MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 4 I. Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức 4 1. Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh và xã hội 4 2. Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5 2.1. Vị trí và chức năng 6 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 2.3. Cơ cấu tổ chức 13 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ quan 14 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng bộ Lao động – Thương binh và xã hội 14 1.1. Vị trí và chức năng 15 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 15 1.3. Cơ cấu tổ chức 17 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính 18 2.1. Vị trí, chức năng của phòng hành chính 18 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 19 2.3. Cơ cấu tổ chức 19 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 20 I. Hoạt động quản lý 20 1. Quản lý văn bản, hồ sơ ,tài liệu 20 2. Quy trình thủ tục giải quyết công việc 21 3. Thẩm quyền ký văn bản của bộ trưởng, thứ trưởng, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ 22 4. Ban hành và phát hành văn bản 24 5. Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao 25 5.1. Đơn vị tự kiểm tra 25 5.2. Bộ tiến hành kiểm tra 25 II. Hoạt động nghiệp vụ 26 1. Soạn thảo và ban hành văn bản 26 1.1. Hình thức văn bản 26 1.2. Thể thức văn bản 26 1.3. Soạn thảo văn bản 27 1.4. Duyệt dự thảo văn bản sửa chữa bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 28 1.5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 28 1.6.Ký văn bản 29 2. Quản lý văn bản 29 2.1. Quản lý văn bản đi 29 2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm ban hành của văn bản 30 2.1.2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản 30 2.1.3. Đăng ký văn bản đi 31 2.1.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 33 2.1.5.Thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 34 2.2. Quản lý văn bản đến 37 2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 38 2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 44 2.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 46 2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 46 2.3.1. Mở hồ sơ 46 2.3.2.Kết thúc và biết mục hồ sơ 46 2.3.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu 47 2.3.4. Thủ tục giao nhận 47 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 47 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan , tổ chức và đề xuất, khuyến nghị 50 I.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 50 1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 50 2.Kết quả đạt được 50 II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan 50 1. Nhận xét của cá nhân 50 2. Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư 51 III. Khuyến nghị 52 C. PHẦN KẾT LUẬN 53 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức I.Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan ,tổ chức .4 1.Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh xã hội 2.Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức .5 2.1.Vị trí chức 2.2.Nhiệm vụ quyền hạn 2.3.Cơ cấu tổ chức 14 II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư quan .15 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Lao động – Thương binh xã hội 16 1.1 Vị trí chức 16 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 16 1.3 Cơ cấu tổ chức 19 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phịng hành 19 2.1 Vị trí, chức phịng hành .20 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 20 2.3 Cơ cấu tổ chức 21 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Bộ Lao động – .21 Thương binh Xã hội 21 I Hoạt động quản lý .21 Quản lý văn bản, hồ sơ ,tài liệu .21 Quy trình thủ tục giải cơng việc 22 3.Thẩm quyền ký văn trưởng, thứ trưởng, thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ 23 4.Ban hành phát hành văn 25 5.Kiểm tra việc thực nhiệm vụ giao 27 SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.Đơn vị tự kiểm tra 27 7.Bộ tiến hành kiểm tra 27 II Hoạt động nghiệp vụ .28 Soạn thảo ban hành văn 28 1.1 Hình thức văn 28 1.2 Thể thức văn 28 1.3 Soạn thảo văn 29 1.4 Duyệt dự thảo văn sửa chữa bổ sung dự thảo văn duyệt 30 1.5 Kiểm tra văn trước ký ban hành 30 1.6.Ký văn 31 Quản lý văn 31 2.1 Quản lý văn .31 2.1.