TÌM HIỂU VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ THUỘC UBND HUYỆN THAN UYÊN

MỤC LỤC PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN THAN UYÊN 4  KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN THAN UYÊN, TỈNH LAI CHÂU 4 1.1. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 6 1.1.1 Chức năng của ủy ban nhân dân huyện Than Uyên 6 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Than Uyên 12 1.2.2.1. Chức năng 12 1.2.2.2. Nhiệm vụ quyền hạn 13 1.2.2.3. cơ cấu tổ chức 16 1.2.2.4. Tổ chức thực hiện 17 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 17 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ THUỘC UBND HUYỆN THAN UYÊN 21 2.1. Kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản 23 2.1.1. Hình thức văn bản 23 2.1.2. Thể thức văn bản 24 2.1.3. Soạn thảo văn bản 25 2.1.4. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 25 2.1.5. Đánh máy, nhân bản 25 2.1.6. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 26 2.1.7. Ký văn bản 26 2.1.8. Bản sao văn bản 26 2.2. Quản lý văn bản, Quản lý sử dụng con dấu 27 2.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ của UBND Huyện Than Uyên 28 2.3.1.Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 29 2.3.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 29 2.3.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 30 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 30 2.4.1. Quản lý và sử dụng con dấu 31 2.4.2. Đóng dấu 31 PHẦN III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ 34 3.1. Đánh giá chung 34 3.1.1. Trong công tác hành chính văn phòng đã đạt được những ưu điểm nhất nhất định như sau: 34 3.1.2. Tuy văn phòng đã đạt được rất nhiều ưu điểm nhưng bên cạnh đó cũng còn có những nhược điểm, thiếu xót như sau: 35 3.1.3. Nguyên nhân 35 3.2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 36 PHỤ LỤC 40

Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A MỤC LỤC MỤC LỤC Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ,cụm từ viết tắt Từ,cụm từ đầy đủ HDND UBND CBCC CVP VTLLNN Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Cán cơng chức Chánh văn phịng Văn thư lưu trữ nhà nước Báo cáo thực tập Tịng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A LỜI NĨI ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý thơng tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kỳ Cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước nên cơng tác văn phịng đóng góp phần lớn vào cơng tác xây dựng đất nước Cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng quan nào, góp phần lớn đến hoạt động quan Cơng tác văn phịng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển quan, đơn vị Quản trị Văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị Văn phòng thực tập ngành nghề quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên sau trường ‘’học thật,thi thật để sau trường làm việc thật” Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thơng tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau.Hoạt động quản lý Nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nơm na cơng việc mang tính chung chung công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội cơng việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác văn thư Cơng tác văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng.Cũng phận quan trọng hoạt động văn phòng, bao Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A gồm công việc sau: xây dựng văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu.Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn bản.Cơng tác văn thư làm tốt góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước.Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Qua thời gian tuần thực tập (từ ngày 04/1 đến ngày 11/03/2016 ) phòng Nội Vụ Huyện Than uyên quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện để tơi có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức cịn thiếu nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức học trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn rèn luyện kỹ chun mơn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân.Theo kế hoạch Nhà trường, khoa Quản trị văn phòng quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán phịng Nội Vụ huyện Than Un nơi tơi thực tập Tơi có tuần tìm hiểu kỹ nội dung cơng tác nghiệp vụ văn thư phòng Nội vụ huyện Than uyên Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Với báo cáo mình, tơi xin trình bày cụ thể nội dung nghiệp vụ văn thư Công tác quản lý văn quan Lý tơi chọn chun đề tơi thấy chuyên đề hay thú vị Văn văn quan soạn thảo, ban hành quản lý Làm Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A tốt công tác giúp chi khâu nghiệp vụ khác tốt hơn.Được giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán quan với vốn kiến thức trang bị trường, q trình nghiên cứu chun đề thân, tơi gặp nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu công tác văn thư công tác quản lý văn việc thống kê số lượng văn ngày việc xếp bảo quản sử dụng văn lưu tốt Bên cạnh thuận lợi cịn khóa học.Em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ kiến thức làm hành trang bước vào sống Em xin gửi lời cảm ơn ! Sự quan tâm giúp đỡ cán bộ, lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Than uyên tạo điều kiện giúp đỡ tiếp xúc với thực tế cơng việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu xót mà mình.Cuối tơi xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc học tập thân sau này! Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND HUYỆN THAN UN  KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN THAN UYÊN, TỈNH LAI CHÂU Than Uyên huyện thuộc Tỉnh Lai Châu Có vị trí địa lý sau: - Phía Đơng giáp huyện Văn Bàn tỉnh Lào Cai, Mù Cang Chải tỉnh Yên Bái - Phía Tây giáp huyện Quỳnh Nhai tỉnh Sơn La - Phía Nam giáp huyện Mù Cang Chải tỉnh Yên Bái, huyện Mường La tỉnh Sơn La - Phía Bắc giáp huyện Tân Uyên tỉnh Lai Châu - Phía Đơng Bắc giáp huyện Văn Bàn tỉnh Lào Cai - Phía Đơng Nam giáp huyện Mù Cang Chải tỉnh Yên Bái - Phía Tây Nam giáp huyện Mường La tỉnh Sơn La Từ ngày 01/01/2008 huyện Than Uyên có 12 đơn vị hành trực thuộc.Than Uyên vùng đất lịng chảo, nằm phía tây dãy núi Hồng Liên Sơn, hình thành khu vực rõ rệt: - Khu vực phía Đơng sườn núi phía Tây dải núi Phan Xi Păng, núi cao địa hình hiểm trở, độ dốc lớn - Khu vực phía Tây đồi núi thấp thuộc dãy Pu San Cáp độ cao từ 600 -1.800m - Khu vực giữa: Chạy dọc theo Quốc lộ 32 từ Phúc Than đến Khoen On, thung lũng có cấu tạo đồi núi xen lẫn với dải đồng có độ cao từ 500 – 650 m so với mặt biển - Tính đến ngày 31/12/2008, tổng số người tồn huyện là: 55.299 khẩu,Tổng số hộ: 10.516 hộ - Huyện Than Uyên có 10 dân tộc anh em: - Kinh 1.987 hộ 7.252 (13,1%) - Thái 7.273 hộ 40.450 (73,2%) - Mông 920 hộ 5.829 (10,5%) Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A - Khơ Mú 226 hộ 1.261 (2,3%) - Dao 59 hộ 321 (0,6%) - Dân tộc khác 51 hộ 161 (0,3%) Dân tộc Tày Dân tộc Lào Dân tộc Cao Lan - Dân tộc Nùng - Sông Nậm Mu chảy qua huyện với chiều dài 160 km, có độc dốc lớn nguồn lượng vô tận cho việc phát triển thuỷ điện địa phương Năm 2005, khởi công xây dựng hai công trình thủy điện lớn sơng Bản Chát (xã Mường Kim), công suất 220 MW Huội quảng (xã Khoen On) có cơng suất 520 MW.Trên nhánh sơng xây dựng cơng trình thủy điện khác Nậm Mở (công suất 10 MW, xã Khoen On), Nậm Mở Tại nơi đóng dập thủy điện Huội quảng thủy điện Chát, nước dâng gập tạo Đảo sơn phong cảnh tuyệt đẹp, có tua du khách theo dọc bờ sơng để tìm kiếm ngắn bơng hoa Đỗ Quyên tuyệt đẹp, hay thưởng thức ăn địa phương (Cá cơm nướng ống nứa), người dân nơi đánh bắt thủy sản nguồn Tài Nguyên phục vụ cho công tác du lịch huyện, tỉnh nhà.Diện tích đất nơng nghiệp đồng cỏ lớn gần 40.000 ha, cánh đồng Mường Than, lớn thư vùng Tây Bắc (nhát Thanh, nhì Lị, tam Than, tứ Tấc) có tiềm cho việc phát triển nông nghiệp trồng trọt lương thực, cơng nghiệp chè chăn ni gia súc, trồng sản xuất chè kinh tế mũi nhọn Than Un.Than Un