phụ trách, điều hành các hoạt động của chung và phụ trách nhữngcông tác trọng tâm Các Phó Chánh Văn phòng phụ trách những lĩnh vực côngtác được Chánh Văn phòng phân công, trực tiếp giải quyết các công việc phát sinh.Lãnh đạo Văn phòng quận đã thực hiện nhiều phương thức lãnh đạo kếthợp để điều hành tổ chức và hoạt động của cán bộ, công chức thuộc đơn vị.Thực hiện Nghị định 130/2005/NĐ-CP và Nghị định 43/2006/NĐ-CP củaChính phủ, Văn phòng đã thực hiện phương thức quản lý khoán biên chế và chiphí hành chính đối với các bộ phận thuộc Văn phòng Với những công việc cụthể, hình thức quản lý được thực hiện theo đầu mối công việc, phân công laođộng và chuyên môn hóa cho từng bộ phận theo phương thức mô tả công việc.Bên cạnh đó, lãnh đạo quận cũng không ngừng thi hành các biện pháp kiểm tra,giám sát, kiểm soát các nhân viên cấp dưới, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩnISO 9001:2000 động viên sự sáng tạo chủ động của họ để hoàn thành tốt công việc.

II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN BA ĐÌNH

1 Các nghiệp vụ hành chính

1.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình, kế hoạch đều là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướnglớn, có ý nghĩa quan trọng lâu dài và phương thức thực hiện các mục tiêu, địnhhướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định Đối vớiVăn phòng HĐND-UBND quận, thực chất đây là việc xây dựng các văn bản thểhiện chương trình, kế hoạch hoạt động của UBND quận trong từng giai đoạnhay mảng công việc cụ thể

Chương trình, kế hoạch mà Văn phòng quận xây dựng và tổ chức thực hiệnbao gồm các chương trình: tuần, tháng, quý, năm Một chương trình công tácđược lập bởi Văn phòng quận thường được thực hiện theo các bước sau đây:

+ Bước 1: Các chuyên viên thuộc bộ phận tổng hợp theo từng lĩnh vựcphân công có trách nhiệm thu thập đầy đủ các dữ liệu, thông tin có liên quan, ràsoát hồ sơ làm việc trước đó nhằm xác định thứ tự các công việc ưu tiên giảiquyết trước Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng, các chuyên viên

có trách nhiệm tham khảo ý kiến của các phòng, ban chuyên môn tổng hợp sốliệu, đề xuất những vấn đề liên quan, báo cáo Phó Chánh Văn phòng

+ Bước 2: Sau khi Phó Chánh Văn phòng đã dự thảo, chuyển Chánh Vănphòng kiểm tra, hoàn chỉnh dự thảo về tên gọi, phạm vi thời gian, đối tượngthực hiện, tên công việc, đối tượng, hình thức, thời gian cần giải quyết

+ Bước 3: Trình lãnh đạo quận phê duyệt và tổ chức thực hiện

+ Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch thông quaviệc định kỳ kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kịp thời

Căn cứ để Văn phòng lập chương trình, kế hoạch bao gồm: Các chỉ tiêucủa Nhà nước và yêu cầu thực tế; chủ trương, quyết định của cấp trên, kế hoạchhàng năm của HĐND, UBND quận, tình hình công tác với các cơ quan liênquan; biên chế của quận… Thời gian để việc lập một chương trình, kế hoạchcông tác hoàn thành phụ thuộc vào thời gian thực hiện dự kiến của chương trình

đó Đối với lịch công tác tuần, các chuyên viên có 3-5 ngày chuẩn bị, với kếhoạch tháng là 15 ngày, kế hoạch hoạt động năm là 1 tháng

Qua khảo sát nhận thấy Văn phòng quận đã làm tốt nghiệp vụ này, giúpcho lãnh đạo quận chủ động giải quyết được công việc, có thêm thời giannghiên cứu Tuy nhiên, nghiệp vụ này không thể tránh khỏi những hạn chế dochủ yếu còn phụ thuộc vào trình độ của Chánh Văn phòng, cách giao việc củalãnh đạo UBND, năng lực của chuyên viên

1.2 Tham mưu và tổ chức thông tin

Thông tin trong hoạt động quản lý tập hợp tất cả các thông báo khác nhau

về các sự kiện xảy ra, về những thay đổi thuộc tính trong hoạt động quản lý vàmôi trường bên ngoài có liên quan, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức và các

yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian, thời gian với các khách thể quản lý.Trong công tác quản lý thông tin, Văn phòng quận có vai trò đặc biệt quantrọng, là đầu mối “đến” và “đi” của mọi thông tin liên quan tới UBND quận.Công việc tham mưu và tổ chức thông tin có mối quan hệ với nhau, tham mưu