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn 32 2.1.2 Ghi số ngày, tháng ban hành văn 32 2.1.3 Đăng ký văn 33 2.1.4 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 35 2.1.5.Thủ tục phát hành chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 36 2.2 Quản lý văn đến 39 2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 41 2.2.2 Trình, chuyển giao văn đến 46 2.2.3 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 48 2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 48 2.3.1 Mở hồ sơ 48 2.3.2.Kết thúc biết mục hồ sơ 49 2.3.3 Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu 49 2.3.4 Thủ tục giao nhận .49 2.4 Quản lý sử dụng dấu 49 SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan , tổ chức đề xuất, khuyến nghị 53 I.Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 53 Những công việc làm thời gian thực tập 53 2.Kết đạt .53 II.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư quan 53 1.Nhận xét cá nhân 53 2.Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư .54 III Khuyến nghị 55 C PHẦN KẾT LUẬN 56 D PHỤ LỤC 58 SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Trong hoạt động người, việc trao đổi thông tin thiếu được, việc trao đổi thơng tin người có nhiều phương tiện cách thể Văn coi phương tiện quan trọng trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý quan tổ chức Văn để điều hành quản lý xã hội, pháp lý để tra cứu trách nhiệm Chính vậy, khẳng định rằng: Công tác văn thư hoạt động quan trọng máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng Trong cơng tác văn phịng, văn thư hoạt động thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động quan, tổ chức Nó hoạt động giúp cho hệ thống quan hoạt động cách thống trơn chu Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan Hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phục thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì để làm tốt cơng tác văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Ngày cơng tác văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phủ nhận vai trò quan trọng Sống xã hội phát triển đòi hỏi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem lực kiến thức mà trau dồi phục vụ cho xã hội, cho đất nước Xuất phát từ vai trò thiếu Văn thư quan, tổ chức niềm yêu ngành, yêu nghề, giảng dạy tâm huyết thầy cô trường , bảo tận tình cơ, chú, anh, chị quan nên chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực Cơng tác Văn thư Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” để viết báo cáo có nhìn đắn hoạt động văn thư Với Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan quản lý cấp trung ương chịu trách nhiệm trước phủ lĩnh vực Cơng tác văn thư Bộ có vị trí vai trị cự kỳ quan trọng hoạt động toàn quan, đầu mối ngành Lao động thương binh Xã hội, có trách nhiệm đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị thuộc Bộ, đơn vị nghiệp Cơng tác văn thư có tốt cơng việc toàn quan tốt Để đáp ứng phương châm học đôi với hành, năm trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập quan, đơn vị, tổ chức để giúp cho sinh viên có hội khảo sát, trải nghiệm nghiệp vụ Nhờ giới thiệu nhà trường đồng ý tiếp nhận Phòng Hành – Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội tơi có hội thực tập quan kể từ ngày 29/02/2016 đến ngày29/04/2016 Trong thời gian thực tập Phịng hành , tiếp xúc với công tác Văn thư quan, bước đầu làm công việc văn thư để rèn luyện kỹ nghiệp vụ Do thời gian thực tập ngắn, khối lượng công việc quan lớn, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tế có nhiều điểm khác biệt cần phải linh hoạt hồn thành cơng việc giao Với nỗ lực thân, kiến thức thầy cô trang bị, giúp đỡ tận tình cán Phịng Hành nên tơi hồn thành tốt đợt thực tập SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian thực tập đây, tơi nhận giúp đỡ tận tình Nguyễn Tiến Mai - Trưởng phịng Hành chính, chị Đào Thị Thiên Hương – Phó Trưởng phịng Hành tồn thể anh, chị thuộc Văn phịng Tôi xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô Khoa Văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị kiến thức kinh nghiệm bổ ích để đáp ứng yêu cầu công việc Xin chân thành cảm ơn chú, anh, chị phịng Hành tạo điều kiện để tơi hồn thành đợt thực tập Dưới báo cáo tôi, thời gian kiến thức thân có hạn nên cịn nhiều sai sót mong nhận quan tâm, góp ý q thầy giáo để báo cáo thực tập đạt kết tốt Xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức I Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan ,tổ chức Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh xã hội Trong phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa thành lập ngày 28-8-1945 mắt ngày 2-9-1945 có Bộ Lao động Bộ Cứu tế xã hội tổng số 13 Hai tiền thân Bộ Lao