cịn có nhiều tài ngun, văn hoá giàu sắc thái địa phương.Tại xã Phúc Than huyện Than Un nơi gió, Gió theo hướng Bắc - Nam Nơi nơi lý tưởng cho việc xây dựng nhà máy điện lương (Gió) Là huyện có nhiều tiềm phát triển kinh tế nơng nghiệp, có cánh đồng Mường Than lớn thứ vùng Tây Bắc với diện tích 2.000 ha; có thủy điện lớn là: Bản Chát có cơng suất 220 MW Huổi Quảng có cơng suất 560 MW, xây dựng Nền kinh tế huyện năm qua tiếp tục trì có tăng trưởng khá, GDP năm 2012 đạt 16,6%; thu nhập bình qn Báo cáo thực tập Tịng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A đầu người đạt 9,5 triệu/người/năm; tỷ lệ giảm nghèo đạt 8,57% Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng xác định, số ngành, lĩnh vực bước đầu có phát triển theo hướng sản xuất hàng hóa Cơ cấu trồng chuyển dịch theo hướng tập trung gắn với chế biến phát huy lợi vùng Tạo chuyển dịch cấu kinh tế, cấu lao động xây dựng nông thôn Cơ cấu đầu tư xây dựng sở hạ tầng bước đổi phù hợp với hướng chuyển dịch cấu kinh tế địa phương, đến 100% xã huyện có đường đến trung tâm xã; 83,33% xã, thị trấn có điện lưới quốc gia (năm 2012) Văn hóa xã hội tiếp tục quan tâm đạo có chuyển biến tích cực Sự nghiệp giáo dục - đào tạo có phát triển khá, chất lượng giáo dục - đào tạo bước nâng lên, 100% số xã, thị trấn cơng nhận xóa mù chữ; phổ cập giáo dục tiểu học phổ cập giáo dục trung học sở (năm 2012) Cơng tác chăm sóc sức khỏe nhân dân coi trọng Các hoạt động văn hóa - xã hội có bước chuyển mới, đời sống vật chất tinh thần nhân dân dân tộc huyện bước nâng cao An ninh trị, trật tự an tồn xã hội ổn định giữ vững Công tác xây dựng Đảng hệ thống trị sạch, vững mạnh đẩy mạnh, đạt kết quan trọng, niềm tin cán bộ, đảng viên nhân dân dân tộc lãnh đạo Đảng, công đổi đất nước củng cố Phát huy truyền thống huyện Anh hùng, Đảng bộ, nhân dân dân tộc Than Uyên nỗ lực tâm xây dựng Than Uyên ngày giàu đẹp 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức quan kiến tập 1.1.1 Chức ủy ban nhân dân huyện Than Uyên - Văn phòng quan chuyên môn thuộc UBND Huyện giúp việc cho thường trực HDND,UBND Huyện Than Uyên - Văn phòng chịu trách nhiệm trước thường trực HDND,UBND Huyện điều hòa phối hợp hoạt động chung phịng ban chun mơn,UBND xã,thị trấn.Tổng hợp tham mưu cho UBND Huyện thực chúc quản Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A lý nhà nước địa phương,phục vụ hoạt động giám sát HDND Huyện,phục vụ đạo điều hành chủ tịch UBND Huyện,đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động thường trực HDND,UBND Huyện,chủ tịch UBND Huyện - Văn phịng có tư cách pháp nhân ,có dấu riêng mở khoản kho bạc theo quy định pháp luật - Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp - Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong việc thi hành pháp luật, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; - Tổ chức, đạo thực công tác hộ tịch địa bàn; - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A nhân dân theo quy định pháp luật; - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp trên; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Ủy ban nhân cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; - Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình cấp xem xét, định Trong lĩnh vực kinh tế, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách nhà nước, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp để trình Hội đồng nhân dân định - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn - xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế năm Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn: - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch, chương trình sau phê duyệt - Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội huyện - Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác Báo cáo thực tập Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A sau: + Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm cơng việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; + Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình tốn; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc -Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành quan, tổ chức giữ loại 2.3.