để xử lý, cung cấp thông tin và tổ chức thông tin cũng chính là để tham mưu

Về việc tổ chức thông tin: Bộ phận chuyên viên tổng hợp do Chánh Văn

phòng phụ trách phối hợp với Phòng Văn thư và các phòng, ban liên quan đểthu thập các thông tin có tính định hướng; tổ chức xử lý thông tin cho đối tượngcần thiết Chánh Văn phòng phụ trách chung và trực tiếp báo cáo, đề xuất lãnhđạo UBND quận Thực hiện nghiệp vụ này, Văn phòng quận đã có sự phối hợpcông tác thường xuyên với các phòng, ban và các đơn vị liên quan trong vàngoài UBND Ngoài ra, Văn phòng đã luôn có trách nhiệm cung cấp thông tin

về tình hình hoạt động của UBND quận cho các đoàn thể nhân dân, cơ quanthông tin đại chúng mà tiêu biểu là thông qua “Trang tin điện tử quận Ba Đình”với địa chỉ http://www.badinh.gov.vn/ do bộ phận CNTT phụ trách

Về công tác tham mưu: Văn phòng thể hiện chức năng tham mưu chủ yếu

thông qua công tác xây dựng văn bản nhằm thể chế hóa những ý kiến chỉ đạo, giảiquyết công việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quận đến các phòng, ban, đơn

vị, UBND các phường dưới dạng công văn, thông báo Văn bản do chuyên viêntổng hợp dự thảo, sau đó trình Chánh, Phó Chánh Văn phòng xem xét, hoàn chỉnh

và trình ký người có thẩm quyền Đối với các văn bản do cơ quan chuyên mônđược UBND giao soạn thảo, Văn phòng cũng giúp UBND quận kiểm tra nội dung

và thể thức văn bản Như vậy, nội dung, chất lượng, hình thức văn bản của UBNDquận ban hành phụ thuộc rất lớn vào bộ phận Văn phòng Theo bảng tổng kết của

bộ phận Văn thư thì năm 2009 có đến 3703 Quyết định, 1269 Công văn, 820Thông báo, 766 Báo cáo, 566 giấy mời do Văn phòng quận đã trực tiếp xây dựng

và kiểm tra thể thức, nội dung trước khi ban hành

1.3 Công tác văn thư

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư thì công tác văn thư “bao gồm các công việc về soạn thảo, banhành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác vănthư” Tại Văn phòng quận, công tác văn thư được giao cho bộ phận văn thư vàđược thực hiện tốt theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, đảm bảo thực hiện trên các khâu:

- Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, đơn, thư do cá

nhân gửi đến cơ quan, tổ chức Trước hết, đối với việc tiếp nhận văn bản, nhânviên văn thư kiểm tra địa chỉ, số lượng, chất lượng của phong bì đựng văn bản và

sẽ trả lại những văn bản không đúng thể thức Sau đó, sẽ tiến hành phân loại sơ

bộ các văn bản được gửi đến Văn bản được phân làm hai loại, loại được mở bìđăng ký, là loại gửi UBND, Thường trực UBND, Văn phòng HĐND-UBND vàloại không được mở bì, không đăng ký là văn bản gửi cho các phòng ban và tổtham mưu Thực hiện theo đúng quy định, nhân viên văn thư của Văn phòngquận không mở bì những văn bản mà bên ngoài bì ghi đích danh hoặc chứcdanh người nhận như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng và các văn bản

có dấu chỉ mức độ mật Với các văn bản gửi các phòng ban, nhân viên văn thưcũng không mở bì mà sẽ chia theo từng phòng ban để vào các ngăn riêng chonhân viên các bộ phận này nhận và làm thủ tục đăng ký

Sau khi tiếp nhận, phân loại sơ bộ và xử lý, văn bản được đăng ký vào cơ

sở dữ liệu trên máy tính với phần mềm quản lý văn bản Đối với loại do cán bộvăn thư bóc bì, nhân viên văn thư đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, kýhiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến” Tiếp đó, văn bản đến được gắn phiếu

xử lý rồi được chuyển cho Chánh Văn phòng để phân loại, trình lãnh đạoUBND quận có thẩm quyền giải quyết Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo củalãnh đạo UBND quận; văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để đăng ký

bổ sung Dấu đến và phiếu xử lý của UBND quận được thực hiện theo Công văn

số 425/VTLTNN-NVTW (Xem mẫu phần Phụ lục)

- Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức

phát hành Nhân viên văn thư trước khi làm thủ tục đăng ký văn bản đi phảikiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Sau khi được đánh sốtheo hệ thống số chung, văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gianquy định Nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên chữ ký và lên các phụlục kèm theo văn bản chính Tiếp đó, việc đăng ký văn bản đi của UBND quậnđược tiến hành theo cách truyền thống (vào sổ đăng ký văn bản đi) và theo cáchhiện đại (đăng ký trên máy vi tính) Việc đánh số và đóng các loại dấu của vănbản được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Tất cả các văn bản sau khi đã thực hiện các quy trình nói trên sẽ đượcnhân viên văn thư cho vào phong bì dán cẩn thận và ghi tên cơ quan đơn vịnhận văn bản một cách rõ ràng Việc chuyển văn bản đi được chuyển đến các cơquan tiếp nhận bằng hai cách: nhân viên văn thư của ủy ban trực tiếp gửi vănbản đến các cơ quan tiếp nhận theo đúng địa chỉ ghi trên phong bì; hoặc nhânviên các phòng tự gửi văn bản theo đến các cơ quan tiếp nhận theo đường bưu điện

Bảng số lượng văn bản đến và đi của UBND quận Ba Đình

(Nguồn: Bảng tổng kết số liệu của Phòng Văn thư từ năm 2003 - 2009)

Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng văn bản đến và đi ngày càng tăngdần, tăng mạnh qua các năm Năm 2009 so với năm 2005, tổng số văn bản đếntăng gấp 1,67 lần, văn bản đi tăng gấp 1,3 lần Trong đó tăng nhanh nhất lànhững văn bản do thành phố Hà Nội; do cơ quan, đơn vị sự nghiệp, phòng, banthuộc quận gửi đến Tính trung bình, trong năm 2009, mỗi tháng nhân viên vănthư UBND tiếp nhận hơn 500 văn bản, tài liệu đến Còn trong số văn bản đichiếm số lượng lớn nhất là vẫn là Quyết định, Công văn, Giấy phép xây dựng

- Quản lý và sử dụng con dấu: Dấu của UBND quận Ba Đình bao gồm con

dấu chung của UBND quận; dấu chức danh Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBNDquận; dấu tên; dấu Văn phòng; dấu chỉ mức độ mật; khẩn; dấu hoả tốc; dấu

“đến” Các loại dấu của UBND đều được Phòng Văn thư bảo quản theo đúngquy định của nhà nước tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số58/2002/NĐ-CP, Thông tư số 08/2002/TT-BCA Con dấu được bảo quản hợp lýtrong tủ gỗ tại nơi thoáng mát Khi sử dụng xong phải để đúng vị trí, khoá tủ vàbảo quản tại Phòng Văn thư Các con dấu được bố trí theo từng ngăn hợp lý,tiện cho việc sử dụng

- Lập hồ sơ: Đây là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc vàphương pháp nhất định Hồ sơ bao gồm các nội dung: Mở hồ sơ; thu thập; cậpnhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcvào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ Tại UBND quận Ba Đình, các tập hồ sơđều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành; luôn được biênmục đầy đủ, chính xác và có nơi bảo quản riêng Hết một năm công tác, toàn bộ

hồ sơ đều được lưu trữ trong tủ sắt, có khoá, phân theo từng năm Sau 5 năm, thìđược chuyển lên kho lưu trữ riêng tại tầng 7 với những điều kiện bảo quảnnghiêm gặt Tại đây, cứ theo định kỳ, kho chứa hồ sơ được phun thuốc bảo quảnchống ẩm, mốc và được bảo quản với nhiệt độ hợp lý, chỉ người có nhiệm vụmới được vào Tuy nhiên việc lập hồ sơ vẫn còn bị tồn đọng vào cuối năm dochưa xác định được đúng đắn đây trách nhiệm của bộ phận văn thư mà khôngphảinhiệm vụ của bộ phận lưu trữ như nhầm tưởng

1.4 Tổ chức hội họp

Như Patrick Lencioni - chủ tịch hãng The Table Group, tư vấn về quản trị

ở San Francisco Baytrea (Mỹ) đồng thời là tác giả cuốn sách “Chết vì hội họp”cũng không thể phủ nhận rằng: Họp là một hoạt động không thể thiếu, là “hoạtđộng tương tác năng động liên quan đến công việc” Trong cơ quan hành chínhnhà nước thì họp còn là “một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một