động, Thương binh Xã hội ngày Trong Chính phủ liên hiệp lâm thời thành lập ngày 2-3-1946, nói thay Bộ Xã hội (có Nha: Nha Y tế, Nha Cứu tế xã hội Nha Lao động trung ương) Sau đó, Chính phủ liên hiệp kháng chiến cải tổ, thành lập ngày 3-11-1946, Bộ Lao động Bộ Cứu tế lập lại, đồng thời giải thể Bộ Xã hội Bộ Cứu tế tồn đến năm 1947 giải thể tái lập vào ngày 20 tháng năm 1955 theo Quyết định Hội đồng Chính phủ, tồn đến tháng năm 1959 Ngày 19 tháng năm 1947, Bộ Thương binh – Cựu binh thành lập, đảm nhiệm công tác thương binh, liệt sĩ mà trước thuộc chức Phịng Thương binh thuộc Chính trị Cục, Bộ Quốc phịng Tháng năm 1959, Bộ SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thương binh – Cựu binh giải thể, tồn cơng tác Thương binh liệt sỹ chuyển giao cho Bộ Nội vụ phụ trách Như Chính phủ nhiệm kỳ Quốc hội khóa II (1960-1964), chức Bộ Lao động, Thương binh Xã hội ngày bộ: Nội vụ Lao động đảm nhiệm Phụ trách công tác thương binh, liệt sĩ Bộ Nội vụ ban đầu Vụ Thương binh (có thêm cơng tác quân nhân phục vụ Hội đồng phục viên Trung ương chuyển giao), tiếp sau Vụ Dân Thương binh (có thêm cơng tác hộ tịch cơng tác Quản lý trại hàng binh Âu Phi) sau Vụ Thương binh An tồn xã hội (có thêm cơng tác cứu tế xã hội công tác bảo hiểm xã hội) Ngày 20 tháng năm 1965, Hội đồng Chính phủ Quyết định số 36/CP thành lập Vụ số trực thuộc Bộ Nội vụ để thống Quản lý sách, chế độ gia đình cán "cơng tác đặc biệt"; Quản lý trại nhi đồng đặc biệt; đón tiếp, bố trí cơng việc cho đồng bào miền Nam Bắc; Quản lý mồ mả, hồ sơ, di sản công nhân viên chức đồng bào miền Nam chết miền Bắc Ngày 16 tháng năm 1967, Hội đồng Chính phủ Quyết định số 129/CP thành lập Vụ Hưu trí thuộc Bộ Nội vụ Tháng 7-1975, Bộ Công an số phận Bộ Nội vụ hợp thành mới, lấy tên Bộ Nội vụ, khơng cịn thực chức cũ thương binh, liệt sĩ Do Chính phủ thành lập Bộ Thương binh Xã hội sở phận làm công tác Thương binh liệt sỹ Bộ Nội vụ cũ Năm 1987, hợp hai Bộ Lao động, Bộ Thương binh Xã hội thành Bộ Lao động, Thương binh Xã hội Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Căn Luật tổ chức phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ Cơ quan ngang Bộ ; Theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Lao đồng – Thương binh Xã hội ; SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chính phủ ban hành Nghị định số 601/2012/NĐ-CP quy định chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Lao động – Thương binh Xã hội SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Vị trí chức Bộ Lao động – Thương binh xã hội quan phủ , thực phủ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực : Việc làm, dạy nghề , lao động , tiền lương,tiền công, bảo hiểm xãm hội ( bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp ), an tồn lao động , người có cơng , bảo trợ xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phịng chống tệ nạn xã hội ( sau gọi chung lĩnh vực lao động , người có cơng xã hội ) phạm vi nước ; quản ký nhà nước dịch vụ công nghành, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước Bộ 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Lao động - Thương binh Xã hội thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, dự án, đề án theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia văn khác ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân công Ban hành thông tư, định, thị văn khác quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực Bộ quản lý Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Mẫu sổ đăng ký đơn thư) 2.2.3 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến Văn chuyển đến đơn vị chức chịu trách nhiệm giải theo thời gian quy định cụ thể Bộ Đối với văn có đóng dấu Khẩn giải khẩn trương, khơng chậm trễ Phịng Thư ký – Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc,nhắc nhở để việc giải văn tiến hành nhanh chóng, kịp thời với văn khẩn 2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ khâu công việc quan trọng cuối công tác văn thư quan, lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với công tác lưu trữ.Lập hồ sơ tốt gúp tra tìm nhanh chóng , quản lý chặt chẽ tài liệu quan, can xá để giải công việc lịp thời, hiệu ,… 2.3.1 Mở hồ sơ SV: Nguyễn Hương Ly 48 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Căn vào danh mục hồ sơ bộ, đơn vị trực thuộc Bộ, thực tế công việc giao, cán bộ, cơng chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ • Các loại hồ sơ hình thành trình hoạt động Bộ Thu thập văn hồ sơ - Sau ghi tiêu đề hồ sơ, cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc giải vào hồ sơ - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) 2.3.2.Kết thúc biết mục hồ sơ - Khi cơng nghiệp giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ (nếu cần), ghi số hồ sơ, thời hạn bảo quản dự kiến, tình trạng tài liệu, số tờ, họ tên người lập hồ sơ, thời gian lập Các tài liệu tham khảo, sách báo, văn chứng thừa nháp cần loại khỏi hồ sơ trước biết mục - Việc đánh số tờ biết mục hồ sơ hành chị bắt buộc hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn 2.3.3 Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu - Trong thời hạn năm kể từ ngày công việc kết thúc - Sau tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng 2.3.4 Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu hai biên giao nhận tài liệu lưu trữ bên giao tài liệu bên giữ loại 2.4 Quản lý sử dụng dấu SV: Nguyễn Hương Ly 49 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Con dấu có vai trị quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể vị trí pháp lý quan, tổ chức; khẳng định tính chân thực hiệu lực thi hành văn quan ban hành Do cần thiết phải quản lý dấu nhằm đề phòng kẻ xấu sử dụng dấu quan, tổ chức làm văn giả mạo để thực hành vi vi phạm pháp luật gây tổn hại đến an ninh, kinh tế, quốc phòng đất nước, ngăn ngừa tùy tiện việc ban hành văn quan, tổ chức Việc quản lý sử dụng dấu Bộ LĐTBXH thực theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 29/9/2001của Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư Theo quy định, trách nhiệm người giữ dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, đóng vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền quản lý sử dụng dấu cách chặt chẽ, an toàn Đồng thời đóng dấu lên văn đảm bảo thể thức có chữ ký người có thẩm quyền, chưa cần báo lại với lãnh đạo để kịp thời giải Đối với văn đi, văn thư phải tự tay đóng dấu lên văn mà khơng phép nhờ người khác đóng hộ Trừ trường hợp cán văn thư vắng nghỉ phép giao cho cán khác tạm thời thay Do đó, trước đóng dấu vào văn đó, người cán chưa nắm rõ ràng tính chất, nội dung văn phải xin ý kiến đạo lãnh đạo văn phịng đóng dấu Qua khảo sát thực tế, thấy dấu cán văn thư quản lý cẩn thận an toàn làm việc bảo quản tủ khóa cẩn thận Các loại : Dấu quốc huy: SV: Nguyễn Hương Ly 50 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dấu thẩm quyền, họ tên chức vụ lãnh đạo quan SV: Nguyễn Hương Ly 51 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dấu mức độ mật, hỏa tốc Dấu đến: SV: Nguyễn Hương Ly 52 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan , tổ chức đề xuất, khuyến nghị I.Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Những công việc làm thời gian thực tập - Phân chia báo tạp chí Tiếp nhận văn đến Phân loại bóc bì văn Đóng dấu đến ghi số văn Nhập văn vào sở liệu Vào bì dán bì văn Chuyển giao văn 2.Kết đạt Qua thời gian thực tập, thân tự thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư , điều giúp nắm bắt quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, quy trình giải văn , hội để áp dụng dụng kiến thức trang bị vào công việc sửa chữa, bổ sung thiếu sót mặt kiến thức so sánh thực tế công việc lý thuyết II Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư quan Nhận xét cá nhân Sau hai tháng thực tập Văn phịng Bộ cơng tác văn thư , kết hợp với lý thuyết thân trang bị nhà trường , rút nhũng nhận xét sau đây; - Mơ hình tổ chức Văn thư tập trung, tất văn đến quan qua văn thư giúp cho quan quản lý tập trung, thống toàn văn quan Việc theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc giải văn thực thuận lợi hơn, cơng việc giải nhanh chóng hơn, đồng thời việc quản lý văn tập trung việc hạn chế việc mát hư hỏng tài liệu quan Tuy nhiên việc sử dụng mơ hình văn thư tập trung quan cấp Bộ với chức năng, nhiệm vụ phức tạp khối lượng văn SV: Nguyễn Hương Ly 53 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến quan lớn nên gây tình trạng tải Ngoài tất văn tập trung Phịng Hành gây thời gian số đơn vị không nằm khuôn viên Bộ như: Trường Đại học Lao động – Xã hội, Nhà Xuất Lao động… - Việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn E.Molisa vào tháng năm 2008 tạo bước ngoặc cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Tạo nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn bản, đồng thời, với việc sử dụng phần mềm việc theo dõi tình hình đăng ký văn bản, giải văn tìm kiếm văn thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian tông qua mạng nội (LAN) Nhưng tình trạng