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành - Người đứng đầu quan có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan thuộc phạm vi quản lý - Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: +Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan cấp dưới; + Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức - Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan - Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc Báo cáo thực tập 32 Tịng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A - Nghiệp vụ lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 2.4 Quản lý sử dụng dấu 2.4.1 Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định công tác văn thư phủ - Con dấu quan giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; + Khơng đóng dấu khống - Việc sử dụng dấu quan dấu văn phòng hay đơn vị quan quy định sau: + Những văn quan ban hành phải đóng dấu quan; + Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị 2.4.2 Đóng dấu - Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người kư văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan,tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành Báo cáo thực tập 33 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành  Trách nhiệm quản lý công tác văn thư + Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư theo nội dung quy định Điều 27 Nghị định cơng tác văn thư phủ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý nhà nước công tác văn thư + Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm: + Căn quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư; + Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư quan,tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; + Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; + Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; + Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương  Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan, tổ chức - Căn khối lượng công việc, quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư bố trí người làm văn thư (gọi chung văn thư quan) - Văn thư quan có nhiệm vụ cụ thể sau: + Tiếp nhận, đăng ký văn đến; + Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; + Giúp Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người Báo cáo thực tập 34 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; + Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; + Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; + Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; + Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; + Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác -Người bố trí làm văn thư có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch cơng chức văn thư theo quy định pháp luật  Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư củacơ quan - Gửi nhận văn bản; - Thư tín điện tử; - Quản lý văn đi; - Quản lý văn đến; - Quản lý đơn thư khiếu tố Báo cáo thực tập 35 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1 Đánh giá chung - Nhìn chung cơng tác văn thư phịng tốt, có cấu tổ chức hợp lý, cán nhân viên văn thư có kinh nghiệm, trình độ chun mơn cao - Cơng việc giải nhanh chóng, có kỷ luật phong cách làm việc chuyên nghiệp - Có đạo đức nghề nghiệp tính chất làm việc tốt, có tính bảo mật - Trình độ ngoại ngữ cịn 3.1.1 Trong cơng tác hành văn phịng đạt ưu điểm sau: - Văn phịng có cấu tổ chức hợp lí đảm bảo - Nhân viên, lãnh đạo văn phịng có phối hợp chặt chẽ với nhau,giúp đỡ trình giải cơng việc - Hàng năm phịng Nội vụ huyện Than uyên tổ chức cho nhân viên văn phòng học tập, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ - Trong cơng việc có phân công rõ ràng, chức năng, chuyên môn nhân viên - Nhìn chung khả giao tiếp nhân viên văn phòng đảm bảo yêu cầu ngoại giao - Trang phục