ngắt kết nối mạng nội mạng bên ngồi đơi xảy làm chậm gây cản trở cho trình giải cơng việc - Quy trình quản lý văn Bộ thực với quy trình Nhà nước, đảm bảo quản lý văn chặt chẽ, tránh tình trạng mát tài liệu hay chậm tiến trình giải cơng việc quan Việc theo dõi, đôn đốc giải công việc tiến hành thường xuyên thuận lợi hơn, từ nâng cao suất chất lượng công việc - Văn lưu văn thư xếp thứ tự, khoa học bìa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quy định - Việc đánh số cho văn mật công văn thường theo hai hệ thống số riêng giúp việc tra tìm quản lý văn khoa học , dễ dàng Tuy nhiên điều gây nhầm lẫn cán đến xin số văn chưa biết quy trình văn thư Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư - Khối lượng công việc phịng Hành nhiều mà số lượng cán bộ, nhân viên cịn hạn chế nên cần bố trí thêm nhân để khơng làm ảnh hưởng đến q trình giải cơng việc - Cần liên tục bảo trì, khắc phục, sửa chữa hệ thống mạng thiết bị mạng - Đầu tư thêm trang thiết bị, đổi số trang thiết bị phòng Hành để phục vụ cho việc quản lý giải văn SV: Nguyễn Hương Ly 54 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III Khuyến nghị - Cơ quan cần quan tâm đến việc ban hành văn hướng dẫn, đạo cơng tác Văn thư, đặc biệt công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Đối với trang thiết bị văn phòng, năm cần tiến hành rà soát, kiểm kê trang thiết bị điều kiện phục vụ cho cán để kịp thời phát thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa, hay thiết bị cần bổ sung Việc giao cho phòng ban văn phòng tự thống kê Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra lại, xem xét có biện pháp áp dụng phù hợp sửa chữa thay - Văn phòng cần thường xun sốt tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng soạn thảo văn phịng ban để có biện pháp can thiệp kịp thời công tác không thực tốt SV: Nguyễn Hương Ly 55 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập Văn phịng Bộ LĐTBXH cơng tác hành văn thư, trực tiếp làm nghiệp vụ cơng tác văn thư như: đóng dấu, đăng ký văn bản, lập hồ sơ hành……được quan sát thực tết hoạt động Văn phịng Qua giúp cho tơi có nhìn tổng quan quy văn trình soạn thảo văn bản, quy trình quản lý văn - đến, hệ thống trang thiết bị văn phòng phục vụ cho trình hoạt động quan đặc biệt thấy ưu, nhược điểm, tồn công tác văn thư Bộ Lao độngThương binh Xã hội Tôi học hỏi nhiều kiến thức bổ ích bổ sung vào kho tàng kiến thức lý luận Ngồi việc thực hành nghiệp vụ công tác văn thư như: đóng dấu, đăng ký văn bản….thì tơi cịn học hỏi kinh nghiệp làm việc từ cán văn thư cách thực nghiệp vụ tốt, đảm bảo chất lượng Đồng thời tơi thấm nhuần đức tính cần có cán làm cơng tác văn thư mà trước nghe thầy giáo nói lý thuyết là: nhanh chóng, xác, bí mật… Qua đợt thực tập tơi có dịp so sánh kiến thức lý luận học 03 năm qua, thực cảm thấy kiến thức lý luận học cần thiết, tảng thực tiễn, thực tiễn làm tơi hiểu sâu sắc lý luận hiểu thêm vấn đề mơ hồ Đây thực đợt thực tập có ý nghĩa lớn riêng tơi nói riêng tồn sinh viên nói chung SV: Nguyễn Hương Ly 56 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Hương Ly 57 Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01: SƠ ĐỒ BỘ MÁY BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CÁC ĐƠN VỊ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Vụ Lao động – Tiền lương CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP PHỤC VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Trung tâm thông tin Vụ Hợp tác quốc tế Viện Khoa học Lao động Xã hội Vụ Bình đẳng giới Viện Chỉnh hình – Phục hồi chức Vụ Tổ chức cán Tạp chí Lao động Xã hội Vụ Pháp chế Vụ Kế hoạch – Tài Vụ Bảo hiểm xã hội Thanh tra Bộ Tạp chí Gia đình Trẻ em Báo lao động Xã hội Trung tâm hỗ trợ phát triển quan hệ lao động Văn phịng Bộ Cục An tồn lao động Cục người có cơng Cục Phịng chống tệ nạn xã hội Cục quản lý lao động nước Cục Việc làm Cục Bảo trợ xã hội Cục bảo trợ, chăm sóc trẻ em Tổng dạy nghề SV: Cục Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02: SƠ ĐỒ BỘ MÁY VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Đại diện Văn phịng Bộ Thành phố Hồ Chí Minh Phó Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng -Phịng Hành - Phịng Quản trị - Phịng Kế hoạch – Tài - Phòng Quốc phòng – An ninh - Phòng Thư ký – Tổng hợp - Phòng thi đua – Tuyên truyền - Phòng Quản lý xe - Nhà khách - Nhà khách người có cơng SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03:Một số văn Bộ ban hành SV: Nguyễn Hương Ly Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A