nhân viên văn phịng cơng sở đảm bảo nét lịch sự, ngắn theo yêu cầu quan - Đội ngũ nhân viên văn phòng động, hoạt bát, nhanh nhẹn, tháo vát đảm bảo yêu cầu tố chất cán văn phịng - Cơng tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác , đường lối, Báo cáo thực tập 36 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian cơng sức cho cán bộ, cơng chức cho q trình thi hành cơng vụ 3.1.2 Tuy văn phòng đạt nhiều ưu điểm bên cạnh cịn có nhược điểm, thiếu xót sau: - Đơi nhân viên văn phòng số bất đồng làm cho môi trường làm việc căng thẳng - Đôi nhân viên văn phịng cịn nhiều thiếu sót cơng việc - Các trang thiết bị cịn dùng lâu chưa tu sửa lại, chưa đáp ứng u cầu cơng việc, việc giải cơng việc cịn gặp nhiều khó khăn Một số văn bản, giấy tờ không văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách - Không gian làm việc văn thư, lưu trữ cịn chật hẹp khơng đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan - Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc khơng tìm thấy - Tại phong văn thư, lưu trữ sử dụng trang thiết bị lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu công việc - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt động quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm văn trở nên khó khăn - Một số vấn đề mà quan chưa làm như: công tác lập hồ sơ hành, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu, tình hình tổ chức khoa học tài liệu, giao nộp tìa liệu - Trong phịng chưa có phần mền sử lý liệu, nên công việc gặp nhiều khó khăn chậm trễ 3.1.3 Nguyên nhân - Trình độ ngoại ngữ chưa quan tâm - Tinh thần tự giác công việc nhân viên chưa tốt Báo cáo thực tập 37 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A - Nhìn chung trình độ chun mơn nhân viên văn phịng chưa cao lắm, phải học thêm theo định kỳ 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm - Qua thực trạng văn phòng em xin đưa số giải pháp phát huy ưu điểm hạn chế nhược điểm cơng tác hành văn phòng sau: - Tuyển dụng nhân viên văn phòng phải có đủ trình độ chun mơn phải có trình độ ngoại ngữ, tin học kĩ mềm - Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên văn phòng Đồng thời tổ chức lớp tin học, ngoại ngữ, kĩ giao tiếp cho cán bộ, nhân viên văn phịng - Thường xun kiểm tra, đánh giá tình hình hoạt động nhân viên văn phòng nhằm đưa khuyết điểm giúp nhân viên tự khắc phục sửa chữa -Tạo môi trường làm việc thoải mái tinh thần không gian tốt văn phòng - Cần ban hành văn quy định công tác văn thư - lưu trữ văn quy định việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn quản lí quan - Quy trình soạn thảo văn cần bổ sung kỹ nhằm tránh tình trạng để xảy sai sót thể thức phần nhận xét - Cần quan tâm tới việc mua sắm trang thiết bị cho văn phòng, sửa chữa, bảo trì trang thiết bị văn phịng - Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm tới đời sống vật chất, tinh thần nhân viên văn phịng nhằm khuyến khích, khích lệ tinh thần trách nhiệm nhân viên tồn văn phịng - Xây dựng mơ hình văn phịng đại với nhân viên văn phòng đại, trang thiết bị đại nghiệp vụ hành chuyên nghiệp đại Giúp cho nhân viên làm tốt nhiều vai trò lúc Báo cáo thực tập 38 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A - Hiện quan cịn sử dụng hình thức thủ công việc soạn thảo văn quản lý văn bản, quan nên đầu tư thêm số trang thiết bị dại để quản lý công tác soạn thảo văn quan - Ở phịng chưa có phần mềm quản lý cơng tác phịng, nên cần trang bị thêm để hoạt động công tác triển khai nhanh chóng - Lãnh đạo phịng cần thường xun kiểm tra cơng tác văn bản, văn thư phịng ban chun mơn - Các cán phịng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải - Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất cơng việc cán phịng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Cơ quan thiếu nhiều trang thiết bị, phương tiện để cao công việc cho cán - Phòng lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện máy móc đại như: máy tính, máy hút bụi, máy điều hịa, quạt thơng gió máy photo Ngồi ra, lãnh đạo văn phịng cần thường xun đơn đốc, nhắc nhở nhân viên phịng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Có đảm bảo hiệu cơng việc giúp kéo dài tuổi thọ cảu tài liệu - Cơ quan cần mua sắm thêm số trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu làm việc cán phịng Đó số đề xuất mà em rút trình tìm hiểu, nhận xét cơng tác hành văn phòng quan Báo cáo thực tập 39 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A KẾT LUẬN Đợt thực tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động văn phịng nói riêng Qua em tiếp xúc thực tế với công việc thật, với chuyên môn thật quan nhà nước, trực tiếp tham gia vào công việc quan Công tác văn phịng có làm tốt quan hoạt động tốt Cơng tác văn phịng chiếm vị trí quan trọng hoạt động quan, đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo, phục vụ tốt cho việc quản lý tra tìm kiểm tra sử dụng tài liệu cần thiết Vì vậy, cần phải đẩy mạnh lên để góp phần nâng cao hiệu công việc tạo điều kiện phục vụ cho quan Bên cạnh cịn gặp nhiều khó khăn cơng tác văn phịng, phương tiện phục vụ cho cơng tác văn phịng cịn thiếu nhiều chưa quan tâm Qua giúp cho em nhận thức sâu sắc kỹ ngiệp vụ học có điều kiện đưa lý thuyếtvào thực tiễn để so sánh, đối chiếu với điểm khác biệt giũa lý thuyết thực tiễn Đồng thời thấy khó khăn hạn chế cơng việc tích lũy nhiều kinh ngiệm cho thân Tại quan em học hỏi nhiều kiến thức tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu anh quan hướng dẫn tận tình Nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, tạo mối quan hệ với đồng nghiệp quan kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho cơng việc sau trường có nhận thức rõ ràng vai trị cơng tác văn phòng quan Là hệ sinh viên trường làm việc thật với quan, em nhận thấy thân cần trau dồi thêm nhiều kiến thức trường cần phải trải qua q trình thực tiễn cơng việc để có đủ lực làm tốt cơng việc trường Báo cáo thực tập 40 Tịng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A Sau đợt kết thúc thực tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với truyền dạy kiến thức thực tế phòng Nội vụ huyện Than Uyên, em tự tin bước đường chọn Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phịng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học trường Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới phòng Nội vụ huyện Than Uyên nói chung văn phịng HDND & UBND Huyện Than Uyên nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ tận tình bảo em thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo chủ nhiệm Nguyễn Mạnh Cường tập thể đội ngũ Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho em kiến thức để em hoàn thành tốt đợt thực tập ngành nghề báo cáo Và em xin chân thành cảm ơn chú, anh chị phịng Nội vụ huyện Than uyênđã trực tiếp dạy giúp đỡ em thời gian thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Báo cáo thực tập 41 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập 42 Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND Huyện Than Uyên Trưởng phòng HĐND – UBND huyện Than Uyên Bộ phận Bộ phận Tổng quản trị Hợp tài vụ cửa Bộ phận Phòng tiếp Trung tâm giao VT-LT Hậu cần Báo cáo thực tập 43 cơng dân dịch Tịng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A Phụ lục 02: sơ đồ máy phòng Nội vụ huyện Than uyên Trưởng phòng Phó phịng Chun viên Chun viên Chun ChunChun viên viên viên Chuyên viên Chú thích: Chun viên 1: Về cơng tác Nội vụ Chun viên 2: Về quản lý sử dụng biên chế Chun viên 3:Về cơng tác xây dựng quyền, địa phương Chuyên viên 4: Về quản lý cân bộ, công chức, viên chức Chuyên viên 5:về công tác tôn giáo Chun viên 6: Về cơng tác cải cách hành Chuyên viên 7: Về công tác văn thư - lưu trữ Chuyên viên 8:Về công tác thi đua – khen thưởng Báo cáo thực tập 44 Chuyên Chuyên viên viên Tòng Thị Dương Lớp: ĐH QTVP K1A Phụ lục 3: Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị hợp lý Bàn nhân viên Tủ hồ sơ Phụ kuj Bàn trưởng phòng Tủ hồ sơ Bàn tiếp khách Bàn nhân viên Cửa vào P Báo cáo thực tập 45